Tài liệu quản lý dự án - Triển khai dự án

Tài liệu quản lý dự án - Triển khai dự án

TRIỂN KHAI DỰ ÁN Tạo nên sự khác biệt Nội dung Chính Cùng Điểm Lại Nội dung Hôm trước Triển khai Dự án Xử lý Vấn đề Phát sinh Ra Quyết định Các Tiến trình Chính của Dự án Triển khai Dự án “The most effective way to do it, is to do it” Amelia Earhart Thực hiện & Kiểm soát Thực hiện Ra quyết định Quản trị rủi ro & xử lý các vấn đề phát sinh Truyền đạt thông tin Thực hiện & phân luồng các hoạt động Phát triển nhóm Kiểm soát Truyền đạt thông tin Báo cáo & theo dõi tiến độ Đo lường các thông số dự án Kiểm tra chất lượng, phạm vi Kiểm soát luồng vận hành công việc Kiểm soát thay đổi “If you can’t measure it, you can’t manage it” Michael Dell Mục tiêu của Tiến trình Thực hiện: Biến kế hoạch trở thành hiện thực Tiến trình Thực hiện giúp: Hiểu được những nhiệm vụ cần thực hiện để hoàn tất các kết quả phải được chuyển giao (deliverables) Hoàn thành dự án đúng thời gian, đúng ngân sách & đúng chất lượng cam kết Bao gồm cả việc xác định các nguồn lực cụ thể cần thiết và bố trí các nguồn lực đó để điều hành dự án Tiến trình Thực hiện Mỗi khi bắt tay vào hành động, tạo thói quen tự hỏi “Những ai khác cần được biết?” Tip! Diễn ra đồng thời với Tiến trình Thực hiện Mục tiêu của Tiến trình Kiểm soát: Theo dõi các thông số dự án Thời gian, chi phí, chất lượng, nguồn lực Tăng cường khả năng điều chỉnh dự án để hoàn thành đúng thời hạn Tiến trình Kiểm soát giúp: Đo lường các công việc đã hoàn tất so với kế hoạch chung Dự đoán trước những vấn đề có thể phát sinh Kiểm soát tốt giúp giảm thiểu rủi ro Tiến trình Kiểm soát Thực hiện & Kiểm soát Các Thành phần Dự án Quản lý vấn đề yếu Khả năng ra quyết định kém Thiếu tập trung vào kết quả cần chuyển giao “Hoảng sợ” trước quy mô dự án khi vào thực tế Truyền đạt thông tin kém Những rủi ro không lường trước Thiếu khả năng lãnh đạo Tinh thần “chiến đấu” thấp Một số khó khăn trong Thực hiện & Kiểm soát Luôn lấy vấn đề làm trọng tâm để giải quyết (không đi lan man) Tạo dựng 1 bầu không khí tích cực để mọi người cùng nêu lên vấn đề Vấn đề luôn được chào đón – chúng là cơ hội để cải tiến Văn hóa không-đổ-lỗi Tận dụng sức mạnh sáng tạo để tìm giải pháp Nỗ lực của toàn nhóm tập trung vào những vấn đề quan trọng nhất – những chướng ngại vật cản trở thành công của dự án Vài lời khuyên để thực hiện & kiểm soát tốt hơn [...]... Tiện nghi -5 -6 Phí bảo trì Cons Pros -7 Kẹt xe -7 Hao xăng -2 0 Hạnh phúc gia đình 8 Lực thúc đẩy Lực kìm hãm 7 -1 0 -8 0 10 20 Ứng dụng Lực tác động (nhân tố) Lựa chọn Cường độ lực tác động Tầm quan trọng đối với người ra quyết định Triển khai Dự án Bạn nhận được gì hôm nay? Mục tiêu của Tiến trình Thực hiện & Kiểm soát? Có thể làm gì khi dự án gặp trục trặc khi triển khai? Các phương án xử lý khác nhau...Xử lý Vấn đề Phát sinh Làm gì khi dự án triển khai chậm? Phương án giải quyết (dấu  cho thấy hành động này sẽ giúp giải quyết được những thành phần nào) Chi phí Thương lượng lại Thảo luận với người ra yêu cầu dự án về việc phải tăng ngân sách cho dự án, lùi thời hạn hoàn tất hoặc chuyển giao từng phần    Bù đắp lại ở những... Nguyên nhân Bất đồng trong Triển khai Dự án Phân bổ nguồn lực Chi phí Ý kiến chuyên môn Các thủ tục hành chính Trách nhiệm Thời gian Khác biệt về ưu tiên Sử dụng phương tiện & máy móc thiết bị “Không sợ thiếu, chỉ sợ không công bằng” Hồ Chủ tịch Quyết đoán Phương pháp Thương lượng Giải quyết Bất đồng Đưa ra “Cách của tôi” Đưa ra yêu cầu (win-lose situation): yêu cầu thiên về quyết đoán hơn hợp tác Áp dụng... Cùng nhau giải quyết (win-win situation): Ngã đạt được cả 2 yếu tố quyết đoán & hợp tác giá Áp dụng cho các vấn đề quan trọng hay Nhượng cần phải giữ mối quan hệ với đối tác bộ Ngã giá (lose-lose situation): “Cách của anh” vừa thiếu quyết đoán vừa thiếu hợp tác Hợp tác Áp dụng cho các vấn đề ít quan trọng, hoặc cả 2 bên thương lượng đều mạnh như nhau Đây cũng là giải pháp dự phòng khi không thể cùng... phần    Bù đắp lại ở những bước sau Nếu bắt đầu có dấu hiệu chậm tiến độ, nhanh chóng xem xét ngân sách & quỹ thời gian còn lại trong các bước tiếp để cân nhắc khả năng cân đối toàn dự án    Thu hẹp phạm vi dự án Giảm bớt các thành phần không thiết yếu để giảm chi phí & tiết kiệm thời gian    Tăng thêm nguồn lực Tăng thêm nhân sự, máy móc thiết bị để đáp ứng 1 thời hạn quan trọng Chi phí gia... tác Áp dụng cho các vấn đề ít quan trọng, hoặc cả 2 bên thương lượng đều mạnh như nhau Đây cũng là giải pháp dự phòng khi không thể cùng nhau giải quyết bất đồng Nhượng bộ (lose-win situation): thiên về hợp tác hơn quyết đoán Áp dụng cho các vấn đề ít quan trọng, hoặc bạn thiếu kiến thức, hoặc đơn giản chỉ để giữ gìn quan hệ Ra Quyết định Quyết định Lời khuyên để ra quyết định tốt hơn Xác định quyết... Triển khai Dự án Bạn nhận được gì hôm nay? Mục tiêu của Tiến trình Thực hiện & Kiểm soát? Có thể làm gì khi dự án gặp trục trặc khi triển khai? Các phương án xử lý khác nhau ảnh hưởng đến 5 thành phần dự án ra sao? Các bước ra quyết định Bạn sẽ ứng dụng những kiến thức mới ra sao? Những gì bạn sẽ bắt đầu làm? Những gì bạn sẽ không làm nữa? Những gì bạn sẽ làm khác đi so với trước? ... phương thức tốt nhất LUÔN LUÔN biết TẠI SAO phải ra quyết định này BIỂU QUYẾT là cách ra quyết định tồi nhất Những quyết định quan trọng cần thông qua lãnh đạo cấp cao Thông báo quyết định & giải trình lý do Ví dụ Ra Quyết định A Xe buýt – 4giờ 90,000 đồng Xe lửa – 2giờ 150,000 đồng B Taxi – 2.5giờ 120,000 đồng Mục tiêu Đi từ A đến B đúng 5h (bây giờ là 2 giờ chiều) với chi phí thấp nhất Kế hoạch Chọn . TRIỂN KHAI DỰ ÁN Tạo nên sự khác biệt Nội dung Chính Cùng Điểm Lại Nội dung Hôm trước Triển khai Dự án Xử lý Vấn đề Phát sinh Ra Quyết định Các Tiến trình Chính của Dự án Triển khai Dự án “The. chướng ngại vật cản trở thành công của dự án Vài lời khuyên để thực hiện & kiểm soát tốt hơn Xử lý Vấn đề Phát sinh Làm gì khi dự án triển khai chậm? Phương án giải quyết (dấu  cho thấy hành. với kế hoạch chung Dự đoán trước những vấn đề có thể phát sinh Kiểm soát tốt giúp giảm thiểu rủi ro Tiến trình Kiểm soát Thực hiện & Kiểm soát Các Thành phần Dự án Quản lý vấn đề yếu Khả