Phương pháp lựa chọn chủ đề trong công tác quản lý
1 LỰA CHỌN CHỦ ĐỀ 2 Nguồn Gốc Của Lựa Chọn Chủ Đề Phối hợp với hạng mục quản lý mục tiêu của công ty (kết hợp thành tích kinh doanh của đơn vị) Thông qua chủ quản chỉ định (suy nghĩ trên lập trường của chủ quản) Sự sai biệt trong phân tích hệ thống quản lý thường nhật Vấn đề khiếu nại của các công đoạn và bộ phận liên quan Vấn đề do nhóm viên thảo luận và quyết định 3 Trình Tự Thực Hiện Đánh Giá Chủ Đề 1. Chủ động trao đổi thảo luận với chủ quản về vấn đề của đơn vị “Vấn đề” ở đây chính là khoảng cách giữa kết quả và mong muốn 2. Liệt kê các vấn đề chủ đề thành một bảng Đưa ra 3 đến 5 vấn đề (hoặc chủ đề) định lựa chọn, đồng thời tập hợp tư liệu số liệu cụ thể của từng vấn đề. 4 Trình Tự Thực Hiện Đánh Giá Chủ Đề 3. Bình chọn vấn đề quan trọng nhất làm chủ đề Chọn chủ đề Sự kiện ngẫu nhiên Đề án cải tiến Liệt vào chủ đề HĐ Xác định nguyên nhâ Đối sách Phi kế hoạch N Y N N N Y Y Y 5 Trình Tự Thực Hiện Đánh Giá Chủ Đề Ví dụ điển hình về đánh giá Điểm Tính chính sách Tính cấp thiết Tính hiệu quả Tính khả thi 3 Rất phù hợp với mục tiêu của chủ quản Vô cùng cấp thiết Có thể đạt được hiệu quả mong muốn Có thể hoàn thành đúng thời hạn 2 Phù hợp với mục tiêu của chủ quản Cấp bách cần giải quyết Có thể đạt được hiệu quả Phải nỗ lực mới có thể hoàn thành 1 Tương đối phù hợp Có thể giải quyết chậm Có thể đạt được hiệu quả Không thể hoàn thành đúng thời hạn Phương pháp đánh giá có thể thông qua bỏ phiếu, tính điểm…sau đó tổng hợp điểm và lựa chọn 6 Trình Tự Thực Hiện Đánh Giá Chủ Đề 4. Phương thức lựa chọn chủ đề hoạt động Giảm bớt động từ thể hiện cụ thể vấn đề cần giải quyết Ví dụ: Động từ (phương hướng cải tiến) + danh từ (đối sách cải tiến) + chỉ tiêu đo lường (đơn vị đánh giá hiệu quả cải tiến) 7 Trình Tự Thực Hiện Đánh Giá Chủ Đề Biểu liệt kê Q , C , D , M , S Duy trì chất lượng (Quality) Giảm tỉ lệ không đạt, tỉ lệ hàng bị trả lại Giảm số lần khiếu nại của khách hàng Hạ thấp giá thành (Cost) Giảm lượng tồn kho, lượng đơn vị sử dụng Giảm chi phí thu mua Tăng sản lượng (Delivery) Rút ngắn thời gian lưu trình tác nghiệp Giảm thời gian trục trặc trong làm việc Nâng cao tinh thần (Morale) Giảm số lần khiếu nại của công đoạn kế tiếp Giảm số lần phàn nàn của công nhân Bảo đảm an toàn (Safety) Giảm số lần mất an toàn trong môi trường làm việc Giảm thiểu tai nạn 8 Lựa Chọn Chủ Đề (Selecting Theme) Giải thích nội dung lựa chọn chủ đề • Từng thành viên trong nhóm kể cả nhóm trưởng gồm 5 người, biểu quyết lựa chọn chủ đề đưa ra bằng phương thức bỏ phiếu biểu quyết công khai không ghi tên • Phương thức biểu quyết là mời tất cả thành viên trong nhóm tiến hành đánh giá về tính phù hợp của các chủ đề được nêu ra dựa trên 5 tiêu chí đánh giá trong “Chính sách công ty” sau khi đánh giá, chủ đề nào được số điểm cao nhất sẽ trở thành chủ đề hoạt động. Nguyên tắc đánh giá: • Mỗi chủ đề nêu lên đều được đánh giá 1 lần, mỗi 1 hạn mục đánh giá theo thứ tự 1; 3; 5 điểm. 9 Lựa Chọn Chủ Đề (Selecting Theme) Hạng mục đánh giá Mấu chốt vấn đề Phương châm công ty Tính quan trọng Mức độ hiểu của thành viên Năng lực giải quyết của nhóm Khả năng hoàn thành Điểm Xếp loại Cải tiến môi trường phun sơn 10 20 20 16 19 85 2 Giảm tỉ lệ D4 không đạt 26 22 28 26 26 128 1 Giảm các vấn đề phát hiện được trong đánh giá hàng ngày 18 14 6 12 8 58 3 10 Lựa Chọn Chủ Đề (Selecting Theme) Chủ đề được lựa chọn Giảm tỉ lệ D4 không đạt Lý do lựa chọn (1)Tỷ lệ không đạt luôn ở mức cao, ảnh hưởng đến việc hoàn thành mục tiêu (2)Không thể hoàn thành sản lượng theo kế hoạch, ảnh hưởng thời gian giao hàng (3)Khiếu nại nhiều lần của công đoạn sau, bởi nó ảnh hưởng tới lưu trình sản xuất bình thường của công đoạn đó (4)Nâng cao năng lực quản lý và tự phân tích của bộ phận QC và chế tạo sản xuất [...]... Chú Ý Khi Lựa Chọn Chủ Đề Về lý do lựa chọn chủ đề: Phải thể hiện rõ ràng tính nghiêm trọng và tính cấp thiết của chủ đề, tốt nhất có thể đưa ra số liệu cụ thể để chứng minh rằng phải cần thời gian bai lâu (bao nhiêu tháng) cho việc cải tiến Sự phù hợp hay không phù hợp của chủ đề lựa chọn sẽ ảnh hưởng rất lớn đến vấn đề sau này, cho nên phải cố gắng lựa chọn chủ chủ đề với mức độ hợp lý nhất 11... chủ chủ đề với mức độ hợp lý nhất 11 Những Điều Kiện Cần Trong Một Chủ Đề Tốt 1 Chủ đề là hạn mục quản lý trọng điểm trong phương châm của bộ phận: là vấn đề có hệ thống và chiều sâu 2 Chỉ tiêu đo lường cải tiến: phải là tư liệu định lượng mang tính thống kê hoặc số liệu định tính 3 Phương pháp phân tích hoặc cải tiến: có thể vận dụng nhiều thủ pháp đi sâu vào truy tìm nguyên nhân và tìm hướng giải quyết... đối với nhóm và công ty 6 Phù hợp với vận hành vòng tuần hoàn PDCA 12 Tư Liệu Cần Có Trong Một Chủ Đề Tốt 1 Có tư liệu hồ sơ hội họp trong quá trình hoạt động 2 Số liệu gốc thu thập trong thời gian hoạt động 3 Tài liệu, hình ảnh chứng minh trước và sau cải tiến 4 Tài liệu công bố quyết định soạn thảo tiêu chuẩn mới hoặc sửa đổi tiêu chuẩn sau khi cải tíân 5 Tài liệu hồ sơ trong quản lý thường nhật và . chủ đề lựa chọn sẽ ảnh hưởng rất lớn đến vấn đề sau này, cho nên phải cố gắng lựa chọn chủ chủ đề với mức độ hợp lý nhất. 12 Những Điều Kiện Cần Trong Một Chủ Đề Tốt 1. Chủ đề là hạn mục quản. vấn đề (hoặc chủ đề) định lựa chọn, đồng thời tập hợp tư liệu số liệu cụ thể của từng vấn đề. 4 Trình Tự Thực Hiện Đánh Giá Chủ Đề 3. Bình chọn vấn đề quan trọng nhất làm chủ đề Chọn chủ đề Sự. 128 1 Giảm các vấn đề phát hiện được trong đánh giá hàng ngày 18 14 6 12 8 58 3 10 Lựa Chọn Chủ Đề (Selecting Theme) Chủ đề được lựa chọn Giảm tỉ lệ D4 không đạt Lý do lựa chọn (1)Tỷ lệ không