1. Trang chủ
  2. » Luận Văn - Báo Cáo

Hoàn Thiện Cơ Cấu Tổ Chức Bộ Máy Quản Lí Tại Công Ty Công Ty Đầu Tư Phát Triển Licogi 18.Docx

63 0 0

Đang tải... (xem toàn văn)

Tài liệu hạn chế xem trước, để xem đầy đủ mời bạn chọn Tải xuống

THÔNG TIN TÀI LIỆU

Thông tin cơ bản

Định dạng
Số trang 63
Dung lượng 89,58 KB

Cấu trúc

  • Chương 1: lý luận chung về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý (3)
    • I. Tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp (3)
      • 1. Khái niệm, nội dung và yêu cầu của tổ chức bộ máy quản lý (3)
        • 1.1. Những khái niệm cơ bản (3)
        • 1.2. Các yêu cầu đối với tổ chức quản lý (4)
        • 1.3. Nội dung của bộ máy quản lý doanh nghiệp (4)
      • 2. Những mô hình và nguyên tắc tổ chức bộ máy quản lý (5)
        • 2.1. Những mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý (5)
        • 2.2. Những nguyên tắc tổ chức bộ máy quản lý (9)
      • 4. Các phương pháp hình thành cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý (11)
    • II. Vai trò, sự cần thiết phải hoàn thiện bộ máy quản lý (14)
      • 1. Vai trò của tổ chức bộ máy quản lý (14)
      • 2. Sự cần thiết phải hoàn thiện bộ máy quản lý (15)
        • 2.1. Tính tất yếu việc hoàn thiện bộ máy quản lý (15)
        • 2.2. Hoàn thịên bộ máy quản lý có liên quan chặt chẽ đến chiến lược kinh doanh của tổ chức (16)
        • 2.3. Đối với Công ty đầu tư phát triển LICOGI 18 (16)
  • Chương 2: Thực trạng tổ chức bộ máy quản lý của công ty đầu tư phát triển Licogi 18 (18)
    • I. QUÁ TRèNH HèNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CễNG TY (18)
    • II. Phân tích thực trạng bộ máy quản lý của Công ty (19)
      • 1. Mô hình cơ cấu tổ chức hiện nay của công ty (19)
      • 2. Tổ chức các bộ phận chức năng trong công ty (19)
        • 2.1. Khối cơ quan Công ty (19)
          • 2.1.1. Ban giám đốc (19)
          • 2.1.2. Phòng kinh doanh (23)
          • 2.1.3. Phòng tài chính kế toán (26)
      • 4. Phòng kỹ thuật (29)
  • Biểu 7: Cơ cấu phòng kỹ thuật (0)
    • 2.1.5. Phòng vật tư và thiết bị (30)
    • 2.2. Khối đơn vị sản xuất trực tiếp (34)
    • 3. Đánh giá, phân tích công tác tổ chức bộ máy quả lý của Công ty (35)
      • 3.1.1. Phân tích về số lượng lao động quản lý (35)
      • 3.1.2 Phân tích kết cấu của lao động quản lý (36)
      • 3.1.3. Phân tích về trình độ của lao động quản lý (36)
      • 3.2. Điều kiện làm việc của lao động quản lý (37)
        • 3.2.1. Tổ chức nơi làm việc (37)
        • 3.2.2. Điều kiện làm việc của lao động quản lý (37)
      • 4.1 Những kết quả nổi bật (39)
      • 4.2. Một số tồn tại hạn chế (39)
    • 5. Một số đánh giá chung về hiệu quả hoạt động bộ máy quản lý của Công ty (40)
  • Chương 3: Giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý ở Công ty Đầu tư và phát triển licogi 18 (42)
    • I. Mục tiêu và phương hướng hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý (42)
      • 1. Các mục tiêu cơ bản của việc hoàn thiện bộ máy quản lý của Công ty (42)
      • 2. Các yêu cầu của việc hoàn thiện bộ máy quản lý (43)
      • 3. Những điểm cần lưu ý khi hoàn thiện bộ máy qản lí của công ty (43)
      • 4. Hoàn thiện bộ máy quản lí trên cơ sở (43)
    • II. Một số phương pháp hoàn thiện bộ máy quản lí tại Công ty (45)
      • 1. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí (45)
        • 1.1. Ban Giám đốc (46)
        • 1.2. Cơ cấu các phòng ban mới (47)
      • 2. Hoàn thiện chức năng nhiệm vụ của bộ máy quản lý (49)
        • 2.1. Phòng kinh doanh (50)
        • 2.2. Trưởng phòng tài chính kế toán (51)
        • 2.3. Trưởng phòng kỹ thuật (52)
        • 2.4. Trưởng phòng vật tư thiết bị (53)
      • 3. Đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ cán bộ quản lý (53)
      • 4. Hoàn thiện tổ chức nơi làm việc và điều kiện lao động (55)
      • 5. Kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất (56)
  • Kết luận (58)
  • Tài liệu tham khảo (60)
    • Biểu 4: Cơ cấu hiện tại của ban giám đốc (0)
    • Biểu 5: Cơ cấu phòng kinh doanh (0)
    • Biều 6: Cơ cấu của phòng tài chính kế toán (0)
    • Biểu 8: Cơ cấu lao động quản lý của Công ty (0)
    • Biểu 9: Cơ cấu hiện tại ban giám đốc Công ty (0)
    • Biểu 10: Đề xuất cơ cấu Ban Giám đốc mới (0)

Nội dung

Lêi nãi ®Çu 1 Chuyªn ®Ò thùc tËp Lời nói đầu Nền kinh tế VIỆT NAM hiện nay là nền kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt, một doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển thỡ đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải c[.]

lý luận chung về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý

Tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp

1 Khái niệm, nội dung và yêu cầu của tổ chức bộ máy quản lý.

1.1 Những khái niệm cơ bản:

Theo cách phân loại các yếu tố sản xuất thì Tổ chức là sự kết hợp của tất cả các yếu tố sản xuất.

Theo quá trình phát triển thì Tổ chức là sự liên kết tất cả các cá nhân các quá trình hoạt động trong hệ thống để thực hiện các mục đích đề ra.

Theo mối quan hệ Tổ chức bao gồm sự xác định cơ cấu và liên kết nhiều hoạt động khác nhau của tổ chức.

- Về tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp.

Tô chức bộ máy quản lý doanh nghiệp là dựa trên những chức năng, nhiệm vụ đã xác định của bộ máy quản lý để sắp xếp về lực lượng, xây dựng mô hình,bố trí về cơ cấu, và làm cho toàn bộ hệ thống quản lý của doanh nghiệp hoạt động như một chỉnh thể có hiệu lực nhất.

-Về cơ cấu tổ chức:

Cơ cấu tổ chức là :sự phân chia tổng thể của một tổ chức thành nhiều bộ phận nhỏ theo những tiêu thức chất lượng khác nhau, những bộ phận đó thực hiện những chức năng riêng biệt nhưng có quan hệ chặt chẽ với nhau để nhằm thực hiện tốt những mục tiêu chung của tổ chức.

-Về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý:

Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý là tất cả những bộ phận có trách nhiệm khác nhau, nhưng lại có mối quan hệ và phụ thuộc chật chẽ lẫn nhau được bố trí theo từng khâu, từng cấp quản lý để tạo thành một chỉnh thể nhằm thực hiện mục tiêu và chức năng quản lý xác định.

1.2 Các yêu cầu đối với tổ chức quản lý

Quá trình xây dựng, hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy cần phải đảm bảo thực hiện các yêu cầu sau:

- Tính tối ưu: Phải đảm bảo giữa các khâu, các cấp quản lý đều được thiết lập các mối quan hệ hợp lý, mang tính năng động cao, luôn đi sát và phục vụ cho mục đích đề ra của doanh nghiệp.

- Tính linh hoạt: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải đảm bảo khả năng thích ứng linh hoạt với bất kỳ tình huống nào xảy ra trong ,ngoài hệ thống.

- Tính tin cậy: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải đảm bảo tính chính xác thông tin được xử lý trong hệ thống, nhờ đó đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng giữa các hoạt động và nhiệm vụ của các hoạt động trong doanh nghiệp.

- Tính kinh tế: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải được tổ chức sao cho chi phí bỏ ra là thấp nhất nhưng phải đạt hiệu quả cao nhất.

- Tính bí mật: Việc tổ chức bộ máy quản lý phải đảm bảo kiểm soát được hệ thống thông tin, thông tin không được rò rỉ ra ngoài iều đó sẽ quyết định sự tồn tại và phát triển của mỗi doanh nghiệp.

1.3 Nội dung của bộ máy quản lý doanh nghiệp

Tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp có rất nhiều nội dung, bao gồm các nội dung chủ yếu:

Việc xác định mục tiêu, nhiệm vụ, chức năng mà bộ máy quản lý cần hướng tới và đạt được Mục tiêu của bộ máy quản lý phải thống nhất với mục tiêu sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

- Việc xác định cơ cấu tổ chức quản lý theo khâu và cấp quản lý phải phụ thuộc vào quy mô của bộ máy quản lý và hệ thống các chức năng nhiệm vụ đã xác định và việc phân công hợp tác lao động quản lý Trong cơ cấu quản lý có hai nội dung thống nhất nhau, đó chính là khâu quản lý va cấp quản lý.

Người LĐ tuyến 1 Người LĐ tuyến 2

Các đối tượng Qlý Các đối tượng Qlý

- Việc xác định mô hình quản lý: Mô hình quản lý là sự định hình tất cả quan hệ của một cơ cấu quản lý và trong đó xác định các cấp, các khâu và mối liên hệ thống nhất giữa chúng trong một hệ thống quản lý, truyền thống có mô hình quản lý theo kiểu trực tuyến, theo kiểu chức năng, theo kiểu tham mưu và các kiểu phối hợp giữa chúng.

- Việc xây dựng lực lượng nhằm thực hiện các chức năng quản lý căn cứ vào quy mô sản xuất kinh doanh, từ đó mới có thể xác định được quy mô của bộ máy quản lý và trình độ của lực lượng lao động và những phương thức sắp xếp họ trong guồng máy quản lý, vào mô hình tổ chức được áp dụng, vào loại công nghệ quản lý được áp dụng và vào tổ chức và thông tin ra quyết định quản lý.

2 Những mô hình và nguyên tắc tổ chức bộ máy quản lý.

2.1 Những mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý: a Mô hình được cơ cấu theo kiểu trực tuyến. Đây là một kiểu cơ cấu tổ chức đơn giản nhất, trong đó có cấp trên và cấp dưới Cơ cấu này tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện chế độ thủ trưởng, người lãnh đạo phải chịu hoàn toàn trách nhiệm về kết quả công việc của người dưới quyền.

Sơ đồ1: Cơ cấu tổ chức theo kiểu trực tuyến Đặc điểm cơ bản của cơ cấu này là người lãnh đạo thực hiện tất cả những chức năng quản lý, hoàn toàn chịu trách nhiệm về hệ thống mà mình

Vai trò, sự cần thiết phải hoàn thiện bộ máy quản lý

1 Vai trò của tổ chức bộ máy quản lý.

Một tổ chức muốn tồn tại và phát triển thì trước tiên mỗi con người không thể hành động riêng lẻ mà cần phối hợp những lỗ lực cá nhân để hướng tới những mục tiêu chung Quá trình tạo ra của cải vật chất và tinh thần cũng như đảm bảo cuộc sống an toàn cho xã hội ngày càng được thực hiện trên quy mô lớn với tính phức tạp ngày càng cao đòi hỏi phải có sự phân công hợp tác của những con người trong tổ chức.

Trong sản xuất kinh doanh cũng vậy, mỗi doanh nghiệp đều thực hiện những mục tiêu nhất định, mà để thực hiện được các mục tiêu đó đòi hỏi phải có lực lượng điều hành toàn bộ quá trình sản xuất Đó chính là lực lượng lao động quản lý trong doanh nghiệp và hình thành lên bộ máy quản lý Để đảm bảo sự thống nhất trong điều hành sản xuất kinh doanh thì mỗi doanh nghiệp ít nhất phải có một thủ trưởng trực tiếp chỉ đạo lực lượng quản lý để thực hiện các nhiệm vụ: bố trí, sắp xếp nhân viên quản cho phù hợp với từng nhiệm vụ cụ thể nhằm đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng giữa các thành viên trong tổ chức, nhằm khai thác khả năng chuyên môn sáng tạo của mỗi thành viên trong việc thực hiện các mục tiêu để thực hiện các mục tiêu đề ra như tăng năng suất lao động, hạ giá thành

Như vậy, Trong mỗi doanh nghiệp nếu không có cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý thì không có một lực lượng nào có thể tiến hành nhiệm vụ quản lý, và không có quá trình sản xuất nào được thực hiện nếu không có cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý.

Từ những lập luận trên cho ta thấy rõ vai trò quan trọng của cơ cấu tổ chức bộ máy, nó quyết định toàn bộ quá trình hoạt động của tổ chức Cơ cấu tổ chức gọn nhẹ, linh hoạt, phù hợp với yêu cầu của tổ chức sẽ giúp cho việc thực hiện các nhiệm vụ một cách nhanh chóng và đạt hiệu quả cao Ngược lại nếu một tổ chức không phù hợp với đều kiện mới, nhiều bộ máy chồng chéo nhau sẽ dẫn đến sự trì trệ, mâu thuẫn và kém hiệu quả Chính vì thế cần phải đánh giá mức độ hợp lý của một tổ chức, một cơ cấu tổ chức được coi là hợp lý không chỉ đủ các bộ phận cần thiết để thực hiện các chức năng của tổ chức mà phải có một tập thể mạnh với những con người đủ phẩm chất, năng lực để thực hiện các chức năng nhiệm vụ được giao.

Mặt khác, sự tồn tại của bộ máy quản lý còn thể hiện sự tồn tại của chính doanh nghiệp đó Nó như chất keo dính để liên kết các yếu tố sản xuất lại với nhau theo sự thống nhất, có phương hướng rõ ràng; đồng thời làm cho hoạt động của doanh nghiệp ổn định, thu hút được mọi người tham gia và có trách nhiệm với công việc hơn.

Trong doanh nghiệp có rất nhiều chức năng quản lý đảm bảo cho quá trình quản lý được thực hiện trọn vẹn và không bỏ sót Để đảm nhiệm hết các chức năng quản lý đó cần có sự phân công lao động quản lý, thực hiện chuyên môn hoá Bộ máy quản lý doanh nghiệp tập hợp những người có trình độ cao trong doanh nghiệp Việc sử dụng hợp lý các kế hoạch lao động của các cán bộ và nhân viên quản lý, sự phân chia công việc cho nhân viên quản lý phù hợp và có trình độ thực sự sẽ góp phần hoàn thành nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

2 Sự cần thiết phải hoàn thiện bộ máy quản lý.

2.1 Tính tất yếu việc hoàn thiện bộ máy quản lý

Hoạt động kinh tế các doanh nghiệp, tổ chức phải có bộ máy quản lý chuyên, tinh,linh hoạt gọn nhẹ và để thực hiện quá trình quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh một cách có hiệu quả nhất. Đối với bất kỳ một doanh nghiệp nào thì mục tiêu hoạt động lớn nhất chính là lợi nhuận Nhưng muốn đạt hiệu quả cao nhất trong kinh doanh thì đòi hỏi nhà quản lý phải trau rồi cả về lý luận và thực tiễn Chính vì vậy mà công việc của hệ thống phải thường xuyên điều tra, phân tích, tính toán, cân nhắc, lựa chọn và soạn thảo phương án kinh doanh tối ưu sao để cho với chi phí thấp nhất mà mang lại hiệu quả cao nhất.

Trong công tác quản lý là một trong những nhân tố quyết định sự phát triển của hệ thống Mà để thực hiện được công tác quản lý tốt thì phải xuất phát từ một bộ máy quản lý ổn định và thích hợp Do đó hoàn thiện bộ máy quản lý là nhân tố quan trọng đảm bảo thực hiện có hiệu quả sản xuất kinh doanh, không ngừng nâng cao năng suất lao động của doanh nghiệp.

2.2 Hoàn thịên bộ máy quản lý có liên quan chặt chẽ đến chiến lược kinh doanh của tổ chức

Hoàn thiện bộ máy theo hướng chuyên, tinh gọn nhẹ và có hiệu lực: Để đáp ứng được những yêu cầu của hoạt động sản xuất kinh doanh trong cơ chế thị trường khắc nghiệt như hiện nay cũng như để phát huy được hết vai trò, năng lực lãnh đạo và quản lý đối với mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của hệ thống thì việc hoàn thiện bộ máy theo hướng chuyên, tinh, gọn nhẹ là một tất yếu.

Hoàn thịên tổ chức bộ máy theo hướng chuyên tinh nghĩa là thường xuyên, chuyên sâu và có chọn lọc Tính gọn nhẹ thể hiện sự vừa đủ chi tiết, thành phần không rườm rà, không thừa, không thiếu và có tỉ trọng nhỏ, có hiệu lực thể hiện khả năng đi đến kết quả, được mọi người thực hiện một cách nghiêm chỉnh.

Bộ máy quản lý là lực lượng duy nhất có thể tiến hành nhiệm vụ quản lý Nó chỉ phát huy được sức mạnh khi nó phù hợp với yêu cầu của thực tiễn, còn không thì nó lại trở thành lực lượng làm kìm hãm sự phát triển của tổ chức Hoàn thiện bộ máy quản lý, làm cho bộ máy quản lý có hiệu lực hơn, hoàn thiện nhiệm vụ quản lý phù hợp với quy mô sản xuất kinh doanh, thích ứng với mọi đặc điểm kinh tế, kỹ thuật của doanh nghiệp.

Ngày nay trong nền kinh tế thị trường, một doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển thì cần có một bộ máy hiệu quả trong hoạt động Mặt khác hoàn thiện bộ máy quản lý sẽ làm cho bộ máy quản lý tinh giảm, gọn nhẹ mà tính hiệu lực vẫn cao.

2.3 Đối với Công ty đầu tư phát triển LICOGI 18

Như bất cứ một doanh nghiệp nào, mục tiêu hoạt động lớn nhất của Công ty cũng là lợi nhuận Do vậy hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí ở Công ty là rất cần thiết, nhất là trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt như hiện nay

Mặt khác sản phẩm của Công ty đòi hỏi phải có tính cạnh tranh cao trên thị trường cả về chất lượng, mẫu mã sản phẩm và tiến độ giao hàng Và để đạt được điều đó thì cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí có vai trò rất quan trọng Nó là điều kiện đủ quyết định sự thành công của Công ty trên thương trường.

Cán bộ quản lí của Công ty có trình độ và năng lực rất cao, mà công tác quản lí là một trong những nhân tố quyết định sự phát triển của hệ thống Do vậy để tận dụng tốt nguồn lực sẵn có và để họ làm tốt công việc của mình thì đòi hỏi phải có một bộ máy quản lí ổn định và thích hợp Do vậy hoàn thiện bộ máy quản lí ở Công ty là nhân tố quan trong thực hiện có hiệu quả sản xuất kinh doanh và không ngừng nâng cao năng suất lao động của Công ty.

Thực trạng tổ chức bộ máy quản lý của công ty đầu tư phát triển Licogi 18

QUÁ TRèNH HèNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CễNG TY

1.Quá trình hình thành và phát triển của Công ty CP ĐẦU TƯ PHÁT TRIỂN 18 (CID18 )

Công ty CP ĐT PT 18 là một đơn vị thành viên thuộc Công ty Cổ phần đầu tư và xây dựng số 18 được Sở kế hoạch và đầu tư Tỉnh Vĩnh Phúc cấp giấy chứng nhận Đăng ký kinh doanh ngày 12 tháng 7 năm 2008 hoạt động về lĩnh vực xây dựng dân dụng, công nghiệp, cầu đường thuỷ lợi và một số lĩnh vực khác chủ yếu là thi công cầu đường.

Công ty Cổ phần đầu tư phỏt triển số 18 tiền thân là Công ty xây dựng số 18-thuộc Tổng Công ty phát triển hạ tầng (Licogi) được thành lập ngày 19 tháng 5 năm 1961 Tháng 01/2006 thực hiện chủ trương đổi mới doanh nghiệp của Đảng và Nhà nước Công ty xây dựng số 18 đã chuyển đổi từ Doanh nghiệp nhà nước thành Công ty cổ phần đầu tư và xây dựng số 18 có trụ sở số 245 - Đường Nguyễn Trãi – Phường Thanh Bình – TP HảI Dương Công ty CP ĐT

PT số 18 đã thi công rất nhiều công trình như Nhà máy điện Uông Bí, Cầu Thủ Thiêm Sài Gòn, Nhiệt điện Phả Lại, Cầu vượt đường sắt Phúc Yên – Vĩnh Phúc.

Do nền kinh tế Việt nam có sự chuyển đổi nên lãnh đạo Công ty CP ĐT

PT số 18 đã quyết định thành lập Công ty CPĐTPT 18 chuyên thi công Cầu, đường là chủ yếu nâng tổng số các đơn vị thành viên trong Công ty Licogi 18 lên 6 đơn vị (Licogi 18.1, Licogi 18.3, Licogi 18.5, Licogi 18.6, Khách sạn Asean Hạ Long và Liên doanh sản xuất tấm lợp fiprô xi măng Phả lại – Hải Dương).

CID 18 mới thành lập và đi vào hoat động từ ngày 19 tháng 7 năm2008

Cố vấn Trợ lý nhân sự

Phòng kinh doanh GĐ điều hành Phòng TC kế toán

Quản đốc Nhà máy Phòng kỹ thuật

Tên giao dịch: Công ty CPĐT Phỏt Triển 18 ( CID 18) Địa chỉ: Tiền Phong – Mờ Linh – Hà Nội

Ngành nghề hoạt động chính: thi công xây dựng cầu đường.

Phân tích thực trạng bộ máy quản lý của Công ty

1 Mô hình cơ cấu tổ chức hiện nay của công ty.

Mô hình cơ cấu tổ chức này của công ty đựơc tổ chức theo kiểu trực tuyến chức năng với chế độ một thủ trưởng được miêu tả như sơ đồ Theo sơ đồ này thì TGĐ được sự giúp đỡ tích cực của các phòng ban về tất cả các quyết định kinh doanh nên công việc tiến triển hiệu quả hơn, mệnh lệnh từ TGĐ đã được thực hiện nhanh chóng và có hiệu quả hơn Bên cạnh đó cơ cấu mô hình còn có những hạn chế như bộ phận Trợ lí nhân sự và bộ phận cố vấn bố trí như vậy là chưa hợp lí

2 Tổ chức các bộ phận chức năng trong công ty:

2.1 Khối cơ quan Công ty

Biểu 4: Cơ cấu hiện tại của ban giám đốc

Stt Chức năng nhiệm vụ Tuổi Ngành đào tạo chuyên môn

1 TGĐ 55 Xõy dựng Trên đại học

2 GĐ điều hành 52 Xõy dựng Trên đại học

3 Quản đốc nhà máy 45 Xõy dựng Trên đại học a Tổng giám đốc của công ty có:

+ Tự chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị về kết quả sản xuất kinh doanh của công ty, chăm lo đời sống cán bộ công nhân viên của công ty.

+Là lãnh đạo công ty thực hiện tốt các chức năng, nhiệm vụ được Hội đồng quản trị thông qua.

+ Trực tiếp chỉ đạo cung cấp nguồn lực thực hiện dự án quản lý chất lượng.

+ Và ban hành quy chế quản lý nội bộ công ty và bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức danh quản lý của công ty.

+ Hoàn toàn chịu trách nhiệm lãnh đạo toàn diện các mặt hoạt động sản xuất kinh doanh và đời sống văn hoá toàn công ty.

+ Những lĩnh vực lãnh đạo: Công tác tổ chức cán bộ; công tác kinh tế tài chính; Công tác đầu tư, định hướng chiến lược của công ty; công tác tuyển dụng lao động và tổ chức thi đua khen thưởng. b Giám đốc điều hành:

- Về chức năng: Trực tiếp phụ trách phòng kỹ thuật, phòng vật tư và chỉ đạo giám sát nhà máy.

+ Thiết kế sản phẩm, dự tính định mức vật tư, dự toán giá thành

+ Lập kế hoạch sản xuất về các đầu công việc, vật tư, tiến độ và chuyển giao kế hoạch cho quản đốc nhà máy để triển khai sản xuất, cho phòng kinh doanh để tiến hành nhập khẩu, mua vật tư và thầu phụ.

+ Tổng hợp và phê duyệt hồ sơ về khối lượng các công việc đã hoàn thành theo hợp đồng và chuyển cho phòng kế toán thanh toán hợp đồng.

+ Lập quy trình và cơ chế nhằm theo dõi, kiểm soát quá trình thực hiện dự án.

+ Chịu trách nhiệm về tiến độ triển khai chất lượng sản phẩm và an toàn lao động.

+ Và lập báo cáo về tình hình sản xuất, thực hiện hợp đồng, báo cáo giờ công hực hiện các công việc khác theo chỉ đạo củaTGĐ.

- Trong báo cáo: Giám đốc điều hành báo cáo thực hiện nhiệm vụ cho TGĐ và chịu sự giám sát của TGĐ.

- Các mối quan hệ của giám đốc điều hành:

+ Mối quan hệ với bên ngoài : Chịu trách nhiệm chính với khách hàng về việc triẻn khai thực hiện các hạng mục công việc theo đúng hợp đồng đã được phòng kinh doanh bàn giao; Quan hệ với các trưng tâm nghiên cứu và trường học nhằm cập nhật và thu nhận các thông tin về khoa học công nghệ, tuyển dụng, đào tạo cán bộ kỹ thuật và đào tạo nghề.

+ Trong mối Quan hệ với phòng kinh doanh: Giữ vai trò là đầu mối quan hệ với khách hàng trong triển khai hợp đồng; Cung cấp về tiến độ thực hiệncông việc triển khai hợp đồng nhằm phối hợp đảm bảo đáp ứng tốt nhất yêu cầu của khách hàng; Cung cấp thông tin về năng lực sản xuất để phòng kinh doanh lên kế hoạch kinh doanh.

+ Mối quan hệ với phòng kỹ thuật: Trưởng phòng kỹ thuật báo cáo tực tiếp cho Giám đốc điều hành, kiểm duyệt, lập dự toán, triển khai các hợp đồng của phòng kỹ thuật; Giám sát chỉ đạo phòng kỹ thuật trong việc lập kế hoạch, tiến hành phê duyệt thầu phụ.

+ Quan hệ với nhà máy: Quản đốc nhà máy báo cáo trực tiếp cho Giám đốc điều hành, GĐĐH cung cấp cho nhà máy tất cả các yêu cầu kỹ thuật, khối lượng công việc, thời gian hoàn thành, định mức tiêu tthụ vật tư để triển khai

2 2 hợp đồng; Kiểm tra và phê duyệt, nghiệm thu khối lượng công việc hoàn thành của nhà máy để hoàn tất hồ sơ nghiệm thu hợp đồng. c Quản đốc Nhà máy.

+ Khi nhận hồ sơ từ Giám đốc điều hành và thực hiện chế tạo sản phẩm, lắp đặt theo thông số kỹ thuật và khối lượng được giao vào số hợp đồng kiểm tra dữ liệu thông tin đến.

+ Trong kiểm tra, giám sát về chất lượng và thực hiện tiến độ các đầu công việc của nhà máy theo kế hoạch được giao.

+ Tiến hành triển khai thực hịên tiến độ các đầu công việc của nhà máy theo kế hoạch được giao.

+ Tiến hành triển khai thực hiện các hợp đồng vận chuyển trên cơ sở hợp đồng nguyên tắc, xin ý kiến chỉ đạo của Giám đốc điều hành về các vấn đề phát sinh, các công việc xưởng không thực hiện được cần thuê thầu phụ.

+ Quyết định về nhu cầu văn phòng phẩm của Nhà máy theo đề xuất của kế toán, kiêm hành chính nhà máy.

+ Quản lý thiết bị trong xưởng: Lập hồ sơ bảo dưỡng, sửa định kỳ các máy móc công cụ, thiết bị đo lường và thiết bị vận chuyển, lập biên bản sự cố thiết bị.

+Quản lý kho vật tư và nhận hàng nhập khẩu từ phòng vật tư theo đúng yêu cầu phòng kỹ thuật đưa ra.

+ Bàn giao sản phẩm cho khách hàng, dán nhãn mác, bao gói sản phẩm, lập hồ sơ thủ tục giao hàng.

+ Kiểm tra định kỳ an toàn lao động và lập kế hoạch dự trù bảo hộ lao động.

+ Lập báo cáo về an toàn lao động và chất lượng sản phẩm theo yêu cầu của Giám đốc điều hành.

+ Tổng hợp khối lượng công việc hoàn thành của nhà máy, hoàn thành hồ sơ về khối lượng công trình để chuyển giao cho Giám đốc điều hành về những vấn đề phát sinh nhân sự nhà máy.

+ Quyết định các công việc triển khai sản xuất của nhà máy nhằm đảm bảo thực hiện tốt các công việc được Giám đốc điều hành giao.

+ Quyết định những hợp đồng thầu phụ và vận chuyển với những công việc hiện tại thường có giá trị thấp (dưới 1 triệu đồng)

+ Quản lý nhân sự trong nhà máy: Tổ chức phân công công việc, theo dõi đánh giá nhân sự nhà máy.

+ Chịu sự giám sát và thẩm quyền báo cáo của Giám đốc điều hành.

- Mối quan hệ của quản đốc Nhà máy.

+ Với phòng kinh doanh: Nhận hàng do phòng kinh doanh nhận về; báo cáo Giám đốc điều hành về các vấn đề sai lệch về tiêu chuẩn, số lượng, chất lượng hàng nhập kho.

+ Với giám đốc điều hành: Báo cáo tiến độ, báo cáo giờ công, báo cáo về các sự cố phát sinh, phối hợp với cán bộ phụ trách dự án của phòng kỹ thuật để trỉên khai hợp đồng; lập hồ sơ khối lượng công việc hoàn thành trình Giám đốc điều hành phê duyệt để tiến hành thanh lý hợp đồng.

Cơ cấu phòng kỹ thuật

Phòng vật tư và thiết bị

+ Tiến hành nghiên cứu, theo dõi thu thập thông tin thị trường vật tư để nắm được thông tin thị trường và các xu hướng biến động của giá cả.

+ Lập và thường xuyên cập nhật để bổ sung danh sách các nhà cung cấp trong và ngoài nước, giữ mối liên hệ với các nhà cung cấp để nắm được các sản phẩm, dịch vụ họ có thể cung cấp.

+ Lập kế hoạch mua vật tư và thiết bị cho Nhà máy, căn cứ vào dự trù vật tư cho các hợp đồng do phòng kỹ thuật cung cấp, căn cứ vào nhu cầu thiết bị và thực trạng vật tư dự trữ trong kho do quản đốc Nhà máy đề xuất, rồi căn cứ vào khả năng cung ứng và các điều kiện thị trường để tiến hành để xuất lập kế hạch mua vật tư và trang bị cho Nhà máy, cho từng hợp đồng sản xuất khác.

+ Lập và đề xuất quy trình mua sắm vật tư thiết bị phù hợp với chính sách mua sắm vật tư, thiết bị của công ty.

+Lập báo cáo tuần và hàng tháng gửi Giám đốc điều hành và TGĐ. + Thực hiện các công việc khác theo chỉ đạo của TGĐ.

+ Lập kế hoạch mua vật tư

+ Tham mưu cho TGĐ và Giám đốc điều hành trong việc lựa chọn nhà cung cấp hoặc trực tiếp lựa chọn khi được uỷ quyền.

+ Tham gia thương thảo giá cả và các điều kiện mua cùng với TGĐ và Giám đốc điều hành

+ Ký các đơn hàng mua vật tư, thiết bị và dụng cụ được uỷ quyền. -Quan hệ bên trong Công ty:

+ Phối với kế toán để làm các thủ tục mua vật tư thiết bị, cung cấp cho nhà cung cấp.

+ Phối hợp với phòng kỹ thuật và Nhà máy để kịp thời xác định các yêu cầu về vật tư, thiết bị và những phát sinh về các yêu cầu này.

Hiện nay thì phòng Vật tư và thiết bị chỉ do một cán bộ đảm nhận Cán bộ này có trách nhiệm đảm bảo cung cấp vật tư và thiết bị cho toàn Công ty. Cán bộ này là kỹ sư xây dựng, có khả năng làm việc với cường độ cao, năng động, sáng tạo và quyết toán trong công việc Phòng vật tư và thiết bị này còn gặp những khó khăn và vướng mắc trong công việc nhập kho, phân phối vật tư và giúp cán bộ trong công tác lên kế hoạch mua vật tư và cung cấp vật tư cho Nhà máy làm hạn chế đến quá trình sản xuất và chất lượng sản phẩm.

Ngoài các phòng ban trên Công ty còn có thêm hai bộ phận nữa, đó là bộ phận trợ lý nhân sự và bộ phận cố vấn trong đó:

* Bộ phận trợ lý nhân sự với chức năng: Trợ lý TGĐ trong các vấn đề về thực hiện các phương án sắp xếp, cải tiến tổ chức sản xuất, quản lý, đào tạo bồi dưỡng, tuyển dụng và điều phối sử dụng hợp lý thực hiện đúng đắn các

3 2 chế độ chính sách đối với cán bộ công nhân viên, nhằm đáp ứng yêu cầu ổn định và phát triển của Công ty Còn nhiệm vụ của trợ lý nhân sự gồm:

+ Thực hiện các chức năng nhận xét cán bộ, thực hiện công tác nâng lương giúp TGĐ giải quyết đúng đắn, hợp lý chính sách lao động tiền lương cũng như các chế độ chính sách khác đối với cán bộ công nhân viên.

+ Cùng các phòng ban chức năng khác nghiên cứu đề xuất biện pháp giải quyết đơn thư khiếu lại, khiếu tố khi cần thiết.

+ Có phương án chăm sóc, bảo vệ sức khoẻ, khám và điều trị bệnh cho cán bộ công nhân viên.

+ Nghiên cứu đề xuất các phương án tổ chức sản xuất và quản lý, hướng dẫn, đôn đốc việc thực hiện chức trách và quan hệ lề lối công tác giữa các đơn vị, phòng ban theo điều lệ tổ chức hoạt động của Công ty và các quy chế chức năng cụ thể khác.

+ Khi nghiên cứu xây dựng, đề xuất tổ chức thực hiện quy hoạch, đề bạt cán bộ, công tác tuyển dụng, đào tạo tay nghề, bổ sung cán bộ công nhân đáp ứng nhu cầu sản xuất và quản lý của Công ty.

Bộ phận này hiện nay chỉ do một cán bộ đảm nhận, với độ tuổi 42, trình độ đào tạo không đúng chuyên môn nghiệp vụ đang làm, nhưng có kinh nghiệm lâu năm trong vấn đề trang bị bảo hộ lao động và các vấn đề an toàn lao động.

*Bộ phận cố vấn: Bộ phận cố vấn của Công ty do hai giảng viên đại học đảm nhiệm với nhiệm vụ cố vấn cho TGĐ về quy trình sản xuất và các thiết bị mới Trực tiếp hướng dẫn nhân viên kỹ thuật và marketing trong việc thiết kế bản vẽ và các hình thức quảng cáo sản phẩm của Công ty Sở dĩ Công ty hình thành bộ phận này vì do đặc tính riêng của sản phẩm cần phải cập nhật thông tin công nghệ mới và hướng dẫn đội ngũ nhân viên kỹ thuật thực hiện tốt các bản vẽ Bộ phận cố vấn này đã giúp cho sản phẩm của Công ty đảm bảo về chất lượng và đáp ứng đây đủ các yêu cầu của khách hàng trong và ngoài nước.

Quản đốc và phó quản đốc Nhà máy

Tổ xõy dựng Quy hoạch

Khối đơn vị sản xuất trực tiếp

Có thể mô tả khối sản xuất trực tiếp của công ty qua sơ đồ sau:

Tất cả các tổ sản xuất chịu sự quản lí và giám sát trực tiếp của quản đốc và phó quản đốc Nhà máy Trong mỗi tổ đều có người tổ trưởng có trình độ và chuyên môn cao, trực tiếp giám sát và hướng dẫn các thành viên trong tổ thực hiện tốt nhiệm vụ của mình, ngoài ra còn đôn đốc công nhân thực hiện tốt công tác bảo hộ lao động Hiện nay số công nhân trực tiếp sản xuất dưới nhà máy là 59 người với trình độ tay nghề từ bặc 4/7 trở lên và độ tuổi trung bình là 35 tuổi Với đội ngũ công nhân lành nghề như vậy nên sản phẩm của công ty luôn đạt chất lượng cao và thực hiện đúng tiến độ giao hàng Tuy khối sản xuất đã chia thành các tổ như vậy nhưng quá trình thực hiện còn nhiều bất cập vì quy trình sản xuất của công ty chưa hoàn chỉnh, chưa có nội quy lao động, không có cán bộ nhân sự dưới Nhà máy vì thế mà các vấn đề về tiền lương, tiền thưởng có đôi lúc bị chậm, người công nhân chưa có ý thức chấp hành trang bị bảo hộ lao động.

Quá trình phân tích trên ta thấy, trình độ đào tạo của toàn Công ty là rất cao Với quy mô lao động không nhiều ( chỉ hơn 80 người) nhưng trình độ của nhân viên văn phòng đạt 100% đại học và trên đại học, công nhân trực tiếp sản xuất có trình độ từ trung cấp trở lên, có kinh nghiệm nhiều năm trong nghề Mặt khác độ tuổi lao động của toàn Công ty còn rất trẻ, thể hiện sự năng động, sáng tạo trong công việc vì thế công ty đã từng bước trinh phục được khách hàng trong và ngoài nước với sản phẩm chất lượng cao và giá cả cạnh tranh nhất.

Đánh giá, phân tích công tác tổ chức bộ máy quả lý của Công ty

3.1 Phân tích số lượng, kết cấu và trình độ của lao động quản lý

3.1.1 Phân tích về số lượng lao động quản lý:

Lao động quản lý không trực tiếp tạo ra sản phẩm, do vậy vấn đề đặt ra đối với mỗi doanh nghiệp là phải bố trí một cách hợp lý sao cho chỉ với một tỷ lệ nhỏ trong tổng số lao động toàn Công ty nhưng vẫn hoàn thành tốt công việc được giao nhằm tiết kiệm tối đa chi phí bỏ ra và mang lại hiệu quả cao trong công tác quản lý.

Kết quả nghiên cứu của các doanh nghiệp làm ăn có hiệu quả thì trung bình tỷ lệ lao động quản lý so với tổng số lao động toàn công ty là tối ưu khi nó chiếm khoảng từ 9% đến 12% (với điều kiện lao động quản lý phải làm việc theo đúng chức năng và có tinh thần làm việc cao).

Biểu 8: Cơ cấu lao động quản lý của Công ty Đơn vị tính: Người.

Bảng trên ta thấy tổng số cán bộ công nhân viên của Công ty qua các năm đều tăng Tuy nhiên lao động quản lý chiếm tỷ lệ không đều qua các năm: Năm 2008là 25% đến năm 2003 là 27.5% Qua số liệu hai năm 2008 và

2010 ta thấy tỷ lệ lao động quản lý của công ty có xu hướng tăng Sở dĩ tỷ lệ lao động quản lý của Công ty tăng do Công ty đang hình thành các phòng ban với chức năng riêng biệt, do văn phòng giao dịch và Nhà máy của công ty nằm xa nhau nên số lượng lao động gián tiếp tăng theo các năm Mặt khác trang thiết bị và máy móc của Công ty rất hiện đại, người công nhân lao động

3 6 trên dây truyền máy móc hiện đại, tự động nên lao động trực tiếp của Công ty có xu hướng giảm.

3.1.2 Phân tích kết cấu của lao động quản lý.

Năm 2010 lao động quản lý của công ty là 22 người Nếu phân loại lao động quản lý theo chức năng thì lao động quản lý kinh tế chiếm 5 người đạt 23.7%, lao động quản lý hành chính chiếm 7 người đạt 32.3% Qua số liệu trên ta thấy tỷ trọng lao động quản lý kỹ thuật chiếm tỷ trọng cao nhất, sau đó đến lao động quản lý hành chính và thấp nhất là lao động quản lý kinh tế Đây là những những tỷ lệ tương đối hợp lý đối với một Công ty cơ khí xây dựng. Đặc điểm của Công ty là một doanh nghiệp chuyên sản xuất thiết bị nâng hạ và kết cấu thép nên đòi hỏi luôn phải có một đội ngũ lao động kỹ thuật mạnh vì đội ngũ lao động này quyết định chất lượng và mẫu mã của sản phẩm Muốn sản phẩm tiêu thụ được mạnh hơn thì Công ty cần có một lực lượng lao động kinh doanh có năng lực và chuyên môn cao, nhất là trong nền kinh tế thị trường hiện nay với sự cạnh tranh gay gắt quyết định sự sống còn của doanh nghiệp.

3.1.3 Phân tích về trình độ của lao động quản lý.

Trình độ đào tạo của lao động quản lý Công ty rất cao, với 100% cán bộ có trình độ đại học và trên đại học bao gồm: 1 tiến sĩ máy xây dựng, 1 tiến sĩ kết cấu, 1 thạc sĩ điện và điều khiển, 3 kỹ sư xây dựng và máy xây dựng, 4 kỹ sư cơ khí, 2 kỹ sư công nghệ hàn, 2 kỹ sư động lực và 8 cử nhân các ngành kinh tế, tài chính, ngân hàng Với trình độ lao động quản lý như vậy Công ty cần tổ chức tốt bộ máy quản lý theo hướng chuyên tinh, gọn nhẹ, phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của công ty Tuy nhiên để phát triển mạnh hơn nữa, đối mặt với sự cạnh tranh khốc liệt của thị trường thì đội ngũ cán bộ cần phải cố gắng hơn nữa, không ngừng nâng cao trình độ và chuyên môn của mình

3.2 Điều kiện làm việc của lao động quản lý

3.2.1 Tổ chức nơi làm việc.

Cơ quan của Công ty nằm khu đụ thị mới tiền phong _Mê Linh, Hà Nội.

Trên cơ quan các cán bộ lãnh đạo như TGĐ, trợ lý nhân sự, các trưởng phòng đều có phòng làm việc riêng, được trang bị đầy đủ bàn làm việc, máy vi tính, máy điện thoại, máy điều hoà Dưới nhà máy có văn phòng, phòng ăn và các kho dự trữ thiết bị và vật liệu, Giám đốc điều hành có phòng làm việc riêng Còn Quản đốc, phó quản đốc, phòng kỹ thuật, phòng vật tư và bộ phận văn thư kế toán dưới Nhà máy thì tập trung tại văn phòng nên nơi làm việc có chặt hẹp do phải kê nhiều bàn ghế và máy tính

Phòng chức năng, mỗi người đều được bố trí bàn làm việc riêng với đầy đủ trang bị phục vụ cho từng chức năng Diện tích các phòng ban thường nhỏ mà số người trong mỗi phòng lại nhiều nên các bàn làm việc phải kê sát nhau, không có bàn tiếp khách riêng gây bất tiện trong việc đi lại và tiếp khách tại phòng Kích cỡ và chủng loại bàn ghế ở một vài phòng không thống nhất, nhiều khi gây nên cảnh quan không đẹp mắt.

3.2.2 Điều kiện làm việc của lao động quản lý:

Lao động quản lý là lao động trí óc, trong quá trình làm việc những hao phí của người lao động chủ yếu là trí lực và những căng thẳng về thần kinh tâm lí Vì vậy điều kiện làm việc của lao động quản lý có sự khác biệt so với loại lao động khác. a ánh sáng, màu sắc:

Lao động quản lýlàm việc phần lớn theo phương thức ghi chép, cập nhật, xử lý thông tin nên đòi hỏi lượng ánh sáng phù hợp để không ảnh hưởng tới thị lực và sức khoẻ.

Nghiên cứu cho thấy mỗi phòng đều được trang bị đầy đủ đèn ống ,đảm bảo độ sáng cho phòng làm việc Tuy vậy nếu mất điện thì chỉ có những bàn

3 8 đủ ánh sáng cần thiết, các phòng đều quét sơn màu xanh hoặc trắng Chính vì vậy các phòng nên được quét sơn lại màu vàng nhạt bởi màu này ảnh hưởng tốt tới lao động trí óc. b Về thẩm mỹ lao động:

Qua nghiên cứu cho thấy Công ty không quan tâm nhiều đến thẩm mỹ lao động, vì cơ quan của Công ty rất nhỏ, đó là một ngôi nhà hai tầng Văn phòng nhà máy vì diện tích nhỏ nên không có chỗ cho những lọ hoa và cây cảnh, Công ty không có phòng tiếp khách riêng mà nó được bố trí tại tầng một của cơ quan - nơi có một số cán bộ và nhân viên làm việc nên việc tiếp khách không được thoả mái Công ty cần có những bình hoa ở trong mỗi phòng chức năng và bàn tiếp khách, chân cầu thang nên có một chậu cây cảnh để tạo cảnh quan cho Công ty. c Về tiếng ồn:

Trong hoạt động trí óc thì đòi hỏi phải yên tĩnh, tập trung tư tưởng Vì cơ quan của Công ty nằm trống nên tiếng ồn do bên ngoài gây ra rất ít, văn phòng Nhà máy được cánh âm tốt nên tiếng ồn sản xuất không có ảnh hưởng gì nhưng do nơi làm việc còn hạn chế nên việc đi lại của nhân viên có phần ảnh hưởng tới hiệu quả làm việc của cán bộ quản lý. d Bầu không khí và tâm lí làm việc:

Trong bầu không khí tâm lí là nhân tố tác động rất lớn đến kết quả làm việc của lao động quản lý Do đặc trưng của lao động quản lý là lao động trí óc nên thường xuyên phải làm việc tập trung và căng thẳng Như vậy nếu cộng thêm một môi trường mà mọi mối quan hệ đều lạnh nhạt thì sẽ tạo ra sự căng thẳng rất lớn và từ đó ảnh hưởng xấu tới hiệu quả công việc Thực tế cho thấy mối quan hệ giữa các thành viên rất thân mật và cởi mở, mọi người đều giúp đỡ nhau hoàn thành công việc Tuy nhiên mối quan hệ giữa các phòng ban đôi khi còn thiếu nhịp nhàng.

4 Kết quả đánh giá hoạt động của Công ty trong những năm gần đây:

Một số đánh giá chung về hiệu quả hoạt động bộ máy quản lý của Công ty

- Chưa có nội quy lao động hoàn chỉnh toàn Công ty nên các vấn đề như là đi làm muộn, nghỉ không có lí do chính đáng vẫn tồn tại; Công nhân sản xuất chưa thực hiện tốt các vấn đề về thực hiện an toàn trong sản xuất.

- Các văn phòng nhà máy tập trung quá nhiều bộ phận, gây ra cảm giác chật hẹp ảnh hưởng đến hiệu quả công việc của cán bộ và nhân viên.

- Còn nhiều công việc mà người cán bộ làm không đúng chuyên môn và chức năng của mình, làm cho kết quả của công việc đó không cao.

5 Một số đánh giá chung về hiệu quả hoạt động bộ máy quản lý của Công ty.

Vì công ty có cơ cấu tổ chức bô máy theo kiểu trực tuyến chức năng, và nó cũng thể hiện sự phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty. Với cơ cấu này, Công ty đã tận dụng được mọi tính ưu việt của việc hướng dẫn công tác qua các chuyên gia kỹ thuật và cán bộ nghiệp vụ chuyên môn ở các phòng ban chức năng.Ưu điểm của kiểu công tác quản lý này là công tác quản lý được chuyên môn hoá cao: Mỗi bộ phận, mỗi phòng ban đảm nhiệm một phần công việc nhất định, Vận dụng được khả năng, trình độ chuyên sâu của cán bộ quản lý, giảm được gánh nặng cho TGĐ Công ty có đội ngũ cán bộ có năng lực, có kinh nghiệm, có những cán bộ đã trải qua thực tế nhiều lần, có tầm nhìn chiến lược, có đủ năng lực đảm nhận vị trí mà công ty giao phó Công ty đang tiến hành những biện pháp để hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý và nhiệm vụ của từng người trong các phòng ban và quy trình sản xuất dưới nhà máy.

Tuy nhiên bộ máy quản lý của Công ty vẫn tồn tại một số hạn chế như: Một số cán bộ công nhân viên chưa thực sự đáp ứng được yêu cầu của công việc dẫn đến sự phối hợp giữa các bộ phận không được nhịp nhàng, một số cán bộ và nhân viên phải đảm nhận quá nhiều công việc nên nhiều lúc có sự bế tắc trong công việc do phải làm quá nhiều việc và làm không đúng chuyên môn của mình Vì vậy Công ty cần phân bố lại nhiệm vụ chức năng và cần đào tạo, đào tạo lại, bồi dưỡng trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho họ Nếu cần thiết thì có thể tuyển thêm nhân viên và thay thế cán bộ quản lý để đáp ứng những đòi hỏi khách quan của hoạt động sản xuất kinh doanh trong giai đoạn hiện nay; Công ty chưa có những chính sách khuyến khích lao đông quản lý học hành, cử đi học nước ngoài và thuê chuyên gia nước ngoài đến giảng dạy để đội ngũ lao động của công ty có thể thích ứng và vận dụng nhanh chóng công nghệ mới vào công tác quản lý và sản xuất kinh doanh của Công ty; Công ty chưa có chính sách thu hút những người lao động trẻ, có trình độ đào tạo cao, nhiệt tình, năng động và thích ứng nhanh với sự thay đổi của môi trường cạnh tranh Tuy quy mô sản xuất kinh doanh của Công ty không lớn nên cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý có tính linh động cao nhưng Công ty không nên thay đổi cơ cấu tổ chức qản lý và cán bộ quản lý theo hàng tháng mà có thể thay đổi cơ cấu tổ chức quản lý theo từng quý hoặc hàng năm để giảm sự xáo chộn về cơ cấu tổ chức và cán bộ quản lý chưa có đủ thời gian để phát huy năng lực của mình Công ty cần xây dựng phòng Hành chính để chuyển trợ lý nhân sự về phòng này dưới sự chỉ đạo của TGĐ chứ không phải chỉ là trợ lý nhân sự cho TGĐ.

Tóm tắt lại, Công ty cần phải hoàn thiện hơn nữa trong công tác tổ chức

4 2 được thực hiện tốt hơn nhằm phát huy được những ưu điểm và hạn chế những tồn tại tạo ra thế mạnh mới để Công ty ngày càng phát triển với sản phẩm đáp ứng được các yêu cầu ngày càng khắt khe của khách hàng trong và ngoài nước.

Giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý ở Công ty Đầu tư và phát triển licogi 18

Mục tiêu và phương hướng hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý

1 Các mục tiêu cơ bản của việc hoàn thiện bộ máy quản lý của Công ty

Công ty gồm có ban giám đốc, các phòng ban chức năng, văn phòng Nhà máy và các tổ sản xuất Về cơ bản thì Công ty đã có những đổi mới hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lí nhằm điều hành sản xuất kinh doanh đảm bảo những yêu cầu và nhiệm vụ đặt ra Song như phân tích ở trên thì bộ máy quản lí của Công ty còn tồn tại những hạn chế cần khắc phục Hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lí phải đảm bảo thực hiện được một số yêu cầu sau:

- PhảI đảm bảo phát huy vai trò của bộ máy quản lí Công ty trong điều hành sản xuất kinh doanh và tuân theo các quy định của pháp luật Đồng thời nâng cao tính năng động, gọn nhẹ của bộ máy quản lí, đem lại hiệu quả cao hơn, làm cho các chỉ tiêu của Công ty tăng lên như chỉ tiêu: Năng suất lao động, tiết kiệm quỹ lương, giảm chi phí trong quá trình sản xuất.

- Xây dựng cơ cấu gọn nhẹ, phản ứng linh hoạt trong bất kỳ tình huống nào xảy ra, các quyết định được thực hiện nhanh chóng hơn, khắc phục tình trạng trùng lặp hoặc chia cắt chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, tìm kiếm được nhiều khách hàng và nhiều bản thầu., đảm bảo việc làm và thu nhập cho người lao động.

- Đảm bảo mối quan hệ chỉ đạo giữa ban giám đốc, các phòng ban, văn phòng Nhà máy, tổ chức sản xuất tạo nên một khối quản lí thống nhất hoạt động nhịp nhàng với nhau.

- Gắn việc kiện toàn tổ chức với việc sắp xếp cán bộ, tổ chức, đào tạo thi nâng bậc, đào tạo lại đội ngũ cán bộ Chuẩn bị một đội ngũ cán bộ kế cận bằng cách đổi mới.

- Chức danh, nhiệm vụ của từng bộ phận công nhân viên được xác định rõ ràng, sắp xếp lao động đúng người đúng việc, đảm bảo điều kiện làm việc cho người lao động.

Tóm lại việc hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lí sẽ giúp Công ty nâng cao hiệu lực quản lí, cải thiện điều kiện làm việc, kích thích hoạt động lao động sản xuất kinh doanh, tạo uy tín của Công ty với hai đối tác liên doanh và với khách hàng, thu hút được nhiều nhân tài có khả năng đảm nhận được một khối lượng công việc lớn, chất lượng sản phẩm được đảm bảo.

2 Các yêu cầu của việc hoàn thiện bộ máy quản lý:

-Kiểm soát chặt trên cơ sở vốn liên doanh và Hội đồng quản trị, sự kiểm soát chặt chẽ tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty.

- Bộ máy quản lý phải chuyên tinh, gọn nhẹ, không cồng kềnh, phát huy tối đa nguồn lực, nâng cao hiệu quả hoạt động với chi phí thấp nhất.

3 Những điểm cần lưu ý khi hoàn thiện bộ máy qản lí của công ty

- Khi hoàn thiện bộ máy quản lí tránh tình trạng cấp dưới chịu hai hệ thống quyền lực tạo lên một sự chồng chéo, cấp dưới không biết phải thực hiện theo hệ thống quyền lực nào.

- Khi hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lí phải chú ý đến việc phân công rõ ràng nhiệm vụ và chức năng của cán bộ và nhân viên trong từng phòng ban.

- Việc hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý đi đôi với việc nâng cao nguồn vốn của Công ty và đổi mới thiết bị công nghệ phục vụ cho quá trình sản xuất

4 Hoàn thiện bộ máy quản lí trên cơ sở.

Công ty liên doanh nên việc hoàn thiện bộ máy quản lí phải dựa trên

44 động có hiệu quả nhất, đảm bảo đời sống cho người lao động trong mọi tình huống, mọi điều kiện của nền kinh tế thị trường.

P kinh doanh PTổ chức hành chính P Tchính kế toán

Phòng kỹ thuật Phòng vật tư

Một số phương pháp hoàn thiện bộ máy quản lí tại Công ty

1 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí.

Một bộ máy quản lí là trung tâm đầu não chỉ huy toàn bộ hoạt động của tổ chức, do vậy nó ảnh hưởng rất lớn đối với sự tồn tại và phát triển của tổ chức Qua một thời gian tìm hiểu về bộ máy quản lí của Công ty, em đưa ra ý kiến nhỏ để thay đổi một phần cơ cấu tổ chức cũ với mong muốn nâng cao hiệu quả quản lí của bộ máy quản lí.

Sơ đồ 6: Mô hình cơ cấu tổ chức mới của Công ty

Mô hình này cơ cấu tổ chức bộ máy vẫn đảm bảo được chế độ một thủ trưởng Cơ cấu này nói rõ những ưu điểm như: Việc nắm bắt thông tin giữaTGĐ với Giám đốc điều hành và các phòng ban chức năng được thực hiẹn nhanh chóng hơn, giảm bớt được rất nhiều, giảm bớt được rất nhiều sự dối giữa mệnh lệnh và thông tin giữa các bộ phận trực tuyến với bộ phận chức năng TGĐ Công ty nhận được sự giúp đỡ tích cực của các phòng ban và các

4 6 quyết định kinh doanh tiến triển có hiệu quả hơn, mệnh lệnh từ TGĐ sẽ được thực hiện nhanh chóng và có hiệu lực hơn.

Biểu 9: Cơ cấu hiện tại ban giám đốc Công ty

Ngành đào tạo Trình độ chuyên môn

1 Tổng G Đốc KS.Xõy dựng Trên ĐH C C Trung cấp

2 GĐĐiều Hành KS.Xõy dựng Trên ĐH C C Sơ cấp

3 QĐốcNhàmáy Ks.xd Trên ĐH C C Sơ cấp

Bảng trên ta thấy cơ cấu Ban Giám đốc tương đối hợp lí với quy mô và tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty Tuy nhiên để hoàn thiện một cách tối ưu, đáp ứng được những đòi hỏi của cơ chế thị trường thì Ban giám đốc cần bổ sung thêm Giám đốc kinh doanh (vị trí này do trưởng phòng kinh doanh kiêm nhận) vì Công ty chỉ sản xuất theo đơn đặt hàng và đấu thầu nên vai trò của Giám đốc kinh doanh là rất lớn, mặt khác Trưởng phòng kinh doanh có đủ năng lực và trình độ về kinh doanh do đã từng tham gia vào các khoá đào tạo về quản trị, về Marketing, giao tiếp tiếng Anh và sử dụng tin học thành thạo Vì thế để tận dụng tiềm lực sẵn có và khích lệ nhân viên Công ty nên đề bạt Trưởng phòng kinh doanh làm Giám đốc kinh doanh và chỉ đạo các các mối quan hệ của Công ty với thị trường bên ngoài.

Biểu 10: Đề xuất cơ cấu Ban Giám đốc mới

Stt Chức năng nhiệm vụ Ngành đào tạo TĐ chuyên môm Ngoại ngữ Tin học Trình độ

1 TGĐ Ks Xây dựng Trên ĐH C C Trungcấp

2 GĐ kinh doanh Ks Xây dựng ĐH C C Sơ cấp

3 GĐ Điều hành Ks Xây dựng Trên ĐH C C Trungcấp

4 QĐ Nhà máy Ks Xây dựng Trên ĐH C C Trungcấp

1.2 Cơ cấu các phòng ban mới

Khi so với mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy cũ của Công ty thì trong mô hình mới ta sẽ có thêm Phòng tổ chức hành chính và bỏ hai bộ phận đó là: bộ phận trợ lí nhân sự và bộ phận cố vấn Sở dĩ như vậy vì bộ phận nhân sự có vai trò rất quan trọng đối với mỗi tổ chức, và bộ phận này phải thực hiện các công việc theo sự chỉ đạo của TGĐ và tham mưu cho TGĐ trong các vấn đề về tiền lương, lao động Mặt khác kế toán trưởng không thể làm tốt khi kiêm cả công việc của một kế toán trưởng và các công việc thuộc về bộ phận hành chính Do vậy công ty cần phải bổ sung thêm phòng Tổ chức hành chính, dưới sự chỉ đạo của TGĐ và tham mưu cho TGĐ các vấn đề về tổ chức bộ máy, sắp xếp nơi làm việc, tuyển dụng lao động và có quyền thay mặt TGĐ trong một số trường hợp nếu được sự uỷ quyền của TGĐ Khi hình hành nên phòng này thì trợ lí nhân sự của công ty chuyển sang làm trưởng phòng hành chính dữ Do nhiệm vụ và chức năng của phòng Tổ chức hành chính tương đối nhiều, mà cán bộ nhân sự này không được đào tạo đúng chuyên môn nghiệp vụ do vậy mọi công việc được tiến hành còn nhiều gượng ép, mặt khác độ tuổi của cán bộ nhân sự này khá cao là 42 tuổi nên không phù hợp với việc đào tạo thêm Do vậy Công ty cần tuyển thêm một cán bộ nhân sự được đào tạo đúng chuyên môn , nghiệp vụ để cùng với cán bộ cũ thực hiện tốt các chức năng và nhiệm vụ trong phòng Còn về bộ phận cố vấn đo không làm việc thường xuyên tại Công ty nên không nhất thiết cần phải thể hiện trên mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Để thấy rõ sự cần thiết của việc bổ sung phòng Tổ chức hành chính ta đi tìm hiểu về chức năng và nhiệm vụ của phòng Tổ chức hành chính:

+ TGĐ Côngty trong việc thực hiện các phương án sáp xếp , cải tiến tổ chức sản xuất, quản lý, đào tao bồi dưỡng, tuyển dụng, quản lí và điều phối thực hiện đúng đắn các chế độ chính sách đối với cán bộ công nhân viên

+ Giúp TGĐ điều hành và chỉ đạo thống nhất tập trung những công việc trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Là chiếc cầu nối trong quan hệ công tác với cấp trên, cấp dưới, ngang cấp và chính quyền nhân dân địa phương và ngược lại Thực hiện tốt nhiệm vụ trưyền tin, truyền mệnh lệnh của lãnh đạo một cách nhanh chóng và đảm bảo chính xác.

+ Quản lí toàn bộ nhà cửa và trang thiết bị của cơ quan Công ty đảm bảo các điều kiện làm việc cơ sở vật chất, không ngừng cải tiến và mua sắm những trang thiết bị văn phòng tiên tiến, hợp lý đưa vào sử dụng phục vụ công việc.

+ Nghiên cứu, đề xuất và tổ chức các phương án tổ chức sản xuất quản lý Hướng dẫn, đôn đốc việc thực hiện chế độ chức trách và quan hệ lề lối công tác giữa các đơn vị , phòng ban theo thể lệ tổ chức hoạt động của Công ty và các quy chế chức năng cụ thể.

+ Nghiên cứu xây dựng, đề xuất tổ chức thực hiện quy hoạch, đề bạt các bộ, thực hiện công tác tuyển dụng, đào tạo, nâng cao năng lực tay nghề, bổ sung cán bộ công nhân viên, điều phối hợp lý, quản lý tốt hồ sơ, giải quyết đúng đắn việc thuyên chuyển, kỷ luật, nghỉ chế độ theo lao động, các nghị định, pháp pháp lệnh, chính sách đối với người lao động.

+ Tiến hành thực hiện chức năng nhận xét cán bộ, thực hiện công tác nâng lương Giúp TGĐ giải quyết đúng đắn, hợp lí chính sách lao động tiền lương cũng như các chế độ chính sách khác đối với cán bộ công nhân viên.

+ Cùng các phòng ban chức năng khác nghiên cứu đề xuất biện pháp, giải quyết đơn thư khiếu lại, khiếu tố khi cần thiết.

+ Tổng hợp các văn bản.

+ Quản lý các công tác giấy tờ và tổ chức tốt công tác văn thư và công tác lưu trữ.

+ Việc quản lý sử dụng con dấu của Công ty đúng nội quy, quy định của Nhà nước và pháp luật cũng như của Hội đồng quản trị và Công ty đề ra.

+ Làm tốt công tác quản trị, hành chính để đảm bảo cho bộ máy cơ qua hoạt động có hiệu quả.

+ Làm tốt công tác quản trị, hành chính để đảm bảo cho bộ Nhà máy của công ty tại Tây Mỗ - Từ Liêm - Hà Nội.

+ Triển khai thực hiện tốt công tác bảo vệ, phòng chống cháy nổ trong cơ quan.

+ Thực hiện quản lý điều hành xe con phục vụ đưa đón cán bộ đi lại thay phòng kế toán.

+ Công tác phục vụ nơi làm việc của các đồng chí lãnh đạo, tiếp khách, hội họp.

+ Thực hiện mua sắm trang thiết bị văn phòng phẩm, đảm bảo điện thoại, Fax, điện nước trong cơ quan.

+ Các phương án chăm sóc, bảo vệ sức khoẻ, khám và điều trị bệnh cho cán bộ công nhân viên trong công ty.

Nghiên cứu cho thấy, hiện nay toàn Công ty chỉ có một cán bộ nhân sự. Cán bộ này tuy không được đào tạo đúng chuyên môn nghiệp vụ về quản lí nhân sự, Nhưng có rất nhiều kinh nghiệm trong công tác này Khi chuyển cán bộ này về Phòng tổ chức hành chính thì cán bộ này giữ chức trưởng phòng. Như phân tích ở trên, công việc của phòng này rất nhiều, các nhiệm vụ về lĩnh vực hành chính từ phòng tài chính kế toán chuyển sang, cộng với các công việc mà trợ lí nhân sự đang làm thì một cán bộ không thể đảm đương được hết các nhiệm vụ trong phòng Do vậy Công ty cần tuyển thêm một cán bộ nhân sự được đào tạo đúng chuyên môn nghiệp vụ vào phòng Tổ chức hành chính để hỗ trợ Trưởng phòng thực hiện tốt chức năng và nhiệm vụ của phòng và góp phần làm cho cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty có hệ thống và chuyên tinh, gọn nhẹ hơn và phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty.

2 Hoàn thiện chức năng nhiệm vụ của bộ máy quản lý:

Nói chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban trong công ty đã được kiện toàn, điều chỉnh đảm bảo tinh gọn, hiệu quả hơn trong công tác tham mưu giúp lãnh đạo Công ty quản lý điều hành Tuy nhiên để Công ty hoạt động tốt và phát triển bền vững thì giữa các phòng ban và các cấp lãnh đạo phải có mối quan hệ chặt chẽ, hỗ trợ nhau cùng chỉ đạo hoạt động sản xuất kinh doanh Chính vì vậy cần phải có đội ngũ lãnh đạo sáng suốt, chức năng nhiệm vụ của các cấp lãnh đạo phải được thống nhất, liên hệ mật thiết với nhau và không bị chồng chéo Tuy chức năng nhiệm vụ của Công ty đã được kiện toàn, nhưng Công ty chưa phân rõ được hiệm vụ của từng nhân viên trong các phòng ban nên nhiệm vụ của một số trưởng phòng phải kiêm quá nhiều dẫn đến chất lượng công việc không cao.

Thời gian tìm hiểu, nghiên cứu ở Công ty và tìm hiểu phân tích công việc của các Trưởng phòng, nay em đưa ra một số ý kiến nhằm hoàn thiện chức năng nhiệm vụ của các trưởng phòng.

+ Tổ chức, phân công, theo dõi, đánh giá công tác các nhân viên trong phòng.

+ Định giá bán, giá thầu, đàm phán và ký kết hợp đồng bán hàng và nhập khập.

+ Tạo dựng mối quan hệ với khách hàng, thực hiện nhiệm vụ và quản lý chất lượng có liên quan tới phòng kinh doanh.

+ Lập kế hoạch kinh doanh của Công ty và của phòng trình TGĐ phê duyệt.

+ Thực hiện các nhiệm vụ đấu thầu, đàm phán ký kết hợp đồng, các hoạt động xúc tiến bán hàng.

+ Liên hệ mật thiết với các phòng trong công ty để hực hiện có hiệu quả nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của toàn Công ty.

Trưởng phòng kinh doanh báo cáo việc thực hiện của mình cho TGĐ.

* Các nhân viên trong phòng.

Hai nhân viên Marketing có nhiệm vụ: Thực hiện các hoạt động xúc tiến bán hàng, quảng cáo, chăm sóc khách hàng theo sự chỉ đạo của trưởng phòng; Thu thập các thông tin về đặc điểm khách hàng, các yêu cầu của khách hàng; Phục vụ công tác thiết kế, giám sát kỹ thuật thi công; Làm rõ cho khách hàng để họ trực tiếp liên hệ với phòng kinh doanh; Tìm kiếm thông tin về khách hàng và thực hiện giới thiệu sản phẩm của Công ty trên mạng; Ngoài ra thực hiện các công việc khác theo sự chỉ đạo của Trưởng phòng.

Ngày đăng: 18/07/2023, 15:47

w