Hoàn thiện kế toán mua hàng tại công ty cổ phần sản xuất xuất nhập khẩu dệt may

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Khoa kế toán LỜI MỞ ĐẦU Cuộc cách mạng khoa học công nghệ phát triển với tốc độ vũ bão, đưa tới đột biến tăng trưởng kinh tế quốc gia đưa xã hội loài người bước vào kỷ nguyên - kỷ nguyên văn minh trí tuệ Trong bối cảnh xu hướng quốc tế hố tồn cầu hố địi hỏi tất yếu tất quốc gia giới Việt Nam ngoại lệ Hồ vào xu hướng hội nhập ấy, để tiến nhanh, tiến kịp thời đại Việt Nam cần phải phát huy lợi vốn có Là quốc gia có dân số khoảng 80 triệu, thu nhập bình quân đầu người thấp lợi lớn Việt Nam có lực lượng lao động dồi với giá nhân công rẻ Bởi vậy, phát triển công nghiệp dệt may giai đoạn đầu quá trình cơng nghiệp hố, đại hố đất nước có vai trị đặc biệt quan trọng Việt Nam Ngoài việc sản xuất hàng tiêu dùng thiết yếu cho nhân dân, tạo công ăn việc làm cho hàng triệu người lao động xã hội, xuất hàng dệt may cịn góp phần làm tăng kim ngạch xuất quốc gia Hàng dệt may đứng thứ hai tổng kim ngạch xuất Việt Nam, sau dầu thô Trong những năm gần hàng dệt may trở thành số mặt hàng xuất có giá trị lớn Việt Nam Công ty cổ phần sản xuất xuất nhập dệt may đơn vị thuộc tập đồn dệt may Việt Nam Cơng ty sản xuất kinh doanh mặt hàng dệt may quần áo, phụ liệu may mặc để phục vụ thị trường nước Cơng ty cịn tham gia xuất sản phẩm dệt may thị trường nước EU, Nhật Bản, Hàn Quốc… Đối với bất kỳ một doanh nghiệp nào đó tham gia vào hoạt động kinh doanh đều cùng một mục đích là lợi nhuận, để thu được lợi nhuận cao và đáp ứng được thị hiếu của khách hàng thì câu hỏi đặt đối với mỗi SV: Trần Thị Huế GVHD: Th.s Phạm Thị Minh Hồng Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Khoa kế toán doanh nghiệp là làm cung cấp tới tay người tiêu dùng những sản phẩm tốt nhất với giá cả phải và phù hợp với thị hiếu của khách hàng Vì vậy khâu mua hàng là một khâu quan trọng không thể thiếu chu trình kinh doanh của bất cứ một đơn vị kinh doanh nào Hiểu rõ được tầm quan trọng của quá trình mua hàng vậy em đã chọn Đề tài: "Hoàn thiện kế toán mua hàng tại Công ty Cổ phần Sản Xuất Xuất Nhập Khẩu Dệt May" để viết chuyên đề thực tập tốt nghiệp Chuyên đề thực tập tốt nghiệp của em được chia làm chưong sau: Chương 1: Đặc điểm và tổ chức quản lý hoạt động mua hàng tại Công ty Cổ phần Sản Xuất Xuất Nhập Khẩu Dệt May Chương 2: Thực trạng kế toán mua hàng tại Công ty Cổ phần Sản Xuất Xuất Nhập Khẩu Dệt May Chương 3: Hoàn thiện kế toán mua hàng tại Công ty Cổ phần Sản Xuất Xuất Nhập Khẩu Dệt May Do sự hiểu biết của em vẫn còn hạn chế Chuyên đề thực tập tốt nghiệp của em vẫn còn thiếu sót Em rất mong nhận được sự góp ý của cô hướng dẫn Phạm Thị Minh Hồng và các anh chị phòng Tài chính kế toán Công ty Cổ phần Sản Xuất Xuất Nhập Khẩu Dệt May để chuyên đề thực tập tốt nghiệp của em được hoàn thiện Hà Nội, Ngày10 tháng 06 năm2010 Sinh viên thực hiện Trần Thị Huế SV: Trần Thị Huế GVHD: Th.s Phạm Thị Minh Hồng Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Khoa kế toán CHƯƠNG ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỒNG MUA HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT XUẤT NHẬP KHẨU DỆT MAY 1.1 Đặc điểm hoạt động mua hàng tại Công ty Cổ phần Sản Xuất Xuất Nhập Khẩu Dệt May 1.1.1 Mô tả danh mục hàng mua của công ty Công ty Cổ phần Sản Xuất Xuất Nhập Khẩu Dệt May là đơn vị trực thuộc tập đoàn dệt may Việt Nam Công ty kinh doanh các mặt hàng, sản phẩm của ngành dệt may, các mặt hàng kinh doanh của Công ty rất đa dạng và phong phú Số lượng mặt hàng mà Công ty tiến hành thu mua cung cấp cho khách hàng phong phú đa dạng, số lượng mặt hàng đa dạng phụ thuộc vào đơn đặt hàng khách hàng Trong tháng 3/2009 số lượng hàng hóa mà Cơng ty tiến hành thu mua 60 mặt hàng chia thành 11 nhóm hàng hóa, 11 nhóm hàng hóa sau: Sợi, Hóa chất, Hạt nhựa, Bông xơ, Khăn bông, Vải, Màng, Thiệt bị, Quần áo, Màn, Mắc nhựa Sau em xin đưa danh mục hàng hóa, nhóm hàng hóa mà Cơng ty tiến hành thu mua tháng 3/2010 sau: SV: Trần Thị Huế GVHD: Th.s Phạm Thị Minh Hồng Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Khoa kế toán Danh mục hàng mua tháng 3/ 2010 Nhóm hàng hóa Tên hàng hóa Sợi Sợi NE 20/1 cotton Sợi Sợi PE 45 Trà Lý Sợi Sợi Thúy Đạt … Hóa chất Hóa chất nhập khẩu H202 Hàn Quốc Hạt nhựa Hạt nhựa nguyên sinh Bông, Xơ Bông nhập khẩu Xơ FOMOSA Khăn Bông Khăn xuất khẩu Vải Vải Khánh Hòa Màng Màng chống thấm Thiết bị Thiết bị giáo dục Thiết bị khí Quần Áo Áo khoác xuất khẩu Quần Áo Áo Vét Quần Áo Đồng phục … Màn Màn tuyn 10/10 Màn tuyn Rêu dệt may … Mắc nhựa Mắc nhựa 484K Mặc nhựa 6212 … SV: Trần Thị Huế GVHD: Th.s Phạm Thị Minh Hồng Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Khoa kế toán Công ty có một hệ thống kho tàng để bảo quản hàng hóa Sau em xin trích dẫn danh mục một số tên kho của Công ty: Bảng 2: Danh mục kho của Công ty Mã kho Tên kho KCN Kho chi nhánh KCTY Kho công ty KH 25 1MK Kho công ty 20 Lĩnh Nam KHCH1 Kho cửa hàng số KHGB003 Kho gửi bán - cửa hàng Việt Tiến KHDV Kho dịch vụ cho thuê KHDA3 Kho tạm phòng XTTM và dự án: hàng nhập khẩu … … KHGB004 Kho gửi bán cửa hàng số Mã Mây- số Hoàng Hoa Thám KHGB01 Kho gửi bán cửa hàng Vũ Tuấn Anh- TM 1.1.2 Phân loại, phân nhóm và cách mã hóa hàng hóa tại Công ty Cổ phần Sản Xuất Xuất Nhập Khẩu Dệt May Công ty kinh doanh các mặt hàng phục vụ cho ngành Dệt may đó mặt hàng kinh doanh của Công ty hết sức phong phú và đa dạng vậy để quản lý hàng hóa mua về cho tốt và phục vụ việc quản lý hàng hóa cho dễ dàng và đạt hiệu quả cao nhất Để đáp ứng được đầy đủ các yêu cầu về quản lý hàng hóa mua về thì các nhân viên phòng Tài chính kế toán của Công ty đã xây dựng một cách khoa học hợp lý cách phân loại, phân nhóm và cách mã hóa hàng hóa của Công ty để đáp ứng yêu cầu quản lý hàng hóa cho vừa dễ dàng chính xác và đáp ứng kịp thời, đầy đủ, chính xác các thông tin cho nhà quản lý nhà quản lý yêu cầu SV: Trần Thị Huế GVHD: Th.s Phạm Thị Minh Hồng Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Khoa kế toán Thị trường thu mua hàng hóa của Công ty là rất phong phú, đa dạng Công ty vừa thu mua hàng hóa của các doanh nghiệp nước và thu mua hàng hóa ở thị trường nước ngoài đó phân nhóm hàng hóa thì để cho đơn giản kế toán sẽ phân hàng mua theo thị trường thu mua hàng hóa Tại Công ty Cổ phần Sản Xuất Xuất Nhập Khẩu Dệt May để tiện cho việc theo dõi hàng hóa thì kế toán đã phân hàng hóa mua vào thành nhóm đó là: Hàng hóa thu mua ở thị trường nội địa và hàng hóa nhập khẩu từ nước ngoài Đối với mỗi nhóm hàng hóa thu mua ở nhóm thị trường nêu thì mỗi nhóm lại chia hàng hóa thành các loại khác theo đặc điểm, công dụng của mỗi loại hàng hóa như: Loại hàng Sợi, Bông, Hạt Nhựa,Mắc nhựa, Vải, Khăn Bơng, Hóa chất,… Do Cơng ty khinh doanh các mặt hàng hết sức phong phú và đa dạng đó khối lượng hàng hóa mà Công ty thu mua là rất lớn vì vậy để đơn giản cho việc hạch toán thì mỗi kế toán của công ty sẽ theo dõi vài loại hàng hóa của công ty theo cả nhóm thị trường thu mua nước và nhập khẩu Ví dụ một chị phòng kế toán sẽ được giao quản lý loại hàng mua là Sợi và Hạt nhựa nguyên sinh thì chị này sẽ chịu trách nhiệm quản lý mặt hàng từ việc tiếp nhận chứng từ, kiểm tra chứng từ, hạch toán và bảo quản lưu trữ chứng từ, chịu trách nhiệm đối với nhà quản lý về tính đầy đủ, chính xác, hợp lý về chứng từ, sổ sách kế toán về mặt hàng mà mình theo dõi Và để đảm bảo cho việc theo dõi và quản lý hàng hóa thì kế toán sẽ tiến hành mã hóa hàng hóa cho dễ nhớ nhất, hầu hết kế toán của Công ty mã hóa hàng hóa theo chữ cái đầu của hàng hóa chữ đầu tên công ty cung cấp hàng hóa đó, mã hóa hàng hóa theo số phương án kinh doanh, số hợp đồng kinh tế thu mua hàng hóa Sau em xin đưa bảng mã hóa số mặt hàng mà Công ty tiến hành thu mua tháng 3/2010 SV: Trần Thị Huế GVHD: Th.s Phạm Thị Minh Hồng Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Khoa kế toán Bảng 2: Bảng mã hóa hàng hóa Cơng ty tiến hành thu mua tháng 3/2010 STT Mã hàng hóa Tên hàng hóa 4HC022 Hóa chất nhập H202 HN043 Hạt nhựa nhập SHT Sợi Hòa Thọ SHNOI Sợi Hà Nội LNĐ001 Lụa Nam Định VTQ Vải Tuấn Quang … … … 20 KBVG Khăn Bơng Vĩnh Giang 21 TCTT Thảm cói xuất Tuấn Trung 22 BT Bông Tanzania 23 TBCK Thiết bị khí … … … 55 MĐTH Máy đo thể hình 56 LCB Lõi búp 57 TSH Tôn Sông Hồng 58 URE1 Pha dam URE Thu Thảo 59 TBL Than Bắc Lạng 60 48.3019 Sợi NE 20/1 cott X3 1.1.3 Thị trường thu mua hàng hóa tại Công ty Cổ phần Sản Xuất Xuất Nhập Khẩu Dệt May Công ty Cổ phần Sản Xuất Xuất Nhập Khẩu Dệt May thu mua hàng hóa ở thị trường nước và cả thị trường nước ngoài SV: Trần Thị Huế GVHD: Th.s Phạm Thị Minh Hồng Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Khoa kế toán - Đối với thị trường nước thì hàng hóa mà công ty tiến hành thu mua Sợi, loại, hàng thời trang, quần áo BHLĐ, phục vụ cho ngành công nghiệp nước, đơn vị ngành xây dựng,  giao thông vận tải số ngành khác… - Với thị trường nước ngoài Công ty tiến hành thu mua các loại hàng hóa sau: + Nhập thiết bị máy móc cho  nghành dệt may nghành cơng nghiệp + Nhập loại nguyên liệu phục vụ cho nghành công nghiệp khác giấy kraft để sản xuất bao bì xi măng, PVC nội thất cho ngành xây dựng… + Hóa chất thuốc nhuộm từ Singapore, Indonesia, Hàn Quốc, Trung Quốc, Đài Loan + Bông xơ từ Châu Phi, Mỹ, Australlia, Uzebekistan, Hạt nhựa nguyên sinh từ Hồng Kông,… 1.1.4 Đặc điểm luân chuyển hàng mua tại Công ty Cổ phần Sản Xuất Xuất Nhập Khẩu Dệt May Công ty phần Sản Xuất Xuất Nhập Khẩu Dệt May vừa là doanh nghiệp sản xuất vừa là doanh nghiệp thương mại với mặt hàng kinh doanh rất phong phú đa dạng Công ty hoạt động chủ yếu lĩnh vực thương mại đó khâu thu mua hàng hóa là một khâu hết sức quan trọng chu trình kinh doanh của Công ty Quy trình thu mua hàng hóa của Công ty được mô tả theo sơ đồ sau: Sơ đồ 1: Quy trình thu mua hàng hóa Đơn đặt hàng của khách hàng SV: Trần Thị Huế Tìm nguồn hàng Ký hợp đồng Nhập kho hàng hóa GVHD: Th.s Phạm Thị Minh Hồng Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Khoa kế toán Tại Công ty Cổ Phần Sản Xuất Xuất Nhập Khẩu Dệt May khách hàng gọi điện tới Phòng Kinh doanh tổng hợp của công ty để đặt hàng, sau nhận được đơn đặt hàng của khách hàng thì Phòng Kế hoạch thị trường sẽ tiến hành tìm hiểu khách hàng và phòng kinh doanh tổng hợp sẽ tiến hành tìm nguồn hàng ( Nếu đơn đặt hàng đó là hàng mua mà Công ty tiến hành thu mua nội địa thì việc tìm nguồn hàng sẽ Phòng kinh doanh nội địa đảm nhiệm, còn nếu mà đơn đặt hàng đó là hàng mua mà Công ty tiến hành thu mua ở thị trường nước ngoài thì việc tìm nguồn hàng mua sẽ Phòng Kinh doanh xuất nhập khẩu thực hiện ) Sau tiến hành tìm được nguồn hàng xong thì các phòng liên quan tới việc thực hiện đơn hàng sẽ cung cấp số liệu cho phòng kế toán những thông tin về: Giá cả, số lượng, tên hàng cần mua,… khách hàng đặt mua; Những thông tin về: Giá cả, số lượng, tên hàng… mà Công ty có thể tiến hành thu mua được Sau lấy được đủ các thông tin đó thì phòng kế toán sẽ tiến hành lập phương án kinh doanh cho hợp đồng trên, phương án kinh doanh có các chỉ tiêu về: Tên hàng hóa, Số lượng, Khách hàng cung cấp, Khách hàng tiêu thụ, Hiệu quả kinh doanh,… Khi lập xong phương án kinh doanh thì phương án kinh doanh này sẽ được gửi lên cho Tổng giám đốc, Phó tổng giám đốc phụ trách nếu thấy phương án kinh doanh này có khả thi thì Công ty sẽ tiến hành ký hợp đồng với bên mua hàng Trong phương án kinh doanh ghi rõ những người thực hiện phương án kinh doanh đó Sau Công ty tiến hành ký hợp đồng với bên mua hàng hóa của Công ty, Công ty tiến hành ký kết hợp đồng với bên sẽ tiến hành cung cấp hàng hóa cho Công ty Người phụ trách thực hiện hợp đồng kinh doanh này sẽ tiến hành theo dõi quá trình thực hiện hợp đồng thu mua hàng hóa và có trách nhiệm thông báo cho bên mua hàng hóa có hàng hóa mà bên mua hàng hóa của Công ty đã đặt hàng để chuẩn bị nhận hàng SV: Trần Thị Huế GVHD: Th.s Phạm Thị Minh Hồng Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Khoa kế toán Tại Công ty dù bán theo phương thức chuyển thẳng hay xuất bán từ kho thì hàng hóa mà Công ty tiến hành thu mua đều được nhập vào kho rồi mới tiến hành xuất hàng hóa giao cho khách hàng Khi hàng hóa về nhập kho của Công ty thì mọi thủ tục được về kiểm tra hàng hóa được tiến hành một cách khoa học, hợp lý, chính xác về số lượng, chất lượng hàng hóa giữa thực tế nhập so với hóa đơn, hợp đồng kinh tế Hàng hóa sau nhập kho được bảo quản cẩn thận với hệ thống kho tàng, bến bãi của công ty và thủ kho tại mỗi kho hàng sẽ tiến hành trông giữ và bảo quản hàng mua trị trách nhiệm với nhà quản lý về hàng hóa ở kho 1.2 Tổ chức quản lý hoạt động mua hàng tại Công ty Cổ phần Sản Xuất Xuất Nhập Khẩu Dệt May Quá trình thu mua hàng hóa tại Công ty được diễn một cách nhịp nhàng, là sự kết hợp chặt chẽ giữa các phòng ban với Mỗi phòng ban, cá nhân đóng những vai trò, nhiệm vụ, chức khác quá trình thu mua hàng hóa tại Công ty Khi khách hàng gọi điện hoặc tới Công ty đặt hàng thì Phòng kế hoạch thị trường có nhiệm vụ tìm hiểu những thông tin về khách hàng, nghiên cứu thị trường thu mua hàng hóa và thị trường tiêu thụ hàng hóa của công ty Sau tìm hiểu những thông tin sơ bộ về khách hàng thì sẽ chuyển những thông tin đó cho Phòng kinh doanh Phòng kinh danh sẽ chịu trách nhiệm thực hiện công việc thu mua hàng hóa và có trách nhiệm thông báo với người mua hàng của Công ty có hàng để người mua chuẩn bị nhận hàng Với mỗi phương án kinh doanh được lập lên và nếu phương án kinh doanh đó khả thi thì Công ty sẽ tiến hành ký hợp đồng cung cấp hàng hóa cho bên đặt mua Trong mỗi phương án kinh doanh đã nêu rõ tên của người chịu trách nhiệm thực hiện hợp đồng đó, chịu trách SV: Trần Thị Huế GVHD: Th.s Phạm Thị Minh Hồng