Hoàn thiện kế toán bán hàng tại công ty cổ phần kinh doanh kim khí và vật tư tổng hợp hà nội

CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP KHOA KẾ TOÁN – ĐHKTQD LỜI M U Hoạt động kinh doanh thơng mại vốn hoạt động kinh tế đặc thù, đóng vai trò lu thông hàng hoá, đa sản phẩm đến tay ngời tiêu dùng Phạm vi hoạt động kinh doanh thơng mại rộng, bao gồm buôn bán nội địa buôn bán quốc tế Trong trình hội nhập quốc tế nay, nớc đà bớc xoá bỏ rào cản kinh tế từ kích thích hoạt động thơng mại quốc tế tạo động lực phát triển hoạt động kinh tế nớc Tuy nhiên, với cạnh tranh gay gắt thị trờng, doanh nghiệp thơng mại đứng vững Có doanh nghiệp thành công, nhng không doanh nghiệp thơng mại sau thời gian hoạt động thua lỗ nhiều dẫn đến phá sản Một vấn đề quan trọng chiến lợc sản xuất kinh doanh doanh nghiệp khâu bán hàng, giải tốt khâu này, doanh nghiệp thu hồi đợc vốn phục vụ trình tái sản xuất kinh doanh, xác định đợc kết kinh doanh thu đợc lợi nhuận Các doanh nghiệp nói chung doanh nghiệp thơng mại nói riêng áp dụng nhiều biện pháp khác để bán đợc nhiều hàng hoá, đồng thời quản lý tốt tiêu Một biện pháp quan trọng hữu hiệu phải kể đến thực tốt công tác kế toán bán hàng xác định kết kinh doanh Quản lý tốt trình bán hàng, thu hồi vốn nhanh, bù đắp đợc chi phí bỏ thu đợc lợi nhuận, tạo đà cho tăng trởng phát triển, ngợc lại, doanh nghiệp cha làm tốt khâu khó quản lý trình bán hàng, không thúc đẩy đợc hàng hoá bán ra, vòng quay vèn bÞ chËm trƠ, chi phÝ bá thu lại với hiệu thấp lÃi chí thua lỗ Qua thời gian thực tập ë Công ty cổ phần kinh doanh kim khí và võt t tụng hp Ha Nụi, đợc tìm hiểu thực tế công tác kế toán Công ty nhận thức đợc tầm quan trọng hạch toán bán hàng em đà chọn đề tài: HOAN THIấN Kấ TOAN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN KINH DOANH KIM KHÍ VÀ VẬT TƯ TỔNG HỢP HÀ NỘI” Chuyên đề gồm phần chính sau: Chương 1: Đặc điểm và tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của Công ty cổ phần kinh doanh kim khí và vật tư tởng hợp Hà Nợi CHUN ĐỀ TỚT NGHIỆP KHOA KẾ TOÁN – ĐHKTQD Chương 2: Thực trạng kế toán bán hàng tại Công ty cổ phần kinh doanh kim khí và vật tư tổng hợp Hà Nội Chương 3: Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty cổ phần kinh doanh kim khí và vật tư tổng hợp Hà Nội Trong thời gian thực tập và hoàn thiện chuyên đề tốt nghiờp, ợc giúp đỡ tận tình thõy giáo Ts: Nguyờn Hu Anh cô, chú, anh, chị phòng kế toán Cụng ty cụ phõn kinh doanh kim khí và vật tư tổng hợp Hà Nội đà giúp em hoàn thành chuyên đề Em xin chân thành cảm ơn! CHƯƠNG 1: CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP KHOA KẾ TOÁN – ĐHKTQD ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN KINH DOANH KIM KHÍ VÀ VẬT TƯ TỔNG HỢP HÀ NỘI 1.1 Đặc điểm hoạt động bán hàng của Công ty cổ phần kinh doanh kim khí và vật tư tổng hợp Hà Nội Công ty cổ phần kinh doanh kim khí và vật tư tổng hợp Ha Nụi đà triển khai áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 Bộ Tài Chính, Công ty áp dụng hình thức tổ chức công tác kế toán vừa tập trung vừa phân tán: Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh lập chứng từ đợc hạch toán đơn vị phụ thuộc, kế toán đơn vị hạch toán, ghi sổ lập báo cáo theo mẫu Công ty Định kỳ hàng tháng gửi báo cáo toán phòng kế toán Công ty để tổng hợp báo cáo toàn Công ty Riêng phòng kinh doanh Công ty trực tiếp quản lý hạch toán nên nghiệp vụ kinh tế phát sinh đợc xử lý ghi sổ kế toán phòng kế toán cđa C«ng ty Cơng ty cở phần kinh doanh kim khí và vật tư tởng hợp Hà Nợi chđ u áp dụng phơng thức bán hàng bán buôn bán le * Bán buôn hàng hóa: Công ty bán buôn hàng hóa thông qua đơn đặt hàng ký kết hợp đồng kinh tế Công ty đà chủ động lập kế hoạch mua, bán hàng hoá nhằm nâng cao hiệu kinh doanh, Công ty áp dụng chủ yếu hình thức bán buôn sau: - Bán buôn trực tiếp qua kho: Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng, phòng kinh doanh Công ty (hoặc phận kinh doanh xí nghiệp trực thuộc) viết hoá đơn GTGT theo mẫu Bộ Tài Chính quy định, đồng thời viết lệnh xuất đạo việc xuất hàng theo hợp đồng kinh tế đà ký kết Thủ kho lệnh xuất kho liên hoá đơn GTGT tiến hành giao hàng cho khách hàng lập phiếu xuất kho Khi giao hàng xong, yêu cầu khách hàng ký xác nhận vào phiếu xuất kho Định kỳ 3-5 ngày, thủ kho tập hợp chứng tõ nhËp, xt kho chun vỊ bé phËn kÕ to¸n Xí nghiệp (nếu xí nghiệp bán hàng) phòng kế toán Công ty (nếu phòng Kinh doanh Công ty bán hàng) kế toán để tiến hành ghi sổ - Bán buôn vận chuyển thẳng: Hình thức áp dụng với khách hàng có mối quan hệ làm ăn lâu dài, tơng đối ổn định khách hàng mua hàng nhập Hình thức bán hàng tiết kiệm đợc chi phí nh chi phÝ vËn chun, bèc dì, hao hơt, thuª kho b·i, chi phí tồn kho Khi nhân viênKhi nhân viên CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP KHOA KẾ TOÁN – ĐHKTQD giao nhận tiến hành tiếp nhận hàng cảng kho nhà cung cấp đồng thời tiến hành chuyển giao hàng hoá cho khách mua lập biên giao nhận hàng hoá có đầy đủ chữ ký bên liên quan Phòng kinh doanh hợp đồng viết hoá đơn GTGT chuyển cho khách mua làm để ghi sổ kế toán doanh thu, hoá đơn GTGT hàng mua làm để kế toán ghi nhận giá vốn hàng bán * Bán lẻ hàng hoá: Bán lẻ hàng hoá thờng cửa hàng thuộc xí nghiệp, chi nhánh trực thuộc Công ty thực Định kỳ tuần hơn, vào kế hoạch bán hàng trởng cửa hàng dự kiến (đà đợc Giám đốc xí nghiệp phê duyệt), thủ kho tiến hành lËp phiÕu xt kho kiªm vËn chun néi bé giao hàng cho cửa hàng nghiệp vụ bán lẻ hàng hoá phát sinh nhân viên bán hàng lập bảng kê hàng bán lẻ cho khối lợng hàng hoá đà bán kỳ Định kỳ nửa tháng, cửa hàng (thuộc xí nghiệp) gửi bảng kê bán lẻ hàng hoá với báo cáo kết kinh doanh phận kế toán Xí nghiệp để tiến hành kiểm tra, lập hoá đơn GTGT hoàn thiện chøng tõ vµ tiÕn hµnh nhËp sè liƯu Cơng ty cổ phần kinh doanh kim khí và vật tư tụng hp Ha Nụi sử dụng sách giá mềm dẻo linh hoạt nhằm thúc đẩy việc tiêu thụ hàng hoá mở rộng thị trờng Việc xác định giá bán Công ty đợc xác định dựa giá thị trờng, giá đối thủ cạnh tranh, tức giá bán hàng hoá đợc xác định phải dựa sở trị giá hàng hoá mua vào, chi phí khác có liên quan khoản lợi nhuận định cửa hàng bán lẻ, Công ty quy định mức giá bán cụ thể cho mặt hàng, sở cửa hàng linh động tự xác định giá hàng hoá bán cho phù hợp với giá thị trờng đồng thời đem lại lợi nhuận cho Tuy nhiên Công ty cha thực bán hàng có tính đến chiết khấu thơng mại, mà lại sách để khuyến khích việc mua hàng với khối lợng lớn khách hàng Phơng thức toán chủ yếu Công ty toán toán chậm trả Do đặc điểm hàng hoá mà Công ty kinh doanh để phục vụ cho nhu cầu xây dựng, sản xuấtKhi nhân viên nên khách hàng thờng mua với khối lợng lớn khả toán khách hàng thờng gặp khó khăn họ a thích phơng thức toán chậm trả Vì nghiệp vụ bán hàng Công ty, hình thức toán chậm trả chủ yếu Để quản lý chặt chẽ nguồn công nợ, không để bị chiếm dụng vốn hợp đồng bán hàng có nêu đến việc tính lÃi suất hạn Khi thực phần lÃi suất hạn đợc tính vào giá bán Tuy nhiên phần lớn lÃi suất không thu đợc khách hàng có công nợ dây da khó đòi CHUYấN ấ TễT NGHIấP KHOA Kấ TOAN HKTQD Đây khoản làm tăng chi phí Công ty Công ty phải trả lÃi vay vốn kinh doanh chủ yếu vay ngân hàng 1.1.1 Danh muc hang ban cua Cụng ty cổ phần kinh doanh kim khí và vật tư tụng hp Ha Nụi Công ty chuyên kinh doanh loại hàng hoá, sản phẩm thép, vật liệu xây dựng, nguyên vật liệu phục vụ cho hoạt động sản xuất, xây dng kinh doanh mặt hàng phụ tung, kim thông qua hệ thống cửa hàng công ty 1.1.2 Thị trường của Công ty cổ phần kinh doanh kim khí và vật tư tổng hợp Hà Nội Thị trường kinh doanh của công ty rất đa dạng hầu hết các mặt hàng của công ty đã có mặt ở hầu khắp các tỉnh thành cả nước, thị trường chủ yếu của công ty là tại khu vực Hà Nội, Hải Phòng, Tuyên Quang Công ty nhận được những hợp đồng cung cấp thép cho các công trình xây dựng lớn của nhà nước 1.1.3 Phương thức bán hàng của Công ty cổ phần kinh doanh kim khí và vật tư tổng hợp Hà Nội 1.1.3.1 Phơng thức bán buôn hàng hoá Bán buôn hàng hoá phơng thức bán hàng cho đơn vị thơng mại, doanh nghiệp sản xuất để thực bán để gia công chế biến bán Đặc điểm hàng hoá bán buôn hàng hoá nằm lĩnh vực lu thông, cha vào lĩnh vực tiêu dùng, giá trị giá trị sử dụng hàng hoá cha đợc thực Hàng thờng đợc bán theo lô hàng bán với số lợng lớn, giá bán biến động tuỳ thuộc vào khối lợng hàng bán phơng thức toán Trong bán buôn hàng hoá, thờng bao gồm phơng thức sau đây: * Phơng thức bán buôn hàng hoá qua kho Bán buôn hàng hoá qua kho phơng thức bán buôn hàng hoá mà hàng bán phải đợc xuất từ kho bảo quản doanh nghiệp Trong phơng thức có hình thức: CHUYấN ĐỀ TỚT NGHIỆP KHOA KẾ TOÁN – ĐHKTQD - B¸n buôn qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp Theo hình thức này, bên mua cử đại diện đến kho doanh nghiệp thơng mại để nhận hàng Doanh nghiệp thơng mại xuất kho hàng hóa, giao trực tiếp cho đại diện bên mua Sau đại diện bên mua nhận đủ hàng, đà toán tiền chấp nhận nợ, hàng hóa đợc xác định tiêu thụ - Bán buôn qua kho theo hình thức chuyển hàng Theo hình thức này, vào hợp đồng đà ký kết theo đơn đặt hàng, doanh nghiệp thơng mại xuất kho hàng hóa, phơng tiện vận tải thuê ngoài, chuyển hàng giao cho bên mua địa điểm đà thỏa thuận Hàng hóa chuyển bán thuộc quyền sở hữu doanh nghiệp thơng mại Số hàng đợc xác định tiêu thụ nhận đợc tiền bên mua toán giấy báo bên mua đà nhận đợc hàng chấp nhận toán Chi phí vận chuyển doanh nghiệp thơng mại chịu hay bên mua chịu thỏa thuận từ trớc hai bên Nếu doanh nghiệp thơng mại chịu chi phí vận chuyển, đợc ghi vào chi phí bán hàng Nếu bên mua chịu chi phí vận chuyển, phải thu tiền bên mua * Phơng thức bán buôn hàng hoá vận chuyển thẳng Theo hình thức này, doanh nghiệp thơng mại sau mua hàng, nhận hàng mua, không đa nhập kho mà chuyển bán thẳng cho bên mua Phơng thức thực theo hai hình thức : - Bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức giao hàng trực tiếp Theo hình thức doanh nghiệp thơng mại sau mua hàng, nhận hàng mua giao trực tiếp cho đại diện bên mua kho ngời bán Sau giao, nhận, đại diện bên mua ký nhận đủ hàng, bên mua đà toán tiền hàng chấp nhận nợ, hàng hóa đợc xác nhận tiêu thụ - Bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức chuyển hàng Theo hình thức này, doanh nghiệp thơng mại sau mua hàng, nhận hàng mua, phơng tiện vận tải thuê để vận chuyển hàng đến giao cho bên mua địa điểm đà đợc thoả thuận Hàng hoá chuyển bán trờng hợp thuộc quyền sở hữu doanh nghiệp thơng mại Khi nhận đợc tiền bên mua toán giấy báo bên mua đà nhận đợc hàng chấp nhận toán hàng hoá đợc xác định tiêu thụ CHUYấN ấ TỚT NGHIỆP KHOA KẾ TOÁN – ĐHKTQD 1.1.3.2 Ph¬ng thøc bán lẻ hàng hoá Bán lẻ hàng hoá phơng thức bán hàng trực tiếp cho ngời tiêu dùng tổ chức kinh tế đơn vị kinh tÕ tËp thĨ mua vỊ mang tÝnh chÊt tiªu dïng nội Đặc điểm hàng hoá bán lẻ là: hàng hoá đà khỏi lĩnh vực lu thông vào lĩnh vực tiêu dùng Khi đó, giá trị giá trị sử dụng hàng hoá đà đợc thực Hàng bán với số lợng nhỏ có giá bán ổn định Phơng thức bán lẻ thờng có hình thức sau: * Hình thức bán lẻ thu tiền tập trung Theo hình thức việc thu tiỊn cđa ngêi mua vµ giao hµng cho ngêi mua tách rời Mỗi quầy hàng có nhân viên thu tiền làm nhiệm vụ thu tiền khách, viết hoá đơn tích kê giao cho khách hàng để họ đến nhận hàng quầy hàng mậu dịch viên bán hàng giao Hết ca, hết ngày bán hàng, nhân viên bán hàng vào hoá đơn tích kê giao hàng cho khách kiểm kê hàng tồn quầy để xác định số lợng hàng đà bán ngày, ca sở cho việc lập báo cáo bán hàng Nhân viên thu tiền nộp tiền bán hàng cho thủ quỹ làm giấy nộp tiền * Hình thức bán lẻ thu tiền trực tiếp Theo hình thức này, nhân viên bán hàng trực tiếp thu tiền khách hàng giao hàng cho khách Hết ca, hết ngày bán hàng, nhân viên viên bán hàng nép tiỊn cho thđ q vµ lµm giÊy nép tiỊn bán hàng Sau đó, kiểm kê hàng hóa tồn quầy để xác định số lợng hàng đà bán ca, ngày lập báo cáo bán hàng * Hình thức bán hàng trả góp Theo hình thức này, ngời mua đợc trả tiền mua hàng thành nhiều lần Doanh nghiệp thơng mại, số tiền thu theo giá mua thông thờng thu thêm ngời mua khoản lÃi trả chậm * Hình thức bán hàng ký gửi, đại lý Bán hàng đại lý, ký gửi phơng thức bán hàng mà doanh nghiệp thơng mại giao hàng cho sở đại lý, ký gửi để sở trực tiếp bán hàng Bên nhận làm đại lý, ký gửi trực tiếp bán hàng, toán tiền hàng đợc hởng thù lao đại lý dới hình thức hoa hồng chênh lệch giá Số hàng chuyển giao cho CHUYấN ấ TễT NGHIấP KHOA Kấ TOAN HKTQD sở đại lý, ký gửi thuộc quyền sở hữu doanh nghiệp thơng mại Khi sở đại lý, ký gửi toán tiền hàng hay chấp nhận toán hay gửi thông báo số hàng đà bán đợc số hàng đợc coi tiêu thụ Phơng thức giúp cho doanh nghiệp khai thác thị trờng, mở rộng thị trờng mà không cần phải đầu t thêm vốn 1.2 Tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của Công ty cổ phần kinh doanh kim khí và vật tư tổng hợp Hà Nội Hoạt động bán hàng có vai trò vô cùng quan trọng đối với doanh nghiệp thương mại, nó là yếu tố quyết định sự tồn tại hay diệt vong của doanh nghiệp thương mại, chính vì vậy mà tổ chức quản lý hoạt động bán hàng cần được quan tâm hàng đầu và những người được giao nhiệm vụ quản lý hoạt động bán hàng cần phải được đào tạo và là những người có tinh thần trách nhiệm với công việc Nắm được tầm quan trọng của hoạt động bán hàng cũng công tác quản lý hoạt động bán hàng bộ máy quản lý của Công ty kinh doanh kim khí và vật tư tổng hợp Hà Nội cũng đã phân công rõ ràng và hợp lý chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận, cá nhân liên quan tới hoạt động bán hàng, cụ thể được thể hiện sau: Phòng kinh doanh: Phòng kinh doanh của công ty có chức giúp giám đốc chỉ đạo công ty kinh doanh, trực tiếp tiến hành các hoạt động nghiên cứu, thăm dò để tìm thị trường tiềm cho công ty Xây dựng kế hoạch kinh doanh hàng năm, tổng hợp tình hình thực hiện kế hoạch kinh doanh trình giám đốc Lập báo cáo định kỳ về tình hình kinh doanh của công ty Phối hợp với phòng tài chính kế toán xây dựng hệ thống giá bán phù hợp với thị trường, xúc tiến bán hàng Chức nhiệm vụ của kế toán nghiệp vụ bán hàng CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP KHOA KẾ TOÁN – ĐHKTQD - Ghi chÐp, phản ánh kịp thời, đầy đủ xác tình hình bán hàng doanh nghiệp kỳ giá trị số lợng hàng bán tổng số mặt hàng, địa điểm bán hàng, phơng thức bán hàng - Tính toán phản ¸nh chÝnh x¸c tỉng sè hµng b¸n bao gåm doanh thu bán hàng, thuế GTGT đầu nhóm hàng, hoá đơn, khách hàng, đơn vị trực thuộc (theo cửa hàng, quầy hàng) - Xác định xác giá mua thực tế lợng hàng đà tiêu thụ, đồng thời phân bổ chi phí thu mua cho hàng tiêu thụ để xác định kết bán hàng - Kiểm tra, đôn đốc tình hình thu hồi quản lý tiền hàng, quản lý khách nợ; theo dõi chi tiết theo khách hàng, lô hàng, số tiền khách hàng nợ, thời hạn toán tình hình nợ - Tập hợp đầy đủ, xác, kịp thời khoản chi phí bán hàng thực tế phát sinh kết chuyển (hay phân bổ) chi phí bán hàng cho hàng tiêu thụ, làm để xác định kết kinh doanh - Cung cấp thông tin cần thiết tình hình bán hàng, phục vụ cho việc đạo, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp tham mu cho lÃnh đạo biện pháp nhằm thúc đẩy trình tiêu thụ CHNG 2: CHUYấN ấ TỐT NGHIỆP KHOA KẾ TOÁN – ĐHKTQD THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN KINH DOANH KIM KHÍ VÀ VẬT TƯ TỔNG HỢP HÀ NỘI 2.1 Kế toán doanh thu 2.1.1 Chứng từ và thủ tục kiểm toán:  Chøng tõ sư dơng C¸c chøng từ ghi sổ kế toán cần đợc kiểm tra phân loại trớc ghi sổ kế toán Tùy theo phơng thức tiêu thụ, hình thức bán hàng, hạch toán tiêu thụ hàng hoá sử dụng chứng từ kế toán sau: - Hoá đơn GTGT - Hoá đơn bán hàng - Báo cáo bán hàng - Thẻ quầy hàng - Giấy nộp tiền - Bảng kê bán lẻ hàng hoá, dịch vụ - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội - Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý - Bảng toán hàng đại lý, ký gửi - Bảng kê nhận hàng toán hàng ngày - Các chứng từ khác có liên quan (hoá đơn, chứng từ đặc thù) Ti khon sử dụng thủ tục kiểm toán  TK 156 - Hàng hoá Tài khoản dùng để phản ánh giá trị có tình hình tăng, giảm hàng hoá doanh nghiệp thơng mại dịc vụ sở sản xuất có tổ chức hoạt động kinh doanh hàng hoá Kết cấu tài khoản nh sau: 10