Tài liệu quản lý dự án - Triển khai dự án

Tài liệu quản lý dự án - Triển khai dự án

TRIỂN KHAI DỰ ÁN

Tạo nên sự khác biệt

Các Tiến trình Chính của Dự án

Triển khai Dự án

“The most effective way

to do it, is to do it”

Amelia Earhart

Thực hiện & Kiểm soát

Thực hiện

Ra quyết định

Quản trị rủi ro & xử lý

các vấn đề phát sinh

Truyền đạt thông tin

Thực hiện & phân luồng

các hoạt động

Phát triển nhóm Kiểm soát

Truyền đạt thông tin Báo cáo & theo dõi tiến độ

Đo lường các thông số dự án Kiểm tra chất lượng, phạm vi Kiểm soát luồng vận hành công việc

Kiểm soát thay đổi

“If you can’t measure it,

you can’t manage it”

Michael Dell

Mục tiêu của Tiến trình Thực hiện:

Biến kế hoạch trở thành hiện thựcTiến trình Thực hiện giúp:

Hiểu được những nhiệm vụ cần thực hiện để hoàn tất các kết quả phải được chuyển giao

(deliverables)Hoàn thành dự án đúng thời gian, đúng ngân sách

& đúng chất lượng cam kếtBao gồm cả việc xác định các

nguồn lực cụ thể cần thiết và

bố trí các nguồn lực đó để

điều hành dự án

Tiến trình Thực hiện Mỗi khi bắt tay vào hành

động, tạo thói quen tự hỏi “Những ai khác cần được biết?”

Tip!

Diễn ra đồng thời với Tiến trình

Thực hiện

Mục tiêu của Tiến trình Kiểm soát:

Theo dõi các thông số dự án

Thời gian, chi phí, chất lượng, nguồn lực

Tăng cường khả năng điều chỉnh dự án để hoàn thành đúng thời hạn

Tiến trình Kiểm soát giúp:

Đo lường các công việc đã hoàn tất so với kế hoạch chung

Dự đoán trước những vấn đề có thể phát sinh

Kiểm soát tốt giúp giảm thiểu rủi ro

Tiến trình Kiểm soát

Thực hiện & Kiểm soát Các Thành phần Dự án

Quản lý vấn đề yếu

Khả năng ra quyết định kém

Thiếu tập trung vào kết quả cần chuyển giao

“Hoảng sợ” trước quy mô dự án khi vào thực tế

Truyền đạt thông tin kém

Những rủi ro không lường trước

Thiếu khả năng lãnh đạo

Tinh thần “chiến đấu” thấp

Một số khó khăn trong Thực hiện & Kiểm soát

Luôn lấy vấn đề làm trọng tâm để giải quyết

(không đi lan man)

Tạo dựng 1 bầu không khí tích cực để mọi người cùng nêu lên vấn đề

Vấn đề luôn được chào đón – chúng là cơ hội

để cải tiến

Văn hóa không-đổ-lỗi

Tận dụng sức mạnh sáng tạo để tìm giải pháp

Nỗ lực của toàn nhóm tập trung vào những vấn

đề quan trọng nhất – những chướng ngại vật cản trở thành công của dự án

Vài lời khuyên để thực hiện

& kiểm soát tốt hơn

Xử lý Vấn đề Phát sinh

Làm gì khi dự án triển khai chậm?

Phương án giải quyết (dấu  cho thấy hành động này sẽ giúp

giải quyết được những thành phần nào) Chi phí Thời gian lượng Chất Thương lượng lại Thảo luận với người ra yêu cầu dự án về việc

phải tăng ngân sách cho dự án, lùi thời hạn hoàn tất hoặc

Bù đắp lại ở những bước sau Nếu bắt đầu có dấu hiệu chậm

tiến độ, nhanh chóng xem xét ngân sách & quỹ thời gian còn lại

trong các bước tiếp để cân nhắc khả năng cân đối toàn dự án.   

Thu hẹp phạm vi dự án Giảm bớt các thành phần không thiết

yếu để giảm chi phí & tiết kiệm thời gian.   

Tăng thêm nguồn lực Tăng thêm nhân sự, máy móc thiết bị để

đáp ứng 1 thời hạn quan trọng Chi phí gia tăng cần phải tương

xứng với tầm quan trọng của thời hạn.  

Chấp nhận giải pháp thay thế Thay các yếu tố thiếu hụt hoặc

vượt ngân sách Lưu ý tác động đến chất lượng Đôi khi, thay thế

nguồn cung cấp cũng là một giải pháp  Gia công?  

Chuyển giao từng phần Cho phép nhà cung cấp giao hàng

từng phần, đồng thời thương lượng lại để đảm bảo tiến độ.  

Treo giải thưởng Vượt ra ngoài khuôn khổ hợp đồng ban đầu

để thưởng cho các nỗ lực vượt bậc để đạt tiến độ & chất lượng  

Yêu cầu tuân thủ Đôi khi cần áp dụng kỷ luật để yêu cầu các

thành viên tuân thủ những gì đã cam kết thực hiện.   

Các Nguyên nhân Bất đồng trong Triển khai Dự án

Khác biệt về ưu tiên

Sử dụng phương tiện & máy móc thiết bị

“Không sợ thiếu, chỉ sợ

không công bằng”

Hồ Chủ tịch

Phương pháp Thương lượng

Giải quyết Bất đồng

Đưa ra yêu cầu (win-lose situation):

thiên về quyết đoán hơn hợp tác

Áp dụng cho các vấn đề quan trọng

hoặc ít quan tâm đến mối quan hệ,

không phụ thuộc vào đối tác.

Cùng nhau giải quyết (win-win situation):

đạt được cả 2 yếu tố quyết đoán & hợp tác

Áp dụng cho các vấn đề quan trọng hay

cần phải giữ mối quan hệ với đối tác.

Ngã giá (lose-lose situation):

vừa thiếu quyết đoán vừa thiếu hợp tác

Áp dụng cho các vấn đề ít quan trọng,

hoặc cả 2 bên thương lượng đều mạnh như nhau Đây cũng là giải

pháp dự phòng khi không thể cùng nhau giải quyết bất đồng.

Nhượng bộ (lose-win situation): thiên về hợp tác hơn quyết đoán

Áp dụng cho các vấn đề ít quan trọng, hoặc bạn thiếu kiến thức, hoặc đơn giản chỉ để giữ gìn quan hệ

Đưa ra yêu cầu

Nhượng bộ

Ngã giá

Ra Quyết định

Lời khuyên để ra quyết định tốt hơn

Xác định quyết định cần phải

thiện hiện trước (không để nước

đến chân…)

Truyền đạt thông tin

Làm rõ mục tiêu của quyết định (để đạt được điều gì?)

Mô tả & đồng ý các yếu tố cần cân nhắc

Xem xét & lựa chọn phương thức tốt nhất

LUÔN LUÔN biết TẠI SAO phải ra quyết định này

BIỂU QUYẾT là cách ra quyết định tồi nhất

Những quyết định quan trọng cần thông qua

lãnh đạo cấp cao

Thông báo quyết định & giải trình lý do

Quyết định

Ví dụ Ra Quyết định

Kế hoạch Chọn taxi &

khởi hành ngay

Xe lửa Taxi

Tác nhân Quỹ thời gian Túi tiền Tiện nghi? Căng thẳng?

Các Bước Ra Quyết định

Một ví dụ về Pros & Cons Quyết định hợp tác…

Tình huống: một ca sĩ kiêm

nhạc sĩ đã qua thời vàng son

cân nhắc việc hợp tác & soạn

nhạc với 1 nữ ca sĩ trẻ đang

lên (nổi tiếng hơn cả Britney

Spears và Christina Aguilera

gộp lại!)

…

1 Khoan khoan Để xem đó có

phải là ý kiến hay chưa đã!

Nói tôi nghe lợi hại “Pros &

Cons” thử xem?

2.Pros hả: cô ấy là ca sĩ ngôi sao nổi tiếng, nhiều người biết, nhiều tiền

3 Còn “Cons” thì sao?

4 Có làm gì đi nữa thì 40 nữa thì tôi và anh cũng ngủm thôi!

5 OK Tóm tắt lại nhé, ngôi sao, nhiều fan hâm mộ, nhiều tiền so với lại cuối cùng thì ai cũng chết (có hợp tác cũng như không!)

Phân tích Trường lực (Forcefield) (Môi trường gồm các lực tác động)

-8 -7 -7 -6 -5 10 9 8 7 4

Tiết kiệm tiền thuê xe

Giúp làm ăn Hạnh phúc gia đình

An toàn Tiện nghi Thiếu linh động

Thời điểm chưa đúng

Phí bảo trì Kẹt xe Hao xăng

Ứng dụng

Lực tác động

(nhân tố)

Cường độlực tác động

Tầm quan trọng đối vớingười ra quyết định

Lựa chọn

Triển khai Dự án

Bạn nhận được gì hôm nay?

Mục tiêu của Tiến trình Thực hiện & Kiểm soát?

Có thể làm gì khi dự án gặp trục trặc khi triển khai?

Các phương án xử lý khác nhau ảnh hưởng đến 5 thành phần dự án ra sao?