Đang tải... (xem toàn văn)
Quản lý văn bản đến thường SLIDESM ANIA C OM SLIDESM ANIA C OM Quản lý văn bản đến thường SLIDESM ANIA C OM SLIDESM ANIA C OM Bố cục 01 Nguyên tắc 02 Yêu cầu 03 Quy trình quản lý văn bản đến 04 Phương[.]
Quản lý văn đến thường SLIDESMANIA Bố cục SLIDESMANIA 01 Nguyên tắc 02 Yêu cầu 03 Quy trình quản lý văn đến 04 Phương pháp 05 Minh chứng Nguyên tắc - Phải quản lý đủ theo quy định pháp luật - Mọi công văn, giấy tờ đến từ nguồn khác phải đăng ký tập trung, thống văn thư quan/ doanh nghiệp để làm thủ tục tiếp nhận; trừ loại văn đăng ký riêng theo quy định pháp luật SLIDESMANIA 02 Yêu cầu Nhanh chóng, kịp thời Văn đến thuộc ngày phải đăng ký, phát hành chuyển giao ngày, chậm ngày làm việc Văn phải theo dõi, cập nhật trạng thái gửi, nhận, xử lý + Đối với văn đến có dấu “Tài liệu thu hồi”: theo dõi, thu hồi gửi trả lại nơi gửi theo thời hạn quy định + Đối với văn bản đến: cập nhật tình trạng, tổng hợp số liệu để báo cáo người giao trách nhiệm theo dõi đôn đốc việc giải văn đến An toàn SLIDESMANIA Văn đếnphải được chuyển giao an toàn, chính xác đến các cá nhân, phòng ban chắc có liên quan để giải quyết 03 Quy trình quản lý văn đến Quy trình quản lý văn đến gồm bước 3.1 Tiếp nhận văn đến 3.2 Đăng kí văn đến 3.3 Trình, chuyển giao văn đến 3.4 Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến SLIDESMANIA 3.1 Tiếp nhận văn đến - Tất văn giấy đến (bao gồm văn có dấu độ mật) gửi quan, tổ chức thuộc diện đăng ký Văn thư quan phải bóc bì, đóng dấu “ĐẾN” - Mẫu dấu “ĐẾN” thực theo quy định Phụ lục IV Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư SLIDESMANIA 3.2 Đăng kí văn đến - Phải bảo đảm đầy đủ, rõ ràng, xác thơng tin cần thiết theo mẫu sổ đăng ký văn đến theo thông tin đầu vào liệu quản lý văn đến - Số đến văn lấy liên thứ tự trình tự thời gian tiếp nhận văn năm, thống văn giấy văn điện tử SLIDESMANIA a Đăng ký văn đến sổ - Văn thư quan đăng ký văn vào sổ đăng ký văn đến - Mẫu sổ đăng ký văn đến theo quy định Phụ lục IV Nghị định 30 SLIDESMANIA b Đăng ký văn đến Hệ thống - Văn thư quan tiếp nhận văn đăng ký vào Hệ thống - Văn đến đăng ký vào Hệ thống phải in giấy đầy đủ trường thông tin theo mẫu Sổ đăng ký văn đến, ký nhận đóng sổ để quản lý SLIDESMANIA 3.3 Trình, chuyển giao văn đến - Văn phải Văn thư quan trình ngày, chậm ngày làm việc - Trường hợp xác định rõ đơn vị cá nhân giao xử lý, Văn thư quan chuyển văn đến đơn vị, cá nhân xử lý theo quy chế công tác văn thư - Văn đến có dấu mức độ khẩn phải trình chuyển giao sau nhận Việc chuyển giao văn phải bảo đảm xác giữ bí mật nội dung văn SLIDESMANIA - Đơn vị, cá nhân, người có thẩm quyền ghi ý kiến đạo giải - Trình, chuyển giao văn giấy: Ý kiến đạo giải ghi vào mục “Chuyển” dấu “ĐẾN” Phiếu giải văn đến theo mẫu tại Phụ lục IV Nghị định 30 SLIDESMANIA - Sau có ý kiến đạo giải người có thẩm quyền, văn đến chuyển lại cho Văn thư quan để đăng ký bổ sung thông tin, chuyển cho đơn vị cá nhân giao giải 3.4 Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến - Người đứng đầu quan, tổ chức có trách nhiệm đạo giải kịp thời văn đến giao người có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến - Đơn vị cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải văn đến theo thời hạn quy định quy chế làm việc quan, tổ chức SLIDESMANIA 04 Phương pháp Quản lý văn Hồ sơ giấy Quản lý văn thiết bị máy tính file excel word SLIDESMANIA SLIDESMANIA.C 4.1 Quản lý văn Hồ sơ giấy - Đây phương pháp truyền thống thực theo cách thủ công, áp dụng rộng rãi khoảng thời gian trước đây, trước tiên nên phân loại văn từ tổng thể đến chi tiết Theo quan ban ngành Theo cụm nội dung Theo nhóm VD: văn quan thuế ban hành, văn quan ban hành… VD: cụm văn khiếu nại, văn quy phạm pháp luật… VD: nhóm văn tháng 1/2013, nhóm văn tháng 2/2014,… - Sau phân loại văn – hồ sơ tài liệu, cần xếp hồ sơ khoa học, dễ tìm kiếm cần thiết Theo thời gian Theo thứ tự chữ Theo tính chất Dựa vào thời gian phát sinh văn để xếp thành nhóm Sắp sếp theo thứ tự bảng chữ - Ví dụ : mẫu tự B : Báo cáo – Biên Bản Dựa vào tính chất hồ sơ - Ví dụ : văn xử lý xong, văn chờ xử lý… SLIDESMANIA SLIDESMANIA.C 4.2 Quản lý văn thiết bị máy tính file excel word - Lập folder quản lý file theo nội dung - Nên tạo mẫu chung excel hay word chung cho toàn đơn vị - Nên lưu trữ văn – hồ sơ ổ D SLIDESMANIA Lợi ích Quản lý văn chặt chẽ, thơng suốt, kịp thời, nhanh chóng Khơng gian lưu trữ văn phân Giảm thiểu tối đa tình trạng loại, xếp cách có khoa học, mát, thiếu sót hay thuận tiện cho việc thất lạc văn bản, tìm kiếm, tra cứu, nâng cao hiệu theo dõi cần xử lý văn thiết SLIDESMANIA 05 Minh chứng Thông tin văn đến lưu sổ đăng kí văn đến, sổ chuyển giao văn bản, phần mềm quản lý văn SLIDESMANIA 5.1 Sổ đăng ký văn đến - Trên trang đầu loại sổ phải có chữ ký người có thẩm quyền đóng dấu trước sử dụng - Việc ký đóng dấu thực khoảng giấy trống Từ số đến số Quyển số SLIDESMANIA Phần đăng ký văn đến trình bày trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm), bao gồm 09 cột theo mẫu Bìa trang đầu sổ đăng ký văn đến (loại thường) 5.2 Sổ chuyển giao văn đến Sổ chuyển giao văn đến phải in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm 148mm x 210mm Cụ thể: - Bìa trang đầu: trình bày tương tự bìa trang đầu sổ đăng ký văn đến, khác tên gọi “Sổ chuyển giao văn đến” dịng chữ “Từ số đến số ” - Phần chuyển giao văn đến: Phần chuyển giao văn đến trình bày trang giấy khổ A4 theo chiều rộng (210mm x 297mm) theo chiều dài (297mm x 210mm) bao gồm 05 cột theo mẫu sau: SLIDESMANIA Nguồn: CÔNG BÁO/Số 15 + 16/Ngày 12-01-2013 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP công tác văn thư 5.3 Phần mềm quản lý văn - Với chức hồ trợ phần mềm, văn đến quan phân loại thành trường thông tin phù hợp với mục đích quản lý Sau văn thư nhập văn đến vào sở liệu, lãnh đạo văn phịng phân cơng xử lý SLIDESMANIA Nguồn: CÔNG BÁO/Số 15 + 16/Ngày 12-01-2013 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP công tác văn thư