Tài liệu quản lý dự án - Tổ chức nhóm làm việc

Tài liệu quản lý dự án - Tổ chức nhóm làm việc

TỔ CHỨC NHÓM LÀM VIỆCTạo nên sự khác biệt

Tổ chức Nhóm Làm việc

Làm việc chủ động & thụ động

H1 Khủng hoảng hoặc cơ hội bất chợt

H2 Hoạch định &

phát triển

L3 Mất tập trung

L4 Lãng phí

hệ, tiêu khiển / tái tạo sức lao động, trau dồi)

ROI thấp, coi chừng âm!

(tán gẫu, chuyện tầm phào, điện thoại / email linh tinh, sao lãng, giết thời gian, TV quá nhiều)

(Gián đoạn, điện

thoại, email, báo

cáo, họp, một số

việc cần…)

Ít lựa chọn, ít sáng suốt Nhiều lựa chọn,

nhiều sáng suốt

Vài ví dụ thực tế của Quy tắc 20/80

nguồn từ 20% khả năng gây trễ

80% khiếu nại của khách hàng đến

Pareto Vilfredo – Economist

Và…

80% nhiệm vụ hầu như

có thể hoàn thành với 20% thời gian dự án

Ứng dụng thực tế của

Quy tắc Pareto | Quản lý Chất lượng

0 20 40 60 80 100 120 140

Viết nội dung họp có ý nghĩa:

Chỉ tập trung vào vấn đề cần giải quyết

Xem xét lại các hoạt động đã thực hiện

Kiểm tra tiến độ

Theo dõi các vấn đề kéo dài

Xác định các kế hoạch hành động tiếp theo

Nội dung họp sẽ thúc đẩy các thành viên tham dự đầy

đủ, tôn trọng giờ giấc, đọc trước, chuẩn bị…

Tổ chức họp – Thực hiện

Trong buổi họp:

 Dẫn dắt & bám sát nội dung

 Đảm bảo mọi người đều đóng góp & cảm thấymình là 1 thành viên của cuộc họp

 Chỉ cho phép MỘT chủ đề

đối thoại trong 1 lúc

 Nhất trí và đảm bảo biên bản

cuộc họp được ghi chép đầy đủ

 Quyết định được ghi nhận &

tái xác nhận vào cuối buổi họp

Phân bổ thời gian họp

“The mind cannot absorb more

than the seat can endure.”

-Winston Churchill

KẾT THÚC DỰ ÁNTạo nên sự khác biệt

Các Tiến trình Chính của Dự án

Chất lượng thực hiện so với kế hoạch Thành quả (các deliverables)

Bài học & khuyến cáo

Kế hoạch để chuyển dự án sang chế độ hoạt động bình thường

Dọn dẹp & lưu trữ văn bản dự án Đánh dấu các văn bản quan trọng nhất

e.g Kế hoạch dự án, các biên bản họp quan trọng

Điểm mạnh Các điểm cần cải tiến

Kế hoạch cải tiến & phát triển

Ăn mừng Thắng lợi!

Không có dự án nào là hoàn hảo, luôn

có thiếu sót và bài học kinh nghiệm.

Do đó dù ở mức độ thành công nào,

chúng ta đều có lý do chính đáng để

ăn mừng thắng lợi.

Ý nghĩa quan trọng của việc ăn mừng

thắng lợi: KHẲNG ĐỊNH & ĐÓNG DẤU

THÀNH CÔNG

Những dự án kết thúc mà không có một sự kiện đánh dấu

thành công nào thường để lại một dấu hỏi lớn đối với các

thành viên tham gia là liệu những gì họ đã từng cùng nhau trải qua có thể gọi là thành công hay xứng đáng chưa.

Hãy ghi nhớ: “personal touch” thường được ghi nhớ lâu hơn

nhiều so với những lời cảm ơn chung chung.

Tổ chức Nhóm làm việc & Kết thúc Dự án

Bạn nhận được gì hôm nay?

Các bước chuẩn bị cho một buổi họp hiệu quả?

LÃNH ĐẠO NHÓM

Chìa khóa cho thành công của dự án

“Management is about doing things right, leadership is about

doing the right things”

“The very essence of leadership is

its purpose And the purpose of

leadership is to accomplish a task

That is what leadership does”

Col Dandridge M Malone

Tương quan giữa các yêu cầu trong lãnh đạo trong ngữ cảnh QTDA

Một số Hành vi Lãnh đạo

Thực hiện công việc với sự chính trực Làm việc với đam mê

Tinh thần đổi mới

(Tinh thần doanh nhân –

8 Nghịch lý của 1 Manager

"Tôi là số 1"

Tự tin vào khả năng & tự cho mình

quyền để đặt yêu cầu cho người

chắn sẽ tạo ra tê liệt hoặc vô cảm

"Tôi không phải là số 1"

8 Nghịch lý của 1 Manager (tiếp theo)

Đối thoại trực diện tốt

Tự tin & thuyết phục trong những

buổi làm việc trực tiếp Xây dựng

được quan hệ tốt với mọi người

Không nao núng trước sự phức

Có khả năng xử lý được tình huống

vĩ mô (chính trị, kinh tế, kinh doanh)

Nôn nóng

Luôn cần phải đốc thúc để vượt qua

trở ngại để đạt được 1 kết quả cụ

thể

Đối thoại văn bản tốt

Thiết lập kỷ luật ghi chú & luôn đảm bảo giấy tờ, hồ sơ được cập nhật

Thích làm cho mọi thứ thật đơn giản

Tin rằng những quy luật đơn giản thì dễ tuân thủ nhất & giải pháp đơn giản thường dễ mang lại kết quả nhất

Luôn quan tâm đến tiểu tiết

Chú ý đến những thành phần nhỏ nhưng cốt yếu có thể tạo ra thất bại lẫn thành công

Kiên nhẫn

Đôi khi lắng nghe lại hiệu quả hơn nói Kiểm soát quá mức sẽ làm chậm tiến độ

Bạn đã nhận được gì sau khóa học?

Mối liên quan hỗ trợ giữa các môn học trong chương trình ProSkills

Kỹ năng làm việc hiệu suất cao

Kỹ năng giao tiếp hiệu quả

Kỹ năng làm việc nhóm

Kỹ năng giải quyết vấn đề

Và quan trọng nhất: bên cạnh quyết tâm của bạn, bạn đã có một vũ khí quan trọng – một môn khoa học mới – để giúp bạn

“MAKE IT HAPPEN” và “IN THIS LIFE”

Thể thao: chiến dịch đăng cai tổ chức Olympic,

World Cup… Thời gian thường hơn 5 năm

Chính trị: các chiến dịch vận động tranh cử…

Cơ khí máy móc: máy bay, tàu thủy, đường sá…

Kinh doanh: phát triển sản phẩm mới, chiến dịch quảng cáo / PR, nghiên cứu thị trường, “lên sàn” (IPO)…

Và ngay trong ngôi nhà thân yêu của bạn: sơn sửa nhà, lên kế hoạch đi chơi, một buổi tiệc sinh nhật bất ngờ…

Và ngay cả trong trái tim của bạn…

1.Chia nhóm và liệt kê những kiến

thức đã gặt hái được trong suốt

S UPPORT PROSKILLS

9.322.217 | 9.322.230