KHẢO SÁT ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH THÁI NGUYÊN
Vị trí pháp lý và chức năng
Ủy ban nhân dân tỉnh Thái Nguyên là cơ quan hành chính nhà nước đứng đầu của tỉnh Thái Nguyên Nó có chức năng chỉ đạo, điều hành các hoạt động của địa phương trong việc thực hiện các chính sách, pháp luật của Nhà nước; giám sát, kiểm tra và đánh giá kết quả thực hiện nhiệm vụ của các cấp ủy ban nhân dân, ban, ngành, địa phương trên địa bàn tỉnh; quản lý và sử dụng tài sản nhà nước trên địa bàn tỉnh; tiếp nhận, xử lý và giải quyết đơn thư, kiến nghị của công dân, tổ chức trong phạm vi địa phương; tổ chức bầu, tuyển dụng và đào tạo cán bộ, công chức, viên chức trong địa phương; tổ chức thực hiện các phương án phòng, chống thiên tai, ứng phó với các tình huống khẩn cấp, đáp ứng nhu cầu bảo đảm an ninh, trật tự trên địa bàn tỉnh và các nhiệm vụ khác do Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp trên giao
Về pháp lý, Ủy ban nhân dân tỉnh Thái Nguyên được quy định và điều chỉnh chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức, quyền hạn và cách thức hoạt động trong Luật Tổ chức Chính phủ, Luật Tổ chức địa phương, các văn bản hướng dẫn liên quan và các quyết định của cấp trên.
Nhiệm vụ và quyền hạn
UBND tỉnh Thái Nguyên có nhiệm vụ và quyền hạn điều hành và quản lý các hoạt động kinh tế - xã hội, quản lý tài nguyên và môi trường, phê duyệt và giám sát dự án đầu tư trên địa bàn, thực hiện quản lý nhà nước về đất đai, quy hoạch và xây dựng, quản lý tài chính - ngân sách, cũng như thực hiện các chuyên đề khác theo quy định của pháp luật.
Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức của Uỷ ban nhân dân tỉnh Thái Nguyên gồm:
1 Ban Chấp hành Ủy ban nhân dân tỉnh: có nhiệm vụ thực hiện chức năng, nhiệm vụ của Uỷ ban nhân dân tỉnh, quyết định quan trọng liên quan đến quản lý, điều hành tỉnh
2 Thường trực Ban Chấp hành Ủy ban nhân dân tỉnh: có nhiệm vụ giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh thực hiện công việc chuyên môn, xây dựng, triển khai, tổng hợp và đôn đốc thực hiện nhiệm vụ của UBND tỉnh
3 Các Ban chuyên môn của Uỷ ban nhân dân tỉnh: bao gồm các Ban ban văn hóa, xã hội, kinh tế, tài chính ngân sách, quốc phòng an ninh, pháp chế, khoa học công nghệ và môi trường
4 Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh: có nhiệm vụ hỗ trợ công tác quản lý và điều hành tỉnh
5 Các đơn vị trực thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh: bao gồm các sở, ngành, ban, đơn vị thường trực Uỷ ban nhân dân tỉnh và các địa phương trực thuộc tỉnh.
Tất cả các cơ quan, đơn vị của Uỷ ban nhân dân tỉnh Thái Nguyên đều hoạt động theo cơ chế tập trung, dân chủ và định kỳ để đảm bảo hiệu quả trong quản lý và điều hành công việc.
Công tác văn phòng
1.4.1 Tổ chức Ủy ban nhân dân tỉnh Thái Nguyên làm việc theo chế độ tập trung dân chủ, tôn trọng và tuân thủ pháp luật; thực hiện quản lý Tổ chức - Đội ngũ cán bộ công chức, kế hoạch đầu tư, phát triển kinh tế và xã hội; quản lý và sử dụng ngân sách nhà nước và tài sản công; phát triển thanh niên, giáo dục và đào tạo nhân lực; bảo vệ môi trường, phòng chống thiên tai, phòng chống tội phạm và đảm bảo an ninh trật tự; giải quyết thủ tục hành chính, hỗ trợ các tổ chức, doanh nghiệp và người dân trên địa bàn tỉnh.
Với nội dung của đề tài nghiên cứu là “Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác kiểm tra, giám sát về các nghiệp vụ văn thư tại Ủy ban nhân dân tỉnh Thái Nguyên” nên chỉ đi sâu vào tìm hiểu nhiệm vụ của Văn phòng, Văn thư.
1.4.2 Nhiệm vụ của Văn phòng
Văn phòng UBND tỉnh Thái Nguyên là đơn vị có nhiệm vụ chủ yếu là hỗ trợ và phục vụ giám đốc UBND tỉnh Thái Nguyên và lãnh đạo các phòng ban có liên quan trong UBND tỉnh Thái Nguyên.
Cụ thể, nhiệm vụ của Văn phòng UBND tỉnh Thái Nguyên là:
- Là đơn vị trực tiếp hỗ trợ và phục vụ cho Giám đốc UBND tỉnh Thái Nguyên và các Phó giám đốc UBND tỉnh Thái Nguyên
- Chuẩn bị, phối hợp với các đơn vị liên quan để triển khai các chương trình, kế hoạch quan trọng của UBND tỉnh Thái Nguyên
- Tổ chức, quản lý thông tin, tài liệu của UBND tỉnh Thái Nguyên, bao gồm cả hồ sơ, văn bản, công văn hành chính và các tài liệu khác
- Hướng dẫn, hỗ trợ cho các đơn vị thành viên trong UBND tỉnh Thái Nguyên nắm rõ các quy định, quy trình và công nghệ xử lý văn bản hành chính
- Tổ chức các cuộc họp, hội nghị và sự kiện, truyền thông, thông tin liên quan đến UBND tỉnh Thái Nguyên
- Làm việc với đơn vị liên quan trong UBND tỉnh Thái Nguyên, cấp trên, cấp dưới và các cơ quan khác liên quan để thực hiện kế hoạch, nhiệm vụ được giao
- Thực hiện các nhiệm vụ khác được giao bởi Giám đốc UBND tỉnh Thái Nguyên và các Phó giám đốc UBND tỉnh Thái Nguyên
Tổng thể, Văn phòng UBND tỉnh Thái Nguyên là một đơn vị rất quan trọng và có vai trò đặc biệt trong việc hỗ trợ cho Giám đốc UBND tỉnh Thái Nguyên và UBND tỉnh Thái Nguyên toàn diện, giúp tăng cường khả năng quản lý và kiểm soát các hoạt động trong UBND tỉnh Thái Nguyên và đảm bảo tính minh bạch, hiệu quả trong công tác của UBND tỉnh Thái Nguyên.
TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH THÁI NGUYÊN
Công tác văn thư
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ cho việc lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành công việc của cơ quan UBND tỉnh Thái Nguyên.
Công tác văn thư được xem như một phần quan trọng trong hoạt động quản lý của cơ quan UBND tỉnh Đặc biệt, trong Văn phòng UBND tỉnh, việc thực hiện công tác văn thư là vô cùng cần thiết và chiếm một vị trí quan trọng trong các hoạt động của đơn vị này
Nội dung của công tác văn thư bao gồm nhiều hoạt động cơ bản, bao gồm: soạn thảo và ban hành văn bản, quản lý văn bản (gồm cả văn bản đi và văn bản đến), lập và quản lý hồ sơ công việc cũng như quản lý và sử dụng con dấu.
Nghiêm túc và đảm bảo các yêu cầu chuyên môn, công tác văn thư là một trong những hoạt động giúp Văn phòng UBND tỉnh Thái Nguyên hoạt động trơn tru, chuyên nghiệp và hiệu quả.
Quản lý chỉ đạo công tác Văn thư
Công tác Văn thư được đặt dưới sự quản lý của Văn phòng với mục đích nâng cao hiệu quả của công tác Văn thư trong quá trình giải quyết công việc, đáp ứng nhu cầu thực tế của UBND tỉnh – là cơ quan quản lý Nhà nước ở tỉnh , công tác Văn thư ở Văn phòng đang rất được quan tâm, chỉ đạo, giám sát, đôn đốc của lãnh đạo, Cán bộ Văn phòng đã làm tốt công tác này
Trong quá trình hoạt động Văn phòng HĐND và UBND tỉnh ban hành các văn bản nhằm chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư Đặc biệt là ban hành các Văn bản nhằm chỉ đạo về Nghiệp vụ chuyên môn cho Cán bộ chuyên trách lĩnh vực này Văn phòng Uỷ ban cũng luôn quan tâm cụ thể đến công việc đưa Cán bộ đi tập huấn chuyên môn ở cấp cao hơn, để nhằm nâng cao chất lượng Cán bộ tại Uỷ ban nhân dân tỉnh vào cuối mỗi năm hoạt động, văn phòng thường tổ chức Hội nghị tổng kết về công tác Văn thư – Lưu trữ trên địa bàn toàn tỉnh , đề ra phương hướng nhiệm vụ năm tới tạo điều kiện cho công tác Văn thư ngày một đi vào hoạt động có nề nếp và hiệu quả , phục vụ đắc lực cho hoạt động của cơ quan
- Nhìn chung việc quản lí , chỉ đạo công tác Văn thư của UBND tỉnh đã được tổ chức thực hiện tốt Tuy nhiên để công tác Văn thư cơ quan được vận hành tốt hơn thì cần có sự kiểm tra , đôn đốc và chỉ đạo về Nghiệp vụ cho Cán bộ Văn thư nhiều hơn.
Soạn thảo văn bản
Tại Ủy ban nhân dân tỉnh Thái Nguyên, việc soạn thảo văn bản cũng là một công việc quan trọng, được thực hiện liên tục trong quá trình quản lý các hoạt động của tỉnh Việc đảm bảo tính chính xác và tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về soạn thảo văn bản là điều được coi trọng tại Ủy ban nhân dân tỉnh Thái Nguyên, bởi vì nó đảm bảo sự hoàn thành tốt nhiệm vụ trong công tác quản lý và điều hành các hoạt động trên toàn địa bàn tỉnh
Dùng các nguyên tắc và bước quy trình để soạn thảo văn bản, như tiếp nhận yêu cầu, xác định mục đích, phân tích tình hình, sắp xếp ý tưởng, chọn lựa phong cách và ngôn từ, soạn thảo, kiểm tra lỗi chính tả, ký và phát hành.
Việc đảm bảo sự minh bạch và hiệu quả của việc soạn thảo văn bản là rất quan trọng tại Ủy ban nhân dân tỉnh Thái Nguyên, để đảm bảo tính chính xác và tuân thủ các quy định của pháp luật Chính vì vậy, các văn bản của Ủy ban nhân dân tỉnh Thái Nguyên phải đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn và kỳ vọng của những người đang sử dụng và theo dõi chúng.
2.2.1 Thẩm quyền ban hành văn bản Ủy ban nhân dân tỉnh Thái Nguyên có thẩm quyền ban hành các văn bản như:
- Quyết định: về tất cả các vấn đề liên quan đến chính sách, chiến lược,phát triển kinh tế - xã hội, bảo vệ môi trường, tài sản công, an ninh - quốc phòng, văn hóa - xã hội ;
- Nghị quyết: về tất cả các vấn đề liên quan đến lĩnh vực kinh tế, xã hội, môi trường, giáo dục, văn hóa, xây dựng đất đai ;
- Chỉ thị: về tất cả các nội dung yêu cầu các cơ quan, tổ chức, cá nhân thực hiện các nhiệm vụ, chức trách, trách nhiệm của mình;
- Quy chế, quy định, hướng dẫn và các văn bản hành chính khác liên quan đến ngành, lĩnh vực quản lý của UBND tỉnh Thái Nguyên
Ngoài ra, UBND tỉnh Thái Nguyên cũng có thẩm quyền thông qua các văn bản cấp dưới như quyết định, quy chế, quy định, hướng dẫn của các cơ quan, đơn vị cấp dưới trực thuộc UBND tỉnh Thái Nguyên.
2.2.2 Thể thức văn bản Ủy ban nhân dân tỉnh Thái Nguyên rất quan tâm đến việc sử dụng thể thức văn bản chuyên nghiệp, chính xác và rõ ràng để đảm bảo hiệu quả trong công tác quản lý tài nguyên và môi trường Vì vậy, Sở đã xây dựng và áp dụng các mẫu văn bản kỹ thuật chuẩn để hỗ trợ cho việc soạn thảo và trình bày văn bản của các phòng ban và đơn vị trong Sở.
Các mẫu văn bản được thiết kế đầy đủ các yếu tố cần có của một văn bản chuyên nghiệp như tiêu đề, nội dung, ngày tháng, ký hiệu và tên đơn vị ban hành, đồng bộ hóa cách soạn thảo và trình bày các loại văn bản Điều này giúp cho việc trao đổi thông tin giữa các đơn vị trong Ủy ban trở nên thuận tiện và hiệu quả hơn, đồng thời đảm bảo tính chính xác và rõ ràng của các văn bản quan trọng. Ủy ban cũng đã thực hiện việc áp dụng các mẫu văn bản mới trong Thông tư số 22/2019/TTLT-BNV-BTTTT-BCT, thay vì Thông tư số 55/2005/TTLT- BNV-VPCP như trước đây Điều này chứng tỏ sự quan tâm và nỗ lực của Sở trong công tác thể thức văn bản để tăng cường hiệu quả trong hoạt động quản lý tài nguyên và môi trường.
2.2.3 Quy trình soạn thảo văn bản
Việc soạn thảo ban hành và quản lý văn bản trong Ủy ban nhân dân trở thành một đòi hỏi cấp thiết, giúp cho hoạt động của cơ quan theo đúng chủ trương, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước. a) Quy trình soạn thảo văn bản:
Soạn thảo văn bản là căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình và những mục đích, yêu cầu nhất định để làm ra văn bản nhằm giải quyết một công việc cụ thể;
Quy trình cụ thể của việc soạn thảo văn bản được xây dựng dựa trên quy trình chuẩn bị và yêu cầu thực tế đặt ra đối với văn bản đó Đây là quy trình gồm những bước đi thích ứng nhằm đảm bảo cho việc soạn thảo văn bản nhanh chòng, chính xác và thiết thực;
Quy trình soạn thảo văn bản của Ủy ban nhân dân tỉnh Thái Nguyên luôn được chú trọng và được tiến hành theo 5 bước sau:
- Bước 1 Xác định mục đích, nội dung ban hành văn bản;
- Bước 2 Thu thập thông tin liên quan đến văn bản cần ban hành;
- Bước 3 Xây dựng đề cương;
- Bước 4 Duyệt văn bản Trưởng phòng chuyên môn có trách nhiệm xem xét về nội dung, thủ tục, quy chế văn bản và ký tắt vào văn bản trước khi trình Lãnh đạo Sở ký;
- Bước 5 Triển khai văn bản.
Trong bước này, người thực hiện soạn thảo văn bản cần xác định văn bản gửi đến cơ quan, tổ chức, cá nhân nào Từ đó làm thủ tục gửi đi, sắp xếp, lưu văn bản và làm các công tác theo dõi thực hiện.
Soạn thảo văn bản là chức năng quan trọng trong hoạt động quản lý nhà nước Chất lượng của văn bản có ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả công tác của cơ quan Vì vậy, cần phải được tiến hành một cách tỷ mỉ, thận trọng.
Nhìn chung, trong thời gian gần đây, các hoạt động soạn thảo văn bản của Ủy ban nhân dân tỉnh Thái Nguyên đã phản ánh chính sách và quy định của Đảng và Nhà nước một cách đúng đắn Việc truyền đạt thông tin quản lý đến các cấp được thực hiện đúng kịp thời và hiệu quả Các chủ trương quản lý tài chính trên địa bàn tỉnh cũng đã được hệ thống hóa kịp thời Các văn bản của Ủy ban nhân dân tỉnh Thái Nguyên được xác định rõ ràng về nội dung và tính chất, đảm bảo hiệu quả trong việc sử dụng Thể thức và tính pháp lý của các văn bản cũng được để tránh sai sót và đảm bảo tính hoàn thiện Ngôn ngữ trong các văn bản hành chính đã được cải thiện với văn phong chuẩn mực hơn, đảm bảo tính chuẩn xác và dễ hiểu cho người đọc Tổng thể, việc sử dụng văn phong chuẩn mực trong các văn bản của Ủy ban nhân dân tỉnh Thái Nguyên đã giúp gia tăng tính minh bạch, độ chính xác và hiệu quả trong công tác quản lý trên địa bàn tỉnh.
Mặc dù đã có mẫu soạn thảo văn bản của Sở và Thông tư số 01/2018/TT- BTP của Bộ Tư pháp về Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản đã được triển khai tới cán bộ, công chức, nhưng công tác soạn thảo văn bản của Ủy ban nhân dân tỉnh Thái Nguyên vẫn còn một số nhược điểm:
Quản lý văn bản
2.3.1 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi
Văn bản đi là Văn bản, tài liệu do cơ quan gửi đi các cơ quan khác tại UBND tỉnh Thái Nguyên có các loại Văn bản , tài liệu gửi như Quyết định , Chỉ thị , Công văn
Trong hoạt động hàng năm của cơ quan UBND tỉnh Thái Nguyên, văn bản hình thành chưa phải là nhiều nhưng công tác quản lí Văn bản đi được tổ chức rất tốt , đúng quy định của Nhà nước Công tác quản lí Văn bản được tổ chức tốt ở tất cả các khâu.
A, Đánh máy in văn bản: Để trang bị cho việc đánh máy in Văn bản, Văn phòng UBND tỉnh Thái Nguyên đã trang bị 04 máy tính và một máy in Cơ quan cũng đã có một nhân viên đánh máy chuyên trách Trong cơ quan đã xây dựng phòng đánh máy riêng.
Nhân viên đánh máy , nhận Văn bản , kiểm tra lỗi chính tả , rà soát lại bản thảo tay với người soạn thảo , khi thấy không có vấn để gì thì đánh máy nguyênVăn bản đã viết tay và in văn bản Văn bản khi đã được đánh máy xong và kiểm tra chặt chẽư về thể thức thì được nhân bản để làm thủ tục gửi đến các phòng ban (đối với văn bản ban hanh nội bộ ) và gửi đi các cơ quan khác (đối với Văn bản gửi đi ngoài cơ quan ).
Ký Văn bản để ban hành là một khâu quan trọng nó thể hiện tính hiệu lực pháp lý của Văn bản , Văn bản trình ký phải được kiểm tra về thể thức nội dung chặt chẽ.
Tại UBND tỉnh Thái Nguyên việc ký văn bản được tiến hành theo nguyên Văn bản sau khi đã đánh máy , in xong thi Chánh Văn phòng kiểm tra vể thể thức , nội dung Văn bản đã đúng chưa, hoàn chỉnh chưa, rồi trình lên Chủ tịch hoặc các Phó chủ tịch ký theo thẩm quyền đã qui định trong qui chế hoạt động của cơ quan.
C, Công tác đóng dấu văn bản.
Văn bản sau khi ký phải được đóng dấu để ban hành
Qua khảo sát, tôi thấy việc đóng dấu ban hành Văn bản ở UBND tỉnh Thái Nguyên được tiến hành khá tốt.
Dấu được giao cho một cán bộ Văn thư chịu trách nhiệm giữ và đóng dấu , dấu chỉ đóng lên những Văn bản được kiểm tra về thể thức , ký đúng thẩm quyền ,dấu được đóng đúng vị trí là 1/3 phần bên trái chữ ký
UBND tỉnh Thái Nguyên sử dụng các loại dấu sau:
- Dấu quốc huy ( dấu tròn ) của HĐND và UBND
- Dấu chức danh: Dấu chủ tịch, phó chủ tịch, dấu tên chủ tịch, Dấu tên phó chủ tịch
- Dấu phục vụ công tác văn thư như: Dấu đến, dấu mật, khẩn , hoả tốc
D, Đăng ký văn bản đi. Đăng ký Văn bản đi là ghi chép một số điều cần thiết về một Văn bản đi như số, ký hiệu, ngày tháng năm, trích yếu nội dung Văn bản vào trong những phương tiện đăng ký Văn bản như sổ, máy tính nhằm quản lý chặt chẽ và tra tìm Văn bản được nhanh chóng.
Tất cả các công văn đi của UBND tỉnh Thái Nguyên, sau khi đã có chữ ký và đóng dấu xong thì được đăng ký vào “số đăng ký công văn đi” của cơ quan Văn bản đăng ký rõ ràng chính xác.
Văn bản sau khi dược kiểm tra về thể thức, Nhân viên văn thư ghi số ký hiệu ngày tháng năm lên văn bản rồi tiến hành đăng ký sổ Văn bản được lấy theo năm và theo tên loại Văn bản.
Do số lượng Văn bản hình thành trong cơ quan ít nên chỉ lập hai sổ là: Sổ Đăng ký Văn bản mật đi, sổ đăng ký cho tất cả các loại Văn bản đi.
Mẫu sổ “Đăng ký văn bản đi” của UBND tỉnh Thái Nguyên theo quy định của Nhà nước
E, Chuyển giao văn bản Để đảm bảo việc giải quyết công việc được nhanh chóng và hiệu quả, các văn bản sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền sẽ được gửi ngay đến đích đến Tại UBND tỉnh Thái Nguyên, các văn bản này sẽ được gửi đến các cơ quan hoặc cá nhân bên ngoài cơ quan thông qua đường bưu điện Để đảm bảo an toàn và chính xác trong việc gửi văn bản, phòng văn thư đã chọn sử dụng hai loại phong bì, gồm phong bì nhỏ (kích thước: 13cm x 20cm) và phong bì lớn hơn (kích thước: 15cm x 25cm) Hai loại phong bì này được trình bày rõ ràng theo mẫu, gồm hai phần chính:
+ Phần nơi gửi: Được trình bày ở góc trái sát mép trên của phong bì.
+ Phần nơi nhận: Được trình bày ở góc phải sát mép dưới cảu phong bì. Khi làm thủ tục gửi Văn bản, Cán bộ văn thư tiến hành ghi các thông tin vào hai phần trên đầy đủ rõ ràng Đặc biệt phần nơi nhận, ghi rõ tên, địa chỉ của cơ quan, cá nhân nhận Văn bản theo ý kiến phân phối.
Với các văn bản có tính khẩn cấp, sẽ được đóng dấu "khẩn" để việc chuyển giao được thực hiện nhanh chóng và kịp thời. Đối với các văn bản ban hành dành cho các phòng ban trong ủy ban nhân dân, việc chuyển giao sẽ được thực hiện bằng cách giao trực tiếp đến phòng ban sau khi đã kiểm tra đầy đủ thủ tục và sở hữu các chữ ký và con dấu hợp lệ Việc này bảo đảm quá trình chuyển giao nhanh chóng và đảm bảo chính xác các thông tin liên quan đến văn bản.
G, Quản lý văn bản đi Để phục vụ mục đích giải quyết công việc hàng ngày và phục vụ mục đích lâu dài , các Văn bản đi cuả tất cả các cơ quan phải được lưu lại 2 bản : Một bản lưu ở Văn thư, một bản giao cho đơn vị soạn thảo để lập hồ sơ công việc của nhân viên soạn thảo Các bản lưu này phải được sắp xếp một cách khoa học, dẽ tra tìm.
Công tác quản lí bản lưu tại UBND tỉnh Thái Nguyên được tiến hành như sau:
Quản lý và sử dụng con dấu
Một trong những nội dung cơ bản của công tác Văn thư trong các cơ quan là việc quản lí và sử dụng con dấu đúng theo quy định của Nhà nước, vì con dấu đóng vai trò quan trọng trong thủ tục Hành chính hiện hành Một văn bản chỉ có khi có đầy đủ các quy định và đã có chữ ký của người có thẩm quyền, và thuộc đúng thẩm quyền đóng dấu mới có hiệu lực pháp lý
Tại UBND tỉnh Thái Nguyên, Văn phòng là nơi diễn ra các hoạt động của công tác văn thư, cũng như việc quản lí và đóng dấu Cán bộ văn phòng, người chịu trách nhiệm quản lý và đóng dấu, đề cao tính quan trọng của con dấu, và đã thực hiện việc sử dụng bảo quản dấu rất tốt UBND tỉnh Thái Nguyên sử dụng hai loại dấu: Dấu cơ quan có quốc huy và dấu văn phòng; và các loại dấu như: Dấu mật, dấu khẩn, hoả tốc, dấu đến, dấu chức danh của các chủ tịch và các phó chủ tịch, dấu của Chánh văn phòng
Công tác đóng dấu được thực hiện đúng quy định, chỉ đóng lên những văn bản có đầy đủ thông tin và chữ ký hợp lệ, không đóng dấu lên giấy trắng hay những văn bản không đúng thể thức Dấu được đóng vào 1/3 chữ ký lệch về bên trái, và cơ quan sử dụng mực đỏ để đóng lên văn bản.
Lập hồ sơ hiện hành
Tổ chức quản lí công văn giấy tờ trong một cơ quan nhằm phục vụ thông tin kịp thời nhanh chóng , chính xác cho công tác quản lí không những ở khâu quản lí công văn Đi - Đến mà công tác lập hồ sơ hiện hành cũng đóng vai trò hết sức quan trọng
Lập hồ sơ hiện hành là khâu cuối cùng trong các nội dung của công tác Văn thư là móc xích nối liền giữa công tác văn thư với công tác Lưu trữ.
Như chúng ta đã biết trong quá trình giải quyết công việc của một cơ quan, công văn giấy tờ được sản sinh ra có loại có giá trị để giải quyết công việc trước mắt , có loại sau khi giải quyết công việc xong cần giữ lại bảo quản nhằm phục vụ nghiên cứu lâu dài, giữ gìn bí mật nội dung của tài liệu.
Qua khảo sát tôi thấy : Công tác lập hồ sơ hiện hành tại UBND tỉnh TháiNguyên đảm bảo yêu cầu , tài liệu trong hồ sơ có sự liên quan chặt chẽ với nhau, Văn bản trong hồ sơ chủ yếu là bản gốc nên hồ sơ lập ra có giá trị nghiên cứu và có thể dùng làm bằng chứng pháp lí.Trong quá trình lập hồ sơ thì Cán bộVăn thư cũng đã biên mục đầy đủ bên trong và bên ngoài bìa hồ sơ.
Tìm hiểu về văn hóa công sở, nghi thức nhà nước, giao tiếp
2.6.1 Các quy định của cơ quan
Văn hóa công sở, nghi thức nhà nước và giao tiếp của UBND tỉnh Thái Nguyên là những yếu tố rất quan trọng trong việc xây dựng và duy trì hình ảnh, uy tín của đơn vị Dưới đây là một số nét chính về văn hóa công sở, nghi thức nhà nước và giao tiếp của UBND tỉnh Thái Nguyên: a, Về văn hóa công sở:
* Trang phục, lễ phục: Khi thực hiện nhiệm vụ, cán bộ, công chức, viên chức phải ăn mặc gọn gàng, lịch sự Cán bộ, công chức, viên chức có trang phục riêng thì thực hiện theo quy định của pháp luật Lễ phục của cán bộ, công chức, viên chức là trang phục chính thức được sử dụng trong những buổi lễ, cuộc họp trọng thể, các cuộc tiếp khách nước ngoài Lễ phục của nam cán bộ, công chức, viên chức: bộ comple, áo sơ mi, cravat Lễ phục của nữ cán bộ, công chức, viên chức: áo dài truyền thống, bộ comple nữ Đối với cán bộ, công chức, viên chức là người dân tộc thiểu số, trang phục ngày hội dân tộc cũng coi là lễ phục.
* Về b愃i trí khuôn viên công sở: Cơ quan phải có biển tên được đặt tại cổng chính, trên đó ghi rõ tên gọi đầy đủ bằng tiếng Việt và địa chỉ của cơ quan. Phòng làm việc Phòng làm việc phải có biển tên ghi rõ tên đơn vị, họ và tên, chức danh cán bộ, công chức, viên chức Việc sắp xếp, bài trí phòng làm việc phải bảo đảm gọn gàng, ngăn nắp, khoa học, hợp lý Không lập bàn thờ, thắp hương, không đun, nấu trong phòng làm việc Khu vực để phương tiện giao thông Cơ quan có trách nhiệm bố trí khu vực để phương tiện giao thông của cán bộ, công chức, viên chức và của người đến giao dịch, làm việc Không thu phí gửi phương tiện giao thông của người đến giao dịch, làm việc.
Ngoài ra, tại Sở còn có ban hành các quy định như nội quy ra vào, tiếp khách tại trụ sở. b, Về nghi thức nhà nước
Nghi thức nhà nước trong tổ chức mít tinh, lễ kỷ niệm, trao tặng và đón nhận danh hiệu vinh dự nhà nước Việc tổ chức mít tinh, lễ kỷ niệm, trao tặng và đón nhận danh hiệu vinh dự nhà nước theo nghi thức nhà nước đều cần phải tuân thủ theo các qui định về nghi thức nhà nước là phải có biểu tượng quốc gia.
* B愃i trí công sở: Treo Quốc huy: Quốc huy được treo trang trọng tại phía trên cổng chính hoặc toà nhà chính Kích cỡ Quốc huy phải phù hợp với không gian treo Không treo Quốc huy quá cũ hoặc bị hư hỏng Treo Quốc kỳ:Quốc kỳ được treo nơi trang trọng trước công sở hoặc toà nhà chính Quốc kỳ phải đúng tiêu chuẩn về kích thước, màu sắc đã được Hiến pháp quy định Việc treo Quốc kỳ trong các buổi lễ, đón tiếp khách nước ngoài và lễ tang tuân theo quy định về nghi lễ nhà nước và đón tiếp khách nước ngoài, tổ chức lễ tang
Ví dụ: Quốc kỳ được treo bên ngoài vào những ngày lễ lớn như: Tết dương lịch và âm lịch, ngày bầu cử, ngày Quốc tế lao động, Sinh nhật Bác, ngày Cách mạng tháng 8 và Quốc khánh 02/9.
* Trang phục của người tham dự lễ kỷ niệm: Tại lễ hội, thành viên Ban
Tổ chức, đại biểu, khách mời và khối quần chúng đều được yêu cầu mặc trang phục lịch sự phù hợp với quy định của Ban Tổ chức Để tạo sự đa dạng và độc đáo trong trang phục, việc khuyến khích khách mời, đại biểu và khối quần chúng dự lễ mặc trang phục dân tộc, tôn giáo hoặc lực lượng vũ trang nhân dân là cực kỳ đáng ghi nhận Ngoài ra, việc đeo huân chương, huy chương cũng được khuyến khích để tôn vinh các cá nhân và đội nhóm xuất sắc, góp phần tăng thêm tính trang trọng và ý nghĩa cho lễ hội. c, Về giao tiếp ứng xử
* Về giao tiếp v愃 ứng xử của cán bộ, công chức, viên chức:
- Giao tiếp v愃 ứng xử: Cán bộ, công chức, viên chức khi thi hành nhiệm vụ phải thực hiện các quy định về những việc phải làm và những việc không được làm theo quy định của pháp luật Trong giao tiếp và ứng xử, cán bộ, công chức, viên chức phải có thái độ lịch sự, tôn trọng Ngôn ngữ giao tiếp phải rõ ràng, mạch lạc; không nói tục, nói tiếng lóng, quát nạt
-Giao tiếp v愃 ứng xử với nhân dân: Trong giao tiếp và ứng xử với nhân dân, cán bộ, công chức, viên chức phải nhã nhặn, lắng nghe ý kiến, giải thích, hướng dẫn rõ ràng, cụ thể về các quy định liên quan đến giải quyết công việc. Cán bộ, công chức, viên chức không được có thái độ hách dịch, nhũng nhiễu, gây khó khăn, phiền hà khi thực hiện nhiệm vụ
-Giao tiếp v愃 ứng xử với đồng nghiệp: Trong giao tiếp và ứng xử với đồng nghiệp, cán bộ, công chức, viên chức phải có thái độ trung thực, thân thiện, hợp tác.
-Giao tiếp qua điện thoại: Khi giao tiếp qua điện thoại, cán bộ, công chức, viên chức phải xưng tên, cơ quan, đơn vị nơi công tác; trao đổi ngắn gọn,tập trung vào nội dung công việc; không ngắt điện thoại đột ngột
2.6.2 Nhận xét và đánh giá chung
Về ưu điểm: UBND tỉnh Thái Nguyên đã thể hiện được sự tuân thủ và chấp hành đúng các quy định về văn hóa công sở, nghi thức nhà nước và giao tiếp một cách xuất sắc Điều này được đạt được nhờ vào sự quan tâm và chú ý của lãnh đạo đồng thời với nỗ lực và sự đóng góp của toàn thể nhân viên trong việc xây dựng một môi trường làm việc nghiêm túc và chuyên nghiệp UBND tỉnh Thái Nguyên đang trở thành một mô hình tiên tiến đáng chú ý cho các đơn vị khác khi thực hiện các quy định về văn hóa công sở và nghi thức nhà nước.
Về hạn chế: Mặc dù đã có nỗ lực trong việc thực hiện văn hóa công sở ở
UBND tỉnh Thái Nguyên, nhưng vẫn còn một số hạn chế cần được giải quyết. Chẳng hạn, việc bố trí, sử dụng và bổ nhiệm cán bộ ở một số phòng, đơn vị vẫn cần đảm bảo phù hợp với năng lực của cán bộ Quản lý cán bộ, đảng viên, công chức và viên chức còn chưa được nghiêm túc và toàn diện, dẫn đến tình trạng trang phục chưa chỉnh tề, đi muộn, không đeo thẻ và hút thuốc không được kiểm soát tốt Ngoài ra, một số cán bộ và đảng viên vẫn có tư duy cá nhân cao hơn lợi ích của tập thể, ảnh hưởng đến hiệu quả công việc. Để giải quyết các vấn đề này, UBND tỉnh Thái Nguyên cần tăng cường công tác tuyên truyền về văn hóa công sở, nâng cao nhận thức của các cán bộ, đảng viên, công chức và viên chức về tầm quan trọng của việc thực hiện văn hóa công sở trong môi trường làm việc Các đảng viên, cán bộ, công chức và viên chức cần cam kết thực hiện các Quy chế về văn hoá công sở của đơn vị và đưa nội dung đánh giá, nhận xét về việc thực hiện Quy chế này vào sinh hoạt chi bộ và chào cờ hàng tháng Ngoài ra, cần tăng cường công tác giáo dục chính trị tư tưởng, nâng cao kiến thức lý luận và rèn luyện bản lĩnh chính trị, phẩm chất đạo đức, lối sống, thái độ giao tiếp và ứng xử của đảng viên, cán bộ, công chức và viên chức Cần tổ chức các khóa đào tạo và bồi dưỡng về văn hóa công sở, đưa báo cáo viên về tập huấn dạy các kỹ năng giao tiếp và ứng xử trong môi trường công sở cho toàn thể cán bộ, công chức trong cơ quan.