Việc bóc bì văn bản phải đảm bảo các yêu cầu: - Những bì có đóng dấu chi các mức độ khẩn phải được bóc trước để giải quyết kịp thời; - Không gây hư hại đối với văn bản, không bỏ sót văn [r]
(1)NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC VĂN THƯ -Tài liệu tham khảo: I VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Luật Lưu trữ II VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ công tác văn thư Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ công tác văn thư Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn hành chính Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 Bộ Nội vụ việc Hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan Quyết định số 1368/QĐ-UBND ngày 28/7/2010 UBND tỉnh việc triển khai gửi văn UBND tỉnh ban hành qua mạng tin học và Quyết định số 468/QĐ-UBND ngày 20/3/2012 UBND tỉnh việc triển khai gửi, nhận văn qua mạng tin học các sở, ban, ngành, mặt trận, đoàn thể, UBND các huyện, thị xã, thành phố (phần mềm Quản lý văn và hồ sơ công việc) III CÔNG TÁC BẢO VỆ BÍ MẬT NHÀ NƯỚC Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước Thông tư số 12/2002/TT-BCA ngày 13/9/2002 Bộ Công an hướng dẫn thực Nghị định số 33/2002/NĐ-CP Chính phủ IV QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU Thông tư liên tịch số 07/2002/TT-LT ngày 06/5/2002 Bộ Công an và Ban Tổ chức cán Chính phủ hướng dẫn thực số điều quy định Nghị định 58/2001/NĐCP ngày 24/8/2001 Chính phủ Quản lý và sử dụng dấu Nghị định 31/2009/NĐ-CP ngày 01/4/2009 Chính phủ Sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 quản lý và sử dụng dấu A PHÂN LOẠI VĂN BẢN I QUY ĐỊNH VỀ THỂ THỨC VĂN BẢN Văn hành chính thông thường thực theo Thông tư 01/2011 Văn quy phạm pháp luật thực theo Thông tư 55/2005 II PHÂN LOẠI VĂN BẢN (2) Văn quy phạm pháp luật (ký hiệu bao gồm số văn bản, năm ban hành, ) - Văn luật gồm: Hiến pháp, Luật (Bộ luật), Nghị Quốc hội - Văn luật gồm: Pháp lệnh, nghị Ủy ban thường vụ Quốc hội Lệnh, định Chủ tịch nước Nghị định Chính phủ Quyết định Thủ tướng Chính phủ, Tổng Kiểm toán Nhà nước Nghị Hội đồng Thẩm phán Tòa án nhân dân tối cao, Hội đồng nhân dân, thông tư Chánh án tòa án nhân dân tối cao Thông tư Bộ trưởng, Thủ trưởng quan ngang Nghị liên tịch ủy ban thường vụ Quốc hội Chính phủ với quan trung ương tổ chức chính trị - xã hội Thông tư liên tịch Chánh án tòa án nhân dân tối cao với Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao; Bộ trưởng, Thủ trưởng quan ngang với Chánh án tòa án nhân dân tối cao, Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao; các Bộ trưởng, Thủ trưởng quan ngang Văn quy phạm pháp luật Hội đồng nhân dân (NQ), Ủy ban nhân dân (QĐQPPL, CTQPPL) Văn hành chính Văn hành chính là văn có các thông tin trao đổi, điều hành giải các công việc cụ thể các quan, tổ chức để thực các quy định các văn QPPL Văn hành chính là loại văn quản lý nhà nước không mang tính quy phạm pháp luật, dùng để quy định, định, phản ánh, thông báo tình hình, trao đổi công việc và xử lý các vấn đề cụ thể khác hoạt động quản lý Gồm các loại: Nghị (cá biệt), định (cá biệt), thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, ghi nhớ, cam kết, thoả thuận, giấy chứng nhận, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển, thư công” Văn hành chính chia làm 02 loại: - Văn có tên loại (gọi theo tên loại); - Văn không có tên loại (thường gọi là công văn) Văn chuyên môn, kỹ thuật: Các vẽ công trình xây dựng, phim, ảnh III VĂN BẢN GỐC, VĂN BẢN CHÍNH (Văn đi) “Bản gốc văn bản” là hoàn chỉnh nội dung, thể thức văn quan, tổ chức ban hành và có chữ ký trực tiếp người có thẩm quyền (chỉ có 01 gốc - Dấu đỏ - Lưu Văn thư đơn vị); “Bản chính văn bản” là hoàn chỉnh nội dung, thể thức văn và quan, tổ chức ban hành” (có thể có nhiều chính, tùy vào số lượng cần gửi chính - Dấu đỏ - 01 lưu vào hồ sơ công việc) Ngoài ra, có y chính; trích sao; lục (từ y chính) (3) B NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC VĂN THƯ I NGUYÊN TẮC QUẢN LÝ VĂN BẢN, LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN Tất văn đi, văn đến quan, tổ chức phải quản lý tập trung Văn thư quan (sau đây gọi tắt là Văn thư) để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký; trừ loại văn đăng ký riêng theo quy định pháp luật Những văn đến không đăng ký Văn thư, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải Văn đi, văn đến thuộc ngày nào phải đăng ký, phát hành họặc chuyển giao ngày, chậm là ngày làm việc Văn đến có đóng dấu các mức độ khẩn: ‘‘Hỏa tốc” (kể “Hỏa tốc” hẹn giờ), “Thượng khẩn” và “Khẩn” (sau đây gọi chung là văn khẩn) phải đăng ký, trình và chuyển giao sau nhận Văn khẩn phải hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát sau văn ký Văn bản, tài liệu có nội dung mang bí mật nhà nước (sau đây gọi tắt là văn mật) đăng ký, quản lý theo quy định pháp luật hành bảo vệ bí mật nhà nước và hướng dẫn Thông tư này Người giao giải quyết, theo dõi công việc quan, tổ chức (sau đây gọi chung là cá nhân) có trách nhiệm lập hồ sơ công việc giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan Hồ sơ lập phải bảo đảm các yêu cầu sau: a) Phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị; đúng công việc mà cá nhân chủ trì giải b) Văn bản, tài liệu hồ sơ phải đầy đủ, hoàn chỉnh, có giá trị pháp lý, có mối liên hệ chặt chẽ với và phản ánh đúng trình tự diễn biến vấn đề, việc trình tự giải công việc Hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ quan phải đủ thành phần, đúng thời hạn và thủ tục quy định Văn bản, hồ sơ, tài liệu phải lưu giữ, bảo vệ, bảo quản an toàn, nguyên vẹn và sử dụng đúng mục đích quá trình tiếp nhận, chuyển giao, giải công việc Mục QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN I TIẾP NHẬN VĂN BẢN ĐẾN (Điều Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012) Bước Tiếp nhận văn đến a Khi tiếp nhận văn đến từ nguồn, ngoài làm việc Văn thư người giao nhiệm vụ tiếp nhận văn đến phải kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước nhận và ký nhận b Trường hợp phát thiếu, bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn văn chuyển đến muộn thời gian ghi trên bì (đối với bì văn có đóng dấu “Hỏa tốc” hẹn giờ), Văn thư người giao nhiệm vụ tiếp nhận văn đến phải báo cáo người có trách nhiệm; trường hợp cần thiết, phải lập biên với người chuyển văn (4) c Đối với văn đến chuyển phát qua máy Fax qua mạng, Văn thư phải kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang văn bản; phát có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải Bước Phân loại sơ và bóc bì văn a Các bì văn đến phân loại và xử lý sau: - Loại phải bóc bì: Các bì văn đến gửi cho quan, tổ chức - Loại không bóc bì: Các bì văn đến có đóng dấu các mức độ mật (A: Tuyệt mật, B: Tối mật, C: Mật) gửi đích danh cá nhân, phòng ban và các tổ chức đoàn thể quan (Đảng, Công đoàn, Đoàn TNCSHCM), tổ chức Văn thư chuyển tiếp cho nơi nhận Những bì văn gửi đích danh cá nhân, là văn liên quan đến công việc chung quan, tổ chức thì cá nhân nhận văn có trách nhiệm chuyển lại cho Văn thư để đăng ký - Việc bóc bì văn mật thực theo quy định Thông tư số 12/2002/TTBCA(A11) ngày 13/9/2002 Bộ Công an hướng dẫn thực Nghị định số 33/2002/NĐCP ngày 28/3/2002 Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước và quy định cụ thể Cơ quan, tổ chức b Việc bóc bì văn phải đảm bảo các yêu cầu: - Những bì có đóng dấu chi các mức độ khẩn phải bóc trước để giải kịp thời; - Không gây hư hại văn bản, không bỏ sót văn bì, không làm số, ký hiệu văn bản, địa quan gửi và dấu bưu điện; - Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu văn bì; văn đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bì với phiếu gửi, ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi và gửi trả lại cho nơi gửi văn bản; trường hợp phát có sai sót, thông báo cho nơi gửi biết để giải quyết; - Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo và văn cần phải kiểm tra, xác minh điểm gì đó văn đến mà ngày nhận cách quá xa ngày tháng văn thì giữ lại bì và đính kèm với văn để làm chứng Bước Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến a Tất văn đến thuộc diện đăng ký Văn thư phải đóng dấu “Đến”; ghi số đến và ngày đến (kể đến trường hợp cần thiết) Đối với văn đến chuyển qua Fax và qua mạng, trường hợp cần thiết, phải chụp in giấy và đóng dấu “Đến” b Những văn đến không thuộc diện đăng ký Văn thư (văn gửi đích danh cho tổ chức đoàn thể, đơn vị cá nhân) thì chuyển cho nơi nhận mà không phải đóng đấu “Đến” c Dấu “Đến” dóng rõ ràng, ngắn vào khoảng giấy trống số, ký hiệu (đối với văn có tên loại), phần trích yếu nội dung (đối với công văn) vào khoảng giấy trống ngày, tháng, năm ban hành văn Một số quy định mẫu dấu "Đến" và các loại sổ công văn đến: Mẫu dấu "Đến" (Phụ lục I kèm theo Thông tư 07/2012 ngày 22/11/2012 Bộ Nội vụ 50 mm TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC 35mm (5) ĐẾN Số: Ngày: / ./ Chuyển: Lưu hồ sơ số: Mẫu sổ đăng ký văn đến Đăng ký văn là bước quan trọng tổ chức giải và quản lý văn đến Đó là ghi lại thông tin văn bản, tài liệu như: Trích yếu, loại văn bản, lĩnh vực, số ký hiệu văn bản, ngày tháng năm văn bản, độ mật, độ khẩn (nếu có), Mục đích đăng ký văn là nắm nội dung và đối tượng giải văn nhằm cung cấp thông tin kịp thời theo yêu cầu MẪU SÔ CÔNG VĂN ĐẾN (Phụ lục II kèm theo Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012) a Văn thường + Bìa và trang đầu sổ đăng ký văn đến (loại thường): ………….(1)………… ………….(2)………… SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN Năm: 20… (3)… Từ ngày …… đến ngày … (4)……… Từ số ……… đến số ……… (5)……… Quyển số: ….(6)… Ghi chú: (1): Tên quan (tổ chức) chủ quản cấp trên trực tiếp (nếu có); (2): Tên quan (tổ chức) đơn vị (đối với số đơn vị); (3): Năm mở sổ đăng ký văn đến; (4): Ngày, tháng bắt đầu và kết thúc đăng ký văn sổ; (5): Số thứ tự đăng ký văn đến đầu tiên và cuối cùng sổ; (6): Số thứ tự sổ Trên trang đầu các loại sổ phải có chữ ký người có thẩm quyền và đóng dấu trước sử dụng Việc ký và đóng dấu thực khoảng giấy trống Từ số đến số và Quyển số + Nội dung sổ Ngày Số Tác Số, ký Ngày Tên loại và Đơn vị Ký nhận Ghi (6) tháng đến giả hiệu tháng trích yếu nội dung (1) (2) (3) (4) (5) (6) người nhận (7) chú (8) (9) b Sổ đăng ký văn mật đến Mẫu số đăng ký văn mật đến tương tự số đăng ký văn đến (loại thường), phần đăng ký có bổ sung cột “Mức độ mật” (cột 7) sau cột “Tên loại và trích yếu nội dung” (cột 6) Việc đăng ký văn mật đến thực tương tự đăng ký văn đến (loại thường); riêng cột “Mức độ mật” phải ghi rõ độ mật (“Mật”, “Tối mật” “Tuyệt mật”) văn đến; văn đến độ “Tuyệt mật”, thì ghi vào cột trích yếu nội dung sau phép người có thẩm quyền Đối với cột trích yếu nội dung văn thư ghi phép người có thẩm quyền Mẫu sổ đăng ký văn “mật” đến Ngày tháng Số đến Tác giả Số, ký hiệu Ngày tháng Tên loại và trích yếu nội dung (1) (2) (3) (4) (5) (6) Mức độ mật Đơn vị người nhận Ký nhận Ghi chú (7) (8) (9) Công văn đến ngày nào nhập vào máy và chuyển giao ngày không để ứ đọng vì lý khác thì công văn không chuyển kịp ngày thì chuyển chậm ngày làm việc ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN (Điều Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012) Văn đến đăng ký Sổ đăng ký văn đến Cơ sở liệu quản lý văn đến trên máy vi tính Đăng ký văn đến sổ a Lập Sổ đăng ký văn đến Căn số lượng văn đến hàng năm, các quan, tổ chức quy định việc lập các loại sổ đăng ký cho phù hợp Cụ thể sau: - Trường hợp 2000 văn đến, nên lặp hai sổ: Sổ đăng ký văn đến dùng để đăng ký tất các loại văn (trừ văn mật) và sổ đăng ký văn mật đến; - Từ 2000 đến 5000 văn đến, nên lập ba sổ, ví dụ: Sổ đăng ký văn đến các bộ, ngành, quan trung ương; Sổ đăng ký văn đến các quan, tổ chức khác; Sổ đăng ký văn mật đến; - Trên 5000 văn đến, nên lập các sổ đăng ký chi tiết theo nhóm quan giao dịch định và Số đăng ký văn mật đến; (7) - Các quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận nhiều đơn, thư khiếu nại, tố cáo thì lập sổ đăng ký đơn, thư riêng; - Đối với quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận, giải số lượng lớn yêu cầu dịch vụ hành chính công các yêu cầu, đề nghị khác quan, tổ chức và công dân thì lặp thêm các Sổ đăng ký yêu cầu dịch vụ theo quy định pháp luật b Đăng ký văn đến - Phải đăng ký đầy đủ, rõ ràng, chính xác các thông tin cần thiết văn bản; không viết bút chì, bút mực đỏ; không viết tắt từ, cụm từ không thông dụng Đăng ký văn đến Cơ sở liệu quản lý văn đến trên máy vi tính a Yêu cầu chung việc xây dựng Cơ sở liệu quản lý văn đến thực theo quy định hành pháp luật lĩnh vực này b Việc đăng ký (cập nhật) văn đến vào Cơ sở liệu quản lý văn đến thực theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm đó c Văn đến đăng ký vào Cơ sở liệu quản lý văn đến phải in giấy để ký nhận chính và đóng sổ để quản lý d Không sử dụng máy vi tính nối mạng nội và mạng diện rộng để đăng ký văn mật đến III TRÌNH, CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐẾN (Điều Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012) Trình văn đến a Sau đăng ký văn đến, Văn thư phải trình kịp thời cho người đứng đầu quan, tổ chức người người đứng đầu quan, tổ chức giao trách nhiệm (sau đây gọi chung là người có thẩm quyền) xem xét và cho ý kiến phân phối, đạo giải Văn đến có dấu các mức độ khẩn phải trình và chuyển giao sau nhận b Căn nội dung văn đến; Quy chế làm việc quan, tổ chức; chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác giao cho các đơn vị, cá nhân, người có thẩm quyền phân phối văn cho ý kiến đạo giải và thời hạn giải văn (nếu cần) Đối với văn đến liên quan đến nhiều đơn vị nhiều cá nhân thì cần ghi rõ đơn vị cá nhân chủ trì, đơn vị cá nhân phối hợp và thời hạn giải đơn vị, cá nhân (nếu cần) c Ý kiến phân phối văn ghi vào mục “Chuyển” dấu “Đến” Ý kiến đạo giải (nếu có) và thời hạn giải văn đến (nếu có) cần ghi vào phiếu riêng Mẫu Phiếu giải văn đến các quan, tổ chức quy định cụ thể (Tham khảo Phụ lục IV) d Sau có ý kiến phân phối, ý kiến đạo giải (nếu có) người có thẩm quyền, văn đến chuyển trở lại Văn thư để đăng ký bổ sung vào Sổ đăng ký văn đến vào các trường tương ứng Cơ sở liệu quản lý văn đến Chuyển giao văn đến a Căn vào ý kiến phân phối người có thẩm quyền, Văn thư chuyển giao văn đến cho các đơn vị cá nhân giải Việc chuyển giao văn phải bảo đảm kịp thời, chính xác, đúng đối tượng, chặt chẽ và giữ gìn bí mật nội dung văn (8) b Sau tiếp nhận văn đến, Văn thư đơn vị phải vào Sổ đăng ký, trình người đứng đầu đơn vị xem xét và cho ý kiến phân phối, ý kiến đạo giải (nếu có) Căn vào ý kiến người đứng đầu đơn vị Văn thư đơn vị chuyển văn đến cho cá nhân trực dõi, giải c Khi nhận chính Fax văn chuyển qua mạng, Văn thư phải đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến số đến và ngày đến Fax, văn chuyển qua mạng đã đăng ký trước đó và chuyển cho đơn vị cá nhân đã nhận Fax, văn chuyển qua mạng d Căn số lượng văn đến hàng năm, các quan, tổ chức lập Sổ chuyển giao văn đến cho phù hợp; 2000 văn đến thì dùng Sổ đăng ký văn đến để chuyển giao văn bản; trên 2000 văn đến thì lặp Sổ chuyển giao văn đến IV GIẢI QUYẾT VÀ THEO DÕI, ĐÔN ĐỐC VIỆC GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN (Điều Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012) Giải văn đến a Khi nhận văn đến, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải kịp thời theo thời hạn pháp luật quy định theo quy định quan, tổ chức Những văn đến có dấu các mức độ khẩn phải giải trước b Khi trình người đứng đầu quan, tổ chức xem xét, định phương án giải quyết, đơn vị, cá nhân phải đính kèm phiếu giải văn đến có ý kiến đề xuất đơn vị, cá nhân Đối với văn đến có liên quan đến các đơn vị và cá nhân khác, đơn vị cá nhân chủ trì giải phải gửi văn văn đó (kèm theo phiếu giải văn đến có ý kiến đạo giải người có thẩm quyền) để lấy ý kiến các đơn vị, cá nhân Khi trình người đứng đầu quan, tổ chức xem xét, định, đơn vị cá nhân chủ trì phải trình kèm văn tham gia ý kiến các đơn vị, cá nhân có liên quan Theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến a Tất văn đến có ấn định thời hạn giải phải theo dõi, đôn đốc thời hạn giải b Người đứng đầu quan, tổ chức giao cho Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính người giao trách nhiệm thực theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến c Văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu để báo cáo người giao trách nhiệm theo dõi đôn đốc việc giải văn đến Trường hợp quan, tổ chức chưa ứng dụng máy vi tính để quản lý văn thì Văn thư cần lập Sổ theo dõi việc giải văn đến d Đối với văn đến có dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định Mục QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI I KIỂM TRA THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN (Điều Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012) Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn (9) Trước phát hành văn bản, Văn thư kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; phát sai sót thì báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải Ghi số và ngày, tháng, năm văn a Ghi số văn - Tất văn quan, tổ chức ghi số theo hệ thống số chung quan, tổ chức Văn thư thống quản lý; trừ trường hợp pháp luật có quy định khác - Việc ghi số văn quy phạm pháp luật thực theo quy định pháp luật hành và đăng ký riêng - Việc ghi số văn hành chính thực theo quy định Điểm a, Khoản 1, Điều Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn hành chính, đăng ký sau: + Các loại văn bản: Chỉ thị (cá biệt), định (cá biệt), quy định, quy chế, hướng dẫn đăng ký vào số và hệ thống số + Các loại văn hành chính khác đăng ký vào số và hệ thống số riêng - Văn mật đăng ký vào sổ và hệ thống số riêng b Ghi ngày, tháng, năm văn - Việc ghi ngày, tháng, năm văn quy phạm pháp luật thực theo quy định pháp luật hành - Viêc ghi ngày, tháng, năm văn hành chính thực theo quy định Điểm b, Khoản 1, Điều Thông tư số 01/2011/TT-BNV II ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI (Điều Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012) Văn đăng ký vào Sổ đăng ký văn Cơ sở liệu quản lý văn trên máy vi tính Đăng ký văn sổ Căn phương pháp ghi số và đăng ký văn hướng dẫn Điểm a, Khoản 2, Điều Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012, các quan, tổ chức lập sổ đăng ký văn cho phù hợp SỔ ĐĂNG KÝ CÔNG VĂN ĐI (Phụ lục I kèm theo Thông tư 07/2012 ngày 22/11/2012 Bộ Nội vụ a Sổ đăng ký văn (loại thường) + Bìa và trang đầu: Tương tự "Sổ đăng ký văn đến" + Nội dung sổ Số, ký hiệu văn Ngày tháng văn Tên loại và trích yếu nội dung văn Người ký Nơi nhận văn Đơn vị, người nhận lưu Số Ghi chú (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) Sổ đăng ký văn (mật) (10) Mẫu sổ đăng ký văn mật giống sổ đăng ký văn (loại thường), phần dùng để đăng ký văn có bổ sung cột “Mức độ mật” sau cột “Tên loại và trích yếu nội dung văn bản” (cột 3) Việc đăng ký văn mật thực tương tự văn (loại thường) theo hướng dẫn khoản 2, mục Phụ lục VII; riêng cột “Mức độ mật” (cột 4) phải ghi rõ độ mật (“Mật”, “Tối mật” “Tuyệt mật”) văn bản; văn độ “Tuyệt mật” thì ghi vào cột trích yếu nội dung sau phép người có thẩm quyền Đăng ký văn Cơ sở liệu quản lý văn trên máy vi tính a Yêu cầu chung việc xây dựng Cơ sở liệu quản lý văn thực theo quy định hành pháp luật lĩnh vực này b Việc đăng ký (cập nhật) văn vào Cơ sở liệu quản lý văn thực theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm đó c Văn đăng ký vào Cơ sở liệu quản lý văn phải in giấy để ký nhận lưu hồ sơ và đóng sổ để quản lý III NHÂN BẢN, ĐÓNG DẤU CƠ QUAN VÀ DẤU MỨC ĐỘ KHẨN, MẬT (Điều 10 Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012) Nhân Văn nhân theo đúng số lượng xác định phần " Nơi nhận"của văn và đúng thời gian quy định Việc nhân văn mật thực theo quy định Khoản 1, Điều Nghị định số 33/2002/NĐ-CP Đóng dấu quan a Việc đóng dấu lên chữ ký và các phụ lục kèm theo văn chính phải rõ ràng, ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký phía bên trái b Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu trên văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo thực theo quy định Bộ trưởng, Thủ trưởng quan quản lý ngành c Dấu giáp lai đóng vào khoảng mép phải văn phụ lục văn bản, trùm lên phần các tờ giấy; dấu đóng tối đa 05 trang văn Đóng dấu các mức độ khẩn, mật (nếu có) a Việc đóng dấu các mức độ khẩn (“Hỏa tốc”, “Hỏa tốc hẹn giờ”, “Thượng khẩn” và “Khẩn”) trên văn thực theo quy định Điểm b, Khoản 2, Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV b Việc đóng dấu chi các mức độ mật (“Tuyệt mật”, “Tối mật” và “Mật”), dấu “Tài liệu thu hồi” trên văn thực theo quy định Khoản Thông tư số 12/2002/TTBCA(A11) IV LÀM THỦ TỤC PHÁT HÀNH, CHUYỂN PHÁT VÀ THEO DÕI VIỆC CHUYỂN PHÁT VĂN BẢN ĐI (Điều 11 Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012) Làm thủ tục phát hành văn a Lựa chọn bì (11) Bì văn phải có kích thước lớn kích thước văn bản; làm loại giấy dai, bền, khó thấm nước, không nhìn thấu qua và có định lượng ít từ 80gram/m trở lên Bì văn mật thực theo quy định Khoản Thông tư số 12/2002/TTBCA(A11) b Trình bày bì và viết bì Mẫu trình bày bì văn và cách viết bì thực theo hướng dẫn Phụ lục VIII Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 c Vào bì và dán bì Tùy theo số lượng và độ dày văn mà lựa chọn cách gấp văn để vào bì Khi gấp văn cần lưu ý để mật giấy có chữ vào trong, không làm nhàu văn Hồ dán bì phải có độ kết dính cao, khó bóc, dính đều; mép bì dán kín, không bị nhăn; không để hồ dán dính vào văn d Đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật và dấu khác lên bì Trên bì văn khẩn phải đóng dấu độ khẩn đúng dấu độ khẩn đóng trên văn bì Việc đóng dấu “Chỉ người có tên bóc bì” và các dấu chữ ký hiệu độ mật trên bì văn mật thực theo quy định Khoản và Khoản Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11) Chuyển phát văn Văn phải hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngày văn đó ký, chậm là ngày làm việc Đối với văn quy phạm pháp luật có thể phát hành sau 03 ngày, kể từ ngày ký văn a Chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân quan, tổ chức - Trường hợp quan, tổ chức có số lượng văn chuyển giao nội nhiều và việc chuyển giao văn thực tập trung Văn thư thì phải lập Sổ chuyển giao riêng - Trường hợp quan, tổ chức có số lượng văn chuyển giao ít và việc chuyển giao văn Văn thư trực tiếp thực thì sử dụng Sổ đăng ký văn để chuyển giao văn và sử dụng cột “Đơn vị, người nhận lưu” để ký nhận văn bản; người nhận văn phải ký nhận vào sổ b Chuyển giao trực tiếp cho các quan, tổ chức khác - Tất văn Văn thư người làm giao liên quan, tổ chức chuyển trực tiếp cho các quan, tổ chức khác phải đăng ký vào Sổ chuyển giao văn - Khi chuyển giao văn bản, người nhận văn phải ký nhận vào sổ c Chuyển phát văn qua Bưu điện - Tất văn chuyển phát qua Bưu điện phải đăng ký vào sổ - Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận và đóng dấu vào sổ (nếu có) d Chuyển phát văn máy Fax, qua mạng Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn chuyển cho nơi nhận máy Fax qua mạng, sau đó phải gửi chính e Chuyển phát văn mật (12) Việc chuyển phải văn mật thực theo quy định Điều 10 và Điều 16 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP và quy định Khoản Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11) Theo dõi việc chuyển phát văn Văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn đi, cụ thể sau: a Lập Phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn theo yêu cầu người ký văn Việc xác định văn cần lập Phiếu gửi đơn vị cá nhân soạn thảo văn đề xuất, trình người ký văn định b Đối với văn có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi, thu hồi đúng thời hạn; nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn không bị thiếu thất lạc c Đối với bì văn gửi vì lý nào đó mà Bưu điện trả lại thì phải chuyển cho đơn vị cá nhân soạn thảo văn đó; đồng thời, ghi chú vào Sổ gửi văn bưu điện để kiểm tra, xác minh cần thiết d Trường hợp phát văn bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải V LƯU VĂN BẢN ĐI (Điều 12 Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012) Việc lưu văn thực sau: a Mỗi văn phải lưu hai bản: Bản gốc lưu Văn thư và chính lưu hồ sơ theo dõi, giải công việc b Bản gốc lưu Văn thư phải đóng dấu và xếp theo thứ tự đăng ký Trường hợp văn dịch tiếng nước ngoài tiếng dân tộc thiểu số, ngoài lưu tiếng Việt phải luôn kèm theo dịch chính xác nội dung bảng tiếng nước ngoài tiếng dân tộc thiểu số Việc lưu giữ, bảo quản và sử dụng lưu văn có đóng dấu các mức độ mật thực theo quy định hành bảo vệ bí mật nhà nước Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng lưu Văn thư theo quy định pháp luật và quy định cụ thể quan, tổ chức Mục CÁC PHỤ LỤC A PHỤ LỤC KÈM THEO THÔNG TƯ 07/2012/TT-BNV NGÀY 22/11/2012 B PHỤ LỤC KÈM THEO THÔNG TƯ 01/2011/TT-BNV NGÀY 19/01/2011 Phụ lục I: Bảng chữ viết tắt tên loại văn và Phụ lục II: Sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn Phụ lục III Mẫu trình bày văn và văn Phụ lục I BẢNG CHỮ VIẾT TẮT TÊN LOẠI VĂN BẢN VÀ BẢN SAO (Kèm theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ) (13) STT Tên loại văn hành chính Chữ viết tắt (14) Nghị (cá biệt) Quyết định (cá biệt) Chỉ thị (cá biệt) Quy chế Quy định Thông cáo Thông báo Hướng dẫn Chương trình 10 Kế hoạch 11 Phương án 12 Đề án 13 Dự án 14 Báo cáo 15 Biên 16 Tờ trình 17 Hợp đồng 19 Công điện 20 Bản ghi nhớ 21 Bản cam kết 22 Bản thỏa thuận 23 Giấy chứng nhận 24 Giấy ủy quyền 25 Giấy mời 26 Giấy giới thiệu 27 Giấy nghỉ phép 28 Giấy đường 29 Giấy biên nhận hồ sơ 30 Phiếu gửi 31 Phiếu chuyển 32 Thư công Bản văn Bản y chính Bản trích Bản lục NQ QĐ CT QC QyĐ TC TB HD CTr KH PA ĐA DA BC BB TTr HĐ CĐ GN CK TTh CN UQ GM GT NP ĐĐ BN PG PC SY TS SL (15) Phụ lục II SƠ ĐỒ BỐ TRÍ CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC VĂN BẢN (Trên trang giấy khổ A4: 210 mm x 297 mm) (Kèm theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ) Ghi chú: (16) Ô số 5a 5b 7a, 7b, 7c 9a, 9b 10a 10b 11 12 13 14 15 Thành phần thể thức văn Quốc hiệu Tên quan, tổ chức ban hành văn Số, ký hiệu văn Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn Tên loại và trích yếu nội dung văn Trích yếu nội dung công văn Nội dung văn Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký người có thẩm quyền Dấu quan, tổ chức Nơi nhận Dấu mức độ mật Dấu mức độ khẩn Dấu thu hồi và dẫn phạm vi lưu hành Chỉ dẫn dự thảo văn Ký hiệu người đánh máy và số lượng phát hành Địa quan, tổ chức; địa E-Mail: địa Website; số điện thoại, số Telex, số Fax Logo (in chìm tên quan, tổ chức ban hành văn bản) Phụ lục V MẪU TRÌNH BÀY VĂN BẢN VÀ BẢN SAO VĂN BẢN (Kèm theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ) Mẫu trình bày văn hành chính Mẫu 1.1 Nghị (cá biệt) Mẫu 1.1.1 Nghị (cá biệt) Thường trực HĐND Mẫu 1.1.2 Nghị Hội đồng quản trị Mẫu 1.2 Quyết định (cá biệt) (quy định trực tiếp) Mẫu 1.3 Quyết định (cá biệt) (quy định gián tiếp) Mẫu 1.4 Văn có tên loại khác Mẫu 1.5 Công văn Mẫu 1.6 Quyết định (cá biệt) (quy định trực tiếp) TTHĐND Mẫu 1.7 Văn có tên loại các Ban HĐND (17) Mẫu 1.8 Văn có tên loại Đoàn Đại biểu Quốc hội Mẫu 1.9 Công điện Mẫu 1.10 Giấy mời Mẫu 1.11 Giấy giới thiệu Mẫu 1.12 Biên Mẫu 1.13 Giấy biên nhận hồ sơ Mẫu 1.14 Giấy chứng nhận Mẫu 1.15 Giấy đường Mẫu 1.16 Giấy nghỉ phép Mẫu 1.17 Phiếu chuyển Mẫu 1.18 Phiếu gửi Mẫu 1.19 Thư công Mẫu trình bày văn Mẫu 2.1 Bản văn Mẫu 1.2 - Quyết định (quy định trực tiếp) TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN (1) CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2) Độc lập – Tự – Hạnh phúc Số: (3) /QĐ-….(4) … (5)… , ngày … tháng … năm 20… (18) QUYẾT ĐỊNH Về việc ……… (6) ……………… THẨM QUYỀN BAN HÀNH (7)…… Căn (8) ; Căn (9) .; Xét đề nghị , QUYẾT ĐỊNH: Điều .(10) Điều / Nơi nhận: - Như Điều …; - …… ; - Lưu: VT, … (12) A.xx (13) Ghi chú: QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (11) (Chữ ký, dấu) Họ và tên (1) Tên quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có) (2) Tên quan, tổ chức chức danh nhà nước ban hành định (3) Đối với định cá biệt, không ghi năm ban hành số và ký hiệu văn (4) Chữ viết tắt tên quan, tổ chức chức danh nhà nước ban hành định (5) Địa danh (6) Trích yếu nội dung định (7) Nếu thẩm quyền ban hành định thuộc người đứng đầu quan, tổ chức thì ghi chức vụ người đứng đầu (ví dụ: Bộ trưởng Bộ…., Cục trưởng Cục…., Giám đốc…, Viện trưởng Viện …., Chủ tịch…); thẩm quyền ban hành định thuộc tập thể lãnh đạo quan, tổ chức thì ghi tên tập thể tên quan, tổ chức đó (ví dụ: Ban thường vụ…., Hội đồng…., Ủy ban nhân dân….) (8) Nêu các trực tiếp để ban hành định (văn thành lập, quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn quan, tổ chức) (9) Các văn pháp lý liên quan trực tiếp đến vấn đề giải nội dung định (10) Nội dung định (11) Quyền hạn, chức vụ người ký Bộ trưởng, Cục trưởng, Giám đốc, Viện trưởng v.v…; trường hợp ký thay mặt tập thể lãnh đạo thì ghi chữ viết tắt “TM.” vào trước tên quan, tổ chức tên tập thể lãnh đạo (ví dụ: TM Ủy ban nhân dân, TM Ban Thường vụ, TM Hội đồng…); trường hợp cấp phó giao ký thay người đứng đầu quan thì ghi chữ viết tắt “KT.” vào trước chức vụ người đứng đầu, bên ghi chức vụ người ký văn bản; các trường hợp khác thực theo hướng dẫn Khoản 1, Điều 12 Thông tư này (12) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng lưu (nếu cần) (13) Ký hiệu người đánh máy, nhân và số lượng phát hành (nếu cần) (19) Mẫu 1.3 – Quyết định (quy định gián tiếp) (*) TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN (1) TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2) Số: /QĐ-….(3) CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc … (4)… , ngày … tháng … năm 20… QUYẾT ĐỊNH Ban hành (Phê duyệt) ………………… (5) ………………… THẨM QUYỀN BAN HÀNH (6) Căn (7) ; Căn ; Xét đề nghị .; QUYẾT ĐỊNH: Điều Ban hành (Phê duyệt) kèm theo Quyết định này …… (5) Điều / Nơi nhận: - Như Điều …; - …… ; - Lưu: VT, … (9) A.xx (10) Ghi chú: QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (8) (Chữ ký, dấu) Họ và tên (*) Mẫu này áp dụng các định (cá biệt) ban hành hay phê duyệt văn khác quy chế, quy định, chương trình, kế hoạch, đề án, phương án (1) Tên quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có) (2) Tên quan, tổ chức chức danh nhà nước ban hành định (3) Chữ viết tắt tên quan, tổ chức chức danh nhà nước ban hành định (4) Địa danh; (5) Trích yếu nội dung định (6) Nếu thẩm quyền ban hành định thuộc người đứng đầu quan, tổ chức thì ghi chức vụ người đứng đầu (ví dụ: Bộ trưởng Bộ…., Cục trưởng Cục…., Giám đốc…., Viện trưởng Viện …., Chủ tịch…); thẩm quyền ban hành định thuộc tập thể lãnh đạo quan, tổ chức thì ghi tên tập thể tên quan, tổ chức đó (ví dụ: Ban thường vụ…., Hội đồng…., Ủy ban nhân dân….) (7) Nêu các trực tiếp để ban hành định (như ghi chú mẫu 1.2) (8) Quyền hạn, chức vụ người ký Bộ trưởng, Cục trưởng, Giám đốc, Viện trưởng v.v…; trường hợp ký thay mặt tập thể lãnh đạo thì ghi chữ viết tắt “TM.” vào trước tên quan, tổ chức tên tập thể lãnh đạo (ví dụ: TM Ủy ban nhân dân, TM Ban Thường vụ, TM Hội đồng…); trường hợp cấp phó giao ký thay người đứng đầu quan thì ghi chữ viết tắt “KT.” vào trước chức vụ người đứng đầu, bên ghi chức vụ người ký văn bản; các trường hợp khác thực theo hướng dẫn Khoản 1, Điều 12 Thông tư này (9) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng lưu (nếu cần) (10) Ký hiệu người đánh máy, nhân và số lượng phát hành (nếu cần) Mẫu văn (ban hành kèm theo định) (*) (20) TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc TÊN LOẠI VĂN BẢN ………………… (1) ………………… (Ban hành kèm theo Quyết định số ……/QĐ- ngày tháng năm 20… …….) Chương I QUY ĐỊNH CHUNG Điều Điều ; Chương … ……………………………………… Điều ; Chương … ……………………………………… Điều ; Điều ; QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (Chữ ký, dấu) Nguyễn Văn A Ghi chú: (*) Mẫu này áp dụng các văn ban hành kèm theo định (cá biệt), bố cục có thể bao gồm chương, mục, điều, khoản, điểm (1) Trích yếu nội dung văn (21) Mẫu 1.4 - Văn có tên loại khác (*) TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN (1) CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2) Độc lập – Tự – Hạnh phúc Số: /… (3) -….(4)… … (5)… , ngày … tháng … năm 20… TÊN LOẠI VĂN BẢN (6) ………… (7)……………… (8) / Nơi nhận: - …………; - ……………; - Lưu: VT, … (10) A.xx (11) QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (9) (Chữ ký, dấu) Họ và tên Ghi chú: * Mẫu này áp dụng chung đa số các hình thức văn hành chính có ghi tên loại cụ thể như: thị (cá biệt), tờ trình, thông báo, chương trình, kế hoạch, đề án, báo cáo, quy định v.v… Riêng tờ trình có thể thêm thành phần “kính gửi” vị trí 9a (1) Tên quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có) (2) Tên quan, tổ chức chức danh nhà nước ban hành văn (3) Chữ viết tắt tên loại văn (4) Chữ viết tắt tên quan, tổ chức chức danh nhà nước ban hành văn (5) Địa danh (6) Tên loại văn bản: thị (cá biệt), tờ trình, thông báo, chương trình, kế hoạch, đề án, phương án, báo cáo v.v… (7) Trích yếu nội dung văn (8) Nội dung văn (9) Ghi quyền hạn, chức vụ người ký Bộ trưởng, Cục trưởng, Giám đốc, Viện trưởng v.v…; trường hợp ký thay mặt tập thể lãnh đạo thì ghi chữ viết tắt “TM.” vào trước tên quan, tổ chức tên tập thể lãnh đạo (ví dụ: TM Ủy ban nhân dân, TM Ban Thường vụ, TM Hội đồng…); người ký văn là cấp phó người đứng đầu quan thì ghi chữ viết tắt “KT.” vào trước chức vụ người đứng đầu, bên ghi chức vụ người ký văn bản; các trường hợp khác thực theo hướng dẫn Khoản 1, Điều 12 Thông tư này (10) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng lưu (nếu cần) (11) Ký hiệu người đánh máy, nhân và số lượng phát hành (nếu cần) Mẫu 1.5 - Công văn (22) TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN (1) TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2) CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc Số: /… (3) -….(4)… … (5)… , ngày … tháng … năm 20… V/v …… (6) ……… Kính gửi: - ……………………………… ; - ……………………………… ; - ……………………………… ; (7) ./ Nơi nhận: - Như trên; - ……………; - Lưu: VT, … (9) A.xx (10) QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (8) (Chữ ký, dấu) Họ và tên Số XX phố Tràng Tiền, quận Hoàn Kiếm, Hà Nội ĐT: (043) XXXXXXX, Fax: (043) XXXXXXX E-Mail:……………… Website:………………… (11) Ghi chú: (1) Tên quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có) (2) Tên quan, tổ chức chức danh nhà nước ban hành công văn (3) Chữ viết tắt tên quan, tổ chức chức danh nhà nước ban hành công văn (4) Chữ viết tắt tên đơn vị (Vụ, phòng, ban, tổ, phận chức năng) soạn thảo công văn (5) Địa danh (6) Trích yếu nội dung công văn (7) Nội dung công văn (8) Ghi quyền hạn, chức vụ người ký Bộ trưởng, Cục trưởng, Giám đốc, Viện trưởng v.v…; trường hợp ký thay mặt tập thể lãnh đạo thì ghi chữ viết tắt “TM” trước tên quan, tổ chức tên tập thể lãnh đạo, ví dụ: TM Ủy ban nhân dân, TM Ban Thường vụ, TM Hội đồng…; người ký công văn là cấp phó người đứng đầu quan, tổ chức thì ghi chữ viết tắt “KT” vào trước chức vụ người đứng đầu, bên ghi chức vụ người ký công văn; các trường hợp khác thực theo hướng dẫn Khoản 1, Điều 12 Thông tư này (9) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng lưu (nếu cần) (10) Ký hiệu người đánh máy, nhân và số lượng phát hành (nếu cần) (11) Địa quan, tổ chức; số điện thoại, số Telex, số Fax; địa E-Mail; Website (nếu cần) * Nếu nơi nhận (kính gửi) là chức danh, chức vụ cao cấp Nhà nước, thì phần nơi nhận không ghi “như trên” mà ghi trực tiếp chức danh, chức vụ vào Mẫu 1.9 - Giấy mời (23) TÊN CƠ QUAN, TC CHỦ QUẢN (1) CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2) Độc lập – Tự – Hạnh phúc Số: /GM- … (3)… … (4)… , ngày … tháng … năm 20… GIẤY MỜI ………… (5)……………… - .(2) trân trọng kính mời: Ông (bà) (6) Tới dự .(7) Thời gian: Địa điểm ./ Nơi nhận: - …………; - ……………; - Lưu: VT, … (8) A.xx (9) QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (Chữ ký, dấu) Họ và tên Ghi chú: (1) Tên quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có) (2) Tên quan, tổ chức ban hành giấy mời (3) Chữ viết tắt tên quan, tổ chức ban hành giấy mời (4) Địa danh (5) Trích yếu nội dung họp (6) Tên quan, tổ chức họ và tên, chức vụ, đơn vị công tác người mời (7) Tên (nội dung) họp, hội thảo, hội nghị v.v… (8) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng lưu (nếu cần) (9) Ký hiệu người đánh máy, nhân và số lượng phát hành (nếu cần) (24) Mẫu 1.11 - Giấy giới thiệu TÊN CƠ QUAN, TC CHỦ QUẢN (1) TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2) Số: /GGT- … (3)… CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc … (4)… , ngày … tháng … năm 20… GIẤY GIỚI THIỆU (2) trân trọng giới thiệu: Ông (bà) (5) Chức vụ: Được cử đến: (6) Về việc: Đề nghị Quý quan tạo điều kiện để ông (bà) có tên trên hoàn thành nhiệm vụ Giấy này có giá trị đến hết ngày / Nơi nhận: - Như trên; - Lưu: VT QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (Chữ ký, dấu) Họ và tên Ghi chú: (1) Tên quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có) (2) Tên quan, tổ chức ban hành văn (cấp giấy giới thiệu) (3) Chữ viết tắt tên quan, tổ chức ban hành văn (4) Địa danh (5) Họ và tên, chức vụ và đơn vị công tác người giới thiệu (6) Tên quan, tổ chức giới thiệu tới làm việc (25) Mẫu 1.12 - Biên TÊN CƠ QUAN, TC CHỦ QUẢN (1) CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2) Độc lập – Tự – Hạnh phúc Số: /BB- … (3)… BIÊN BẢN ………… (4) ………… Thời gian bắt đầu Địa điểm Thành phần tham dự Chủ trì (chủ tọa): Thư ký (người ghi biên bản): Nội dung (theo diễn biến họp/hội nghị/hội thảo): Cuộc họp (hội nghị, hội thảo) kết thúc vào … … , ngày … tháng … năm …… / THƯ KÝ (Chữ ký) Họ và tên Nơi nhận: - ……….; - Lưu: VT, hồ sơ Ghi chú: (1) Tên quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có) (2) Tên quan, tổ chức ban hành văn (3) Chữ viết tắt tên quan, tổ chức ban hành văn (4) Tên họp hội nghị, hội thảo (5) Ghi chức vụ chính quyền (nếu cần) Mẫu 1.13 - Giấy biên nhận CHỦ TỌA (Chữ ký, dấu (nếu có)) (5) Họ và tên (26) TÊN CƠ QUAN, TC CHỦ QUẢN (1) CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2) Độc lập – Tự – Hạnh phúc Số: /GBN- …(3)… … (4)… , ngày … tháng … năm 20… GIẤY BIÊN NHẬN Hồ sơ… Họ và tên: (5) Chức vụ, đơn vị công tác: Đã tiếp nhận hồ sơ của: Ông (bà): (6) .bao gồm: (7) / Nơi nhận: - … (8)….; - Lưu: Hồ sơ NGƯỜI TIẾP NHẬN (Ký tên, đóng dấu (nếu có)) Họ và tên Ghi chú: (1) Tên quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có) (2) Tên quan, tổ chức cấp giấy biên nhận hồ sơ (3) Chữ viết tắt tên quan, tổ chức cấp giấy biên nhận hồ sơ (4) Địa danh (5) Họ và tên, chức vụ và đơn vị công tác người tiếp nhận hồ sơ (6) Họ và tên, nơi công tác giấy tờ tùy thân người nộp hồ sơ (7) Liệt kê đầy đủ, cụ thể các văn bản, giấy tờ, tài liệu có hồ sơ (8) Tên người quan gửi hồ sơ (27) Mẫu 1.14 - Giấy chứng nhận TÊN CƠ QUAN, TC CHỦ QUẢN (1) CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2) Độc lập – Tự – Hạnh phúc Số: /GCN- … (3)… … (4)… , ngày … tháng … năm 20… GIẤY CHỨNG NHẬN ………… ……………… - (2) chứng nhận: (5) / Nơi nhận: - …………; - ……………; - Lưu: VT, … (6) A.xx (7) QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (Chữ ký, dấu) Họ và tên Ghi chú: (1) Tên quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có) (2) Tên quan, tổ chức cấp giấy chứng nhận (3) Chữ viết tắt tên quan, tổ chức cấp giấy chứng nhận (4) Địa danh (5) Nội dung chứng nhận: xác định cụ thể người, việc, vấn đề chứng nhận (6) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng lưu (nếu cần) (7) Ký hiệu người đánh máy, nhân và số lượng phát hành (nếu cần) (28) Mẫu 1.15 - Giấy đường TÊN CƠ QUAN, TC CHỦ QUẢN (1) CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2) Độc lập – Tự – Hạnh phúc Số: /GĐĐ- … (3)… … (4)… , ngày … tháng … năm 20… GIẤY ĐI ĐƯỜNG Cấp cho ông (bà): (5) Chức vụ: Nơi cử đến công tác: Giấy này có giá trị hết ngày: QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (Chữ ký, dấu) Họ và tên Nơi và đến Ngày tháng Phương Độ dài chặng tiện đường (km) Thời gian nơi đến Xác nhận quan (tổ chức) nơi đi, đến Đi ………… Đến……… Đi ………… Đến……… Vé người: … vé x …… đ = …………… đ Phòng nghỉ: …… … vé x …… đ = …………… đ Phụ cấp đường: .đ Phụ cấp lưu trú: đ Tổng cộng: .đ NGƯỜI ĐI CÔNG TÁC (Chữ ký Họ và tên Mẫu 1.16 - Giấy nghỉ phép KẾ TOÁN TRƯỞNG (Chữ ký, dấu) Họ và tên THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ (Chữ ký) Họ và tên (29) TÊN CƠ QUAN, TC CHỦ QUẢN (1) TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2) Số: /GNP- … (3)… CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc … (4)… , ngày … tháng … năm 20… GIẤY NGHỈ PHÉP Xét Đơn xin nghỉ phép ngày ………… ông (bà) (2) …………………… cấp cho: Ông (bà): .(5) Chức vụ: Nghỉ phép năm ……… thời gian: …………., kể từ ngày ……… đến hết ngày (6) QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ Nơi nhận: - … (7)….; - Lưu: VT, … (8)… (Chữ ký, dấu) Họ và tên Xác nhận quan (tổ chức) chính quyền địa phương nơi nghỉ phép (Chữ ký, dấu) Họ và tên Ghi chú: (1) Tên quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có) (2) Tên quan, tổ chức cấp giấy nghỉ phép (3) Chữ viết tắt tên quan, tổ chức cấp giấy nghỉ phép (4) Địa danh (5) Họ và tên, chức vụ và đơn vị công tác người cấp giấy phép (6) Nơi nghỉ phép (7) Người cấp giấy nghỉ phép (8) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng lưu (nếu cần (30)