Nghiệp vụ văn thư tại văn phòng hđnd ubnd quận tây hồ

1 MỤC LỤC Stt 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 Nội dung Tran g LỜI NĨI ĐẦU 04 A TÌNH HÌNH CƠNG TÁC VĂN THƯ CỦA VĂN PHỊNG HĐND & 06 UBND QUẬN TÂY HỒ I Những vấn đề chung UBND Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ Giới thiệu khái quát UBND quận Tây Hồ 1.1 Quá trình hình thành hoạt động UBND quận Tây Hồ 1.2 Cơ cấu tổ chức UBND quận Tây Hồ 1.3 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn UBND quận Tây Hồ Vai trò Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ 2.1 Vai trò Văn phòng 2.2 Cơ cấu tổ chức Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ 2.3 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ II Tình hình cơng tác Văn thư Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ Tình hình tổ chức tình hình cán làm cơng tác Văn thư Văn phịng HĐND & UBND quận Tây Hồ 1.1 Tình hình tổ chức cơng tác Văn thư 1.2 Tình hình cán làm công tác Văn thư 1.3 Công tác Văn thư đặt đạo Chánh Văn phòng Quản lí, đạo cơng tác Văn thư 2.1 Việc ban hành văn đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác Văn thư 2.2 Tổ chức kiểm tra, hoạt động nghiệp vụ công tác Văn thư 2.3 Tổ chức hội nghị tổng kết, sơ kết công tác Văn thư thực nội dung nghiệp vụ công tác Văn thư 3.1 Tình hình ban hành văn UBND Văn phòng HĐND& UBND Quận Tây Hồ 3.1.1 Tổ chức soạn thảo, duyệt, đánh máy văn 3.1.2 Thẩm quyền ban hành, nội dung, thể thức văn 3.2 Tổ chức quản lý giải văn 06 06 06 07 10 11 11 12 17 20 20 20 21 21 22 22 23 23 23 23 24 25 30 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 3.2.1 Việc trình ký văn 30 3.2.2 Đóng dấu văn 30 3.2.3 Đăng ký văn 32 3.2.4 Chuyển giao văn 34 3.2.5 Lập tập lưu văn 36 3.3 Tổ chức quản lý giải văn đến 36 3.3.1 Tiếp nhận văn 37 3.3.2 Kiểm tra, phân loại, bóc bì đóng dấu đến 37 3.3.3 Đăng ký văn đến 39 3.3.4 Trình ký văn đến 42 3.3.5 Sao văn 43 3.3.6 Chuyển giao văn đến 44 3.3.7 Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến 44 3.4 Lập hồ sơ hành 44 3.5 Tình hình quản lý sử dụng dấu văn phòng HĐND & 45 UBND quận Tây Hồ 3.6 Trang thiết bị làm việc cán Văn thư chuyên trách 47 Một số nhận xét khai quát chung công tác Lưu trữ 50 4.1 Tình hình tổ chức cơng tác Lưu trữ 50 4.2 Về công tác thu thập, bổ sung giao nộp tài liệu vào lưu trữ 50 4.3 Công tác chỉnh lý tài liệu 51 4.4 Công tác bảo quản tài liệu 51 4.5 Cơng tác tra tìm phục vụ khai thác sử dụng tài liệu 52 B NỘI DUNG THỰC TẬP VÀ THU HOẠCH BẢN THÂN 53 I Nội dung thực tập 53 II Thu hoạch thân 53 C NHẬN XÉT KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA 55 VĂN PHÒNG HĐND& UBND QUẬN TÂY HỒ NHỮNG Ý KIẾN ĐÓNG GÓP, KIẾN NGHỊ I Nhận xét công tác văn thư lưu trữ Những thuận lợi Những khó khăn II Những ý kiến đóng góp kiến nghị Đối với cơng tác Văn thư Đối với công tác Lưu trữ KẾT LUẬN 55 55 56 56 57 57 58 PHỤ LỤC Stt Nội dung Trang 01 Sơ đồ tổ chức máy UBND quận Tây Hồ 02 Sơ đồ tổ chức máy Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ 16 03 Mẫu bìa sổ đăng ký văn 33 04 Mẫu cách đăng ký văn 34 05 Mẫu bì văn 35 06 Mẫu mục lục văn kiện 36 07 Mẫu dấu đến 38 08 Mẫu bìa sổ đăng ký văn đến 40 09 Mẫu cách đăng ký văn đến 41 10 Mẫu phiếu ý kiến xử lý 42 11 Mẫu thể thức văn 43 12 Sơ đồ trang thiết bị phòng Văn thư 49 LỜI NĨI ĐẦU Trong thời đại lịch sử thơng tin đóng vai trị quan trọng cho phát triển xã hội người Theo dịng chảy thời gian, giới ln có vận động phát triển khơng ngừng Nhu cầu tìm lại khứ, hiểu biết khám phá điều mẻ tất yếu tồn xã hội Tài liệu nguồn thông tin thiếu nhằm phục vụ hoạt động xã hội người Thông tin gửi nhận nhiều phương tiện khác Trong văn giấy tờ phương tiện chủ yếu phổ biến Thông tin văn thực nhờ công tác Văn thư quan Văn công cụ quản lý Nhà nước phổ biến cấp lãnh đạo Là phương tiện để cấp, ngành, quan thuộc lĩnh vực trao đổi thông tin; phục vụ hoạt động quan Công tác văn thư đảm bảo công tác quản lý, điều hành quan thông suốt qua việc tổ chức quản lý, giải văn Nhận thấy tầm quan trọng công tác Văn thư quản lý Nhà nước, đặc biệt tình hình đổi đất nước, vấn đề Đảng Nhà nước quan tâm Đồng thời nhằm đáp ứng nhu cầu xã hội, ngày 18 tháng 12 năm 1971 Bộ trưởng Phủ thủ tướng ban hành Quyết định số 109/TB việc Thành lập trường Trung học Văn thư Lưu trữ Với nhiệm vụ đào tạo, bồi dưỡng, huấn luyện cán chuyên nghiệp văn thư, lưu trữ bậc trung học hệ nghề Hàng năm Nhà Trường đào tạo hàng trăm cán có nghiệp vụ Văn thư, Lưu trữ làm việc lĩnh vực Từ thành lập đến nay, qua 35 năm xây dựng phát triển Trường có nhiều đổi thay, thành lập thêm số ngành đào tạo như: Thư ký, Hành văn phịng, Tin học văn phòng… để phù hợp với thực tế xã hội ngày phát triển Trường nâng cấp lên Cao đẳng theo Quyết định số 3225/QĐGD&ĐT- TCCB ngày 15/6/2005 với tên gọi “Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ TWI ” Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ TWI có nhiệm vụ: - Đào tạo bồi dưỡng cán có trình độ cao đẳng trình độ thấp lĩnh vực Văn thư, Lưu trữ, Hành văn phịng, Tin học văn phịng, Thơng tin thư viện Thư ký văn phịng - Nghiên cứu khoa học phục vụ yêu cầu phát triển Kinh tế- Xã hội Để thực tốt chức nhiệm vụ đào tạo mình, trình đào tạo Nhà trường trọng rèn luyện tay nghề cho học sinh với phương châm “ Học đơi với hành” Chính vậy, cuối khố học Nhà trường tổ chức cho học sinh thực tập, tạo điều kiện cho học sinh học hỏi, lĩnh hội công tác văn thư thực tế quan Được đồng ý Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ qua giới thiệu Nhà trường Em đến thực tập Văn phòng UBND quận Tây Hồ từ ngày 22/5 đến ngày 16/9/2006 Trong suốt trình thực tập, em nhận giúp đỡ cô, chú, anh chị nhân viên Văn phòng Được hướng dẫn nhiệt tình cán Văn thư Lưu trữ đây, em tập làm công việc thuộc chuyên môn nghiệp vụ người cán văn thư làm quen với cơng tác văn phịng Em xin bày tỏ lòng biết ơn đến Nhà trường, Khoa Văn thư thầy cô tạo điều kiện cho em thực tập Để em có hội trau dồi kiến thức, vận dụng lý thuyết vào thực tiễn cách linh hoạt Cảm ơn cô, anh chị Văn phịng UBND quận Tây Hồ bảo nhiệt tình trình em thực tập, giúp em nâng cao tay nghề, tìm hiểu sâu vào thực tế cơng việc Từ em vững tin có tinh thần yêu nghề Kết thực tập em thể báo cáo Đây toàn sản phẩm mà em tiếp thu gần 04 tháng thực tập Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ nghiệp vụ văn thư Mặc dù nhận giúp đỡ thầy cô cán hướng dẫn thực tập Song khơng tránh khỏi thiếu sót báo cáo Vì em mong góp ý thầy cô Em xin chân thành cảm ơn! Tây Hồ, tháng năm 2006 Học viên Bùi Thị Nga A - TÌNH HÌNH CƠNG TÁC VĂN THƯ CỦA VĂN PHÒNG HĐND & UBND QUẬN TÂY HỒ I - NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG CỦA UBND VÀ VĂN PHÒNG HĐND & UBND QUẬN TÂY HỒ Giới thiệu khái quát UBND quận Tây Hồ 1.1 Quá trình hình thành hoạt động UBND quận Tây Hồ UBND quận Tây Hồ đơn vị hành thuộc UBND Thành phố Hà Nội, thành lập theo Nghị định số 69/CP ngày 28 tháng 10 năm 1995 Chính phủ sở phường: Bưởi, Thuỵ Khuê, Yên Phụ quận Ba Đình xã: Tứ Liên, Nhật Tân, Quảng An, Xuân La, Phú Thượng Huyện Từ Liêm UBND Quận bắt đầu hoạt động từ ngày 01 tháng 01 năm 1996 với phường thức là: Xuân La, Quảng An, Tứ Liên, Nhật Tân, Phú Thượng, Thuỵ Khuê, Yên Phụ Bưởi  Địa giới hành chính: Tây Hồ quận nằm phía Tây Bắc Thủ + Phía Đơng giáp huyện Gia Lâm quận Ba Đình; + Phía Tây giáp huyện Từ Liêm; + Phía Nam giáp quận Ba Đình; + Phía Bắc giáp huyện Đơng Anh Hiện tồn Quận có 69713 nhân với diện tích tự nhiên 2042,7 Là quận Đảng, Chính quyền với Sở, Ban, Ngành Thành phố quan tâm giúp đỡ Đến nay, qua 10 năm xây dựng phát triển hệ thống máy quyền UBND quận kiện tồn, thực tốt nhiệm vụ quản lý nhà nước địa bàn lĩnh vực: kinh tế, văn hố, trị, xã hội, an ninh quốc phòng… UBND quận Tây Hồ đẩy mạnh mục tiêu phát triển kinh tế - xã hội có mối quan hệ cộng tác với UBND Thành phố, Sở, Ban, Ngành Thành phố, Đảng quận, HĐND quận UBND phường địa bàn 1.2 Cơ cấu tổ chức UBND quận Tây Hồ UBND quận Tây Hồ hoạt động cương vị tổ chức cấp quận, huyện có quy mô máy lớn Là quan quản lý nhà nước thực nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức hoạt động theo quy định luật tổ chức HĐND UBND ngày 26 tháng 11 năm 2003 Bộ máy UBND quận Tây Hồ toàn hệ thống thành viên phòng, ban tổ chức theo cấu trực tuyến  Tổ chức máy: + 01 Chủ tịch + 02 Phó Chủ tịch + 01 Chánh Văn phịng + 02 Phó Văn phịng + Các uỷ viên Bộ máy UBND quận Tây Hồ hoạt động theo Quyết định số 20/2004/QĐ-UB ngày 30 tháng năm 2004 UBND quận việc phân công công tác thành viên UBND quận Tây Hồ nhiệm kỳ 2004 - 2009 a Chủ tịch UBND quận Tây Hồ: - Là người lãnh đạo , điều hành tồn diện mặt cơng tác UBND quận - Là Chủ tịch Hội đồng thi đua khen thưởng quận, Hội đồng nghĩa vụ quân Hội đồng phối hợp công tác tuyên truyền phổ biến giáo dục pháp luật quận, Hội đồng giải phóng mặt bằng, trưởng ban đạo thi hành án… - Xử lý vấn đề có liên quan đến ngành: cơng an, án, viện kiểm sát nhân dân, đội thi hành án, ban huy quân phòng thống kê quận - Chủ trì phiên họp UBND quận, đảm bảo mối quan hệ với thành phố , quận uỷ, HĐND quận, Toà án nhân dân quận, Viện kiểm sát nhân dân quận, Uỷ ban mặt trận tổ quốc quận, Liên đoàn lao động quận đoàn thể nhân dân quận - Trực tiếp phụ trách phòng: Phịng Tổ chức quyền, Kế hoạch Kinh tế, Thanh tra, Ban quản lý dự án… b Phó Chủ tịch UBND quận: UBND quận Tây Hồ có 02 Phó Chủ tịch giúp việc cho Chủ tịch , 01 Phó Chủ tịch phụ trách Văn xã, 01 Phó Chủ tịch phụ trách Kinh tế Đô thị Các Phó Chủ tịch làm việc theo phân cơng Chủ tịch có nhiệm vị đạo điều hành hoạt động số phịng, ban chun mơn UBND quận Chịu trách nhiệm cá nhân trước Chủ tịch, tập thể UBND quận, HĐND quận định, ý kiến đạo điều hành, kết công việc thuộc lĩnh vực phân công Cùng tập thể UBND quận chịu trách nhiệm hoạt động UBND quận trước UBND Thành phố, Quận uỷ HĐND quận  Phó Chủ tịch phụ trách Văn xã: Chịu trách nhiệm trực tiếp chức quản lý nhà nước hoạt động văn hoá - xã hội địa bàn quận, trực tiếp quản lý đơn vị: phịng Văn hố thơng tin, Trung tâm thể dục thể thao, phòng GD & ĐT, phòng LĐTB & Xã Hội, uỷ ban dân số kế hoạch hoad gia đình, uỷ ban chăm sóc bảo vệ trẻ em , bảo hiểm, công tác tôn giáo, thông tin đại chúng  Phó Chủ tịch phụ trách Kinh tế Đô thị: Chịu trách nhiệm trực tiếp quản lý nhà nước công tác thu chi ngân sách, hoạt động kinh tế, tài chính, nơng nghiệp, cơng nghiệp, giao thơng cơng chính, khoa học cơng nghệ, thương mại, doanh nghiệp, du lịch, quản lý đất đai, xây dựng địa bàn quận, địa chính, quản lý thị trường, quản lý đô thị, ban quản lý dự án c Các phịng ban chun mơn trực thuộc Theo Quyết định số 4428/QĐ-UB ngày 15 tháng 12 năm 1995 UBND Thành phố Hà Nội việc thành lập phịng ban chun mơn trực thuộc UBND quận Tây Hồ UBND quận Tây Hồ có 12 phịng ban Qua 10 năm hoạt động, UBND quận Tây Hồ có thay đổi tên số phịng ban cho phù hợp Đến nay, UBND quận Tây Hồ gồm 12 phòng ban sau: Văn phòng UBND quận Phòng Tổ chức quyền Phịng Thanh tra quận Phòng Lao động Thương binh Xã hội Phòng Tư pháp Phòng Giáo dục Đào tạo Trung tâm Y tế Phòng Kế hoạch - Kinh tế Phịng Tài 10 Phịng Tài ngun Mơi trường 11 Phịng Xây dựng thị 12 Phịng Văn hố thơng tin - Thể dục thể thao Các phịng hoạt động theo chức nhiệm vụ riêng theo lãnh đạo Chủ tịch, Phó Chủ tịch; giúp việc cho Chủ tịch Phó Chủ tịch