Tài liệu nghiệp vụ văn thư chương 4.
Chương IV TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN (Theo hướng dẫn Công văn số:425/VTLTNN-NVTW, ngày 18 tháng năm 2005 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước V/v hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến) Văn đến với văn quan hình thành tạo nên phương tiện, loại công cụ đặc biệt hoạt động điều hành, quản lý quan Để văn phát huy tối đa ý nghĩa, tác dụng vấn đề tổ chức quản lý giải tốt loại văn có tầm quan trọng khơng thể xem nhẹ Bởi hiệu cơng việc quản lý, điều hành quan lệ thuộc vào việc có xử lý, phân tích, đánh giá thơng tin văn đến kịp thời, triệt để hay không I- Khái niệm nguyên tắc chung Khái niệm văn đến Tất loại văn bản, bao gồm văn Quy phạm Pháp luật, văn hành văn chuyên ngành (kể Fax, văn chuyển qua mạng văn mật), đơn, thư từ quan, cá nhân khác gửi đến đường trực tiếp hay tài liệu quan trọng cá nhân mang từ hội nghị qua đường bưu điện gọi chung văn đến Nói cách khác: Văn đến văn quan, tổ chức, cá nhân khác gửi đến quan để yêu cầu, đề nghị giải vấn đề mang tính chất cơng Như vậy, nội dung thể loại tác giả văn đến đa dạng phức tạp Mỗi quan hay tổ chức trị - xã hội nằm hệ thống, theo thứ bậc định hoạt động ngày tiếp nhận loại văn đến từ cấp mang nội dung đạo, hướng dẫn, giao nhiệm vụ kế hoạch, kiểm tra đơn đốc Ví dụ: UBND cấp Tỉnh thành phố trực thuộc Trung ương nhận văn đến Nghị định, Nghị Thủ tướng; Chỉ thị, Quyết định Thủ tướng, Chỉ thị, Quyết định, Thông tư văn khác Bộ trưởng, Thủ trưởng quan ngang Bộ, quan trực thuộc Chính phủ Đồng thời, nhận văn đến từ quan, đơn vị cấp đồng cấp của cấp Tỉnh, Thành phố bạn v.v Văn đến phải kể tới văn số quan, tổ chức cá nhân hệ thống gửi đến lý do, yêu cầu nguyện vọng khác mà thân quan cần xem xét, xử lý giải Như vậy, văn đến quan phong phú cần phải tổ chức quản lý giải cách khoa học, hợp lý Căn vào thành phần nội dung, ta chia văn đến thành 04 nhóm sau: - Nhóm văn quan cấp trên, - Nhóm văn quan ngang cấp, - Nhóm văn quan cấp gửi lên, - Nhóm Thư công: Là loại đơn thư cá nhân quan viết để gửi đến quan, tổ chức có liên quan để giải việc cơng Nguyên tắc chung việc tổ chức quản lý giải văn đến - Văn đến dù dạng phải xử lý theo nguyên tắc kịp thời, xác thống Như biết, văn phương tiện, công cụ thiếu hoạt động quản lý điều hành quan Do vậy, nhận văn đối tượng gửi đến phải xem xét phân loại, đăng ký, giải kịp thời xác thống theo quy định hành Đảng Nhà nước Những cơng văn đóng dấu “Hỏa tốc”, dấu “Thượng khẩn” phải gửi phân phối lúc nhận Việc gửi, nhận, phân phối công văn “Mật”, “Tối mật”, Tuyệt mật” phải theo chế độ giữ gìn bí mật Nhà nước - Mọi văn đến quan phải tập trung thống phận văn thư để làm thủ tục cần thiết trước chuyển giao đến đối tượng có liên quan Nguyên tắc nhằm đảm bảo cho văn đến tập trung quản lý thống nhất, tránh tình trạng thất lạc, mác tài liệu II Nội dung nghiệp vụ tổ chức quản lý văn đến Tiếp nhận đăng ký văn đến 1.1 Tiếp nhận văn đến Như phần trình bày, văn đến khơng đa dạng loại hình, phong phú nội dung mà đòi hỏi xử lý nhanh chóng mặt thời gian đáp ứng yêu cầu đạo, điều hành quan Về nguyên tắc, tất loại văn đến phải tập trung vào phận Văn thư thuộc Văn phòng Phịng Hành quan (Điều 13, Nghị định số: 110/2004/NĐ-CP, ngày 08/4/2004) Theo nhiệm vụ giao, Văn thư quan tiếp nhận tất văn nơi gửi đến (kể văn gửi theo đường bưu điện, cán dự Hội nghị họp trực tiếp mang về, văn nhận qua Fax, mạng máy tính … ) Ngồi văn thức đối tượng có liên quan gửi đến, Văn thư quan cịn nhận số Văn đơn từ, khiếu nại, khiếu tố cá nhân tập thể khác Khi tiếp nhận văn bản, văn thư phải kiểm tra kỹ số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có)… Nếu phát thiếu bì, tình trạng bì khơng cịn ngun vẹn văn chuyển muộn thời gian ghi bì (Đối với văn có dấu hoả tốc, hẹn giờ), phải báo cáo cho người giao trách nhiệm quản lý công tác văn thư biết Trong trường hợp cần thiết lập Biên với người giao văn Trường hợp văn gửi đến có kèm theo Phiếu gửi sau nhận phải ký nhận đóng dấu vào Phiếu gửi chuyển trả lại cho quan gửi để theo dõi, xử lý kịp thời “sự cố” đường vận chuyển xảy (nhận chậm so với thời gian gửi, bì bị rách nát, nhầm lẫn địa gửi ) Đối với văn đến chuyển phát qua Fax qua mạng phải kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang văn … Nếu phát sai sót phải báo cho nơi gửi văn người giao trách nhiệm xem xét, giải 1.2 Phân loại sơ bộ, bóc bì văn đến Sau tiếp nhận, bì văn phân loại sơ xử lý sau: Trước hết chia văn đến thành 02 loại: + Loại phải đăng ký bao gồm văn gửi cho đơn vị, cá nhân quan + Loại không đăng ký bao gồm sách, báo, tư liệu tham khảo Loại phải đăng ký chia thành hai loại: - Loại khơng bóc bì: bao gồm bì văn gửi cho tổ chức Đảng, đoàn thể quan bì văn gửi đích danh người nhận Đối với bì văn gửi đích danh người nhận, văn có liên quan đến cơng việc chung quan cá nhân nhận văn có trách nhiệm chuyển cho văn thư để đăng ký - Loại cán văn thư bóc bì: Bao gồm tất loại bì cịn lại, trừ bì văn có đóng dấu mức độ “Mật” - Đối với bì văn mật: Theo hướng dẫn Thông tư số: 12/2002/TT-BCA (A11), ngày 19/9/2002 Bộ Cơng an việc bóc bì văn mật tiến hành sau: Trường hợp văn bản đến có đóng dấu “Chỉ người có tên bóc bì” văn thư phép vào sổ số ghi ngồi bì chuyển đến người có tên bì Nếu người có tên bì vắng chuyển đến người có trách nhiệm giải Văn thư khơng bóc bì Bóc bì văn cần ý điểm sau đây: + Những bì văn có dấu “KHẨN”, “THƯỢNG KHẨN”, “HOẢ TỐC” phải ưu tiên bóc trước để trình lãnh đạo giải kịp thời + Không làm rách, chữ tài liệu Địa nơi gửi, dấu bưu điện phải giữ lại để tiện kiểm tra cần thiết + Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo văn cần kiểm tra, xác minh việc văn có ngày nhận cách xa ngày ban hành cần phải giữ lại bì đính kèm với văn để đối chiếu cần thiết 1.3 Đóng dấu “Đến”, Ghi số đến, ngày đến Văn đến quan, tổ chức phải đăng ký tập trung văn thư trừ văn đăng ký riêng theo quy định pháp luật quy định quan (Hoá đơn, Chứng từ kế toán …) Tất văn đến thuộc dạng phải đăng ký văn thư phải đóng đấu “Đến”, ghi số đến ngày đến (Có thể ghi đến trường hợp cần thiết) Đối với Fax cần chụp lại trước đóng dấu “Đến”; Văn đến qua mạng, trường hợp cần thiết in đóng dấu “Đến” Đối với văn đến không thuộc diện đăng ký văn thư khơng cần đóng dấu “Đến”, văn chuyển cho quan, đơn vị có liên quan theo dõi, giải Dấu đến phải đóng rõ ràng mực dấu đỏ phần giấy trống số, ký hiệu văn (Đối với văn có tên loại) trích yếu nội dung văn (Đối với Công văn) vào khoảng giấy trống ngày tháng năm văn Mẫu dấu đến quy định sau: TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC Số: ……………… ĐẾN Ngày: …………… …………… Chuyển: …………………… Kích thước: dài 50 mm; rộng 30 mm Hướng dẫn cách ghi: a Số đến: Là số thứ tự đăng ký văn đến, số đến đánh liên tục, số 01 ngày đấu năm đến số cuối ngày cuối năm b Ngày đến: Là ngày tháng năm quan nhận văn bản, văn nhận ngày phải ghi ngày Trong trường hợp văn có đóng dấu “THƯỢNG KHẨN”, “HOẢ TỐC”, Cán văn thư phải ghi nhận văn đến c Chuyển: Ghi tên đơn vị, cá nhân nhận văn Phần dấu “Đến”, ghi tên quan, tổ chức Ví dụ: UỶ BAN NHÂN DÂN QUẬN HẢI CHÂU PHÒNG GD&ĐT QUẬN SƠN TRÀ 1.4 Đăng ký văn đến Hiện nay, nhiều quan đăng ký văn đến hai phương pháp: 1.4.1 Đăng ký truyền thống (Đăng ký sổ) + Lập sổ đăng ký văn đến Tuỳ theo số lượng văn đến hàng năm, quan, tổ chức quy định cụ thể việc lập loại sổ cho phù hợp Đối với quan tiếp nhận 2000 văn đến năm cần lập hai loại sổ sau: * Sổ đăng ký văn đến (dùng để đăng ký tất văn bản, trừ văn mật) * Sổ đăng ký văn mật đến Những quan, tổ chức tiếp nhận từ 2000 đến 5000 văn đến năm, nên lập loại sổ sau: * Sổ đăng ký văn Bộ, ngành, quan Trung ương * Sổ đăng ký văn đến quan, tổ chức khác, * Sổ đăng ký văn mật đến Đối với quan, tổ chức tiếp nhận 5000 văn đến năm cần lập sổ đăng ký chi tiết hơn, theo số nhóm quan giao dịch định sổ đăng ký văn mật đến Những quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận nhiều đơn, thư khiếu nại, tố cáo lập sổ đăng ký đơn, thư riêng; trường hợp số lượng đơn, thư khơng nhiều nên sử dụng sổ đăng ký văn đến để đăng ký Đối với quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận, giải số lượng lớn yêu cầu dịch vụ hành cơng u cầu, đề nghị khác quan, tổ chức cơng dân cần lập thêm sổ đăng ký yêu cầu, đề nghị khác quan, tổ chức công dân sổ đăng ký yêu cầu dịch vụ theo quy định pháp luật + Đăng ký văn đến Mẫu sổ việc đăng ký văn đến, kể văn mật đến thực theo mẫu sau: mm) * Mẫu sổ: Sổ đăng ký văn đến phải in sẵn giấy A4 (210mm x 297 - Bìa trang đầu: Bìa trang đầu sổ đăng ký văn đến (loại thường) trình bày theo minh họa hình vẽ …………(1)………… …………(2)………… SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN Năm: 200…(3)… Từ ngày………đến ngày………(4)…… Từ số ………đến số…………….(5)…… Quyển số: …(6) Hướng dẫn cách ghi: (1): Tên quan (tổ chức) chủ quản cấp trực tiếp (nếu có); (2): Tên quan (tổ chức) đơn vị (đối với sổ đơn vị); (3): Năm mở sổ đăng ký văn đến; (4): Ngày, tháng bắt đầu kết thúc đăng ký văn sổ; (5): Số thứ tự đăng ký văn đến cuối sổ; (6): Số thứ tự sổ Trên trang đầu loại sổ cần có chữ ký người có thẩm quyền đóng dấu trước sử dụng - Phần đăng ký văn đến: Phần đăng ký văn đến trình bày trang giấy khổ A3 (420 x 297mm), bao gồm 09 cột theo mẫu đây: Ngày đến Số đến Tác giả Số, ký hiệu Ngày tháng Tên loại trích yếu nội dung Đơn vị người nhận Ký nhận Ghi (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) Hướng dẫn đăng ký Cột 1: Ngày đến Ghi theo ngày, tháng ghi dấu “Đến” Ví dụ: 05/02, 21/7, 31/12 Cột 2: Số đến Ghi theo số ghi dấu “Đến” Cột 3: Tác giả Ghi tên quan, tổ chức ban hành văn họ tên, địa người gửi đơn, thư Cột 4: Số, ký hiệu Ghi số ký hiệu văn đến Cột 5: Ngày tháng Ghi ngày, tháng, năm văn đến ngày, tháng, năm đơn, thư Đối với ngày 10 tháng 1,2 phải thêm số trước; năm ghi hai chữ số Ví dụ: 05/02/04, 31/12/05 Cột 6: Tên loại trích yếu nội dung Ghi tên loại (trừ cơng văn khơng phải ghi tên loại) văn đến (tên loại văn viết tắt) trích yếu nội dung Trường hợp văn đến đơn, thư khơng có trích yếu người đanưg ký phải tóm tắt nội dung văn đơn, thư Cột 7: Đơn vị người nhận Ghi tên đơn vị cá nhân nhận văn đến theo ý kiến phân phối, ý kiến đạo giải người có thẩm quyền Cột 8: Ký nhận Chữ ký người trực tiếp nhận văn Cột 9: Ghi Ghi điểm cần thiết văn đến (văn khơng có số, ký hiệu, ngày tháng, trích yếu, sao…) Sổ đăng ký văn mật đến Mẫu sổ đăng ký văn mật đến giống sổ đăng ký văn đến (loại thường), phần đăng ký có bổ sung cột “Mức độ mật” (cột 7) sau cột “Tên loại trích yếu nội dung” (cột 6) Ngày đến Số đến Tác giả Số, ký hiệu Ngày tháng Tên loại trích yếu nội dung Mức độ Mật Đơn vị người nhận Ký nhận Ghi 10 Việc đăng ký văn mật đến thực tương tự văn đến (loại thường); riêng cột “Mức độ mật” phải ghi rõ độ mật (“Mật”, “Tối mật” “Tuyệt mật”) văn đến; văn đến độ “Tuyệt mật”, ghi vào cột trích yếu nội dung sau phép người có thẩm quyền Mẫu sổ việc đăng ký đơn, thư thực theo mẫu sau: * Mẫu sổ Sổ đăng ký đơn, thư phải in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm - Bìa trang đầu Bìa trang đầu sổ trình bày tương tự bìa tràn đầu sổ đăng ký văn đến, khác tên gọi “SỔ ĐĂNG KÝ ĐƠN, THƯ” - Phần đăng ký đơn, thư: Phần đăng ký đơn, thư trình bày trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm) bao gồm 08 cột theo mẫu sau: Ngày đến Số đến Họ tên, địa người gửi Ngày tháng Trích yếu nội dung Đơn vị người nhận Ký nhận Ghi (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) - Hướng dẫn đăng ký Cột 1: Ngày đến Ghi theo ngày, tháng ghi dấu “Đến” Ví dụ: 05/02, 21/7, 31/12 Cột 2: Số đến Ghi theo số ghi dấu “Đến” Số đến số thứ tự đăng ký đơn, thư mà quan, tổ chức nhận (nếu đơn, thư ghi số đến đăng ký riêng) số thứ tự đăng ký văn đến nói chung (nếu đơn, thư lấy số đến đăng ký chung với loại văn đến khác) Cột 3: Họ tên, địa người gửi Ghi đầy đủ, xác họ tên, địa chỉ, số điện thoại (nếu có) người gửi đơn, thư Cột 4: Ngày tháng Ghi theo ngày, tháng, năm ghi đơn, thư Đối với ngày 10 tháng 1, phải thêm số trước; năm ghi hai chữ số, Ví dụ: 05/02/04, 31/12/05 Trường hợp đơn, thư khơng ghi ngày tháng lấy ngày, tháng, năm theo dấu bưu điện cần có ghi cụ thể Cột số 5: Trích yếu nội dung Ghi theo trích yếu nội dung đơn Nếu đơn thư khơng có trích yếu nội dung phải tóm tắt nội dung đơn, thư Cột số 6: Ghi tên đơn vị cá nhân nhận đơn, thư theo ý kiến phân phối đạo giải người có thẩm quyền Cột số 7: Chữ ký người trực tiếp nhận đơn, thư Cột số 8: Ghi điểm cần thiết khác (thư lần thứ, Thư khơng có ngày tháng …) 1.4.2 Đăng ký máy vi tính Việc đăng ký văn đến máy vi tính thực theo hướng dẫn Hướng dẫn ứng dụng công nghệ thông tin văn thư lưu trữ ban hành kèm Công văn số: 608/LTNN-TTNC, ngày 19 tháng 11 năm 1999 Cục Lưu trữ Nhà nước (nay Cục Văn thư - Lưu trữ Nhà nước) Trình chuyển giao văn đến: 2.1 Trình văn đến Sau văn đăng ký xong phải kịp thời trình cho người đứng đầu quan, tổ chức người giao trách nhiệm (gọi chung người có thẩm quyền) xem xét, cho ý kiến phân phối đạo giải Người có thẩm quyền vào nội dung văn bản; quy chế làm việc quan; Chức năng, nhiệm vụ kế hoạch công tác giao cho đơn vị, cá nhân ý kiến phân phối giải văn Đối với văn đến có liên quan đến nhiều đơn vị, cá nhân cần xác định rõ đơn vị cá nhân chủ trì, đơn vị cá nhân tham gia thời hạn giải đơn vị, cá nhân Ý kiến phân phối ghi vào mục “Chuyển” dấu “Đến” Ý kiến đạo giải (nếu có) thời hạn giải văn (nếu có) cần ghi vào phiếu riêng (Gọi Phiếu Giải văn đến) Mẫu phiếu sau: TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc …, Ngày … tháng … năm … PHIẾU GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN ……………………………………………………(1) …………………………………… Ý kiến lãnh đạo quan, tổ chức: (2) Ý kiến lãnh đạo đơn vị: (3) Ý kiến đề xuất người giải quyết: (4) Hướng dẫn ghi (1): Ghi tên loại; số, ký hiệu; ngày tháng năm; tên quan, tổ chức ban hành văn (2): Ý kiến phân phối, đạo giải nguời có thẩm quyền giao cho đơn vị, cá nhân chủ trì tham gia giải quyết; thời hạn giải đơn vị, cá nhân ngày tháng năm cho ý kiến phân phối giải (3): Ý kiến phân phối, đạo giải lãnh đạo đơn vị giao cho cá nhân; Thời hạn giải cá nhân (nếu có) ngày tháng cho ý kiến (4): Ý kiến đề xuất giải văn đến cá nhân ngày tháng đề xuất ý kiến Sau có ý kiến phân phối, đạo giải người có thẩm quyền, văn chuyển trở lại văn thư để đăng ký bổ sung vào sổ đăng ký văn đến, sổ đăng ký đơn thư 2.2 Chuyển giao văn đến Văn đến sau có ý kiến phân phối đạo giải người có thẩm quyền, Văn thư quan phải chuyển văn đến đối tượng có trách nhiệm giải Việc chuyển giao văn phải đảm bảo yêu cầu sau đây: + Nhanh chóng: Văn cần chuyển giao cho đối tượng có liên quan ngày chậm vào đầu làm việc ngày hôm sau + Đúng đối tượng: Văn phải chuyển đơn vị, cá nhân có thẩm quyền giải + Chặt chẽ: Khi chuyển giao văn phải tiến hành kiểm tra, đối chiếu người nhận văn phải ký nhận Đối với văn có dấu “Thượng khẩn”, “Hoả tốc” cần phải ưu tiên chuyển giao trước phải ghi rõ thời gian chuyển Tại đơn vị, sau nhận văn đến, cán nhận văn phải vào sổ đơn vị trình văn cho Thủ trưởng đơn vị xem xét, cho ý kiến phân phối, giải sau văn chuyển cho cá nhân trực dõi, giải Khi nhận Fax văn chuyển qua mạng, cán văn thư phải đóng dấu “Đến”, ghi số đến, ngày đến chuyển cho đơn vị, cá nhân nhận Fax văn chuyển qua mạng Khi chuyển giao văn bản, văn thư cần lập sổ chuyển giao để tiện theo dõi, tránh tình trạng thất lạc, mác tài liệu Đối với quan tiếp nhận 2000 văn đến năm nên sử dụng sổ đăng ký văn đến để chuyển giao văn Những quan, tổ chức tiếp nhận 2000 văn đến năm thìu nên lập sổ riêng để chuyển giao văn Mẫu sổ sau: Sổ chuyển giao văn in sẵn giấy có kích thước: 210 x 297 mm 148 x 210 mm Tờ bìa: Giống tờ bìa Sổ Đăng ký văn đến thay tên sổ bằng: SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐẾN khơng có dịng chữ “Từ số ……… đến số ….” Phần đăng ký chuyển giao: gày chuyển Số đến Đơn vị người nhận Ký nhận Ghi Hướng dẫn cách ghi: Cột số 1: Ghi ngày tháng năm chuyển văn Cột số 2: Ghi số đến (Ghi theo số dấu “Đến”) Cột số 3: Ghi rõ ràng đầy đủ tên đơn vị, cá nhân nhận văn (căn theo ý kiến phân phối, đạo giải người có thẩm quyền) Cơt số 4: Chữ ký xác nhận người nhận văn Cột số 5: Ghi điểm cần thiết khác (Bản sao, số lượng văn …) Đối với việc chuyển giao văn “Mật”, “Tối mật” “Tuyệt mật” cần phải ý số điểm sau đây: Thứ nhất, Văn thư không giao phụ trách văn “Mật” (chỉ chung văn “Tối mật”, “Tuyệt mật”) cần ghi vào sổ phần ghi ngồi bì, sau chuyển bì đến tay người nhận ký vào sổ chuyển giao văn Thứ hai cán văn thư giao phụ trách thực cơng việc việc xử lý văn thường Nếu quan văn “Mật” có số lượng nhiều làm sổ chuyển giao riêng Trường hợp số lượng văn “Mật” ít, sử dụng chung sổ chuyển giao văn thường, phải thêm cột ghi mức độ “Mật” Giải theo dõi tiến độ giải văn đến Đây coi khâu quan trọng bậc cán công chức làm cơng tác văn thư nói riêng Văn phịng, phịng Hành quan nói chung 3.1 Giải văn đến Khi nhận văn đến, đơn vị cá nhân co trách nhiệm giải kịp thời theo thời hạn pháp luật quy định theo quy định cụ thể quan Đối với văn có mức độ khẩn phải ưu tiên giải trước, khơng để chậm trễ Khi trình người đứng đầu quan, tổ chức cho ý kiến đạo giải quyết, đơn vị, cá nhân cần đính kèm phiếu giải văn đến có ý kiến đề xuất đơn vị, cá nhân Đối với văn có liên quan đến đơn vị, cá nhân khác, đơn vị cá nhân chủ trì giải văn cần gửi văn văn (kèm phiếu giải văn đến có ý kiến đạo người có thẩm quyền) để lấy ý kiến đơn vị, cá nhân Khi trình người đứng đầu quan, tổ chức xem xét phê duyệt, đơn vị cá nhân chủ trì phải kèm văn tham gia ý kiến đơn vị, cá nhân có liên quan 3.2 Theo dõi, đơn đốc việc giải văn đến Tất văn đến có ấn định thời gian giải theo quy định pháp luật quy định quan phải theo dõi, đôn đốc thời gian giải Trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến quy định sau: - Người giao trách nhiệm có nhiệm vụ theo dõi, đơn đốc đơn vị, cá nhân giải văn đến theo thời hạn quy định - Căn quy định cụ thể quan, tổ chức, cán văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu văn đến, bao gồm: Tổng số văn đến; Văn đến giải quyết; Văn đến hạn chưa giải …để báo cáo cho người giao trách nhiệm Trường hợp quan chưa ứng dụng máy tính để theo dõi việc giải văn đến văn thư phải lập sổ để theo dõi việc giải văn đến Mẫu sổ sau: Tờ bìa: Giống sổ chuyển giao văn đến thay tên sổ bằng: SỔ THEO DÕI GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN Phần đăng ký theo dõi thiết kế giấy A3 gồm cột: Số đến Tên loại; số, ký hiệu; ngày tháng tác giả văn Đơn vị người nhận văn Thời hạn giải Tiến độ giải Số, ký hiệu văn Ghi trả lời Hướng dẫn đăng ký Cột số 1: Ghi số đến theo số ghi dấu “Đến” Cột số 2: Ghi tên loại, số ký hiệu, ngày tháng tác giả văn Cột số 3: Ghi tên đơn vị, cá nhân nhận văn theo ý kiến phân phối người có thẩm quyền Cột số 4: Ghi thời hạn giải theo quy định pháp luật, quan, người có thẩm quyền Cột số 5: Ghi tiến độ giải văn so với thời hạn quy định Cột số 6: Ghi số, ký hiệu văn trả lời Cột số 7: Ghi điểm cần thiết khác Lưu ý: Đối với tài liệu có đóng dấu “Thu hồi”, cán văn thư cần theo dõi thu hồi thời hạn, tránh thất lạc, mác tài liệu ... tất loại văn đến phải tập trung vào phận Văn thư thuộc Văn phịng Phịng Hành quan (Điều 13, Nghị định số: 110/2004/NĐ-CP, ngày 08/4/2004) Theo nhiệm vụ giao, Văn thư quan tiếp nhận tất văn nơi... năm quan nhận văn bản, văn nhận ngày phải ghi ngày Trong trường hợp văn có đóng dấu “THƯỢNG KHẨN”, “HOẢ TỐC”, Cán văn thư phải ghi nhận văn đến c Chuyển: Ghi tên đơn vị, cá nhân nhận văn Phần dấu... văn thư lưu trữ ban hành kèm Công văn số: 608/LTNN-TTNC, ngày 19 tháng 11 năm 1999 Cục Lưu trữ Nhà nước (nay Cục Văn thư - Lưu trữ Nhà nước) Trình chuyển giao văn đến: 2.1 Trình văn đến Sau văn