Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý hàng hóa tồn kho cho cửa hàng

Bộ Giáo dục Đào tạo Trường Đại học Kinh tế Quốc dân oOo Tài liệu phân tích thiết kế Đề án: Xây dựng hệ thống quản lý hàng hóa tồn kho Giáo viên hướng dẫn : Th.S Nguyễn Thị Thúy Sinh viên thực : Nguyễn Ngọc Kiên Lớp :Tin học kinh tế 44B Hà Nội - 2005 PhầnI Mở đầu Thế giới ngày có nhiều phát triển mạnh mẽ công nghệ thông tin (CNTT) Từ tiềm thông tin trở thành tài nguyên thực sự, trở thành sản phẩm hàng hoá xã hội tạo thay đổi to lớn lực lượng sản xuất, sở hạ tầng, cấu trúc kinh tế, tính chất lao động cách thức quản lý lĩnh vực xã hội Trong năm gần CNTT nước ta có nhiều phát triển lĩnh vực sống lĩnh vực quản lý xã hội Một lĩnh vực mà máy tính sử dụng nhiều hệ thống thơng tin quản lý nói chung Sự phát triển Internet, Intranet đưa người bước vào kỉ nguyên xa lộ thông tin mạng Thơng qua mạng Internet người mua bán hàng hố, trao đổi thơng tin rộng rãi tồn cầu Cơng nghệ WWW thúc đẩy mạnh mẽ việc khai thác thơng tin mạng với tính linh hoạt dễ sử dụng Cùng với phát triển ngành công nghệ thông tin máy tính ngày trở nên gần gũi thông dụng sống Khả hỗ trợ hiệu cơng việc khó khăn phức tạp lĩnh vực sống nói chung cơng tác quản lý doanh nghiệp, quan nói riêng bảo mật thơng tin, xem chỉnh sửa thông tin cách hiệu nhanh chóng Đã có nhiều phần mềm xây dựng để phục vụ cho tính chất phức tạp công tác quản lý doanh nghiệp quan Hơn ba năm qua, em thầy cô giáo cung cấp truyền đạt kiến thức cần thiết lĩnh vực cơng nghệ thơng tin Ngồi em rèn luyện tinh thần học tập làm việc độc lập sáng tạo Đề án môn học hội để em tổng kết lại kiến thức mà học, đồng thời rút kinh nghiệm quý giá làm tiền đề cho q trình thực tập thời gian tới.Trong khn khổ đề án môn học bảo tận tình giáo Th.S Nguyễn Thị Thúy tích luỹ kiến thức thân em xây dựng "Hệ thống thông tin quản lý kho hàng cho cửa hàng 17 Lý Nam Đế Hệ quản trị sở liệu Visual Foxpro 7.0 Chương trình quản lý số lượng lớn thơng tin hàng hóa tồn kho, hóa đơn nhập xuất tình hình tốn với khách hàng, giúp cho việc quản lý bán hàng dễ dàng hiệu hơn cụ thể là: Giúp cho chủ cửa hàng nắm thơng tin xác, nhanh chóng thơng tin liên quan đến cửa hàng, từ sâu sát vào việc quản lý, từ có định chiến lược đắn hiệu kinh doanh, giúp cho nhân viên bán hàng dễ dàng việc xử lý cơng việc hàng ngày : lập hóa đơn bán hàng, lập báo cáo, thống kê tìm kiếm hàng hóa… Đó kết mà chương trình đạt Tuy nhiên thời gian có hạn chưa thực có kinh nghiệm nắm bắt vấn đề nên chương trình mang tính chun nghiệp chưa cao khơng tránh khỏi sai sót Kính mong thầy cô giáo tất bạn quan tâm đến chương trình đóng góp cho ý kiến để chương trình em hồn thiện học kinh nghiệm quý báu cho công việc thực tế em sau Cuối em xin cảm ơn cô giáo, Th.S Nguyễn Thị Thúy giúp đỡ em hồn thành đề án mơn học Hà Nội, ngày…/…/2005 Sinh viên thực hiện: Nguyễn Ngọc Kiên PhầnII Nội dung Kết cấu đề án mơn học gồm có chương: Chương I Cơ sở lý luận phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý Chương II Giới thiệu hệ thống thông tin quản lý kho hàng thực trạng quản lý hàng hóa cửa hàng 17 Lý Nam Đế Chương III Phân tích thiết kế hệ thống thơng tin quản lý hàng hóa tồn kho cho cửa hàng 17 Lý Nam Đế Chương I Cơ sở lý luận xây dựng hệ thống thông tin quản lý 1.1 Các vấn đề hệ thống thông tin 1.1.1 Khái niệm hệ thống thông tin Hệ thống thông tin tập hợp người, thiết bị phần cứng, phần mềm, liệu, viễn thông… thực hoạt động thu thập, xử lý, lưu trữ phân phối thông tin tập hợp ràng buộc gọi môi trường Mỗi hệ thống thông tin có đặc thù riêng mơ hình nhiên chúng tuân theo quy tắc định bao gồm thành phần sau : 1.1.2 Cơ sở liệu hệ thống thông tin Cơ sở liệu sử dụng công cụ để lưu trữ diễn giải trường thuộc tính mẩu tin Đây phận quan trọng hệ thống thông tin Dữ liệu có tầm quan trọng sống cịn tổ chức Chính mà phân tích thiết kế yêu cầu phải nghiên cứu sở liệu Các thông tin trước thường lưu trữ sổ sách, bảng biểu… ngày bùng nổ công nghệ thơng tin việc lưu trữ thơng tin diễn cách nhanh chóng thuận tiện nhiều Nói đến sở liệu nói đến số khái niệm sở sau đây: - Thực thể (Entity) đối tượng mà nhà quản lý muốn lưu trữ thơng tin : nhân viên, máy móc, thiết bị, khách hàng… - Thuộc tính (Attribute) đặc điểm tính chất thực thể Mỗi thuộc tính gọi trường, thường không chia nhỏ Các thuộc tính góp phần mơ tả thực thể mẩu tin thực thể cụ thể mà ta muốn lưu trữ Ví dụ thực thể hàng hố mơ tả thuộc tính : mã hàng hố, tên hàng hố, đơn vị tính… - Trường liệu (Field) để lưu trữ thông tin thực thể để ghi thuộc tính thực thể - Bản ghi (Record) tập hợp giá trị trường thực thể cụ thể làm thành ghi - Bảng (Table) nơi lưu trữ toàn ghi thơng tin cho thực thể Mỗi dịng ghi cột trường - Cơ sở liệu (Database) nhóm gồm hay nhiều bảng có liên quan với Được tổ chức lưu trữ thiết bị đại tin học, chịu quản lý hệ thống chương trình máy tính, nhằm cung cấp thơng tin cho nhiều người dùng khác với mục đích khác - Cập nhật liệu: liệu nhập vào sở liệu qua việc nhập liệu Việc nhập liệu thơng qua mẫu nhập liệu chương trình - Truy vấn liệu: cho phép giao tác với máy thông qua cách thức để nhằm xuất kết ý muốn Thông thường sử dụng ngôn ngữ truy vấn Có hai kiểu truy vấn thường dùng: + Truy vấn có cấu trúc (SQL) + Truy vấn ví dụ - Lập báo cáo (report) từ sở liệu Mục đích báo cáo cho phép hiển thị thơng tin hình hay xuất máy in - Cấu trúc tệp mơ hình liệu: liệu phải tổ chức cho thuận tiện cho việc cập nhật truy vấn, điều địi hỏi phải có chế gắn kết thực thể với Các mơ hình thường sử dụng hệ quản trị sơ liệu là: + Mơ hình mạng lưới + Mơ hình phân cấp + Mơ hình quan hệ 1.1.3 Trình tự phân tích thiết kế hệ thống thơng tin Mục tiêu cuối cố gắng phát triển hệ thống thông tin cung cấp cho thành viên tổ chức công cụ quản lý tốt Hệ thống thông tin phải phù hợp với hoạt động tổ chức kỹ thuật, tuân thủ giới hạn tài thời gian Việc phát triển hệ thống thông tin không thiết phải theo đuổi phương pháp, nhiên khơng có phương pháp ta có nguy khơng đạt mục tiêu đặt Do việc tuân thủ theo phương pháp cần thiết Phân tích thiết kế hệ thống thơng tin cơng việc chủ đạo q trình phát triển hệ thống thơng tin, bao gồm nhiều giai đoạn khác nhau: 1.1.3.1 Đánh giá yêu cầu Đánh giá u cầu có mục đích cung cấp cho lãnh đạo tổ chức hội đồng giám đốc liệu đích thực để định thời cơ, tính khả thi hiệu dự án phát triển hệ thống thông tin Một dự án phát triển hệ thống địi hỏi nhiều cơng sức tiền bạc phải định cách nghiêm túc chặt chẽ Đánh giá yêu cầu việc quan trọng cho việc thành công dự án Một sai làm giai đoạn dẫn tới tốn dự án không đạt kết Đánh giá yêu cầu gồm công đoạn: Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu, làm rõ yêu cầu, đánh giá khả thực thi, chuẩn bị trình bầy báo cáo 1.1.3.2 Phân tích chi tiết Sau có đánh giá thuận lợi u cầu giai đoạn phân tích chi tiết tiến hành Mục đích giai đoạn hiểu rõ vấn đề hệ thống gnhiên cứu, xác nhận nguyên nhân đích thực vấn đề đó, xác định đòi hỏi ràng buộc áp đặt hệ thống xác định mục tiêu mà hệ thống thông tin cần đạt Các bước cần thực phân tích hệ thống: xác định yêu cầu, cấu trúc hoá yêu cầu hệ thống, lựa chọn giải pháp cho hệ thống mới, đưa chiến lược hệ thống tương lai Để phân tích chi tiết cần phải thu thập thơng tin Thông thường người ta sử dụng phương pháp : Phỏng vấn, nghiên cứu tài liệu, sử dụng phiếu điều tra, quan sát Thu thập thơng tin việc mã hố thơng tin cần thiết giúp cho việc nhận diện đối tượng không bị nhầm lẫn, mơ tả nhanh chóng đối tượng, nhận diện đối tượng nhanh Các phương pháp mã hoá bao gồm: mã hố phận cấp, mã hóa liên tiếp, mã hoá theo xeri, mã hoá gợi nhớ, mã hố ghép nối Để có nhìn trực quan hệ thống thông tin tồn hệ thống thơng tin tương lai việc mơ hình hố hệ thống thơng tin cần thiết Một số cơng cụ tương đối chuẩn việc mơ hình hố hệ thống thơng tin là: sơ đồ luồng thơng tin (IFD), sơ đồ luồng liệu(DFD) - Sơ đồ luồng thông tin dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cách thức động Tức mô tả di chuyển liệu, việc xử lý, việc lưu trữ giới vật lý sơ đồ Nó sử dụng ký pháp: + Xử lý Thủ cơng Giao tác người máy Tin học hóa hồn tồn + Kho lưu trữ liệu Thủ cơng Tin học hố + Dịng thơng tin Tài liệu + Điều khiển - Sơ đồ luồng liệu dùng để mơ tả hệ thống thơng tin góc độ trừu tượng (dưới dạng tĩnh) Trên sơ đồ bao gồm luồng liệu, xử lý, lưu trữ liệu, nguồn đích sơ đồ không quan tâm đến nơi, thời điểm người chịu trách nhiệm xử lý Ngôn ngữ luồng sơ đồ dùng bốn loại ký pháp bản: thực thể, tiến trình, kho liệu dịng liệu + Nguồn đích Tên người / phận Phát / nhận tin + Dòng liệu Tên dòng liệu + Tiến trình xử lý Tiến trình xử lý + Kho liệu Kho liệu Sơ đồ DFD phân rã thành nhiều mức với mục đích làm chi tiết thêm nội dung hệ thống thông tin + Mức ngữ cảnh (Context Diagram) thể khái quát nội dung hệ thống thông tin Sơ đồ không vào chi tiết ma cho cần nhìn lần nhận nội dung hệ thống + Các mức mức 0, mức 1, mức 2… phân rã từ sơ đồ mức ngữ cảnh với mục đích làm chi tíêt cơng đoạn hoạt động hệ thống Tuỳ theo cách thực mà phân rã sơ đồ đến mức cho phù hợp 1.1.3.3 Thiết kế logic Giai đoạn thiết kế logic có mục đích xác định cách chi tiết xác mà hệ thống phải làm để đạt mục tiêu đặt mà tuân thủ ràng buộc môi trường Sản phẩm giai đoạn thiết kế logic mơ hình hệ thống sơ đồ : DFD, Sơ đồ cấu trúc liệu (DSD), sơ đồ phân tích tra cứu phích logic từ điển hệ thống  Thiết sở liệu tính tốn nhu cầu nhớ - Thiết kế sở liệu xác định yêu cầu thông tin người sử dụng hệ thống Hai phương pháp thiết kế sở liệu thường sử dụng là: + Thiết kế sở liệu từ thông tin đầu Phương pháp gồm hai bước: xác định đầu xác định tệp cần thiết cung cấp đủ liệu cho việc tạo đầu + Thiết kê sở liệu phương pháp mơ hình hố Trong phương pháp cịn đề cập đến khái niệm là: liên kết (Association) Mỗi thực thể không tồn độc lập với thực thể khác mà chúng có liên hệ qua lại với Ký hiệu liên kết là: - Số mức độ liên kết : Ta cần phải biết mối liên kết thực thể số lần tương tác thực thể Các loại liên kết thường gặp thực thể: + 1@1 Liên kết loại Một - Một: lần xuất thực thể A liên kết với lần xuất thực thể B ngược lại + 1@N Liên kết Một - Nhiều: lần xuất thực thể A liên kết với nhiều lần xuất thực thể B, lần xuất thực thể b liên kết với lần xuất thực thể A + N@M Liên kết Nhiều - Nhiều: lần xuất thực thể A liên kết với nhiều lần xuất thực thể B ngược lại  Thiết kế logic xử lý tính khối lượng xử lý - Thiết kế logic xử lý thực thông qua phân tích tra cứu phân tích cập nhật + Phân tích tra cứu: tìm hiểu xem làm cách có thơng tin đầu từ tệp thiết kế phần thiết kế sở liệu + Phân tích cập nhật: thơng tin sở liệu phải cập nhật thường xuyên đảm bảo sở liệu phản ánh tình trạng đối tượng mà quản lý - Tính tốn khối lượng xử lý tra cứu cập nhật: xử lý sơ đồ logic phân rã thành thao tác xử lý sở tra cứu cập nhật Để tính khối lượng cho chúng, ta tìm cách quy đổi khối lượng hoạt động thao tác xử lý sở theo khối lượng xử lý thao tác sở chọn làm đơn vị 1.13.4 Thiết kế vật lý ngồi Là q trình mơ tả chi tiết phương án giải pháp lựa chọn Đây công việc quan trọng cần phải tiến hành cách chặt chẽ - Thiết kế chi tiết vào/ra: thiết kế khơng dạng trình bầy đầu thể thức nhập tin cho người sử dụng - Thiết kế cách thức giao tác với phần tin học hoá: thiết kế giao tác người máy 1.1.3.5 Triển khai hệ thống thông tin Trong giai đoạn có mục tiêu xây dựng hệ thống hoạt động tốt Những cơng đoạn giai đoạn: thiết kế vật lý trong, lập trình, thử nghiệm, hoàn thiện hệ thống tài liệu - thiết kế vật lý để dảm bảo độ xác thơng tin làm hệ thống mềm dẻo, chi phí - Lập trình: xây dựng chương trình máy tính Thực chất chuyển đổi thiết kế vật lý hệ thống thành chương trình máy tính - Thử nghiệm chương trình: sau chương trình hồn thành cần thử nghiệm nhằm kiểm tra xem có đạt yêu cầu mà hệ thống đưa hay không, phát lỗi trình vận hành để tìm cách khắc phục