Thực trạng và giải pháp phát triển ERP (hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp) tại các doanh nghiệp dệt may việt nam

CÁC CHỮ VIẾT TẮT STT Ký hiệu 1 BOM Bill of Materials Công thức sản phẩm 2 CAD Computer - aided design Chương trình thiết kế sản phẩm bằng 7 IAS Chuẩn mực Kế toán quốc tế 8 IC Inventory c

T RƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG

CHUYÊN NGÀNH: KINH TẾ ĐỐI NGOẠI

MỤC LỤC

Lời mở đầu 1

Chương 1 10

Những vấn đề lý luận cơ bản về hệ thống ERP (Enterprise resource planning) - hệ thống quản lý nguồn lực doanh nghiệp 10

I Những vấn đề chung về hệ thống erp 10

1 Khái niệm 10

2 Quá trình phát triển của hệ thống ERP: 11

2.1 Inventory control packages (IC - Phần mềm quản lý hàng tồn kho): 12

2.2 Materials requirement planning (MRP - Phần mềm hoạch định các yêu cầu về nguyên vật liệu) 12

2.3 Manufacturing resource planning (MRP II - Phần mềm hoạch định nguồn lực sản xuất) 13

2.4 Enterprise resource planning (ERP - Phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp) 13

2.5 Extended ERP (ERP mở rộng): 14

3 Phân loại phần mềm ERP: 15

3.1 Phần mềm đặt hàng do một nhóm lập trình viên trong nước viết: 15 3.2 Phần mềm đặt hàng do một công ty trong nước viết: 16

3.3 Phần mềm ERP thiết kế sẵn do các công ty trong nước phát triển: 16

3.4 Phần mềm ERP nước ngoài cấp thấp: 16

3.5 Phần mềm ERP nước ngoài cấp trung bình: 16

3.6 Phần mềm ERP nước ngoài cấp cao: 16

4 Các phân hệ của phần mềm ERP: 17

4.1 Kế toán: 18

4.2 Quản lý hàng tồn kho: 22

4.3 Phân hệ quản lý sản xuất: 23

4.4 Phân hệ quản lý bán hàng và phân phối: 25

4.5 Quản lý tính lương và nhân sự: 28

5 Những ưu điểm của hệ thống ERP: 30

5.1 Tiếp cận thông tin quản trị đáng tin cậy: 30

5.2 Công tác kế toán chính xác hơn: 30

5.3 Cải tiến quản lý hàng tồn kho: 30

5.4 Tăng hiệu quả sản xuất: 30

5.5 Quản lý nhân sự hiệu quả hơn: 31

5.6 Các quy trình kinh doanh được xác định rõ ràng hơn: 31

6 Thị trường phần mềm hệ thống ERP hiện nay: 31

6.1 Thị trường phần mềm ERP thế giới: 31

6.2 Thị trường ERP tại Việt Nam: 34

II Sự cần thiết của việc ứng dụng phần mềm ERP vào hoạt động của các doanh nghiệp dệt may Việt Nam: 35

1 Dệt may là một ngành sản xuất bao gồm nhiều khâu nối tiếp nhau theo kiểu dây truyền và có quy trình sản xuất phức tạp 35

2 Ngành dệt may sử dụng một số lượng lớn chủng loại nguyên vật liệu trong khi chất lượng của nguyên phụ liệu lại không ổn định 37

3 Ngành dệt may sử dụng một số lượng lớn công nhân có trình độ chưa cao, ý thức và tác phong công nghiệp hạn chế 37

4 Ngành dệt may Việt nam chủ yếu là sản xuất, gia công cho các doanh nghiệp nước ngoài, do đó việc xây dựng thương hiệu vẫn còn là một vấn đề cấp thiết đối với các doanh nghiệp hiện nay 38

Chương 2 40

Thực trạng triển khai hệ thống ERP tại các doanh nghiệp dệt may của Việt Nam 40

I Tình hình chung ngành dệt may của Việt Nam: 40

1 Tình hình kim ngạch xuất khẩu: 41

2 Quy mô doanh nghiệp dệt may: 41

2.1 Số lượng: 41

2.2 Khả năng về vốn: 43

2.3 Năng lực sản xuất: 44

3 Nguồn nhân lực: 46

4 Nguyên phụ liệu đầu vào: 46

5 Khoa học công nghệ: 47

II Tình hình áp dụng hệ thống ERP tại các doanh nghiệp dệt may Việt

Nam: 47

1 Tình hình chung: 47

2 Tình hình cụ thể: 48

2.1 Hệ quản lý Tài chính Kế toán: 48

2.2 Hệ quản lý nhân sự tiền lương: 49

2.3 Hệ quản lý sản xuất: 49

2.4 Hệ quản lý phân phối và bán hàng: 50

2.5 Hệ thống thông tin tổng hợp: 50

2.6 Hệ quản lý thiết bị, quản lý mua hàng và quản lý công nợ: 50

III Đánh giá việc triển khai hệ thống ERP tại các doanh nghiệp dệt may Việt nam: 52

1 Những lợi thế của việc áp dụng hệ thống ERP: 52

1.1 Hệ Thống ERP - Một cách quản lý hiện đại cho doanh nghiệp dệt may: 52

1.2 ERP - Một giải pháp nâng cao năng lực cạnh tranh của các doanh nghiệp dệt may: 54

1.3 ERP là một giải pháp giúp doanh nghiệp có thể thích ứng được với những thay đổi của môi trường hiện nay 58

1.4 ERP mang lại lợi nhuận cho các doanh nghiệp nhờ tiết kiệm các chi phí: 60

2 Những khó khăn mà doanh nghiệp gặp phải trong việc triển khai hệ thống phần mềm ERP: 55

2.1 Thiếu vốn là một trong những trở ngại mà doanh nghiệp gặp phải khi triển khai dự án ERP: 55

2.2 Chất lượng phần mềm ERP là một nỗi trăn trở của doanh nghiệp: 59

2.3 Nhận thức của doanh nghiệp trong việc ứng dụng công nghệ thông tin vào sản xuất còn hạn chế: 59

2.4 Thiếu đội ngũ nhân viên am hiểu về công nghệ thông tin: 60

2.5 Thiếu nhà cung cấp và nhà tư vấn triển khai: 62

Chương 3 64

Một số Giải pháp phát triển hệ thống ERP tại các doanh nghiệp dệt may Việt Nam 64

I Định hướng phát triển ngành dệt may Việt Nam: 64

1 Mục tiêu: 64

2 Chiến lƣợc phát triển ngành dệt may Việt Nam đến năm 2010: 64

2.1 Đối với ngành dệt, bao gồm: sản xuất nguyên liệu dệt, sợi, dệt, in nhuộm hoàn tất: 64

2.2 Đối với ngành may: 64

2.3 Các chỉ tiêu chủ yếu: 65

II Định hướng phát triển ERP tại các doanh nghiệp dệt may: 65

1 Phát triển hệ thống ERP một cách hoàn chỉnh đồng bộ, đi từ thấp đến cao theo một kế hoạch cân nhắc thấu đáo tránh tình trạng “chạy quá nhanh” trong khi “chân còn yếu” 65

2 ERP là một xu thế tất yếu cho các doanh nghiệp dệt may hiện nay 68

III Giải pháp phát triển hệ thống ERP tại các doanh nghiệp dệt may Việt Nam: 69

1 Nhóm giải pháp vĩ mô: 69

1.1 Giải pháp từ phía nhà nước: 69

1 2 Từ phía Hiệp hội dệt may Việt Nam, Tổng công ty dệt may Việt Nam: 73

2 Nhóm giải pháp vi mô: 74

2.1 Đổi mới nhận thức của doanh nghiệp đối với việc ứng dụng công nghệ thông tin nói chung là hệ thống ERP nói riêng: 74

2.2 Đầu tư cho công nghệ: 74

2.3 Đào tạo nguồn nhân lực: 75

2.4 Học hỏi kinh nghiệm quản lý của các doanh nghiệp khác: 77

2.5 Đẩy nhanh quá trình cổ phần hoá doanh nghiệp, tham gia vào thị trường chứng khoán, một kênh huy động vốn hiệu quả 77

2.6 Tích cực chủ động hợp tác với các doanh nghiệp mạnh về khoa học công nghệ cả trong và ngoài nước 79

IV Mô hình ERP cho các doanh nghiệp dệt may: 80

1 Các phân hệ chính: 80

2 Yêu cầu đối với các phân hệ: 81

2.1 Phân hệ quản lý thông tin tài chính: 81

2.2 Phân hệ quản lý bán hàng/phân phối: 86

2.3 Quản lý sản xuất: 89

2.4 Quản lý hệ thống: 90

2.5 Quản lý nhân lực: 92

Kết luận 96

Danh mục tài liệu tham khảo 97

CÁC CHỮ VIẾT TẮT

STT Ký hiệu

1 BOM Bill of Materials (Công thức sản phẩm)

2 CAD Computer - aided design (Chương trình thiết kế sản phẩm bằng

7 IAS Chuẩn mực Kế toán quốc tế

8 IC Inventory control packages (Phần mềm quản lý hàng tồn kho)

9 GTGT Giá trị gia tăng

10 GD&ĐT Giáo dục và đào tạo

11 LAN Local area network (Mạng cục bộ)

12 MRP Materials requirement planning (Phần mềm hoạch định các nhu

cầu về vật tư)

13 MRPII Manufacturing resource planning (Phần mềm hoạch định nguồn

lực sản xuất)

14 PC Personal computer (Máy tính cá nhân)

15 SCM Supply chain management (Quản lý chuỗi cung cấp)

16 VAR Value added retailer (Các nhà bán lẻ dịch vụ gia tăng)

17 VAS Hệ thống Kế toán Việt Nam

18 WAN Wide area network (Mạng diện rộng)

19 WTO World trade organization (Tổ chức Thương mại thế giới)

LỜI MỞ ĐẦU

Có thể nói trong khoảng chục năm trở lại đây nền kinh tế của Việt Nam tăng trưởng với tốc độ khá kinh ngạc trung bình 7-8%/năm đặc biệt là kim ngạch xuất khẩu Hiện nay các mặt hàng xuất khẩu chủ lực của Việt Nam là dầu thô, nông lâm sản, dệt may, da giầy, v.v Trong các mặt hàng xuất khẩu chủ lực này, dệt may ngày càng thể hiện vai trò quan trọng đối với nền kinh tế nước nhà với kim ngạch xuất khẩu tăng trưởng không ngừng Trong những năm tới, nước ta tiếp tục định hướng ngành dệt may vẫn là một trong những ngành kinh tế mũi nhọn trong chiến lược phát triển kinh tế Để hoàn thành tốt nhiệm vụ khó khăn này đòi hỏi sự nỗ lực rất lớn của bản thân doanh nghiệp trong ngành cũng như sự hỗ trợ từ phía chính phủ Tuy nhiên trong bối cảnh Việt Nam sắp trở thành thành viên chính thức của tổ chức Thương mại Thế giới (WTO), nhà nước không còn nhiều ưu ái với bất cứ ngành nào buộc các doanh nghiệp tự lực cánh sinh

Thời đại “xã hội thông tin” đang đến gần, việc áp dụng công nghệ thông tin trong hoạt động sản xuất kinh doanh không còn là một điều xa lạ đối với các doanh nghiệp và trở thành một xu hướng tất yếu Để có thể tồn tại và phát triển, doanh nghiệp không thể đứng ngoài xu thế này mà cần phải nỗ lực biến những lợi thế của công nghệ thông tin thành lợi thế của riêng mình

Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) trên tế giới đã được biết đến từ lâu tuy nhiên lại còn quá xa lạ với các doanh nghiệp của Việt Nam Hệ thống này mang lại cho doanh nghiệp một phong cách quản lý mới kết hợp công nghệ thông tin với kỹ thuật sản xuất Xuất phát từ thực trạng ngành dệt may của Việt Nam hiện nay yếu về cách thức quản lý và đang rất cần một phong cách quản lý hiên đại đạt tiêu chuẩn quốc tế, luận văn tốt nghiệp này lựa chọn đề tài: “Thực trạng triển khai và giải pháp phát triển hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) tại các doanh nghiệp dệt may của Việt Nam”

Trong quá trình nghiên cứu, người viết đã cố gắng sử dụng các phương pháp phân tích, so sánh, minh hoạ và phương pháp thực chứng kinh tế để có thể đánh giá

một cách toàn diện về thực trạng triển khai hệ thống ERP tại các doanh nghiệp dệt may của Việt Nam từ đó nêu lên một số giải pháp nhằm phát triển hệ thống này trong ngành

Nội dung chính của Luận văn này được trình bày trong 3 chương:

Chương 1: Những vấn đề lý luận cơ bản về hệ thống ERP (Enterprise resource

planning) - hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp

Chương 2: Thực trạng triển khai hệ thống hệ thống ERP (Enterprise resource

planning) - hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp tại các doanh nghiệp dệt may Việt Nam

Chương 3: Một số giải pháp phát triển hệ thống ERP (hệ thống hoạch định nguồn

lực doanh nghiệp tại các doanh nghiệp dệt may Việt Nam

Trong khuôn khổ có hạn của một khoá luận tốt nghiệp, bài viết chắc chắn không tránh khỏi nhiều thiếu sót Kính mong nhận được những ý kiến đóng góp quý báu của các thầy cô giáo và các độc giả

Luận văn này không thể hoàn thành nếu không có sự giúp đỡ quý báu của cô giáo Nguyễn Lệ Hằng về phương hướng triển khai đề tài cũng như cách tổng hợp tài liệu nghiên cứu Em cũng xin trân trọng cảm ơn các thầy cô của trường Đại học Ngoại Thương trong suốt bốn năm qua đã tận tình cung cấp cho em những kiến thức quý giá để em có thể hoàn thành luận văn này

CHƯƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ HỆ THỐNG ERP

(ENTERPRISE RESOURCE PLANNING) - HỆ THỐNG QUẢN LÝ

NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP

I NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ HỆ THỐNG ERP

1 Khái niệm

Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) hoặc hệ thống ERP là một thuật ngữ được dùng liên quan đến một loạt hoạt động của công ty, do phần mềm máy tính hỗ trợ để giúp công ty quản lý các hoạt động chủ yếu của nó, bao gồm: kế toán, phân tích tài chính, quản lý mua hàng, quản lý hàng tồn kho, hoạch định và quản lý sản xuất, quản lý hậu cần, quản lý quan hệ khách hàng, quản lý nhân sự, theo dõi đơn hàng, quản lý bán hàng,v.v…Mục tiêu tổng quát của hệ thống này là đảm bảo các nguồn lực thích hợp của doanh nghiệp như nhân lực, vật tư, máy móc và tiền bạc có sẵn với số lượng đủ khi cần, bằng cách sử dụng các công cụ hoạch định và lên kế hoạch Một phần mềm ERP là một phần mềm máy tính cho phép công ty cung cấp và tổng hợp số liệu của nhiều hoạt động riêng rẽ khác nhau

để đạt được mục tiêu trên [Theo báo cáo “Những vấn đề quan trọng khi đánh giá phần mềm kế toán và ERP tại Việt Nam” của Công ty MeKong Capital, năm 2004]

Rõ ràng ERP là một giải pháp quản trị tổng thể doanh nghiệp Về hình thức, một giải pháp ERP là một tập hợp các phân hệ quản lý toàn bộ công đoạn trong quy trình sản xuất của doanh nghiệp Đây là sản phẩm đặc biệt kết hợp công nghệ thông tin với kinh nghiệm quản lý

Thuật ngữ ERP chính là viết tắt của Enterprise Resource Planning Ta có thể giải thích hai chữ R và P như sau:

R (Resource - Tài nguyên): trong kinh tế, resource là nguồn lực (về tài chính, nhân lực, công nghệ) Tuy nhiên trong ERP, resource có nghĩa là tài nguyên Trong công nghệ thông tin, tài nguyên là bất cứ phần mềm, phần cứng hay dữ liệu thuộc hệ thống mà có thể truy cập và sử dụng được Việc ứng dụng ERP vào quản trị đòi hỏi doanh nghiệp phải biến nguồn lực của mình thành tài nguyên Cụ thể là:

 Làm cho mọi bộ phận của đơn vị đều có khả năng khai thác nguồn lực phục

vụ cho doanh nghiệp

 Hoạch định và xây dựng lịch trình khai thác nguồn lực của các bộ phận có sự phối hợp nhịp nhàng

 Thiết lập được các quy trình khai thác đạt hiệu quả cao nhất

 Cập nhật thông tin tình trạng nguồn lực doanh nghiệp một cách chính xác kịp thời

P (Planning - Hoạch định): là khái niệm quen thuộc trong quản trị kinh doanh Điều cần quan tâm ở đây đó là hệ ERP hỗ trợ doanh nghiệp lên kế hoạch ra sao Trước hết, ERP tính toán và dự báo các khả năng sẽ phát sinh trong quá trình điều hành sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Chẳng hạn, ERP giúp các nhà máy tính toán chính xác kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu cho mỗi đơn hàng dựa trên tổng nhu cầu nguyên vật liệu, tiến độ, năng suất, khả năng cung ứng, v.v… Cách này cho phép doanh nghiệp có đủ vật tư sản xuất nhưng vẫn không để lượng tồn kho quá lớn gây đọng vốn ERP còn hỗ trợ lên kế hoạch trước các nội dung công việc, nghiệp vụ cần trong sản xuất kinh doanh Hơn nữa ERP còn tạo liên kết các văn phòng công ty - đơn vị thành viên, phòng ban - phòng ban và trong nội bộ các phòng ban, hình thành quy trình, trình tự xử lý nghiệp vụ để thành viên trong công ty tuân theo

2 Quá trình phát triển của hệ thống ERP:

Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ra đời từ những năm 60 của thế kỷ XX và từ đó đến nay đã trải qua các giai đoạn được nâng cấp và cải tiến sau:

Sơ đồ 1: Các giai đoạn phát triển của hệ thống ERP

2.1 Inventory control packages (IC - Phần mềm quản lý hàng tồn kho):

Phần mềm quản lý hàng tồn kho ra đời từ những năm 60 của thế kỷ XX được thiết kế nhằm mục đích duy trì mức hàng tồn kho và chi phí ở mức hợp lý Tuy nhiên phần mềm này cũng định ra những mức hàng tồn kho được đặt hàng và khi nào thì tiến hành đặt hàng Ngoài ra, phần mềm này còn có các quy trình giám sát mức hàng tồn kho nhằm phục vụ cho các quyết định về tài chính và quản lý IC

là những bước đầu tiên và đặt nền móng cho quá trình cải tiến hệ thống ERP ngày nay

2.2 Materials requirement planning (MRP - Phần mềm hoạch định các yêu cầu

về nguyên vật liệu)

Giai đoạn thứ hai trong quá trình cải tiến hệ thống ERP chính là MRP được

ra đời trong những năm 70 của thế kỷ XX Theo Orlicky (1975) ý tưởng về MRP được đưa ra dựa trên ý tưởng của một quá trình mà trong đó sử dụng các công thức sản phẩm (BOM – bill of material), các ghi chép, sổ sách về hàng tồn kho và một lộ trình chính nhằm quyết định khi nào các đơn đặt hàng được đưa ra để mua thêm nguyên vật liệu thô hay các linh kiện, bộ phận hàng hoá [Theo Vonderembse and White, 1996, trang 567] Hệ thống MRP được định nghĩa như là một hệ thống các quá trình mang tính logic nhằm quản lý các bộ phận lắp ráp các linh kiện hay các nguyên vật liệu thô phục vụ quá trình sản xuất đồng thời như một hệ thống thông tin

và một công cụ hiệu quả đưa ra các lịch trình sản xuất từ đó các nhà quản lý có thể

đánh giá được tính khả thi cũng như tính hiệu quả của quá trình sản xuất đó [Theo Gass and Harris, 1996 trang 380] Các phần mềm ứng dụng của MRP mang lại cho các doanh nghiệp những lợi ích rất lớn đó là giảm thiểu được lượng hàng tồn kho, giảm được thời gian quản lý cũng như tiết kiệm chi phí và làm cho doanh nghiệp phản ứng nhanh nhậy hơn với những thay đổi của thị trường

2.3 Manufacturing resource planning (MRP II - Phần mềm hoạch định nguồn lực sản xuất)

Trong suốt những năm của thập kỷ 70 của thế kỷ trước, các gói MRP đã được ứng dụng mạnh mẽ và được cải tiến hiện đại hơn với những phần mềm cung cấp một cách toàn diện các kế hoạch sản xuất và các chu trình kiểm soát Và điều này đã dẫn đến một sự phát triển mới của hệ thống ERP đánh dấu bằng sự ra đời của MRP II Khái niệm MRP II được đưa ra đầu tiên bởi Wight (1984) và là hệ quả tất yếu của sự phát triển của các phần mềm quản lý trước đó MRP II được người ta biết đến với những lợi ích to lớn mà nó mang lại cho các doanh nghiệp ứng dụng

nó Các doanh nghiệp có thể hoạt động hiệu quả nhờ tính năng liên kết của MRPII

Đó là sự liên kết giữa việc ứng dụng các công nghệ về thông tin và kỹ thuật sản xuất Hơn nữa, MRP II còn là hệ thống hỗ trợ đắc lực trong quá trình đưa ra các quyết định thông qua việc gắn kết thông tin giữa các bộ phận kỹ thuật, nhân sự, sản xuất và marketing nhờ việc sử dụng một hệ mẫu phần mềm máy tính năng động có thể hoạt động trong giới hạn về sản xuất của doanh nghiệp và với các đơn đặt hàng

có sẵn và dự đoán về cầu MRP II bao gồm các phân hệ về quản lý phân xưởng, quản lý phân phối, quản lý dự án, tài chính, nhân lực và kỹ thuật Mục tiêu cơ bản của MRP II là tập trung vào việc đảm bảo cân đối giữa mức nguyên vật liệu với nhu cầu sản xuất

Hệ thống MRP II có khả năng liên kết các bộ phận hoàn toàn khác nhau về chức năng hay các bộ phận có cùng chức năng nhưng chưa thực sự gắn kết với nhau tạo nên một hệ thống hoàn thiện, một vòng tuần hoàn thông tin trong doanh nghiệp

2.4 Enterprise resource planning (ERP - Phần mềm hoạch định nguồn lực

doanh nghiệp)

ERP là sự phát triển hoàn thiện hơn của hệ thống MRP II với các chức năng

ưu việt hơn như hoạch định nguồn nhân lực, hỗ trợ đưa ra quyết định, quản lý chuỗi cung cấp, hỗ trợ về bảo trì, bảo hành, chất lượng sản phẩm, các tiêu chuẩn về an toàn và sức khoẻ cho người lao động Thuật ngữ ERP được đưa ra đầu tiên bởi Gartner Group trong những năm đầu của thập kỷ 90 của thế kỷ XX Trong giới báo chí, thuật ngữ này xuất hiện đầu tiên vào năm 1992 trên tờ Ricciuti còn đối với giới công nghệ thông tin thì ERP được đưa ra đầu tiên vào năm 1996 bởi DAVENPORT Có rất nhiều thuật ngữ khác cùng nói đến ERP như: Hệ thống doanh nghiệp - Enterprise systems - ES (Davenport 1998), công nghệ thông tin doanh nghiệp - Enterprise information technologies - EIT (Sundarraj và Srinivas, năm 2003), hệ thống hoạch định nguồn lực và phát triển doanh nghiệp – Enterprise management and resource planning systems – EAS, v.v Tuy nhiên, thuật ngữ ERP được sử dụng rộng rãi nhất và còn tồn tại cho đến ngày hôm nay

Sơ đồ 3: Các quy trình hoạt động của hệ thống ERP

(Nguồn: “Enterprise Resource planning - Global opportunities & challenges” của

Liaquat Hossain, Jon David Patrick và M.A Rashid)

2.5 Extended ERP (ERP mở rộng):

Hệ thống ERP mở rộng là một bước phát triển lớn của ERP, nó là sự kết

Hệ thống dữ liệu trung tâm

Tài chính Báo cáo của doanh nghiệp

Quản lý nguồn nhân lực

Quản lý hàng tồn kho

hợp hoàn chỉnh giữa ERP thông thường với CRM (Customer relation management - Phần mềm quản lý quan hệ khách hàng) và SCM (Supply chain management – Phần mềm quản lý chuỗi cung cấp) tạo nên một hệ thống liên kết chặt chẽ, giúp cho doanh nghiệp có thể có một cách tiếp cận thông tin mới mẻ và các thông tin đầy đủ

từ phía khách hàng lẫn nhà cung cấp của mình

Dưới đây là mô hình của ERP mở rộng:

(Nguồn: “Enterprise Resource planning – global opportunities & challenges” của

Liaquat Hossain, Jon David Patrick và M.A Rashid)

Hệ thống ERP mở rộng cho phép doanh nghiệp có thể mở rộng hệ thống thông tin của mình ra bên ngoài, từ đó doanh nghiệp có thể nắm bắt được thông tin với khách hàng, bạn hàng và nhà cung cấp thông qua các công cụ bổ sung cho sự thành công của mô hình Business - to - Business (B2B) như mạng nội bộ và mạng internet

3 Phân loại phần mềm ERP:

3.1 Phần mềm đặt hàng do một nhóm lập trình viên trong nước viết:

Đây là trường hợp một công ty yêu cầu một nhóm thành viên trong công ty hoặc thuê một nhóm lập trình viên nhỏ bên ngoài viết một phần mềm ERP theo yêu cầu của công ty Thông thường mặc dù phần mềm đặt hàng dường như là một giải pháp có chi phí thấp, rủi ro trong trường hợp này là cao nhất và có thể làm phát sinh thêm chi phí cho công ty về sau khi các trục trặc nảy sinh

3.2 Phần mềm đặt hàng do một công ty trong nước viết:

Đây là loại phần mềm được một công ty phần mềm trong nước thiết kế theo đơn đặt hàng nhằm đáp ứng một số yêu cầu cụ thể của công ty khách hàng Loại phần mềm này hiện nay không còn được sử dụng rộng rãi nữa trong khi nhu cầu cho các phần mềm thiết kế sẵn lại tăng cao Người sử dụng phần mềm này nên xem xét

kỹ càng khả năng hỗ trợ trong tương lai từ nhà cung cấp và khả năng có thể nâng cấp trong tương lai của phần mềm mà không làm gián đoạn hoạt động của công ty

3.3 Phần mềm ERP thiết kế sẵn do các công ty trong nước phát triển:

Trong số các phần mềm này phải kể đến các phần mềm như: lacviet’s Accnet

2000, Gen pacific’s CAM, CSC’s IAS 3.0, Diginet’s Lemon 3, AZ company’s soft

2000, Kha thi Software Center’s KT VAS, v.v…

3.4 Phần mềm ERP nước ngoài cấp thấp:

Các phần mềm này được thiết kế dành cho các doanh nghiệp nhỏ do gia đình làm chủ và chỉ hoạt động ở một địa điểm Những phần mềm này thường không hỗ trợ các phân hệ được thêm vào nhưng chúng có thể có hiệu quả cao cho các hoạt động kế toán đơn giản Ví dụ về phần mềm này như: QUICKBOOKS, PEACHTREE, MYOB với mức giá phổ biến là một vài trăm đô la Mỹ Các phần mềm này không có nhiều dịch vụ hỗ trợ ở Việt Nam

3.5 Phần mềm ERP nước ngoài cấp trung bình:

Các phần mềm này bao gồm các phần mềm được bán trên thế giới và được thiết

kế dành cho các công ty vừa và nhỏ Các phần mềm này hỗ trợ hầu hết các quy trình hoạt động kinh doanh và được thiết kế cho việc sử dụng trên hệ thống mạng với cấu trúc khách/chủ, trong đó phần mềm chạy chính trên một máy chủ (SERVER) và cho phép nhiều máy khách truy cập từ mạng cục bộ LAN Các phần mềm điển hình như: SUNSYSTEMS, EXACT GLOBE 2000, MS SOLOMON, NAVISION, SCALA, ACCPAC, INTUITIVE ERP và MARCAM Các phần mềm này thường có giá trị từ

20000 đô la Mỹ đến 150000 đô la Mỹ kể cả chi phí triển khai và tuỳ vào số phân hệ được sử dụng

3.6 Phần mềm ERP nước ngoài cấp cao:

Các phần mềm này gồm các phần mềm ERP được bán trên thế giới và được

thiết kế dành cho các công ty đa quốc gia có nhiều địa điểm hoạt động, nhiều chi nhánh và nhiều người sử dụng cùng một lúc Các phần mềm này rất đắt và nhằm phục vụ các quy trình kinh doanh phức tạp với những yêu cầu hoạt động rất khắt khe Các phần mềm nổi tiếng như: ORACLE FINANCIALS, SAP, PEOPLESOFT Chi phí cho các phần mềm này thường có giá từ ít nhất là vài trăm ngàn đô la Mỹ bao gồm cả chi phí triển khai

Sơ đồ 5: Các phân hệ của sản phẩm SAP R/3

Như đã nói ở trên về các phân hệ của hệ thống ERP, sản phẩm SAP R/3 của hãng SAP cũng có các phân hệ chính: sản xuất, phân phối, nhân sự, bán hàng, quản

lý tài chính, vận tải, mua hàng và kế hoạch sản xuất

4 Các phân hệ của phần mềm ERP:

Đặc trưng của phần mềm ERP là có cấu trúc phân hệ (Module) Phần mềm

có cấu trúc phân hệ là một tập hợp gồm nhiều phần mềm riêng lẻ, mỗi phần mềm có một chức năng riêng Từng phân hệ có thể hoạt động độc lập nhưng do bản chất của

hệ thống ERP chúng kết nối với nhau để tự động chia sẻ thông tin với các phân hệ khác nhằm tạo nên một hệ thống mạnh hơn Hiện nay các nhà cung cấp hệ phần

mềm ERP đưa ra rất nhiều loại sản phẩm phù hợp với nhiều đối tượng doanh nghiệp khác nhau Một hệ thống ERP có các phân hệ cơ bản sau:

4.1 Kế toán:

Kế toán là một bộ phận không thể thiếu trong hầu hết các doanh nghiệp Bộ phận kế toán phải phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác mọi hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh, là nơi xử lý các thông tin cần thiết để thực hiện các báo cáo thuế và một số nghiệp vụ khác Trong hệ thống ERP phân hệ kế toán được tự động hoá một cách tối đa

Phân hệ này cũng có thể chia thành nhiều phân hệ nhỏ nữa như sổ cái, công nợ phải thu, công nợ phải trả, tài sản cố định, quản lý tiền mặt, danh mục vật tư, v.v…Các phân hệ kế toán là nền tảng của một phần mềm ERP

Sơ đồ 6: kế toán tổng hợp trong doanh nghiệp 4.1.1 Sổ cái:

Đây là phân hệ nền tảng của phần lớn các phần mềm kế toán/ERP vì nó chứa đựng các tài khoản trên sổ cái để lập báo cáo tài chính Phần mềm hỗ trợ danh mục tài khoản do Hệ thống Kế toán Việt Nam (VAS) quy định cũng như các Chuẩn mực Kế toán Quốc tế (IAS) nếu công ty cần Ngoài ra, phần mềm còn cho phép người sử dụng thêm hoặc chỉnh sửa danh mục tài khoản một cách thuận tiện Ngoài đặc điểm này ra thì thường không có nhiều sự khác biệt giữa các phần mềm liên quan đến phân hệ sổ

cái

4.1.2 Quản lý tiền:

Các đặc điểm của quản lý thường bao gồm dự trù thu chi, đối chiếu với tài khoản ngân hàng, theo dõi tình trạng của các khoản vay hiện tại, bao gồm cả theo dõi và cảnh báo khi đến hạn trả nợ gốc và lãi

4.1.3 Công nợ phải trả và công nợ phải thu:

Sơ đồ 7: Quy trình công nợ phải thu khách hàng trong doanh nghiệp

Sơ đồ 8: Quy trình công nợ phải trả trong doanh nghiệp

Chức năng thông thường cần thiết cho công nợ phải trả và công nợ phải thu

là kiểm tra các khoản phải thu/phải trả chưa có hoá đơn, đối chiếu hoá đơn (nghĩa là đối chiếu hoá đơn với biên bản nhận hàng/giao hàng), kiểm tra các hoá đơn đã thanh toán và chưa thanh toán, hạch toán tự động trên sổ cái và tích hợp giữa công

nợ phải trả và công nợ phải thu cho khách hàng đồng thời là nhà cung cấp Nhiều phần mềm nổi bật về các chức năng nhắc nhở người sử dụng về các khoản phải trả hoặc phải thu cần chú ý như các khoản đã vượt số ngày bán chịu cho phép hoặc đã gần hạn mức bán chịu cho phép Một số phần mềm cho phép các khoản bán chịu cho các hàng hoá khác nhau trên cùng một hoá đơn trong khi các phần mềm khác không cho phép Tương tự, các phần mềm khác nhau lập số lượng và chất lượng các báo cáo khác nhau như báo cáo tuổi nợ của nhà cung cấp hay khách hàng, liệt kê mua hàng và bán hàng

4.1.4 Tài sản cố định:

Phần mềm hỗ trợ việc tính tự động các loại khấu hao khác nhau như khấu hao đường thẳng, khấu hao theo số dư giảm dần cho cả tài sản cố định và tài sản

thuê và tự động hạch toán vào sổ cái Phần mềm còn hỗ trợ theo dõi luân chuyển tài sản cố định giữa các địa điểm Ngoài ra một số phần mềm hỗ trợ đánh giá lại tài sản

4.1.5 Tiền tệ:

Phần mềm hỗ trợ nhiều loại tiền tệ cho tất cả các giao dịch, trong khi còn có các phần mềm chỉ hỗ trợ sử dụng thêm một loại tiền tệ hoặc có phần mềm lại hỗ trợ cho thêm hơn một loại tiền tệ

4.1.6 Tự động phân bổ chi phí quản lý:

Chức năng phân bổ chi phí quản lý được dựa trên một số công thức nhất định Sự chính xác của việc phân bổ chi phí cho phép phân tích doanh thu và chi phí của một loạt sản phẩm, công trình trung tâm chi phí và trung tâm lợi nhuận chẳng hạn như công thức dựa trên số liệu sản xuất thực tế, phân bổ theo phần trăm cố định cũng như là phân bổ theo những khoản cố định như là phí quản lý

4.1.7 Lập ngân sách:

Các công cụ lập ngân sách cho phép các công ty có thể lập ngân sách một cách hiệu quả và ghi lại những ngân sách này trên phần mềm để từng loại chi phí thực tế và doanh thu có thể so sánh với ngân sách một cách thuận tiện Từng loại chi phí nên bao gồm ít nhất 5 loại chi phí bao gồm: vật tư, nhân công trực tiếp, chi phí nhân công gián tiếp, chi phí cố định và các biến phí quản lý nhưng càng ít chi tiết thì việc lập ngân sách càng hữu ích Các công cụ lập ngân sách còn hỗ trợ cho việc kiểm soát nội bộ và soạn lập các báo cáo quản trị có ý nghĩa

4.1.8 Lập báo cáo tài chính:

Các phần mềm ERP trong nước có thể tạo ra các báo cáo kế toán theo mẫu của VAS trong khi các phần mềm nước ngoài lại có nhiều công cụ mạnh mẽ để tạo

ra các báo cáo theo yêu cầu của người sử dụng

4.1.9 Khả năng phân tích tài chính:

Chức năng phân tích tài chính của một phần mềm ERP thường không phụ thuộc hoàn toàn vào khả năng tạo ra các báo cáo tài chính hữu ích mà là khả năng phân loại và nhóm dữ liệu theo cách có ý nghĩa Kết quả là có thể tạo ra nhiều báo cáo khác nhau theo yêu cầu của người sử dụng Các phần mềm ERP của nước ngoài

có xu hướng khá tinh vi về điểm này với 3 đến 10 chiều phân tích do người sử dụng xác định

4.1.10 Khả năng truy xuất nguồn gốc (Business intelligence):

Khả năng truy xuất nguồn gốc cũng là một chức năng quan trọng mà theo đó người sử dụng có thể nhấp chuột vào một hạng mục hoặc mở một màn hình mới hoặc mở một hạng mục cấp thấp hơn để chỉ ra một con số cụ thể bắt nguồn từ đâu hoặc đã được tính toán thế nào Chức năng này giúp người sử dụng dễ dàng có được các chi tiết mong muốn của một báo cáo, đôi khi chỉ ở cấp độ dữ liệu đầu vào Nhiều phần mềm ERP nước ngoài có khả năng truy xuất nguồn gốc mạnh hơn các phần mềm trong nước

dõi phế phẩm, theo dõi hàng bán bị trả lại, theo dõi địa điểm của hàng tồn kho và ở từng công đoạn/ quy trình sản xuất và điều chỉnh thủ công đối với số lượng và giá trị hàng tồn kho

Ngoài ra có một số chức năng có vẻ như cơ bản nhưng có thể ảnh hưởng đến quản lý hàng tồn kho:

 Đơn vị đo lường

 Theo dõi hàng tồn kho và địa điểm của nó;

 Tích hợp với phân hệ mua hàng với phân hệ hoạch định sản xuất

4.3 Phân hệ quản lý sản xuất:

Các phân xưởng sản xuất là trái tim của nhà máy, xí nghiệp, nơi được đầu

tư nhiều nhất, tập trung năng lực sản xuất lớn nhất Phân hệ này hỗ trợ từ việc lập quy trình sản xuất, xác định nhu cầu nguyên vật liệu đến quản lý đơn hàng, kế hoạch sản xuất và thực hiện việc theo dõi tiến độ sản xuất, những gì đang diễn ra tại các phân xưởng Đây cũng là phân hệ hay nhất của hệ thống ERP

Sơ đồ 11: Quản lý sản xuất trong doanh nghiệp 4.3.1 Hỗ trợ các quy trình của một ngành sản xuất cụ thể:

 Sản xuất liên tục và lắp ráp: nhiều phần mềm ERP đựơc thiết kế riêng cho các ngành sản xuất liên tục hoặc riêng cho các ngành sản xuất lắp ráp Ngành sản xuất liên tục là những ngành trong đó có một khối lượng nguyên vật liệu đầu vào được trộn lẫn hoặc xử lý liên tục, ngành sản xuất lắp ráp là những ngành trong đó những phần nhỏ được lắp ráp vào nhau

ph-sản xuất thì càng hữu dụng

4.3.2 Hoạch định sản xuất:

Hoạch định sản xuất là một trong những mục tiêu chủ chốt của một phần mềm ERP Phần mềm này giúp cho việc lập kế hoạch sử dụng vật tư, nhân công, máy móc cả về khối lượng và chất lượng để có thể dễ dàng so sánh với thực tế Phần mềm cho phép hoạch định:

 Nhu cầu công suất và công suất hiện có để đáp ứng nhu cầu của khách hàng

 Tận dụng máy móc và nhân công;

 Lên lịch sản xuất

Ngoài ra phần mềm ERP còn có thể lập các báo cáo tiến độ sản xuất khác nhau và một chức năng của các báo cáo là cảnh báo giám đốc sản xuất một cách kịp thời

4.3.3 Tích hợp với phân hệ hàng tồn kho và bán hàng:

Phân hệ sản xuất tích hợp với phân hệ hàng tồn kho và một trong số phần mềm ERP thì chúng kết hợp làm một Sẽ rất hữu ích nếu phân hệ quản lý bán hàng nối với phân hệ hàng tồn kho và quản lý sản xuất, chẳng hạn như phòng kinh doanh

có thể cần kiểm tra thường xuyên tiến độ sản xuất và công suất hiện có để có thể truyền đạt những điều này với khách hàng

4.3.4 Báo cáo tiến độ sản xuất

4.4 Phân hệ quản lý bán hàng và phân phối:

Phân hệ bán hàng giúp bộ phận Marketing, bán hàng thực hiện tốt nhất nhiệm vụ của mình, theo dõi các hợp đồng, các thông tin liên quan như giao hàng,

tự động hoá rất nhiều nghiệp vụ bán hàng khác

Sơ đồ 12: Quản trị bán hàng trong doanh nghiệp 4.4.1 Xử lý đơn hàng:

Sơ đồ 13: Quy trình quản trị đặt hàng trong doanh nghiệp

Việc bán hàng thường bắt đầu bằng một đơn đặt hàng, phân hệ bán hàng hỗ trợ

và theo dõi các chi tiết của một đơn đặt hàng như điều kiện đặt hàng, khối lượng, giá

trị đơn hàng, ngày đặt hàng, ngày thoả thuận giao hàng và ngày giao hàng thực tế, ngoài ra phân hệ bán hàng có thể hỗ trợ và theo dõi nhiều lần giao hàng cho một đơn đặt hàng và công ty vận chuyển liên quan đến một đơn đặt hàng, chi phí bán hàng theo đơn hàng, v.v…

Ngoài ra, phân hệ này còn ghi nhận và lưu trữ các thông tin liên quan đến sản phẩm và dich vụ của công ty như thay đổi giá cả, các chức năng, đặc điểm sản phẩm, là công cụ tra cứu, phân loại thông tin cần thiết về sản phẩm, đối tác, giá cả, v.v…, theo dõi quá trình biến đổi của thị trường, ghi nhận thông tin phản hồi khiếu nại của khách hàng và các biện pháp xử lý khắc phục

Lập kế hoạch kinh doanh cũng là một trong những chức năng chính của phân

hệ này Chẳng hạn như kế hoạch bán hàng, tiếp thị, kế hoạch phân bổ chi phí

4.4.2 Hạch toán thuế bán hàng và GTGT:

Phần mềm ERP có các trường hạch toán các thuế liên quan đến bán hàng như thuế tiêu thụ đặc biệt và thuế giá trị gia tăng khi nhập dữ liệu về đơn hàng và giao dịch bán hàng

4.4.3 Quản lý hàng bán trả lại:

Hệ thống ERP có khả năng quản lý các giao dịch liên quan đến quản lý hàng bán bị khách hàng trả lại hoặc hàng mua từ nhà cung cấp đồng thời có các trường để nhập các lý do trả lại hàng và tự động tạo ra các bút toán và các văn bản có liên quan như phiếu báo có gửi cho khách hàng

4.4.4 Quản lý hàng bán giảm giá và chiết khấu:

Phần mềm ERP có khả năng hỗ trợ giảm giá hàng bán và các loại chiết khấu khác nhau như chiết khấu thương mại, chiết khấu hàng bán và chiết khấu thanh toán Do cơ quan thuế Việt Nam có một số thay đổi gần đây về cách xử lý hàng bán giảm giá và chiết khấu, một số phần mềm ERP có khả năng hỗ trợ các hạch toán do người sử dụng xác định và các phần mềm trong nước có khả năng đáp ứng tốt hơn các phần mềm nước ngoài đối với sự thay đổi này

4.4.5 Phân tích/ quản lý doanh thu:

Phần mềm ERP có khả năng lập được các báo cáo bán hàng khác nhau dựa trên các dữ liệu như chủng loại doanh thu, doanh thu theo khách hàng, doanh thu

theo vị trí địa lý, doanh thu theo nhân viên bán hàng, doanh thu theo sản phẩm và qua các thời kỳ, hàng bán bị trả lại, các sản phẩm giao cho khách hàng trong tháng, v.v…Có thể có những báo cáo này rất dễ dàng bằng công cụ phân loại để phân tích

dữ liệu.Thống kê doanh thu, các chi phí theo các tiêu chí khác nhau như khách hàng, sản phẩm và dịch vụ, phân tích kết quả kinh doanh theo nhiều tiêu chí, kết xuất tự động các loại báo cáo, thống kê dưới dạng dữ liệu hoặc biểu đồ với các tuỳ chọn theo nhu cầu của người sử dụng như báo cáo về doanh thu, chi phí bán hàng, các báo cáo về giao nhận hàng hoá

4.4.6 Tích hợp với phân hệ hàng tồn kho và phân hệ công nợ phải thu:

Để giúp cho việc hoạch định ở phạm vi toàn công ty được hiệu quả, phân hệ bán hàng của một số phần mềm ERP có khả năng tích hợp với các phân hệ liên quan Chẳng hạn, bằng cách kết nối với phân hệ hàng tồn kho, phần mềm hỗ trợ ngay lập tức kiểm tra hàng trong kho và cho phép một đơn đặt hàng được nhập vào trong hệ thống hoạch định sản xuất do bộ phận sản xuất sử dụng

4.5 Quản lý tính lương và nhân sự:

4.5.1.Tính lương:

Phân hệ tính lương của một phần mềm ERP có thể hỗ trợ tính lương theo nhiều phương pháp khác nhau như tính lương theo tháng, theo ngày, theo sản phẩm, v.v… hay các biện pháp tính trợ cấp, tiền thưởng, các khoản giảm trừ theo quy định của Nhà nước (bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và thuế thu nhập cá nhân, tạm ứng tiền mặt, chi trả làm ngoài giờ và chi trả tiền thưởng) Theo đó, phần mềm có thể lập ra các bảng lương, phiếu chi trả và các giao dịch tiền lương cho phòng kế toán

4.5.2 Phân hệ quản lý nhân sự:

Để biết ai, làm gì, đã làm gì, khả năng đến đâu, hưởng lương bao nhiêu cũng như các thông tin khác về nguồn lực quyết định của doanh nghiệp - nhân sự Phân

hệ quản lý nguồn nhân lực luôn là một cuốn lịch sống và động về toàn bộ thành viên của doanh nghiệp Các báo cáo nhiều mặt sẽ cho ban lãnh đạo doanh nghiệp thấy được những thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý nhân sự của mình

Phân hệ quản lý nhân sự lưu giữ một số thông tin cơ bản về nhân viên như địa chỉ liên lạc, quá trình học tập, quá trình làm việc tại công ty, các điều khoản về

hợp đồng lao động, mức lương, v.v…Hơn nữa, phần mềm còn lưu trữ hồ sơ về quá trình phục vụ của nhân viên như đánh giá kết quả công việc, khen thưởng, phạt và các phúc lợi, v.v…Một số phần mềm còn theo dõi hồ sơ của các ứng viên tuyển dụng và hỗ trợ các công việc hành chính liên quan đến lịch phỏng vấn và lập danh sách tuyển chọn ứng viên, ghi nhận thông tin về quá trình làm việc và năng lực của nhân viên Thiết lập cơ cấu nhân sự và điều chỉnh cơ cấu nhân sự cho phù hợp thông qua các quyết định bổ nhiệm công tác, thuyên chuyển, nghỉ việc, thử việc, v.v…

4.5.2 Thông tin đào tạo:

Phần mềm có khả năng lưu trữ hồ sơ về quá trình đào tạo, các loại chứng chỉ, các thông tin về các kỹ năng của từng thành viên, lập các danh sách báo cáo dựa trên những thông tin như các nhu cầu đào tạo, nhu cầu đào tạo lại, nhu cầu tái cấp chứng chỉ, v.v…

4.5.3 Quản lý thời gian:

Các công ty khi sử dụng phần mềm ERP đã có sẵn phân hệ quản lý thời gian

để làm việc thay cho các phương pháp thủ công như đo giờ thủ công, máy đọc thẻ hay máy tính giờ Các phần mềm ERP khác nhau có thể hỗ trợ đo giờ ở các mức độ khác nhau và tính lương như giảm trừ do thiếu giờ, trợ cấp làm ngoài giờ, trợ cấp làm cuối tuần và lương cho ca đêm ở các mức độ tự động khác nhau

4.5.4 Tích hợp với phân hệ kế toán:

Phân hệ quản lý nhân sự và tính lương có thể tích hợp hoàn toàn với phân hệ

kê toán Việc tích hợp như vậy cho phép chi phí tiền lương tự động phân loại và nhập vào các tài khoản liên quan trên sổ cái Ngoài ra các phân hệ quản lý nhân sự

và tính lương và phân hệ kế toán có thể chia sẻ giữ liệu về tạm ứng nhân viên, các khoản trích trước và các khoản giảm trừ từ lương (bảo hiểm xã hội và bảo hiểm y tế)

4.5.5 Báo cáo và tìm kiếm thông tin bất kỳ:

Những công ty có nhiều phòng ban và địa điểm và/hoặc có hàng nghìn nhân viên sẽ có một khối lượng lớn các dữ liệu nhân viên và do đó có thể cần một khối lượng lớn các báo cáo thiết kế riêng theo yêu cầu và nhu cầu tìm kiếm thông tin bất

kỳ Phần mềm ERP có khả năng đáp ứng nhu cầu này

5 Những ƣu điểm của hệ thống ERP:

5.1 Tiếp cận thông tin quản trị đáng tin cậy:

ERP giúp các nhà quản lý dễ dàng tiếp cận các thông tin quản trị đáng tin cậy

để có thể đưa ra các quyết định dựa trên cơ sở có đầy đủ thông tin Nếu không có hệ thống ERP, một cán bộ quản lý cao cấp phải dựa vào nhiều nguồn để có được thông tin cần thiết cho việc phân tích tình hình tài chính và các hoạt động của công ty Với

hệ thống ERP, điều này có thể thực hiện một cách dễ dàng bằng cách sử dụng một phần mềm ứng dụng và trong thời gian thực Ngoài ra, hệ thống ERP tập trung các

dữ liệu từ mỗi phân hệ vào một cơ sở quản lý dữ liệu chung giúp cho các phân hệ riêng biệt có thể chia sẻ thông tin với nhau một cách dễ dàng Hơn nữa, hệ thống ERP không chỉ thu thập và xử lý khối lượng lớn các giao dịch hàng ngày mà còn nhanh chóng lập ra các phân tích phức tạp và các báo cáo đa dạng

5.2 Công tác kế toán chính xác hơn:

Phần mềm kế toán hoặc phân hệ kế toán của phần mềm ERP giúp các công

ty giảm bớt những sai sót mà nhân viên thường mắc phải trong cách hạch toán thủ công Phần mềm kế toán cũng giúp nhân viên kiểm toán nội bộ và các cán bộ quản

lý cao cấp kiểm tra tính chính xác của các tài khoản Hơn nữa, một phần mềm kế toán được thiết kế tốt sẽ hỗ trợ cho việc ứng dụng các quy trình kế toán và các biện pháp kiểm soát nội bộ về chất lượng

5.3 Cải tiến quản lý hàng tồn kho:

Phân hệ quản lý hàng tồn kho trong phần mềm ERP cho phép các công ty theo dõi hàng tồn kho chính xác và xác định được mức hàng tồn kho tối ưu nhờ đó mà giảm nhu cầu vốn lưu động và giúp tăng hiệu quả sản xuất

5.4 Tăng hiệu quả sản xuất:

Phân hệ hoạch định và quản lý sản xuất của phần mềm ERP giúp các công ty nhận dạng và loại bỏ những yếu tố kém hiệu quả trong quy trình sản xuất Chẳng hạn, nhiều công ty không sử dụng phần mềm ERP mà lên kế hoạch một cách thủ công dẫn đến tính toán sai sót và điều này gây nên các điểm “thắt cổ chai” trong quá trình sản xuất và do đó thường sử dụng không hết công suất của máy móc và nhân

công Nói cách khác, điều này có nghĩa là áp dụng hệ thống hoạch định sản xuất hiệu quả có thể giảm chi phí sản xuất trên mỗi đơn vị sản phẩm

5.5 Quản lý nhân sự hiệu quả hơn:

Phân hệ quản lý nhân sự và tính lương giúp sắp xếp hợp lý các quy trình quản lý nhân sự và tính lương do đó làm giảm chi phí quản lý đồng thời giảm thiểu các sai sót và gian lận trong hệ thống tính lương, tạo sự công bằng và sự an tâm trong sản xuất cho nhân viên

5.6 Các quy trình kinh doanh được xác định rõ ràng hơn:

Các phân hệ ERP thường yêu cầu công ty xác định rõ ràng các quy trình kinh doanh dể giúp phân công việc rõ ràng giảm bớt sự chồng chéo, những rối rắm và các vấn đề có liên quan tác động đến các hoạt động tác nghiệp hàng ngày của công

ty

6 Thị trường phần mềm hệ thống ERP hiện nay:

6.1 Thị trường phần mềm ERP thế giới:

Có thể nói từ khi ra đời và phát triển cho tới ngày nay, thị trường mua bán phần mềm ERP đã có những bước chuyển mình đáng kinh ngạc với sự chi phối và thống lĩnh của năm nhà thầu lớn nhất đó là SAP, ORACLE, PEOPLESOFT, BAAN, Và J.D.EDWARDS Năm 1999, năm tập đoàn này chiếm tổng số thị phần

là 59% Năm 2004 đánh dấu một bước phát triển mới của thị trường này với việc ORACLE đã tiêu tốn 10.6 tỷ đô la Mỹ để thâu tóm PEOPLESOFT và J.D.EDWARDS Năm 2003, trước khi xảy ra vụ sáp nhập, PEOPLESOFT là nhà cung cấp phần mềm lớn thứ hai trên thế giới sau SAP với 12% thị phần ERP toàn cầu, trong khi ORACLE chỉ đứng vị trí thứ 3 với 12% thị phần Trong năm 2004, khi vụ sáp nhập diễn ra thì thị phần của Peoplesoft và Oracle cộng lại cũng chỉ bằng 22%, và trong năm 2005 mức này giảm xuống còn 19% trong khi SAP ngày càng lớn mạnh với doanh thu tăng gấp đôi trong năm 2005 và chiếm gấp 2 lần thị phần của ORACLE

Tổng kim ngạch mua bán trên thị trường phần mềm ERP năm 2005 đạt 16.67

tỷ đôla Mỹ và theo dự đoán của chuyên gia Steve Clouther thuộc tập đoàn ARC Advisory Group đến năm 2010 mức này đạt trên 21 tỷ đôla Mỹ

(Nguồn: Theo nghiên cứu của AMR tháng 7-2005)

Biểu đồ 1: Thị phần ERP năm 2003

Marketshare 2003

39

12 13

4 3

29

1 2 3 4 5 6 7

Biểu đồ 2: Thị phần ERP năm 2004

Marketshare 2004

40

1012

53

30

1234567

Biểu đồ 3: Thị phần ERP năm 2005

Marketshare 2005

43

19 0

6 4

2 3 4 5 6 7

Qua 3 biểu đồ ta thấy, tập đoàn của Đức SAP chiếm thị phần lớn nhất và tăng dần qua các năm từ 39% năm 2003 lên 43% năm 2005, đứng thứ hai là hãng ORACLE với thị phần tăng từ 12% năm 2003 lên 19% năm 2005 Và trong năm

2006 thị trường ERP sẽ tiếp tục sôi động với sự cạnh tranh gay gắt giữa hai tập đoàn hàng đầu SAP và ORACLE đánh dấu bằng việc ORACLE đã tung ra sản phẩm OFF giúp người đang sử dụng SAP có thể chuyến đổi sang dùng ORACLE một

cách dễ dàng

Các sản phẩm chủ yếu trên thị trường hiện nay đó là: SAP R/3, My SAP ERP, mySAP Business Suite của tập đoàn của Đức SAP Hiện nay tập đoàn ORACLE cũng đã tung ra sản phẩm ORACLE FUSION for SAP (OFF) có tính năng giúp người sử dụng có thể chuyển đổi từ các ứng dụng SAP sang ORACLE

Sơ đồ 14: Các phân hệ chính trong hệ thống ERP do ORACLE, SAP,

PEOPLESOFT cung cấp

6.2 Thị trường ERP tại Việt Nam:

Theo thống kê thị trường SAP Việt Nam hiện nay có khoảng 30 khách hàng

sử dụng SAP (phần lớn là các tổ chức kinh tế quốc tế) Công ty Việt Nam đầu tiên

sử dụng thành công là một công ty Bảo Hiểm ORACLE bắt đầu tại thị trường Việt Nam năm 1994, SAP mới tham gia năm 2002 Việt Nam hiện đang trong quá trình cải cách và xây dựng hệ thống cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin đạt ngang tầm với các quốc gia trong khu vực Chính phủ điện tử, tài chính công, công nghệ thông tin Hải quan đã và đang bắt đầu với ngân sách rất lớn từ Nhà nước, Ngân hàng thế giới, IMF trong giai đoạn từ 2005 đến 2010 Các công ty trong nước hiện đang đổi mới

hệ thống công nghệ thông tin để chuẩn bị cho việc Việt Nam sắp tới sẽ trở thành

thành viên chính thức của Tổ chức Thương mại Thế giới (WTO) Các thành viên tư vấn của GIMASYS hiện nay đã và đang triển khai thành công mô đun tài chính, sản xuất và cung ứng cho Tổng công ty Dệt may Việt Nam, công ty MAY 10, Vietnamairlines, Vinamilk, ISP Hiện nay, SAP và ORACLE đã đặt nền móng vững chắc tại thị trường Việt Nam

Công ty cổ phần đầu tư phát triển công nghệ FPT vừa chính thức đưa vào hoạt động Trung tâm dịch vụ hoạch định nguồn lực (ERP) FPT hiện đang là đối tác lớn nhất của SAP và ORACLE tại Việt Nam Trung tâm này sẽ cung cấp cho các nhà quản lý doanh nghiệp khả năng quản lý và điều hành tài chính, kế toán, vật tư, sản xuất, kinh doanh, phân phối sản phẩm, v.v… theo tiêu chuẩn quốc tế

Thị trường ERP Việt Nam mới được hình thành và chủ yếu là sự tham gia các tập đoàn nước ngoài, tuy nhiên hứa hẹn một tiềm năng phát triển rất lớn bởi nhu cầu về ERP trong vài năm tới sẽ tăng lên rất cao do các doanh nghiệp phải chịu sức

ép lớn của tiến trình hội nhập kinh tế đặc biệt là khi nước ta gia nhập WTO

II SỰ CẦN THIẾT CỦA VIỆC ỨNG DỤNG PHẦN MỀM ERP VÀO HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC DOANH NGHIỆP DỆT MAY VIỆT NAM:

1 Dệt may là một ngành sản xuất bao gồm nhiều khâu nối tiếp nhau theo kiểu dây truyền và có quy trình sản xuất phức tạp

Để có được một sản phẩm hoàn chỉnh thì phải đi qua rất nhiều quá trình phức tạp và trong mỗi khâu lại có các khâu nhỏ khác nhau Chẳng hạn như trong quy trình cắt thì bao gồm các công đoạn như: trải vải, cắt, đánh số, kiểm tra, bó hàng, v.v…Sản xuất ngành dệt may có tính phức tạp rất cao Để sản xuất ra được một chiếc áo jacket thì cần đến rất nhiều chi tiết nhỏ: nguyên phụ liệu, cúc áo, khoá, v.v… rồi phải cần đến rất nhiều đường may phức tạp, chi tiết, tỷ mỷ Dưới đây là quy trình sản xuất chung của ngành dệt may

Sơ đồ 15: Quy trình chung của ngành dệt may

Do phải trải qua rất nhiều quy trình, công đoạn như vậy, việc quản lý một cách hiệu quả là một vấn đề rất khó và phức tạp, việc sử dụng nguồn lực lãng phí là không thể tránh khỏi Việc chồng chéo về chức năng của các bộ phận cũng là một bài toán cần giải quyết Do quá trình sản xuất của ngành dệt may là một quá trình thống nhất nên các khâu, bộ phận có quan hệ gắn bó chặt chẽ với nhau, sản phẩm của khâu này lại là nguyên vật liệu của khâu tiếp theo Chính vì vậy việc quản lý sao cho thời gian chuyển tiếp giữa các khâu nhỏ nhất luôn đòi hỏi sự giám sát chặt chẽ của doanh nghiệp trong mọi khâu Điều này đòi hỏi doanh nghiệp cần phải huy động một khối lượng lớn nguồn lực của mình tham gia vào đặc biệt là ứng dụng công nghệ thông tin cần phải ứng dụng một cách hiệu quả Một phần mềm ERP sẽ

là giải pháp hữu ích nhất để doanh nghiệp giải quyết bài toán khó này Với việc triển khai hệ thống ERP, các nguồn lực của doanh nghiệp trong từng khâu, từng bộ

phận được giám sát một cách chặt chẽ, do đó có thể tránh được sự chồng chéo giữa các khâu, từ đó giúp doanh nghiệp sử dụng nguồn lực của mình hiệu quả hơn

2 Ngành dệt may sử dụng một số lƣợng lớn chủng loại nguyên vật liệu trong khi chất lƣợng của nguyên phụ liệu lại không ổn định

Các nguyên vật liệu chính phục vụ cho ngành dệt may có thể kể đến như bông, sợi, các phụ kiện, v.v…, những sản phẩm mà trong nước vẫn chưa đáp ứng đ-ược nhu cầu, phần lớn vẫn phải nhập từ nước ngoài Hàng năm trung bình ngành dệt may phải nhập khẩu 80% nguyên vật liệu và phu kiện để sản xuất Theo thống kê hiện nay Việt Nam vẫn phải nhập khẩu 90% nguyên liệu bông, 100% hoá chất nhuộm và thiết bị cho ngành dệt Chính vì vậy, việc sản xuất phụ thuộc nhiều vào thị trường nguyên vật liệu thế giới, doanh nghiệp khó chủ động trong sản xuất kinh doanh Mặt khác, chi phí nhập khẩu nguyên vật liệu, các linh phụ kiện ngày càng có

xu hướng biến động thất thường, điều này làm cho các doanh nghiệp dệt may khó

có thể giảm giá thành sản xuất, nâng cao năng lực cạnh tranh của sản phẩm dệt may trên thị trường nội địa và thị trường thế giới Do vậy để nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường thế giới cũng như nội địa và đặc biệt là có thể cạnh tranh với các công ty của Trung Quốc, các doanh nghiệp dệt may Việt Nam cần phải giảm giá thành sản xuất của mình Giải pháp ERP sẽ là chìa khoá để doanh nghiệp sử dụng tối ưu nguồn lực của mình thông qua việc cắt giảm chi phí sản xuất, chi phí quản lý

3 Ngành dệt may sử dụng một số lƣợng lớn công nhân có trình độ chƣa cao, ý thức và tác phong công nghiệp hạn chế

Do đó năng suất lao động còn thấp, Chẳng hạn cùng một ca làm việc, năng suất lao động bình quân của một lao động ngành may Việt Nam chỉ đạt 12 áo sơ mi ngắn tay hoặc 10 quần thì lao động Hồng Kông có năng suất lao động bình quân là

30 áo hoặc 15-20 quần Tuy nhiên khi áp dụng hệ thống ERP trong đó có mô đun

về quản trị nhân sự thì việc quản lý nhân sự của doanh nghiệp được thực hiện thông qua hệ thống máy tính, doanh nghiệp có thể cập nhật thông tin về nhân viên, tình trạng thiếu hay thừa lao động Từ đó, đưa ra các kế hoạch về tuyển dụng hay giảm thiểu số lượng nhân viên Hơn nữa, hệ thống ERP còn tiến hành tính lương, giám sát giờ giấc cũng thông qua các mô đun, do vậy, các doanh nghiệp có thể nắm bắt được tình hình giờ giấc của nhân viên, từ đó doanh nghiệp có thể đưa ra những biện pháp kịp thời nhằm nâng cao ý thức, tác phong làm việc của người lao động

4 Ngành dệt may Việt nam chủ yếu là sản xuất, gia công cho các doanh nghiệp nước ngoài, do đó việc xây dựng thương hiệu vẫn còn là một vấn

đề cấp thiết đối với các doanh nghiệp hiện nay

Hiện nay các doanh nghiệp dệt may gia công xuất khẩu cho các công ty nước ngoài với một tỷ lệ rất lớn chiếm 70-80% kim ngạch xuất khẩu Sở dĩ các doanh nghiệp dệt may vẫn chấp nhận gia công là do các ngành công nghiệp phụ trợ chưa phát triển Năng lực cạnh tranh còn thấp đặc biệt hiện nay phải cạnh tranh quyết liệt với các doanh nghiệp dệt may của Trung Quốc, đối thủ lớn nhất của các doanh nghiệp dệt may Việt Nam Sở dĩ các doanh nghiệp dệt may của Trung Quốc có khả năng cạnh tranh cao hơn các doanh nghiệp dệt nay của ta là vì Trung Quốc chủ động được nguồn nguyên liệu như bông tự trồng được, hoá chất và thiết bị sản xuất cũng tự túc được Tuy nhiên, những thuận lợi đó lại là những điểm yếu của Việt Nam Đặc biệt, trong thời gian sắp tới Việt Nam sẽ trở thành thành viên chính thức của WTO, bài toán hạn ngạch dệt may bị bãi bỏ tại thị Trường Hoa Kỳ vừa là cơ hội vừa là thách thức lớn đối với các doanh nghiệp dệt may Việt Nam Các doanh nghiệp dệt may càng khó khăn hơn trong việc cạnh tranh với các doanh nghiệp của Trung Quốc Thực tế là trong 9 tháng đầu năm 2005, sau khi Trung Quốc được bãi bỏ hạn ngạch tại thị trường Mỹ, lập tức dệt may của Trung Quốc tăng trưởng tới 76%, còn Việt Nam lại xuất khẩu âm vào thị trường này Chỉ đến khi Mỹ áp dụng biện pháp tự vệ (áp dụng hạn ngạch với

28 mặt hàng dệt may của Trung Quốc đến năm 2008) thì xuất khẩu của Việt Nam mới tăng trưởng trở lại nhưng cũng chỉ chiếm được 3.2% thị phần dệt may của Mỹ Giải pháp ERP bao gồm các mô đun về CRM (customer relation management) sẽ giúp các doanh nghiệp quản lý tốt hơn quan hệ với khách hàng, dần dần từng bước xây dựng được mối quan hệ khách hàng cũng như xây dựng thương hiệu, uy tín của mình cả thị trường trong và ngoài nước

Bảng 2: Cơ cấu giá thành sản phẩm dệt may làm gia công

Đơn vị: % Các bộ phận cấu thành

Hàng đơn giản Hàng cao cấp nguyên vật liệu nội nguyên vật liệu ngoại

mà các doanh nghiệp dệt may không hoàn toàn chủ động được còn chi phí về lao động, chi phí quản lý và các chi phí khác doanh nghiệp hoàn toàn có thể chi phối được Hệ thống ERP sẽ giúp doanh nghiệp sử dụng nguồn nhân lực của mình hiệu quả hơn làm cho chi phí về lao động, chi phí quản lý sẽ được giảm đi từ đó giảm giá thành sản xuất và năng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp

Tóm lại, với đặc thù riêng của mình, ngành dệt may hiện nay rất cần có một giải pháp về công nghệ thông tin cũng như quản lý sản xuất hiện đại nhằm nâng cao năng lực cạnh tranh và xây dựng được thương hiệu của mình trước ngưỡng cửa gia nhập WTO của nước nhà ERP chính là chìa khoá để giải quyết nhu cầu cấp bách của các doanh nghiệp dệt may của Việt Nam

Toàn bộ chương 1 đã cung cấp một cái nhìn tổng quan về hệ thống ERP cũng như sự cần thiết của việc áp dụng hệ thống này trong ngành dệt may Tuy nhiên, thực trạng các doanh nghiệp dệt may của Việt Nam áp dụng được hệ thống này đến đâu, như thế nào, họ đã gặp phải những sai lầm gì cũng như khó khăn phải đối phó trong khi triển khai dự án ERP sẽ được trình bày trong chương hai của luận văn này

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG TRIỂN KHAI HỆ THỐNG ERP TẠI CÁC

DOANH NGHIỆP DỆT MAY CỦA VIỆT NAM

I TÌNH HÌNH CHUNG NGÀNH DỆT MAY CỦA VIỆT NAM:

Ở Việt Nam, nghề dệt may đã có từ lâu và phát triển khá phổ biến Tuy nhiên ở giai đoạn 1976-1985 do cơ chế tập trung bao cấp nên đầu vào và đầu ra cho sản xuất được cung ứng và tiêu thụ theo địa chỉ quy định của nhà nước Việc sản xuất và quản lý theo ngành khép kín và hướng vào nhu cầu tiêu dùng nội địa là chính còn xuất khẩu trong giai đoạn này thực hiện trong khuôn khổ các hiệp định và nghị định thư của nước

ta với khu vực Đông Âu và Liên Xô Từ đó, hạn chế lớn sự phát triển của ngành dệt may

Giai đoạn 1986-1990, thực hiện đường lối đổi mới nền kinh tế của Đảng, chuyển từ cơ chế bao cấp sang cơ chế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa, ngành dệt may đã gặp rất nhiều khó khăn Sang giai đoạn 1990-1995 nhờ chính sách phát triển kinh tế hàng hoá nhiều thành phần đã tạo điều kiện thuận lợi cho ngành dệt may phát triển và trong những năm gần đây dệt may đã trở thành một trong những mặt hàng xuất khẩu chủ lực của Việt Nam trên thị trường thế giới, tạo nguồn thu ngoại tệ đáng kể và là một ngành kinh tế mũi nhọn trong sự nghiệp công nghiệp hoá hiện đại hoá đất nước Đặc biệt ngày 23/4/2001 Thủ Tướng Chính Phủ đã phê duyệt chiến lược phát triển ngành dệt may đến năm 2010 theo quyết định số 55/2001/QĐ-TTg Với chiến lược này, ngành dệt may có nhiều cơ hội phát triển Chính Phủ đã có những chính sách hỗ trợ, khuyến khích phát triển hoạt động kinh doanh như được hưởng ưu đãi về tín dụng đầu tư, được ngân hàng đầu tư và phát triển, các ngân hàng thương mại quốc doanh bảo lãnh hoặc cho vay tín dụng xuất khẩu, cho vay đầu tư mở rộng sản xuất kinh doanh với lãi suất ưu đãi, được hưởng các ưu đãi về thuế, các doanh nghiệp dệt may có cơ hội phát triển

Xu hướng chuyển sang tiêu dùng hàng nội địa, thị trường trong nước cũng là điểm hứa hẹn đối với ngành dệt may Song trong điều kiện tự do hoá thương mại và hội nhập kinh tế ngành dệt may cũng phải đương đầu với thách thức to lớn đối với