tài liệu quản lý dự án - hoạch định dự án

tài liệu quản lý dự án - hoạch định dự án

HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN

Tạo nên sự khác biệt

Các Tiến trình Chính của Dự án

Hoạch định Dự án

Hoạch định & Hao tổn

Tip!

Hoạch định Dự án

Mục tiêu của bước Hoạch định

Dự án là mô tả & xác định cách

thức để hoàn thành mục tiêu

Kết quả cuộc bước này là mọi

người đều hiểu rõ ai làm việc gì

và khi nào xong

Hoạch định tốt giúp giảm rủi ro,

H Von Moltke

Phương pháp Cùng Hoạch định

Hoạch định Dự án Đơn lẻ

Mọi người cùng thấy được bức

tranh tổng thể

Các ý kiến & phương pháp tiếp cận được trao đổi, mổ xẻ & thống nhất

Các vướng mắc được giải đáp

Vai trò & trách nhiệm được làm rõ hơn Mối quan hệ phụ thuộc, hỗ trợ qua lại được thể hiện rõ ràng hơn

Buổi họp Cùng Hoạch định

Những bước chính (Joint Planning Session)

Suy nghĩ về những yếu tố phải đạt được sau dự án

Start with the end in your mind

Xác định các cột mốc chủ yếu, chia dự án thành từng giai đoạn lớn

Tính toán các bước nhỏ hơn để đi đến từng cột mốc và đạt được những yếu tố đã đề ra từ lúc bắt đầu

Nhận dạng rủi ro và các vấn đề có thể phát sinh

Lên kế hoạch phòng chống rủi ro

Think of the best but…

… be prepared for the worst

Expect the unexpected

Bài tập Pha Cà phê (45’)

Nghe thì…, thấy thì…, làm thì…

Bài tập giúp đi qua các

bước quan trọng và hiểu

được vai trò của buổi họp

cùng hoạch định (JPS)

Tình huống: nhóm bạn nam

& nữ chuẩn bị xem trận chung kết World

Cup lúc nửa đêm Mục tiêu: tự làm sảng khoái và tỉnh táo trong thời gian từ 00-3h sáng Hành động: pha bình cà phê (loại hòa tan)

Hướng dẫn & Gợi ý

giải Bài tập

Xem xét lại và hiểu rõ mục tiêu Từng cá nhân phát triển ý

tưởng càng nhanh càng tốt Chỉ 1 hành động cho 1 tờ giấy

Dán lên tường, từ trái qua phải, càng nhiều càng tốt Chưa cần quan tâm đến các ý trùng lắp

Cả nhóm cùng xem xét, xác định các giai đoạn chính / cột mốc, sắp xếp lại các hành

động theo trật tự mới Gom các ý trùng lắp Cùng phân luồng công việc (nối tiếp hoặc song song) Tính toán thời gian ngắn nhất để hoàn thành

NƯỚC SÔI

TÌM MUỖNG

TÌM KÉT CÀFÊ

ĐỔ CÀFÊ VÀO LY

TÌM SỮA / ĐƯỜNG

ĐỔ NƯỚC VÀO LY

KHUẤY VỚI MUỖNG

Giải bài tập

Các kết quả phải được

chuyển giao (deliverables)

Các giai đoạn chính

Các cột mốc chính

Nhiệm vụ / công việc

Tổng lịch trình làm việc

Mối quan hệ phụ thuộc

hỗ trợ qua lại giữa các công việcNgười phụ trách chính của từng nhóm công việc / giai đoạn…

… và…

SCHEDULE

Kết quả từ Buổi họp

Cùng Hoạch định

Những người thiên về hành động

Có xu hướng bỏ qua quá trình hoạch địnhHoạch định là công việc khó khăn

Nhàm chánĐòi hỏi kỷ luật, cam kết và tính kiên trìHoạch định cần có tập thể

Không phải là việc riêng của Trưởng nhóm

Bản kế hoạch dự án là tài liệu “sống”

Lập Kế hoạch

Các Bước Lập Kế hoạch

Xem xét lại và nắm vững mục tiêu

SMART chưa? Rõ ràng thông suốt?

DBS & WBS? (phần tiếp theo)

Xác định nguồn lực cần thiết

Team? Tài chính? Kiến thức?

Quan hệ? Hỗ trợ từ bên ngoài?

Xác định thời gian cần thiết (trình bày riêng) & xác lập cột mốc

Xác định tính phụ thuộc qua lại giữa các công việcPhụ thuộc do tính hợp lý (logic dependency)

Phụ thuộc do nguồn lực (resource dependency)

Các Bước Lập Kế hoạch (tiếp theo)

Xác định trình tự & phân luồng công việc trên cơ sở hiểu rõ tính phụ thuộc qua lại & yêu cầu về tính

Staggered start (lệch pha):

phân luồng, tối ưu hóa

Kết quả Cần Chuyển giao &

Công việc Cần Thực hiện

Lập Hệ thống Các Kết quả Cần Chuyển giao (Deliverable Breakdown Structure – DBS)

Liệt kê toàn bộ các kết quả cần được chuyển giao dựa trên định nghĩa ban đầu của dự án (từ bản tóm tắt phát triển dự án – project development brief)

Lập Hệ thống Các Công việc Cần Thực hiện (Work

Breakdown Structure – WBS)

Liệt kê toàn bộ các công việc cần phải hoàn tất để đưa

đến các kết quả cần chuyển giao

Ví dụ về DBS & WBS

(Dùng MS Project)

Ước tính Thời gian Dự án

Chia nhỏ các nhiệm vụ lớn thành nhiều nhiệm vụ nhỏ hơn, dễ quản lý hơn

Phân biệt rõ ràng “thời gian cần để hoàn thành” (task time) và “thời gian chờ để bắt đầu” (lapsed time)

Ví dụ: xây tường mất 12 ngày, nhưng phải chờ 20 ngày để đắp nền xong mới có thể bắt đầu 12 ngày

là “thời gian cần để hoàn thành” việc xây tường, 20 ngày là “thời gian chờ để bắt đầu” việc xây tườngPhân bổ “thời gian cần” cho các công việc, sau đó

xác định thời hạn hợp lý để hoàn thành từng hạng mục

Lấy những công việc tương tự nhau làm thước đo

chuẩn

Tham khảo ý kiến những người đã có kinh nghiệm

Sử dụng công thức ước tính

Hoạch định là sự đầu tư khôn ngoan và công sức được bù đắp xứng đáng

Hoạch định cần có tập thể

Hoạch định bắt đầu bằng mục tiêu cuối cùng

Hoạch định giúp thấy được

toàn cảnh

Hoạch định là quá trình

lập đi lập lại

Tóm tắt về Hoạch định

Hoạch định Dự án

Bạn nhận được gì hôm nay?

Phương pháp cùng hoạch định

Hệ thống các kết quả cần chuyển giao và hệ

thống các công việc cần thực hiện là gì? Mối liên

hệ giữa 2 hệ thống?

Ước tính thời gian dự án

Bạn sẽ ứng dụng những kiến thức mới ra sao?

Những gì bạn sẽ bắt đầu làm?

Những gì bạn sẽ không làm nữa?

Những gì bạn sẽ làm khác đi so với trước?