Giáo trình mô đun Nghiệp vụ văn thư lưu trữ (Nghề: Pháp luật - Trình độ: Trung cấp) - Trường CĐ Kinh tế - Kỹ thuật Bạc Liêu trình bày những vấn đề chung về công tác văn thư; Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi; Nộp hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan;... Mời các bạn cùng tham khảo giáo trình tại đây.
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BẠC LIÊU TRƯỜNG CAO ĐẲNG KINH TẾ - KỸ THUẬT GIÁO TRÌNH MƠ ĐUN: NGHIỆP VỤ VĂN THƯ LƯU TRỮ NGÀNH/NGHỀ: PHÁP LUẬT TRÌNH ĐỘ: TRUNG CẤP Bạc Liêu, năm 2020 Bài NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ Mục tiêu: - Trình bày khái niệm, nội dung yêu cầu công tác văn thư - Nêu yêu cầu trách nhiệm cán làm công tác văn quan tổ chức - Xác định trách nhiệm người làm công tác văn thư quan tổ chức - Học sinh nhận thức trách nhiệm thân, hiểu nghề nghiệp công việc thân tương lai Nội dung 2.1 Khái niệm, nội dung công tác văn thư 2.1.1 Khái niệm Văn thư từ gốc Hán, dùng để loại văn bản, giấy tờ “Văn” có nghĩa văn tự, “thư” có nghĩa thư tịch Theo quan niệm triều đại phong kiến trước làm cơng tác văn thư tức làm cơng việc có liên quan đến văn tự, thư tịch Ngày nay, khái niệm văn thư khơng cịn xa lạ quan, tổ chức tất quan sử dụng văn bản, giấy tờ làm phương tiện giao tiếp thức với Làm cơng việc soạn thảo văn bản, quản lý văn … tức làm cơng tác văn thư Như định nghĩa công tác văn thư sau: Công tác văn thư hoạt động bảo đảm thông tin văn phục vụ cho việc lãnh đạo, đạo, quản lý, điều hành công việc quan Đảng, quan Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức Chính trị - Xã hội, đơn vị Vũ trang Nhân dân (dưới gọi chung quan, tổ chức) 2.1.2 Nội dung Công tác văn thư bao gồm nội dung đây: a) Soạn thảo ban hành văn bản: - Thảo văn - Duyệt văn - Đánh máy, in ấn, chụp văn - Ký văn b) Quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạtđộng quan, tổ chức - Quản lý văn - Quản lý giải văn đến - Lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan c) Quản lý sử dụng dấu - Các loại dấu - Bảo quản dấu - Sử dụng dấu 2.1.3 Yêu cầu công tác văn thư Trong trình thực nội dung công việc, công tác văn thư quan phải bảo đảm yêu cầu đây: a) Nhanh chóng Q trình giải cơng việc quan phụ thuộc nhiều vào việc xây dựng văn tổ chức quản lý, giải văn Do đó, xây dựng văn nhanh chóng, giải văn kịp thời góp phần vào việc giải nhanh chóng cơng việc quan Giải văn chậm làm giảm tiến độ giải công việc quan, giảm ý nghĩa việc đề cập văn Đồng thời gây tốn tiền của, công sức thời gian quan c) Chính xác - Chính xác nội dung văn + Nội dung văn phải tuyệt đối xác mặt pháp lý, tức phải phù hợp với Hiến pháp, Pháp luật văn quy định quan nhà nước cấp + Dẫn chứng trích dẫn văn phải hồn tồn xác, phù hợp thực tế, không thêm bớt, bịa đặt, không che dấu thật… + Số liệu phải đầy đủ, chứng phải rõ ràng - Chính xác thể thức văn + Văn ban hành phải có đầy đủ thành phần Nhà nước quy định: Quốc hiệu; Tác giả; Số, ký hiệu văn bản; Địa danh, ngày tháng năm ban hành; Tên loại trích yếu nội dung văn bản; Nội dung; Thể thức đề ký, chữ ký, dấu quan; Nơi nhận văn Các yếu tố thơng tin nêu phải trình bày vị trí, phơng chữ, cỡ chữ, kiểu chữ + Mẫu trình bày phải tiêu chuẩn Nhà nước ban hành - Chính xác khâu kỹ thuật nghiệp vụ: + Yêu cầu xác phải quán triệt cách đầy đủ tất khâu nghiệp vụ đánh máy văn bản, đăng ký văn bản, chuyển giao văn + u cầu xác cịn phải thể thực với chế độ quy định Nhà nước công tác văn thư d) Bí mật Trong nội dung văn đến, văn quan có nhiều vấn đề thuộc phạm vi bí mật quan, Nhà nước Vì vậy, từ việc xây dựng văn tổ chức quản lý, giải văn bản, bố trí phịng làm việc cán văn thư đến việc lựa chọn cán văn thư quan phải bảo đảm yêu cầu quy định Pháp lệnh bảo vệ bí mật Quốc gia Uỷ ban Thường vụ Quốc hội e) Hiện đại Việc thực nội dung cụ thể công tác văn thư gắn liền với việc sử dụng phương tiện kỹ thuật văn phịng đại Vì vậy, u cầu đại hố cơng tác văn thư trở thành tiền đề bảo đảm cho công tác quản lý Nhà nước nói chung quan nói riêng có suất, chất lượng cao Hiện đại hố cơng tác văn thư ngày trở thành nhu cầu cấp bách, phải tiến hành bước, phù hợp với trình độ khoa học công nghệ chung đất nước điều kiện cụ thể quan Cần tránh tư tưởng bảo thủ, lạc hậu, coi thường việc áp dụng phương tiện đại, phát minh sáng chế có liên quan đến việc nâng cao hiệu cơng tác văn thư 2.2 Vị trí ý nghĩa cơng tác văn thư 2.2.1 Vị trí cơng tác văn thư Trong văn phịng, cơng tác văn thư thiếu nội dung quan trọng, chiếm phần lớn nội dung hoạt động văn phịng Như vậy, cơng tác văn thư gắn liền với hoạt động quan xem mặt hoạt động quản lý Nhà nước, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý Nhà nước 2.2.2 Ý nghĩa công tác văn thư - Công tác văn thư bảo đảm cung cấp kịp thời đầy đủ, xác thơng tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước quan, đơn vị nói chung - Làm tốt cơng tác văn thư góp phần giải cơng việc quan nhanh chóng, xác, suất, chất lượng, sách, chế độ, giữ gìn bí mật Đảng Nhà nước; hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ, giảm bớt giấy tờ vô dụng việc lợi dụng văn Nhà nước để làm việc trái pháp luật - Công tác văn thư bảo đảm giữ lại đầy đủ chứng hoạt động quan hoạt động cá nhân giữ trách nhiệm khác quan - Công tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ 2.3 Những yêu cầu cán văn thư quan 2.3.1 Yêu cầu phẩm chất trị Người cán văn thư quan ngày tiếp xúc với văn bản, nắm hoạt động quan trọng quan, có vấn đề có tính chất bí mật Vì vậy, địi hỏi với người cán văn thư u cầu phẩm chất trị Nói chung người cán văn thư phải có phẩm chất trị tốt Cụ thể là: - Người cán văn thư phải có lịng trung thành Lịng trung thành phải thể trung thành với chế độ xã hội chủ nghĩa, trung thành với quan trung thành với thân mình; - Người cán văn thư phải tuyệt đối tin tưởng vào đường lối sách Đảng Nhà nước, giữ vững lập trường giai cấp vô sản tình - Người cán văn thư phải ln ln có ý thức chấp hành nghiêm chỉnh pháp luật Nhà nước, coi việc chấp hành luật pháp nghĩa vụ - Người cán văn thư phải luôn rèn luyện thân, coi việc học tập trị, nâng cao trình độ hiểu biết Đảng, Nhà nước, giai cấp vô sản nhiệm vụ thường xuyên 2.3.2 Yêu cầu chuyên môn nghiệp vụ - Về lý luận nghiệp vụ + Người cán văn thư phải nắm vững nội dung nghiệp vụ công tác văn thư, sở khoa học điều kiện thực tiễn + Bên cạnh hiểu biết nghiệp vụ chuyên môn phải có hiểu biết số nghiệp vụ khác để hỗ trợ cho nghiệp vụ chuyên môn Điều quan trọng đặt khơng học tập lý luận nghiệp vụ trường mà cịn phải có ý thức ln ln học tập nâng cao trình độ lý luận nghiệp vụ suốt trình cơng tác; bước hồn thiện thân với hoàn thiện lý luận nghiệp vụ - Về kỹ thực hành + Người cán văn thư không nắm vững lý luận nghiệp vụ mà phải có kỹ thực hành Chính kỹ thực hành thước đo lực thực tế người cán văn thư + Khơng thể nói người cán văn thư giỏi mà không thực hành nghiệp vụ công tác văn thư cách thành thạo, có chất lượng suất cao Qúa trình thực hành nhiệm vụ cụ thể công tác văn thư giúp cán văn thư bước nâng cao tay nghề mà giúp vào việc nâng cao trình độ lý luận nghiệp vụ 2.3.3 Những yêu cầu khác a) Tính bí mật Tính bí mật người cán văn thư phải thể cụ thể: - Có kín đáo - Có ý thức giữ gìn bí mật - Bất trường hợp khỏi phịng làm việc khơng để văn bản, tài liệu bàn; ghi chép có nội dung quan trọng không vứt vào sọt rác - Luôn cảnh giác, không để kẻ gian lợi dụng sơ hở để nắm bí mật Nhà nước, bí mật quan b) Tính tỉ mỉ Tính tỉ mỉ phải thể nội dung: - Bất công việc phải thực hồn chỉnh đến chi tiết nhỏ, khơng bỏ qua chi tiết dù nhỏ nhất, đặc biệt việc thống kê kiểm tra nhiệm vụ, ghi chép chuyển lời nhắn v.v - Khơng bỏ sót công việc nhiệm vụ thường ngày công việc đột xuất nảy sinh c) Tính thận trọng Trước làm việc đề xuất việc phải suy xét cách thận trọng Đặc biệt việc phát sai sót cán quan công tác văn thư; trường hợp nghi ngờ văn giấy tờ giả mạo, nghi vấn việc sử dụng dấu khơng quy định có đề xuất tổ chức cải tiến công việc Tính thận trọng giúp cán văn thư có ý kiến chắn, tránh phạm phải sai lầm d) Tính ngăn nắp, gọn gàng - Người cán văn thư tiếp xúc với văn giấy tờ, nội dung công việc lại phức tạp, khơng gọn gàng ngăn nắp ảnh hưởng khơng tốt đến cơng việc - Mặt khác, phịng làm việc văn thư khơng người văn thư làm việc mà cịn nơi có nhiều người đến liên hệ công việc xin giấy giới thiệu, tra tìm văn bản, xin đóng dấu giấy tờ v.v Nếu không trật tự ngăn nắp gây ấn tượng không tốt cán văn thư e) Tính tin cậy - Cán văn thư người tiếp xúc với văn bản, nắm nội dung hoạt động quan Vì người văn thư ln ln phải thể tính tin cậy Do có nhiều công việc nên lãnh đạo quan tâm kiểm tra công việc văn thư Phần lớn thủ trưởng tin tưởng văn thư Vì cán văn thư phải giữ vững tin tưởng để Thủ trưởng yên tâm làm việc - Mặt khác người cán văn thư phải đào tạo nghiệp vụ chuyên môn ln bảo đảm nghiệp vụ khơng sai sót Điều làm cho cán lãnh đạo yên tâm f) Tính nguyên tắc - Nội dung nghiệp vụ văn thư phải thực theo chế độ quy định Nhà nước quan, trước hết quy định quan chế độ bảo vệ bí mật, quy định công tác văn thư, lưu trữ v.v - Trong trường hợp vấn đề đặt có chi tiết khác với quy định Nhà nước quan, tốt phải xin ý kiến người phụ trách có thẩm quyền, khơng tự ý giải việc ngồi quy định g) Tính tế nhị Cơng việc người cán văn thư tạo môi trường tiếp xúc với nhiều đối tượng khác Vì người cán văn thư phải lễ độ, thân mật với người khác, đồng thời phải chiến thắng tâm trạng khơng hài lịng, phân tán thiếu kiên trì, mệt mỏi, xúc cảm, kể thái độ suồng sả kiểu bạn bè đồng nghiệp người quen biết Đặc biệt phải tránh nóng vội có việc khẩn cấp phải trả lời yêu cầu người khác nghi ngờ điều cơng việc Tính tế nhị giúp cho cán văn thư ngày chiếm lòng tin yêu mến bạn bè đồng nghiệp người quan Điều giúp cho người cán văn thư tạo bầu khơng khí thoải mái phịng làm việc Đó điều kiện để nâng cao hiệu công việc 2.4 Trách nhiệm thực nhiệm vụ công tác văn thư quan 2.4.1 Trách nhiệm Thủ trưởng quan a) Trách nhiệm chung Thủ trưởng quan chịu trách nhiệm quản lý công tác văn thư phạm vi quan đạo nghiệp vụ cơng tác văn thư quan cấp đơn vị trực thuộc Công tác văn thư quan có làm tốt hay khơng tốt, trước hết thuộc trách nhiệm Thủ trưởng quan Để thực nhiệm vụ này, Thủ trưởng quan giao cho Chánh Văn phịng Trưởng phịng Hành (ở quan khơng có Văn phịng) tổ chức quản lý cơng tác văn thư phạm vi trách nhiệm b) Trách nhiệm nhiệm cụ thể - Thủ trưởng quan có trách nhiệm giải kịp thời xác văn đến quan - Thủ trưởng quan giao cho cán cấp giải văn cần thiết phải chịu trách nhiệm chung việc giải văn - Thủ trưởng quan phải ký văn quan trọng quan theo quy định Nhà nước Thủ trưởng quan giao cho cấp phó ký thay văn mà theo quy định phải ký văn thuộc phạm vi lĩnh vực cơng tác giao cho cấp phó phụ trách giao cho Chánh Văn phịng (hoặc Trưởng phịng Hành quan) ký thừa lệnh văn có nội dung khơng quan trọng Ngồi nhiệm vụ nêu trên, tuỳ theo điều kiện cụ thể quan mà thủ trưởng quan làm số việc cụ thể khác như: xem xét cho ý kiến việc phân phối, giải văn đến quan, tham gia vào việc soạn thảo văn bản, kiểm tra việc chấp hành chế độ quy định công tác văn thư quan cấp dưới, đơn vị trực thuộc 2.4.2 Trách nhiệm Chánh văn phòng trưởng phòng Hành Chánh Văn phịng (hoặc Trưởng phịng Hành quan khơng có Văn phịng) người trực tiếp giúp Thủ trưởng quan tổ chức thực nhiệm vụ cơng tác văn thư quan trực tiếp đạo nghiệp vụ công tác văn thư quan cấp đơn vị trực thuộc Chánh Văn phòng (hoặc Trưởng phòng Hành chính) phải trực tiếp làm cơng việc sau: - Xem xét toàn văn đến để phân phối cho đơn vị, cá nhân báo cáo Thủ trưởng quan công việc quan trọng - Ký thừa lệnh thủ trưởng quan số văn Thủ trưởng giao ký văn Văn phòng trực tiếp ban hành - Tham gia xây dựng văn theo cầu Thủ trưởng quan - Xem xét mặt thủ tục, thể thức tất văn trước ký gởi - Tổ chức việc đánh máy văn - Trong điều kiện cụ thể, thủ trưởng giao làm sốviệc thuộc nhiệm vụ văn thư chuyên trách - Chánh Văn phòng (hoặc Trưởng phòng Hành chính) giao cho cấp phó cấp thực số nhiệm vụ cụ thể phạm vi quyền hạnh 2.4.3 Trách nhiệm Thủ trưởng đơn vị Thủ trưởng đơn vị quan chịu trách nhiệm trước Thủ trưởng quan tồn cơng tác văn thư đơn vị người trực tiếp đạo, đôn đốc kiểm tra công chức, viên chức đơn vị thực hịên tốt nhiệm vụ quản lý văn bản, tài liệu đơn vị Cụ thể là: - Tổ chức giải văn đến thuộc phạm vi đơn vị - Tổ chức soạn thảo văn phạm vi đơn vị - Tổ chức lập hồ sơ nộp hồ sơ vào phòng lưu trữ quan phạm vi đơn vị - Thực số nhiệm vụ khác Thủ trưởng giao 2.4.4 Trách nhiệm công chức, viên chức quan nói chung Tất cơng chức quan nói chung phải thực đầy đủ nội dung cơng tác văn thư có liên quan đến phần việc Cụ thể là: - Giải kịp thời văn đến theo yêu cầu Thủ trưởng - Thảo văn thuộc phạm vi trách nhiệm - Lập hồ sơ cơng việc làm nộp hồ sơ vào lưu trữ theo quy định quan - Bảo đảm giữ gìn bí mật, an toàn văn - Thực nghiêm túc quy định cụ thể chế độ công tác văn thư quan 2.4.5 Trách nhiệm văn thư chuyên trách quan Tại khoản 2, Điều 29 Nghị định số: 110/2004/NĐ-CP, ngày 08/4/2004 Chính phủ quy định trách nhiệm văn thư quan sau: - Tiếp nhận, đăng ký văn đến - Trình, chuyển giao văn đến cho đơn vị, cá nhân; - Giúp Chánh văn phòng Trưởng phòng Hành người giao trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến; - Tiếp nhận dự thảo văn trình người có thẩm quyến xem xét, phê duyệt, ký ban hành - Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày; Ghi số, ký hiệu văn bản, ngày tháng văn bản; Đóng dấu văn (Kể dấu Khẩn, Mật) - Đăng ký, làm thủ tục phát hành, chuyển phát theo dõi chuyển phát văn - Sắp xếp, bảo quản, phục vụ việc tra cứu, sử dụng lưu; - Hướng dẫn lập Danh mục hồ sơ, Lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan; Giúp Chánh văn phòng Trưởng phòng Hành đơn đốc, nhắc nhở, kiểm tra cơng tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan; - Quản lý sổ sách sở liệu, đăng ký quản lý văn bản; Làm thủ tục cấp Giấy Giới thiệu, Giấy đường cho cán bộ, công chức, viên chức - Bảo quản, sử dụng loại dấu quan Ngoài cơng việc nói trên, tuỳ theo lực yêu cầu cụ thể quan, văn thư chuyên trách giao kiêm nhiệm thêm số công việc đánh máy, trực điện thoại, kiểm tra hướng dẫn nghiệp vụ văn thư quan, đơn vị cấp công tác lưu trữ quan công việc văn thư ít, chưa sử dụng hết thời gian làm việc Câu hỏi ôn tập Nêu khái niệm, nội dung, yêu cầu cơng tác văn thư Phân tích vị trí, ý nghĩa, tác dụng cơng tác văn thư Vì phải phân công trách nhiệm thực nhiệm vụ cơng tác văn thư quan? Trình bày nhiệm vụ công tác văn thư thủ trưởng quan, Chánh văn phòng trưởng phòng hành quan khơng có văn phịng phải thực Trình bày nhiệm vụ cơng tác văn thư thủ trưởng đơn vị công chức, viên chức Nhà nước phải thực Trình bày nhiệm vụ cơng tác văn thư cán văn thư quan phải thực 10 Bài TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐI Mục tiêu: - Trình bày khái niệm nguyên tắc quản lý văn quan - Nêu bước quy trình quản lý văn - Lập loại sổ để quản lý văn quan - Thực thủ tục đăng ký văn bản, phát hành, chuyển giao theo dõi giải văn - Hiểu quy định nhà nước công tác chuyển giao quản lý văn đi, vận dụng việc tổ chức phận làm công tác văn thư; Nội dung bài: 2.1 Khái niệm nguyên tắc chung 2.1.1 Khái niệm Thông tư số 07/2012/TT-BNV hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan: Văn tất loại văn bản, bao gồm văn quy phạm pháp luật, văn hành văn chuyên ngành (kể văn bản, văn nội văn mật) quan, tổ chức phát hành 2.1.2 Nguyên tắc quản lý văn đi: Tất văn đi, văn đến quan, tổ chức phải quản lý tập trung Văn thư quan (sau gọi tắt Văn thư) để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký; trừ loại văn đăng ký riêng theo quy định pháp luật Những văn đến không đăng ký Văn thư, đơn vị, cá nhân khơng có trách nhiệm giải 2.2 Nội dung tổ chức quản lý văn 2.2.1 Kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày; ghi số, ký hiệu ngày tháng văn 2.2.1.1 Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn Trước phát hành văn bản, Văn thư kiểm tra lại thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; phát sai sót báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải 2.2.1.2 Ghi số ngày, tháng, năm văn a) Ghi số văn - Tất văn quan, tổ chức ghi số theo hệ thống số chung quan, tổ chức Văn thư thống quản lý; trừ trường hợp pháp luật có quy định khác - Việc đánh số văn quy phạm pháp luật thực theo quy định điểm a khoản Mục II Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng năm 2005 Bộ Nội vụ Văn phịng Chính phủ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn (lấy số riêng cho loại) - Việc ghi số văn hành thực theo quy định Điểm a, Khoản 1, Điều Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính, đăng ký sau: 85 Áp dụng tiêu chuẩn trường hợp gặp văn có thơng tin trùng lặp in văn cần lựa chọn đánh giá cao văn chính, gốc, có bút tích lãnh đạo quan người có trách nhiệm thực văn Trường hợp tài liệu có giá trị quan trọng phục vụ khai thác sử dụng tài liệu thường xun ngồi gốc, nên giữ thêm để phục vụ khai thác, nhằm bảo quản an tồn chính, gốc Trong trường hợp gặp văn có thơng tin lặp lại trình tổng hợp, sử dụng văn để làm văn khác văn có thơng tin tổng hợp thường đánh giá cao văn có thơng tin bị tổng hợp Tuy nhiên, cần xem xét đến tài liệu có thơng tin bị tổng hợp mang tính tiêu biểu, phản ánh hoạt động chun mơn quan trọng phản ánh hoạt động quan khoảng thời gian đặc biệt như: chào mừng ngày lễ lớn quan kết hoạt động thời gian đạt thành tích tiêu biểu… Trường trường hợp tài liệu tổng hợp không phản ánh hết sắc thái, tính chất riêng biệt tài liệu bị bao hàm cần xem xét tài liệu để định thời hạn bảo quản hợp lý Trong phạm vi phông lưu trữ quốc gia, trùng lặp thơng tin xảy tài liệu phông ngành, hệ thống quan có chức năng, nhiệm vụ tương đồng Áp dụng tiêu chuẩn này, xác định giá trị tài liệu phông lưu trữ quốc gia người ta vận dụng kết hợp với tiêu chuẩn ý nghĩa quan, đơn vị hình thành phơng dựa vào mức độ khai thác, sử dụng tài liệu phông lưu trữ Trường hợp phông ngành đơn vị hình thành phơng có chức năng, nhiệm vụ tương đồng người ta đánh giá cao giá trị tài liệu phơng có nhu cầu khai thác, sử dụng cao Áp dụng tiêu chuẩn này, người làm công tác xác định giá trị tài liệu cần nắm loại tài liệu có thơng tin trùng lặp, đồng thời không nên áp dụng máy móc mà cần vận dụng cách linh hoạt kết hợp với tiêu chuẩn khác Tiêu chuẩn thời gian địa điểm hình thành tài liệu Thời gian địa điểm tài liệu hai yếu tố quan trọng sử dụng làm xác minh độ chân thực tài liệu 5.1 Về thời gian tài liệu Thời gian tài liệu bao gồm thời gian sản sinh tài liệu thời gian vật, tượng đề cập đến nội dung tài liệu Trong nhiều trường hợp, thời gian sản sinh tài liệu trùng với thời gian nhắc tới nội dung tài liệu như: văn quản lý nhà nước, văn ban hành để giải công việc cụ thể, cấp bách cơng việc khơng cần hạn định thời gian… Cũng có tài liệu hai khoảng thời gian tương đối cách xa như: tập hồi ký, tường trình vật, tượng xảy ra, biên ghi ghi chép trường, nơi xảy vụ việc… Trong xác định giá trị tài liệu người ta cho tài liệu có thời gian gần với công việc, kiện xảy thực tế mang tính xác thực đánh giá cao Vận dụng tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam, cần ý đến tài liệu sản sinh thời kỳ đặc biệt, giai đoạn lịch sử Đảng dân tộc, quan trung ương địa phương đơn vị hình thành phơng Đó mốc thời gian: năm 30 vận động thành lập Đảng Phong trào Xô viết Nghệ tĩnh; Cách mạng tháng Tám năm 1945; giai đoạn điển hình kháng chiến chống pháp (1945-1954) kháng chiến chống Mỹ (1954 - 1975); thời kỳ đổi 1986… Trong phạm vi phông lưu trữ quan, cá nhân, cần đánh giá cao tài liệu phản ánh mốc phát triển quan, đơn vị hình thành phông; thời kỳ biến đổi chức năng, nhiệm vụ cấu tổ 86 chức nhiệm vụ giao đột xuất có ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động quan (nếu có) Có thể kết luận rằng, theo tiêu chuẩn tài liệu có thời gian sản sinh gần với thời gian vật, tượng nhắc tới tài liệu có giá trị chân thực xem xét đánh giá cao 5.2 Về địa điểm tài liệu Địa điểm tài liệu yếu tố quan trọng liên quan đến xác định giá trị tài liệu Địa điểm tài liệu địa danh lập tài liệu địa danh nhắc tới nội dung tài liệu Trong trường hợp địa danh nơi lập tài liệu trùng với địa danh nhắc tới nội dung tài liệu tài liệu đánh giá cao tài liệu khác Khi xác định giá trị tài liệu phông lưu trữ quốc gia Việt Nam cần ý đến tài liệu sản sinh địa danh có ý nghĩa quan trọng kinh tế, trị, xã hội đất nước Đối với tài liệu có giá trị lịch sử cần đánh giá cao tài liệu sản sinh địa danh trực tiếp xảy kháng chiến dân tộc, tài liệu có số thiếu sót vấn đề thể thức Đối với tài liệu thời kỳ đại cần đánh giá cao tài liệu có địa điểm sản sinh phản ánh kiện xảy thủ trung tâm trị, kinh tế, văn hóa lớn đất nước tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương Đối với lưu trữ tỉnh, cần đánh giá cao tài liệu sản sinh phản ánh kiện xảy trung tâm trị, kinh tế, văn hóa tỉnh khu phát triển kinh tế, văn hóa trọng điểm tỉnh Như vậy, vận dụng tiêu chuẩn đòi hỏi cán làm công tác xác định giá trị tài liệu phông lưu trữ quôc gia cần nắm vững kiến thức lịch sử dân tộc biết quan tâm đến lợi ích lâu dài đất nước để khơng làm mát tài liệu có giá trị Tiêu chuẩn mức độ hoàn chỉnh chất lượng phông lưu trữ Phông lưu trữ khối tài liệu hoàn chỉnh tương đối hoàn chỉnh phản ánh trình hoạt động quốc gia, quan cá nhân Như vậy, phơng lưu trữ khối tài liệu phải phản ánh đầy đủ tương đối đầy đủ trình hình thành phát triển quan, đơn vị hình thành phơng Theo tiêu chuẩn này, trình xác định giá trị tài liệu gặp phơng mà tài liệu chúng nhiều lý bị mát, thất lạc nhiều, khối tài liệu có giá trị cịn cần giữ thêm tài liệu giá trị để bảo quản phơng Những tài liệu góp phần bổ sung giúp cho việc nghiên cứu thêm hoạt động quan, đơn vị hình thành phơng Đối với nước ta việc vận dụng tiêu chuẩn có ý nghĩa lẽ, thực tế chiến tranh, thiên tai, điều kiện khí hậu ý thức gìn giữ tài liệu cán bộ, nhân dân số nơi chưa tốt nên phơng tài liệu cũ cịn giữ tài liệu có giá trị Trong điều kiện cho phép, sưu tầm tài liệu có liên quan để bổ sung hồn chỉnh phơng lưu trữ việc in tài liệu phông đơn vị chủ quản cấp phông lưu trữ cấp Theo tiêu chuẩn này, trường hợp tài liệu lại phơng có tài liệu có ý nghĩa chủ yếu xác định giá trị tài liệu cần giữ lại tài liệu có ý nghĩa thứ yếu tìm tài liệu có ý nghĩa chủ yếu bổ sung vào phông lưu trữ Tiêu chuẩn hiệu lực pháp lý tài liệu Hiệu lực pháp lý tài liệu thể hai mặt thể thức văn nội dung văn Về thể thức văn bản, văn có hiệu lực pháp lý đảm bảo đủ yếu tố thể thức quan nhà nước quy định cần phải có văn như: quốc hiệu, tác giả văn bản, 87 địa danh thời gian ban hành văn bản, tên loại nội dung văn bản, nơi nhận, chữ ký người có thẩm quyền, dấu quan ban hành văn Về nguyên tắc, xác định giá trị lựa chọn tài liệu để đưa vào bảo quản lưu trữ cần lựa chọn tài liệu có hiệu lực pháp lý, tức tài liệu phải có đủ yếu tố thuộc thể thức văn Tuy nhiên, thực tế áp dụng tiêu chuẩn cần xem xét vận dụng hồn cảnh lịch sử cụ thể Bởi lẽ có tài liệu thơng tin có giá trị cao, song điều kiện khách quan nên không đảm bảo yếu tố thể thức văn Ví dụ: Những tài liệu sản sinh thời kỳ kháng chiến, thời kỳ hoạt động bí mật Đảng Vì vậy, trình xác định giá trị tài liệu, áp dụng tiêu chuẩn cần xem xét nâng thời hạn bảo quản tài liệu có đặc điểm Về nội dung tài liệu: văn có giá trị pháp lý văn ban hành phải đảm bảo tính hợp pháp tính hợp lý văn Tính hợp pháp thể chỗ, việc đảm bảo đủ yêu cầu thể thức nội dung phải pháp luật, không trái với văn quan cấp ban hành Tuy nhiên, vận dụng tiêu chuẩn này, yếu tố quan trọng cần xem xét thời gian hiệu lực pháp lý tài liệu Thời gian hiệu lực pháp lý tài liệu tính khoảng thời gian tài liệu có giá trị thực thi Có tài liệu thời gian hiệu lực pháp lý quy định nội dung văn như: hợp đồng, hiệp ước, ghi nhớ… Có văn thời gian hiệu lực pháp nội dung văn mà thể thời gian thực tế thực văn hết hiệu lực có văn khác ban hành thay Vận dụng tiêu chuẩn định thời hạn bảo quản tài liệu cần ý đến thời gian có hiệu lực tài liệu Thời hạn bảo quản tài liệu phải lớn thời gian có hiệu lực pháp lý tài liệu Sau khoảng thời gian có hiệu hiệu lực pháp lý, tài liệu có giữ lại hay không phụ thuộc vào ý nghĩa lịch sử tài liệu xác định giá trị việc vận dụng tiêu chuẩn khác Ví dụ: Một hợp đồng thuê đất ký kết hai quan có thời gian thực 20 năm thời hạn bảo quản 21 năm văn thư quan, sau Hợp đồng chuyển vào lưu trữ quan việc định thời hạn bảo quản thời gian phụ thuộc vào giá trị lịch sử Đối với người thư ký văn phịng việc nắm hiểu điều kiện quy định hiệu lực pháp lý văn điều cần thiết Một văn bản, tài liệu có giá trị làm sở để lãnh đạo sách đắn phải thông tin từ tài liệu đáng tin cậy, có giá trị pháp lý cao Chỉ có văn đảm bảo giá trị pháp lý chứng quan trọng để làm minh chứng cho việc xác minh, sáng tỏ việc cần thiết Trong việc xếp khoa học tài liệu lãnh đạo cần giữ gìn tài liệu đảm bảo giá trị pháp lý Tiêu chuẩn tình trạng vật lý tài liệu Tình trạng vật lý tài liệu tình trạng tài liệu xem xét bới yếu tố vật lý, hóa học, có ảnh hưởng đến hình thức tài liệu Tình trạng vật lý tài liệu ảnh hưởng đến hiệu công tác khai thác sử dụng tài liệu sau Trong thực tế nhiều tài liệu phông lưu trữ quốc gia điều kiện tác động yếu tố tự nhiên bị hư hỏng Khi phát tài liệu quý bị hư hỏng cần có biện pháp tu bổ, phục chế để cấp cứu chúng Song tài liệu tu bổ phục chế Vì vậy, áp dụng tiêu chuẩn có nghĩa tài liệu quý song tình trạng vật lý kém, khơng thể phục chế cần loại bỏ Bởi 88 lẽ dù có giữ tài liệu phông người ta khai thác, sử dụng mà có nguy làm hư hỏng tài liệu khác Tài liệu lưu trữ thực phát huy tác dụng khai thác, sử dụng để phục vụ nhu cầu xã hội Hiện nay, Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước thực số đề án để khắc phục hư hại tình trạng vật lý tài liệu như: Đề án chống nguy huỷ hoại tài liệu; Đề án cấp cứu tài liệu Châu triều Nguyễn… Trong trường hợp tài liệu có giá trị thơng tin nhau, người ta cho phép lựa chọn tài liệu có tình trạng vật lý tốt Tiêu chuẩn ngôn ngữ, kỹ thuật chế tác tài liệu Giá trị tài liệu nhiều trường hợp thể nội dung tài liệu mà thể yếu tố ngôn ngữ, kỹ thuật, vật liệu chế tác tài liệu Dựa vào ngôn ngữ hay vật liệu chế tác tài liệu nghiên cứu sử liệu học, văn học nhận biết thời kỳ lịch sử sản sinh tài liệu Trong phông lưu trữ quốc gia Việt Nam, số tài liệu hình thành lịch sử thể chữ Hán, chữ Nôm, chữ Pháp chữ Quốc ngữ Những tài liệu chữ Hán, chữ Nôm, chữ Pháp cịn lại nên xác định giá trị tài liệu cần đánh giá cao tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn lưu trữ quốc gia Ở Việt Nam, thời kỳ Phong kiến, số tài liệu làm chất liệu đặc biệt tài liệu Mộc khắc gỗ thị Đối với tài liệu này, giá trị chúng đánh giá cao thời hạn bảo quản thường vĩnh viễn Có tài liệu nội dung đơn giản thể đặc trưng thời kỳ lịch sử sản sinh tài liệu cần đánh giá cao bảo quản lâu dài, vĩnh viễn Trên tiêu chuẩn cần thiết để vận dụng xác định giá trị tài liệu phông lưu trữ quốc gia Việt Nam Tuy nhiên, tiêu chuẩn có vai trị, vị trí độc lập cho thấy giá trị tài liệu phương diện cụ thể song chúng lại có mối quan hệ logic với người xác định giá trị tài liệu cần biết vận dụng cách linh hoạt tiêu chuẩn tài liệu cụ thể Đối với cán lưu trữ, việc nắm tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu giúp cho việc tham mưu, tư vấn với lãnh đạo việc xây dựng danh mục hồ sơ, bảng thời hạn bảo quản tài liệu quan, đồng thời giúp lãnh đạo xếp khoa học tài liệu, xác định giá trị lựa chọn xác tài liệu cá nhân lãnh đạo quan trọng biết tổng hợp thơng tin xác thực từ tài liệu có giá trị chân thực để cung cấp cho lãnh đạo cơng tác quản lý IV TỔ CHỨC CƠNG TÁC XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU Các giai đoạn xác định giá trị tài liệu Xuất phát từ quy trình hình thành chuyển giao tài liệu từ tài liệu sinh đến trở thành tài liệu lưu trữ lưu trữ lưu trữ lịch sử, vòng đời tài liệu theo bước sau: Tài liệu hình thành giai đoạn văn thư quan chuyển giao vào lưu trữ hành sau thời gian năm kể từ công việc giai đoạn văn thư kết thúc, chuyển giao vào lưu trữ lịch sử sau kết thúc thời gian bảo quản lưu trữ hành 89 Ở giai đoạn đó, tài liệu đánh giá lại dựa vào tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu Vì vậy, vào vịng đời tài liệu, nhà lưu trữ học định giai đoạn xác định giá trị tài liệu sau: 1.1 Xác định giá trị tài liệu giai đoạn văn thư quan Việc xác định giá trị tài liệu giai đoạn văn thư đặt từ lập danh mục hồ sơ dự kiến cần lập năm văn thư Tại đây, việc xác định giá trị định thời hạn bảo quản mang tính chất tương đối sau lập hồn chỉnh hồ sơ, thời hạn bảo quản thay đổi Thời hạn bảo quản ghi danh mục hồ sơ dự kiến lập năm thay đổi sau xem xét tài liệu thực tế hồ sơ công việc kết thúc Sau năm văn thư quan, tài liệu có chuyển giao vào lưu trữ quan hay không lại phải xem xét đánh giá kỹ lưỡng Đây bước công tác xác định giá trị tài liệu Quá trình đánh giá giá trị tài liệu giai đoạn văn thư quan thường xem xét tài liệu trình lập hồ sơ Điều địi hỏi hồ sơ văn thư quan trước đưa vào lưu trữ cần lập hồn chỉnh Cán làm cơng tác lập hồ sơ hành phải cẩn thận, chu đáo việc kiểm tra, tối ưu hóa thành phần tài liệu hồ sơ định số phận tài liệu Việc xác định giá trị tài liệu giai đoạn văn thư quan loại bớt tài liệu trùng thừa hồ sơ tài liệu, đồng thời góp phần phát tìm kiếm tài liệu thiếu, bổ sung nhằm hoàn chỉnh chất lượng hồ sơ trước chuyển giao vào lưu trữ hành Vì vậy, việc xác định giá trị tài liệu giai đoạn văn thư quan làm tốt góp phần tạo điều kiện thuận lợi cho giai đoạn 1.2 Xác định giá trị tài liệu lưu trữ quan (lưu trữ hành) Lưu trữ quan nơi thu thập tài liệu từ văn thư quan đơn vị, phịng ban trực thuộc Vì vậy, thành phần tài liệu thu thập vào lưu trữ quan tương đối phức tạp Nhiệm vụ việc xác định giá trị tài liệu lưu trữ quan cán lưu trữ cần kiểm tra lại toàn hồ sơ từ văn thư quan phòng ban chức nộp vào lưu trữ quan Toàn hồ sơ tài liệu khơng phải có giá trị phải nộp lưu vào lưu trữ Sau kiểm tra toàn hồ sơ tài liệu thu được, cần xem xét, đánh giá giá trị hồ sơ lần để lựa chọn hồ sơ có giá trị thực tiễn giá trị lịch sử Nếu việc định thời hạn bảo quản tài liệu văn thư quan đánh giá cấp độ tài liệu cụ thể lưu trữ quan việc định thời hạn bảo quản lại áp dụng cho hồ sơ tài liệu Vì vậy, tiến hành cách độc lập kết hợp với công tác thống kê, phân loại chỉnh lý tài liệu Tài liệu lưu trữ quan chủ yếu giữ lại để phục vụ việc tra tìm thường xuyên cán quan ngành Giá trị tài liệu chủ yếu giá trị hành Theo quy định nhà nước, lưu trữ hành quan trung ương, tài liệu hành 90 lưu trữ mười năm cịn lưu trữ quan địa phương năm năm Như vậy, công tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ hành cần thực trình chỉnh lý khoa học tài liệu Xác định giá trị lưu trữ quan loại bớt hồ sơ, tài liệu trùng thừa khỏi phông lưu trữ quan đồng thời loại bớt tài liệu thực hết giá trị giai đoạn hành, chọn lựa hồ sơ tài liệu có giá trị đích thực chuyển giao vào lưu trữ lịch sử Công tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ quan làm tốt góp phần nâng cao chất lượng thành phần tài liệu phơng lưu trữ quan nói riêng phơng lưu trữ quốc gia nói chung Đây giai đoạn quan trọng bổ sung tài liệu có giá trị vào lưu trữ lịch sử 1.3 Xác định giá trị tài liệu lưu trữ lịch sử Trong trình hoạt động quan máy nhà nước, tránh khỏi trùng lặp tài liệu, trùng lặp thông tin tài liệu phông lưu trữ Vì vậy, chuyển giao tài liệu lưu trữ quan vào lưu trữ lịch sử cần xác định, đánh giá lại giá trị tài liệu Theo Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia 2001 Nghị định 111/2004/NĐ-CP, nhiệm vụ chủ yếu giai đoạn lựa chọn kiểm tra hồ sơ tiếp nhận từ lưu trữ quan Tại đây, hồ sơ tài liệu xem xét định thời hạn bảo quản lần cuối Những tài liệu trùng lặp phông lưu trữ loại bỏ, giữ lại tài liệu phản ánh chức hoạt động quan, đơn vị hình thành phơng Cơng tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ lịch sử thực phối hợp với công tác phân loại, thống kê chỉnh lý tài liệu Thời hạn bảo quản hồ sơ xem xét thay đổi thấy cần t Hội đồng xác định giá trị tài liệu (Điều 18 luật lưu trữ 2011) Hội đồng xác định giá trị tài liệu thành lập để tham mưu cho người đứng đầu quan, tổ chức việc xác định thời hạn bảo quản, lựa chọn tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ quan, lựa chọn tài liệu lưu trữ Lưu trữ quan để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử loại tài liệu hết giá trị Hội đồng xác định giá trị tài liệu người đứng đầu quan, tổ chức định thành lập Thành phần Hội đồng bao gồm: a) Chủ tịch Hội đồng; b) Người làm lưu trữ quan, tổ chức Thư ký Hội đồng; c) Đại diện lãnh đạo đơn vị có tài liệu ủy viên; d) Người am hiểu lĩnh vực có tài liệu cần xác định giá trị ủy viên Hội đồng xác định giá trị tài liệu thảo luận tập thể, kết luận theo đa số; ý kiến khác phải ghi vào biên họp để trình người đứng đầu quan, tổ chức Trên sở đề nghị Hội đồng xác định giá trị tài liệu, người đứng đầu quan, tổ chức định thời hạn bảo quản tài liệu, lựa chọn tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ quan, lựa chọn tài liệu lưu trữ Lưu trữ quan để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử; hủy tài liệu hết giá trị theo quy định Điều 28 Luật Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu 91 Hội đồng Thẩm tra xác định giá trị tài liệu người đứng đầu quan lưu trữ thành lập, nhằm tư vấn cho Cục trưởng Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước việc thẩm tra, phê duyệt kết xác định giá trị tài liệu quan lưu trữ cấp trung ương; Tư vấn cho Lưu trữ tỉnh việc thẩm tra, phê duyệt kết xác định giá trị tài liệu quan lưu trữ cấp tỉnh, cấp huyện; - Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước thẩm tra tài liệu Trung tâm lưu trữ quốc gia quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ quốc gia; - Lưu trữ tỉnh thẩm tra tài liệu lưu trữ tỉnh, lưu trữ huyện quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ huyện; - Lưu trữ huyện thẩm tra tài liệu quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ huyện xã; - Lưu trữ quan, tổ chức cấp thẩm tra tài liệu đơn vị trực thuộc không thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử Thành phần Hội đồng Thẩm tra xác định giá trị tài liệu thường bao gồm: Ở cấp trung ương: - Đại diện lãnh đạo Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước làm Chủ tịch; - Chuyên gia xác định giá trị tài liệu lưu trữ Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước làm Uỷ viên; - Đại diện Trung tâm Lưu trữ Quốc gia đại diện quan đơn vị hình thành phơng làm Uỷ viên Ở cấp địa phương: - Chánh văn phòng Uỷ ban Nhân dân tỉnh làm Chủ tịch Hội đồng; - Chuyên gia xác định giá trị tài liệu lưu trữ tỉnh làm Uỷ viên; - Đại diện lãnh đạo quan có tài liệu làm Uỷ viên; - Đại diện lưu trữ quan có tài liệu làm Uỷ viên Hội đồng Thẩm tra xác định giá trị tài liệu lập theo nhu cầu công tác xác định giá trị tài liệu quan cụ thể Sau hoàn thành nhiệm vụ, Hội đồng Thẩm tra xác định giá trị tài liệu giải thể Tiêu huỷ tài liệu hết giá trị (Điều 28 Luật lưu trữ 2011) Thẩm quyền định huỷ tài liệu hết giá trị quy định sau: a) Người đứng đầu quan, tổ chức định huỷ tài liệu hết giá trị Lưu trữ quan; b) Người đứng đầu quan có thẩm quyền lưu trữ cấp định huỷ tài liệu hết giá trị Lưu trữ lịch sử cấp Thủ tục định hủy tài liệu hết giá trị quy định sau: a) Theo đề nghị Hội đồng xác định giá trị tài liệu, người đứng đầu quan, tổ chức thuộc Danh mục quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử đề nghị quan thực nhiệm vụ quản lý nhà nước lưu trữ cấp thẩm định tài liệu hết giá trị cần hủy; người đứng đầu quan, tổ chức không thuộc Danh mục quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử đề nghị Lưu trữ quan quan, tổ chức cấp trực tiếp có ý kiến tài liệu hết giá trị cần hủy 92 Căn vào ý kiến thẩm định Hội đồng xác định giá trị tài liệu ý kiến quan cấp trực tiếp, người có thẩm quyền quy định khoản Điều định việc hủy tài liệu hết giá trị; b) Theo đề nghị Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu, người đứng đầu quan thực nhiệm vụ quản lý nhà nước lưu trữ định hủy tài liệu có thơng tin trùng lặp Lưu trữ lịch sử Sau có định văn người có thẩm quyền, việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị thực theo bước sau: a) Đóng gói tài liệu hết giá trị; b) Lập biên bàn giao tài liệu hết giá trị người quản lý kho lưu trữ người thực tiêu huỷ tài liệu hết giá trị (theo mẫu Phụ lục VI); c) Thực tiêu huỷ tài liệu hết giá trị: thực quan máy cắt giấy, ngâm nước xé nhỏ; chuyển đến nhà máy giấy để tái chế; d) Lập biên việc huỷ tài liệu hết giá trị Quá trình tiêu huỷ tài liệu phải thể văn phải lập thành hồ sơ Hồ sơ việc loại huỷ tài liệu bao gồm tài liệu: + Tờ trình việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị; + Danh mục tài liệu hết giá trị; + Biên họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu; + Biên họp Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu, kèm theo ý kiến Hội đồng xác định giá trị tài liệu Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu (nếu có); + Quyết định tiêu huỷ tài liệu người có thẩm quyền; + Biên tiêu huỷ tài liệu, văn thẩm định (nếu có), tài liệu có liên quan Hồ sơ việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị phải bảo quản lưu trữ quan với thời hạn 20 năm kể từ ngày tài liệu tiêu huỷ CÂU HỎI ÔN TẬP Tại phải xác định giá trị tài liệu? Việc XĐGTTL bao gồm nội dung gì? Giá trị tài liệu gì? Giá trị tài liệu chia thành loại? Mỗi loại đóng vai trị hoạt động quan, tổ chức? Nêu nguyên tác xác định giá trị tài liêu? Nêu tiêu chuẩn XĐGTTL? Trong tiêu chuẩn quan trọng nhất? Vì sao? Vẽ sơ đồ diễn giải giai đoạn xác định giá trị tài liệu? 93 Chương CHỈNH LÝ TÀI LIỆU I KHÁI NIỆM, MỤC ĐÍCH, NGUYÊN TẮC Khái niệm Tổ chức khoa học tài liệu hay gọi chỉnh lý khoa học kĩ thuật tài liệu tổ chức lại tài liệu theo yêu cầu chuẩn mực khoa học lưu trữ Trong có việc sửa chữa, phục hồi lập hồ sơ (đơn vị bảo quản), xác định giá trị tài liệu, xây dựng cơng cụ tra tìm thơng tin tài liệu lưu trữ Mục đích - Tạo thuận lợi cho việc bảo quản tài liệu - Thuận lợi cho quản lý, tra tìm nhanh chóng, xác Ngun tắc - Không phân tán phông lưu trữ - Không phá vỡ hình thành tự nhiên tài liệu - Phản ánh q trình giải cơng việc II CÁC BƯỚC THỰC HIỆN CHỈNH LÝ (theo Quyết định số: 128/QĐ-VTLTNN ngày 01 tháng năm 2009 việc hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính) Giao nhận tài liệu (phải lập biên giao-nhận) Vận chuyển tài liệu địa điểm chỉnh lý Vệ sinh sơ (không làm xáo trộn trật tự tài liệu) Khảo sát tài liệu viết văn hướng dẫn chỉnh lý lập kế hoạch chỉnh lý (nhằm thống nghiệp vụ chỉnh lý) - Bản lịch sử đơn vị hình thành phơng lịch sử phông - Bản hướng dẫn phân loại tài liệu hướng dẫn lập, phục hồi hồ sơ - Bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu - Lập kế hoạch chỉnh lý Phân loại tài liệu chỉnh lý Căn vào phương án phân loại chọn cho phông lưu trữ Sở NN&PTNT phương án "Thời gian-Cơ cấu tổ chức" hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ, tiến hành phân chia tài liệu thành nhóm theo thứ tự sau: a Tài liệu phơng Sở NN&PTNT phân chia thành nhóm lớn (tương ứng với thời gian) b Trong năm, tài liệu phân chia theo cấu tổ chức 94 Thí dụ: - Thanh tra Sở; - Phịng Kế hoạch - Tài chính; - Phịng Tổ chức Cán (thực nhiệm vụ quản lý: Tổ chức, cán - cơng chứcviên chức, đào tạo, chế độ, sách, khen thưởng, kỷ luật, ); - Phòng Quản lý xây dựng cơng trình; - Phịng Kỹ thuật; - Phịng Pháp chế c Trong cấu tổ chức, tài liệu phân chia theo mặt hoạt động Thí dụ: IV Phòng Tổ chức cán bộ; Tổ chức máy Tổ chức nhân d Trong mặt hoạt động, tài liệu phân thành mặt hoạt động nhỏ Thí dụ: IV Phịng Tổ chức cán bộ; Tổ chức máy a Thành lập quan, đơn vị b Điều chỉnh, bổ sung chức năng, nhiệm vụ … Tổ chức nhân a Bổ nhiệm, miễn nhiệm, Thuyên chuyển, đề bạt, điều động b Lao động, tiền lương c Thi đua, khen thưởng, kỷ luật d Đào tạo, bồi dưỡng … đ Trong nhóm nhỏ cuối tương ứng với hồ sơ đơn vị bảo quản IV Phòng Tổ chức cán bộ; Tổ chức máy a Thành lập quan, đơn vị - Hồ sơ, tài liệu việc thành lập, đổi tên quan đơn vị trực thuộc 95 - Hồ sơ, tài liệu đề án xây dựng tổ chức máy ngành, quan đơn vị trực thuộc (có thể có nhiều hồ sơ cụ thể) … b Điều chỉnh, bổ sung chức năng, nhiệm vụ - Hồ sơ, tài liệu việc bổ sung thu hẹp chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn quan đơn vị trực thuộc - Hồ sơ, tài liệu việc hợp nhất, chia tách, giải thể quan đơn vị trực thuộc … Tổ chức nhân a Bổ nhiệm, miễn nhiệm, Thuyên chuyển, đề bạt, điều động - Hồ sơ bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều động cán lãnh đạo quan đơn vị trực thuộc … b Lao động, tiền lương - Hồ sơ, tài liệu thực biên chế, lao động tiền lương hàng năm cho quan đơn vị trực thuộc - Kế hoạch, báo cáo công tác tổ chức - cán - lao động - tiền lương hàng năm quan đơn vị - Các báo cáo chuyên đề cán - lao động - tiền lương quan … c Thi đua, khen thưởng, kỷ luật - Hồ sơ khen thưởng cho tập thể cá nhân quan đơn vị trực thuộc (từ cấp tỉnh khen trở lên) - Hồ sơ hội nghị công tác thi đua, khen thưởng quan tổ chức - Báo cáo công tác thi đua, khen thưởng quan đơn vị trực thuộc … d Đào tạo, bồi dưỡng - Hồ sơ, tài liệu thực công tác đào tạo, bồi dưỡng cán quan đơn vị -Hồ sơ, tài liệu quản lý công tác đào tạo trường, sở dạy nghề trực thuộc quan Lập, chỉnh sửa hồ sơ xác định giá trị cho tài liệu nhóm nhỏ cuối a) Lập hồ sơ phông tài liệu chưa lập hồ sơ b) Chỉnh sửa hoàn thiện hồ sơ 96 Đối với phông tài liệu lập hồ sơ, hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ hướng dẫn xác định giá trị tài liệu, tiến hành kiểm tra toàn hồ sơ phơng; chỉnh sửa hồn thiện hồ sơ kết hợp với xác định giá trị định thời hạn bảo quản hồ sơ lập chưa đạt yêu cầu nghiệp vụ Mỗi hồ sơ lập chỉnh sửa hoàn thiện cần để tờ bìa tạm sơ mi riêng đánh số tạm thời; đồng thời, ghi số thông tin ban đầu hồ sơ (như tên viết tắt nhóm (nếu có) theo phương án phân loại tài liệu, tiêu đề hồ sơ, thời hạn bảo quản thời gian sớm muộn tài liệu có hồ sơ) lên thẻ tạm phiếu tin (Mẫu phiếu tin hướng dẫn biên mục phiếu tin tham khảo Phụ lục đính kèm) Ví dụ Hồ sơ, tài liệu hội nghị tổng kết công tác năm nhiều năm Sở NN&PTNT thường có văn sau - Văn quan cấp tổ chức hội nghị - Kế hoạch tổ chức hội nghị cấp có thẩm quyền phê duyệt - Chương trình hội nghị - Các báo cáo trình bày hội nghị - Bài phát biểu lãnh đạo cấp hội nghị - Các báo cáo tham luận - Báo cáo tổng kết hội nghị - Biên hội nghị - Những tài liệu khác có giá trị liên quan trực tiếp đến hội nghị - Phim, ảnh, băng ghi âm, ghi hình hội nghị (nếu có) - Thông báo kết hội nghị c Xác định giá trị tài liệu Loại tài liệu: Tài liệu mờ hỏng; thảo nháp có chính; Tài liệu không xác định thời gian, tác giả; biểu mẫu lưu không; Tài liệu không đầy đủ thể thức Những tài liệu loại chiếm số lượng lớn khối tài liệu đưa chỉnh lý Những tài liệu loại phải để riêng Biên mục phiếu tin Việc biên mục phiếu tin hồ sơ xây dựng sơ liệu (CSDL) quản lý tra tìm hồ sơ, tài liệu lưu trữ tự động hố tiến hành cách độc lập phông tài liệu chỉnh lý Tuy nhiên, phông tài liệu chưa chỉnh lý, nội dung nên kết hợp trình chỉnh lý Phiếu tin hồ sơ hay phiếu mô tả hồ sơ biểu ghi tổng hợp thông tin hồ sơ đơn vị bảo quản Mỗi thơng tin nhóm thơng tin ghi mục (hay cịn gọi trường) phiếu tin Phiếu tin dùng để nhập tin xây dựng sở liệu 97 quản lý tra tìm hồ sơ, tài liệu lưu trữ tự động hố Ngồi ra, phiếu tin cịn sử dụng thay cho thẻ tạm để hệ thống hoá hồ sơ phông Các thông tin hồ sơ đơn vị bảo quản phiếu tin gồm: tên (hoặc mã) kho lưu trữ; tên (hoặc số) phông lưu trữ; số lưu trữ; ký hiệu thông tin; tiêu đề hồ sơ; giải; thời gian tài liệu; thời hạn bảo quản chế độ sử dụng Ngoài ra, tuỳ theo yêu cầu quan, tổ chức việc quản lý, tra tìm hồ sơ, tài liệu lưu trữ, bổ sung thơng tin ngơn ngữ; bút tích; tình trạng vật lý; v.v (chi tiết xem Phụ lục đính kèm) Kiểm tra, chỉnh sửa việc lập hồ sơ việc biên mục phiếu tin Hệ thống hoá phiếu tin theo phương án phân loai Sắp xếp phiếu tin thẻ tạm phạm vi nhóm nhỏ; xếp nhóm nhỏ nhóm vừa, nhóm vừa nhóm lớn nhóm lớn phông theo phương án phân loại tài liệu đánh số thứ tự tạm thời lên phiếu tin thẻ tạm 10 Hệ thống hoá hồ sơ theo phiếu Sắp xếp toàn hồ sơ đơn vị bảo quản phông theo số thứ tự tạm thời phiếu tin thẻ tạm Khi hệ thống hoá hồ sơ, phải kết hợp kiểm tra tiến hành chỉnh sửa trường hợp hồ sơ lập bị trùng lặp (trùng toàn hồ sơ số văn hồ sơ), bị xé lẻ hay việc xác định giá trị cho hồ sơ, tài liệu chưa xác khơng thống 11 Biên mục hồ sơ (đơn vị bảo quản) Biên mục hồ sơ thực sau lâp hồ sơ, việc biên mục hồ sơ (Đơn vị bảo quản) gồm nội dung sau: a Đánh số tờ b Viết mục lục văn c) Viết chứng từ kết thúc d) Viết bìa hồ sơ 12 Kiểm tra chỉnh sửa việc biên mục hồ sơ 13 Đánh số hồ sơ thức - Đánh số thức chữ số Ả rập cho tồn hồ sơ phơng khối tài liệu đưa chỉnh lý lên thẻ tạm phiếu tin lên bìa hồ sơ Số hồ sơ đánh liên tục tồn phơng: + Đối với phông khối tài liệu chỉnh lý lần đầu: từ số 01 hết; + Đối với đợt chỉnh lý sau: từ số số hồ sơ cuối mục lục hồ sơ phơng khối tài liệu đợt chỉnh lý trước 14 Vệ sinh tài liệu; tháo bỏ ghim, kẹp; làm phẳng tài liệu - Dùng bàn chải thích hợp để quét chải làm tài liệu; 98 - Dùng dụng cụ như: dao lưỡi mỏng, móc chuyên dùng… để gỡ bỏ ghim, kẹp tài liệu; - Làm phẳng tài liệu tờ tài liệu bị quăn, gấp, nhàu 15 Vào bìa, hộp (cặp); viết dán nhãn hộp (cặp) - Vào bìa hồ sơ đưa hồ sơ vào hộp (cặp) 16 Viết dán nhãn hộp (cặp) - Viết dán nhãn hộp (cặp): viết nhãn hộp (cặp), phải dùng loại mực đen, bền màu; chữ viết nhãn phải rõ ràng, dễ đọc Nhãn in sẵn theo mẫu đính kèm (Phụ lục 9), in trực tiếp lên gáy gộp in riêng theo kích thước phù hợp với gáy hộp (cặp) dùng để đựng tài liệu 17 Vận chuyển tài liệu vào kho xếp lên giá 18 Bàn giao tài liệu - Bàn giao tài liệu: + Tài liệu giữ lại bảo quản bàn giao theo mục lục hồ sơ; + Tài liệu loại để tiêu huỷ bàn giao theo danh mục tài liệu loại; - Lập biên giao nhận tài liệu theo mẫu đính kèm (Phụ lục 1) 19 Nhập phiếu tin vào sở liệu 20 Kiểm tra, chỉnh sửa việc nhập phiếu tin 21 Lập mục lục hồ sơ a) Viết lời nói đầu b) Lập tra cứu bổ trợ c) Tập hợp liệu in mục lục hồ sơ từ sở liệu (03 bộ) d) Đóng mục lục (03 bộ) 22 Xử lý tài liệu loại a) Sắp xếp, bó gói, thống kê danh mục tài liệu loại b) Viết thuyết minh tài liệu loại c) Tổ chức tiêu huỷ tài liệu loại (thực theo quy trình xử lý tài liệu loại) d) Bổ sung tài liệu giữ lại theo kết thực quy trình xử lý tài liệu loại (nếu có) 23 Kết thúc chỉnh lý a) Hồn chỉnh bàn giao hồ sơ phông b) Viết báo cáo tổng kết chỉnh lý c) Tổ chức họp rút kinh nghiệm 99 ... 07/2012/TT-BNV hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan: Văn tất loại văn bản, bao gồm văn quy phạm pháp luật, văn hành văn chuyên ngành (kể văn bản, văn nội văn. .. văn thư bao gồm nội dung đây: a) Soạn thảo ban hành văn bản: - Thảo văn - Duyệt văn - Đánh máy, in ấn, chụp văn - Ký văn b) Quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạtđộng quan, tổ chức -. .. văn thư không nắm vững lý luận nghiệp vụ mà phải có kỹ thực hành Chính kỹ thực hành thư? ??c đo lực thực tế người cán văn thư + Không thể nói người cán văn thư giỏi mà khơng thực hành nghiệp vụ công