HỎI ĐÁP VỀ NGHIỆP VỤ VĂN THƯ LƯU TRỮ

HỎI ĐÁP VỀ NGHIỆP VỤ VĂN THƯ LƯU TRỮ SỞ NỘI VỤ HÀ TĨNH CHI CỤC VĂN THƯ - LƯU TRỮ HỎI ĐÁP VỀ NGHIỆP VỤ VĂN THƯ LƯU TRỮ Hà Tĩnh, 2015 HỎI ĐÁP VỀ NGHIỆP VỤ VĂN THƯ LƯU TRỮ LỜI GIỚI THIỆU Công tác văn thư, lưu trữ có vai trị quan trọng tất lĩnh vực đời sống xã hội nhiệm vụ thiếu hoạt động quan, tổ chức Chính vậy, năm qua, Đảng Nhà nước ta ban hành hoàn thiện hệ thống văn quản lý nhà nước văn thư lưu trữ Từ đưa cơng tác văn thư lưu trữ dần vào nề nếp, quy định, phục vụ đắc lực cho hoạt động quản lý hành nhà nước đạt hiệu lực, hiệu Với chức giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh thực nhiệm vụ quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh, thời gian qua, Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh tham mưu nhiều văn đạo, hướng dẫn nghiệp vụ, tổ chức kiểm tra, tập huấn nghiệp vụ cho cán trực tiếp làm công tác văn thư lưu trữ Kết thực nhiệm vụ văn thư lưu trữ cấp, ngành có nhiều chuyển biến rõ rệt Bên cạnh kết đạt được, công tác văn thư lưu trữ quan, đơn vị có tồn cơng tác quản lý nhà nước cấp huyện thiếu tính hệ thống, chưa bao quát ngành; văn sai thể thức kỹ thuật trình bày; tài liệu lưu trữ tấp đống, bó gói phổ biến Nguyên nhân đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức chưa nắm rõ quy định trách nhiệm cá nhân CHI CUC VĂN THƯ LƯU TRỮ công tác văn thư, lưu trữ; việc áp dụng lý thuyết vào thực tiễn nhiều hạn chế, không đào tạo ngành nghề chun mơn Do q trình thực nhiệm vụ nhiều lúng túng, vướng mắc Trước thực trạng đó, nhằm hệ thống hóa quy định pháp luật văn thư lưu trữ hệ thống lại kiến thức nghiệp vụ văn thư lưu trữ, kỷ niệm 70 năm ngày truyền thống Ngành Lưu trữ Việt Nam (03/01/1946 - 03/01/2016), Chi cục Văn thư - Lưu trữ biên soạn sách “Hỏi - Đáp nghiệp vụ văn thư lưu trữ” sở hệ thống văn pháp quy công tác văn thư lưu trữ tồn tại, vướng mắc đơn vị Cuốn sách biên tập dạng Hỏi - Đáp với thông tin ngắn gọn, dễ hiểu chia thành nhóm, mục chuyên biệt từ quy định chung đến trách nhiệm, nhiệm vụ cụ thể, điển hình, giúp cho bạn đọc dễ dàng tiếp cận với nội dung cốt lõi nghiệp vụ văn thư lưu trữ Hy vọng sách tài liệu tra cứu nghiệp vụ giúp cho việc quản lý, tổ chức thực nhiệm vụ văn thư lưu trữ ngày nghiêm túc hiệu quả, góp phần đưa cơng tác văn thư lưu trữ tỉnh nhà ngày phát triển Mặc dù cố gắng việc biên soạn sách thời gian biên soạn hạn chế nên khó tránh khỏi thiếu sót, Chi cục Văn thư - Lưu trữ mong nhận cảm thơng đóng góp ý kiến độc giả Xin trân trọng cảm ơn./ CHI CỤC VĂN THƯ - LƯU TRỮ HỎI ĐÁP VỀ NGHIỆP VỤ VĂN THƯ LƯU TRỮ MỤC LỤC LỜI GIỚI THIỆU MỤC LỤC A CÔNG TÁC VĂN THƯ 17 I QUY ĐỊNH CHUNG 17 Câu Trách nhiệm Lãnh đạo quan công tác văn thư? 17 Câu Nhiệm vụ cụ thể Văn thư? 17 Câu Nội dung quản lý nhà nước công tác văn thư? 18 Câu Biên chế Văn thư quy định nào? 18 Câu Tơi bố trí làm văn thư kiêm lưu trữ, tơi có hưởng chế độ phụ cấp độc hại không? 19 Câu Thế Văn thư quan? 20 Câu Thế Văn thư đơn vị? 20 II SOẠN THẢO VĂN BẢN 20 Câu Tôi chun viên tập sự, tơi muốn tìm hiểu quy định kỹ thuật soạn thảo văn Vậy có văn hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn khơng? 20 Câu Thể thức kỹ thuật trình bày văn quy phạm pháp luật? 20 Câu 10 Thể thức văn gì? 21 Câu 11 Kỹ thuật trình bày văn gì? 21 Câu 12 Thế thảo văn bản? 21 Câu 13 Thế gốc văn bản? 21 CHI CUC VĂN THƯ LƯU TRỮ Câu 14 Thế văn bản? 21 Câu 15 Thế y chính? 21 Câu 16 Thế trích sao? 22 Câu 17 Thế lục? 22 Câu 18 Thể thức văn quy định nào? 22 Câu 19 Bản y chính, trích lục có giá trị pháp lý hay khơng? 22 Câu 20 Các hình thức văn bản? 22 Câu 21 Thành phần thể thức văn bản? 23 Câu 22 Quy định soạn thảo văn nào? 24 Câu 23 Tôi sử dụng phông chữ Arial để soạn thảo văn Tuy nhiên văn thư yêu cầu phải dùng phông chữ Time New Roman Vậy có dùng phơng chữ khác khơng? Quy định phơng chữ trình bày văn máy vi tính nào? 25 Câu 24 Các văn giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển trình bày khổ giấy nào? 25 Câu 25 Kiểu trình bày văn hành chính? 25 Câu 26 Quy định lề văn bản? 26 Câu 27 Kỹ thuật trình bày Quốc hiệu văn hành chính? 26 Câu 28 Kỹ thuật trình bày tên quan, tổ chức ban hành văn bản? 26 Câu 29 Ký hiệu văn có tên loại nào? 27 Câu 30 Cách ghi ký hiệu công văn? 29 Câu 31 Kỹ thuật trình bày số, ký hiệu văn hành chính? 29 Câu 32 Khái niệm địa danh ghi văn bản? 30 Câu 33 Cách ghi địa danh văn quan, tổ chức? 30 Câu 34 Địa danh ghi văn quan, tổ chức đơn vị vũ trang nhân dân thuộc phạm vi quản lý Bộ Cơng an, Bộ Quốc phịng ghi nào? 31 HỎI ĐÁP VỀ NGHIỆP VỤ VĂN THƯ LƯU TRỮ Câu 35 Cách ghi ngày tháng năm văn bản? 31 Câu 36 Khi soạn thảo văn bản, địa danh ngày tháng năm Quốc hiệu hay bên phải? 31 Câu 37 Kỹ thuật trình bày tên loại văn bản? 31 Câu 38 Kỹ thuật trình bày trích yếu nội dung văn có tên loại? 32 Câu 39 Kỹ thuật trình bày trích yếu nội dung cơng văn? 32 Câu 40 Yêu cầu nội dung văn bản? 32 Câu 41 Bố cục nội dung văn bản? 33 Câu 42 Kỹ thuật trình bày phần nội dung văn bản? 33 Câu 43 Kỹ thuật trình bày nội dung văn bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm? 34 Câu 44 Quyền hạn người ký quy định nào? 35 Câu 45 Một số văn ghi “T/L CHỦ TỊCH”, số văn ghi “TL CHỦ TỊCH” Vậy cách ghi 37 Câu 46 Chức vụ ghi văn nào? Tôi thấy số văn ghi “PHĨ CHỦ TỊCH THƯỜNG TRỰC” có khơng? 37 Câu 47 Chức danh ghi văn tổ chức tư vấn (Ban, Hội đồng ) quy định nào? 37 Câu 48 Bản thảo văn đánh máy GIÁM ĐỐC, Phó Giám đốc ký thay ghi thêm chữ Phó (hoặc P.) Điều có khơng? 38 Câu 49 Văn ghi học hàm, học vị người ký? 39 Câu 50 Kỹ thuật trình bày quyền hạn, chức vụ người ký? 39 Câu 51 “Nơi nhận” trình bày văn bản? 39 Câu 52 Kỹ thuật trình bày phần “Kính gửi” nào? 40 Câu 53 Kỹ thuật trình bày “Nơi nhận”? 41 Câu 54 Chỉ dẫn “Phạm vi lưu hành” văn nào? 41 Câu 55 Tôi thấy số công văn quan hành ghi thêm logo, địa chỉ, có khơng? 42 CHI CUC VĂN THƯ LƯU TRỮ Câu 56 Đối với văn cần quản lý chặt chẽ số lượng phát hành, cần quy định nào? 42 Câu 57 Quy định phụ lục kèm theo văn bản? 42 Câu 58 Quy định đánh số trang văn bản? 42 Câu 59 Thể thức bao gồm gì? 43 Câu 60 Việc đánh máy, nhân văn phải đảm bảo điều gì? 43 Câu 61 Bản gốc lưu Văn thư khơng đóng dấu để tiện nhân cần có khơng? 44 Câu 62 Cơng ty tơi chưa có Giám đốc, có Quyền Giám đốc Vậy, Phó Giám đốc ký nào? 44 III BAN HÀNH VĂN BẢN 44 Câu 63 Thế văn đi? 44 Câu 64 Thế văn đến? 45 Câu 65 Khi phát hành văn bản, Văn thư có phải sốt lại thể thức kỹ thuật trình bày văn khơng? 45 Câu 66 Trách nhiệm kiểm tra văn trước ký ban hành? 45 IV QUẢN LÝ, ĐĂNG KÝ VĂN BẢN 46 Câu 67 Thế gọi đăng ký văn bản? 46 Câu 68 Nguyên tắc quản lý văn đi, văn đến? 46 Câu 69 Nêu trình tự quản lý văn đến? 47 Câu 70 Văn đến khơng đăng ký văn thư có phải giải không? 47 Câu 71 Văn đến lưu Văn thư có khơng? 47 Câu 72 Khi nhận Fax văn chuyển qua mạng trình trước đó, Văn thư có phải trình lại khơng? 47 Câu 73 Văn thư phải làm tiếp nhận văn đến? 48 Câu 74 Khi nhận văn đến, Văn thư bóc tồn phong bì có khơng?.48 Câu 75 u cầu bóc bì văn đến? 49 Câu 76 Những loại văn đến Văn thư phải đóng dấu “Đến”, ghi số 10 CHI CUC VĂN THƯ LƯU TRỮ - Các phận, cán bộ, công chức phụ trách lĩnh vực chun mơn; - Các tổ chức đồn thể cấp xã Câu 233 Thành phần tài liệu phải thu thập vào Lưu trữ cấp xã? Trả lời: Khoản Điều  13 Thông tư số 14/2011/TT-BNV quy định thành phần tài liệu cần thu vào Lưu trữ cấp xã sau: Khối tài liệu HĐND cấp xã - Hồ sơ, tài liệu bầu cử HĐND; - Hồ sơ, tài liệu kỳ họp thường kỳ bất thường; - Hồ sơ, tài liệu hoạt động giám sát HĐND đại biểu HĐND; - Tài liệu công tác tiếp dân; - Tài liệu khác Khối tài liệu UBND cấp xã - Tài liệu tổng hợp gồm tài liệu công tác lãnh đạo, đạo; - Tài liệu văn phòng - thống kê; - Tài liệu công an; - Tài liệu quân sự; - Tài liệu tư pháp - hộ tịch; - Tài liệu địa - xây dựng; - Tài liệu tài - kế tốn; - Tài liệu văn hóa - xã hội; - Tài liệu khác Hồ sơ, tài liệu tổ chức đoàn thể cấp xã Câu 234 Kho lưu trữ cấp xã quy định nào? Trả lời: Khoản Điều 14 Thông tư số 14/2011/TT-BNV quy định kho bảo quản tài liệu lưu trữ phải đáp ứng điều 138 HỎI ĐÁP VỀ NGHIỆP VỤ VĂN THƯ LƯU TRỮ kiện bảo vệ, bảo quản an tồn tài liệu thơng tin tài liệu lưu trữ: Phòng, kho bảo quản tài liệu lưu trữ phải bố trí độc lập trụ sở UBND cấp xã với diện tích tối thiểu 20m2; Vị trí phịng kho bảo quản tránh nơi ẩm thấp chịu tác động trực tiếp ánh sáng mặt trời; Phòng kho bảo quản phải đảm bảo chắn, không bị đột nhập; không bị ảnh hưởng mưa bão, ngập lụt; không bị loại côn trùng phá hoại; Phòng kho bảo quản phải đảm bảo có trang bị quạt thơng gió; Kho phải có đủ giá, bìa, hộp, cặp bảo quản tài liệu; Trang bị đủ phương tiện, thiết bị phòng cháy, chữa cháy Câu 235 Quản lý hồ sơ tài liệu thôn cắt sang xã khác? Trả lời: Điểm b Khoản Điều 15 Thông tư số 14/2011/TTBNV quy định việc quản lý hồ sơ, tài liệu thôn cắt sang cho xã khác quản lý sau: Khi điều chỉnh phần diện tích tự nhiên dân số từ xã sang xã khác quản lý tồn hồ sơ, tài liệu phần diện tích dân số điều chỉnh tính đến thời điểm điều chỉnh xã cũ tiếp tục quản lý Câu 236 Thành phần Hội đồng xác định giá trị tài liệu cấp xã? Trả lời: Điểm a Khoản Điều 18 Thông tư số 14/2011/TTBNV quy định thành phần Hội đồng xác định giá trị tài liệu cấp xã gồm: Phó Chủ tịch UBND cấp xã phụ trách công tác văn phòng - thống kê: Chủ tịch Hội đồng; 139 CHI CUC VĂN THƯ LƯU TRỮ Công chức làm công tác văn thư, lưu trữ UBND cấp xã: Ủy viên (kiêm thư ký Hội đồng); Cơng chức có tài liệu cơng chức phận có tài liệu: Ủy viên Câu 237 Cơ quan thẩm tra tài liệu hết giá trị cấp xã? Trả lời: Khoản Điều 19 Thơng tư số 14/2011/TT-BNV quy định Phịng Nội vụ cấp huyện thẩm tra tài liệu hết giá trị trước tiêu hủy cấp xã Câu 238 Thẩm quyền định tiêu hủy tài liệu hết giá trị cấp xã? Trả lời: Khoản Điều 19 Thông tư số 14/2011/TT-BNV quy định thẩm quyền định tiêu hủy tài liệu hết giá trị cấp xã sau: Chủ tịch UBND cấp xã định tiêu hủy tài liệu hết giá trị sau có ý kiến thẩm tra văn Phịng Nội vụ cấp huyện Mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại Danh mục tài liệu hết giá trị Câu 239 Quy trình tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị cấp xã? Trả lời: Khoản Khoản Điều 19 Thông tư số 14/2011/ TT-BNV quy định quy trình tiêu hủy tài liệu cấp xã sau: Quy trình tiêu hủy tài liệu a) Hội đồng xác định giá trị tài liệu xem xét Danh mục tài liệu hết giá trị thuyết minh tài liệu hết giá trị (do Lưu trữ UBND đơn vị chỉnh lý tài liệu trình); cần thiết phải đối chiếu với Mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại; b) Hoàn thiện Danh mục tài liệu hết giá trị hồ sơ trình Chủ tịch UBND cấp xã xem xét; c) Làm thủ tục đề nghị thẩm tra tài liệu hết giá trị; d) Căn vào ý kiến thẩm tra Phòng Nội vụ cấp huyện, 140 HỎI ĐÁP VỀ NGHIỆP VỤ VĂN THƯ LƯU TRỮ hồn thiện hồ sơ trình Chủ tịch UBND cấp xã ban hành định tiêu hủy tài liệu hết giá trị; đ) Tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị; e) Lập lưu hồ sơ việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị Tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị a) Đóng gói tài liệu hết giá trị; b) Lập biên bàn giao tài liệu hết giá trị người làm công tác văn thư, lưu trữ UBND cấp xã (quản lý kho lưu trữ) người thực tiêu hủy tài liệu hết giá trị; c) Thực tiêu hủy tài liệu hết giá trị: Có thể thực trụ sở UBND cấp xã chuyển đến sở sản xuất giấy để tái chế; d) Lập biên việc hủy tài liệu hết giá trị Câu 240 Hồ sơ tiêu hủy tài liệu hết giá trị cấp xã bao gồm văn nào? Trả lời: Khoản Điều 19 Thông tư số 14/2011/TT-BNV quy định hồ sơ việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị cấp xã gồm: Tờ trình việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị; Danh mục tài liệu hết giá trị Bản thuyết minh tài liệu hết giá trị; Biên họp Hội đồng Xác định giá trị tài liệu; Văn Phòng Nội vụ cấp huyện việc thẩm tra tài liệu hết giá trị; Quyết định Chủ tịch UBND cấp xã cho phép tiêu hủy tài liệu hết giá trị; Biên bàn giao tài liệu hết giá trị; Biên việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị; Quyết định việc thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu (Nếu chưa thành lập Hội đồng Xác định giá trị tài liệu); Các tài liệu liên quan khác 141 CHI CUC VĂN THƯ LƯU TRỮ Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị phải bảo quản Lưu trữ cấp xã thời hạn 20 năm kể từ ngày tài liệu tiêu hủy Câu 241 Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ UBND cấp xã? Trả lời: Điều 20 Thông tư số 14/2011/TT-BNV quy định tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu cấp xã sau: Đối tượng khai thác sử dụng tài liệu Tài liệu lưu trữ UBND cấp xã sử dụng để phục vụ nhu cầu công tác cán bộ, công chức UBND cấp xã nhu cầu đáng quan, tổ chức cá nhân Công chức làm công tác văn thư, lưu trữ UBND cấp xã có trách nhiệm trực tiếp phục vụ nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu bảo quản Lưu trữ cấp xã Thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu bảo quản Lưu trữ cấp xã: Do Chủ tịch UBND cấp xã quy định Đơn vị, cá nhân sử dụng tài liệu lưu trữ phải chấp hành nghiêm chỉnh quy định bảo mật thông tin phải giữ gìn bảo đảm an tồn tài liệu Câu 242 Thẩm quyền cho phép sử dụng tài liệu sao, chụp tài liệu Lưu trữ cấp xã? Trả lời: Điều  21 Thông tư số 14/2011/TT-BNV quy định thẩm quyền cho phép sử dụng tài liệu sao, chụp tài liệu kho Lưu trữ cấp xã sau: Chủ tịch UBND cấp xã cho phép sử dụng chụp tài liệu lưu trữ bảo quản Lưu trữ cấp xã Việc sao, chụp tài liệu phải công chức làm công tác văn thư, lưu trữ UBND cấp xã trực tiếp thực 142 HỎI ĐÁP VỀ NGHIỆP VỤ VĂN THƯ LƯU TRỮ D TÀI LIỆU CÁ NHÂN, GIA ĐÌNH, DỊNG HỌ Câu 243 Những tài liệu cá nhân, gia đình dịng họ đăng ký thuộc Phơng lưu trữ Quốc gia Việt Nam? Trả lời: Khoản Điều Luật Lưu trữ quy định: Những tài liệu sau cá nhân, gia đình, dịng họ (sau gọi chung cá nhân) có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử quốc gia, xã hội đăng ký thuộc Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam: Gia phả, tộc phả, bằng, sắc phong, tài liệu tiểu sử; Bản thảo viết tay, in có bút tích, cơng trình nghiên cứu khoa học, sáng tác, thư từ trao đổi; Phim, ảnh; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; Cơng trình, viết cá nhân; Ấn phẩm, tài liệu cá nhân sưu tầm Câu 244 Các quyền cá nhân có tài liệu lưu trữ? Trả lời: Khoản Điều Luật Lưu trữ quy định cá nhân có tài liệu có quyền sau đây: Được đăng ký tài liệu Lưu trữ lịch sử hướng dẫn, giúp đỡ kỹ thuật bảo quản tạo điều kiện để phát huy giá trị tài liệu quy định Khoản Điều Luật Lưu trữ; Quyết định việc hiến tặng, ký gửi tài liệu cho Lưu trữ lịch sử; Thoả thuận việc mua bán tài liệu; Được ưu tiên sử dụng tài liệu hiến tặng; Cho phép người khác sử dụng tài liệu ký gửi Lưu trữ lịch sử, không xâm hại an ninh quốc gia, lợi ích Nhà nước, quyền lợi ích hợp pháp quan, tổ chức, cá nhân; Được Nhà nước khen thưởng theo quy định pháp luật 143 CHI CUC VĂN THƯ LƯU TRỮ Câu 245 Nghĩa vụ cá nhân có tài liệu liên quan đến an ninh quốc gia? Trả lời: Điểm a, Khoản Điều Luật Lưu trữ quy định: Cá nhân có tài liệu liên quan đến an ninh quốc gia có nghĩa vụ: Chỉ hiến tặng bán cho Lưu trữ lịch sử E HOẠT ĐỘNG DỊCH VỤ LƯU TRỮ Câu 246 Điều kiện để Tổ chức phép hoạt động dịch vụ lưu trữ? Trả lời: Khoản Điều 36 Luật Lưu trữ quy định Tổ chức hoạt động dịch vụ lưu trữ có đủ điều kiện sau đây: Có đăng ký hoạt động dịch vụ lưu trữ quan thực nhiệm vụ quản lý nhà nước lưu trữ cấp tỉnh (Sở Nội vụ) Có sở vật chất, nhân lực phù hợp để thực hoạt động dịch vụ lưu trữ; Cá nhân thực hoạt động dịch vụ lưu trữ tổ chức phải có Chứng hành nghề lưu trữ Câu 247 Điều kiện để cá nhân hành nghề độc lập dịch vụ lưu trữ? Trả lời: Khoản Điều 36 Luật Lưu trữ quy định cá nhân hành nghề độc lập dịch vụ lưu trữ có đủ điều kiện sau đây: Có Chứng hành nghề lưu trữ; Có sở vật chất phù hợp để thực hoạt động dịch vụ lưu trữ; Có đăng ký hoạt động dịch vụ lưu trữ quan thực nhiệm vụ quản lý nhà nước lưu trữ cấp tỉnh (Sở Nội vụ) Câu 248 Hoạt động dịch vụ lưu trữ bao gồm hoạt động nào? Trả lời: Khoản Điều 36 Luật Lưu trữ quy định hoạt động dịch vụ lưu trữ bao gồm: 144 HỎI ĐÁP VỀ NGHIỆP VỤ VĂN THƯ LƯU TRỮ Bảo quản, chỉnh lý, tu bổ, khử trùng, khử axit, khử nấm mốc, số hóa tài liệu lưu trữ khơng thuộc danh mục bí mật nhà nước; Nghiên cứu, tư vấn, ứng dụng khoa học chuyển giao công nghệ lưu trữ Câu 249 Điều kiện để cá nhân cấp chứng hành nghề lưu trữ? Trả lời: Khoản Điều 37 Luật Lưu trữ quy định cá nhân cấp Chứng hành nghề lưu trữ có đủ điều kiện sau đây: Là công dân Việt Nam, có lực hành vi dân đầy đủ; Có lý lịch rõ ràng; Có tốt nghiệp chuyên ngành lưu trữ phù hợp; Đã trực tiếp làm lưu trữ liên quan đến lưu trữ từ 05 năm trở lên; Đã đạt yêu cầu kỳ kiểm tra nghiệp vụ quan có thẩm quyền tổ chức (Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước) Câu 250 Những trường hợp không cấp chứng hành nghề lưu trữ? Trả lời: Khoản Điều 37 Luật Lưu trữ quy định trường hợp không cấp Chứng hành nghề lưu trữ sau: Người bị truy cứu trách nhiệm hình sự; Người chấp hành hình phạt tù bị áp dụng biện pháp xử lý hành đưa vào sở chữa bệnh, sở giáo dục; Người bị kết án tội phạm liên quan đến an ninh quốc gia; tội cố ý làm lộ bí mật cơng tác; tội chiếm đoạt, mua bán hủy tài liệu bí mật cơng tác 145 CHI CUC VĂN THƯ LƯU TRỮ Phụ lục I Sơ đồ bố trí thành phần thể thức văn (Trên trang giấy khổ A4: 210 mm x 297 mm)       20‐25  mm     2    3  11  1  15  4    5b      10a    10b  5a  9a  12      15‐20  mm    30‐35  mm      6        7a 10b  8  13  7b 14 20‐25  mm 146 7c  HỎI ĐÁP VỀ NGHIỆP VỤ VĂN THƯ LƯU TRỮ DANH MỤC VĂN BẢN, TÀI LIỆU VIỆN DẪN Văn quy định công tác văn thư + Nghị định số 110/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ cơng tác văn thư (NĐ110); Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/2/2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều NĐ110 [gọi tắt Nghị định công tác văn thư] + Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ Hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành + Thơng tư số 25/2011/TT-BTP ngày 27/12/2011 Bộ trưởng Bộ Tư pháp thể thức, kỹ thuật trình bày văn quy phạm pháp luật Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng, Thủ trưởng quan ngang Bộ văn quy phạm pháp luật liên tịch + Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 Bộ Nội vụ Hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ tài liệu vào lưu trữ quan + Thông tư số 14/2011/TT-BNV ngày 18/11/2011 Bộ Nội vụ Quy định quản lý hồ sơ tài liệu hình thành hoạt động HĐND-UBND xã, phường, thị trấn + Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 Bộ Nội vụ Hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức + Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức + Thông tư số 13/2010/TT-BNV ngày 24/10/2013 Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản tài liệu hình thành hoạt động Ủy ban Nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương 147 CHI CUC VĂN THƯ LƯU TRỮ Văn quy định quản lý sử dụng dấu + Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu; Nghị định 31/2009/NĐ-CP ngày 01/4/2009 sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 Chính phủ + Thơng tư số 21/2012/TT-BCA ngày 13/4/2012 Bộ Công an Quy định dấu quan, tổ chức, chức danh nhà nước Văn quy định công tác lưu trữ + Luật Lưu trữ; + Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/1/2013 Chính phủ Quy định chi tiết thi hành số điều Luật Lưu trữ + Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 Bộ Nội vụ hướng dẫn kho lưu trữ chuyên dụng + Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 Thủ tướng Chính phủ việc tăng cường bảo vệ phát huy giá trị tài liệu lưu trữ + Thông tư số 24/2011/TT-BTTTT ngày 20/09/2011 Bộ Thông tin Truyền thông quy định việc tạo lập, sử dụng lưu trữ liệu đặc tả + Thông tư số 46/2005/TT-BNV ngày 27/4/2005 Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý tài liệu chia, tách, sáp nhập quan, tổ chức, đơn vị hành tổ chức lại, chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp nhà nước + Công văn số 2959/BNV-VTLTNN ngày 17/08/2012 Bộ Nội vụ việc hướng dẫn triển khai thi hành Luật Lưu trữ + Công văn số 879/VTLTNN-NVĐP, ngày 19/12/2006 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước việc hướng dẫn tổ chức tiêu huỷ tài liệu hết giá trị 148 HỎI ĐÁP VỀ NGHIỆP VỤ VĂN THƯ LƯU TRỮ + Công văn số 319/VTLTNN-NVTW ngày 01/6/2004 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước việc Hướng dẫn thực giao nộp tài liệu lưu trữ vào lưu trữ lịch sử cấp + Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước việc ban hành Hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành + Hướng dẫn số 169/HD-VTLTNN ngày 10/3/2010 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước việc Hướng dẫn xây dựng sở liệu lưu trữ Các văn quy định tiêu chuẩn nghiệp vụ + Thông tư số 03/2010/TT-BNV ngày 29/4/2010 Bộ Nội vụ việc quy định định mức kinh tế - kỹ thuật chỉnh lý tài liệu giấy + Thông tư số 12/2010/TT-BNV ngày 26/11/2010 Bộ Nội vụ Hướng dẫn phương pháp xác định đơn giá chỉnh lý tài liệu giấy + Thông tư số 15/2011/TT-BNV ngày 11/11/2011 Bộ Nội vụ quy định định mức kinh tế - kỹ thuật Vệ sinh kho bảo quản tài liệu lưu trữ Vệ sinh tài liệu lưu trữ giấy + Thông tư số 10/2012/TT-BNV ngày 14/12/2012 Bộ Nội vụ Quy định định mức kinh tế - kỹ thuật xử lý tài liệu hết giá trị + Thông tư số 08/2012/TT-BNV ngày 26/11/2012 Bộ Nội vụ Quy định định mức kinh tế - kỹ thuật Lập danh mục tài liệu hạn chế sử dụng phông lưu trữ Phục vụ độc giả phòng đọc + Thông tư số 04/2014/TT-BNV ngày 23/6/2014 Bộ Nội vụ Quy định định mức kinh tế - kỹ thuật tạo lập sở liệu tài liệu lưu trữ 149 CHI CUC VĂN THƯ LƯU TRỮ + Thông tư số 05/2014/TT-BNV ngày 23/6/2014 Bộ Nội vụ Quy định định mức kinh tế - kỹ thuật giải mật tài liệu lưu trữ Các văn công tác tổ chức, cán + Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28/4/2010 Bộ Nội vụ Hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ Uỷ ban nhân dân cấp + Thông tư số 01/2014/TT/BNV ngày 10/01/2014 Bộ Nội vụ Hướng dẫn xét tặng Kỷ niệm chương lĩnh vực thuộc thẩm quyền quản lý Bộ Nội vụ Các văn chế độ sách ngành lưu trữ + Thông tư số 07/2005/TT-BNV ngày 05/1/2005 Bộ Nội vụ; Công văn số 2939/BNV-TL ngày 04/10/2005 chế độ phục cấp độc hại, nguy hiểm cán bộ, công chức, viên chức ngành lưu trữ + Thông tư Liên tịch số 10/2006/TTLT-BLĐTBXH-BYT hướng dẫn thực chế độ bồi dưỡng vật người lao động làm việc điều kiện có yếu tố nguy hiểm, độc hại; Công văn 758/VTLTNN-TCCB ngày 13/11/2006 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước việc hưởng chế độ bồi dưỡng vật ngành lưu trữ Chế độ báo cáo thống kê văn thư, lưu trữ Thông tư số 09/2013/TT-BNV ngày 31/10/2013 Bộ Nội vụ quy định chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư lưu trữ tài liệu lưu trữ Các văn tỉnh (UBND tỉnh, Sở Nội vụ) + Quyết định số 1632/QĐ-UBND ngày 08/6/2010 UBND tỉnh Hà Tĩnh Phê duyệt chức danh, cấu công chức, viên UBND huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh Hà Tĩnh (từ 150 HỎI ĐÁP VỀ NGHIỆP VỤ VĂN THƯ LƯU TRỮ 2010-2015) + Quyết định số 621/QĐ-UBND ngày 05/3/2012 UBND tỉnh Hà Tĩnh Quy định tiêu chí đánh giá, xếp loại thi đua thực công tác văn thư, lưu trữ sở, ban, ngành UBND cấp huyện + Công văn số 2167/UBND-NC1 ngày 26/5/2014 Ủy ban nhân dân tỉnh việc tăng cường thực số nhiệm vụ văn thư, lưu trữ + Công văn số 135/SNV-CCVTLT ngày 27/2/2014 Sở Nội vụ việc hướng dẫn nhiệm vụ công tác văn thư lưu trữ năm 2014 + Công văn số 162/SNV-CCVTLT ngày 04/3/2014 Sở Nội vụ việc đề nghị sử dụng hộp đựng tài liệu lưu trữ tiêu chuẩn + Công văn số 508/SNV-VTLT ngày 10/6/2014 Sở Nội vụ việc biên mục hồ sơ chỉnh lý tài liệu hành + Hướng dẫn số 163/HD-SNV ngày 05/6/2014 Sở Nội vụ Hướng dẫn tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị 151 CHI CUC VĂN THƯ LƯU TRỮ Chịu trách nhiệm xuất bản: MAI TRƯỜNG SINH Chi cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ Chịu trách nhiệm biên tập trình bày: HỒNG TÙNG PHONG Phó Chi cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ Chịu trách nhiệm nội dung hỏi - đáp: NGUYỄN THỊ THÁI HÒA DƯƠNG THỊ NGÂN HỒ THỊ NIÊM ĐINH THỊ CẨM THƠ NGUYỄN THỊ VĂN Chi cục Văn thư - Lưu trữ In 200 cuốn, khổ 14,5 x 20,5cm Công ty Cổ phần In Hà Tĩnh, số 153, đường Hà Huy Tập, thành phố Hà Tĩnh, tỉnh Hà Tĩnh Giấy phép xuất bản: In xong nộp lưu chiểu tháng 12/2015 152 ... viên tập sự, tơi muốn tìm hiểu quy định kỹ thu? ??t soạn thảo văn Vậy có văn hướng dẫn thể thức kỹ thu? ??t trình bày văn khơng? 20 Câu Thể thức kỹ thu? ??t trình bày văn quy phạm pháp luật? 20... hay bên phải? 31 Câu 37 Kỹ thu? ??t trình bày tên loại văn bản? 31 Câu 38 Kỹ thu? ??t trình bày trích yếu nội dung văn có tên loại? 32 Câu 39 Kỹ thu? ??t trình bày trích yếu nội dung công... ký? 39 Câu 50 Kỹ thu? ??t trình bày quyền hạn, chức vụ người ký? 39 Câu 51 “Nơi nhận” trình bày văn bản? 39 Câu 52 Kỹ thu? ??t trình bày phần “Kính gửi” nào? 40 Câu 53 Kỹ thu? ??t trình bày “Nơi