Kháo Sát, Đánh Giá Thực Trạng Công Tác Kiểmtra, Giám Sát Về Các Nghiệp Vụ Văn Thư Tại Ủy Ban Nhân Dân Tỉnh Thái Nguyên.pdf

lOMoARcPSD|38594337 BỘ NỘI VỤ HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA KHOA LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG ĐỀ TÀI: KHÁO SÁT, ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM TRA, GIÁM SÁT VỀ CÁC NGHIỆP VỤ VĂN THƯ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH THÁI NGUYÊN BÀI TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN Học phần: Kỹ năng tổ chức và kiểm tra trong quản trị văn phòng Hà Nội - 2023 Downloaded by NGUYEN BAY (tailieuso.17@gmail.com) lOMoARcPSD|38594337 LỜI CẢM ƠN Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới tất cả các thầy cô giáo đã nhiệt tình hướng dẫn, giảng dạy trong suốt thời gian học tập vừa qua Tôi cũng muốn gửi lời cảm ơn chân thành đến tất cả các anh chị trong các phòng ban của ủy ban nhân dân tỉnh Thái Nguyên đã hỗ trợ và giúp đỡ tôi trong quá trình thu thập và xử lý thông tin để tôi có thể hoàn thành đề tài nghiên cứu của mình Trong bài tiểu luận của tôi về đề tài "Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác kiểm tra, giám sát về các nghiệp vụ văn thư tại ủy ban nhân dân tỉnh Thái Nguyên", mặc dù đã có nhiều nỗ lực để thực hiện đề tài một cách hoàn thiện nhất, tuy nhiên, không tránh khỏi những sai sót do giới hạn thời gian và khả năng cá nhân Vì vậy, tôi rất mong nhận được sự góp ý của quý thầy cô giáo và các bạn để bài tiểu luận được hoàn thiện hơn Tôi xin chân th愃nh c愃ऀm ơn! Downloaded by NGUYEN BAY (tailieuso.17@gmail.com) lOMoARcPSD|38594337 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan: Đề tài nghiên cứu này là công trình nghiên cứu thực sự của cá nhân, các số liệu, những kết luận nghiên cứu được trình bày trong bài này trung thực và chưa từng được công bố dưới bất cứ hình thức nào Tôi xin chịu trách nhiệm về bài nghiên cứu của mình H愃 Nội, ng愃y 21 tháng 12 năm 2023 NGƯỜI CAM ĐOAN Trần Thị Hằng Downloaded by NGUYEN BAY (tailieuso.17@gmail.com) lOMoARcPSD|38594337 MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN PHẦN MỞ ĐẦU 1 PHẦN NỘI DUNG 2 CHƯƠNG 1 KHẢO SÁT ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH THÁI NGUYÊN .2 1.1 Vị trí pháp lý và chức năng 2 1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn 2 1.3 Cơ cấu tổ chức .2 1.4 Công tác văn phòng 3 1.4.1 Tổ chức 3 1.4.2 Nhiệm vụ của Văn phòng 3 CHƯƠNG 2 TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH THÁI NGUYÊN 5 2.1 Công tác văn thư 5 2.2 Soạn thảo văn bản 6 2.2.1 Thẩm quyền ban hành văn bản 6 2.2.2 Thể thức văn bản 7 2.2.3 Quy trình soạn thảo văn bản 7 2.3 Quản lý văn bản 10 2.3.1 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi 10 2.3.2 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến 13 2.4 Quản lý và sử dụng con dấu 17 2.5 Lập hồ sơ hiện hành: 18 2.6 Tìm hiểu về văn hóa công sở, nghi thức nhà nước, giao tiếp 18 2.6.1 Các quy định của cơ quan 18 2.6.2 Nhận xét và đánh giá chung .21 CHƯƠNG 3 KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 22 3.1 Nhận xét 22 3.2 Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm 24 KẾT LUẬN .26 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 27 PHỤ LỤC 28 Downloaded by NGUYEN BAY (tailieuso.17@gmail.com) lOMoARcPSD|38594337 PHẦN MỞ ĐẦU Công tác văn phòng nói chung, công tác văn thư nói riêng có vai trò quan trọng trong việc phục vụ hoạt động chuyên môn của cơ quan, đơn vị, góp phần đảm bảo việc hoàn thành nhiệm vụ chính trị của cơ quan, đơn vị Nếu coi cơ quan là một cơ thể hoàn chỉnh thì công tác văn phòng trong đó có văn thư như một hệ thống huyết mạch, đưa máu đi nuôi cơ thể đó Hoạt động của văn phòng tác động trực tiếp tới sự vận hành ăn khớp, hiệu quả của bộ máy cơ quan Trong nghiên cứu này, trọng tâm được đặt vào việc khảo sát công tác Văn thư tại Ủy ban nhân dân tỉnh Thái Nguyên Tiểu luận này đặc biệt chú trọng đến sự trình bày trong phần mở đầu, phụ lục và tài liệu tham khảo Bên cạnh đó, để tạo sự rõ ràng và có tổ chức, tiểu luận này được chia thành ba phần chính Chương 1 Khảo sát Ủy ban Nhân dân tỉnh Thái Nguyên; Chương 2 Tổ chức công tác văn thư tại Ủy ban Nhân dân tỉnh Thái Nguyên; Chương 3 Kết luận và kiến nghị 1 Downloaded by NGUYEN BAY (tailieuso.17@gmail.com) lOMoARcPSD|38594337 PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1 KHẢO SÁT ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH THÁI NGUYÊN 1.1 Vị trí pháp lý và chức năng Ủy ban nhân dân tỉnh Thái Nguyên là cơ quan hành chính nhà nước đứng đầu của tỉnh Thái Nguyên Nó có chức năng chỉ đạo, điều hành các hoạt động của địa phương trong việc thực hiện các chính sách, pháp luật của Nhà nước; giám sát, kiểm tra và đánh giá kết quả thực hiện nhiệm vụ của các cấp ủy ban nhân dân, ban, ngành, địa phương trên địa bàn tỉnh; quản lý và sử dụng tài sản nhà nước trên địa bàn tỉnh; tiếp nhận, xử lý và giải quyết đơn thư, kiến nghị của công dân, tổ chức trong phạm vi địa phương; tổ chức bầu, tuyển dụng và đào tạo cán bộ, công chức, viên chức trong địa phương; tổ chức thực hiện các phương án phòng, chống thiên tai, ứng phó với các tình huống khẩn cấp, đáp ứng nhu cầu bảo đảm an ninh, trật tự trên địa bàn tỉnh và các nhiệm vụ khác do Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp trên giao Về pháp lý, Ủy ban nhân dân tỉnh Thái Nguyên được quy định và điều chỉnh chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức, quyền hạn và cách thức hoạt động trong Luật Tổ chức Chính phủ, Luật Tổ chức địa phương, các văn bản hướng dẫn liên quan và các quyết định của cấp trên 1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn UBND tỉnh Thái Nguyên có nhiệm vụ và quyền hạn điều hành và quản lý các hoạt động kinh tế - xã hội, quản lý tài nguyên và môi trường, phê duyệt và giám sát dự án đầu tư trên địa bàn, thực hiện quản lý nhà nước về đất đai, quy hoạch và xây dựng, quản lý tài chính - ngân sách, cũng như thực hiện các chuyên đề khác theo quy định của pháp luật 1.3 Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức của Uỷ ban nhân dân tỉnh Thái Nguyên gồm: 1 Ban Chấp hành Ủy ban nhân dân tỉnh: có nhiệm vụ thực hiện chức năng, nhiệm vụ của Uỷ ban nhân dân tỉnh, quyết định quan trọng liên quan đến quản lý, điều hành tỉnh 2 Downloaded by NGUYEN BAY (tailieuso.17@gmail.com) lOMoARcPSD|38594337 2 Thường trực Ban Chấp hành Ủy ban nhân dân tỉnh: có nhiệm vụ giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh thực hiện công việc chuyên môn, xây dựng, triển khai, tổng hợp và đôn đốc thực hiện nhiệm vụ của UBND tỉnh 3 Các Ban chuyên môn của Uỷ ban nhân dân tỉnh: bao gồm các Ban ban văn hóa, xã hội, kinh tế, tài chính ngân sách, quốc phòng an ninh, pháp chế, khoa học công nghệ và môi trường 4 Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh: có nhiệm vụ hỗ trợ công tác quản lý và điều hành tỉnh 5 Các đơn vị trực thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh: bao gồm các sở, ngành, ban, đơn vị thường trực Uỷ ban nhân dân tỉnh và các địa phương trực thuộc tỉnh Tất cả các cơ quan, đơn vị của Uỷ ban nhân dân tỉnh Thái Nguyên đều hoạt động theo cơ chế tập trung, dân chủ và định kỳ để đảm bảo hiệu quả trong quản lý và điều hành công việc 1.4 Công tác văn phòng 1.4.1 Tổ chức Ủy ban nhân dân tỉnh Thái Nguyên làm việc theo chế độ tập trung dân chủ, tôn trọng và tuân thủ pháp luật; thực hiện quản lý Tổ chức - Đội ngũ cán bộ công chức, kế hoạch đầu tư, phát triển kinh tế và xã hội; quản lý và sử dụng ngân sách nhà nước và tài sản công; phát triển thanh niên, giáo dục và đào tạo nhân lực; bảo vệ môi trường, phòng chống thiên tai, phòng chống tội phạm và đảm bảo an ninh trật tự; giải quyết thủ tục hành chính, hỗ trợ các tổ chức, doanh nghiệp và người dân trên địa bàn tỉnh Với nội dung của đề tài nghiên cứu là “Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác kiểm tra, giám sát về các nghiệp vụ văn thư tại Ủy ban nhân dân tỉnh Thái Nguyên” nên chỉ đi sâu vào tìm hiểu nhiệm vụ của Văn phòng, Văn thư 1.4.2 Nhiệm vụ của Văn phòng Văn phòng UBND tỉnh Thái Nguyên là đơn vị có nhiệm vụ chủ yếu là hỗ trợ và phục vụ giám đốc UBND tỉnh Thái Nguyên và lãnh đạo các phòng ban có liên quan trong UBND tỉnh Thái Nguyên 3 Downloaded by NGUYEN BAY (tailieuso.17@gmail.com) lOMoARcPSD|38594337 Cụ thể, nhiệm vụ của Văn phòng UBND tỉnh Thái Nguyên là: - Là đơn vị trực tiếp hỗ trợ và phục vụ cho Giám đốc UBND tỉnh Thái Nguyên và các Phó giám đốc UBND tỉnh Thái Nguyên - Chuẩn bị, phối hợp với các đơn vị liên quan để triển khai các chương trình, kế hoạch quan trọng của UBND tỉnh Thái Nguyên - Tổ chức, quản lý thông tin, tài liệu của UBND tỉnh Thái Nguyên, bao gồm cả hồ sơ, văn bản, công văn hành chính và các tài liệu khác - Hướng dẫn, hỗ trợ cho các đơn vị thành viên trong UBND tỉnh Thái Nguyên nắm rõ các quy định, quy trình và công nghệ xử lý văn bản hành chính - Tổ chức các cuộc họp, hội nghị và sự kiện, truyền thông, thông tin liên quan đến UBND tỉnh Thái Nguyên - Làm việc với đơn vị liên quan trong UBND tỉnh Thái Nguyên, cấp trên, cấp dưới và các cơ quan khác liên quan để thực hiện kế hoạch, nhiệm vụ được giao - Thực hiện các nhiệm vụ khác được giao bởi Giám đốc UBND tỉnh Thái Nguyên và các Phó giám đốc UBND tỉnh Thái Nguyên Tổng thể, Văn phòng UBND tỉnh Thái Nguyên là một đơn vị rất quan trọng và có vai trò đặc biệt trong việc hỗ trợ cho Giám đốc UBND tỉnh Thái Nguyên và UBND tỉnh Thái Nguyên toàn diện, giúp tăng cường khả năng quản lý và kiểm soát các hoạt động trong UBND tỉnh Thái Nguyên và đảm bảo tính minh bạch, hiệu quả trong công tác của UBND tỉnh Thái Nguyên 4 Downloaded by NGUYEN BAY (tailieuso.17@gmail.com) lOMoARcPSD|38594337 CHƯƠNG 2 TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH THÁI NGUYÊN 2.1 Công tác văn thư Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ cho việc lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành công việc của cơ quan UBND tỉnh Thái Nguyên Công tác văn thư được xem như một phần quan trọng trong hoạt động quản lý của cơ quan UBND tỉnh Đặc biệt, trong Văn phòng UBND tỉnh, việc thực hiện công tác văn thư là vô cùng cần thiết và chiếm một vị trí quan trọng trong các hoạt động của đơn vị này Nội dung của công tác văn thư bao gồm nhiều hoạt động cơ bản, bao gồm: soạn thảo và ban hành văn bản, quản lý văn bản (gồm cả văn bản đi và văn bản đến), lập và quản lý hồ sơ công việc cũng như quản lý và sử dụng con dấu Nghiêm túc và đảm bảo các yêu cầu chuyên môn, công tác văn thư là một trong những hoạt động giúp Văn phòng UBND tỉnh Thái Nguyên hoạt động trơn tru, chuyên nghiệp và hiệu quả Quản lý chỉ đạo công tác Văn thư Công tác Văn thư được đặt dưới sự quản lý của Văn phòng với mục đích nâng cao hiệu quả của công tác Văn thư trong quá trình giải quyết công việc, đáp ứng nhu cầu thực tế của UBND tỉnh – là cơ quan quản lý Nhà nước ở tỉnh , công tác Văn thư ở Văn phòng đang rất được quan tâm, chỉ đạo, giám sát, đôn đốc của lãnh đạo, Cán bộ Văn phòng đã làm tốt công tác này Trong quá trình hoạt động Văn phòng HĐND và UBND tỉnh ban hành các văn bản nhằm chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư Đặc biệt là ban hành các Văn bản nhằm chỉ đạo về Nghiệp vụ chuyên môn cho Cán bộ chuyên trách lĩnh vực này Văn phòng Uỷ ban cũng luôn quan tâm cụ thể đến công việc đưa Cán bộ đi tập huấn chuyên môn ở cấp cao hơn, để nhằm nâng cao chất lượng Cán bộ tại Uỷ ban nhân dân tỉnh vào cuối mỗi năm hoạt động, văn phòng thường tổ chức Hội nghị tổng kết về công tác Văn thư – Lưu trữ trên địa bàn toàn tỉnh , đề 5 Downloaded by NGUYEN BAY (tailieuso.17@gmail.com) lOMoARcPSD|38594337 ra phương hướng nhiệm vụ năm tới tạo điều kiện cho công tác Văn thư ngày một đi vào hoạt động có nề nếp và hiệu quả , phục vụ đắc lực cho hoạt động của cơ quan - Nhìn chung việc quản lí , chỉ đạo công tác Văn thư của UBND tỉnh đã được tổ chức thực hiện tốt Tuy nhiên để công tác Văn thư cơ quan được vận hành tốt hơn thì cần có sự kiểm tra , đôn đốc và chỉ đạo về Nghiệp vụ cho Cán bộ Văn thư nhiều hơn 2.2 Soạn thảo văn bản Tại Ủy ban nhân dân tỉnh Thái Nguyên, việc soạn thảo văn bản cũng là một công việc quan trọng, được thực hiện liên tục trong quá trình quản lý các hoạt động của tỉnh Việc đảm bảo tính chính xác và tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về soạn thảo văn bản là điều được coi trọng tại Ủy ban nhân dân tỉnh Thái Nguyên, bởi vì nó đảm bảo sự hoàn thành tốt nhiệm vụ trong công tác quản lý và điều hành các hoạt động trên toàn địa bàn tỉnh Dùng các nguyên tắc và bước quy trình để soạn thảo văn bản, như tiếp nhận yêu cầu, xác định mục đích, phân tích tình hình, sắp xếp ý tưởng, chọn lựa phong cách và ngôn từ, soạn thảo, kiểm tra lỗi chính tả, ký và phát hành Việc đảm bảo sự minh bạch và hiệu quả của việc soạn thảo văn bản là rất quan trọng tại Ủy ban nhân dân tỉnh Thái Nguyên, để đảm bảo tính chính xác và tuân thủ các quy định của pháp luật Chính vì vậy, các văn bản của Ủy ban nhân dân tỉnh Thái Nguyên phải đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn và kỳ vọng của những người đang sử dụng và theo dõi chúng 2.2.1 Thẩm quyền ban hành văn bản Ủy ban nhân dân tỉnh Thái Nguyên có thẩm quyền ban hành các văn bản như: - Quyết định: về tất cả các vấn đề liên quan đến chính sách, chiến lược, phát triển kinh tế - xã hội, bảo vệ môi trường, tài sản công, an ninh - quốc phòng, văn hóa - xã hội ; 6 Downloaded by NGUYEN BAY (tailieuso.17@gmail.com) lOMoARcPSD|38594337 công dân trong địa bàn tỉnh Vì vậy công tác quản lí công văn đi đến được tổ chức rất cụ thể, đúng quy định của Nhà nước đề ra Qua quá trình khảo sát thức tế, tôi thấy công tác quản lý công văn đến ở UBND tỉnh Thái Nguyên thường được tiến hành theo trình tự sau: Tiếp nhận , bóc bì văn bản: Qua khảo sát tôi thấy việc tiếp nhận , bóc bì văn bản ở UBND tỉnh Thái Nguyên được tiến hành rất tốt Nhân viên văn thư chịu trách nhiệm tiếp nhận văn bản đến và kiểm tra, phân loại các văn bản đến này Khi nhận được văn bản , Nhân viên Văn thư kiểm tra một cách cẩn thận xem phong bì có bị bóc trước không , kiểm tra xem có đúng Văn bản gửi cho UBND tỉnh không, số lượng Văn bản có đầy đủ không , có bị rách thủng không Với những trường hợp có sai sót thì Nhân viên văn thư sẽ báo ngay cho Chánh Văn phòng xử lí kịp thời Sau khi đã kiểm tra xong thì Nhân viên văn thư tiến hành phân ra hai loại là loại những Văn bản cần đăng ký vào sổ và loại thư từ riêng Việc bóc bì văn bản được tiến hành cẩn thận Nhân viên Văn thư đã dùng kéo để bóc bì và đảm bảo không mất dấu bưu điện, không làm mất số , kí hiệu đã ghi ngoài bì văn bản Nhân viên văn thư luôn bóc bì những Văn bản có dấu khẩn hay hoả tốc trước để đảm bảo nội dung văn bản được giải quyết kịp thời Với văn bản mật thì Uỷ ban tỉnh giao trách nhiệm bóc bì cho Chánh Văn phòng * Đóng dấu đến và đăng ký văn bản vào sổ: Để tạo điều kiện cho việc quản lí Văn bản được chặt chẽ , tất cả công văn đến cơ quan đều được nhân viên Văn thư đóng dấu đến và ghi rõ ràng lên đó các thông tin về số đến, ngày tháng năm đến Số đến là số thứ tự văn bản đến cơ quan, được đánh số từ 01 đến số cuối cùng của tất cả các Văn bản đến Uỷ ban trong một năm Nhân viên Văn thư thường đóng dấu đến vào dưới phần số và ký hiệu công văn đến 14 Downloaded by NGUYEN BAY (tailieuso.17@gmail.com) lOMoARcPSD|38594337 Mẫu dấu đến của UBND tỉnh Thái Nguyên được trình bày như sau: CÔNG VĂN ĐẾN Số đến: Ngày tháng năm Dấu đến có kích thước là : chiều rộng 3cm, chiều dài 5cm Sau khi đóng dấu đến , ghi số , ngày tháng năm đến, Nhân viên văn thư , tiến hành đăng ký văn bản đến vào “ Sổ đăng ký Văn bản đến ” một cách chính xác đầy đủ Tại UBND tỉnh đang quản lí Văn bản bằng sổ hàng năm do số lượng văn bản đến không nhiều UBND tỉnh lập các số đăng ký Văn bản theo hai loai là : Một “ Sổ đăng ký văn bản mật đến ”, một “ Sổ đăng ký cho tất cả các loại văn bản đến” của Uỷ ban Mẫu bìa và ruột sổ đăng ký công văn đến của UBND tỉnh Thái Nguyên * Trình phối và giao văn bản đến Tất cả các văn bản đến , sau khi đã được bóc bì , đóng “ Dấu đến” và đăng ký vào sổ để quản lý, Nhân viên Văn thư sẽ tập hợp lại trình Chánh Văn phòng Uỷ ban xin ý kiến phân phối đến các bộ phận, cá nhân trong cơ quan Sau khi Chánh Văn phòng đã ghi ý kiến phân phối đến các lãnh đạo HĐND và UBND , Nhân viên Văn thư tiến hành đăng ký các thông tin vào cột “ Nơi nhận , người nhận ” rồi trực tiếp chuyển Văn bản đến tất cả các phòng Ban, bộ phận , cá nhân theo ý kiến đã cho Khi chuyển Văn bản đến ai thì Nhân viên Văn thư đến xin chữ ký vào cột “ ký nhận ” để đảm bảo về tính nguyên tắc cũng như để quản lí Văn bản được chặt chẽ đồng thời làm cơ sở để làm tốt công tác kiểm tra , theo dõi việc giải quyết Văn bản 15 Downloaded by NGUYEN BAY (tailieuso.17@gmail.com) lOMoARcPSD|38594337 * Tổ chức giải quyết và kiểm tra việc giải quyết văn bản Các văn bản đến UBND tỉnh Thái Nguyên đều được xử lý nhanh chóng khi đã chuyển đến bộ phận có thẩm quyền, việc chuyển công văn cũng được đảm bảo đúng quy định và đúng địa chỉ của đơn vị, cá nhân Quản lí và tổ chức giải quyết văn bản cũng được chú trọng, nhân viên văn thư luôn quan tâm và đảm bảo việc giải quyết văn bản đến cuả các bộ phận, đặc biệt là những văn bản có dấu mật hoặc khẩn Tuy nhiên, văn phòng HĐND và UBND tỉnh Thái Nguyên nên cần cải tiến hơn nữa trong việc quản lí và theo dõi công tác giải quyết văn bản đến bằng việc thiết lập sổ theo dõi cụ thể, để đảm bảo công tác quản lí và tổ chức giải quyết văn bản đến được thực hiện sát sao hơn Công tác lập hồ sơ và nộp lưu tài liệu: Hồ sơ là một tập( hoặc một văn bản) có liên quan với nhau vì một vấn đề, một sự việc hoặc một người , được hình thành trong quá trình giải quyết công việc thuộc phạm vi, chức năng nhiệm vụ của cơ quan Lập hồ sơ là quá trình tập hợp các văn bản –Tài liệu hình thành các hồ sơ trong khi giải quyết công việc theo các nguyên tắc , phương pháp nhất định Lập hồ sơ tốt, sẽ giúp cho cơ quan nâng cao hiệu xuất và chât lượng công việc, đồng thời tạo điều kiện để làm tốt công tác Lưu trữ UBND tỉnh Thái Nguyên đã quy định : Cứ sau mỗi công việc được giải quyết thì các phòng , Ban chuyên môn , các cá nhân lãnh đạo phải lập hồ sơ công việc của mình Tuy nhiên chỉ có một số phòng ban làm tốt , nhiều bộ phận khác chưa làm tốt công tác này Các phòng ban đã tiến hành lập hồ sơ như : * Phòng tư pháp * Phòng tài nguyên – môi trường UBND tỉnh đã xây dựng được bản danh mục hồ sơ để các phòng, Ban trong Uỷ ban biết được các tài liệu phải lập hồ sơ giúp cho việc lập hồ sơ được tiến hành nhanh chóng , đúng quy định 16 Downloaded by NGUYEN BAY (tailieuso.17@gmail.com)