tài liệu quản lý dự án - khởi động dự án

tài liệu quản lý dự án - khởi động dự án

KHỞI ĐỘNG DỰ ÁN

Tạo nên sự khác biệt

Các Tiến trình Chính của Dự án

Các Tiến trình Chính của Dự án

Vì sao dự án kết thúc trước khi được bắt đầu?

Tôi có 1 ý tưởng hay!

Nó chẳng dùng được ở đây

Chúng tôi đã từng thử qua rồi

Bây giờ thì không phải lúc

Hoàn tất ở mọi khía cạnh

Trọng tâm qua từng Tiến trình

Khởi động Dự án

Khởi động Dự án

Có nhiều cách để khởi động

dự án khác nhau, nhưng tất cả đều phải nhắm đến 1 đích đến chung & duy nhất.

Mục tiêu của bước Khởi động

Dự án là tập trung và huy

động toàn bộ tổ chức cùng hướng đến mục tiêu chung

Kết quả của bước này là sự

RÕ RÀNG THÔNG SUỐT về nội dung, mục tiêu & 5 thành phần dự án.

Hệ quả của bước này là hiểu

rõ mục tiêu, giảm thiểu làm lại, giảm thiểu trục trặc.

Bản tóm tắt phát triển dự án (project development brief – PDB)

Mô tả ý tưởng / cơ hội / giải pháp

Mô tả kết quả sau cùng của dự án

Mô tả phương thức thực hiện Định nghĩa phạm vi, nguồn lực, các cột mốc chính, các kết quả phải được chuyển giao (deliverables)

Vai trò của PDB

Công cụ truyền đạt thông tin chính trong giai đoạn Khởi động Dự án

Hợp đồng / thỏa thuận nội

bộ giữa các thành viên dự

án, nhóm dự án & tổ chức yêu cầu dự án (nếu có) Công bố chính thức dự án

Các Công cụ Giúp Truyền đạt

Thông tin RÕ RÀNG,THÔNG SUỐT

Lập Nhóm Quản lý

Dự án

“Individuals play the game, but teams

win championships” - Anon

Hình thành nhóm Dự án

Chọn trưởng nhóm & các thành viên chủ chốt của dự án Xác định yêu cầu đối với các thành viên còn lại, trên cơ sở cân nhắc các yếu tố sau:

Thực tế

Nhu cầu

Các Giai đoạn Phát triển Nhóm

Forming.Hình thành

Các thành viên trong trạng thái thăm dò & thiếu chắc chắn về vai trò của mình trong dự án

Storming.Thử thách

Các thành viên cố gắng khẳng định vị trí & tìm mọi cách phân định cao thấp, hơn thua.

án nhanh nhất

Phát huy tinh thần

đồng đội & phát triển

năng lực của nhóm

Xây dựng niềm tin

chung vào khả năng

tập thể: 1+1 > 2

Xây dựng “Dream Team”

Điều kiện thực tế luôn giới hạn so với nhu cầu – nguồn nhân lực hiện có

Xác định các kỹ năng, phẩm chất bạn cần để xây dựng

“nhóm trong mơ” – Dream Team – cho dự án của bạn

Từ đó, biết được khoảng cách & tìm biện pháp thu hẹp dần

Lưu ý các dạng tố chất khác nhau khi chọn nhân sự dự án

Bài tập

Bạn hãy và tự xác định các kỹ năng, phẩm chất bạn cần để xây dựng “nhóm trong mơ” cho dự

án của bạn: cửa hàng quà tặng, một chuyến du lịch, lập công ty…

Sau khi nhóm đã thành lập… bước tiếp theo?

Sau khi đã thành lập nhóm quản lý dự

án, bước quan trọng tiếp theo là làm sao để “thổi bùng” & duy trì ngọn lửa:

Phương pháp Phổ biến Dự án

Giới thiệu dự án và các thành viên với nhau

Đôi khi đây cũng là cơ hội duy nhất để có các hoạt động xây dựng nhóm (team building)

Cần đảm bảo sự đồng lòng nhất trí của mọi

người

Cần đảm bảo sự RÕ RÀNG THÔNG SUỐT & tập trung vào đích đến cuối cùng

Nắm bắt các mục tiêu dự án

Hiểu được sự phụ thuộc và hỗ trợ qua lại lẫn

nhau giữa các thành viên

Buổi họp Triển khai Dự án

(Kick-off Meeting)

“You only get one chance to make a first impression” - Anon

Công bố mục tiêu dự án &

các kết quả phải chuyển

giao (deliverables)

Phân định & nhất trí về

vai trò & nhiệm vụ

Thảo luận & nhất trí phương thức làm việc

Tìm hiểu kinh nghiệm từ các dự án trước

Dự báo cơ hội, rủi ro, các vấn đề có thể nảy sinhChuẩn bị cho buổi họp tiếp theo (cùng hoạch định)Xác định những việc cần làm ngay

Thực hiện các hoạt động xây dựng nhóm

Công thức Thành công của

Buổi họp Triển khai

Phân định Vai trò & Trách nhiệm

Tên Trách nhiệm Chính

Maria Caspani Phối hợp với nhóm dự án, hỗ trợ giải quyết vấn đề, tham gia quá trình ra quyết

định, cập nhật tiến độ cho cấp trên, đảm bảo hoàn thành mục tiêu dự án

Tên Vai trò Trách nhiệm Chính

Johan Wuyts Kiểm soát

Chất lượng (QA)

Phối hợp với các nhà tư vấn bên ngoài để phát triển công thức, sản xuất & kiểm soát độ ổn định sản phẩm…

Bart Lievens Sản xuất Đảm bảo khả thi sản xuất cho sản phẩm mới…

Sarah Divanbeigi R&D Nghiên cứu phát triển bao bì mới…

Nam Dương Marketing Phát triển & tung sản phẩm mới, nghiên cứu thị trường…

Paul Trainor Cung ứng Cung cấp ước tính giá thành cho sản phẩm mới, tìm kiếm &

thương lượng với các nhà cung cấp nguyên vật liệu…

Sanja Petric Điều phối viên

Khởi động Dự án

Bạn nhận được gì hôm nay?

Điều quan trọng nhất trong lúc Khởi động Dự án?

Dự án nói chung phải trải qua những giai đoạn nào?

Nhóm dự án sẽ phải trải qua những giai đoạn nào?

Tại sao cần Ở đây, ngay bây giờ?

Bạn sẽ ứng dụng những kiến thức mới ra sao?

Những gì bạn sẽ bắt đầu làm?

Những gì bạn sẽ không làm nữa?

Những gì bạn sẽ làm khác đi so với trước?