Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức tại xí nghiệp vận tải vật tư kỹ thuật xăng dầu hàng không

Lời nói đầu Cơ chế thị trờng ngày đòi hỏi doanh nghiệp phải động bắt kịp với thay đổi, đứng vững ngày phát triển Mỗi doanh nghiệp mét tỉ chøc mét hƯ thèng kinh tÕ, nã chứa đựng nhiều phận với nhiều hoạt động khác Để đảm bảo cho mục tiêu chung doanh nghiệp phận phải đợc tổ chức linh hoạt, động có hiệu Sự phối hợp hoạt động phận nhằm thực mục tiêuchung doanh nghiệp hoạt động đợc đặt dới kiểm so át máy quản lý doanh nghiệp Cơ cấu tổ chức có vai trò quan trọng, có ảnh hởng lớn đến hoạt động sản xuất kinh doanh hay hoạt động khác doanh nghiệp Đặc biệt máy quản lý có tính ổn định cao nên thay đổi dễ dàng thờng xuyên đợc Nhng để đảm bảo cho doanh nghiệp hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu buộc ta phải thay đổi cách quản lý Hoàn thiện cấu tổ chức doanh nghiệp nhằm hoàn thiện trình sản xuất kinh doanh với hiệu cao, sử dụng tiết kiệm hiệu yếu tố cấu thành sản xuất Đồng thời tạo máy gọn nhẹ, linh hoạt, động, có bớc đắn giai đoạn theo định hớng phát triển Xí nghiệp Trong trình thực tập Xí nghiệp, dựa sở tình hình thực tế cấu tổ chức Xí nghiệp nhiều bất cập: chuyên môn hóa cha sâu, thể qua việc bố trí, xếp lao động cha hợp lý, phạm vi quản lý hẹp Để khắc phục hoàn thiện thời gian tới, nhằm phát huy vai trò cán lÃnh đạo nói riêng nh c¬ cÊu tỉ chøc cđa XÝ nghiƯp nã chung, em nhận thấy cần thiết phải sâu tìm hiểu, nghiên cứu thực trạng cấu tổ chức, em chọn đề tài: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện cấu tổ chức Xí nghiệp vận tải vật t kỹ thuật xăng dầu hàng không làm đề án thực tập tốt nghiệp Kết cấu chuyên đề thực tập em gồm: Phần Vai trò cấu tổ chức với thực mục tiêu tổ chức I.Cơ cấu tổ chức nhân tố đặc trng cấu tổ chức 1.Một số khái niệm 1.1.Cơ cấu Cơ cấu phân chia tổng thể phận nhỏ theo tiêu thức chất lợng khác nhau, phạn thực chức riêng biệt nhng có quan hệ chặt chẽ với nhằm phục vụ mục tiêu chung Đó phân chia tổng thể thành phận nhỏ Những phận phải thực chức riêng biệt, chức tài chính, tiêu thụ, Makerting chức không độc lập với mà có phối hợp chặt chẽ để thực mục tiêu chung tổ chức Đó việc nâng cao hiệu s¶n xt kinh doanh cđa tỉ chøc 1.2.Tỉ chøc Nãi đến khái niệm tổ chức nhiều nhà kinh tế học đà đa khái niệm khác dựa góc độ khác nhau: Tổ chức phần công việc quản lý, bao gồm việc xây dựng cấu định trớc vai trò khâu, cấp, phận ngời Tổ chức nhằm hình thành nhóm chuyên môn hoá, phân hệ tạo nên tổ chức để góp phần vào hoạt động tổ chức đạt tới mục tiêu mong muốn Tổ chức xếp, bố trí phận đợc chuyên môn hóa theo chức tổ chức cho phận phối hợp hoạt động nhịp nhàng, không chồng chéo, không trùng lặp Tổ chức tập hợp cá nhân riêng lẻ, t ơng tác lÃn nhaucùng làm việc, hớng tới mục tiêu chung mối quan hệ làm việc họ đợc xác định theo cấu định Tổ chức ngời tập hợp lại mà nên định nghĩa nhấn mạnh tổ chức bao gồm ngời máy móc thiết bị Con ngời tổ chức cần phải làm việc để hớng tới mục tiêu chung phối hợp hoạt động mối quan hệ ngời đợc xác định theo cấu định 1.3.Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức tổng hợp phận, đơn vị khác có mối liên hệ quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, đợc chuyên môn hoá có trách nhiệm, quyền hạn định đợc bố trí theo cấp, khâu khác nhằm bảo đảm chức quản trị phục vụ mục đích chung xác định tổ chức Cơ cấu tổ chức đợc chia thành nhiều tầng, nhiều cấp tuỳ vào yêu cầu nhiệm vụ tổ chức Việc phân chia vừa đòi hỏi khách quan, vùă có yếu tố chủ quan Trong tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung donh nghiệp nói riêng, cáu tổ chức gồm că cấu máy quản lí cấu sản xuất 1.3.1.Cơ cấu máy quản lý Bộ máy quản lí tổ chức hệ thống ngời với phơng tiện tổ chức đợc liên kết theo số nguyên tắc định mà tổ chức thừa nhận để lÃnh đạo quản lậồtn hoạt động hệ thóng nhằm đạt đợc mục tiêu đà định Thực chất máy quản lý chủ thể quản lý hệ thống Bộ máy quản lý tổ chức gåm hai hƯ thèng: HƯ thèng chØ huy vµ hƯ thống chức Hai hệ thống có tách rời máy quản lý, xác định rõ vị trí máy Hệ thống huy: Bao gồm dịnh, quyền lực chủ thể quản lý dùng để áp dụng lên đói tợng bị quản lý Hệ thống chức năng: Đó công việc, nhiệm vụ đợc xác định rõ ràng cho cấp, đối tợng, lĩnh vực Nhng chúng lại bỉ sung cho tõ hƯ thèng cchØ huy mµ hệ thống chức đợc thực Bộ máy quản lý chịu tác động nhân tố sau: Nhóm nhân tố thuộc chủ thể quản lý: Nh tình trạng trình độ phát triển chủ thể quản lý, tính chất mục tiêu hệ thống đặt Nhóm nhân tố thuộc lĩnh vực quản lý: Mức độ chuyên môn hoá, phận hoá, tập trung hoá hoạt đọng quản lý, quy mô cảu quản lý khả bao quát cán quản lý, sách sử dụng cán hệ thống, quan hệ lợi ích tồn giữ cá nhân hệ thống Các nhân tố khách quan hay môi trờng bên nh: Kinh tế trị, xà hội, pháp luật, phong tục tập quán yếu tố chủ quan: Đối tợng, đặc điểm, trình độ quản lý Cơ cấu tổ chức máy quản lý trình xác định chức phận tạo thành máy quản lý nhằm thực chức quản lý Cơ cấu tổ chức máy quản lý hình thức phân công nhiệm vụ lĩnh vực quản trị, có tác động đến trình hoạt động hệ thống quản lý Một mặt phản ánh cấu trách nhiệm ngời tổ chức, mặt khác có tác động tích cực trở lại đến việc phát triển tổ chức 1.3.2.Cơ cấu tổ chức sản xuất Bao gồm bé phËn cã quan hƯ trùc tiÕp víi nh»m thùc hiƯn nhiƯm vơ s¶n xt T theo tÝnh chÊt sản xuất, cấu tổ chức đợc phân thành cấu tổ chức chuyên môn hoá cấu tổ chức tổng hợp Trong doanh nghiệp, phân xởng, phận sản xuất phối hợp với trình sản xuất Cơ cấu tổ chức máy quản lý cấu tổ chức sản xuất có quan hệ chặt chẽ với hình thành nên cấu tổ chức tổ chức Việc đánh giá tổ chức không ý đến cấu phận hợp thành tổ chức mà quan tập thể ngời phận Các phận tổ chức đợc tách đến đáu tập thể ngời tổ chức đợc tách đến Cơ cáu tổ chức cấu lao động gắn bó chặt chẽ với nhau, cấu tổ chức định cấu lao động 2.Những nhân tố đặc trng cấu tổ chức Nhân tố đặc trng tổ chức tiêu tham số nói lên mặt đặc trng cấu tổ chức thông qua đặc trng hiểu đợc tình hình tổ chức, xác định tính chất tổ chức 2.1.Thứ bậc quản lý biên độ quản lý Thứ bậc quản lý nói lên cấu đặc trng cấu chiều dọc doanh nghiệp, cấp tổ chức từ cấp tổ chức quản lý cao đến cấp tỉ chøc qu¶n lý thÊp nhÊt trng doanh nghiƯp Thø bậc quản lý nhiều hay nói lên trình độ phøc t¹p theo chiỊu däc cđa tỉ chøc doanh nghiƯp Biên độ quản lý số nhân viên cấp dới mà ngời quản lý trực tiếp lÃnh đạo Hai nhân tố đặc trng tơng quan mật thiết với Nói chung biên độ quản lý nhỏ thứ bậc quản lý nhiều ngợpc lại biên độ quản lý lớn thứ bậc quản lý 2.2.Trình độ chuyên môn hoá Trình độ chuyên nghiệp hoá cấu tổ chức doanh nghiệp trình độ chi tiết tỷ mỷ phân công chức doanh nghiệp Nếu trình độ chuyên môn hoá cao, cán quản lý cần làm phần nhỏ công việc tổ chức Nếu trình độ chuyên môn hoá thấp phậm vi công việc cán quản lý tơng đối rộng 2.3.Trình độ tập quyền hoá Tập quyền hoá doanh nghiệp cấp bậc cao có quyền đa sách Nếu sách kinh doanh doanh nghiệp quyền quản lý tập trung vào tay ngời quản lý cao cấp chứng tá chÕ ®é tËp qun cđa tỉ chøc rÊt cao Ngợc lại, phân chia phần dáng kể cho cấp bậc quản lý tơng đối thấp trình độ tập quyền thấp nói độ phân quyền tơng đối cao 2.4.Trình độ quy phạm hoá Là trình độ quy phạm hoá hành động tổ chức, ta đánh giá trình độ qua số lợng quy định văn tổ chức Những văn này, quy định trình tự công việc, mô tả công việc, quy tắc, điều lệ sách dùng để quy định hành vi hoạt động tổ chức, doanh nghiệp lớn, số lợng văn nói quy phạm hoạt động, thao tác cán bộ, công nhân viên nhiều doanh nghiệp loại t nhân nhỏ Do đó, tính quy phạm doanh nghiệp lớn thờng mạnh, doanh nghiệp t nhân loại nhỏ hầu nh văn bịi coi quy phạm 2.5.Trình độ tiêu chuẩn hoá Là trình độ chấp hành hoạt động công tác loại tổ chức theo phơng thức thống Không phải sản xuất khí có tiêu chuẩn hoá, mà nghiệp vụ quản lý, số công việc có tính vụ hàng ngày thực tiêu chuẩn hoá Trong tổ chức, tiêu chuẩn hoá cao, nội dung công việc phải mô tả tỷ mỷ, công việc tơng tự nơi giới phải hoàn thành theo phơng thức nh 2.6.Trình độ tác nghiệp hoá Là trình độ ngời cán bộ, công nhân viên đợc giáo dục quy bồi dỡng tay nghề để nắm vững nghề nghiệp Nếu cán bộ, công nhân viên đợc huấn luyện dài hạn nắm đợc nghề nghiệp coi tổ chức có trình độ tác nghiệp cao Trình độ tác nghiệp hoá thờng đợc biểu thời gian đợc đào tạo trung bình cán bộ, công nhân viên thời gian đợc bồi dỡng tác nghiệp dài hay ngắn 2.7 Cơ cấu nhân viên Là tỷ lệ loại nhân viên ngành, nhân viên chức chiếm tổng số nhân viên doanh nghiệp bao nhiêu? Cơ cấu đợc biểu qua tỷ lệ nhân viên quản lý, tỷ lệ nhân viên kỹ thuật, tỷ lệ nhân viên bản, tỷ lệ nhân viên bổ sung Cách tính tỷ lệ loại nhân viên là: Lấy số nhân viên loại chia cho tổng số nhân viên tổ chức II.Các yếu tố cần phân tích thiết kế hoàn thiện 1.Các yếu tố ảnh hởng ®Õn c¬ cÊu tỉ chøc C¬ cÊu tỉ chøc thay ®ỉi díi t¸c ®éng cđa c¸c u tè kh¸ch quan chủ quan 1.1.Những yếu tố khách quan chủ yếu tác động tới cấu tổ chức Chiến lợc kinh doanh tổ chức: cấu tổ chức cần phải phù hợp với chiến lợc kinh doanh mà tổ chức theo đuổi mang lại hiệu cao Hơn cấu tổ chức chiến lợc tổ chức cần phải thích ứng nhanh với yêue tố môi trờng bên Do tổ chức có đợc cạnh tranh thị trờng Khối lợng, nhiệm vụ đợc giao: số lợng công việc mà cấp giao cho tổ chức để thực Khi khối lợng nhiệm vụ giao lớn số cấp quản lý tổ chức tăng lên có nghĩa tăng quy mô phòng ban Ngợc lại khối lợng nhiệm vụ đợc giao nhỏ số cấp quản lý giảm xuống số phòng ban bị thu hẹp Vì khối lợng nhiệm vụ đợc giao nhiều hay ảnh hởng trực tiếp tới cấu tổ chức Trình độ công nghệ, kỹ thuật mức độ trang bị lao động: công nghệ bao gồm trình sử dụng trí tuệ máy móc nhằm chuyển yếu tố đầu vào thành sản phẩm đầu cho tổ chức Hay nói cách khác công nghệ kết hợp nguồn lực, kiến thức kỹ thuật để sản xuất sản phẩm, dịch vụ đầu cho tỉ chøc Qua nghiªn cøu vỊ mèi quan hƯ công nghệ, kỹ thuật cấu tổ chức, nhà nghiên cứu đà lấy mức độ thông lệ công nghệ để phân biệt công nghệ với C«ng viƯc hay nhiƯm vơ manh tÝnh th«ng lƯ cao thờng gắn với cấu mang tính phận hoá cao có nhiều cấp quản lý, mức độ thức hoá quan hệ công việc cao Ngợc lại công nghệ mang tính thông lệ cha cao, tức công nghệ dựa nhiều vào kiến thức hiểu biết chuyên gia chuyên nghành thờng gắn với tổ chức phân quyền Môi trờng tổ chức: bao gồm yếu tố ngời, tổ chức khác yêú tố kinh tế ảnh hởng tới hoạt động tổ chức Môi trờng tổ chức chia thành hai cấp độ: môi trờng chung môi trờng nhiệm vụ Môi trờng chung bao gồm yếu tố văn hoá, trị, kinh tế, pháp luật Môi trờng nhiêm vụ bao gồm cá nhân, nhóm tổ chức ảnh hởng tới tổ chức Chẳng hạn nhà cung cấp, đối thủ cạnh tranh, khách hàng, nhà phân phối hay quan pháp luật Những yếu tố kinh tế môi trêng nhiƯm vơ bao gåm tû lƯ l·i st, tû kệ thất nghiệp yếu tố thuộc thơng mại quốc tế 1.2.Yếu tố chủ quan tác động đến cấu tổ chức gồm: ảnh hởng cấu tổ chức cũ: quy định, luật lệ c¬ cÊu, tỉ chøc cị Khi thiÕt kÕ mét c¬ cấu tổp chức phải dựa tốt, phù hợp cấu tổ chức cũ Quan hệ bên tổ chức( mức độ thể quyền lực, mức độ kiểm soát ngời lÃnh đạo mức độ hợp tác nhân viên) Quyền lực vấn dề trung tâm để hiểu đợc trình linh doanh doanh nghiệp, nhiên hiệu xác quyền lực khó xác định đợc, quyền lực phụ thuộc vào ngời trờng hợp cụ thể vấn đề liên quan chặt chẽ với tách rời yếu tố quyền lực nh: lực, phơng pháp ngời có quyền lực Quyền lực ảnh hởng trùc tiÕp tíi mèi quan hƯ gi÷a ngêi tổ chức tất nhiên tới tổ chức Kiểm soát liên quan đến cấu hành tổ chức Kiểm soát mối quan hệ đầu vào, trình biến đổi đầu doanh nghiệp Mức đảm nhận nhân viên tổ chức: phạm vi nhân viên quản lý tổ chức, tức nhan viên hay ngời quản lý quản lý nhân viên cấp dới Mỗi ngời quane lý quản lý số nhân viên nhiều ssó cấp quản lý bị thu hẹp lại ngợc lại Khi phân tích yếu tố ảnh hởng đến cấu tổ chức không nghiên cứu nhân tố ảnh hởng chung đến cấu tổ chức nh đà nêu mà sâu nghiên cứu yếu tố ảnh hởng đến phận tổ chức, trớc hết yếu tố ảnh hởng đến cấu tổ chức máy quản lý yếu tố ảnh hởng đến cấu tổ chức sản xuất 2.Các yếu tố cần quan tâm thiết kế cấu tổ chức 2.1.Hoàn cảnh doanh nghiệp Hoàn cảnh doanh nghiệp ảnh hởng lớn đến việc định chiến lợc nguồn nhân lực hoàn cảnh doanh nghiệp bao gồm: đặc điểm nghề nghiệp, đặc điểm thị trờng, số lợng ngời tiêu dùng, tình hình cung ứng, sách nhà nớc ¶nh hëng ®Õn thiÕt kÕ tỉ chøc cđa doanh nghiƯp Những nhân tố ảnh hởng đến thiết kế cÊu tỉ chøc chđ u tõ hai mỈt: tÝnh phøc tạp tính ổn định hoàn cảnh Nhân tố hoàn cảnh phức tạp thây đổi nhiều thiết kế tổ chức phải thích ứng mạnh phải có nhiều đối sách để loại trừ ảnh hởng lợi doanh nghiệp 2.2.Mục tiêu, nhiệm vụ sản xuất kinh doanh chiến lợc sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Chiến lợc doanh nghiệp: Chiến lợc doanh nghiệp định cấu tổ chức doanh nghiệp Khác với chiến lợc kinh doanh sản phẩm, doanh nghiệp thực chiến lợc kinh doanh nhiều loại sản phẩm mặt cấu tổ chức áp dụng cấu phân quyền tơng ®èi 2.3.Tr×nh ®é kü tht doanh nghiƯp Kü tht doanh nghiệp: Kỹ thuật không thiết bị công nghệ sản xuất doanh nghiệp mà tri thức kỹ cán bộ, công nhân viên doanh nghiệp Những yếu tố ảnh hởng đến thiết kế cấu tổ chức Ví dụ: Doanh nghiệp sản xuất doanh nghiệp kinh doanh có đặc diểm khác rõ cÊu tỉ chøc 2.4.Quy m« doanh nghiƯp Quy m« cđa doanh nghiệp lớn hay nhỏ nhân tố coa ảnh hởng đến cấu tổ chức doanh nghiệp Quy mô doanh nghiệp ảnh hởng đến hầu hết nhân tố đặc trung cấu tổ chức, đặc biệt trình độ chuyên môn hoá, cấp bậc quản lý, trình độ chuyên môn doanh nghiệp 2.5.Quá trình phát triển doanh nghiệp Quá trình phát triển doanh nghiệp nói chung thờng qua giai đoạn: khởi nghiệp, trởng thành, phát triển chuyên nghiệp giai đoạn khác nhau, có mâu thuẫn vấn đề phải đối mặt không giống nhau, ®ã, nhiƯm vơ cđa thiÕt kÕ tỉ chøc cịng khác Ví dụ: giai đoạn khởi nghiệp, cấu thờng cha ổn định, chức quyền hạn cha rõ ràng, quy tắc chế độ cha kiện toàn doanh nghiệp có lịch sử lâu đời cấu tổ chức lại cũ kỹ, chế độ cứng nhắc, thiếu đổi mới, sáng tạo vấn đề phải đối mặt khác phải dùng phơng pháp giải khác 3.Các tiêu đánh giá hiệu cấu tổ chức 3.1.Chỉ tiêu tổng quát Chỉ tiêu đợc tính cách so sánh mức độ thực kế hoạch, nhiệm vụ năm so với năm trớc thể suất lao động, hiệu công việc, quỹ lơng chất lợng lao động Nếu cấu tổ chức máy quản lý phù hợp với tính chất sản xuất kinh doanh doanh nghiệp, tổ chức suất lao động tăng dẫn tới quỹ lơng tăng, thu nhập ngời lao động tăng Khi máy giảm gọn nhẹ trình độ chuyên môn quản lý đợc nâng lên đáp ứng đợc yêu cầu công việc Nếu cấu tổ chức máy quản lý cồng kềnh không phù hợp với tính chất sản xuất kinh doanh doanh nghiệp hạn chế việc tăng suất lao động dẫn đến giảm quỹ lơng, thu nhập không đáp ứng đời sống ngời lao động Số lao động đôi d làm tăng chi phí trả lơng 3.2.Chỉ tiêu riêng đặc thù Tốc độ thời gian chuyển tải thông tin( định quản lý báo cáo) cấp quản lý cấp thực Cơ cấu tổ chức hợp lý giúp tăng tốc giảm thời gian chuyển tải thông tin tránh đợc thông tin chuyển vòng qua nhiều cấp trung gian So sánh cấu tổ chức tai với thiết kế tổ chức ban đầu để phát chồng chéo chức phận cịng nh sù xt hiƯn nh÷ng bé phËn míi trnhf hoạt động đánh giá kết hoạt ®éng cđa c¸c bé phËn ®ã so víi nhiƯm vơ chức đề Tính hiệu lực định: thể kết công việc thực có định đợc đa Thể việc tuân thủ định cấp với cấp dới III.một số mô hình cÊu tỉ chøc 1.C¬ cÊu tỉ chøc kiĨu trùc tun Đây mô hình đơn giản nhất, cấu máy quản lý cấu tổ chức truyền thống Sự quản lý đợc tiến hành thẳng từ cấp quản lý cao đến cấp quản lý thấp doanh nghiệp Cấp lÃnh đạo trực tiếp điều hành chịu trách nhiệm tồn hệ thống Đặc điểm quan trọng cấu máy quản lý cấu đơn vị dới trùc thc chØ tiÕp nhËn mƯnh lƯnh cđa mét ngêi lÃnh đạo cấp chức quản lý nh: kế hoạch tài vụ, nhân ngời chịu trách nhiệm u điểm: Mô hình đơn giản, rõ ràng , huy thống nhất, tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực chế độ thủ trởng Ngời lÃnh đạo chịu trách nhiệm hoàn toàn kết công việc ngời dới quyền, máy gọn nhẹ, có hiệu giải mâu thuẫn Sơ đồ 1: Mô hình tổ chức trực tuyến NgườiưlÃnhưđạoưchung Ngời lÃnh đạo tuyến NgườiưlÃnhưđạoưtuyếnư2 Đối tợng quản lý Đối tợng quản lý Đối tợng quản lý Đối tợng quản lý Nhợc điểm: Thiếu phân công hợp lý, điều hành theo chiều ngang, dễ đến đọc đoán cá nhân định Mô hình đòi hỏi ngời lÃnh đạo phải có kiến thức toàn diện, tổng hợp tận dụng giúp đỡ chuyên gia giỏi có trình độ mặt quản trị cần liên hệ hai thành viên tuyến thông tin lại theo đờng vòng 2.Cơ cấu tổ chức kiểu chức Cơ cấu chức phân công nhiệm vụ quản lý cho đơn vị riêng biệt theo chức quản lý hình thành nên ngời đứng đầu phân