Hoàn thiện kế toán bán hàng của công ty cổ phần y tế amv group

ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY CP Y TẾ AMV GROUP

Đặc điểm hoạt động bán hàng của Công ty CP y tế AMV Group

1.1.1 Danh mục hàng bán của Công ty

Công ty Cổ phần y tế AMV Group là công ty kinh doanh có điều kiện trong lĩnh vực y tế, sản phẩm của công ty bao gồm 5 ngành hàng chính:

1.1.2 Thị trường của Công ty

Thị trường tiêu thụ sản phẩm của công ty chủ yếu là các bệnh viện, các trung tâm y tế Đó là những nơi đặc trưng trong việc khám chữa bệnh và điều trị, liên quan đến sức khỏe con người.

1.1.3 Phương thức bán hàng của Công ty

Các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động bán hàng của công ty

Đây là nhóm nhân tố tồn tại bên trong DN, nó bao gồm đặc điểm kinh doanh của DN, cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý, đặc điểm tổ chức công tác kế toán tạiDN…Tất cả những điều này có ảnh hưởng rất lớn tới việc thực hiện công tác kế toán nói chung và kế toán bán hàng nói riêng tại DN.

Tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của Công ty

Khoa Kế toán 1.3.1 Chức năng hoạt động bán hàng

- Quản lý hồ sơ khách hàng

- Chức năng quản lý hồ sơ nhân sự kinh doanh: lưu trữ các thông tin nhân sự của phòng kinh doanh cũng như các phân công công việc này.

- Chức năng quản lý kế hoạch bán hàng và báo cáo:

+ thiết lập kế hoạch mua hàng của khách hàng Hệ thống sẽ tự động tổng hợp kế hoạch cho vùng nghành…

+ Cập nhật các đơn hàng của khách hàng, hệ thống sẽ tự động tổng hợp các báo cáo bán hàng, so sánh với kế hoạch mua hàng, từ đó đưa ra đánh giá tình hình mua hàng của khách hàng, kết quả bán hàng của nhân sự kinh doanh, vùng, chi nhánh, nghành…

- Chức năng lập kế hoạch và thực hiện khuyến mại

- Chức năng quản lý kho vận: qua kết quả bán hàng, hệ thống sẽ luôn thống kê được tức thời các hoạt động của kho hàng: Nhập, xuất, tồn của từng chi nhánh. Đồng thời tổng hợp kết quả của cả hệ thống dựa trên kết quả của từng chi nhánh. Qua đó, quản lý cấp cao của hệ thống sẽ có biện pháp điều phối hàng hóa trên các kho chi nhánh trên toàn quốc.

1.3.2.Tổ chức hoạt động kinh doanh

Vai trò của từng bộ phận trong quy trình kinh doanh:

- sale admin: phối hợp với bộ phận bán hàng, kế toán công nợ, khách hàng để cập nhật thường xuyên thong tin khách hàng Để đảm bảo thong tin khách hàng là chính xác Cập nhật kế hoạch bán hàng của từng nhân viên kinh doanh do giám đốc bán hàng phê duyệt Cập nhật đơn hàng của khách hàng để kế toán công nợ xác nhận.

- Tài chính xác nhận đơn hàng

- Sale admin kho: cập nhật hồ sơ sản phẩm, thực hiện in phiếu xuất và phối hợp với bộ phận kho hàng và giao hàng theo mô tả công việc.

- Sale manager: Quản lý tổng quát toàn bộ hệ thống bán hàng trên toàn quốc, quản lý thong tin khách hàng.

- Bước1: khi khách hàng hỏi mua hàng Nhân viên sale tại chi nhánh sẽ lập đơn hàng bán Ngay tại đơn hàng bán sẽ cho phép cho nhân viên sale được xem số lượng tồn kho của từng mặt hàng trong đơn hàng tại kho chi nhánh làm viêc Có 2 trường hợp:

- Khi kho chi nhánh đủ hàng:

+ bước 1a: nhân viên sale sẽ lập đơn hàng bán và gửi nhắc việc yêu cầu kế toán chi nhánh tiến hành lập xác nhận công nợ theo đơn hàng bán đã lập.

+ Bước 2a: Nhân viên kế toán tại chi nhánh sẽ kiểm tra trạng thái công nợ của khách hàng để quyết định giá bán, số lượng được phép xuất của đơn hàng ở phần xác nhận công nợ.

+ Bước 3a: sau đó nhân viên kho của chi nhánh khi nhận nhắc xuất kho từ phần xác nhận công nợ đơn hàng do kế toán chi nhánh lập Nhân viên kho chi nhánh sẽ làm phiếu xuất kho cho khách hàng, xuất hàng từ kho chi nhánh

- Khi kho hàng chi nhánh không đủ hàng:

+ Nhân viên sale tại chi nhánh thong báo lên sale Admin vùng hay sale admin manager đề nghị bổ xung hàng cho kho chi nhánh.

+ Sale admin hay sale manager sẽ kiểm tra trạng thái số lượng tồn kho của 5 kho nghành.

 Bước 2.1: Trường hợp trong 5 kho nghành có đủ số lượng và chủng loại hàng cần thì sale admin sẽ làm lệnh xuất kho từ 1 hay 5 kho hàng về cho khách hàng chi nhánh Sauk hi xuất hàng từ các kho nghành hàng về kho chi nhánh xong Sale admin sẽ thong báo cho nhân viên sale chi nhánh đã xuất hàng về kho chi nhánh Nhân viên sale tại chi nhánh sẽ tiến hành theo các bước a1, a2, a3.

 Bước 2.2: Trong trường hợp kho của 5 nghành hàng không đủ số lượng mặt hàng yêu cầu, sale Admin sẽ tiến hành kiểm tra kho AMV nếu kho Amv đủ hàng Sale admin sẽ tiến hành làm lệnh xuất hàng từ kho cho 5 nghành hàng theo yêu cầu Sau đó quay lại bước 2.1.

 Bước 2.3: Trong trường hợp kho AMV cũng không đủ hàng xuất kho 5 kho nghành hàng, thì Sale admin Manager sẽ tiến hành làm lệnh xuất hàng từ kho Đức Minh xuống kho AMV số lượng hàng và chủng loại hàng cần Sauk hi xuất xong sẽ quay lại làm bước 2.2.

Đặc điểm bán sản phẩm Vaccine tại doanh nghiệp

 Đặc điểm sản phẩm Vaccine tại DN

Vaccine là chế phẩm có tính kháng nguyên dùng để tạo miễn dịch đặc hiệu chủ động, nhằm tăng sức đề kháng của cơ thể đối với một số tác nhân gây bệnh cụ thể Tên gọi của Vaccine thường là tên tiếng anh được đặt theo tên hóa học của các thành phần có trong Vaccine.

AMV Group là DN đã có hơn 08 năm hoạt động trong lĩnh vực y tế với 05 ngành hàng, trong đó Vaccine là ngành hàng mang lại gần 50% doanh thu cho toàn

DN Các sản phẩm Vaccine trong DN được cung cấp bởi các nhà sản xuất có uy tín trên thế giới và được WHO khuyên dùng, bao gồm:

- Heberbiovac HB : Vaccine tái tổ họp phòng bênh viêm gan B,D (đơn vị tính: Lọ )

- Quimi-hib CB: Vaccine liên hợp phòng bệnh viêm phổi và viêm màng não (đơn vị tính :Hộp chứa 25 lọ đơn liều, Hộp chứa 10 hộp nhỏ, mỗi hộp 1 lọ)

- Pavivac: Vaccine quai bị đơn giá chủng Jeryl Lynn (Đóng gói: hộp 5 ống)

- Rabipur : Vaccine dại tế bào PCEC ( Đóng gói: Lọ bột )

- JE Vaccine: Vaccine viêm não NB (Đóng gói: lọ )…

Các sản phẩm Vaccine trong DN đều được đánh mã hàng để tạo sự thống nhất, nhanh chóng khi ghi chép và lên sổ sách kế toán.

 Chính sách bán hàng được áp dụng cho sản phẩm Vaccine:

- DN áp dụng chiết khấu thương mại cho khách hàng mua hàng với số lượng lớn (Thông thường lô hàng từ 300 lọ Vaccine trở lên sẽ được chiết khấu từ 2% đến 5%).

- Ngoài ra DN không áp dụng chiết khấu thanh toán cho các khách hàng thanh toán tiền hàng sớm.

- Vaccine là một sản phẩm đặc thù và yêu cầu về chất lượng rất cao Các loại Vaccine do DN cung cấp đều đã được kiểm định Do đó mà không xảy ra trường hợp hàng bán bị trả lại, hay DN giảm giá hàng bán.

 Các phương thức bán được áp dụng cho sản phẩm Vaccine:

- Bán buôn qua kho: Phương thức này được thực hiện dưới hình thức giao hàng trực tiếp tại kho của DN Căn cứ vào hợp đồng kinh tế, đơn đặt hàng được

Khoa Kế toán chuyển bằng Fax, điện thoại hoặc giao dịch trưc tiếp với nhân viên kinh doanh.DN có trách nhiệm giao hàng đúng thời hạn và đúng yêu cầu của khách hàng.

- Bán lẻ: Theo phương thức này, khi khách hàng đến mua hàng, sau khi xem hàng, khách hàng vào phòng nghiệp vụ tiến hành lập phiếu giao hàng Trên phiếu giao hàng, nhân viên bán hàng cũng ghi đầy đủ về số lượng, loại hàng theo yêu cầu của khách hàng Sau đó, khách hàng vào tổ nghiệp vụ để nộp tiền, nhân viên viết phiếu thu tiền, viết hóa đơn GTGT được lập làm ba liên Khi khách hàng cầm phiếu giao hàng, hóa đơn GTGT có đầy đủ chữ ký và dấu của DN thì mới được lấy hàng.

 Các phương thức thanh toán áp dụng cho sản phẩm Vaccine

Sau khi bán hàng, bên mua chấp nhận thanh toán, DN nhận tiền hàng theo nhiều phương thức khác nhau Tùy theo sự thỏa thuận giữa hai bên mà lựa chọn phương thức thanh toán cho phù hợp và thuận tiện Hiện nay DN đang áp dụng 2 phương thức thanh toán:

+ Thanh toán chậm theo hợp đồng.

Hình thức thanh toán: có thể thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản.

THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CP Y TẾ AMV GROUP

Đặc điểm nghiệp vụ kế toán bán hàng tại DN

- Mô hình kế toán áp dụng tại DN: mô hình vừa tập trung vừa phân tán.

AMV là một DN có nhiều đơn vị phụ thuộc phân bổ ở nhiều nơi trên địa bàn Hà Nội và các tỉnh khác Có những đơn vị phụ thuộc như công ty TNHH AMV Vaccine, Công ty TNHH AMV Pharmaceutical, công ty cổ phần y tế Đức Minh không tổ chức hạch toán riêng vì ở gần văn phòng chính nên chỉ có những nhân viên thu thập chứng từ, xử lý rồi chuyển về phòng kế toán để hạch toán Còn một số đơn vị phụ thuộc khác như công ty TNHH AMV Diagnostic, công ty TNHH AMV Minh Long hay một số chi nhánh của AMV ở một số tỉnh thì quy mô lớn và có khả năng hạch toán độc lập thì sẽ tổ chức hạch toán riêng, định kỳ lập BCTC gửi về phòng kế toán của DN.Phòng kế toán của DN có nhiệm vụ là hạch toán các nghiệp vụ phát sinh tại văn phòng, các nghiệp vụ phát sinh tại các đơn vị phụ thuộc không tổ chức hạch toán riêng, tổng hợp báo cáo kế toán của các đơn vị phụ thuộc có tổ chức hạch toán riêng, lập BCTC toàn DN.

- Bộ máy kế toán của DN bao gồm : 1 kế toán trưởng, 1 kế toán quỹ, 1 kế toán ngân hàng, 1 kế toán kho, 1 kế toán bán hàng và theo dõi công nợ, 1 kế toán tiền lương, 2 kế toán tổng hợp Ngoài ra thì còn có 1 số nhân viên tế ở các đơn vị phụ thuộc không tổ chức kế toán riêng và tổ kế toán ở đơn vị phụ thuộc có tổ chức kế toán riêng.

Hiện tại DN đang sử dụng phần mềm kế toán chuyên dụng Erfor.

- Các chính sách kế toán chung : Niên độ kế toán từ ngày 1/1 đến ngày

31/12 của năm dương lịch và kỳ lập BCTC là BCTC năm BCTC lập là BCTC hợp nhất

Tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, khấu hao theo phương pháp đường thẳng, hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên.

- Chính sách kế toán bàn hàng : Áp dụng chiết khấu thương mại cho các khách hàng mua hàng với số lượng lớn Riêng đối với Vaccine, nếu mua hàng từ

300 lọ trở lên sẽ dược hưởng chiết khấu từ 2% đên 5%.

Không áp dụng chiết khấu thanh toán cho khách hàng

Không có trường hợp hàng bán bị trả lại hay yêu cầu DN giảm giá hàng bán. Các phương thức bán áp dụng đối với Vaccine là bán buốn qua kho 01 – Vaccine và bán lẻ.

- Nội dung tổ chức công tác hạch toán trong DN:

*) Chứng từ sử dụng cho nghiệp vụ bán hàng:

- Giấy báo có của ngân hàng

- TK 511: Phản ánh doanh thu bán hàng

- TK 521: Phản ánh chiết khấu thương mại

- TK 33311: Phản ánh thuế GTGT đầu ra phải nộp

- Tk 632 : Phản ánh giá vốn

- TK 131: Phản ánh công nợ

- TK 642: Phản ánh chi phí bán hàng và một số chi phí khác

*) Hệ thống sổ kế toán

- Nhật ký sổ cái TK 511, 521, 3331, 156, 131, 111, 112…

- Báo cáo nhập xuất tồn hàng hóa

- Báo cáo quỹ tiền mặt

- Sổ tiền gửi ngân hàng….

- Hình thức ghi sổ mà DN đang áp dụng : Doanh nghiệp áp dụng hình thức

Nhật ký sổ cái kết hợp với kế toán trên máy vi tính.

- Hình thức thanh toán tiền hàng : Thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản

- Chứng từ để theo dõi tình hình nhập xuất tồn hàng hóa : Thẻ kho

Khi khách hàng đã nhận được hàng và thanh toán ngay tiền hàng

Khi khách hàng nhận được hàng và chấp nhận thanh toán

Đặc điểm kế toán bán sản phẩm Vaccine tại công ty cổ phần y tế AMV Group

Vì công ty cổ phần y tế AMV Group là một công ty kinh doanh về lĩnh vực y tế, trong đó có rất nhiều sản phẩm của ngành y tế, đặc biệt Vaccine là sản phẩm mang lại gần 50% doanh thu cho DN Do đó, em xin chọn phương pháp kế toán về một mặt hàng cụ thế đó là Vaccine.

 Phương pháp xác định giá bán của Vaccine

Giá bán hàng hóa của một DNTM là giá thỏa thuận giữa người mua và người bán, được ghi trên hóa đơn hoặc hợp đồng mua bán Nguyên tắc xác định giá bán của DN dựa trên nguyên tắc giá bán phải đảm bảo bù đắp được giá vốn và chi phí đã bỏ ra, đồng thời đảm bảo cho công ty có được khoản lợi nhuận định mức Trên nguyên tắc đó, giá bán Vaccine của AMV được xác định như sau:

Giá bán hàng hóa= Giá mua thực tế + Thặng số thương mại

Thặng số thương mại dùng để bù đắp chi phí và hình thành lợi nhuận Nó được tính theo tỷ lệ % trên giá thực tế của hàng hóa tiêu thụ Như vậy:

Giá bán hàng hóa = Giá mua thực tế x (1 + % Thặng số thương mại).

Tại DN, việc xác định giá bán Vaccine do bộ phận Sale-admin đảm nhiệm.

 Phương pháp xác định giá vốn của Vaccine

Giá vốn hàng bán là giá gốc của hàng xuất kho để bán Công ty cổ phần y tếAMV Group tính giá vốn hàng bán theo phương pháp bình quân gia quyền/ tháng.

Tức là, giá trị xuất kho của từng loại Vaccine sẽ được tính theo giá trị trung bình của từng loại Vaccine mua vào trong tháng Công thức tính như sau: Đơn giá mua bình quân 1 loại Vaccine

Trị giá tồn kho đầu kỳ của

1 loại Vaccine + Trị giá nhập trong kỳ của 1 loại Vaccine

Số lượng 1 loại Vaccine tồn đầu kỳ + Số lượng 1 loại

Vaccine nhập trong kỳ Giá trị thực tế xuất bán 1 loại

= Đơn giá mua bình quân 1 loại Vaccine x Khối lượng 1 loại

2.2.1 Kế toán doanh thu bán sản phẩm Vaccine

DN tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ do đó doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là doanh thu chưa bao gồm thuế GTGT.

- Hóa đơn GTGT (Mẫu số 01 GTKT - 3LL): Công ty mua tại Bộ tài chính.

Do bộ phận kế toán bán hàng và theo dõi công nợ lập thành 3 liên căn cứ vào phiếu xuất kho và hợp đồng kinh tế giữa 2 bên Liên 1 lưu trên sổ, liên 2: Giao cho khách hàng, liên 3: Dùng trong nội bộ Hóa đơn GTGT là căn cứ để xác định doanh thu bán hàng và thuế GTGT đầu ra phải nộp cho Nhà nước.

- Phiếu thu tiền mặt (Mẫu số 01-TT theo quyết đinh 1141): Do bộ phận kế toán bán hàng và theo dõi công nợ lập thành 3 liên khi nhận được tiền thanh toán của khách hàng Trên phiếu ghi đầy đủ các nội dung, thông tin sau đó chuyển cho kế toán trưởng soát xét và giám đốc ký duyệt, chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục nhập quỹ.

*) Tài khoản sử dụng và việc vận dụng tài khoản:

- Tài khoản sử dụng: Đối với kế toán doanh thu, DN sử dụng TK 511 “

Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” để hạch toán Trong đó chi tiết thành

5111 “Doanh thu bán hàng hóa”, 5112 “Doanh thu bán các thành phẩm” và 5113

“Doanh thu cung cấp dịch vụ” Bên cạnh đó còn sử dụng TK 33311 “Thuế GTGT đầu ra phải nộp”; TK 111 “Tiền mặt”; TK 112 “Tiền gửi ngân hàng” (Trong đó chi tiết thành tiền Việt và ngoại tệ); TK 131 “Phải thu khách hàng” (Chi tiết cho từng

Khoa Kế toán khách hàng); TK 521 “Chiết khấu thương mại”…Đối với Vaccine thì DN có bán nội bộ, tuy nhiên thì DN đã không sử dụng TK 512 “Doanh thu nội bộ” để hạch toán mà hạch toán luôn vào TK 5111.

- Vận dụng tài khoản: Đối với sản phẩm Vaccine, DN chỉ áp dụng phương thức bán buôn qua kho và phương thức bán lẻ Do đó, khi hàng đã xác định bán, kế toán ghi tăng doanh thu bán hàng, tăng thuế GTGT đầu ra phải nộp và tăng khoản phải thu Kế toán sẽ định khoản như sau:

Nợ, 131 (chi tiết cho khách hàng )

Có TK 5111 : Doanh thu chưa bao gồm thuế GTGT

Có TK 33311 :Thuế GTGT đầu ra phải nộp.

Trường hợp khi phát sinh chiết khấu thương mại, trên hóa đơn GTGT sẽ thể hiện số chiết khấu Kế toán ghi tăng doanh thu ( theo giá chưa chiết khấu ), chi tăng thuế GTGT đầu ra phải nộp ( theo giá đã trừ chiết khấu ) và ghi tăng khoản phải thu Đối với phần doanh thu chiết khấu, kế toán phản ánh vào TK 521 như sau:

Nợ TK 521 : Phần chiết khấu thương mại

Có TK 131: Ghi giảm khoản phải thu Cuối kỳ kết chuyển sang TK 511 để xác định doanh thu thuần:

*) Hệ thống sổ kế toán:

DN áp dụng hình thức Nhật ký sổ cái, trong đó các loại sổ sử dụng cho kế toán doanh thu bán Vaccine là:

- Sổ Nhật ký Sổ cái TK 5111 , TK 1111, TK 131, TK 521: Được ghi chép hàng ngày kết hợp theo trình tự thời gian và theo hệ thống căn cứ vào hóa đơn GTGT, Phiếu thu…Trong đó thể hiện các chỉ tiêu : Tài khoản, tài khoản đối ứng, diễn giải, số tiền

- Báo cáo bán hàng: Được lập vào cuối tháng theo từng loại hàng hóa căn cứ vào hóa đơn GTGT Trong đó thể hiện các chỉ tiêu: Mã hàng, khách hàng, diễn giải, số lượng, đơn giá, tiền hàng, %thuế suất, tiền thuế, chiết khấu, tiền thanh toán…

Sau khi đơn đặt hàng của khách đã được duyệt hoặc hợp đồng kinh tế được thực hiện, theo nội dung và yêu cầu của khách kế toán tiến hành kiểm tra và lập hóa đơn GTGT theo quy định (Hóa đơn viết tay và trên phần mềm kế toán ) Từ đó số liệu sẽ tự động cập nhật vào Báo cáo bán hàng và Nhật ký sổ cái.

Trường hợp khách hàng thanh toán ngay sau khi nhận hàng, kế toán căn cứ vào số tiền thực nhận, lập phiếu thu ( trên phần mềm kế toán ) Từ đó số liệu sẽ tự động cập nhật vào Báo cáo quỹ tiền mặt và Nhật ký sổ cái.

Xác định kết quả kinh doanh

(1) Kết chuyển giá vốn hàng bán

(2) Kết chuyển chi phí quản lý kinh doanh

(3) Kết chuyển doanh thu thuần

(4) Lãi từ hoạt động sản xuất kinh doanh

(5) Lỗ từ hoạt động sản xuất kinh doanh

- Nhật ký sổ cái: Dùng để ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian (phần nhật ký) và theo từng đối tượng hạch toán (phần sổ cái)

- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh: Dùng để phản ánh tình hình và kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

Căn cứ trên Nhật ký sổ cái các tài khoản (Biểu 2.20) số liệu sẽ được tự động cập nhật và lên Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (Biểu 2.21).

Page 1 Tài TK khoản đối ứng Diễn giải Số tiền

5111 Doanh thu bán hàng hoá Số dư đầu kỳ

131 11/03/2010 15739 Xuất bán–Kho 01-TTYTDP Hà

Cộng phát sinh trong kỳ 5111 36.314.276

632 Giá vốn hàng bán Số dư đầu kỳ

156 11/03/2010 15739 Xuất bán–Kho 01-TTYTDP Hà

642 Chi phí quản lý kinh doanh Số dư cuối kỳ

Công ty CP y Tế AMV Group Mẫu số B02-DNN

Ban hành theo Quyết định số

144/2001/QĐ-BTCngày 21/12/2001 của Bộ Tài Chính

BÁO CÁO KẾT QUẢ KINH DOANH

Ngày tháng năm Phần I: Lợi nhuận, lỗ Đơn vị tính: đồng

Chỉ tiêu Mã số Kỳ trước Kỳ này Luỹ kế từ đầu năm

3 Chi phí Quản lý Kinh doanh 13 1.036.200 1.136.364 2.172.564

5 Lợi nhuận từ Hoạt động Kinh doanh

8 Tổng lợi nhuận kế toán 30 3.453.444 6.126.483 9.579.927

9 Các khoản điều chỉnh tăng hoặc giảm Lợi nhuận để xác định lợi nhuận chịu thuế TNDN

10 Tổng lợi nhuận chịu thuế

Người lập biểu Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị

HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CP Y TẾ AMV GROUP

Đánh giá chung về thực trạng kế toán bán hàng tại Công ty và phương hướng hoàn thiện

Nhìn chung công tác kế toán nói chung và kế toán bán hàng nói riêng tại AMV Group đảm bảo đúng yêu cầu về công tác kế toán theo chuẩn mực và chế độ kế toán quy định Các số liệu kế toán của công ty được phản ánh một cách trung thực, kịp thời, rõ ràng, cung cấp những thông tin cần thiết cho công tác quản lý toàn DN.

 Về bộ máy kế toán

Mỗi một nhà Lãnh đạo, nhà Đầu tư, mỗi một cá nhân thành viên trong AMV Group đều đang cố gắng, nỗ lực để xây dựng một AMV trong tương lai có hệ thống phân phối chuyên nghiệp bao gồm : 10 quốc gia, 20 nhà phân phối, 100 đại lý, 80 cửa hàng bán lẻ và doanh thu sẽ đạt 800 tỷ VNĐ trong năm 2015 Với một quy mô rộng lớn như vậy, việc áp dụng mô hình kế toán vừa tập trung vừa phân tán là rất phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh của DN.

Trong việc xử lý các thông tin liên quan tới nghiệp vụ bán hàng, yếu tố tiên quyết và rất quan trọng là yếu tố con người Các cán bộ, nhân viên làm công tác kế toán tại AMV là những người trẻ tuổi, có trình độ chuyên môn, có tinh thần trách nhiệm, nhiệt tình trong công việc, có khả năng ứng dụng tốt công nghệ thông tin vào công tác kế toán Môi trường làm việc của họ rất thân thiện, hòa đồng nhưng vẫn giữ được sự nghiêm túc Giữa các thành viên luôn có sự trao đổi kinh nghiệm nhằm nâng cao trình độ

Việc phân công công tác kế toán trong công ty rất rõ ràng và phù hợp với trình độ, năng lực của từng người Sự phân công này đã giúp phát huy được tính chủ động, sáng tạo của từng nhân viên.

Hiện tại thì các nhân viên, các phòng ban trong DN trao đổi thông tin với nhau thông qua mạng LAN, mạng Internet rất thuận tiện Khi các nhà lãnh đạo có văn bản chỉ đạo xuống cấp dưới hay có một kế hoạch mới thì thông qua mạng nội bộ thông tin được truyền đi rất nhanh chóng và kịp thời Đồng thời việc góp ý hay phản hồi từ nhân viên cấp dưỡi, từ các phòng ban với nhau cũng được cập nhật rất nhanh chóng.

Bên cạnh đó, DN cũng đang sử dụng phần mềm kế toán Erfor Đây là một phần mềm ưu việt, có nhiều tính năng hỗ trợ cho công tác kế toán, đảm bảo cho công tác kế toán được thực hiện một cách đầy đủ, chính xác và kịp thời Việc áp dụng phần mềm này đã và đang làm cho năng suất lao động tăng lên, chất lượng công việc cao hơn rất nhiều Sử dụng phần mềm kế toán này cũng giúp cho việc lữu giữ tài liệu được gọn nhẹ hơn, giảm bớt gánh nặng công việc và áp lực cho kế toán Ngoài ra, khi sử dụng phần mềm này cũng giúp cho các nhà lãnh đạo có thể tra cứu thông tin một cách nhanh chóng và thuận tiện hơn, đưa ra được những quyết định đúng đắn và kịp thời hơn.

 Về chứng từ sử dụng và quá trình luân chuyển chứng từ

Hệ thống chứng từ trong DN bao gồm có chứng từ bắt buộc và chứng từ hướng dẫn Hầu hết các mẫu biểu chứng từ này đều tương đối sát với quy định về chứng từ theo chế độ của Nhà nước và thuận tiện cho kế toán trong công tác hạch toán Hầu hết các hàng hóa bán ra đều được phản ánh đầy đủ trên hóa đơn GTGT và ghi chép hợp lệ Đồng thời giá vốn hàng bán được thể hiện chính xác trên phiếu xuất kho theo mẫu quy định hiện hành Bên cạnh đó lượng nhập xuất của từng loại hàng hóa thì được theo dõi chi tiết trên thẻ kho đảm bảo cho các số liệu được chính xác và việc quản lý, theo dõi được thuận tiện hơn.

Qúa trình luân chuyển chứng từ diễn ra gọn nhẹ mà chặt chẽ Việc lập và ghi chép chứng từ đều chính xác và đảm bảo tính pháp lý của chứng từ kế toán Việc sử dụng chứng từ được thống nhất từ trên xuống, giữa các phòng ban với nhau để đảm bảo tính chặt chẽ của công tác kế toán.

 Về tài khoản sử dụng

Hệ thống tài khoản của DN khá đầy đủ và phù hợp với hệ thống tài khoản doNhà nước quy định theo chế độ kế toán DN đã lựa chọn, phù hợp với đặc điểm hoạt hàng giúp việc quản lý công nợ của DN được dễ dàng mà chặt chẽ hơn Các TK về tiền cũng được chi tiết thành tiền Việt và ngoại tệ để theo dõi tình hình tài chính một cách rõ ràng hơn, đưa ra những quyết định đầu tư đúng đắn và kịp thời hơn.

 Về tổ chức sổ kế toán

Hiện nay, việc sử dụng phần mềm kế toán Erfor với hình thức Nhật ký sổ cái là rất hợp lý và thuận tiện Hệ thống sổ được xử lý trên phần mềm là đầy đủ và chặt chẽ Khối lượng sổ sách trên giấy giảm đi rất nhiều, nhưng lại vẫn đảm bảo kiểm tra đối chiếu được thông tin một cách dễ dàng và thông tin cũng được bảo mật Kết thúc kỳ kế toán, các sổ kế toán được in ra theo hình thức kế toán Nhật ký sổ cái, đóng quyển và làm công tác ký kiểm tra, xác nhận như kế toán thủ công Các sổ này được bảo quản và lưu trữ cẩn thận.

Bên cạnh đó các báo cáo kế toán cũng được lập nhằm theo dõi các chỉ tiêu doanh thu, giá vốn hay tính hình thu chi tiền mặt, tiền gửi một cách chặt chẽ Các báo cáo này có thể được lập theo ngày hoặc theo tháng tùy theo yêu cầu quản lý của DN.

 Về hạch toán nghiệp vụ

Khi thực hiện chiết khấu thương mại cho khách hàng mua hàng với số lượng lớn, kế toán đã thể hiện rõ % chiết khấu trên hóa đơn GTGT Đây có thể coi là một ưu điểm trong công tác hạch toán của DN Việc thể hiện rõ số chiết khấu trên hóa đơn GTGT không chỉ cho thấy rõ đươc chính sách bán hàng của DN mà nó còn thể hiện được sự minh bạch trong các thông tin tài chính bởi khi thể hiện số chiết khấu như vậy, kế toán sẽ phản ánh vào TK 5111 doanh thu theo giá chưa chiết khấu, phản ánh số thuế GTGT đầu ra phải nộp theo giá đã trừ chiết khấu Còn số chiết khấu thể hiện trên hóa đơn GTGT sẽ được phản ánh vào TK 521 “Chiết khấu thương mại”.

Và như vậy, việc hạch toán vừa gọn nhẹ vừa rõ ràng, minh bạch.

 Về chứng từ sử dụng

Các mẫu biểu chứng từ được sử dụng trong nghiệp vụ bán hàng của DN hầu hết tương đối sát với mẫu đã được Bộ Tài chính quy định và hướng dẫn trong CĐKTDN (Ban hành theo Quyết định số 15) Tuy nhiên, đối với Phiếu thu tiền mặt,

DN vẫn đang sử dụng mẫu số 01 – TT theo Quyết định số 1141-TC/QĐ/CĐKT ngày

Phiếu thu ban hành theo quyết định 15 và quyết định 1141 cũng không có nhiều điểm khác nhau, nhưng việc sử dụng như vậy sẽ tạo nên sự không thống nhất trong hệ thống chứng từ kế toán của DN và không phù hợp với CĐKT mà DN đang áp dụng.

Một điều nữa là khi xuất hàng trong nội bộ DN đã không sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ mà sử dụng phiếu xuất kho Điều này sẽ làm công tác quản lý hàng tồn kho không chặt chẽ vì khó để xác định ngay là xuất hàng bán nội bộ hay xuất hàng bán cho khách.

 Về tài khoản sử dụng

Các giải pháp hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty

Qua quá trình thực tập tại DN, trên cơ sở những kiến thức thực tế đã thu nhận được, cùng với việc nghiên cứu CMKT, CĐKT và các tài liệu khác, em xin mạnh dạn đưa ra một số đề xuất của cá nhân mình nhằm góp phần hoàn thiện kế toán bán hàng tại DN.

3.2.1 Về công tác quản lý bán hàng và chính sách bán hàng

Thứ nhất, Hiện nay, DN chưa áp dụng hình thức bán hàng thông qua đại lý.

DN cần phát triển thêm hình thức bán hàng này để có thể mở rộng hơn nữa mạng lưới phân phối hàng của mình Mặt khác, với hình thức giao đại lý, DN có thể tận dụng được cơ sở vật chất hoặc uy tín mà các đại lý đang sẵn có Tuy nhiên, khi bán hàng theo phương thức này, DN sẽ phải cử nhân viên bán hàng đi kiểm tra điều kiện bảo quản hàng hóa và cũng sẽ phải yêu cầu các đại lý thực hiện nghiêm chính sách giá mà DN đưa ra Nếu không thực hiện tốt những điều này, uy tín của DN sẽ bị ảnh hưởng

Thứ hai DN nên áp dụng chính sách chiết khấu thanh toán dành cho những khách hàng thanh toán tiền hàng trước thời hạn Đây là một biện pháp để thúc đẩy việc tiêu thụ hàng hóa và cũng giúp DN có thể nhanh chóng thu được tiền hàng, tăng thể vào nội dung của các hợp đồng kinh tế Việc hạch toán khoản chiết khấu thanh toán sẽ được phản ánh vào TK 635 “Chi phí tài chính”.

3.2.2 Về tài khoản sử dụng và phương pháp hạch toán

 Giải pháp về tài khoản sử dụng

Thứ nhất, DN cần xem xét lại việc sử dụng TK 642 để hạch toán chi phí bán hàng là không đúng với quy định của chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành mà DN đang áp dụng

Khi bán Vaccine DN cần thực hiện đóng thùng cho từng lô Vaccine Việc đóng thùng này tùy theo yêu cầu của khách hàng, có thể là thùng xốp, có thể là thùng nhựa bảo quản lạnh, cũng có thể là thùng bìa các-tông cứng Sau đó thì có thể vận chuyển đến cho khách hàng theo yêu cầu Tùy theo sự thỏa thuận của DN và khách hàng mà toàn bộ chi phí cho quá trình mua bán ấy là do DN chịu hoặc khách hàng chịu hoặc 2 bên chịu theo % Tuy nhiên, khi các chi phí bán hàng phát sinh thì DN lại đưa vào

TK 642 “Chi phí quản lý DN” Nhưng theo quy định của CĐKT hiện hành mà DN đang áp dụng thì TK 641 “là tài khoản dùng để phản ánh các chi phí thực tế phát sinh trong quá trình bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ, bao gồm các chi phí chào hàng, giới thiệu sản phẩm, quảng cáo sản phẩm,hoa hồng bán hàng, chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hóa (trừ hoạt động xây lắp), chi phí bảo quản, đóng gói, vận chuyển…” (Bộ Tài chính, 2006, CĐKTDN Quyển 1, T240) Do vậy mà kế toán cần phải điều chỉnh lại, phản ánh chi phí bán hàng vào TK 641 (chi tiết cho từng trường họp theo CĐKT đã quy định) Ví dụ, khi bán hàng phát sinh chi phí vận chuyển thì kế toán có thể định khoản theo bút toán:

Nợ TK 6418: Chi phí bán hàng

Có TK 1111, 1121: Số tiền thực chi.

Hay khi xuất kho bao bì để đóng gói cho khách hàng, kế toán có thể định khoản:

Nợ TK 6413: Chi phí bán hàng

Thứ hai : DN cần bổ sung thêm tài khoản 512 “Doanh thu nội bộ” TK này dùng để phản ánh doanh thu của số sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ tiêu thụ trong nội bộ doanh nghiệp Kết cấu của tài khoản này như sau:

- Trị giá hàng bán bị trả lại, khoản giảm giá hàng bán đã chấp nhận trên khối lượng sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ bán nội bộ kết chuyển cuối kỳ kế toán;

- Số thuế tiêu thụ đặc biệt phải nộp của số sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ đã bán nội bộ;

- Kết chuyển doanh thu bán hàng nội bộ thuần vào Tài khoản 911 “Xác định kết quả kinh doanh”.

Tổng số doanh thu bán hàng nội bộ của đơn vị thực hiện trong kỳ kế toán.

Tài khoản này không có số dư cuối kỳ.

Tài khoản 512 có 3 tài khoản cấp 2: TK 5121- “Doanh thu bán hàng hóa”; TK 5122-

“Doanh thu bán các thành phẩm”; TK 5123- “Doanh thu cung cấp dịch vụ”.

 Giải pháp về hạch toán nghiệp vụ

DN nên chú ý tới những khách hàng mua hàng nhiều lần trong tháng mới đạt đến mức được chiết khấu để thực hiện chính sách chiết khấu thương mại cho các khách hàng đó Trong trường hợp đó, khoản chiết khấu thương mại sẽ được ghi giảm trừ vào giá bán trên hóa đơn GTGT lần cuối cùng trong tháng Khi khách hàng đó không tiếp tục mua hàng hoặc khi số chiết khấu thương mại mà khách hàng đó được hưởng lớn hơn số tiền bán hàng được ghi trên hóa đơn cuối cùng trong tháng thì DN phải chi tiền chiết khấu thương mại cho khách hàng đó Và khoản chiết khấu thương mại trong trường hợp đó sẽ được hạch toán vào TK 521.

3.2.3 Về chứng từ và luân chuyển chứng từ

Thứ nhất, Hiện nay, DN đang áp dụng CĐKTDN Việt Nam ban hành theo quyết định sô 15/2006/QĐ-BTC Tuy nhiên, đối với Phiếu thu tiền mặt, DN vẫn đang sử dụng mẫu số 01 – TT theo Quyết định số 1411-TC/QĐ/CĐKT ngày 01 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài chính Giữa 2 mẫu phiếu thu thì không có nhiều điểm khác nhau Do đó, DN cần nhanh chóng xem xét để thay đổi mẫu Phiếu thu sao cho phù hợp hơn với CĐKT mà DN đang áp dụng và tạo nên sự thống nhất trong hệ thống chứng từ kế toán của DN

Thứ hai, khi xuất hàng trong nội bộ, DN nên sử dụng mẫu phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ để công tác quản lý hàng tồn kho được chặt chẽ hơn

Ngoài việc sử dụng sổ chi tiết thanh toán với người mua, thẻ kho kiêm sổ chi tiết hàng hóa, báo cáo bán hàng và báo cáo nhập xuất tồn để theo dõi chi tiết nghiệp vụ bán hàng thì DN không sử dụng thêm sổ chi tiết nào cho nghiệp vụ bán hàng nữa.Điều này làm cho việc kiểm tra đối chiếu số liệu hàng ngày của kế toán sẽ gặp khó khăn Do đó, DN nên xem xét và thiết kế thêm các sổ chi tiết như: sổ chi tiết doanh thu bán hàng (Biểu 2.18) và sổ chi tiết giá vốn hàng bán (Biểu 2.19: chi tiết cho từng mặt hàng, từng loại Vaccine); sổ chi tiết bán hàng (Biểu 2.20: mở cho từng loại hàng,từng loại Vaccine để theo dõi tình hình doanh thu của từng mặt hàng trong tháng… Đơn vị:………… Địa chỉ: …………

SỔ CHI TIẾT DOANH THU

Loại hoạt động :Bán hàng Tên sản phẩm ( hàng hoá, dịch vụ ): Vaccine……… Đơn vị tính…….

CHỨNG TỪ DIỄN GIẢI DOANH THU BÁN

GHI CHÚ Số hiệu Ngày tháng Số lượng Đơn giá bán Thàn h tiền

-Sổ này có ……trang, đánh số từ trang 01 đến trang…

Người ghi sổ Kế toán trưởng

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

SỔ CHI TIẾT GIÁ VỐN HÀNG BÁN

Loại hoạt động :Bán hàng Tên sản phẩm ( hàng hoá, dịch vụ ): Vaccine……… Đơn vị tính…….

GIÁ VỐN BÁN HÀNG GHI

Số lượng Đơn giá xuất kho

-Sổ này có ……trang, đánh số từ trang 01 đến trang…

Biểu 2.20: Đơn vị:…………. Địa chỉ:…………

SỔ CHI TIẾT BÁN HÀNG Tên sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ:

Chứng từ TK đối ứng

Doanh thu Các khoản tính trừ Số hiệu Ngày tháng Số lượng Đơn giá Thành tiền Thuế Khác

- Lãi gộp -Sổ này có ……trang, đánh số từ trang 01 đến trang…

Thứ nhất, Như đã nêu trong phần hạn chế, mẫu sổ Nhật ký sổ cái của DN đã được thiết kế đơn giản lại Tuy nhiên, việc thiết kế như vậy có sự thiếu sót một số chỉ tiêu đồng thời làm cho phần Nhật ký và phần sổ cái không được phân định rõ ràng Cho nên, DN nên xem xét và thiết kế lại sao cho mẫu sổ được rõ ràng hơn, hợp lý hơn

Thứ hai, Việc thiết kế Thẻ kho kiêm sổ chi tiết hàng hóa đã làm cho tác dụng đối chiếu giữa phòng kế toán và bộ phận kho là không còn Do vậy, DN nên thiết kế riêng Thẻ kho (do bộ phận kho lập) để theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn hàng hóa trong tháng về mặt số lượng Đồng thời, kế toán phải lập sổ chi tiết hàng hóa để theo dõi chi tiết tình hình nhập, xuất, tồn của hàng hóa về cả mặt số lượng và số tiền. Cuối tháng, thực hiện đối chiếu kiểm tra giữa Thẻ kho và Sổ chi tiết hàng hóa

3.2.6 Về báo cáo kế toán liên quan đến bán hàng

Trong hệ thống báo cáo KTQT, DN nên thiết kế thêm các báo cáo chi tiết hơn để theo dõi các nghiệp vụ được rõ ràng hơn Ví dụ như với báo cáo bán hàng, DN có thể thiết kế sao cho thể hiện rõ được phần giá vốn, doanh thu và chi phí cho viêc bán hàng của cả kỳ trước và kỳ này (Biểu 2.21) Có như vậy thì việc so sánh và lập dự toán cho kỳ sau mới có thể tiến hành thuận lợi được.

Công ty CP y tế AMV Group

Mã hàng Khách hàng Diễn giải Số lượng Đơn giá Tiền hàng %

Tiền thuế Chiết khấu Tiền dịch vụ

Tiền lệ phí Tiền thanh toán

Người lập biểu Ngày tháng năm

Định dạng
Số trang	64
Dung lượng	116,19 KB