Tài liệu Tài liệu Quản lý dự án. Chương 7: Tổ chức dự án doc

TỔNG QUAN: Tổ chức: Nhóm người được sắp xếp theo một trật tự nhất định để có thể phối hợp nhau nhằm đạt mục tiêu của tổ chức Cấu trúc tổ chức: Kiểu mẫu được xác lập nhằm phối hợp các h

CHƯƠNG 7 : TỔ CHỨC DỰ ÁN

PROJECT ORGANIZATION

I TỔNG QUAN:

Tổ chức: Nhóm người được sắp xếp theo một trật tự nhất định để có thể phối hợp nhau nhằm đạt mục tiêu của tổ chức

Cấu trúc tổ chức: Kiểu mẫu được xác lập nhằm phối hợp các họat động giữa các thành viên trong tổ chức

Trong mỗi cấu trúc tổ chức, các thành viên phải được xác định rõ về:

• Quyền hạn (authority): quyền cá nhân có thể ra quyết định để các nhân khác theo

• Bổn phận (responsibility): cá nhân có nghĩa vụ thực hiện tốt công việc được phân công

• Tính chịu trách nhiệm (accountability): có thể trả lời về mức hòan thành công việc được phân công

 Accountability = Authority + Responsibility

II CẤU TRÚC CỔ ĐIỂN (CẤU TRÚC CHỨC NĂNG)

FUNCTIONAL STRUCTURE

Nhiều cấu trúc quản lý truyền thống đã tồn tại (hình 3.1)

Trong môi trường kinh doanh hiện tại (công nghệ thay đổi nhanh chóng, cạnh tranh gay gắt…) tạo sức ép lên các cấu trúc tổ chức đã có

Đây là một hình thức tổ chức cổ điển, dự án được phân chia theo chức năng chuyên môn và là một bộ phận của phòng ban chức năng

Dự án sẽ được tổng hợp bởi nhà quản lý chức năng cấp cao

1 Ưu điểm:

• Linh hoạt tối đa trong việc sử dụng nhân viên: chuyên gia được chỉ định tham gia các dự án theo lĩnh vực chuyên môn

• Tập trung các chuyên gia thành các nhóm rõ ràng => dễ dàng chia sẽ những kinh nghiệm và kiến thức, trong đó các chuyên gia có điều kiện trao dồi và phát triển chuyên môn

• Nếu dự án đưa về nhóm chuyên môn thì nhóm / bộ phận đó có khả năng theo dự án liên tục và quản lý toàn bộ dự án

• Các chuyên gia được sử dụng cho nhiều dự án khác nhau.Các các nhân chuyển đổi qua lại các dự án khác nhau 1 cách dễ dàng

2 Nhược điểm:

• Không xem khách hàng là đối tượng tập trung cho các hoạt động và quan tâm của doanh nghiệp

• Các nhóm chuyên môn có khuynh hướng tập trung vào các lĩnh vực chuyên môn của mình

• Không có cá nhân cụ thể chịu trách nhiệm toàn bộ cho dự án

• Nhiều thứ bậc trong quản lý giữa dự án và khách hàng nên thiếu sự hợp tác phối hợp làm việc, đáp ứng nhu cầu khách chậm và rắc rối

• Các vấn đề của dự án liên quan đến lĩnh vực quan tâm của nhóm chuyên môn có thể được xem xét cẩn thận nhưng khi ngoài lĩnh vực thì thường xem nhẹ và thậm chí bỏ qua

• Sự động viên khuyến khích tham gia dự án của không cao Dự án không là mối quan tâm và hoạt động chính

• Không giúp nhà quản lý có tầm nhìn bao quát

Hình 3.2: Các sơ đồ tổ chức

P Giám Đốc Hợp tác & phát triển

P Giám Đốc

Hành chánh

P Giám Đốc Tiếp thị

P Giám Đốc Nhân sự GIÁM ĐỐC

Hình 3.3: Cấu trúc chức năng

III CẤU TRÚC DỰ ÁN: (PROJECT ORGANIZATION)

 Đây là hình thức tổ chức đối nghịch với hình thức tổ chức theo chức năng: Giám Đốc nắm dưới quyền mình các Phó Giám Đốc phụ trách các dự án, dưới mỗi Phó Giám Đốc ( Chủ nhiệm ) dự án lại có các bộ phận chuyên môn như trong kiểu cổ điển ( tàl chính, nhân sự )

 Tổ chức theo dự án rõ là hình thức tổ chức theo nhu cầu khách hàng và thường gặp ở các xí nghiệp có dự án lớn

P Giám Đốc Dự án B

P Giám Đốc

Dự án A

P Giám Đốc Dự án C

P Giám Đốc Dự án D GIÁM ĐỐC

Tài chính sản xuất

Hình 3.4: Cấu trúc dự án

1 Ưu điểm:

• Chủ nhiệm đề án có toàn quyền về dự án, sẽ báo cáo và chịu trách nhiệm về dự án trước Ban Giám Đốc

• Tất cả các thành viên trong dự án chỉ chịu sự chỉ đạo điều hành của PM, không có trưởng nhóm / bộ phận chuyên môn được điều nhân sự

• Do không phải qua cấp trung gian nên giao tiếp giữa dự án và BGĐ dễ dàng và giữa dự án với khách hàng cũng vậy

• Nhân sự dự án được rõ ràng và điều này kích thích mạnh mẽ đến các thành viên

• Do quyền hành được phân tán nên khả năng RQĐ nhanh hơn, khi gặp các khó khăn trong quá trình thực hiện dự án cũng như khi khách hàng có nhu cầu thay đổi

• Tổ chức dự án có cấu trúc đơn giản và uyển chuyển => dễ hiểu và dễ thực thi

2 Nhược điểm:

• Khi công ty có nhiều dự án khác nhau và thường sử dụng tất cả nhân sự thì sẽ dẫn đến công việc gia tăng đáng kể, chồng chéo và do đó chi phí và giá thành sẽ tăng

• Lãng phí lớn nếu dự án liên quan đến các hỗ trợ chuyên gia và thiết bị yêu cấu công nghệ cao và phức tạp

• Sự cạnh tranh giữa các dự án cũng như giữa các thành viên trong dự án nên có thể sẽ không gắn với mục tiêu chiến lược chung của công ty

• Cán bộ trong dự án sẽ lo âu khi dự án kết thúc Họ sẽ bị đuổi hay thuyên chuyển đi đâu?

IV CẤU TRÚC MA TRẬN: (Matrix organization)

☛ Đây là dạng phối hợp của hai hình thức cấu chức dự án kể trên, với các cột là các chức năng chuyên môn và các hàng là các dự án khác nhau

☛ Các chuyên gia chức năng làm việc cho một hoặc nhiều dự án

☛ Đặc điểm của dạng tổ chức này là nhân sự chịu cùng một lúc sự quản lý của hai thủ trưởng theo chuyên môn và theo dự án => phát sinh vấn đề phân bố thời gian làm việc và thường sẽ được giải quyết thông qua thương lượng

☛ Dạng này thường được áp dụng ở các công ty có nhiều lĩnh vực hoạt động hoạt động khác nhau, sản xuất nhiều mặt hàng

1 Ưu điểm:

• Duy trì tối đa việc kiểm sóat dự án về nguồn lực ( chi phí và nhân sự)

• Các chính sách và qui định được xây dựng một cách độc lập với từng dự án, không ngược với chính sách và qui định của cả công ty

• PM có quyền tham gia vào các nguồn lực của công ty mà không gây mâu thuẩn với các dự án khác

• Đáp ứng nhanh với các thay đổi có thể xảy ra

• Động lực và cam kết được cải thiện (yên tâm hơn khi kết thúc dự án, từng các nhân thấy con đườøng sự nghiệp của mình

• Quyền hạn và trách nhiệm được chia sẽ

• Có sự cân đối tốt hơn giữa chi phí, thời gian và mức độ hòan

thành

Nhóm nhân sự

Nhóm R&D

Nhóm chế tạo

Nhóm tiếp thị

Nhóm kế toán

Nhóm R&D

Nhóm R&D

Nhóm chế tạo

Nhóm chế tạo

Nhóm tiếp thị

Nhóm tiếp thị

Nhóm kế toán

Nhóm kế toán

Nhóm nhân sự

Nhóm nhân sự

DỰ ÁN

A

DỰ ÁN

B

DỰ ÁN

C

GIÁM ĐỐC

Hình 3.5: Cấu trúc ma trận

2 Nhược điểm:

• Dòng thông tin và dòng công việc đa phương

• Thứ tự ưu tiên thay đổi liên tục

• Khó điều hành và kiểm tra

• Báo cáo kép, báo cáo liên tục cho nhiều nhà quản lý

• Dòng thông tin và dòng công việc đa dạng => thời gian phản

ứng chậm chạm

• Khó khăn trong giám sát và kiểm tra

• Quản lý phí tăng cao do cần nhiều người, đặc biệt là bộ phận

quản lý

• Mâu thuẩn và giải quyết mâu thuẩn là một qúa trình liên tục

V CÁC HỆ THỐNG CẤU TRÚC HỖN HỢP:

✌ Các dạng hỗn hợp thường linh hoạt hơn, nó giúp công ty đáp ứng các vấn đề chuyên biệt

✌ Tuy nhiên cũng có vài nguy hiểm như việc nhóm các nhân sự khác nhau trong cùng một nơi làm trùng lấp, xung dột do mối quan tâm không như nhau

Sơ đồ dưới đây minh họa lời giải khác:

P Giám Đốc Tài chính

GIÁM ĐỐC

P Giám Đốc Sản xuất

VI CÁC TIÊU CHUẨN XÉT CHỌN DẠNG CẤU TRÚC:

PM khó khăn khi chọn cấu trúc tổ chức dự án Có vài nguyên tắc thiết kế, tuy nhiên không có qui trình cụ thể xác định cấu trúc cần thiết và bằng cách nào để xây dựng nó

Xem xét bản chất dự án, các đặc điểm của từng cấu trúc, ưu nhược điểm của từng lọai và chọn lựa hợp lý nhất ( có thỏa hiệp)

Đánh giá chung:

• dạng chức năng phù hợp dự án ứng dụng công nghệ cao hơn là giảm chi phí, đáp ứng nhanh sự thay đổi và thích hợp cho dự án cần tiền đầu tư thiết bị lớn

• cấu trúc dự án phù hợp cho công ty có nhiều dự án tương tự (

ví dụ các dự án về xây dựng)

• cấu trúc ma trận phù hợp khi công ty có nhiều lãnh vực họat động khác nhau và đòi hỏi chia sẽ các chuyên gia kỹ thuật Dạng nầy phức tạp và PM đương đầu với nhiều thử thách, vì vậy nên tránh nếu cấu trúc đơn giản hơn có thể thực hiện được

1.Tiêu chuẩn: Các tiêu chuẩn dùng để chọn lựa các hình thức tổ chức thường theo tiến trình sau:

a) Xác định các mục tiêu và các SẢN PHẨM (outcomes) mong muốn

b) Xác định các nhiệm vụ chính liên quan đến từng mục tiêu và bố trí các nhóm cho công việc này

c) Sắp xếp các nhiệm vụ chính theo một trình tự và tách ra thành các mảng công việc

d) Xác định các nhóm nhỏ cần thực hiện các mảng công việc e) Liệt kê các yêu cầu đặc biệt của dự án

f) Dựa vào các tiêu chuẩn trên, xem xét các thuận lợi và khó khăn và từ đó chọn cấu trúc phù hợp

 Các yếu tố chính ảnh hưởng việc lựa chọn dạng cấu trúc:

 Qui mơ dự án

 Thời gian thực hiện dự án

 Kinh nghiệm của cơ quan quản lý dự án

 Triết lý hay tầm nhìn của Nhà quản lý cấp cao hơn

 Vị trí dự án

 Các nguồn lực sẵn cò

2 Ví dụ minh hoạ: Công ty máy tính Microsoft TRINATRONIC

Mục tiêu dự án: Thiết kế, lắp đặt và bán máy tính cá nhân

đa chức năng có bộ vi sử lý 8,16 hoặc 32 bit, 2MRam và ổ cứng ít nhất là 100Mbytes và bán với giá 800 USD

hiện

A Viết ra các đặc tính kỹ thuật Marketing và R&D

B Thiết kế phần cứng, test ban đầu R&D

Xây dựng dây dựng dây chuyền sản xuất Kỹ thuật và chế tạo

E Sản xuất lượng nhỏ ban đầu, kiểm tra

chất lượng và thử độ tin cậy

Sản xuất, quản ký chất lượng

F Viết các hệ thống vận hành Sản xuất phần mềm

G Thử các hệ thống vận hành Quản lý chất lượng

H Viết các phần mềm ứng dụng Sản xuất phần mềm

I Thử các phần mềm ứng dụng Quản lý chất lượng

J Chuẩn bị đầy đủ tài liệu hướng dẫn và

các linh kiện rời

Kỹ thuật, sản xuất phần mềm

L Chuẩn bị chương trình tiếp thị Tiếp thị

M Ứng dụng triển khai tiếp thị Tiếp thị

Không cần phải cố gắng xác định trình tự cụ thể cho các công việc trên, ta có thể thấy có 4 loại công việc:

1 Thiết kế, xây dựng và thử phần cứng

2 Thiết kế, viết và thử phần mềm

3 Xây dựng các hệ thống sản xuất và dịch vụ sửa chữa với cacù sổ tay hướng dẫn

4 Thiết kế và triển khai chương trình tiếp thị

Dựa trên phân tích này thì dự án cần có các nhóm công tác sau:

• Nhóm thiết kế phần cứng và phần mềm

• Nhóm thử phần cứng và phần mềm

• Nhóm để thiết lập hệ thống sản xuất cho phần cứng

• Nhóm để chuẩn bị cho tất cả những tài liệu và sổ tay

• Nhóm để điều hành tất cả các nhóm trên

Chúng ta có thể chuẩn bị sơ đồ trách nhiệm cho các công việc trên như sau:

Nhiệm

vụ

Phòng qlý chất lượng

Phòng tiếp thị

Phòng sản xuất

Phòng kỹ thuật

Phòng soạn thảo phần mềm

Phòn

g R&D

Đảm bảo chất lượng

bộ phận dịch vụ

bộ phận kỹ thuật

Viết tài liệu

Viết tài liệu

A X X

Công ty có đủ nhân lực thực hiện dự án Dự án dự kiến thực hiện từ 18 đến 24 tháng Giá bán lẻ cho thiết kế phần cứng và hệ thống vận hành là 3000 USD

Dựa vào các thông tin trên thì tổ chức theo chức năng là chưa phù hợp vì quá nhiều tương tác giữa các nhóm để thực hiện chỉ một công việc

Phương án tổ chức theo dự án và theo ma trận là có thể phù hợp Nếu chi phí thêm nhân sự không cao thì phương án theo dự án phù hợp hơn Chú ý rằng nếu dự án chỉ cần các chuyên gia chất lượng cao tham gia bán thời gian hoặc dự án này chỉ là 1 trong các dự án có cùng cơ sở đội ngũ chuyên viên thì phương án ma trận được ưa thích hơn

VII ĐỘI NGŨ CÁN BỘ DỰ ÁN: (PROJECT TEAM)

Cần có văn phòng dự án cho dầu rằng đó là các dự án nhỏ: phòng họp, phòng treo các sơ đồ, nơi thảo luận các thành viên và các đối tác liên quan => war room

Ngoài PM, các nhóm thành viên chủ yếu sau đây là cần thiết cho một dự án ( với số lượng các nhà khoa học, kỹ sư, kỹ thuật viên, thư ký phù hợp):

1 Kỹ sư dự án: (Project Engineer) chịu trách nhiệm thiết kế và phát triển sản phẩm, chịu trách nhiệm phân tích chuyên môn, xác định các đặc tính kỹ thuật, vẽ, đánh giá chi phí, đánh giá chất lượng, độ tin cậy và viết tài liệu liên quan

2 Kỹ sư chế tạo/sản xuất (Manufacture Engineer): nhiệm vụ của người kỹ sư là thiết kế hệ thống sản xuất hiệu quả bao gồm việc chịu trách nhiệm kỹ thuật, thiết kế, lập tiến độ sản xuất

3 Nhà quản lý công trường (Field Manager): chịu trách nhiệm xây dựng, thử và hỗ trợ sản phẩm khi giao cho khách hàng

4 Nhà quản lý hợp đồng (Contract Administrator): chịu trách nhiệm mọi công việc giấy tờ, theo dõi sự thay đổi va øthan phiền, của khách hàng, theo dõi chi phí, luật pháp liên quan đến hợp đồng

5 Người kiểm tra dự án (Project controller): theo dõi các tài khỏan ngân sách hàng ngày, các thay đổi về chi phí, chi phí lao động, vốn thiết bị Nhà kiểm tra báo cáo thường xuyên và quan hệ chặt với PM và bộ phận kiểm tra của công ty

6 Nhà quản trị các dịch vụ hỗ trợ (Support Services Manager): hỗ trợ sản phẩm, các nhà thầu phụ, xử lý dữ liệu và các chức năng hỗ trợ chung cho ban quản lý

 Thường kỹ sư dự án và kiểm tra dự án báo cáo trực tiếp cho PM ( xem hình 3.6 ) Điều này sẽ thúc đẩy việc kiểm tra trên 2 mục tiêu của dự án: Mức độ hoàn thành kỹ thuật và ngân sách

Nhà QL Dự án

Kỹ sư

Dự án

Kỹ sư

chế tạo

Kỹ sư

công trường

Thanh tra viên dự án

Nhà điều hành

Nhà quản lý dịch vụ hổ trợ Hình 3.6: Tổ chức tiêu biểu cho các dự án kỹ thuật

VIII CÁC YẾU TỐ CON NGƯỜI: (HUMAN FACTORS)

 PM luôn chịu áp lực do tầm quan trọng của thời hạn hòan thành dự án

 Trách nhiệm của PM là đảm bảo các công việc dự án phải được cấu trúc sắp xếp theo phương cách để nhấn mạnh các yếu tố động viên các thành viên trong nhóm dự án

 Chương trính quản lý theo mục tiêu (MBO- Management by Objectives) cho phép các thành viên cơ hội giám sát tiến độ của mình và công việc hòan thành của mình

 Yếu tố quan trọng khác trong yếu tố con người là mâu thuẫn giữa các cá nhân (interpersonal conflict) Các mâu thuẫn xảy ra theo các giai đọan của chu kỳ họat động của dự án (xem bảng 3.1) trong đó cũng đề nghị các giải pháp để xử lý

 Hình 3.6 cho thấy mức độ xung đột theo chu kỳ họat động của dự án