Nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong thư viện cấp quận, huyện ở thành phố hồ chí minh

ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN - PHẠM HOÀNG MINH NGỌC NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG THƯ VIỆN CẤP QUẬN, HUYỆN Ở THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH LUẬN VĂN THẠC SỸ KHOA HỌC THƯ VIỆN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH, 2012 ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN - PHẠM HOÀNG MINH NGỌC NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG THƯ VIỆN CẤP QUẬN, HUYỆN Ở THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH Chuyên ngành : KHOA HỌC THƯ VIỆN Mã số : 60.32.20 LUẬN VĂN THẠC SỸ KHOA HỌC THƯ VIỆN NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC TS NGUYỄN THU THẢO THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH, 2012 LỜI CẢM ƠN Tơi xin chân thành cảm ơn - T.S Nguyễn Thu Thảo hướng dẫn tận tình, truyền đạt chia sẻ kinh nghiệm q báu giúp tơi thực hồn thành luận văn - Các Thầy, Cô giáo Khoa Thư viện - Thông tin học trường Đại học Khoa học Xã hội & Nhân văn - Đại học Quốc gia TP Hồ Chí Minh tồn thể Thầy, Cơ giáo giảng dạy, giúp tơi có kiến thức, kỹ phương pháp tốt để hoàn thành luận văn - Các Anh, Chị thư viện Khoa học Tổng hợp thành phố Hồ Chí Minh; Các Trưởng thư viện Anh, Chị đồng nghiệp Thư viện quận 3, Thư viện quận 5, Thư viện quận 10, Thư viện quận Bình Thạnh, Thư viện quận Gị Vấp, Thư viện quận Phú Nhuận Thư viện huyện Củ Chi cung cấp thông tin, số liệu chia sẻ kinh nghiệm giúp đỡ tơi hồn thành luận văn Tp Hồ Chí Minh, ngày 11 tháng 10 năm 2012 Tác giả Phạm Hồng Minh Ngọc LỜI CAM ĐOAN Tơi xin cam đam cơng trình nghiên cứu Các số liệu, kết nêu luận văn trung thực chưa cơng bố cơng trình khác Tác giả TỪ VIẾT TẮT CNTT: Công nghệ Thông tin TV KHTH: Thư viện Khoa học Tổng hợp thành phố Hồ Chí Minh CSDL: Cơ sở liệu MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU CHƯƠNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VỚI CÁC THƯ VIỆN QUẬN, HUYỆN TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH .11 1.1 Những vấn đề chung CNTT 11 1.1.1 Khái niệm CNTT 11 1.1.2 Mục đích việc ứng dụng CNTT thư viện 12 1.1.2.1 Nâng cao suất hoạt động thư viện 12 1.1.2.2 Đa dạng hóa sản phẩm, dịch vụ thông tin - thư viện 13 1.1.2.3 Chia sẻ nguồn tài nguyên thông tin thư viện 14 1.1.2.4 Nâng cao vai trị, vị trí thư viện 14 1.1.3 Các ứng dụng CNTT hoạt động thư viện 15 1.1.3.1 Hoạt động quản lý 15 1.1.3.2 Hoạt động văn phòng 16 1.1.3.3 Hoạt động nghiệp vụ 17 1.1.4 Đánh giá hiệu ứng dụng CNTT thư viện 24 1.1.4.1.Năng suất lao động………………………………………………….….24 1.1.4.2 Chất lượng cơng việc………………………………………………….25 1.1.5 Vai trị CNTT thư viện quận, huyện 25 1.1.5.1 Đối với thư viện quận, huyện: 25 1.1.5.2 Đối với bạn đọc: 26 1.1.5.3 Đối với quan chủ quản: 28 1.1.6 Những thuận lợi ứng dụng CNTT thư viện quận, huyện 29 1.1.6.1 Yêu cầu cơng nghiệp hóa, đại hóa đất nước 29 1.1.6.2 Xu hướng phát triển ứng dụng CNTT ngành thư viện 29 1.1.6.3 Trình độ CNTT bạn đọc 30 1.1.7 Những khó khăn thử thách ứng dụng CNTT thư viện quận, huyện 31 1.1.7.1 Nguồn kinh phí hạn hẹp cho CNTT 31 1.1.7.2 Vấn đề nguồn nhân lực 32 1.1.7.3 Môi trường pháp lý cho ứng dụng CNTT 32 1.1.8.1 Yếu tố người 33 1.1.8.2.Yếu tố công nghệ 34 1.2 Các thư viện quận, huyện thành phố Hồ Chí Minh nhu cầu ứng dụng CNTT 36 1.2.1 Khái quát thư viện quận, huyện thành phố Hồ Chí Minh 36 1.2.1.1 Lịch sử hình thành 36 1.2.1.2 Hiện trạng cấu tổ chức thư viện 39 1.2.1.3 Nguồn lực thư viện 41 1.2.1.4 Tình hình bạn đọc thư viện 46 1.2.2 Nhu cầu ứng dụng CNTT thư viện cấp quận, huyện Thành phố Hồ Chí Minh 47 1.2.2.1 Nhu cầu bạn đọc 47 1.2.2.2 Nhu cầu cán thư viện 50 CHƯƠNG TÌNH HÌNH ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG THƯ VIỆN CẤP QUẬN, HUYỆN Ở THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH .54 2.1 Quá trình ứng dụng CNTT bảy thư viện quận, huyện thành phố Hồ Chí Minh 54 2.2 Cơ sở hạ tầng CNTT 56 2.2.1 Trang thiết bị CNTT 56 2.2.2 Hệ thống phần mềm 57 2.3 Nhân lực ứng dụng CNTT 59 2.3.1 Trình độ 59 2.3.2 Kĩ 60 2.3.3 Tổ chức nhân lực 60 2.4 Các phần mềm nghiệp vụ sử dụng 61 2.4.1 Phần mềm tư liệu CDS/ISIS for Windows 61 2.4.2 Phần mềm quản lý thư viện tích hợp Libol 66 2.5 Sản phẩm dịch vụ dựa ứng dụng CNTT 71 2.5.1 Sản phẩm 71 2.5.1.1 CSDL thư mục sách: 71 2.5.1.2 Thư mục thông báo sách mới: 71 2.5.1.3 Trang thông tin điện tử: 71 2.5.2 Dịch vụ 72 2.5.2.1 Dịch vụ sử dụng máy tính, mạng Internet in ấn 72 2.5.2.2 Dịch vụ tra cứu tài liệu máy: 73 2.6 Hiệu ứng dụng công nghệ thông tin 74 2.6.1 Năng suất lao động………………………………………………………74 2.6.2 Chất lượng công việc……………………………………………………76 2.7 Nhận xét chung ứng dụng CNTT thư viện quận, huyện 84 2.7.1 Phân tích điểm mạnh, điểm yếu, hội thách thức (phân tích SWOT) điều kiện thư viện ứng dụng CNTT 84 2.7.1.1 Điểm mạnh thuận lợi 84 2.7.1.2 Điểm yếu 85 2.7.1.3 Cơ hội 88 2.7.1.4 Thách thức 88 2.7.2 Nguyên nhân hạn chế ứng dụng CNTT thư viện quận, huyện thành phố Hồ Chí Minh 90 CHƯƠNG CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG THƯ VIỆN QUẬN, HUYỆN Ở THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH 94 3.1 Giải pháp phía thư viện 94 3.1.1 Nâng cao trình độ, kĩ cho đội ngũ cán thư viện quản lý, chuyên môn CNTT 94 3.1.1.1 Nâng cao kĩ quản lý cho trưởng thư viện 94 3.1.1.2 Nâng cao nhận thức, trình độ CNTT trình độ chun mơn cho tồn đội ngũ cán thư viện 95 3.1.2 Phát triển đa dạng hóa sản phẩm, dịch vụ dựa CNTT 98 3.1.2.1 Hoàn thiện sản phẩm, dịch vụ 98 3.1.2.2 Tạo sản phẩm, dịch vụ 99 3.1.3 Hướng dẫn bạn đọc……………………………………………………….100 3.1.4 Tăng cường chương trình giới thiệu hình ảnh thư viện đến cộng đồng 103 3.1.5 Nâng cao khả chia sẻ nguồn tài nguyên thông tin 104 3.1.6 Bảo đảm vấn đề an toàn liệu 105 3.2 Kiến nghị với quan lãnh đạo thư viện quận, huyện 106 3.2.1 Tuyển dụng đội ngũ cán quản lý 106 3.2.2 Đầu tư kinh phí cho hoạt động ứng dụng CNTT 107 3.2.3 Tách thư viện quận, huyện khỏi Trung tâm Văn hóa 108 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 113 PHỤ LỤC Phụ lục 1: Phiếu khảo sát thực trạng thư viện Phụ lục 2: Phiếu khảo sát cán thư viện Phụ lục 3: Phiếu khảo sát bạn đọc PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài CNTT động lực quan trọng phát triển Trong thị số 58-CT/TW ngày 17/10/2000 Bộ Chính trị (khóa VIII) đẩy mạnh ứng dụng phát triển CNTT phục vụ nghiệp cơng nghiệp hóa, đại hóa, nhấn mạnh “Ứng dụng phát triển CNTT nhiệm vụ ưu tiên chiến lược phát triển kinh tế - xã hội, phương tiện chủ lực để tắt đón đầu, rút ngắn khoảng cách phát triển so với nước trước” “Mọi lĩnh vực hoạt động kinh tế, văn hóa – xã hội, an ninh, quốc phòng phải ứng dụng CNTT để phát triển” Hệ thống thư viện cấp quận, huyện nói chung thành phố Hồ Chí Minh nói riêng xem Trung tâm Văn hóa, giáo dục ngồi nhà trường, trung tâm phổ biến nâng cao kiến thức khoa học, kĩ thuật, địa bàn Thư viện cấp quận, huyện có vai trị quan trọng phát triển địa phương, nguồn lực nâng cao dân trí, thúc đẩy khoa học cơng nghệ, phát triển kinh tế xã hội Như ứng dụng CNTT vào hoạt động thư viện yêu cầu tất yếu cấp thiết – đặc biệt thời kỳ cơng nghiệp hóa, đại hóa đất nước Thực tế, việc ứng dụng CNTT hệ thống thư viện cấp quận, huyện quan tâm triển khai thực hiện, thể qua nội dung như: xây dựng sở liệu sách, in phích, tra cứu tìm tin, số thư viện xây dựng khu vực đa phương tiện, kết nối Internet để phục vụ bạn đọc Ứng dụng CNTT thư viện tạo điều kiện thuận lợi cho cán thư viện hoạt động quản lý hoạt động nghiệp vụ; quan trọng với tiện ích mà CNTT mang lại, bạn đọc thư viện tiếp cận tài liệu, thông tin cách tối đa thời gian ngắn nhất; có ứng dụng CNTT nâng vai trị vị trí thư viện lên tầm mới, phục vụ hiệu cho phát triển đời sống, kinh tế xã hội địa phương nói riêng nước nói chung Tuy nhiên, việc đầu tư ứng dụng CNTT vào hoạt động thư viện cấp quận, huyện nói chung thành phố Hồ Chí Minh nói riêng cịn nhiều khó khăn Một số thư 122 14 Anh, Chị đánh giá Mức độ sử dụng Mức độ hài lòng phần mềm ứng dụng hoạt động thư viện: Các phần mềm ứng dụng a Phần mềm nghiệp vụ thư viện Phần mềm văn phòng (word, excel, powerpoint,…) Phần mềm xử lý hình ảnh (photoshop, corel,…) Phần mềm bảo vệ liệu máy tính (diệt vi rút, chống spam, tường lửa….) Ứng dụng Tinh chỉnh, phục hồi hệ thống (Norton Ghost, Farstone Snapshot, System Mechanic,…) Phần mềm trao đổi thông tin (thư điện tử, team viewer, Chat,…) Khác (nêu cụ thể) b c d e f g Rất cao TT 15 Các phương thức kết nối mạng thư viện T T Kết nối mạng a Kết nối mạng nội (LAN, WAN) b Kết nối mạng Internet b1 Kết nối qua điện thoại b2 Kết nối qua đường cáp c Kết nối mạng không dây (wifi, wireless) d Kết nối với nơi khác d1 Cơ quan chủ quản thư viện d2 Thư viện KHTH Tp HCM d3 Các thư viện quận huyện khác Có Mức độ hài lịng Cao Bình thường Thấp Khơng sử dụng Rất hài lịng Hài lịng Bình thường Khơng hài lịng Mức độ sử dụng Không 123 16 Thư viện Anh, Chị có trang thơng tin điện tử nào? Mức độ cập nhật trang này? TT Trang thông tin điện tử Có Mức độ cập nhật 10-25% 26-50% 51-75% 76-100% a b Website Blog Các trang mạng xã hội c (Facebook, Twiter, Yume…) d Khác (nêu cụ thể) Nếu thư viện có trang web, vui lịng cho biết phận trì, cập nhật hoạt động website: ………………………………………………………………… 17 CNTT thư viện hỗ trợ bởi: a. Thư viện có nhân viên hỗ trợ CNTT b. Nhân viên hỗ trợ từ quan chủ quản c. Nhận hỗ trợ từ dịch vụ bên d. Khác (nêu cụ thể):………………………………………………………………… 18 Cơ quan chủ quản thư viện có chiến lược CNTT khơng? a. Có b. Khơng c. Khơng biết Nếu có, thư viện có nằm chiến lược khơng? a. Có b. Khơng 19 Thư viện có chiến lược CNTT khơng? a. Có b. Khơng 20 Theo Anh, Chị hiệu hoạt động thư viện so với trước ứng dụng CNTT: a. Đạt hiệu cao thấp b. Khơng có thay đổi c. Đạt hiệu 124 21 Theo Anh, Chị lý bên tác động đến định ứng dụng CNTT thư viện: Không tác động Cải tiến hiệu hoạt động Cải tiến mở rộng sản phẩm, dịch vụ thư viện Nhu cầu người sử dụng Yêu cầu công việc/ Nhu cầu nhân viên Nhu cầu chia sẻ thông tin với thư viện khác Bảo đảm vấn đề an toàn liệu Nằm chiến lược ứng dụng CNTT quan chủ quản Nâng cao hình ảnh vị trí thư viện Theo xu hướng chung hệ thống thư viện quận, huyện Khác (nêu cụ thể): Thấp a b c d e f g h i k k1 k2 Bình thường Lý thư viện ứng dụng CNTT Lớn TT Rất lớn Mức độ tác động 22 Anh, Chị đánh giá hiệu hoạt động thư viện sau ứng dụng CNTT Hiệu việc ứng dụng CNTT thư viện a b c d e f g h i k l Chất lượng công việc Tiết kiệm nguồn nhân lực Tiết kiệm thời gian Hiệu chi phí Cải tiến đa dạng hóa sản phẩm dịch vụ thư viện Thuận tiện xây dựng mối quan hệ với người sử dụng Cải tiến xây dựng tổ chức nguồn tài nguyên thông tin thư viện Nâng cao kĩ cán thư viện Tăng mức độ hài lịng người sử dụng Hình ảnh/ uy tín thư viện nâng cao Tạo điều kiện hợp tác chia sẻ thông tin thư viện Cao Trung bình Thấp Khơng hiệu TT Rất cao Mức độ hiệu 125 23 Anh, Chị xếp hạng khó khăn lớn (1->5, khó khăn lớn giảm dần đến khó khăn nhất) thư viện gặp phải trình ứng dụng phát triển CNTT hoạt động a. Thiếu hỗ trợ quan cấp b. Chưa có kinh nghiệm quản lý CNTT c. Thiếu nguồn ngân sách cho CNTT d. Thiếu nguồn nhân lực CNTT e. Khơng có chiến lược phát triển CNTT f. Nhân viên không muốn sử dụng CNTT g. Trình độ người sử dụng thư viện h. Thiếu tài liệu, quy trình hướng dẫn i. Khơng có chuyên gia tư vấn, hướng dẫn j. Hạn chế không gian 24 Trong ba năm tới kế hoạch đầu tư thêm cho CNTT Thư viện Anh, Chị là: a. Máy vi tính b. Phần mềm quản lý thư viện c. Mạng máy tính d. Đào tạo nhân viên e. Khơng có kế hoạch f. Khác (nêu cụ thể):………………………………………………………………… Một lần xin chân thành cám ơn Anh, Chị hoàn thành bảng hỏi Mến chúc Anh, Chị Thư viện đạt nhiều thành công 126 PHỤ LỤC PHIẾU KHẢO SÁT CÁN BỘ THƯ VIỆN PHIẾU ĐÁNH GIÁ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG THƯ VIỆN Anh, Chị thân mến, Nhằm nâng cao hiệu hoạt động hệ thống thư viện cấp quận huyện, đặc biệt hiệu từ ứng dụng Cơng nghệ thơng tin (CNTT- bao gồm máy tính, mạng, trang thiết bị văn phòng tự động,…) giúp tạo môi trường làm việc thêm thuận tiện chuyên nghiệp hơn, phục vụ tốt người sử dụng mình, mong Anh, Chị tham gia trả lời bảng câu hỏi bên Anh, Chị điền đầy đủ thông tin đánh dấu (click) chọn vào câu trả lời phù hợp Chân thành cảm ơn hợp tác quý Anh, Chị! Những thông tin cá nhân Anh, Chị giữ kín I Phần thơng tin chung Giới tính: a. Nam b. Nữ Tuổi: a. Dưới 21 b. 21-28 c. 29-34 d. 35-44 e. 45-54 f. Trên 55 3.Địa email:…………………………………Điện thoại…………………………… Vị trí cơng việc (Anh, Chị nêu ngắn gọn cơng việc mình):………………………………………………………………………………… Kinh nghiệm làm việc ngành:……… năm Trình độ chun mơn cao Anh, Chị đạt a. Sau đại học Chuyên ngành:………………………………………… 127 b. Đại học Chuyên ngành:………………………………………… c. Cao đẳng Chuyên ngành:………………………………………… d. Trung cấp Chuyên ngành:………………………………………… e. Sơ cấp Chuyên ngành:………………………………………… f.Khác (nêu cụ thể):………………………………………………………………… Trình độ tin học: ……………………………………………………………………… Trình độ ngoại ngữ (ghi rõ ngoại ngữ):……………………………………………… II Phần nội dung Mức độ quan trọng CNTT công việc Anh, Chị: a. Rất quan trọng b. Quan trọng c. Không quan trọng 10 Anh, Chị có suy nghĩ việc ứng dụng CNTT hoạt động thư viện nói chung: TT Ứng dụng CNTT a b c d e f g h i j k Đồng ý Không đồng ý Giúp thực công việc đạt hiệu cao Đáp ứng đa dạng nhu cầu người dùng Là điều kiện để phát triển sản phẩm dịch vụ thư viện Thuận tiện chia sẻ nguồn tài nguyên thông tin thư viện Các trang thông tin điện tử thư viện (website, blog,…) cần thiết Nâng cao kĩ sử dụng CNTT cán thư viện Lưu trữ liệu máy tính khơng an tồn Khơng cần thiết phải ứng dụng CNTT hoạt động thư viện Cán thư viện không cần biết CNTT Tốn nhiều thời gian kinh phí Tạo rắc rối phức tạp không cần thiết 11 Kinh nghiệm sử dụng máy vi tính Anh, Chị: a. < năm b. 1