ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CẦU TRỤC VÀ THIẾT BỊ AVC
Đặc điểm Nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Cầu trục và Thiết bị AVC
1.1.1 Đặc điểm Nguyên vật liệu
Công ty Cổ phần Cầu trục và Thiết bị AVC là một đơn vị sản xuất kinh doanh thuộc ngành cơ khí với chức năng nhiệm vụ chính là thiết kế chế tạo, cung cấp và lắp đặt các cầu trục tiêu chuẩn và cầu trục đặc biệt cỡ lớn, các thiết bị nâng hạ và các sản phẩm kết cấu thép Do đó sử dụng nhiều loại vật liệu khác nhau trong quá trình sản xuất sản phẩm như : thép các loại, tôn, dây hàn, thanh lấy điện… Các vật liệu này dễ bị ôxi hóa trong môi trường bên ngoài Vì vậy Công ty phải bố trí hệ thống kho hàng hợp lý, bố trí các loại vật liệu một cách khoa học tiện cho viêc sử dụng và đảm bảo chất lượng cho Nguyên vật liệu.
Các đối tượng cần quản lý thông tin bao gồm: Các loại chứng từ, các loại tài khoản sử dụng, các loại nguyên vật liệu, sản phẩm, hàng hoá, danh sách khách hàng, danh sách kho hàng… Để quản lý các đối tượng này doanh nghiệp cần phải xác định hệ thống danh mục tương ứng bao gồm: danh mục hàng hoá, vật tư, danh mục khách hàng, danh mục kho hàng… Phần mềm kế toán Misa – 7.9 đã thiết kế các danh mục tương ứng trên nhằm phục vụ cho việc quản lý các đối tượng có liên quan.
Khi sử dụng phần mềm kế toán Misa – 7.9, doanh nghiệp thực hiện công việc cài đặt danh mục tài khoản ngay từ lúc bắt đầu đưa máy vào sử dụng. Theo thiết kế, phần mềm hiện hành đã có cài đặt sẳn hệ thống tài khoản chuẩn do Bộ Tài Chính quy định; để thuận tiện cho công tác quản trị, Công ty đã mở thêm các tài khoản chi tiết cấp 2, 3…
Công ty thực hiện việc khai báo cài đặt các thông tin liên quan đến tài khoản bằng menu lệnh: “Danh mục\ Danh mục tài khoản” Sau đó kế toán sẽ khai báo các thông tin về tài khoản: Mã tài khoản, sản phẩm, tài khoản này có hay không theo dõi chi tiết công nợ cho từng đối tượng phải trả, nhóm tiểu khoản… Để theo dõi tình hình nhập, xuất nguyên vật liệu của Công ty, kế toán sử dụng tài khoản 152, tài khoản này được mở chi tiết thành:
TK 1521: Nguyên vật liệu chính,
TK 1522: Nguyên vật liệu phụ,
TK1524: Phụ tùng thay thế
Ngoài ra kế toán còn sử dụng các tài khoản khác như TK 111, TK 112, TK113, TK331, TK 621, TK 627 ….Các tài khoản này cũng có thể được mở chi tiết theo yêu cầu và phải thực hiện công việc khai báo như trên.
Bao gồm khách hàng, nhà cung cấp, cán bộ công nhân viên trong Công ty( liên quan đến tạm ứng) Danh mục khách hàng dùng để theo dõi chi tiết công nợ cho từng đối tượng. bằng menu lệnh: “Danh mục\ Danh mục khách hàng” Sau đó kế toán sẽ khai báo các thông tin liên quan đến các nhà cung cấp như: Mã khách hàng, tên khách hàng, địa chỉ, mã số thuế…
Cụ thể: Danh mục nhà cung cấp:
Tên nhà cung cấp Mã nhà cung cấp Mã số thuế
Công ty TNHH Anh Tú AT10 0900234152
Xí nghiệp cơ khí Bình Quỳnh BQ01 2300247844 Công ty TNHH cơ khí Đức Giang CKDG01 0100106391 Công ty cổ phần tự động hóa Đông Dương TDHDD01 0101539158
+ Các chứng từ sử dụng:
- Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho,
- Biên bản kiểm kê vật tư, Thẻ kho
- Sổ thẻ chi tiết vật tư
- Bảng tổng hợp nhập xuất tồn
- Sổ kế toán tổng hợp: sổ cái, sổ Nhật ký chung
1.1.2 Phân loại và đánh giá Nguyên vật liệu thực tế tại Công ty Cổ phần Cầu trục và Thiết bị AVC
Công ty hiện tại đang phân loại Nguyên vật liệu của mình theo vai trò và tác dụng của Nguyên vật liệu và được phân loại thành:
Nguyên vật liệu chính : Để tiến hành sản xuất các sản phẩm theo hợp đồng đặt mua sẵn, Công ty các loại vật liệu được sử dụng cho quá trình sản xuất cấu thành nên thực thể của sản phẩm thì đều được gọi chung là nguyên liệu, vật liệu và hạch toán vào
TK 1521 Việc quản lý nguyên vật liệu được tiến hành qua chương trình phần mềm Misa-7.9 bằng việc mã hoá theo tên nguyên vật liệu như sau:
Tên Nguyên vật liệu Mã hàng Đơn vị tính
Thép tấm 5mm THEP TAM 5 Kg
Tôn chống trượt TON CT Kg
Thép ống phi THEP ONG F Kg
Thép vuông đặc THEP VUONG Kg
Tay lấy điện cầu trục 1 pha TAYLDCT07 Bộ Động cơ liền phanh, hộp số PTNK108.109 Bộ
Nguyên vật liệu phụ: được hạch toán vào TK 1522 bao gồm
Tên Nguyên vật liệu Mã hàng Đơn vị
Sơn chống rỉ SON01 Thùng Đá cắt DC Viên Đá mài DM Viên
Nhiên liệu: Là những thứ dùng để cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất sản phẩm như Dầu Diezen, Xăng A92, dung môi Xylen ….
Và được hạch toán vào TK1523.
Phụ tùng thay thế: Là những thứ dùng để thay thế khi bị hỏng hoặc mất mát trong quá trình sử dụng như: Bu lông, đai ốc, vòng bi… Và được hạch toán vào TK 1524
Đặc điểm luân chuyển Nguyên vật liệu của Công ty Cổ phần Cầu trục và Thiết bị AVC
Nhận thấy tầm quan trọng của Nguyên vật liệu đối với quá trình sản xuất kinh doanh nên Công ty rất chú trọng đến công tác bảo quản và cất trữ Nguyên vật liệu Tại các kho của Công ty luôn có các trang thiết bị phục vụ công tác quản lý và bảo vệ Nguyên vật liệu và các thủ tục nhập kho, xuất kho cũng được quản lý chặt chẽ và liên hoàn
Cùng với sự phát triển mạnh của sản xuất và công tác quản lý toàn doanh nghiệp nói chung, công tác quản lý Nguyên vật liệu nói riêng đã có nhiều sự tiến bộ Kế hoạch sản xuất của Công ty phần lớn phụ thuộc vào khả năng tiêu thụ sản phẩm Người quản lý căn cứ vào kế hoạch sản xuất để xác định những nhu cầu về Nguyên vật liệu cung cấp và dự trữ trong kỳ kinh doanh Đồng thời, căn cứ vào kế hoạch tài chính và khả năng cung cấp nguồn Nguyên vật liệu cho Công ty để lập các phương án thu mua Nguyên vật liệu.
Nguyên vật liệu của Công ty được thu mua ở nhiều nguồn ở ngoài Do mua từ nhiều nguồn khác nhau cho nên nó ảnh hưởng tới phương thức thanh toán và giá cả thu mua.
Phương thức thanh toán của Công ty chủ yếu thanh toán bằng séc và chuyển khoản.
Về giá cả thu mua Nguyên vật liệu thì Công ty do đã hiểu được thị trường và với mục tiêu là hạn chế ở mức thấp nhất và Nguyên vật liệu phải đạt được tiêu chuẩn tốt nhất Từ đó giá cả thu mua Nguyên vật liệu và các chi phí thu mua có liên quan đều được Công ty xác định theo phương thức thuận mua vừa bán với nguồn cung cấp nguyên liệu và dịch vụ.
Bên cạnh khâu thu mua, vận chuyển Nguyên vật liệu thì khâu bảo quản, sử dụng, dự trữ Nguyên vật liệu nhằm đáp ứng đầy đủ, kịp thời, chất lượng đảm bảo cho quá trình sản xuất, cung ứng có vai trò không kém phần quan trọng Nhận thức được điều này Công ty tiến hành tổ chức việc bảo quản, dự trữ Nguyên vật liệu toàn Công ty theo hai kho khác nhau với nhiệm vụ cụ thể của từng kho là:
+ Kho Nguyên vật liệu chính: Là kho chứa các loại Nguyên vật liệu chính gồm thép tấm các loại, tôn các loại, tay lấy điện cầu trục, hộp số, …. phục vụ cho sản xuất
+ Kho Nguyên vật liệu phụ và phụ tùng thay thế: Kho này chứa các Nguyên vật liệu phụ, phụ tùng thay thế như dây hàn, đá mài, đá cắt, que hàn, sơn chống rỉ, bu lông, đai ốc,….
Việc quản lý các kho Nguyên vật liệu của Công ty giao cho thủ kho phụ trách, thủ kho có trách nhiệm bảo quản Nguyên vật liệu theo dõi tình hình hóa đơn đó lên phòng kế toán cho kế toán vật tư ghi sổ. Để công tác quản lý Nguyên vật liệu có hiệu quả và chặt chẽ hơn, cứ sáu tháng một lần Công ty thực hiện kiểm kê nhằm xác định chính xác số lượng, chất lượng giá trị của từng vật liệu.
Việc kiểm kê được tiến hành ở tất cả các kho, ở mỗi kho sẽ thành lập một ban kiểm kê gồm ba người:
Sau khi kết thúc kiểm kê, thủ kho lập biên bản kiểm kê, trên đó ghi kết quả quả kiểm kê do phòng sản xuất lập
Thực tế cho thấy sự kết hợp chặt chẽ giữa kế toán và thủ kho nên ở Công ty Cổ phần Cầu trục và Thiết bị AVC hầu như không có sự chênh lệch giữa tồn kho thực tế và sổ sách.
Tổ chức quản lý Nguyên vật liệu của Công ty Công ty Cổ phần Cầu trục và Thiết bị AVC
Nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình sản xuất kinh doanh, Công ty
Cổ phần Cầu trục và Thiết bị AVC đã xác định cần phải xây dựng định mức trên cơ sở khoa học kỹ thuật và sự tính toán để thực hiện tiết kiệm vật tư, quản lý chặt chẽ và kế hoạch hóa việc cung ứng vật tư. Định mức có đặc trưng là chỉ luôn phù hợp với một điều kiện nhất định Nhưng thực tế mỗi lần sản xuất một sản phẩm là công ty phải sản xuất một mã hàng khác nhau nên định mức áp dụng cho mỗi mã hàng là khác nhau, tùy theo từng số lượng bên khách hàng yêu cầu Việc áp dụng định mức của Công ty được thực hiện trên từng công trình.
Việc áp dụng định mức sử dụng vật tư cũng góp phần lớn trong công việc quản lý vật tư Nếu xây dựng định mức sử dụng vật tư tốt thì việc sử dụng vật tư hợp lý sẽ là điều kiện tốt để tiến hành tiết kiệm vật tư, là cơ sở tiến hành quản lý vật tư trong Công ty. Để đảm bảo vật tư cho sản xuất thì Công ty phải xác định được lượng vật tư lớn nhất cần dùng cho một mã hàng là bao nhiêu Trong đó lượng Nguyên vật liệu chính, Nguyên vật liệu phụ, nhiên liệu là bao nhiêu để có kế hoạch cung ứng kịp thời cho quá trình sản xuất Và có thể hạn chế được lượng vật tư hao hụt, mất mát do thừa trong sản xuất Việc này được dựa vào cơ cấu định mức đã lập trước đó.
Tại Công ty Cổ phần Cầu trục và Thiết bị AVC việc dự trữ vật tư có thể được xác định trước trong một mốc thời gian nhất định Vật tư được dự trữ khi việc sản xuất một mặt hàng nào đó được hoàn tất Sau đó tiến hành mua dự trữ vật tư.
Việc dự trữ vật tư đã giúp cho Công ty có lượng vật tư cần dùng trong quá trình sản xuất Và việc cung ứng cho sản xuất luôn chủ động và cung cấp kịp thời , đảm bảo cho tiến độ sản xuất sản phẩm.
Phòng dự án vật tư và điều độ sản xuất chịu trách nhiệm lập kế hoạch mua sắm, cấp phát sử dụng Nguyên vật liệu trong Công ty Công ty Cổ phầnCầu trục và Thiết bị AVC tiến hành mua Nguyên vật liệu theo phương thức mua hàng trực tiếp Công ty đặt hàng trực tiếp với nhà cung cấp và thanh toán dưới hình thức tiền mặt hoặc chuyển khoản, hoặc nợ rùi phòng vật tư mang hóa đơn về cho phòng kế toán để tiến hành thanh toán Hàng tháng công ty đề nghị các nhà cung cấp đưa ra bảng báo giá về các loại vật tư Đó là nguyên tắc quản lý rất chặt chẽ trong quá trình thu mua Nguyên vật liệu tại công ty.
Nguyên vật liệu tồn kho đầu kỳ tới phòng dự án vật tư và điều độ sản xuất lập ra định mức Nguyên vật liệu cần dùng trong kỳ.
Việc lập định mức Nguyên vật liệu hợp lý sẽ giúp cho phòng vật tư có kế hoạch thu mua Nguyên vật liệu sao cho hợp lý đêt không nhiều quá gây ứ đọng vốn, thiếu chỗ bảo quản gây ảnh hưởng tới chất lượng của Nguyên vật liệu Đồng thời việc lập kế hoạch định mực tiêu hao Nguyên vật liệu sẽ giúp cho nhà quản lý có căn cứ cho việc xuất Nguyên vật liệu để sản xuất sản phẩm.
Việc quản lý tồn kho dự trữ Nguyên vật liệu trong Công ty là rất quan trọng không phải chỉ vì trong công ty tồn kho dự trữ Nguyên vật liệu thường chiếm tỷ lệ đáng kể trong tổng giá trị tài sản của Công ty Điều quan trọng hơn là nhờ có dự trữ tồn kho đúng mức, hợp lý sẽ giúp cho doanh nghiệp không bị gián đoạn sản xuất, không bị thiếu sản phẩm hàng hóa để bán, đồng thời lại sử dụng tiết kiệm và hợp lý vốn lưu động.
Thủ kho thường xuyên theo dõi tình hình trong kho tàng và chất lượng vật liệu, đảm bảo an toàn tuyệt đối, chống mất mát, hư hỏng, xuống cấp, đảm bào kho không bị hư dột Nếu phát hiện các dấu hiệu suy giảm chất lượng Nguyên vật liệu thì báo ngay co phòng vật tư để có biện pháp ngăn chặn Khi có nguy cơ hoặc sự cố cháy nổ lập tức có biện pháp xử lý kịp thời hoặc tìm mọi cách hỗ trợ của người, phương tiện gần nhất nhanh chóng dập tắt nguy cơ sự cố.
Trong quá trình bảo quản, sử dụng Nguyên vật liệu có thể bị hao hụt,mất mát, hư hỏng, kém chất lượng, phẩm chất, dôi thừa do những nguyên nhân khác nhau Vì thế cuối mỗi kỳ hạch toán kế toán vật tư và thủ kho tiến hành kiểm kê để xác định số lượng, chất lượng Nguyên vật liệu tồn kho đối chiếu giữa sổ sách kế toán với thực tế kiểm kê Để từ đó tìm nguyên nhân, đưa ra biện pháp xử lý kịp thời, ngăn chặn tình trạng tham ô, lãng phí Nguyên vật liệu có thể xảy ra.
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CẦU TRỤC VÀ THIẾT BỊ AVC
Kế toán chi tiết Nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Cầu trục và Thiết bị AVC
Tất cả mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty liên quan đến việc nhập, xuất Nguyên vật liệu đều phải được lập các chứng từ kế toán đầy đủ, kịp thời, chính xác theo đúng chế độ ghi chép về vật liệu mà nhà nước ban hành, đồng thời đảm bảo những thủ tục đã được quy định Công ty Cổ phần Cầu trục và Thiết bị AVC đã tổ chức hạch toán chi tiết Nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song
Các chứng từ sử dụng
- Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho,
- Biên bản kiểm kê vật tư, Thẻ kho,
- Sổ thẻ chi tiết vật tư
- Bảng tổng hợp nhập xuất tồn.
2.1.1 Thủ tục nhập kho Nguyên vật liệu.
Do đặc điểm vật liệu của Công ty chủ yếu là mua ngoài nên khi có nhu cầu phòng dự án vật tư của Công ty tiến hành lập Đơn mua hàng gửi nhà cung cấp
Cụ thể: Khi Công ty có nhu cầu mua Thép để phục vụ sản xuất sản phẩm theo hợp đồng đặt sẵn Dựa vào nhu cầu thực tế phòng dự án vật tư lập đơn mua hàng gửi Công ty TNHH Cơ khí Đức Giang.
CÔNG TY CỔ PHẦN CẦU TRỤC VÀ THIẾT BỊ AVC Đường 206 Lạc Hồng - Văn Lâm - Hưng Yên Tel: 0321.980410 Fax: 0321/980411 ĐƠN MUA HÀNG Số: 106003
Kính gửi: Công ty TNHH cơ khí Đức Giang
Xin chuyển tới: Công ty AVC Tel: 04.0913346616
Mã số thuế của Công ty AVC Ngày đặt hàng Ngày giao hàng
TT Tên vật tư ĐVT S.Lượng Đ.Giá Thành tiền Ghi chú
1 Thép tấm 5mm x 16 tờ Kg 3390 9.952 33.727.280
Thông báo cho chúng tôi ngay khi không thể chuyển hàng theo dự đinh Hàng hóa phải đảm bảo quy cách, số lượng theo yêu cầu Trong trường hợp hàng hóa sai quy cách, nhà cung cấp phải chịu mọi chi phí phát sinh liên quan
Vận chuyển Đã bao gồm Thuế VAT 10% 13.294.546 Tổng cộng 146.240.001 Đặt hàng Duyệt
Sau khi gửi Đơn mua hàng, nhà cung cấp xem xét, đáp ứng được yêu cầu như trong đơn sẽ tiến hành ký kết hợp đồng và giao hàng kèm theo Hóa đơn GTGT.
HÓA ĐƠN Mẫu số: 01 GTKT-3LL
GIÁ TRỊ GIA TĂNG NL/2010B
Ngày 14 tháng 08 năm 2010 Số : 0014010 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH cơ khí Đức Giang Địa chỉ: 27B Ngõ Hòa Bình 2 – Minh Khai – Hai Bà Trưng – Hà Nội. Điện thoại MST:
Họ tên người mua hàng:
Tên đơn vị: Công ty cổ phần cầu trục và thiết bị AVC Địa chỉ: Đường 206 Lạc Hồng - Văn Lâm - Hưng Yên
Hình thức thanh toán: TM/ CK MST:
STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá
1 Thép tấm 5mm x 16 tờ Kg 3.390 9.952
Cộng tiền hàng 132.945.455 Thuế suất thuế GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 13.294.546 Tổng cộng tiền thanh toán: 146.240.001
Số tiền viết bằng chữ: Một trăm bốn sáu triệu hai trăm bốn mươi nghìn không trăm linh một đồng./
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên, đóng dấu)
Nhà cung cấp căn cứ vào Đơn mua hàng để quyết định ký kết hợp đồng cung cấp cũng như thời gian và địa điểm giao vật liệu Khi vật liệu chuyển đến kho, người giao hàng yêu cầu nhập kho, Công ty sẽ thành lập ban kiểm nghiệm vật tư để tiến hành kiểm tra về chất lượng, số lượng, quy cách, đơn giá vật liệu, nguồn mua, tiến độ thực hiện hợp đồng
Ban kiểm nhận vật tư gồm: Đại diện phòng dự án vật tư, kế toán nhà máy và thủ kho.
Hội đồng kiểm nghiệm của Công ty sẽ lập “Biên bản kiểm nghiệm vật tư” thành 2 bản Một bản giao cho phòng dự án vật tư để ghi sổ theo dõi tình hình hợp đồng, một bản giao cho phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ kế toán. Trường hợp vật liệu không đúng quy cách, phẩm chất hoặc thiếu hụt thì phải lập thêm một bản giao cho phòng dự án vật tư để làm thủ tục khiếu nại gửi cho đơn vị bán vật liệu Đối với vật liệu đảm bảo các yêu cầu trên, đủ tiêu chuẩn nhập kho Kế toán nhà máy căn cứ vào hóa đơn GTGT bên bán giao và biên bản kiểm nghiệm vật tư để lập phiếu nhập kho, phiếu nhập kho được lập thành 3 liên với đầy đủ các chữ ký.
Liên 1: Thủ kho giữ để ghi thẻ kho rồi gửi lên phòng kế toán.
Liên 2: Giao cho nhân viên tiếp liệu
Liên 3: Lưu tại phòng dự án vật tư để làm chứng từ gốc.
Khi vật liệu được đưa đến Công ty, người giao hàng đề nghị nhập kho,Công ty tổ chức hội đồng kiểm nghiệm quy cách phẩm chất và cân đong đếm,nếu đảm bảo đủ điều kiện sẽ tiến hành làm thủ tục nhập kho.
BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ Mẫu số 05VT Ngày 14 tháng 08 năm 2010 Số : 20 Đơn vị bán: Công ty TNHH cơ khí Đức Giang
Ban kiểm nghiệm gồm có:
1 Ông: Đỗ Anh Tuấn - Chức vụ: Trưởng phòng vật tư Trưởng ban
2 Ông: Bùi Vĩnh Trà - Thủ kho Ủy viên
3 Ông: Đỗ Hoàng Nam - Phòng kỹ thuật – KCS Ủy viên
4 Bà : Đỗ Thị Hà - Kế toán nhà máy Ủy viên Đã kiểm nghiệm các loại vật tư theo hóa đơn trên để nhập vào kho ông Long, số liệu cụ thể như sau:
STT Tên nhãn hiệu quy cách vật tư Đơn vị
Số lượng Theo hóa đơn Thực tế
1 Thép tấm 5mm x 16 tờ Kg 3.390 3.390
Biên bàn lập xong vào hồi 16h cùng ngày
Thủ kho Cán bộ vật tư Phòng kỹ thuật Kế toán
(Ký,họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Sau khi tiến hành kiểm nghiệm vật tư xét thấy vật tư đủ tiêu chuẩn về số lượng, phẩm chất kế toán nhà máy lập phiếu nhập kho và ký duyệt, sau đó thủ kho kiểm nhận hàng, tiến hành nhập kho số lượng vật tư đó và ghi thẻ kho.
Họ và tên người giao hàng: Công ty TNHH cơ khí Đức Giang Địa chỉ: : 27B Ngõ Hòa Bình 2 – Minh Khai – Hai Bà Trưng – Hà Nội.
Diễn giải: Nhập kho thép
Theo số NK 15/010 ngày 14 tháng 08 năm 2010
Nhập tại kho: Ông Long
Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 Thép tấm 5mm x 16 tờ Kg 152 3.390 9.952 33.727.280
Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng
(Ký,họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Với quy trình nhập kho tương tự như trên, trong tháng Công ty còn tiến hành nhập kho một số vật tư khác
2.1.2 Thủ tục xuất kho Nguyên vật liệu.
Quản lý Nguyên vật liệu không chỉ quản lý tình hình thu mua, bảo quản, dự trữ vật liệu mà còn phải quản lý cả việc xuất dùng vật liệu Đây là khâu quản lý cuối cùng rất quan trọng trước khi vật liệu chuyển toàn bộ giá trị của nó vào giá trị sản phẩm Chi phí Nguyên vật liệu được xác định là một trong các yếu tố cấu thành nên giá trị sản phẩm vì vậy kế toán vật liệu ngoài việc xác định theo dõi và phản ánh giá trị vật liệu xuất dùng còn phải tính toán phân bổ giá trị của vật liệu xuất dùng cho từng đối tượng sử dụng.
Tại Công ty Cổ phần Cầu trục và Thiết bị AVC, vật liệu xuất kho chủ yếu để sản xuất các loại sản phẩm cung cấp cho các hợp đồng đặt mua sẵn của khách hàng nên kế toán vật tư phải phản ánh kịp thời chính xác vật liệu xuất kho dùng cho từng vụ việc( từng đối tượng hợp đồng) để phục vụ cho việc tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm.
Công ty tính giá thực tế vật liệu xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền cố định Do đó trong tháng các nghiệp vụ xuất dùng nguyên vật liệu, đơn giá xuất kho không được ghi chép mà cuối tháng căn cứ vào chứng từ nhập - xuất kho kế toán vật tư tiến hành tính giá bình quân gia quyền cả kỳ của từng loại vật liệu đó, từ đó xác định được đơn giá thực tế của vật liệu xuất kho.
Khi các phân xưởng sản xuất có nhu cầu sử dụng vật tư, tại các phân xưởng lập phiếu báo lĩnh vật tư gửi phòng dự án vật tư
Cụ thể khi phân xưởng được lệnh sản xuất sản phẩm theo HĐ11675, căn cứ vào các thông số kỹ thuật do phòng kỹ thuật gửi xuống, phân xưởng thấy có nhu cầu sử dụng một số vật tư như: các loại thép, attomat, tay lấy điện, sơn… phân xưởng sẽ lập phiếu báo lĩnh vật tư và gửi cho phòng dự án vật tư. Phiếu báo lĩnh vật tư số 12021 ngày 24 tháng 08 năm 2010, lĩnh vật tư sản xuất theo HĐ 11675
PHIẾU BÁO LĨNH VẬT TƯ
Bộ phận sử dụng: Anh Hải Số: 12021 Đơn vị: Xưởng cơ khí
Lý do xuất: Xuất cho sản xuất theo HĐ 11675
STT Tên vật tư ĐVT Mã hàng Số lượng yêu cầu
1 Thép tấm 5mm (1.5x6) Kg THEP
Phòng vật tư Phụ trách bộ phận sử dụng Thủ kho
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
Kế toán tổng hợp Nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Cầu trục và Thiết bị AVC
Để theo dõi tình hình nhập, xuất Nguyên vật liệu của Công ty, kế toán sử dụng tài khoản 152 Tài khoản này phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động của nguyên liệu, vật liệu theo giá gốc. Ở công ty TK 152 được mở chi tiết thành:
TK 1521: Nguyên vật liệu chính,
TK 1522: Nguyên vật liệu phụ,
TK 1524: Phụ tùng thay thế
2.3.1 Quy trình nhập dữ liệu trên máy vi tính.
Nhập kho, phiếu Xuất kho… Kế toán vật tư tiến hành nhập dữ liệu vào máy thông qua phần mềm kế toán Misa – 7.9 mà Công ty đang áp dụng.
Mỗi phần hành kế toán phần mềm sẽ thiết kế những giao diện nhập liệu khác nhau sao cho phù hợp với nội dung kinh tế của nghiệp vụ phát sinh Đối với phần hành kế toán nguyên vật liệu thì kế toán vật tư sử dụng một số giao diện nhập liệu chủ yếu như: Hóa đơn mua hàng, Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho Quy trình và giao diện nhập liệu từng trường hợp được trình bày cụ thể như sau:
Trường hợp vật tư mua về nhập kho có kèm theo hóa đơn GTGT cùng về, căn cứ vào hóa đơn GTGT và đơn mua hàng đã lập lúc đầu, kế toán vật tư sử dụng giao diện màn hình nhập liệu Hóa đơn mua hàng để nhập dữ liệu về số hàng mua về nhập kho Hóa đơn mua hàng sẽ làm căn cứ tính thuế GTGT được khấu trừ sau này.
Cụ thể: Mua thép của công ty TNHH cơ khí Đức Giang, khi hàng về nhập kho có kèm theo Hóa đơn GTGT số 14/010 (Biểu số 02) Khi đó kế toán căn cứ vào hóa đơn GTGT để tiến hành nhập liệu
1/ Vào menu “nghiệp vụ” kích vào “phân hệ mua hàng/ Hóa đơn mua hàng” sẽ xuất hiện màn hình nhập liệu :
2/ Thêm mới hóa đơn mua hàng
-Nhấn nút “thêm” để nhập chứng từ.
-Chọn tên nhà cung cấp: Ta chỉ việc chọn mã nhà cung cấp CKDG01 (đã có sẵn trong danh mục nhà cung cấp) máy sẽ tự động điền tên nhà cung cấp làCông ty TNHH Cơ khí Đức Giang và địa chỉ nhà cung cấp là 27B Ngõ Hòa
-Nhập ngày và số hiệu chứng từ dùng làm căn cứ lập hóa đơn vào ô chứng từ
-Nhập số, ngày, ký hiệu hóa đơn.
- Chọn các thông tin chi tiết khác như: Mã hàng, mã kho, TK, TK đối ứng, số lượng, đơn giá…
+ Trường hợp Công ty chưa thanh toán ngay tiền hàng cho nhà cung cấp thì hạch toán TK đối ứng là: TK 331(hạch toán theo VNĐ)
+ Những trường hợp thanh toán ngay tiền hàng cho nhà cung cấp thì hạch toán TK đối ứng là: TK 1111 (nếu trả ngay bằng tiền mặt VND) hoặc
TK 1121 (nếu thanh toán chuyển khoản) hoặc 141 (nếu trả ngay bằng tiền tạm ứng).
- Cụ thể: Nhập dữ liệu cho thép tấm 5mm (1,5 x 6)
+ Mã vật tư: chọn mã vật tư THEP TAM 5 (đã cài đặt sẵn trong danh mục vật liệu) phần mềm sẽ tự điền tên vật tư trong mục diễn giải và mã kho
+ Mục TK máy tự hiện 152( nhưng nếu muốn chi tiết nguyên vật liệu chính thì chọn 1521)
+ Trường hợp này Công ty chưa thanh toán ngay tiền hàng cho nhà cung cấp thì hạch toán TK đối ứng là: TK 331( hạch toán theo VND)
+ Phần mềm sẽ tự động tính cột thành tiền.
Màn hình nhập liệu Hóa đơn mua hàng
- Những vật tư khác nhập tương tự.
- Sau đó, nhấn vào nút “thuế” sẽ xuất hiện màn hình nhập liệu sau:
-Từ màn hình nhập liệu tại ô thuế suất nhập 10 (%) sau đó phần mềm sẽ tự tính ra số thuế phải nộp.
-Nhấn nút “cất” để cất giữ thông tin của Hóa đơn mua hàng đã nhập. -Khi đó dữ liệu sẽ được lưu vào máy và tự ghi động ghi vào các sổ chi tiết như: sổ chi tiết nguyên vật liệu, sổ chi tiết công nợ phải trả và các sổ tổng hợp liên quan khác…
1/ Chọn Menu thực hiện “nghiệp vụ/quản lý kho/ nhập kho” nhập phiếu nhập kho mới Ta có màn hình nhập liệu:
Màn hình nhập liệu Phiếu Nhập kho
Từ màn hình nhập liệu tiến hành nhập các thông tin :
Chọn tên người giao hàng trong phần tên.
Nhập nội dung của phiếu nhập kho vào phần diễn giải.
Nhập ngày, số chứng từ của phiếu nhập kho.
Chọn mã kho, tài khoản nợ và tài khoản đối ứng của phiếu nhập kho.Thông thường đối với trường hợp hàng mua về nhập kho mà chưa có hóa ngay tiền hàng cho nhà cung cấp), nếu bên giao hàng yêu cầu thanh toán ngay thì Công ty cũng chỉ thực hiện thanh toán một phần tiền đặt cọc, đến cuối tháng khi hóa đơn GTGT về mới căn cứ vào hóa đơn để tính ra số tiền phải thanh toán Còn nếu do được biếu hoặc được tặng thì hạch toán TK đối ứng là 411.
Chọn mã vật tư nhập kho, nhập số lượng, đơn giá nhập kho, với nhiều vật tư hàng hóa trên một dòng, phần mềm sẽ tự động tính cột thành tiền bằng số lượng nhân với đơn giá. Đối với hàng mua về không có hóa đơn GTGT kèm theo, đơn giá mà kế toán vật tư sử dụng để nhập liệu chỉ là giá tạm tính cho số vật tư nhập kho đó. Đến cuối kỳ khi có hóa đơn về, căn cứ vào hóa đơn kế toán phải tiến hành điều chỉnh lại giá của số vật tư đã nhập theo giá ghi trong hóa đơn.
Chọn mục đối tượng để nhập thông tin về các đối tượng liên quan.
Nhấn nút “Cất” để cất giữ chứng từ đã nhập.
1/ Chọn Menu thực hiện “nghiệp vụ/quản lý kho/ xuất kho”
Chương trình sẽ lọc ra phiếu xuất kho gần đây nhất, nhấn nút “thêm” để nhập phiếu xuất kho mới.
2/ Lần lượt nhập các thông tin trên màn hình
Chọn tên người nhận hàng trong phần tên.
Nhập nội dung của phiếu xuất kho vào phần diễn giải.
Nhập ngày, số chứng từ của phiếu xuất kho.
Chọn mã kho, tài khoản nợ và tài khoản đối ứng của phiếu xuất kho.
Chọn mã vật tư xuất kho, số lượng xuất, đơn vị tính, và sản lượng quy đổi
Phần mềm tự động hiện thị đơn giá của vật tư hàng hóa xuất kho theo phương pháp tính giá xuất kho đã được chọn cho vật tư trong danh mục vật tư hàng hóa : Phương pháp bình quân gia quyền cố định
Cụ thể: Nhập nội dung nghiệp vụ xuất kho vật liệu thép theo phiếu xuất kho số 21/010 ngày 25/08/2010 (Biểu số 06) xuất tại kho 152 Ta có quy trình nhập liệu cụ thể như sau:
Menu thực hiện: “nghiệp vụ”
Kích chuột trái vào “quản lý kho” xuất hiện danh mục chứng từ, chọn chứng từ “xuât kho” xuất hiện màn hình nhập liệu.
Từ màn hình nhập liệu ta lần lượt tiến hành nhập những thông tin liên quan đến nghiệp vụ xuất kho theo trình tự sau
Nhấn nút “thêm” để nhập phiếu xuất kho mới.
Mục tên : chọn AVC (trong danh mục đã có sẵn) máy sẽ tự điền tên và địa chỉ của người nhận.
Diễn giải: xuât thép cho hợp đồng 11675
Ngày chứng từ: 25/08/2010, Số chứng từ: XK 21/010, Số CT gốc: 00527
Tài khoản đối ứng: máy tự động hiện TK 621( xuất kho cho sản xuất sẽ được mở chi tiết cho từng vụ việc - từng hợp đồng chứ không mở riêng cho từng phân xưởng sản xuất cho nên sẽ luôn định khoản TK đối ứng là 621)
Lần lượt chọn mã vật tư( đã có sẵn trong danh mục vật tư) máy sẽ tự điền tên vật tư trong phần diễn giải
Nhập số lượng, máy tự điền số lượng quy đổi cho từng loại vật tư.
Cụ thể: Nhập thông tin xuất kho cho thép tấm 5mm
Mã vật tư nhập kho: chọn THEP TAM 5 máy sẽ tự điền tên Thép tấm 5mm(1,5x6) trong phần diễn giải.
Số lượng: nhập 3.572 máy tự điền số lượng quy đổi: 3.572 Để chi tiết cho từng vụ việc(từng hợp đồng đặt sẵn) ta nhấn vào nút “giá thành” sẽ xuất hiện màn hình nhập liệu sau:
Màn hình nhập liệu chi tiết theo vụ việc khi xuất kho vật liệu.
Từ màn hình nhập liệu ta nhập đối tượng chịu chi phí vào cột Giá thành là: 11675( hợp đồng 11675) phần mềm sẽ tự lưu để sau đó tính giá thành sản phẩm cho hợp đồng 11675.
Sau đó nhấn nút “Cất” để cất giữ chứng từ đã nhập.
Sau khi tiến hành nhập liệu xong kế toán vật tư sẽ giữ lại các chứng từ dùng làm căn cứ nhập liệu vào tủ để có cơ sở đối chiếu sau này Với những dữ liệu đã được nhập vào máy phần mềm kế toán sẽ tự động lưu trữ và tự ghi các sổ chi tiết nguyên vật liệu và các sổ kế toán tổng hợp liên quan.
2.3.2 Tổ chức sổ kế toán và báo cáo kế toán Nguyên vật liệu:
Đánh giá chung về thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công
Qua nghiên cứu trên cả phương diện lý thuyết và thực tiễn chúng ta có thể thấy rõ vai trò quan trọng của Nguyên vật liệu và tổ chức hạch toán Nguyên vật liệu trong quản lý doanh nghiệp Để tồn tại và phát triển trong môi trường cạnh tranh ngày càng gay gắt, các doanh nghiệp sản xuất nói chung và Công ty Cổ phần Cầu trục và Thiết bị AVC nói riêng thì mọi biện pháp tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm để nâng cao lợi nhuận mà chất lượng vẫn luôn bảo đảm là mục tiêu mà các doanh nghiệp luôn hướng tới Để đáp ứng được yêu cầu đó thì mỗi doanh nghiệp phải hoàn thiện hơn công tác kế toán vật liệu tại đơn vị mình.
Với xu hướng hội nhập của nền kinh tế nước ta với nền kinh tế khu vực và nền kinh tế thế giới đòi hỏi hệ thống kế toán, trong đó có kế toán vật liệu phải ngày càng hoàn thiện, phù hợp với chuẩn mực quốc tế.
Như vậy, hoàn thiện công tác kế toán Nguyên vật liệu là một yêu cầu cấp bách mà thực tế đã đặt ra không chỉ ở Công ty Cổ phần Cầu trục và Thiết bị AVC mà đối với tất cả các doanh nghiệp sản xuất.
Công ty cổ phần cầu trục và thiết bị AVC ban đầu thành lập là một Công ty liên doanh cầu trục và thiết bị Việt Nam - Australia với quy mô nhỏ( chỉ gồm 19 người cả lao động trực tiếp và lao động gián tiếp) Nhưng chỉ sau hơn
3 năm đi vào hoạt động Công ty đã có vị trí tương đối trên thị trường không nhu cầu thị trường ngày càng tăng Công ty đã mở rộng thêm quy mô sản xuất, xây dựng thêm nhiều nhà xưởng, đầu tư mới nhiều tài sản máy móc thiết bị phục vụ sản xuất kinh doanh, số lượng lao động của Công ty cũng tăng lên đáng kể, riêng ở khu văn phòng đã gồm 43 nhân viên.
Cùng với sự phát triển lớn mạnh của Công ty, bộ máy quản lý nói chung và bộ máy kế toán nói riêng cũng được củng cố và hoàn thiện hơn Với việc áp dụng mô hình kế toán vừa tập trung vừa phân tán, cùng với việc bố trí nhân lực kế toán hợp lý giữa các phần hành đã giúp cho công tác kế toán tại Công ty đơn giản, gọn nhẹ hơn, thực hiện có hiệu quả và phù hợp với trình độ quản lý thực tế hoạt động của Công ty Bên cạnh đó đội ngũ nhân viên phòng kế toán trẻ, năng động, nhiệt tình, trình độ chuyên môn vững, am hiểu đặc điểm ngành nghề kinh doanh nên dễ dàng nhận biết các nghiệp vụ phát sinh, phản ánh đúng, kịp thời không để xảy ra những sai phạm.
Hiện nay Công ty đang áp dụng phần mềm kế toán, đó là công cụ giúp cho việc quản lý, hạch toán kế toán nhanh chóng, chính xác làm tăng hiệu quả tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty Công ty sử dụng hình thức kế toán Nhật ký chung cũng rất hợp lý với quy mô sản xuất và trình độ quản lý, hạch toán của Công ty Đây là hình thức tiên tiến, đơn giản dễ sử dụng, đảm bảo cho hệ thống kế toán của Công ty thực hiện tốt những chức năng, nhiệm vụ trong hoạt động sản xuất kinh doanh, chứng từ kế toán đầy đủ theo quy định của chế độ kế toán Nhà nước hiện hành và đảm bảo phù hợp với hoạt động của Công ty.
Ngoài ra Công ty còn thường xuyên tổ chức cho cán bộ nhân viên phòng kế toán đi học để nâng cao kiến thức, trình độ chuyên môn, cập nhật thông tin mới về luật, chế độ hiện hành Điều này giúp cho tổ chức công tác kế toán củaCông ty liên tục được củng cố và hoàn thiện, đáp ứng được yêu cầu khách kế toán nhà nước ban hành.
Qua thời gian thực tập tại phòng kế toán của Công ty, em đã có điều kiện tìm hiểu về công tác kế toán nói chung và kế toán Nguyên vật liệu nói riêng, em nhận thấy: Tổ chức kế toán và bộ máy kế toán được Ban giám đốc Công ty rất quan tâm và thường xuyên chỉ đạo sâu sát Với đặc điểm của một Công ty sản xuất các sản phẩm cơ khí, chi phí Nguyên vật liệu chiếm một tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm Chính vì vậy mà Công ty rất quan tâm đến công tác kế toán vật liệu và xác định đây là điểm then chốt để hạ giá thành sản phẩm, tăng tích lũy cho Công ty vì nếu Nguyên vật liệu được cung cấp kịp thời, chất lượng đảm bảo, giá cả hợp lý, sử dụng tiết kiệm thì chi phí Nguyên vật liệu cho một đơn vị sản phẩm sẽ giảm xuống và ngược lại Công tác kế toán Nguyên vật liệu đã giúp cho lãnh đạo Công ty có phương hướng biện pháp chỉ đạo sản xuất kinh doanh kịp thời, nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm thông qua việc sử dụng có hiệu quả Nguyên vật liệu của Công ty. Đồng thời thông qua đó cung cấp những số liệu chính xác về tình hình nhập, xuất vật liệu, đối tượng sử dụng, … phục vụ cho công tác tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm.
Kế hoạch thu mua Nguyên vật liệu được xác định trên cơ sở các hợp đồng kinh tế đã ký kết, các đơn đặt hàng của khách hàng để từ đó xác định khối lượng nguyên vật liệu cần cung ứng đảm bảo cho quá trình sản xuất tiến hành bình thường tránh tồn đọng dự trữ quá nhiều tại kho sẽ làm ảnh hưởng đến khả năng quay vòng vốn của Công ty Như vậy về cơ bản Công ty đã tiến hành hạch toán đầy đủ mọi nghiệp vụ phát sinh liên quan đến chi phí về vật liệu và phản ánh trên hệ thông sổ kế toán chi tiết và tổng hợp thể hiện mọi yêu cầu quản lý cao, chặt chẽ về Nguyên vật liệu.
Nhìn một cách tổng thể, công tác kế toán vật liệu tại Công ty Cổ phần Cầu trục và Thiết bị AVC đã đạt được những kết quả sau:
Công ty đã có hệ thống kho hàng tương đối, Nguyên vật liệu được sắp xếp gọn gàng phù hợp với đặc tính lý hóa của từng loại vật liệu, thuận tiện cho việc quản lý Nguyên vật liệu, đáp ứng đủ nhu cầu cho sản xuất.
Quá trình thu mua vật liệu được tiến hành căn cứ vào kế hoạch và đơn đặt hàng trước nên vật liệu nhập kho đảm bảo đúng về số lượng, chất lượng, kịp thời giúp cho quá trình sản xuất được nhịp nhàng không bị gián đoạn. Các thủ tục nhập kho đầy đủ với sự xét duyệt kỹ càng của Ban giám đốc và các phòng ban khác theo đúng quy định của Công ty cũng như Bộ tài chính Do đó các chứng từ nhập, xuất kho vật liệu luôn đảm bảo tính kịp thời, hợp pháp.
Nguyên vật liệu nhập kho được Ban kiểm nghiệm kiểm tra cả về số lượng, quy cách và chất lượng hàng hóa.
Về việc thu mua, bảo quản sử dụng Nguyên vật liệu
Có thể đánh giá công tác thu mua, bảo quản và sử dụng Nguyên vật liệu ở Công ty Cổ phần Cầu trục và Thiết bị AVC được thực hiện tương đối tốt.
- Khâu thu mua: Công ty có đội ngũ cán bộ tiết liệu có kinh nghiệm đảm bảo cung cấp đủ Nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất thông qua đầy đủ các hóa đơn chứng từ.
- Khâu bảo quản: Công ty xây dựng hệ thống kho tàng hợp lý, khoa học Trong kho được trang bị đầy đủ các phương tiện bảo quản, bảo vệ thích hợp cho Nguyên vật liệu.
Các giải pháp hoàn thiện kế toán Nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Cầu trục và Thiết bị AVC
Trong nền kinh tế thị trường, hạch toán giữ một vai trò quan trọng, là một bộ phận trong hệ thống công cụ quản lý, kiểm soát các hoạt động kinh tế. Đối với các doanh nghiệp thì kế toán là công cụ quan trọng để quản lý vốn, tài sản và hoạt động sản xuất kinh doanh của chính các doanh nghiệp. Thông qua việc cung cấp số liệu chính xác, tin cậy của từng ngành, từng lĩnh vực làm cơ sở để nhà nước điều hành vĩ mô nền kinh tế Chính vì vậy, việc đổi mới và không ngừng hoàn thiện công tác kế toán, đáp ứng được yêu cầu quản lý hiện nay là một vấn đề cần được quan tâm.
Qua quá trình nghiên cứu công tác kế toán tại Công ty, em nhận thấy rằng công tác kế toán tại Công ty có những ưu điểm nhất định phù hợp với điều kiện cụ thể của Công ty Tuy nhiên do những nguyên nhân chủ quan và khách quan mà công tác kế toán Nguyên vật liệu tại Công ty còn có những tồn tại( những hạn chế) như đã nêu ở trên cần được khắc phục và hoàn thiện hơn.
Với tư cách là một sinh viên thực tập tại Công ty, em xin mạnh dạn đưa ra một vài ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán tại Công ty Cụ thể là: Ý kiến thư nhất : Để khắc phục khó khăn trong viêc áp dụng mô hình kế toán vừa tập trung vừa phân tán, Công ty cần chú trọng nâng cao trình độ chuyên môn và trách nhiệm làm việc không chỉ cho đội ngũ cán bộ kế toán ở văn phòng Công ty mà còn phải quan tâm đến đội ngũ cán bộ kế toán ở chi nhánh cũng như ở nhà máy để họ có thể hoàn thành công việc một cách nhanh chóng, kịp thời, không làm ảnh hưởng đến kế hoạch chung của Công ty Ý kiến thứ hai: Trong hình thức kế toán Nhật ký chung, Công ty cần mở liệu tổng cộng cuối cùng ở các Sổ nhật ký đặc biệt để ghi vào sổ Nhật ký chung Nếu làm được như vậy thì sổ Nhật ký chung sẽ ngắn gọn hơn và không bị trùng lặp hay nhầm lẫn giữa các nghiệp vụ, khi muốn kiểm tra đối chiếu cũng sẽ thuận tiện và dễ dàng hơn.
SỔ NHẬT KÝ CHI TIỀN
Năm 2010 Đơn vị tính: VNĐ
Số trang trước chuyển sang
Thanh toán tiền hàng Công ty TNHH Cơ khí Đức Giang
Cộng chuyển sang trang sau
Ngày 31 tháng 08 năm 2010 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên,đóng dấu)
Năm: 2010 Đơn vị tính : VNĐ Ngà y thán g ghi sổ
Phải trả người bán (ghi Có)
Tài khoản khác Số hiệ u
Số trang trước chuyển sang
Mua thép Công ty Cơ khí Đức Giang
Cộng chuyển sang trang sau
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên,đóng dấu)
Mức giảm giá vật liệu
= Đơn giá ghi sổ Đơn giá thực tế trên thị trường- Ý kiến thứ ba : Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
Nguyên vật liệu tại Công ty có giá trị lớn mà giá cả thị trường thường xuyên biến động, vì vậy để chủ động trong các trường hợp rủi ro, giảm giá vật tư hàng hóa Công ty nên tiến hành lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
Việc lập dự phòng phải dựa trên nguyên tắc: Chỉ lập dự phòng cho các loại vật liệu tồn kho tại thời điểm lập Báo cáo tài chính có giá trị trường thấp hơn giá trị ghi sổ
Tài khoản sử dụng là TK 159 : Dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
Ví dụ : Cuối năm 2010, giá thép tấm 5mm trên thị trường chỉ còn 9.948 đồng/ kg, trong khi đó giá ghi sổ của Công ty cổ phần cầu trục và thiết bị AVC là 9.950 đồng/kg Trong kho vào ngày 31/08/2010 còn tồn 10.952,4 kg. Khi đó Công ty cần lập dự phòng giảm giá cho số lượng vật liệu này :
Mức giảm giá thép tấm 5mm = 9.950 – 9.948 = 2 đồng/ kg
Mức trích lập dự phòng = 10.952,4 x 2 = 21.905 đồng/ kg
Mức dự phòng cần lập cho năm tới
= Số vật liệu tồn kho cuối niên độ x Mức giảm giá vật liệu
Việc lập dự phòng giảm giá phải tiến hành riêng cho từng loại Nguyên vật liệu
Theo chế độ kế toán hiện hành, việc trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho được thực hiện như sau.
Cuối niên độ kế toán, so sánh dự phòng năm cũ còn lại với số dự phòng cần lập cho niên độ mới, nếu số dự phòng còn lại lớn hơn số dự phòng cần trích lập, kế toán tiến hành hoàn nhập số chênh lệch lớn hơn bằng cách ghi giảm giá vốn hàng tồn kho.
Ngược lại, nếu số dự phòng còn lại nhỏ hơn số dự phòng cần lập cho niên độ mới, kế toán tiến hành trích lập bổ sung thêm phần chênh lệch.
Có TK 159 Ý kiến thứ tư : Công ty nên lập thêm phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ để theo dõi số lượng vật tư còn lại cuối kỳ hạch toán ở đơn vị sử dụng, từ đó làm căn cứ tính giá thành sản phẩm và kiểm tra tình hình thực hiện định mức sử dụng vật tư.
Số lượng vật tư còn lại cuối kỳ ở đơn vị sử dụng được phân thành hai loại :
- Nếu vật tư không cần sử dụng nữa thì lập Phiếu nhập kho( Mẫu số 02- VT) và nộp lại kho.
- Nếu vật tư còn sử dụng tiếp thì bộ phận sử dụng lập Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ thành hai bản :
+ Môt bản giao cho phòng vật tư
+ Một bản giao cho phòng kế toán còn lại một số lượng chưa sử dụng hết nhưng đơn vị vẫn có nhu cầu sử dụng tiếp để sản xuất tiếp sản phẩm Cuối kỳ bộ phận sử dụng lập phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ thành 2 bản : một bản giao cho phòng vật tư, một bản giao cho phòng kế toán.
PHIẾU BÁO VẬT TƯ CÒN LẠI CUỐI KỲ
Bộ phận sử dụng : Bộ phận sản xuất sản phẩm.
Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư Mã số Đơn vị tính
Lý do: sử dụng tiếp hay trả lại
TAM 5 Kg 100 Còn sử dụng
Phụ trách bộ phận sử dụng
(Ký, họ tên) Ý kiến thứ năm: Hoàn thiện tổ chức theo dõi phế liệu thu hồi.
Tại Công ty phế liệu thải ra trong quá trình sản xuất không được nhập kho mà chỉ được gom lại để cuối kỳ bán phế liệu Để tránh mất mát, thiếu hụt, phế liệu thu hồi cần phải được nhập kho và phải được bộ phận có trách nhiệm cân, đo, đếm ước tính giá trị vật tư phế liệu nhập kho, kế toán vật tư hạch toán nghiệp vụ nhập kho phế liêu.
Khi xuất bán phế liệu thu tiền ngay, kế toán cũng phải phản ánh giá vốn hàng bán và doanh thu bán hàng đối với trường hợp tiêu thụ hàng hóa.
Phản ánh giá vốn phế liệu xuất bán.
Phản ánh doanh thu bán phế liệu:
Có TK 711 Ý kiến thứ sáu: Mặc dù việc xuất vật liệu chủ yếu là cho sản xuất sản phẩm và được hạch toán vào chi phí Nguyên vật liệu trực tiếp (TK 621) còn với các chi phí khác như: chi phí sản xuất chung, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, … thì không nhiều, nhưng Công ty vẫn nên lập Bảng phân bổ Nguyên vật liệu vào cuối kỳ để phản ánh được đầy đủ các đối tượng sử dụng chi phí và giúp cho việc tính giá thành sản phẩm được dễ dàng và
Theo giá bánTheo giá ước tính
BẢNG PHÂN BỔ NGUYÊN VẬT LIỆU
TK621 – chi phí Nguyên vật liệu trực tiếp
3 TK 641 - Chi phí bán hàng
4 TK 642 - chi phí quản lý doanh nghiệp
5 TK 142 - chi phí trả trước ngắn hạn
6 TK 242 - chi phí trả trước dài hạn
Ngày 31 tháng 08 năm 2010 Người lập biểu Kế toán trưởng
(ký, họ tên) (ký, họ tên)
Ghi có các TK Đối tượng sử dụng
(Ghi nợ các TK) chủ quan của mình Rất mong quý Công ty xem xét, và đưa ra những ý kiến nhận xét đóng góp quý báu để luận văn của em được hoàn thiện và có ý nghĩa thực tiễn hơn Em xin chân thành cảm ơn Ban giám đốc và toàn thể cán bộ trong Công ty đã giúp đỡ em rất nhiều trong quá trình thực tập Kính chúc quý Công ty luôn hoạt động có hiệu quả và đạt được nhiều thành tựu trong lĩnh vực kinh doanh của mình, luôn phát triển và ngày càng lớn mạnh hơn nữa.
KẾT LUẬN Để không ngừng nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, các doanh nghiệp cần phải có những biện pháp tích cực trong việc đẩy mạnh vòng quay của vốn lưu động, sử dụng hợp lý tài sản lưu động nhất là sử dụng hợp lý và tiết kiệm Nguyên vật liệu đó chính là cơ sở để thực hiện mục đích nâng cao chất lượng và hạ giá thành sản phẩm, tăng tích lũy cho doanh nghiệp Đây cũng chính là những tiền đề giúp cho doanh nghiệp có khả năng đứng vững trên thị trường hiện nay.