• Dự án là sự nổ lực tạm thời được thực hiện để tạo ra một sản phẩm hoặc dịch vụ duy nhất • Dự án là một hoạt động đặc thù tạo nên một cách có phương pháp và định tiến với các nguồn lực
Trang 1CHƯƠNG 1
GIỚI THIỆU VỀ DỰ ÁN & QUẢN LÝ DỰ ÁN
Quản lý dự án là một trong những kiến thức lâu đời nhất và đáng khâm phục nhất của lồi người: 7 kỳ quan thế giới: việc xây dựng kim tự tháp, vạn lý trường thành, các thành phố cổ, nhà thờ, lăng tẩm, các kỳ quan thế thới
I GIỚI THIỆU VỀ DỰ ÁN:
1.1 Các định nghĩa về DA
• Dự án là hình tượng về một tình huống (trạng thái) mà ta muốn đạt tới
• Dự án là sự nổ lực tạm thời được thực hiện để tạo ra một sản phẩm hoặc dịch vụ duy nhất
• Dự án là một hoạt động đặc thù tạo nên một cách có phương pháp và định tiến với các nguồn lực đã cho
• Dự án là một tổng hợp có tổ chức của các hoạt động và các qui trình được tạo ra để thực hiện các mục tiêu riêng biệt trong một giới hạn về nguồn vốn và các kỳ hạn đã được xác lập trước
● Dự án = ý tưởng + hành động
● Dự án là tập hợp các nỗ lực bị giới hạn bởi thời gian, nguồn lực
nhằm đáp ứng các yêu cầu đã được xác định
Ở nghĩa rộng rãi nhất, dự án là một quá trình gồm các công tác, nhiệm vụ
có liên quan với nhau, được thực hiện nhằm đạt được mục mục tiêu đề ra trong
điều kiện ràng buộc về thời gian, nguồn lực và ngân sách
1.2 Các đặc điểm của một dự án:
• Mục tiêu dự án rõ ràng: Dự án có các kết quả mong muốn và được phân chia thành nhiều nhiệm vụ nhỏ được phối hợp với nhau
• Thời hạn nhất định: có điểm khởi đầu và kết thúc Chu kỳ hoạt động của dự án Bất kỳ một sự chậm trễ nào sẽ kéo theo nhiều yếu tố bất lợi
Trang 2• Tính độc nhất (uniqueness ): luôn thay đổi và không bao giờ lập lại giống nhau
• Sự tương tác lẫn nhau (interdependencies ): PM phải duy trì các mối tương tác giữa các bộ phận trong tổ chức ( tiếp thị, tài chính, sản xuất ) một cách rõ ràng cũng như với các đối tác bên ngoài
• Sự xung đột (conflict): các thành viên trong nhóm dự án luôn mâu thuẫn trong vai trò lãnh đạo, các nguồn lực trong việc giải quyết các vấn đề của dự án
CHU KỲ HOẠT ĐỘNG CỦA DỰ ÁN (LIFE CYCLE)
• Giai đoạn I: Giai đoạn khởi đầu: hình thành sơ bộ các ý định đầu tư
Phân tích và lập dự án (design) thẩm định dự án (appraisal) chọn lựa (selection)
• Giai đoạn II: giai đoạn triển khai: Hoạch định (planning); lập tiến độ (scheduling); điều hành (organizing); giám sát (monitoring) và kiểm soát (controlling) quá trình thực hiện
Trang 3
• Giai đoạn III: giai đoạn đánh giá và kết thúc dự án: phân tích những thành công và thất bại của dự án những kinh nghiệm và bài học
- Nhà quản lý dự án xem vịng đời dự án là nền tảng của việc quản
lý dự án Việc xác định các giai đoạn trong vịng đời dự án chỉ mang tính tương đối
+ Giai đoạn xác định dự án: xác định : (1) Mục tiêu, (2) Đặc điểm (tính năng kỹ thuật, thị hiếu, số lượng, chất lượng, …), (3) Cơng việc phải làm, (4) Sự chịu trách nhiệm, (5) Đội dự án
+ Giai đoạn lập kế hoạch: xác định các yêu cầu của dự án, bao gồm : (1) Thời gian thực hiện/lịch trình, (2) Ngân sách, (3) Tài nguyên/nguồn lực đáp ứng, (4) Mức độ rủi ro/lợi nhuận, (5) Phân cơng nhân sự
+ Giai đoạn thực hiện dự án: trả lời các vấn đề: dự án cĩ thực hiện đúng tiến độ? Cĩ đủ ngân sách hay khơng? Cĩ cần thay đổi
gì khơng? Do đĩ, các cơng việc phải làm trong giai đoạn này bao gồm: (1) lập báo cáo (tiến độ thực hiện, chi phí, các giải pháp kỹ thuật), (2) Xác định các nội dung cần thay đổi, (3) Xác định chất lượng quản lý dự án, (4) Đưa ra các dự báo
+ Giai đoạn chuyển giao: gồm hoạt động phân phối sản phẩm cho khách hàng (huấn luyện khách hàng) và bố tri lại các nguồn lực thực hiện dự án này cho dự án khác
- Theo trường phái XHCN, chu kỳ dự án bao gồm 3 giai đoạn:
+ Giai đoạn chuẩn bị đầu tư: (1) phân tích cơ hội, (2) chuẩn bị báo cáo tiền khả thi/khả thi, (3) đánh giá dự án và ra quyết định đầu
tư
+ Giai đoạn đầu tư: (1) thiết lập cơ sở pháp lý cho hoạt động đầu
tư (tài chính, chuyển giao cơng nghệ, sở hữu trí tuệ, đất đai…), (2) Thiết kế chi tiết/thiết kế cơ sở (chuẩn bị địa điểm, lựa chọn cơng nghệ, kế hoạch xây dựng, đấu thầu, ký hợp đồng,…), (3) Xây
Trang 4dựng và lắp đặt thiết bị, (4) Tiếp thị, (5) Tuyển dụng và huấn luyện nhân sự, (6) Đưa vào vận hành
+ Giai đoạn sản xuất: hoạt động sản xuất kinh doanh của tổ chức
- Lưu ý : Đối với các dự án cơng nghệ cao, cĩ thể cĩ nhiều giai đoạn hơn Ví dụ như dự án phát triển phần mềm cĩ 5 giai đoạn: (1) Xác định dự án, (2) Giai đoạn thiết kế, (3) Giai đoạn mã hĩa, (4) Giai đoạn triển khai thử nghiệm và nghiệm thu, (5) bảo hành, bảo trì
Trong thực tế, vịng đời dự án được sử dụng để chỉ ra tiến trình các nhiệm vụ trọng tâm
NỔ LỰC THỰC HIỆN DỰ ÁN (LEVEL OF EFFORT)
của DA
t
K/niệm Lựa chọn Hoạch định, lập tiến độ Đánh giá và
Giám sát, kiểm soát kết thúc
Trang 5CHI PHÍ CỦA DỰ ÁN (COST OF PROJECT) Chi phí của
dự án
Thời gian
• Giai đoạn khởi đầu: chi phí thấp
• Giai đoạn triển khai: chi phí tăng
• Càng về sau chi phí càng tăng
• Rút ngắn tiến độ chi phí tăng lên nhiều
• Theo thời gian tính bất định của chi phí sẽ tăng lên nhiều
1.3 Sự khác biệt giữa chương trình - dự án - nhiệm vụ
Chương trình (Program): kế hoạch dài hạn bao gồm nhiều dự án
Dự án (Project): quá trình gồm các công tác, nhiệm vụ có liên quan với nhau, được thực hiện nhằm đạt mục tiêu đã đề ra trong điều kiện ràng buộc về thời gian, nguồn lực và ngân sách
Nhiệm vụ (Task): nổ lực ngắn hạn trong vài tuần/vài tháng được thực hiện bởi
1 tổ chức nào đó, động thời tổ chức nầy có thể kế hợp với các nhiệm vụ khác để thực hiện dự án
Trang 6Hệ thống
(System)
1.4 Sự khác biệt giữa dự án và phòng ban chức năng
Có chu kỳ hoạt động rõ ràng Tồn tại lâu dài
Thời điểm bắt đầu và kết thúc theo
ngày lịch
Không có đặc điểm cụ thể liên quan đền ngày lịch (ngoại trừ ngân sách tài chính năm)
Dự án có thể kết thúc đột ngột khi
không đạt mục tiêu
Tồn tại liên tục
Do tính độc đáo của dự án công
việc không bị lặp lại
Thực hiện theo các công việc và chức năng đã biết
Nỗ lực tổng hợp được hoàn thành
trong sự ràng buộc về thời gian và
Công việc tối đa được thực hiện với ngân sách sàn/trần hàng năm (ceiling
Chương trình 1 Chương trình 2 Chương trình i
Chương trình n (Program)
Dự án 1 Dự án 2 Dự án i
Dự án n (Project)
Nhiệm vụ 1 Nhiệm vụ 2 Nhiệm vụ i Nhiệm vụ n (Task)
Trang 7nguồn lực budget)
Việc dự báo thời gian hoàn thành và
chi phí gặp khó khăn
Tương đối đơn giản
Liên quan đến nhiều kỹ năng trong
nhiều tổ chức và thay đổi theo các
giai đoan của dự án
Chỉ liên quan đến một vài kỹ năng trong một tổ chức
Tỉ lệ và các loại chi phí thay đổi liên
tục
Tương đối ổn định
Bản chất năng động Bản chất ổn định
1.5 Phân loại dự án :
*Căn cứ vào tính chất của dự án :
a Dự án thay thế :
Dự án thay thế là lọai dự án được thực hiện nhằm mục đích thay thế TSCĐ cũ bằng TSCĐ mới tốt hơn , hiện đại hơn , hiệu quả hơn
b.Dự án mở rộng :
Là loại dự án nhằm mục đích gia tăng thị phần , gia tăng doanh số Hay mục đích tăng cường khả năng sản xuất và tiêu thụ trên những sản phẩm hiện có
b Các dự án phát sinh nhằm đáp ứng yêu cầu pháp lý ,
phục vụ an tòan sức khỏe …
*Căn cứ vào tầm quan trọng và quy mô xây dựng công trình :(Theo quy định Bộ KH-ĐT)
Trang 8a.Dự án nhóm A : Bao gồm các loại dự án sau đây:
- Dự án đầu tư xây dựng công trình không kể mức vốn đầu
tư thuộc các lĩnh vực : bảo vệ an ninh quốc phòng có tính chất bảo mật quốc gia , có ý nghĩa chính trị xã hội quan trọng
- Dự án đầu tư xây dựng công trình không kể mức vốn đầu
tư thuộc các lĩnh vực : sản xuất chất độc hại, chất nổ, hạ tầng khu công nghiệp
- Các dự án đầu tư xây dựng công trình có vốn đầu tư trên
600 tỷ đồng thuộc các lĩnh vực : công nghiệp điện, khai thác dầu khí, hóa chất, phân bón, chế tạo máy, ximăng, luyện kim, khai thác chế biến khoán sản, các dự án giao thông(cầu, cảng biển,sân bay,đường sắt,đường quốc lộ), xây dựng khu nhà ở
- Các dự án xây dựng công trình có vốn đầu tư trên 400 tỷ đồng đến 600 tỷ đồng thuộc các lĩnh vực : thủy lợi, giao thông ,cấp thoát nước và công trình hạ tầng kỷ thuật, kỹ thuật điện, sản xuất thiết bị thông tin, điện tử,tin học, thiết
bị y tế ,công trình cơ khí khác ,sản xuất vật liệu,bưu chính,viễn thông
-Các dự án đầu tư xây dựng công trình có vốn đầu tư trên
300 tỷ đồng đến 400 tỷ đồng thuộc các lĩnh vực : công nghiệp nhẹ, sành sứ, thủy tinh, in, vườn quốc gia, khu bảo tồn thiên nhiên, sản xuất nông lâm nghiệp,nuôi trồng thủy sản, chế biến nông-lâm
Trang 9- Các dự án đầu tư xây dựng công trình có vốn đầu tư trên
200 đến 300 tỷ đồng thuộc các lĩnh vực : y tế, văn hóa, giáo dục, phát thanh, truyền hình, xây dựng dân dụng khác (trừ nhà ở ),kho tàng, du loch,thể dục thể thao,nghiên cứu khoa học và các dự án khác
b.Dự án nhóm B :gồm
- Các dự án đầu tư xây dựng công trình có vốn đầu tư tư 30 đến 600 tỷ đồng thuộc các lĩnh vực : công nghiệp điện, khai thác dầu khí, hóa chất, phân bón, chế tạo máy, xi măng, luyện kim, khai thác chế biến khoán sản, các dự án giao thông(cầu,cảng biển,cảng sông,sân bay,đường sắt,đường quốc lộ,xây dựng khu nhà ở
- Các dự án đầu tư xây dựng công trình có vốn từ 20 đến 400 tỷ đồng thuộc : thủy lợi,giao thông,cấp thoát nước và công trình hạ tầng kỷ thuật, kỷ thuật điện, thiết bị thông tin,điện tử, tin học hóa,hóa dược,thiết bị y tế ,công trình cơ khí khác, sản xuất vật liệu,bưu chính viễn thông
- Các dự án đầu tư xây dựng công trình có vốn đầu tư từ 15 đến 300 tỷ đồng thuộc : công nghiệp nhẹ, sành sứ,thủy tinh,
in, vườn quốc gia, khu bảo tồn thiên nhiên, sản xuất nông lâm nuôi trồng thủy sản, chế biến nông lâm
- Các dự án đầu tư xây dựng công trình có vốn đầu tư từ 7 đến 20 tỷ đồng thuộc : y tế, văn hóa,giáo dục, phát thanh, truyền hình, xây dựng dân dụng khác (trừ xây khu nhà ở), kho tàng, du lịch, thể dục thể thao ,nghiên cứu khoa học và các dự án khác
Trang 10c.Dự án nhóm C gồm :
- Các dự án xây dựng công trình có vốn đầu tư dưới 30 tỷ đồng thuộc lĩnh vực : công nghiệp điện, khai thác dầu khí, hóa chất, phân bón, chế tạo máy, xi măng, luyện kim, khai thác chế biến khoán sản, các dự án giao thông, xây dựng khu nhà ở
- Các dự án xây dựng công trình có vốn dưới 20 tỷ đồng, thuộc các lĩnh vực: thủy lợi, giao thông, cấp thoát nước và công trình hạ tầng kỷ thuật, kỷ thuật điện, sản xuất thiết bị thông tin, tin học, hóa dược,thiết bị y tế,công trình cơ khí khác, sản xuất vật liệu, bưu chính viễn thông
- Các dự án xây dựng công trình có vốn đầu tư dưới 15 tỷ đồng : công nghiệp nhẹ, sành sứ thủy tinh, in, vườn quốc gia, khu bảo tồn thiên nhiên, sản xuất nông lâm, nuôi trồng thủy sản, chế biến nông lâm
- Các dự án xây dựng công trình có vốn đầu tư dưới 7 tỷ đồng : y tế, văn hóa, phát thanh, truyền hình, xây dựng dân dụng khác (trừ khu nhà ở ), kho tàng, du lịch, thể dục thể thao, nghiên cứu khoa học và các dự án khác
II GIỚI THIỆU VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN
QUẢN LÝ DỰ ÁN: Quá trình hoạch định (Planning), tổ chức (Organising), lãnh đạo (leading) và kiểm tra (controlling) các công việc và các nguồn lực để hoàn thành các mục tiêu đã định
CÁC CHỨC NĂNG QLDA:
Trang 11• Hoạch định (planning): Xác định cần phải làm gì, bao gồm: xác định mục tiêu và thiết lập các công cụ để đạt mục tiêu trong điều kiện giới hạn về nguồn lực và phải phù hợp môi trường hoạt động
• Tổ chức ( organizing): Quyết định công việc được thực hiện như thế nào, tức cách thức huy động và sắp xếp các nguồn lực một cách hợp lý để thực hiện kế hoạch
• Lãnh đạo (leading): Nhà quản lý biết cách hướng dẫn và động viên nhân viên, xử lý các mâu thuẩn trong tổ chức
• Kiểm soát (controlling): Đánh giá các hoạt động và hiệu chỉnh khi cần thiết nhằm đảm bảo các kế hoạch thực hiện theo đúng tiến độ và đạt được mục tiêu dự án Phải xây dựng được hệ thống thông tin tốt để thu thập và xử lý số liệu liên quan
kiểm soát = giám sát + so sánh + sửa sai
TẦM QUAN TRỌNG CỦA QLDA:
Quản lý dự án khơng cịn là sự quản lý đơn thuần nĩ đã trở thành
1 phương pháp chuẩn để kinh doanh Càng ngày tầm quan trọng của dự
án càng lớn trong việc đĩng gĩp vào định hướng chiến lược của doanh nghiệp Từ đĩ, “Kỷ nguyên quản lý dự án” đang bắt đầu thức dấc với những lý do sau:
- Vịng địi của sản phẩm ngày càng ngắn:
Sự lan tỏa của thơng tin khắp thế giới làm giảm lợi thế cạnh tranh của sản phẩm mới (dễ bị nhái, bắt chước) CAD (Computer-aided design) and CAM (Computer-aided manufacturing) đã, đang và sẽ làm cho vịng đời của sản phẩm tiếp tục ngắn đi Vịng đời của các sản phẩm cơng nghệ cao chỉ vào khoảng từ 1,5 đến 3 năm 30 năm trước, vịng đời khoảng 10-15 năm rất hiếm gặp Với việc dịng đời ngắn như
Trang 12vậy, bắt buộc các doanh nghiệp phải liên tục đưa các sản phẩm mới ra thị trường và trước các đối thủ cạnh tranh Đối với sản phẩm công nghệ cao, theo thống kê nếu 1 dự án bị chậm 6 tháng thì có nghĩa là 33% thị phần bị mất Thời gian đưa sản phẩm ra thị trường đối với các sản phẩm mới trở nên cực kỳ quan trọng vì tốc độ thay đổi công nghệ ngày càng nhanh Tốc độ trở thành lợi thế cạnh tranh Sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp đặt nặng lên đội dự án và phương thức quản lý dự án làm sao phải đưa sản phẩm ra thị trường cành nhanh càng tốt
Trang 13
Ví dụ 1: ĐIỆN THOẠI DI ĐỘNG NOKIA 6100
Vào mùa xuân năm 1996, các nhà nghiên cứu của Cty điện thoại Nokia nhóm họp tại Helsinki, Phần Lan Tuyên bố chung của họ là phải tạo ra
1 hình ảnh mới cho điện thoại di động, ĐTDĐ vui nhộn Phải mất 20
tháng, Bộ phận marketing báo cáo một bản danh sách những thử thách
khắc nghiệt: nhẹ, pin phải bền, có khả năng ứng dụng các tiện ích công
nghệ cao Báo cáo cũng cho biết các đối thủ cạnh tranh của họ cũng có
bản báo cáo tương tự => Giám đốc dự án này là Arto Kiema kết luận:
“Thời gian chính là kẻ thù của chúng ta”
Điện thoại di động họ nhắm tới chính là loại Nokia 6100 (nặng 4,5
ounce, 1 ounce = 28,35 gam) có kích thước chỉ bằng bao thuốc lá Các
nhà nghiên cứu báo cáo:
- Để tiết kiệm tiền và thời gian, họ phải tái sử dụng tất cả kỹ thuật
từ phần mềm giải mã đến bảng hiển thị từ hơn 2.100 loại điện thoại
trước đó
- Để phô trương, họ quyết định cài đặt thêm nhiều tính năng trong máy (games, đồng hồ báo thức, thậm chí cả modem để download tin
nhắn,…) nhưng không làm giảm thời gian sử dụng pin
- Nokia lắng nghe những khách hàng chính: khách hàng muốn
điện thoại di động có thể sử dụng với các hệ kỹ thuật khách nhau:
analog, digital và phải kết nối được với PC Họ cũng muốn thời gian sử dụng pin lâu hơn để có thể nhận được nhiều cuộc gọi hơn
- Các nhà nghiên cứu tập trung vào việc tiết kiệm năng lượng tại
các bộ phận sử dụng năng lượng trong máy điện thoại di động Họ
công tác với Công ty Taxas Industries, Inc Công ty này thành công
trong việc sản xuất chip dùng trong các vi mạch của máy Nokia chỉ
cần dòng điện 3 volt thay vì 6 volts
- Về thị trường, họ xác định thị trường chính là ở châu Á => Phát
sinh thêm vấn đề về nút bấm và âm lượng của chuông
- Họ phải đối mặt với hạ tầng kỹ thuật không đồng bộ: GSM của
châu Âu và phần lớn châu Á, kỹ thuật số (Digital) tại nước Mỹ, Nhật
- Cuối cùng, chiếc Nokia 6100 đầu tiên cũng xuất hiện đầu tiên
đúng hạn tại Trung Quốc, và kể từ đó khách hàng khắp thế giới tiêu thụ khoảng trên 3 triệu chiếc điện thoại
Nokia 6100 là chiếc điện thoại tốt nhất trên thị trường lúc ấy
Trang 14- Cạnh tranh toàn cầu:
Toàn cầu hóa được bắt đầu từ những năm 1970s dẫn đến sự tiến
bộ về khoa học công nghệ, áp lực về cải tiến chất lượng nhưng phải cắt giảm chi phí Mệnh lệnh của thị trường mở đòi hỏi hàng hóa phải rẻ hơn nhưng chất lượng phải tốt hơn Điều này dẫn đến sự xuất hiện thuật ngữ “quản lý chất lượng diễn ra trên khắp thế giới với chứng chỉ ISO 9000, HACCP, GMP… Đối với người quản lý dự án, những bài học về quản lý dự án bắt nguồn từ bài toán quản lý chất lượng Do yêu cầu giảm thiểu chi phí, các dòng FDI xuất hiện Càng ngày có càng nhiều dự án Quản lý dự án tập trung vào 3 vấn đề : thời gian, chi phí
và kết quả thực hiện đã và đang trở thành 1 phương pháp hữu hiệu để hoàn thành yêu cầu trên
- Bùng nổ tri thức:
Sự bùng nổ tri thức làm cho dự án trở nên phức tạp hơn vì dự án chứa đựng những tiến bộ mới nhất Trong kỷ nguyên kỹ thuật số ngày nay, thật khó để tìm một sản phẩm không chứa 1 con chip Sự phức tạp của sản phẩm đặt ra yêu cầu phải hợp nhất các kỹ thuật chưa đồng nhất Quản lý dự án xuất hiện như là phương pháp để hoàn thành nhiệm vụ này
- Sự thu hẹp quy mô của các tập đoàn:
Sau nhiều năm quan niệm “To là tốt”, có nhiều đại công ty sáp nhập với nhau để làm giảm áp lực cạnh tranh, ngày nay, xu hướng thu nhỏ lại và tập trung vào những chuyên môn chủ chốt trở thành yếu tố sống còn của một doanh nghiệp Các khâu quản lý trung gian đã trở thành dĩ vãng Với cơ cấu ngày càng gọn nhẹ, quản lý dự án thay thế các tầng lớp quản lý trung gian để thực hiện nhiệm vụ đề ra Công việc quản lý dự án ngày nay không còn là việc 1 doanh nghiệp (vì giảm quy mô) Việc huy động các nguồn lực bên ngoài trở nên phổ biến, người