Phần mở đầu
Giao thông vận tải (GTVT) là một bộ phận quan trọng, là khâu trọng tâm của kết cấu hạ tầng kinh tế kỹ thuật, tạo tiền đề, làm động lực cho sự phát triển đối với bất kỳ quốc gia nào. ở nớc ta, trong thập kỷ đầu của công cuộc đổi mới, ngành Giao thông vận tải đã đạt đợc những thành tựu to lớn, góp phần quan trọng vào việc phát triển Kinh tế – Xã hội, củng cố an ninh quốc phòng Nhu cầu vận tải của toàn xã hội đợc đáp ứng với chất lợng ngày càng cao, đã chấm dứt đợc tình trạng ách tắc vận tải, cung cấp hàng hoá chậm trễ thờng diễn ra trong thời kỳ bao cấp Đã ngăn chặn đợc tình trạng xuống cấp của hệ thống cơ sở hạ tầng hiện có, nhiều công trình đợc khôi phục, nâng cấp và xây dựng mới đã đa vào khai thác và phát huy hiệu quả Giao thông đô thị đã đợc cải thiện một bớc, giao thông nông thôn có bớc phát triển vợt bậc, làm thay đổi bộ mặt nông thôn Việt Nam. Để có đợc nh hôm nay, Bộ GTVT đã góp phần rất quan trọng trong việc xây dựng, cải tạo hệ thống công trình GTVT Ban quản lý dự án (QLDA) Biển Đông, cơ quan trực thuộc, là đơn vị mạnh trong hệ thống các Ban QLDA của
Bộ, trong suốt 10 năm thành lập hoạt động đã thể hiện rõ năng lực cũng nh vị thế của mình trong ngành.
Nhận thức đợc vai trò của quản lý dự án và qua tìm hiểu thực tế công tác QLDA tại Ban QLDA Biển Đông trong quá trình thực tập đã giúp cho em hiểu sâu sắc và học hỏi đợc cách làm việc thực tế, cách vận dụng những kiến thức đã học trong trờng vào công việc thực tế Kết hợp những kiến thức đã học trên lớp với thời gian thực tập ở Ban luận văn của em tập trung vào nghiên cứu đề tài: Công tác quản lý dự án tại Ban QLDA Biển Đông
Do hạn chế về chuyên môn, kinh nghiệm và thời gian tìm hiểu thực tế, đề tài này không tránh khỏi thiếu sót.Vì vậy em rất mong đợc sự đóng góp của thầy cô và các anh chị trong Ban.
Cuối cùng em xin chân thành cám ơn thầy giáo TS.Nguyễn Hồng Minh và các cán bộ thuộc phòng kế hoạch Ban QLDA Biển Đông đã giúp đỡ em hoàn thành đề tài này.
Thực trạng công tác quản lý dự án
Giới thiệu khái quát Ban QLDA Biển Đông
1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Ban.
Tính đến nay, Ban QLDA Biển Đông đã trải qua quá trình 10 năm xây dựng và phát triển Đó là một quãng thời gian không phải là dài so với cuộc đời của một cơ quan, nhng nó cũng không quá ngắn để có thể ghi nhận những thành tích mà Ban đã đạt đợc Mời năm đã ghi lại những dấu ấn thời gian, những bớc phát triển không ngừng của Ban và trong mỗi bớc phát triển đó là sự nỗ lực hết mình của lãnh đạo cũng nh của toàn thể cán bộ nhân viên trong Ban Nhìn lại chặng đờng đã đi qua là những mốc thời gian đáng nhớ gắn với từng bớc phát triển của Ban.
Giai đoạn từ 1995 đến 1997. Đây là giai đoạn khởi đầu cực kì khó khăn Vào thời điểm đó, Ban đợc
Bộ GTVT giao cho làm chủ đầu t các dự án thuộc chơng trình biển đông - hải đảo: Tôn tạo đảo Đá Tây; Dự án radar cảnh giới biển Quốc gia tầm xa (vốn ODA, Cộng hoà Pháp); Cảng và đờng giao thông trên đảo Phú Quý- tỉnh Bình Thuận; Đèn biển đảo Tiên Nữ Đây là những dự án mới của Bộ GTVT, có dự án thuộc lĩnh vực viễn thông công nghệ cao, việc thực hiện phải phối hợp chặt chẽ với nhiều bộ ngành, lại ở các đảo rất xa đất liền, phụ thuộc nhiều vào thời tiết, khí hậu, rất khó khăn cho công tác quản lý, điều hành.
Tổ chức của Ban lúc mới thành lập với 13 ngời, mới hình thành các bộ phận chuyên môn mà cha tổ chức thành phòng ban nghiệp vụ, cùng với rất nhiều những khó khăn khác trong buổi đầu thành lập Tuy nhiên, xác định rõ tình hình và nhiệm vụ trong thời kì này, lãnh đạo ban đã đoàn kết, thống nhất lãnh đạo động viên toàn thể cán bộ công nhân viên cố gắng vợt bậc, khắc phục mọi khó khăn phấn đấu cho sự tồn tại, ổn định của ban Bộ máy tổ chức của ban đã đợc kiện toàn phù hợp với hoàn cảnh lúc đó, bao gồm: 1 đồng chí Tổng giám đốc, 2 đồng chí phó tổng giám đốc, kế toán trởng và 4 phòng chức năng: văn phòng, kế hoạch, kỹ thuật và tài vụ Bên cạnh đó, ban cũng từng bớc cải thiện điều kiện làm việc cũng nh đời sống cho cán bộ công nhân viên Đến tháng 10/1995, trụ sở của ban chuyển về số 2 ngõ Thuận Hng, Thái Hà, tạm thời đủ chỗ bố trí các phòng ban.
Do quan hệ giữa Việt Nam và các nớc trong khu vực đợc cải thiện, tình hình an ninh trên biển Đông ngày càng tốt hơn, các dự án thuộc chơng trình
Biển Đông – Hải Đảo đợc Thủ tớng Chính phủ giao chuyển dần cho các đơn vị của bộ quốc phòng thực hiện Do vậy, song song với việc tổ chức quản lý các dự án thuộc chơng trình Biển Đông- Hải Đảo, ngay từ năm 1996, lãnh đạo Ban đã tiếp cận và đề nghị Bộ GTVT cho phép tiến hành chuẩn bị đầu t một số dự án hạ tầng giao thông trên đất liền nh: Cảng Chân Mây và đờng quôc lộ 1A với cảng Chân Mây (tỉnh Thừa Thiên Huế) Cảng Dung Quất và đờng quốc lộ 1A với cảng Dung Quất (tỉnh Quảng Ngãi) đảm bảo những bớc đi lâu dài của Ban quản lý trong công tác quản lý dự án GTVT Đây thực sự là là một định hớng quan trọng, đúng đắn của lãnh đạo Ban về chiến lợc phát triển bền vững của Ban QLDA Biển Đông.
Giai Đoạn từ 1998 đến nay. Đợc sự quan tâm của Bộ GTVT, bằng sự năng động của mình, sau một thời gian dài chuẩn bị, Ban đã có một trụ sở mới tại số 2 Nguyễn Công Hoan, Ba Đình, Hà Nội với quy mô rộng Bắt đầu thời gian này, cùng với việc có trụ sơ mới và đổi tên thành Ban QLDA Biển Đông (Quyết định số 5112/1997/QĐ- GTVT) cho phù hợp với điều kiện hoàn cảnh mới, phạm vi hoạt động của Ban đợc nâng lên và mở rộng trên phạm vi toàn quốc, Ban đã có những bớc phát triển mạnh mẽ, vững chắc và khẳng định vị thế của mình trong lĩnh vực quản lý các dự án cơ sở hạ tầng giao thông.
Vào những năm 1998-1999, do chủ trơng đầu t các công trình Biển Đông- Hải Đảo có sự thay đổi nên Ban đã tập trung vào việc thực hiện các dự án giao thông trên đất liền chuẩn bị từ trớc nh: Cảng Chân Mây và đờng nối quốc lộ 1A với Cảng Chân Mây, Cảng Dung Quất và đờng nối Quốc lộ 1A với Cảng Dung Quất và một số dự án mới đợc bộ GTVT giao nh nâng cấp cải tạo quốc lộ 34 (Cao Bằng), dự án cải tạo quốc lộ 1B (Lạng Sơn, Thái Nguyên)… Thời gian này do làm tốt công tác quản lý, Ban đã đợc Bộ GTVT tin tởng giao cho Ban thực hiện nhiều dự án quy mô ngày càng lớn, với nhiều hình thức đầu t khác nhau nh : Vốn ngân sách, vốn ODA, vốn BOT…Một loạt các dự án mà Ban đã thực hiện và hoàn thành trong thời gian này là: Cảng và đờng giao thông trên đảo Phú Quý (tỉnh Bình Thuận năm 1999); Đờng nối quốc lộ 1A với cảng Dung Quất (tỉnh Quảng Ngãi năm 2000 ); cảng Dung Quất (tỉnh Quảng Ngãi năm 2001 ); dự án cải tạo nâng cấp quốc lộ 34 (tỉnh Cao Bằng năm 2000); Đờng nối quốc lộ 1A với cảng Chân Mây (năm 2000 ); đèn biển đảo Tiên Nữ (Trờng Sa năm 2000); Dự án hỗ trợ cải cách doanh nghiệp trong ngành giao thông vận tải (do World Bank tài trợ năm 2001); Dự án cầu YênLệnh (Hà Nam – Hng Yên, đầu t theo hình thức vốn BOT năm 2004); Dự án đờng tránh phía Tây phố Huế (năm 2004); Dự án cải tại quốc lộ 1B trên địa phận tỉnh Lạng Sơn và tỉnh Thái Nguyên (năm 2004); Dự án Radar cảnh giới biển quốc gia tầm xa (vốn ODA, Cộng Hòa Pháp năm 2004) ; Đờng Hồ Chí Minh nhánh phía Tây (178 Km nhánh phía Tây – Quảng Bình).
Hiện nay Ban đang thực hiện tiếp tục quản lý đầu t các dự án:
Dự án quốc lộ 14B, đoạn Hoà Cầm đi Thạnh Mỹ.
Dự án Quốc lộ 38, đoạn nối cầu Yên Lệnh và quốc lộ 1A.
Dự án cải tạo nâng cấp quốc lộ 32, đoạn từ Vách Kim đi L Bình.
Dự án tín dụng ngành giao thông vận tải để cải tạo mạng lới đờng quốc gia (sử dụng vốn JBIC Nhật Bản).
Dự án quốc lộ 279 đoạn qua tỉnh Bắc Kạn, Tuyên Quang.
Và triển khai công tác chuẩn bị đầu t một số dự án:
Dự án đầu t xây dựng tuyến đờng Trà My- Trà Bồng- Dung Quất thuộc tỉnh Quảng Nam và tỉnh Quảng Ngãi.
Dự án xây dựng tuyến đờng nối thị xã Vị Thanh tỉnh Hậu Giang với Thành phố Cần Thơ.
Dự án cảng An Thới thuộc đảo Phú Quốc tỉnh Kiên Giang.
Dự án xây dựng các tuyến đờng trên đảo Phú Quốc tỉnh Kiên Giang.
Dự án đờng cao tốc Hà Nội – Hải Phòng.
Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ đợc giao, Ban QLDA Biển Đông có những thuận lợi cơ bản Đó là sự quan tâm chỉ đạo sát sao của Chính phủ, lãnh đạo Bộ và cơ quan ban ngành, cơ quan chức năng của bộ GTVT, sự phối hợp giúp đỡ hiệu quả của các cơ quan chức năng của Bộ, các bộ ngành hữu quan, các địa phơng, cơ chế chính sách quản lý đầu t và xây dựng từng bớc hoàn thiện tạo hành lang pháp lý giúp cho công tác quản lý dự án ngày càng chặt chẽ và hiệu quả hơn.
Tuy nhiên, bên cạnh đó cũng có không ít nhng khó khăn; tình trạng bố trí vốn cho các dự án cha đáp ứng đợc nhu cầu tiến độ thực hiện dự án, tình hình thời tiết diễn biến phức tạp gây thiệt hại và ảnh hởng đến tiến độ thi công công trình, công tác giải phóng mặt bằng khó khăn và phức tạp, cơ chế chính sách quản lý đầu t cha đồng bộ …
Với tinh thần đoàn kết nhất trí, chủ động sáng tạo vợt qua khó khăn, dới sự lãnh đạo, điều hành sát sao của lãnh đạo Ban, sự nỗ lực phấn đấu bền bỉ của tập thể cán bộ công nhân viên trong Ban, liên tục trong 10 năm qua, các dự án đã và đang đợc thực hiện đều đảm bảo chất lợng, tiến độ, an toàn, hiệu quả và đã đợc Nhà nớc tặng 3 huân chơng lao động hạng Nhất, Nhì, Ba và đợc Chính phủ, Bộ GTVT các Địa phơng tặng nhiều bằng khen.
1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn chính và vai trò của Ban.
Nhìn lại những ngày đầu thành lập, 10 năm đã qua đi là cả một quá trình dài đầy dấu ấn Ban QLDA Biển Đông đợc thành lập tại quyết định số 2303/QĐ/TCCB-LĐ ngày 25/4/1995 và đợc đổi tên tại quyết định số 5112/QĐ/TCCB-LĐ ngày 29/12/1997 với các chức năng và nhiệm vụ đợc Bộ GTVT giao nh sau:
Thực hiện chức năng làm chủ đầu t các Dự án xây dựng cơ bản của các công trình giao thông, thuỷ lợi… trên toàn vùng lãnh hải, thềm lục địa Việt Nam tại khu vực Biển đông và trên đất liền do Thủ tớng chính phủ giao cho Bé GTVT.
Quản lý đầu t theo chủ trơng, chính sách của nhà nớc, các Nghị định, Quyết định, Thông t của Chính phủ và các Bộ, Ngành Trừ những dự án có yêu cầu đặc biệt đợc quản lý đầu t theo phơng thức cụ thể khi có quyết định của Chính phủ.
Báo cáo đầu t định kì với Bộ Giao thông vận tải tiến trình thực hiện các
1.1.3 Đặc điểm của các dự án do Ban quản lý.
Là các công trình giao thông nên các dự do Ban QLDA Biển Đông quản lý có số vốn hàng trăm tỷ đồng, thời gian xây dựng lâu dài và phần lớn là dự án thuộc vốn Ngân sách nhà nớc cấp Ngoài ra còn có dự án thuộc nguồn vốn Trái phiếu Chính phủ, vốn ODA, vốn BOT… Nếu nh năm 1995, Ban chỉ quản lý thực hiện 2 dự án với tổng mức đầu t trên dới 100 tỷ đồng thì hiện nay, Ban đã và đang quản lý thực hiện tổng số 24 dự án với nhiều nguồn vốn, hình thức đầu t khác nhau và có giá trị tổng mức đầu t là 16.496 tỷ đồng.
Cụ thể từ năm 2000 đến nay, Ban QLDA Biển Đông đã triển khai và đã hoàn thành bàn giao đa vào sử dụng các dự án: Đơn vị: triệu đồng
Tên dự án Tổng mức ĐT TG bắt đầu TG hoànthành Nguồn vốn Cải tạo, nâng cÊp QL1B
Quèc lé 14B 516.210 01/2001 07/2005 TPhiÕu CP Đờng tránh
Cải tạo, nâng cÊp qlé 34
Cải tạo, nâng cÊp qlé 32
1.1.4 Sự cần thiết phải thực hiện công tác QLDA tại Ban
Thực trạng công tác QLDA tại Ban
1.2.1 Bố trí nhân sự cho công tác
1.2.1.1 Cơ cấu tổ chức của Ban
Sơ đồ tổ chức nhân sự của Ban QLDA Biển Đông đợc thể hiện nh sau:
P.Tổng Giám đốcP.Tổng Giám đốc P.Tổng Giám đốc Kế toán tr ởng
Phòng TC - KTVăn phòng tổng hợp Phòng Kế hoạchPhòng Kỹ thuật
Lãnh đạo trong cơ quan làm việc theo nguyên tắc chế độ thủ trởng. Tổng Giám đốc chịu trách nhiệm phần công việc đợc giao từ khâu điều hành, chuẩn bị dự án đến kết thúc dự án Ngoài lĩnh vực phân công, lãnh đạo ban th- ờng xuyên trao đổi các công việc chung để hỗ trợ nhau trong các trờng hợp đặc biệt.
Lãnh đạo Ban sẽ tổ chức giao ban, trao đổi công việc thờng xuyên theo lịch tháng 1 lần và hội ý trao đổi hàng ngày theo yêu cầu công việc có trách nhiệm báo cáo kịp thời về toàn bộ các quyết định của mình với Tổng giám đốc trong quá trình thực hiện và trong trờng hợp cần thiết thì báo cáo kịp thời trớc khi có quyết định cụ thể.
Ban quản lý dự án Biển Đông có tổng số 66 cán bộ công nhân viên, đợc tổ chức thành 5 phòng chức năng, 03 văn phòng đại diện :
- Phòng kế hoạch, Phòng kĩ thuật, Phòng tài chính kế toán, Phòng Dự án, Văn phòng tổng hợp.
- Văn phòng đại diện 3 Miền Bắc, Trung, Nam.
1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ của các phòng
Thực hiện mọi tác nghiệp kế hoạch của các dự án đợc giao (và công tác kế hoạch vốn cho tất cả các dự án trong Ban) từ khi hình thành cho đến khi kÕt thóc.
Chịu trách nhiệm chính trong việc soát và trình các dự án trong giai đoạn chuẩn bị đầu t.
Thực hiện công tác kế hoạch vốn đầu t xây dựng cho các dự án bao gồm: lập kế hoạch vốn, làm thông báo tiếp nhận vốn, theo dõi, thống kê, lập báo cáo thực thực hiện kế hoạch vốn của các dự án theo định kì, đột xuất theo yêu cầu của Bộ GTVT và lãnh đạo Ban.
Chủ trì, phối hợp với các phòng chức năng khác thực công tác đấu thầu: lập hồ sơ mời thầu, mời thầu, xét thầu, kí kết hợp đồng; Giải quyết tạm ứng thanh toán, quyết toán cho đơn vị thực hiện trong quá trình xây dựng công trình.
Phối hợp và hỗ trợ các văn phòng điều hành dự án tại hiện trờng giải quyết vấn đề liên quan đến công tác giải phóng mặt bằng, tiến độ thi công.
Thực hiện công tác kiểm toán, giải quyết những hạng mục của các dự án hoàn thành để tổng kết toàn công trình.
Thực hiện công tác báo cáo định kì, đột xuất theo yêu cầu của Bộ GTVT và lãnh đạo Ban.
Thực hiện các nhiệm vụ khác do lãnh đạo Ban giao.
Tham mu cho lãnh đạo Ban, chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật, cùng các phòng nghiệp vụ khác để quản lý chất lợng, tiến độ, giá thành các dự án do Ban làm chủ đầu t.
Thực hiện chức năng quản lý về mặt kỹ thuật và phối hợp các phòng ban ở các giai đoạn:
Giai đoạn chuẩn bị đầu t:
Phối hợp với phòng kế hoạch tham gia vào các bớc lập cáo nghiên cứu tiền khả thi.
Soát xét đề cơng khảo sát, thiết kế, phối hợp nghiệm thu khối lợng khảo sát.
Giai đoạn chuẩn bị đầu t:
Soát xét đề cơng khảo sát thiết kế, giám sát công tác khảo sát thiết kế, giám sát công tác khảo sát hiện trờng, nghiệm thu khối lợng khảo sát.
Soát xét hồ sơ thiết kế kỹ thuật và giải quyết vấn đề liên quan về kỹ thuËt.
Tham mu cho lãnh đạo ban trình duyệt hồ sơ mời thầu, chấm thầu.
Là đại diện của Ban trong công tác nghiệm thu khối lợng công tác hoàn thành để bàn giao, thanh toán.
Kiểm tra, soát xét và tham mu cho lãnh đạo ban duyệt bản vẽ thi công và thiết kế tổ chức thi công.
Thực hiện nhiệm vụ quản lý chất lợng thi công xây lắp, chỉ đạo, đôn đốc tiến độ, phối hợp với các phòng chức năng để giải quyết về giá, thÓ chÕ khi cÇn.
Kiểm tra, chỉ đạo tổ chức t vấn giám sát.
Chủ trì và chịu trách nhiệm xử lý kỹ thuật thông thờng.
Chịu trách nhiệm thực hiện công tác hoàn thành công trình theo quy định.
Phối hợp các phòng nghiệp vụ, tham mu cho lãnh đạo ban công tác nghiệm thu bàn giao công trình đã hoàn thành.
Giai đoạn quyết toán công trình.
Chịu trách nhiệm về hồ sơ, tài liệu có liên quan về mặt kỹ thuật và phối hợp các phòng chức năng để thực hiện công tác quyết toán, kiểm toán phục vụ quyết toán cho công trình.
Chịu trách nhiệm về hồ sơ, tài liệu có liên quan về mặt kỹ thuật để phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra (nếu có).
Thực hiện các nhiệm vụ đột xuất khác khi lãnh đạo yêu cầu.
Thực hiện mọi tác nghiệp kế hoạch và chịu trách nhiệm trớc lãnh đạoBan với các dự án lớn đợc giao.
Soát xét và trình duyệt dự án theo các bớc: báo cáo nghiên cứu tiền khả thi, NCKT, thiết kế kỹ thuật, đề cơng và dự toán khảo sát thiết kế các hạng mục công trình.
Phối hợp với các phòng kế hoạch và phòng kỹ thuật tham mu cho lãnh đạo ban thực hiện công tác soát xét, trình duyệt hồ sơ thiết kế, dự toán, công tác đấu thầu, chỉ định thầu công tác t vấn, xây lắp và những dịch vụ khác của các dự án đợc giao.
Phối hợp với phòng tài chính kế toán để thanh quyết toán các hạng mục công việc.
Tham mu cho lãnh đạo ban kí kết các hợp đồng kinh tế, theo dõi việc thực hiện các hợp đồng, làm thủ tục gia hạn, thanh lý các hợp đồng khi kết thúc hợp đồng.
Tham mu cho lãnh đạo ban về công tác đền bù giải phóng mặt bằng.
Tham mu và hội đồng thờng trực nghiệm thu sản phẩm về t vấn thiết kế, thẩm định, kiểm định dự án ở các bớc NCTKT, NCKT, khảo sát thiết kế theo quy định.
Thực hiện công tác báo cáo định kì về tiến độ, khối lợng thực hiện và chất lợng của dự án.
Lập các thủ tục thanh toán, quyết toán cho nhà thầu theo các hợp đồng.
Làm việc với các cơ quan chức năng để giải quyết các vấn đề có liên quan đến công tác kế hoạch của dự án.
Phối hợp với các phòng, văn phòng điều hành để giải quyết các vấn đề liên quan đến dự án.
Phối hợp với văn phòng tổng hợp tham mu cho lãnh đạo ban trong công tác tổ chức khởi công, khánh thành và bàn giao công trình.
Xử lý kịp thời các thông tin đảm bảo cho dự án đợc vận hành thuận lợi.
1.2.2.4 Phòng tài chính kế toán
Tham mu và thực hiện những nhiệm vụ của lãnh đạo về việc quản lý và cấp phát thanh toán vốn đầu t của các dự án và chi tiêu nội bộ của ban theo đúng quy định.
Cấp phát, thanh quyết toán các dự án.
Ví dụ minh hoạ
1.3.1 Giới thiệu chung về dự án Cải tạo nâng cấp Quốc lộ 14B - đoạn“
Tuyến đờng từ Hoà Cầm qua Hà Nha đến Thạnh Mỹ thuộc Quốc lộ 14B Quốc lộ 14B là tuyến đờng ngắn nhất từ thành phố Đà Nẵng lên phía bắc Tây Nguyên nói riêng và cũng là tuyến đờng ngắn nhất từ tất cả các tỉnh, đờng này nối liền hai vùng kinh tế trọng điểm: vùng kinh tế trọng điểm Liên Chiểu – Dung Quất và vùng kinh tế chiến lợc Tây Nguyên, phục vụ các quy hoạch phát triển hiện tại và tơng lai mạng lới giao thông khu vực cũng nh cả nớc, cùng với Quốc lộ 18B thuộc hành lang Đông – Tây nối liền Việt Nam với các nớc trong khu vực Theo Quyết định phê duyệt qui hoạch tổng thể Xa lộ Bắc Nam số 789/TTg ngày 24/9/1997 của thủ tớng Chính phủ, đoạn tuyến từ Tuý Loan qua Hà Nha đến Thạnh Mỹ thuộc QL14B là một bộ phận của Xa lộ Bắc Nam (nay gọi là đờng Hồ Chí Minh) – trục xuyên Việt thứ hai của cả n- íc. Điểm đầu của dự án Km19+200 điểm cuối của dự án Km73+971,74. Trên tuyến có 2 cầu lớn, cầu Tuý Loan vợt sông Tuý Loan tại Km25+100 và cầu Hà Nha vợt sông Vu Gia tại Km51+356.
Công trình cải tạo, nâng cấp quốc lộ 14B đoạn Hoà Cầm- Thạnh Mỹ đợc
Bộ GTVT ra quyết định đầu t tại QĐ 315/QĐ-BGTVT ngày 06/02/2001; tại Quyết định QĐ 1294 ngày 02/5/2002 của Bộ GTVT về việc điều chỉnh dự án cải tạo, nâng cấp Quốc lộ 14B đoạn Hoà Cầm- Thạnh Mỹ Dự án đợc chia làm
11 gói thầu xây lắp và đợc triển khai thi công từ cuối năm 2001.
1.3.2 Công tác quản lý dự án Cải tạo nâng cấp Quốc lộ 14B - đoạn Hoà“
1.3.2.1 Giai đoạn chuẩn bị đầu t
1.3.2.1.1 Lập Báo cáo nghiên cứu khả thi.
Sau khi Bộ ra quyết định triển khai thực hiện dự án, Ban QLDA thay mặt Bộ GTVT làm chủ nhiệm điều hành dự án Cũng trong thời gian này Ban xem xét và trình lên Bộ việc chỉ định thầu T vấn thiết kế Tổng công ty t vấn thiết kế GTVT (TEDI) đợc Ban chỉ định Đợc phép của Bộ GTVT, thực hiện theo Quyết định số 1150/QĐ- BGTVT ngày 19/4/2001 của Bộ GTVT Tổng công ty này trở thành t vấn thiết kế của dự án “Cải tạo nâng cấp Quốc lộ 14B”. Đây là Tổng công ty hàng đầu trong lĩnh vực t vấn thiết kế, Ban QLDA Biển Đông đã rất chú trọng và lập danh sách chỉ định thầu trình lên Bộ Cùng với TEDI thì t vấn thẩm định TKKT là Công ty t vấn trờng Đại học Xây dựng- Hà Nội và Hội kết cấu và công nghệ xây dựng thực hiện theo công văn số 783/TĐ ngày 15/5/2001 của Cục giám định và quản lý chất lợng công trình giao thông.
1.3.2.1.2 Công tác thiết kế, Tổng dự toán
Giá trị dự toán tổng mức đầu t cho dự án đợc tính trên cơ sở:
- Báo cáo nghiên cứu khả thi bổ sung do Tổng công ty TVTK GTVT lập tháng 03/2002 và hồ sơ Tổng dự toán của các đơn vị t vấn lập.
- Biện pháp thi công chủ đạo cho từng giai đoạn.
Bản dự toán cho dự án “Cải tạo nâng cấp Quốc lộ 14B - đoạn Hoà Cầm –
Thạnh Mỹ ” lập xong sẽ đợc Ban trình lên Bộ GTVT Sau khi xem xét, Bộ phê duyệt và chấp nhận mức tổng dự toán trình duyệt
Tổng mức đầu t đợc phê duyệt tại Quyết định số 1294/QĐ-BGTVT ngày 02/5/2002 của Bộ GTVT là 516.210.000.000 đồng, trong đó:
Xây lắp: 388.615.000.000 đồng Chi phí khác: 100.244.000.000 đồng
Dự phòng: 27.351.000.000 đồngNguồn vốn sử dụng nguồn vốn Ngân sách Nhà nớc.
Nội dung bản dự toán tổng hợp tổng mức đầu t cho dự án Cải tạo nâng cấp Quốc lộ 14B - đoạn Hoà Cầm “ – Thạnh Mü”
TT Các đoạn Giá trị xây lắp Chi phi khác Dự phòng Tổng mức ĐT
3 Hoà Khơng- Bắc Hà Nha 106.978.897.463 35.415.888.596 14.239.478.606 156.634.264.664
4 Cầu Hà Nha- đờng đầu cầu 71.336.741.368 8.841.220.417 8.017.796.178 88.195.757.963
5 Nam cầu Hà Nha- Thạnh Mỹ 110.718.159.746 26.805.451.198 13.752.361.094 151.275.972.038
(Nguồn: Báo cáo nghiên cứu khả thi dự án “Cải tạo nâng cấp Quốc lộ 14B - đoạn Hoà Cầm – Thạnh Mỹ”)
1.3.2.2 Giai đoạn thực hiện đầu t
Dự án “Cải tạo nâng cấp Quốc lộ 14B - đoạn Hoà Cầm – Thạnh Mỹ” có điểm đầu tuyến là điểm cuối của nút giao Ngã t Hoà Cầm (Km19+200 – QL14B) và điểm cuối tuyến là Thạnh Mỹ (Km 73+971,74) Tuyến qua các địa phơng thuộc thành phố Đà Nẵng và tỉnh Quảng Nam có tổng chiều dài 55km. Các đoạn tuyến đi qua có các công trình hệ thống cơ sở của Nhà nớc và địa phơng phục vụ nông nghiệp và công nghiệp cũng nh phục vụ dân sinh bị ảnh hởng, các hộ gia đình sống ở khu vực, và 2 bên tuyến đi qua là các vùng đồi núi và cây công nghiệp, vùng trồng cây nông nghiệp.
Với đặc thù của dự án ảnh hởng đến nhiều công trình có tầm quan trọng nh vậy nên Bộ GTVT đã giao nhiệm vụ cho Ban QLDA Biển Đông là chủ đầu t quản lý việc chuẩn bị và thực hiện công tác giải phóng mặt bằng cùng với một số tổ chức của tỉnh, huyện.
Ban QLDA Biển Đông phối hợp cùng với các cơ quan có liên quan khác quản lý, giám sát việc thực hiện công tác GPMB và thu hồi đất Ban hớng dẫnHội đồng GPMB trong việc thực hiện đúng chính sách đã đợc quy định trong bản quy hoạch và phơng án thực hiện Đồng thời thông qua công tác giám sát phát hiện các thiếu sót trong kế hoạch để phối hợp các Bộ – Ban - Ngành liên quan hoặc bổ sung kế hoạch nhằm đảm bảo đúng mục tiêu đề ra của công tácGPMB.
Ban QLDA Biển Đông UBND Tỉnh
UBND huyện Ban GPMB huyện Cquan giám sát ngoài
Sơ đồ thành lập Hội đồng GPMB:
Khi có sự khiếu nại về bất cứ các khía cạnh nào của công tác kiểm kê đền bù, chính sách đền bù, giá đền bù, đất trng dụng, di dời và điều kiện để đ- ợc đền bù liên quan đến các chơng trình hỗ trợ phục hồi thì thắc mắc có thể đ- ợc đa ra thảo luận trong một cuộc họp không chính thức giữa ngời dân với chủ tịch xã, nếu nh công cuộc thơng thảo không đạt đợc kết quả thì khiếu nại có thể gửi lên các cấp trên từ UBND huyện, Hội đồng GPMB, Ban QLDA Biển Đông và cuối cùng là toà án nhân dân huyện để giải quyết.
1.3.2.2.2 Công tác đấu thầu. Để thuận tiện trong công tác điều hành và thi công dự án Ban đã phân chia dự án “Cải tạo nâng cấp Quốc lộ 14B - đoạn Hoà Cầm – Thạnh Mỹ” làm 11 gói thầu bao gồm cả xây dựng cả cầu và đờng.
Việc trình duyệt kế hoạch đấu thầu xấy lắp đã đợc Bộ GTVT phê duyệt tại Quyết định số 4100/QĐ-BGTVT.
Do tính chất phức tạp về mặt kỹ thuật, yêu cầu về chất lợng và tiến độ của công trình nên đối với các gói thầu áp dụng hình thức đấu thầu hạn chế với phơng thức đấu thấu một túi hồ sơ để lựa chọn đợc các đơn vị thi công có kinh nghiệm, đủ năng lực về kỹ thuật, tài chính để mời tham gia dự thầu.
Hồ sơ mời thầu do các đơn vị t vấn lập cho trong gói thầu, Ban QLDA Biển Đông kiểm tra trình lên Bộ GTVT và đợc Bộ GTVT phê duyệt trớc khi phát hành hồ sơ.
Công tác đấu thầu đợc triển khai tuần tự từng bớc từ trình duyệt kế hoạch đấu thầu, lập và trình duyệt hồ sơ mời thầu, phát hành hồ sơ, mở thầu và đánh giá hồ sơ dự thầu và trình duyệt kết quả đấu thầu theo đúng quy định của Quy chế đấu thầu ban hành kèm theo Nghị định số 88/1999/NĐ-CP ngày 01/9/1999; Nghị định số 14/2000/NĐ-CP ngày 05/5/2000.
Trên cơ sở hồ sơ năng lực của các nhà thầu đăng ký dự thầu, Ban QLDA Biển Đông xem xét, lựa chọn vào danh sách ngắn 5 nhà thầu cho mỗi gói thầu để trình lên Bộ Những đơn vị đợc mời tham dự thầu gồm Tổng công ty XDCT2, Tổng công ty XDCT4, Tổng công ty XDCT5, Tổng công ty XDCT8, Tổng công ty xây dựng Sông Đà, Tổng công ty xây dựng đờng thuỷ, đây là những Tổng công ty lớn, có uy tín, là đơn vị đầu ngành của Bộ
GTVT Các đơn vị này đợc mời tham gia đấu thầu nhằm mục đích để đảm bảo chất lợng thi công công trình.
Thời gian tổ chức đấu thầu và thời gian thực hiện hợp đồng: Đợc phép của Bộ GTVT đã tổ chức đấu thầu các gói thầu vào tháng 7/2000 Thời gian bán hồ sơ, đóng thầu, mở thầu đánh giá hồ sơ đợc thực hiện theo đúng lịch đấu thầu đã đợc Bộ GTVT duyệt.
Phơng thức thực hiện hợp đồng: Theo đề nghị của Bộ GTVT các hợp đồng xây dựng đợc áp dụng phơng thức hợp đồng có điều chỉnh giá do thời gian thực hiện hợp đồng dự kiến trên 12 tháng và thực tế một số lợng cha thể xác định chính xác đợc tại thời điểm ký kết hợp đồng.
Việc đánh giá hồ sơ dự thầu do tổ chuyên gia giúp việc đấu thầu thực hiện một cách nghiêm túc theo đúng quy định hiện hành của quy chế đấu thầu, Bảng khung điểm và phơng pháp đánh giá đã đợc Bộ GTVT phê duyệt.
Kết quả lựa chọn các nhà thầu sau khi hoàn thành công tác đấu thầu nh sau: Đơn vị: Triệu đồng
TT Tên gói thầu, đơn vị trúng thầu Giá gói thầu theo dự toán duyệt
1 Cầu Hà Nha-TCT XDCTGT4 67.580,975 65.732,643
3 Km24+100 - Km30+00- Công ty xây dựng và xuất nhập khẩu 502 – T5
4 Km30+00 – Km38+00 – Công ty CTGT Đà Nẵng.
5 09 cầu trên đoạn Km19+200-Km40+00-
8 Km 51+500 – Km60+00 – Công ty XD sè 2 Th¨ng Long
9 Km 60+00 – Km 67+00 – Công ty đờng
10 Km67+00-Km73+971,74- Công Ty XD
11 10 cầu trên đoạn Km40-Km73+971,74-
(Nguồn: Báo cáo giám sát, đánh giá các dự án năm 2004 của Ban QLDA
Đánh giá công tác quản lý tại Ban QLDA Biển Đông
Với nhiệm vụ làm chủ đầu t quản lý các dự án xây dựng cơ sở hạ tầng ở Hải đảo - Biển Đông và trên cả đất liền trong hơn 10 năm thành lập và trởng thành Ban đã quản lý nhiều dự án quốc gia, nhóm A, B với số vốn đầu t hàng nghìn tỷ đồng Các công trình của các dự án này đã và đang đợc đem vào khai thác sử dụng đảm bảo chất lợng, hiệu quả đợc Thủ tớng Chính phủ và các Bộ khen ngợi.
Ban Quản lý dự án Biển Đông đợc hoạt động theo mô hình Chủ nhiệm điều hành dự án (với Bộ GTVT là chủ quản đầu t ), trong các thành tích đạt đ- ợc trong thời gian qua là nhờ sự đoàn kết tinh thần làm việc nghiêm túc từ nhân viên cho đến lãnh đạo Ban và nhờ sự tổ chức thực hiện của Ban có tính khoa học Điều này đợc thể hiện là Ban đã tổ chức quản lý dự án theo dạng ma trận, với cách tổ chức này khi thực hiện 1 dự án có nhiều phòng cùng tham gia thực hiện do đó tính kiểm tra, kiểm soát và tính tham mu cho lãnh đạo đợc tốt hơn rất nhiều Vấn đề này đã đợc chứng minh ở các Ban quản lý dự án khác của Bộ GTVT Ví dụ nh với PMU 18, đây cũng là một Ban quản lý dự án lớn của Bộ GTVT Cách tổ chức quản lý dự án của PMU 18 là quản lý theo chức năng, tức là 1 dự án do 1 phòng quản lý: dự án 1 do PID1 quản lý, dự án 2 do PID2 quản lý… cách tổ chức này cũng là nguyên nhân dẫn đến những vụ tiêu cực mà báo chí đang phản ánh Lý do là bởi chính cách tổ chức đó mà PMU18 không thể thực hiện việc kiểm tra, giám sát chặt chẽ gây nên hiện tợng tham nhũng, thất thoát lãng phí trong ngành và cả trong xã hội trong thời gian vừa qua.
Nhìn chung, công tác thực hiện và quản lý dự án tại Ban QLDA Biển Đông trong thời gian qua đã diễn ra theo đúng quy trình chuẩn bị, thực hiện và quản lý dự án đề ra, đảm bảo đợc chất lợng và tiến độ của từng công việc trong từng giai đoạn dự án.
1.4.2 Những tồn tại và nguyên nhân.
Bên cạnh những kết quả đạt đợc, cũng nh các tổ chức và doanh nghiệp khác, trong quá trình quản lý của mình Ban QLDA Biển Đông cũng gặp phải một số khó khăn và hạn chế cần khắc phục Những tồn tại này đợc thể hiện cụ thÓ nh sau:
+ Trong công tác lập báo cáo nghiên cứu khả thi của bên t vấn kéo dài cộng thêm thời gian trình duyệt lên cơ quan chức năng phải chờ đợi lâu làm cho dự án phải triển khai chậm Phần lớn các hạng mục nhỏ thời gian thực hiện các thủ tục trình duyệt đợc giải quyết nhanh chóng, nhng đối với các dự án quy mô lớn và phức tạp thì thời gian chờ có quyết định lại rất lâu Sự chậm trễ diễn ra tại cơ quan chủ quản kéo dài thời gian thực hiện các thủ tục ảnh h - ởng không nhỏ tới tiến độ các dự án và các hạng mục công trình
+ Thêm nữa công tác giải phóng mặt bằng gặp khó khăn do trong quá trình thực hiện có nhiều lí do ảnh hởng đến quyền lợi của ngời dân khiến cho họ cố tình không thực hiện theo quy định của chính quyền và đơn vị thi công. Tiến độ thực hiện chậm so với kế hoạch ban đầu nên phải bổ sung kinh phí hoạt động
+ Thời tiết, khí hậu khắc nghiệt ở Việt Nam cũng là nhân tố ảnh hởng không nhỏ tới việc hoàn thành dự án.
+ Công tác thiết kế tổ chức thi công, quản lý chất lợng công trình còn nhiều yếu kém và cha đợc chú ý đúng mức Một số công trình thi công xong nhng yếu trong khâu kiểm tra chất lợng, đến khi phát hiện ra sai sót phải làm lại dẫn đến chi phí thực tế cao hơn dự tính ban đầu và tiến độ thi công toàn dự án bị ảnh hởng, Biện pháp tổ chức thi công cha hợp lý làm cho hiệu quả sử dụng máy móc thiết bị giảm.
+ Vấn đề chất lợng vẫn cha đợc thực sự đặt đúng chỗ của nó trong tất cả các dự án Nhiều dự án đợc triển khai nhng công tác quản lý không đợc thực hiện một cách nghiêm túc và hiệu quả, dẫn đến kết quả và hiệu quả của dự án không đạt yêu cầu, thậm chí còn làm thất thoát, lãng phí các nguồn lực, nhất là việc thất thoát vốn đầu t là phổ biến, chất lợng các công trình không đợc đảm bảo, tiến độ thi công công trình không đảm bảo đúng kế hoạch Điều này có thể đợc lí giải nh là nhiều dự án không dành một phần ngân sách thích đáng cho công tác quản lý, do vậy mà công tác này không đủ điều kiện để thực hiện có hiệu quả.
+ Nhiều dự án để đảm bảo công trình thực hoàn thành đúng thời hạn làm cho các đơn vị thi công hoạt động không có hiệu quả, làm việc qua loa đại khái không đảm bảo chất lợng công trình, đã tạo sức ép cho các đơn vị
+ Quản lý chi phí DA cha thật hiệu quả do tồn tại tình trạng chậm tiến độ, nó đang đợc khắc phục dần từng bớc Mặc dù có giảm nhng đây vẫn là vấn đề cần đợc quan tâm vì là một trong những nguyên nhân chủ yếu tăng chi phí, giảm hiệu quả đầu t nguyên nhân của tình trạng chậm tiến độ, hầu hết các báo cáo đều nêu do đền bù giải toả khó khăn, t vấn yếu kém, một số đơn vị thi công không đủ năng lực, cơ quan thẩm định, phê duyệt DA, thiết kế kỹ thuật, đấu thầu kéo dài, cơ quan ghi vốn và thanh toán chậm.
Trong những nguyên nhân nêu trên, theo đánh giá chung thì nguyên nhân đền bù giải toả khó khăn là nguyên nhân cơ bản nhất, có DA chậm 1-2 năm do không thông qua đợc thoả thuận với các nhà tài trợ vì cha có mặt bằng chuẩn bị cho đầu t xây dựng.
Ngoài ra việc bố trí dàn trải, nợ xây dựng cơ bản kéo dài, cha có giải pháp mạnh để khắc phục cũng là nguyên nhân dẫn đến tốc độ thực hiện DA chậm do thiếu vốn, đầu t thiếu tập trung gây lãng phí và đầu t kém hiệu quả do chậm đa DA vào vận hành khai thác.
Về phía chủ quan của Ban QLDA Biển Đông thì đó là:
+ Sự quá tải trong công việc tại Ban, mỗi nhân viên của Ban phải thực hiện nhiều dự án cùng một lúc điều này dẫn đến việc chậm trễ trong công việc
+ Thời gian cung ứng vốn cho dự án thờng bị chậm trễ do không đảm bảo kế hoạch vốn đối ứng cho dự án và chậm trễ do quá trình duyệt hoá đơn của nhà thầu phải trải qua nhiều khâu trung gian trớc khi đợc ngân hàng thanh toán.
Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác QLDA tại Ban QLDA Biển Đông
Phơng hớng hoạt động của Ban
Qua 10 kinh nghiệm quản lý, đội ngũ các cán bộ, kỹ s của Ban ngày càng trởng thành cả về số lợng và chất lợng đủ điều kiện để đáp ứng mọi yêu cầu của công tác quản lý dự án đợc bộ GTVT giao, kể cả dự án sử dụng vốn vay nớc ngoài Cùng với việc thực hiện sự chỉ đạo của Bộ GTVT về kế hoạch trong năm 2006, mục tiêu của Ban trong thời gian tới là:
- Đối với các dự án đang ở giai đoạn chuẩn bị đầu t thì hoàn thành thủ tục trình duyệt xong bớc lập dự án đầu t xây dựng công trình các dự án để triển khai bớc thiết kế kĩ thuật, tổ chức đấu thầu xây lắp.
- Hoàn thành và bàn giao các dự án.
- Khởi công xây dựng mới một số dự án nh: dự án tín dụng ngành GTVT để cải tạo mạng lới đờng quốc gia (giai đoạn I); dự án Cảng An Thới; dự án đờng trên đảo Phú Quốc
- Tiếp tục nghiên cứu sắp xếp hợp lý, bổ sung nhân lực cho các phòng chức năng và quy định rõ trách nhiệm, nâng cao chuyên môn nghiệp vụ cho các nhân viên trong Ban.
Giải pháp
2.2.1 Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và nhân sự
Trong quá trình thực hiện quản lý đã cho thấy vấn đề nhân sự của Ban quá mỏng để thực hiện khối lợng lớn các dự án dẫn đến không theo sát các đơn vị thi công và các hạng mục thi công để xảy ra những sai sót của nhà thầu. Để hoàn thành nhiệm vụ, Ban quản lý cần đề nghị bổ sung nhân sự cho việc quản lý dự án Để đảm bảo tiến độ và chất lợng công trình cần phải có sự giám sát chắt chẽ của ban quản lý Công việc này đòi hỏi phải đổi mới và nâng cao hiệu quả chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo trong mọi hoạt động của Ban, tăng c ờng phối hợp giữa các phòng Ban trong việc giải quyết công việc chung. Để rút kinh nhiệm cho những nhiệm vụ quản lý các dự án sắp tới ban quản lý cần lựa chọn mô hình cơ cấu tổ chức nhân sự hợp lý hơn Đảm bảo sự thông suốt trong công tác quản lý, để giảm bớt khối lợng công việc cho các thành viên trong Ban.
2.2.2 Đào tạo nâng cao trình độ các cán bộ quản lý thuộc Ban Để công tác đầu t phát huy hơn nữa vai trò trong quá trình tăng trởng và phát triển, Ban QLDA Biển Đông cần chú trọng tới công tác đào tạo cán bộ quản lý dự án Sắp xếp, kiện toàn bộ máy, đào tạo (đào tạo lại) để nâng cao năng lực, tính chuyên nghiệp của đội ngũ cán bộ công nhân viên trong Ban đủ điều kiện về năng lực để tiếp nhận và thực hiện các dự án trớc những yêu cầu của tình hình mới Từ đó, có thể giúp chủ đầu t, đơn vị thi công xác định đợc đầu công việc, nguồn lực, chi phí nguồn lực đầu vào, thời gian thực hiện công việc, dự báo các biến động ảnh hởng tới công việc của dự án và tính toán rủi ro cho dự án khi xuất hiện các yếu tố bất lợi Trên cơ sở đó có thể đa ra các phơng án thay thế nhằm đảm bảo tính hiệu quả của dự án. Để nâng cao trình độ của các cán bộ quản lý dự án cần phải tổ chức các khoá học hoc hoặc cử đi học các khoá học ngắn hạn về quản lý đầu t, quản lý đấu thầu, quản lý giám sát t vấn giám sát, các khoá học nâng cao trình độ quản lý xây dựng cơ bản.
Tổ chức tham quan học hỏi kinh nghiệm quản lý, mô hình quản lý dự án các công trình giao thông trong và ngoài nớc.
Ban cần có chính sách thích hợp để thu hút các sinh viên có chất lợng học tập tốt thuộc các trờng đại học kỹ thuật và kinh tế tài chính Ngoài ra, Ban cũng cần phải tuyển dụng các cán bộ đã có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý dự án để đảm bảo tiến độ và hiệu quả của công tác quản lý.
Ban phải có kế hoạch đào tạo, bồi dỡng trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của cán bộ quản lý dự án thông qua các lớp chuyên ngành Nếu có điều kiện, Ban cũng nên gửi cán bộ quản lý sang các doanh nghiệp nớc ngoài có hợp tác với Bộ GTVT để học hỏi kinh nghiệm quản lý dự án của họ, nâng cao trình độ cho cán bộ ban quản lý Ngoài ra, Ban phải nâng cao khả năng ngoại ngữ, đáp ứng yêu cầu liên doanh liên kết với các đối tác nớc ngoài Vì ngoại ngữ không chỉ giúp cho các cán bộ giao tiếp làm việc với các chuyên gia và công ty nớc ngoài mà nó còn là công cụ giúp các cán bộ tự nghiên cứu tài liệu của các nớc để tăng thêm kiến thức phục vụ cho công tác đầu t và quản lý dự án. Để khuyến khích sự phát huy tính sáng tạo của cán bộ cần có chính sách khen thởng rõ ràng và chế độ đãi ngộ phù hợp với năng lực trình độ và hiêu quả công việc của cán bộ Hiện tại, mức thu nhập cho cán bộ viên chức của Ban so với các tổ chức khác trong ngành còn thấp, cha làm cho ngời lao động yên tâm công tác Nhiều cán bộ còn phải làm thêm nhiều nghề khác để có thể tăng thêm thu nhập, đảm bảo mức sống ổn định Nhiều cán bộ Ban đã chuyển sang các doanh nghiệp khác cùng ngành có thu nhập cao hơn
Bên cạnh việc nâng cao kiến thức trình độ cán bộ, Ban cũng phải thờng xuyên xem xét và lựa chọn, sắp xếp cán bộ có phẩm chất và t cách đạo đức tốt làm công tác quản lý dự án Việc sắp xếp, bố trí các cán bộ đúng chuyên môn thực hiện các công tác trong quy trình quản lý dự án cũng góp phần nâng cao hiệu quả công tác quản lý dự án đầu t.
Thờng xuyên cập nhật các văn bản pháp luật của nhà nớc liên quan đến quản lý đầu t và xây dựng cơ bản.
Ngoài ra Ban còn cần chú trọng đào tạo sử dụng thành thạo các phần mềm quản lý dự án Đây là nhiệm vụ bình thờng ở các nớc tiên tiến nhng lại là công việc hoàn toàn mới ở các Ban QLDA do việc áp dụng công nghệ thông tin ở nớc ta cha nhiÒu.
2.2.3 Giải pháp cho tiến độ Để rút kinh nghiệm cho những vấn đề còn tồn tại trong thời gian qua Ban Quản lý cần phải thực hiện chấn chỉnh công tác quản lý dự án của mình bằng các biện pháp sau:
- Phân tích, lựa chọn kỹ lỡng các phơng án trớc khi tiến hành lựa chọn.
- Đề nghị lên cấp trên dẩy nhânh quá trình trình duyệt
- Bổ sung cán bộ tham gia quản lý dự án và phân công công việc rõ ràng cho từng thành viên.
- Lập kế hoạch chi tiết cho dự án và phải đảm bảo thực hiện đúng nh trong kế hoạch.
- Lập kế hoạch điều phối nguồn nhân lực.
- Yêu cầu đơn vị thi công các công trình, các hạng mục lập tiến độ, lập kế hoạch điều phối nguồn nhân lực.
- Tăng cờng giám sát đơn vị thi công và t vấn giám sát.
- Tổ chức họp hàng tháng với các bên gồm: ban quản lý dự án, t vấn giám sát, đơn vị thi công.
- Tổ chức nghiệm thu công trình ngay khi công trình hoàn thành.
- Bàn giao công trình cho đơn vị quản lý ngay sau khi đã tiến hành nghiệm thu.
- Yêu cầu đơn vị thi công, nhà thầu đảm bảo tiến độ thi công.
2.2.4 Hoàn thiện công tác thu thập và xử lý thông tin phục vụ công tác quản lý
Công tác thu thập và xử lý thông tin phục vụ công tác quản lý dự án đầu t là hết sức cần thiết Tính cập nhật và đầy đủ của thông tin, định tính cũng nh định lợng ảnh hởng không nhỏ tới công tác quản lý dự án Mọi thông tin đợc sử dụng phải có cơ sở tin cậy, chỉ rõ đợc nguồn cung cấp và có phơng pháp xử lý hợp lý.
Tuy nhiên, việc thu thập thông tin không chỉ dừng lại trong việc thu thập các thông tin từ sách báo, mạng Internet mà nhiều khi các cán bộ quản lý dự án còn phải biết thực hiện nhiều biện pháp khác nhau để thu thập các thông tin hữu ích phục vụ cho công việc của mình từ nhiều nguồn khác nhau để từ đó có thể so sánh, tìm hiểu nguyên nhân và hiệu chỉnh dự án theo hớng có lợi hơn Việc sử dụng hữu ích các nguồn thông tin này sẽ đảm bảo cho cán bộ Ban quản lý dự án đề ra các phơng án sử dụng nguồn lực có lợi nhất, đồng thời quản lý đợc rủi ro của dự án một cách hiệu quả nhất.
Việc có đợc thông tin rất kịp thời và thuận lợi nh vậy cũng đặt những cán bộ quản lý dự án trớc những khó khăn trong việc xử lý thông tin do việc thông tin có thể bị nhiễu hoặc nguồn thông tin không đáng tin cậy Do vậy cần phải phân loại thông tin để lựa chọn những thông tin cần thiết và kiểm tra độ chính xác của thông tin
Việc hoàn thiện công tác thu thập và xử lý thông tin phải đợc thực hiện bằng việc loại bỏ các trang thiết bị lỗi thời gây mất thời gian trong quá trình sử dụng Đầu t các trang thiết bị tiên tiến hiện đại nh máy vi tính có cấu hình mạnh, kết nối Internet với đờng truyền có tốc độ cao, ứng dụng các phần mềm hiện đại để tiết kiệm thời gian, tăng độ chính xác trong tính toán và nâng cao hiện quả trong quản lý Ngoài ra việc hoàn thiện công tác thu thập và xử lý thông tin không chỉ chú trọng mỗi việc đầu t trang thiết bị mà còn phải chú ý tới con ngời, tức là những ngời sử dụng những thiết bị đó cũng phải có trình độ sử dụng tơng thích để có thể khai thác đợc hết các tính năng của các thiết bị này
2.2.5 Hoàn thiện công tác giám sát và đánh giá dự án Để thực hiện giám sát nhà thầu xây lắp Ban quản lý cùng với t vấn giám sát thực hiện giám sát nhà thầu thi công công trình để đảm bảo cho công trình đúng chất lợng, đúng tiến độ.
Thực tế trong quá trình quản lý Ban quản lý đã không sát sao trong việc giám sát nhà thầu trong quá trình thi công Trong nhiều hạng mục, nhiều công trình khi nhà thầu thi công công trình không có sự có mặt của thành viên Ban quản lý để đơn vị thi công cắt giảm khối lợng thi công, cắt giảm vật t trong các hạng mục, thi công không đúng nh trong thiết kế Vì vậy giải pháp đa ra là phải triệt để, tích cực hơn nữa việc theo dõi sát sao tiến độ thực hiện công trình Ban phải đề ra chính sách là báo cáo trung thực về tình hình triển khai dự án trên công trờng yêu cầu các đơn vị thi công cũng nh Ban thực hiện nghiêm túc Báo cáo này phải nộp thờng xuyên và nộp ngay để đề phòng các rủi ro xảy ra trong quá trình thực hiện Hơn nữa, các cán bộ đánh giá, giám sát đánh giá dự án cũng không thể chỉ làm việc trên báo cáo giấy tờ mà phải năng động, thờng xuyên đi thực tế công trờng nghe những phản ánh từ nhiều phía để có thể đa ra những kết luận chính xác trong công tác quản lý của mình Cán bộ làm nhiệm vụ giám sát đánh giá này phải là những ngời có chuyên môn nghiệp vụ cao nhằm đảm bảo những kết luận là chính xác và có tính khách quan cao.
Quản lý dự án là công chiếm một vai trò quan trọng trong đầu t Quản lý càng tốt thì hiệu quả càng cao và xác suất thành công của dự án càng lớn. Nhận thức đợc điều đó các nhà đầu t luôn chú trọng đến việc hoàn thiện hơn nữa công tác quản lý các dự án để nâng cao hiệu quả của hoạt động đầu t.
Hơn 10 năm thành lập và hoạt động, công tác của Ban QLDA Biển Đông ngày càng chứng tỏ sự phát triển đi lên và khẳng định vị thế của Ban trong công tác quản lý các dự án thuộc ngành giao thông Sự nỗ lực phấn đấu bền bỉ của tập thể cán bộ công nhân viên trong Ban, liên tục trong thời gian qua, các dự án đã và đang đợc thực hiện đều đảm bảo chất lợng, tiến độ, an toàn, hiệu quả và đã đợc chính phủ, Bộ GTVT và địa phơng tặng nhiều bằng khen.