BÁO CÁO KẾT THÚC HỌC PHẦN KỸ NĂNG CHUNG VỀ CÔNG CHỨNG Chuyên đề: Vai trò của công nghệ thông tin trong hoạt động công chứng Giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động công chứng HỌC VIỆN TƯ PHÁP KHOA ĐÀO TẠO CÔNG CHỨNG VIÊN VÀ CÁC CHỨC DANH KHÁC BÁO CÁO KẾT THÚC HỌC PHẦN KỸ NĂNG CHUNG VỀ CÔNG CHỨNG Chuyên đề Vai trò của công nghệ thông tin trong hoạt động công chứng Giải pháp.
HỌC VIỆN TƯ PHÁP KHOA ĐÀO TẠO CÔNG CHỨNG VIÊN VÀ CÁC CHỨC DANH KHÁC - BÁO CÁO KẾT THÚC HỌC PHẦN KỸ NĂNG CHUNG VỀ CÔNG CHỨNG Chuyên đề: Vai trị cơng nghệ thơng tin hoạt động cơng chứng - Giải pháp nâng cao hiệu ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động công chứng Họ tên : - Sinh ngày : - Số báo danh Lớp : Đào tạo nghề Công chứng 24.2 Hå ChÝ Minh Hà Nội, ngày 29 tháng 10 năm 2021 Mục lục Trang I MỞ ĐẦU 1 Tính cấp thiết việc nghiên cứu đề tài Mục đích, đối tượng, nhiệm vụ nghiên cứu 3.Cơ cấu báo cáo II NỘI DUNG ĐỊNH NGHĨA 1.1 Hoạt động công chứng 1.2 Công nghệ thông tin .3 1.3 Vai trị cơng nghệ thơng tin đời sống VAI TRỊ CỦA CƠNG NGHỆ THƠNG TIN TRONG HOẠT ĐỘNG CÔNG CHỨNG 2.1 Một số quy định pháp luật ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động công chứng 2.2 Ứng dụng việc soạn thảo hợp đồng, nghiên cứu hồ sơ, quản lý, lưu trữ hồ sơ, trao đổi thông tin 2.3 Ứng dụng tra cứu lịch sử giao dịch tài sản 2.4 Ứng dụng tra cứu tài sản ngăn chặn 2.5 Một số ví dụ áp dụng cơng nghệ thơng tin hoạt động công chứng NHỮNG MẶT ĐẠT ĐƯỢC, NGUYÊN NHÂN, GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀO HOẠT ĐỘNG CÔNG CHỨNG 10 3.1 Những mặt đạt dược áp dụng công nghệ thông tin vào hoạt động công chứng 10 3.2 Một số nguyên nhân gây trở ngại cho việc áp dụng công nghệ thông tin hoạt động công chứng 12 3.3 Giải pháp nâng cao hiệu việc ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động công chứng 16 III KẾT LUẬN 17 IV DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 19 I MỞ ĐẦU Tính cấp thiết việc nghiên cứu đề tài Nhằm đẩy mạnh xã hội hóa hoạt động cơng chứng theo Luật công chứng 2014 đặt yêu cầu tăng cường quản lý nhà nước công chứng; xây dựng hệ thống sở liệu quản lý hợp đồng, giao dịch công chứng, chứng thực thông tin ngăn chặn phục vụ hoạt động công chứng giúp cung cấp thông tin liên quan hoạt động công chứng chứng thực, thống kê hợp đồng, giao dịch bất động sản, trình diễn biến, nhu cầu giao dịch bất động sản thông qua hoạt động công chứng, chứng thực Từ quan quản lý nhà nước hoạch định sách, kế hoạch, đề biện pháp để đảm bảo cho hoạt động cơng chứng phát triển lành mạnh, bền vững, an tồn, định hướng đặt ra, góp phần tăng cường cơng tác quản lý thuế, lệ phí trước bạ, đăng ký sang tên, đăng ký giao dịch bảo đảm, phát triển thị trường bất động sản, tra, kiểm tra, giám sát hoạt động cơng chứng có hiệu Mặt khác, với phát triển kinh tế - xã hội, yêu cầu công chứng, chứng thực ngày tăng số lượng, xuất nhiều vấn đề phức tạp bên liên quan công chứng viên, phòng Tư pháp cấp huyện Ủy ban nhân dân cấp xã khơng có điều kiện biết hết thơng tin động sản, bất động sản, ảnh hưởng đến đảm bảo an toàn pháp lý cho hợp đồng giao dịch dân Các địa phương toàn quốc thời gian qua xảy nhiều trường hợp phức tạp hoạt động công chứng, chứng thực mà ngun nhân thơng tin công chứng không quản lý tập trung, thống để cung cấp kịp thời cho công chứng viên bên chứng nhận hợp đồng, giao dịch Để khắc phục tình trạng trên, yêu cầu cấp thiết phải quản lý cung cấp kịp thời thông tin động sản, bất động sản để phục vụ yêu cầu công chứng, chứng thực doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân, phục vụ yêu cầu quản lý quan nhà nước có thẩm quyền phục vụ hoạt động công chứng, chứng thực Với lý trên, việc xây dựng phần mềm hệ thống sở liệu quản lý hồ sơ công chứng, chứng thực thông tin ngăn chặn cần thiết cấp bách Vì sau hồn thành học phần cơng chứng : “Kỹ chung công chứng” học viên xin lựa chọn đề tài: “Vai trị cơng nghệ thơng tin hoạt động công chứng - Giải pháp nâng cao hiệu ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động công chứng” để viết báo nhằm làm rõ quy định pháp luật công nghệ thông tin hoạt động cơng chứng, vai trị cơng nghệ thơng tin, thực trạng sử dụng từ tìm điểm hạn chế đưa giải pháp để đưa công nghệ thông tin vào hoạt động công chứng Mục đích, đối tượng, nhiệm vụ nghiên cứu • Mục đích nghiên cứu Bằng việc nghiên cứu quy định pháp luật báo cáo cung cấp cách khái quát định công nghệ thông tin hoạt động công chứng cơng chứng viên Trên sở đó, thực tiễn thực hiện, mặt đạt mặt chưa đạt thực áp dụng công nghệ thông tin hoạt động công chứng công chứng viên tổ chức hành nghề công chứng thực tế Đồng thời dựa vào thực tiễn thực để nghiên cứu nguyên nhân việc thực áp dụng công nghệ thông tin hoạt động cơng chứng từ đưa giải pháp, kiến nghị hồn thiện • Đối tượng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu báo cáo vai trò công nghệ thông tin hoạt động công chứng, tập trung vào số nội dung chủ yếu: quy định pháp luật công nghệ thông tin hoạt động cơng chứng, vai trị nó, thực trạng áp dụng công nghệ thông tin hoạt động công chứng, gải pháp cần thực • Nhiệm vụ nghiên cứu Để đạt mục đích đặt địi hỏi báo cáo phải giải vấn đề sau: Thứ nhất, làm rõ định nghĩa: công nghệ thơng tin, hoạt động cơng chứng, vai trị cơng nghệ thơng tin đời sống; Thứ hai, phân tích, đánh giá, quy định pháp luật ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động công chứng, vai trị cơng nghệ thơng tin việc soạn thảo hợp đồng, nghiên cứu hồ sơ, quản lý, lưu trữ hồ sơ, trao đổi thông tin, tra cứu lịch sử giao dịch tài sản, tra cứu tài sản ngăn chặn; Thứ ba, nêu phân tích thực trạng, nguyên nhân từ đưa giải pháp giải pháp nâng cao hiệu ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động công chứng 3.Cơ cấu báo cáo Ngoài phần mở đầu, nội dung, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, báo cáo gồm ba mục: Định nghĩa Vai trò công nghệ thông tin hoạt động công chứng Nhũng mặt đạt được, nguyên nhân, giải pháp nâng cao hiệu ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động công chứng II NỘI DUNG ĐỊNH NGHĨA 1.1 Hoạt động công chứng Công chứng hoạt động bổ trợ tư pháp, việc công chứng viên, chủ thể có thẩm quyền theo yêu cầu cá nhân, tổ chức theo quy định pháp luật, chứng nhận tính xác thực, tính hợp pháp hợp đồng, giao dịch dân khác văn bản; tính xác, hợp pháp, khơng trái đạo đức xã hội dịch giấy tờ, văn từ tiếng Việt sang tiếng nước từ tiếng nước sang tiếng Việt mà theo quy định pháp luật phải công chứng cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng nhằm tạo bảo đảm pháp lý để bảo vệ lợi ích Nhà nước, quyền lợi ích hợp pháp nhân, tổ chức u cầu cơng chứng, phịng ngừa vi phạm pháp luật, giúp việc giải tranh chấp thuận lợi góp phần tăng cướng pháp chế xã hội chủ nghĩa Theo Khoản Điều Luật công chứng năm 2014 “Công chứng việc công chứng viên tổ chức hành nghề cơng chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp hợp đồng, giao dịch dân khác văn (sau gọi hợp đồng, giao dịch), tính xác, hợp pháp, khơng trái đạo đức xã hội dịch giấy tờ, văn từ tiếng Việt sang tiếng nước từ tiếng nước sang tiếng Việt (sau gọi dịch) mà theo quy định pháp luật phải công chứng cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng” Hoạt động công chứng thực nhằm đảm bảo an toàn pháp lý cho hợp đồng, giao dịch, ngăn ngừa vi phạm pháp luật, phòng ngừa tranh chấp, bảo vệ quyền lợi ích hợp pháp cho cá nhân tổ chức liên quan Bên cạnh đó, cơng chứng cịn có chức tạo lập cung cấp chứng cho hoạt động tài phán Pháp luật công chứng thể chức thông qua việc đề cao giá trị pháp lý văn công chứng, cụ thể Khoản Điều Luật Công chứng 2014 quy định:“ Hợp đồng, giao dịch cơng chứng có giá trị chứng cứ; tình tiết, kiện hợp đồng, giao dịch công chứng chứng minh, trừ trường hợp bị Tịa án tun bố vơ hiệu” Chức xuất phát từ việc thỏa thuận, tình tiết kiện văn công chứng công chứng viên xác nhận tính xác thực tính hợp pháp theo thủ tục chặt chẽ pháp luật quy định 1.2 Công nghệ thông tin “Công nghệ thông tin” (tiếng Anh: Information Technology IT) nhánh ngành kỹ thuật sử dụng máy tính phần mềm máy tính để chuyển đổi, lưu trữ, bảo vệ, xử lý, truyền tải thu thập thông tin Ở Việt Nam, khái niệm Công nghệ Thông tin hiểu định nghĩa Nghị Chính phủ 49/CP ký ngày 04/08/1993: “Công nghệ thông tin tập hợp phương pháp khoa học, phương tiện công cụ kĩ thuật đại – chủ yếu kĩ thuật máy tính viễn thơng – nhằm tổ chức khai thác sử dụng có hiệu nguồn tài nguyên thông tin phong phú tiềm lĩnh vực hoạt động người xã hội” Luật Công nghệ thông tin 2006 định nghĩa: “Công nghệ thông tin tập hợp phương pháp khoa học, công nghệ công cụ kỹ thuật sản xuất, truyền đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ trao đổi thông tin số.” Thuật ngữ “Công nghệ thông tin” xuất lần đầu vào năm 1958 viết xuất tạp chí Harvard Business Review Hai tác giả viết, Leavitt Whisler bình luận: “Cơng nghệ chưa thiết lập tên riêng Chúng ta gọi công nghệ thông tin (Information Technology ) 1.3 Vai trị cơng nghệ thơng tin đời sống Cơng nghệ thơng tin đóng vai trị vơ to lớn phát triển văn minh nhân loại Cùng điểm lại cách mạng cơng nghiệp lịch sử lồi người để thấy điều đó: + Cuộc cách mạng cơng nghiệp lần thứ (từ 1784) xảy loài người phát minh động nước, tác động trực tiếp đến ngành nghề dệt may, chế tạo khí, giao thơng vận tải Động nước đưa vào ôtô, tàu hỏa, tàu thủy, mở kỷ nguyên lịch sử nhân loại + Cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ hai (từ 1870) đến loài người phát minh động điện, mang lại sống văn minh, suất tăng nhiều lần so với động nước + Cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ ba (từ 1969) xuất người phát minh bóng bán dẫn, điện tử, kết nối giới liên lạc với Vệ tinh, máy bay, máy tính, điện thoại, Internet… công nghệ thụ hưởng từ cách mạng + Cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ tư diễn từ năm 2000 gọi cách mạng số, thông qua công nghệ Internet vạn vật (IoT), trí tuệ nhân tạo (AI), thực tế ảo (VR), tương tác thực ảo (AR), mạng xã hội, điện toán đám mây, di động, phân tích liệu lớn (SMAC)… để chuyển hóa tồn giới thực thành giới số Công nghệ thông tin nằm cách mạng công nghiệp lần thứ 3, sau công nghiệp điện tử máy tính phát triển đến mức độ định Đầu năm 90, internet xuất bắt đầu xuất xu hướng tồn cầu hóa, quốc gia hướng tới kinh tế tri thức thơng tin dần trở thành trọng tâm xu hướng Chúng ta chứng kiến phát triển bùng nổ cơng nghệ thơng tin từ đầu kỷ 21 có sức ảnh hưởng lớn đến phát triển giới Thông tin trở thành yếu tố định tất mặt đời sống xã hội khoa học kỹ thuật Công nghệ thơng tin bước đệm, cầu nối cách mạng 3.0 4.0 công nghệ kỹ thuật số trí tuệ nhân tạo phát triển dựa tảng thông tin 2 VAI TRỊ CỦA CƠNG NGHỆ THƠNG TIN TRONG HOẠT ĐỘNG CƠNG CHỨNG 2.1 Một số quy định pháp luật ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động công chứng Luật Cơng chứng 2006 khơng có nội dung liên quan đến việc ứng dụng thông tin Mặc dù vậy, từ sau Luật Công chứng 2006 có hiệu lực sở hỗ trợ nước ngoài, Bộ Tư pháp triển khai ứng dụng thử nghiệm phần mềm cho số tổ chức hành nghề công chứng (phần mềm Master) Luật Cơng chứng 2014 đời có điều luật đề cập đến vấn đề này: Khoản Điều 32 quy định quyền tổ chức hành nghề công chứng sử dụng sở liệu công chứng “Được khai thác, sử dụng thông tin từ sở liệu công chứng” Khoản 10 Điều 33 quy định nghĩa vụ tổ chức hành nghề công chứng “Chia sẻ thơng tin nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch tài sản thông tin khác biện pháp ngăn chặn áp dụng tài sản có liên quan đến hợp đồng, giao dịch cơng chứng viên tổ chức thực công chứng để đưa vào sở liệu công chứng ” Điều 62 quy định sở liệu công chứng Cơ sở liệu công chứng bao gồm thông tin nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch tài sản thơng tin biện pháp ngăn chặn áp dụng tài sản có liên quan đến hợp đồng, giao dịch công chứng Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có trách nhiệm xây dựng sở liệu công chứng địa phương ban hành quy chế khai thác, sử dụng sở liệu công chứng Bộ Tư pháp chủ trì phối hợp với Bộ Tài nguyên Môi trường, Bộ Xây dựng bộ, ngành có liên quan đạo, hướng dẫn việc xây dựng quản lý, khai thác sở liệu công chứng địa phương Điểm i Khoản Điều 16 Hành vi vi phạm quy định hoạt động tổ chức hành nghề công chứng Nghị định 82/2020 NĐ-CP Quy định xử phạt vi phạm hành lĩnh vực bổ trợ tư pháp; hành tư pháp; nhân gia đình; thi hành án dân sự; phá sản doanh nghiệp, hợp tác xã “Không chia sẻ thông tin lên phần mềm sở liệu công chứng nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch tài sản thơng tin khác biện pháp ngăn chặn áp dụng tài sản có liên quan đến hợp đồng, giao dịch cơng chứng viên tổ chức cơng chứng”; Nghị 172 NQ-CP quy định sách phát triển nghề cơng chứng có quy định Nâng cao hiệu lực, hiệu quản lý nhà nước nghề cơng chứng, bảo đảm vai trị định hướng, điều tiết Nhà nước việc hỗ trợ phát triển nghề công chứng; gắn trách nhiệm quan quản lý nhà nước công chứng địa phương việc kiểm soát phát triển tổ chức hành nghề cơng chứng; chuẩn hóa quy trình, thủ tục cơng chứng với việc tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động công chứng, tiến tới thực công chứng hợp đồng, giao dịch môi trường điện tử; nâng cao trách nhiệm công tác phối hợp bộ, ngành với Bộ Tư pháp tổ chức hoạt động công chứng, đặc biệt việc chia sẻ thông tin, liên thông thủ tục hành chính; đấu tranh phịng chống tội phạm, lợi dụng cơng chứng để hợp pháp hóa giao dịch bất hợp pháp Phát huy trách nhiệm tự quản tổ chức xã hội - nghề nghiệp công chứng viên, việc đấu tranh với hành vi tiêu cực, vi phạm pháp luật hoạt động nghề nghiệp cơng chứng Nhưng có lẽ sở pháp lý bước đầu Nghiên cứu quy định thấy cịn sơ sài cịn nhiều bất cập Điều quan trọng Luật Công chứng chưa thừa nhận loại chứng khác loại giấy tờ hồ sơ công chứng Cơ sở liệu công chứng nhắc đến Luật Công chứng không đề cập đến ý nghĩa pháp lý sao, chế tạo lập, khai thác 2.2 Ứng dụng việc soạn thảo hợp đồng, nghiên cứu hồ sơ, quản lý, lưu trữ hồ sơ, trao đổi thông tin Qua năm thi hành luật công chứng năm 2014, Bộ tư pháp tổ chức khóa đào tạo, bồi dưỡng, nghề cơng chứng cho 5.272 người, bổ nhiệm 3.235 công chứng viên Đến nay, nước thành lập 1.202 tổ chức hành nghề cơng chứng, 118 Phịng cơng chứng 1.084 văn phịng cơng chứng (VPCC), tăng 10 lần so với thời điểm trước thực xã hội hóa công chứng Các tổ chức hành nghề công chứng nước công chứng 24 tỷ việc, chúng thực chữ ký giấy tờ từ gần 39 triệu việc, tổng số phí cơng chứng thu khoảng gần 300 triệu đồng, tổng số thù lao cơng chứng thu 101 nghìn tỷ đồng Số tiền nộp vào ngân sách nhà nước 1.400 tỷ đồng với số lượng giao dịch, hợp đồng phát sinh nhiều, ngày công chứng viên phải giải hàng chục hồ sơ, đòi hỏi việc soạn thảo văn hợp đồng, giao dịch phải nhanh chóng, xác, khơng thể khơng áp dụng phần mềm tin học văn phòng như: Word, Excel,… vào hoạt động công chứng Những phần mềm thao tác thực dễ dàng, đơn giản đem lại hiệu nhanh chóng, xác Một đặc điểm hoạt động cơng chứng nhiều văn hợp đồng, giao dịch có số phần nội dung hình thức giống nhau, phần mềm ứng dụng văn phòng lưu trữ sử dụng văn hợp đồng, giao dịch nhiều lần đơn giản với vài thao tác Trong thực trạng nay, nhiều khách hàng đến tổ chức hành nghề công chứng để yêu cầu công chứng quy định pháp luật chuẩn bị thiếu hồ sơ, tài liệu, để khắc phục tình trạng này, nhiều khách hàng liên hệ trực tiếp đến công chứng viên, gửi hình ảnh hồ sơ, tài liệu liên quan đến hợp đồng, giao dịch để công chứng viên kiểm tra, tư vấn hồ sơ, tài liệu cần thiết sau chuẩn bị mang đến tổ chức hành nghề công chứng để tiến hành công chứng hợp đồng, giao dịch cách làm tiết kiệm thời gian cho khách hàng công chứng viên nhiều công việc Hiện việc quản lý hồ sơ cơng chứng vấn đề gây khó khăn khơng nhỏ tổ chức hành nghề công chứng Tuy nhiên, với trợ giúp phần mềm tin học, dễ dàng quản lý hồ sơ công chứng theo tên, theo ngày nhập, theo vị trí, … Trong q trình làm việc, chắn phát sinh nhiều vấn đề mà công chứng viên vướng mắc chưa tìm cách giải quyết, địi hỏi cơng chứng viên phải tiến hành xác minh xin hướng dẫn từ Sở Tư pháp quan liên quan, thời buổi internet, công nghệ thông tin phát triển nay, vấn đề trao đổi công chứng viên, công chứng viên với quan nhà nước, dễ dàng thực nhanh chóng Luật Cơng chứng năm 2014 quy định lưu giữ hồ sơ công chứng, tổ chức hành nghề công chứng phải lưu giữ lại photo, chụp lại tổ chức hành nghề công chứng, công việc cần hỗ trợ thiết bị máy tính, điện tử để thực máy photocopy, máy scan, 2.3 Ứng dụng tra cứu lịch sử giao dịch tài sản Tài sản đối tượng hợp đồng giao dịch, việc tài sản có giao dịch, trao đổi hay không hay việc xác định chủ sở hữu tài sản có vai trị quan trọng hiệu lực hợp đồng Do đó, để phịng ngừa trường hợp tài sản giao dịch chủ sở hữu cũ cố tình tiếp tục mang tài sản giao dịch để lừa đảo, số địa phương sử dụng phần mềm Quản lý hồ sơ cơng chứng để kiểm sốt vấn đề Khi tài sản giao dịch phần mền có hệ thống ghi lại nên làm giao dịch Văn phịng cơng chứng biết tài sản giao dịch hay chưa nhắm hạn chế vấn nạn loại tội phạm lừa đảo cấp độ tinh vi, phạm vi rộng, thủ đoạn loại tội phạm “lừa đảo chiếm đoạt tài sản” “làm giả dấu tài liệu” Năm 2010, Sở Tư pháp tỉnh Lâm Đồng đặt hàng Trung tâm Ứng dụng Khoa học Công nghệ tỉnh Lâm Đồng xây dựng giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động công chứng để chia sẻ thông tin sở liệu cơng chứng tồn tỉnh; từ đó, hệ thống phần mềm quản lý sở liệu công chứng, chứng thực liệu ngăn chặn (phần mềm) hình thành bắt đầu hoạt động vào cuối năm 2010 internet, giúp khắc phục khó khăn, rủi ro hoạt động cơng chứng Hệ thống chuyển giao, tập huấn cho 10 tổ chức hành nghề cơng chứng phịng chun mơn Sở Tư pháp; đến nay, địa bàn tỉnh Lâm Đồng phát triển 30 tổ chức hành nghề công chứng “Hệ thống quản lý sở liệu công chứng - chứng thực liệu ngăn chặn” giúp việc quản lý lịch sử giao dịch liên quan đến tài sản hệ thống giúp công chứng viên dễ dàng tra cứu hồ sơ giao dịch liên quan đến tài sản, lịch sử giao dịch, thống kê tình hình số lượng hợp đồng, giao dịch cơng chứng có ưu điểm sau: - Tìm kiếm nhiều tiêu chí nhanh chóng: Chức giúp cơng chứng viên tìm kiếm hồ sơ giao dịch liên quan đến tài sản theo số hồ sơ, số công chứng, theo đặc điểm riêng tài sản như: số đăng kí phương tiện, số khung, số máy; theo số chứng nhận, số tờ đồ bất động sản,… - Tìm kiếm người chủ sở hữu tài sản, tình trạng tài sản,… - Chức ngăn chặn loại hồ sơ nằm số liệu ngăn chặn, giúp giảm thiểu rủi ro công chứng Báo cáo thống kê: quản lý chi tiết hồ sơ công chứng số lượng, người thực công chứng, tài sản, thời gian,… Tuy nhiên số hạn chế phụ thuộc vào việc nhập liệu lên hệ thống các tổ chức hành nghề, thường cuối ngày làm việc tổ chức hành nghề công chứng tiến hành cập nhật thông tin lên hệ thống, có số trường hợp, hồ sơ giao dịch công chứng không cập nhật, vài ngày sau cập nhật lên hệ thống Tình trạng làm ảnh hưởng khơng nhỏ đến tính hiệu hệ thống, nhóm đối tượng xấu lợi dụng khoảng thời gian hồ sơ chưa cập nhật hệ thống để tiếp tục tiến hành giao dịch tài sản cho đối tượng khác, tổ chức hành nghề công chứng khác mà khơng gặp khó khăn 2.4 Ứng dụng tra cứu tài sản ngăn chặn Khi áp dụng hệ thống sở liệu cơng chứng loại tài sản ngăn chặn hay tài sản giao dịch hợp đồng hỗ trợ thông tin riêng Điều giúp việc lưu trữ trở nên đầy đủ xác, việc tra cứu đơn giản Người sử dụng tra cứu cách nhanh chóng thơng tin cần thiết dựa phương thức tìm kiếm tồn văn theo từ khóa truy xuất kết liên quan Thông tin giao dịch tài sản hợp đồng hệ thống tự động lưu lại sau lần giao dịch, giúp tạo nên lịch sử giao dịch với đầy đủ thông tin tài sản, sở đáng tin cậy cho công chứng viên xác định tính hợp lệ giao dịch Đây sở để công chứng viên xác định mức độ tin cậy liệu ngăn chặn Thông tin liệu ngăn chặn thông tin lịch sử giao dịch tài sản thiết kế khoa học, hợp lý Người sử dụng cần nhập thơng tin tìm kiếm lần tra cứu hai loại thông tin Hệ thống thiết kế sẵn sàng cho tổ chức hành nghề công chứng chia sẻ với thông tin liệu ngăn chặn, lịch sử giao dịch tài sản hợp đồng 2.5 Một số ví dụ áp dụng công nghệ thông tin hoạt động công chứng - - - Phần mền Master phần mềm chuyên dụng cơng chứng, có chức chủ yếu sau đây: Nhập thông tin khách hàng tài sản để tạo sinh hợp đồng, giao dịch theo mẫu tích hợp; - Quản lý, tra cứu thông tin đương sự, tài sản, hợp đồng giao dịch Chuyển hợp đồng soạn ký Master vào kho lưu trữ điện tử; ghi lại hợp đồng soạn thủ cơng ký ngồi Master vào kho lưu trữ điện tử; In sổ công chứng thông qua việc đặt tham số theo khoảng thời gian công chứng, theo loạihợpđồng; - Tra cứu thông tin cá nhân, tổ chức u cầu cơng chứng; Cập nhật tra cứu danh sách ngăn chặn người yêu cầu công chứng tài sản công chứng; - Quản lý, tra cứu hợp đồng, giao dịch công chứng; - Phân tích liệu phục vụ việc thống kê, tổng hợp, nghiên cứu, điều hành Phần mền Master thiết kế cho nhiều người mạng cục sử dụng Đặc điểm Master mơ đầy đủ q trình tạo lập thơng tin người u cầu công chứng thông tin đối tượng hợp đồng, giao dịch quản lý hồ sơ cơng chứng Phịng cơng chứng Phần mền Master hướng tới người sử dụng công chứng viên, chuyên viên nghiệp vụ cơng chứng, thư ký hành nhân viên lưu trữ Với giao diện thiết kế mô dựa hoạt động nghiệp vụ hàng ngày Phịng cơng chứng Thơng qua việc sử dụng phần mền Master, cơng chứng viên đổi quy trình, thủ tục thực việc công chứng theo phương pháp khoa học, đại, đáp ứng cách nhanh chóng, kịp thời, xác, hiệu nhu cầu công chứng công dân, tổ chức Hiện nay, phần mền Master văn phịng công chứng sử dụng.Tuy nhiên, phần mềm gần hoạt động đơn lẻ chưa có khả kết nối chia sẻ liệu Nó bộc lộ nhiều hạn chế viết tảng công nghệ cũ - - - - Phần mềm UCHI có chức năng: Chức Quản lý khai thác Dữ liệu Thông tin ngăn chặn: cho phép người dùng Sở Tư pháp nhập lên hệ thống Thông tin ngăn chặn, xử lý, phê duyệt thông tin ngăn chặn, tra cứu thông tin ngăn chặn giải tỏa thông tin ngăn chặn đưa lên hệ thống hết thời hạn hiệu lực thông tin ngăn chặn; Chức Quản lý khai thác liệu lịch sử giao dịch: giúp người dùng cập nhật quản lý Hợp đồng công chứng thực Tất hợp đồng công chứng cập nhật lên hệ thống tự động đồng chia sẻ đến hệ thống sở liệu công chứng địa bàn tỉnh/thành phố Ngồi chức người dùng tra cứu thơng tin, xác minh thơng tin toàn sở liệu đồng lên hệ thống; Chức Quản lý thực Hợp đồng trực tuyến: cho phép người đung Tổ chức cơng chứng phối hợp thực để tạo lập, xử lý Hợp đồng công chứng phần mềm bước đơn giản đầy đủ tiện ích: Soạn thảo Hợp đồng, Ký cơng chứng, Đóng dấu hợp đồng Hợp đồng cơng chứng sau Đóng dấu phần mềm, tự động đồng lên hệ thống chung, phục vụ cho hoạt động quản lý tra cứu; Chức Báo cáo Thống kê: cung cấp công cụ thống kê đa dạng, từ mẫu báo cáo thống kê tổng hợp hoạt động văn phòng, đến mẫu báo cáo, thống kê theo công chứng viên, theo loại Hợp đồng, thống kê doanh thu Đặc biệt, chức cịn hỗ trợ tổ chức hành nghề cơng chứng xuất nhanh chóng Báo cáo thống kê theo mẫu 31/BTP/BTTP/CC, (04/2016) Sổ công chứng hợp đồng, giao dịch theo mẫu sơ TPCC-22 (2015) - - - Ngồi ra, Phần mềm UCHI cung cấp cho người dùng nhiều chức tiện ích khác như: Thơng báo; Quản lý Tài liệu, cán bộ; Phân quyền người dùng,… Tính ưu việt Phần mềm UCHI Ngăn chặn rủi ro cho Tổ chức công chứng: Phần mềm UCHI cho phép người dùng tra cứu thơng tin tồn liệu ngăn chặn hợp đồng công chứng đồng lên hệ thống với thao tác tra cứu nhanh gọn đơn giản; Tạo kênh liên lạc, kết nối Sở Tư pháp với Tổ chức công chứng giúp cho việc quản lý, liên hệ trao đổi thơng tin trở nên nhanh chóng dễ dàng; Bảo mật liệu nội cho Tổ chức hành nghề cơng chứng: Mơ hình triển khai kết nối Máy chủ Sở Tư pháp với máy chủ Tổ chức hành nghề công chứng cho phép chia sẻ thông tin cần thiết cho việc xác minh, không chia sẻ thông tin nội Tổ chức công chứng, đảm bảo hoạt động độc lập cho Tổ chức công chứng; Chức thiết kế tối ưu giúp thao tác nghiệp vụ nhanh chóng, đơn giản, hiệu quả; - Giao diện đồ họa thiết kế thân thiện, dễ sử dụng Sau 08 năm nghiên cứu, xây dựng phát triển, Phần mềm triển khai thành công 12 Sở Tư pháp gần 400 Tổ chức hành nghề công chứng nước, bao gồm tỉnh/thành: Hà Nội, Vĩnh Phúc, Bắc Ninh, Bắc Giang, Hưng Yên, Nghệ An, Đà Nẵng, Khánh Hịa, Vũng Tàu, Cần Thơ, Sóc Trăng, Lạng Sơn…đã góp phần đảm bảo cho hoạt động cơng chứng diễn sn sẻ, nhanh chóng NHỮNG MẶT ĐẠT ĐƯỢC, NGUYÊN NHÂN, GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀO HOẠT ĐỘNG CÔNG CHỨNG 3.1 Những mặt đạt dược áp dụng công nghệ thông tin vào hoạt động công chứng Ở đâu có thơng tin người tìm giải pháp ứng dụng công nghệ Hoạt động công chứng chất hoạt động thu thập khai thác thông tin ngoại lệ Ta thấy thay đổi cơng nghệ hoạt động cơng chứng nhìn lại lịch sử cơng chứng giới: Từ việc viết bút lông đến viết bút máy bước tiến, đến máy chữ, máy in, máy tính Từ thơng tin truyền miệng, tín hiệu thủ cơng đến thơng tin mã hóa, số hóa, truyền tải tốc độ cao Từ thông tin chiều đến thông tin đa chiều Từ lưu trữ cứng đến lưu trữ liệu điện tử, điện toán đám mây Từ xác nhận chữ ký, dấu truyền thống đến xác nhận chữ ký số, chữ ký điện tử Từ công chứng trực tiếp đến công chứng điện tử Việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào hoạt động cơng chứng làm thay đổi hoàn toàn diện mạo cách thức hoạt động công chứng, nâng hiệu công việc độ an toàn lên nhiều lần, rút ngắn đến mức tối đa khoảng cách không gian thời gian Tùy vào điều kiện kinh tế, hành lang pháp lý, lực nhận thức người mà nước khác việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động công chứng mức độ khác Ở nơi coi chậm phát triển việc ứng dụng công nghệ thông tin mức đơn giản soạn thảo in ấn văn Ở mức độ cao hơn, sở liệu thiết lập phục vụ cho việc tra cứu, đối chiếu thông tin nhằm hỗ trợ cho công chứng viên Cao liên thông, chia sẻ liệu tổ chức hành nghề công chứng với nhau, tổ chức hành nghề công chứng quan quản lý, địa phương với địa phương khác; số hóa thơng tin lưu trữ… Ở nước phát triển, công nghệ thông tin ứng dụng không việc quản lý chia sẻ liệu, đối chứng mà ứng dụng vào việc xác thực, chứng nhận công chứng viên Hoạt động giao kết hợp đồng cơng chứng thực hồn tồn thiết bị số, không dùng đến giấy tờ (công chứng điện tử) Tuy nhiên, hoạt động công chứng điện tử mẻ ứng dụng số loại giao dịch định, số quốc gia địa phương hạn chế địi hỏi tương đồng khung pháp lý giải pháp công nghệ Xu hướng chung tất nơi công nghệ thông tin ứng dụng nhiều với phạm vi sâu, rộng triệt để vào hoạt động công chứng Nhìn vào tồn hoạt động tổ chức hành nghề công chứng công chứng viên cơng nghệ thơng tin ứng dụng vào nhiều hoạt động khác + Ứng dụng vào việc tiếp nhận thông tin giao tiếp với khách hàng: Thông qua email, ứng dụng nhắn tin, gửi tài liệu + Ứng dụng vào việc xử lý thông tin: Soạn thảo, in ấn văn MS Office + Ứng dụng vào việc tra cứu thông tin: Tra cứu văn pháp luật từ internet liệu offline, tra cứu liệu ngăn chặn từ sở liệu công chứng (chưa phổ biến), tra cứu liệu mẫu dấu, chữ ký, hồ sơ lưu trữ (do tổ chức hành nghề công chứng tự hệ thống lưu trữ – số tổ chức hành nghề công chứng) + Ứng dụng vào việc lưu trữ thông tin: Quản lý sổ lưu trữ, sổ công chứng/chứng thực, sổ theo dõi cơng văn, thư tín + Ứng dụng vào hoạt động quản lý: Quản lý thu chi tài chính, quản lý lao động, tiền lương (bằng Excel, số tổ chức hành nghề công chứng có phần mềm kế tốn máy) + Ứng dụng vào việc tiếp nhận thông tin yêu cầu công chứng + Ứng dụng vào việc truyền tải thông tin (trong nội ngồi tổ chức hành nghề cơng chứng) + Ứng dụng vào việc xử lý thông tin (soạn thảo, so sánh, đối chiếu…) + Ứng dụng vào việc lưu trữ thông tin (cơ sở liệu công chứng, sở liệu tự lập nội tổ chức hành nghề công chứng) + Ứng dụng vào việc tra cứu thông tin (tra cứu văn pháp luật, thông tin liệu ngăn chặn…) + Ứng dụng vào việc xác thực thông tin Không hoạt động nghiệp vụ, cơng nghệ thơng tin cịn ứng dụng vào hoạt động quản lý kế toán, quản lý khách hàng, quản lý nhân sự… Thực tiễn hoạt động công chứng thời gian qua đạt thành tựu bước đầu ứng dụng công nghệ thơng tin cải cách thủ tục hành chính, phải kể đến số kết như: có sở liệu cơng chứng, hầu hết tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương ban hành đưa vào sử dụng, khai thác sở liệu công chứng, điều giúp cho việc cung cấp thơng tin tình trạng pháp lý tài sản, thông tin ngăn chặn chia sẻ thông tin hoạt động cơng chứng Thủ tục hành hoạt động công chứng thực cá nhân, tổ chức có quyền lựa chọn cơng chứng chứng thực hợp đồng, giao dịch 3.2 Một số nguyên nhân gây trở ngại cho việc áp dụng công nghệ thông tin hoạt động công chứng Thứ nhất, chưa có hành lang pháp lý cho việc thực Cho đến nay, pháp luật công chứng Việt Nam chưa quy định công chứng điện tử hay công nhận giá trị văn công chứng điện tử, thể điểm sau: - Khoản Điều Luật Công chứng định nghĩa, công chứng việc công chứng viên tổ chức hành nghề cơng chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp hợp đồng, giao dịch dân khác văn bản, tính xác, hợp pháp, khơng trái đạo đức xã hội dịch giấy tờ, văn từ tiếng Việt sang tiếng nước từ tiếng nước sang tiếng Việt mà theo quy định pháp luật phải công chứng cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng - Luật Công chứng quy định hồ sơ yêu cầu công chứng gồm: Phiếu yêu cầu công chứng; Dự thảo hợp đồng, giao dịch; Bản giấy tờ tùy thân người yêu cầu công chứng; Bản giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng giấy tờ thay pháp luật quy định tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng trường hợp hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản đó; Bản giấy tờ khác có liên quan đến hợp đồng, giao dịch mà pháp luật quy định phải có (bản quy định chụp, in đánh máy có nội dung đầy đủ, xác khơng phải chứng thực) - Điều 40 Luật Công chứng quy định trình tự, thủ tục cơng chứng sau: cơng chứng viên kiểm tra giấy tờ hồ sơ yêu cầu công chứng; Người yêu cầu công chứng đồng ý toàn nội dung dự thảo hợp đồng, giao dịch kývào trang hợp đồng, giao dịch công chứng viên yêu cầu người yêu cầu công chứng xuất trình giấy tờ quy định nêu để đối chiếu trước ghi lời chứng, ký vào trang hợp đồng, giao dịch - Khoản Điều Luật Công chứng quy định giá trị văn công chứng sau: văn cơng chứng có hiệu lực kể từ ngày cơng chứng viên ký đóng dấu tổ chức hành nghề công chứng Các quy định cho thấy, công chứng Việt nam công chứng văn giấy chưa phải công chứng văn điện tử công cụ điện tử Bên cạnh đó, nay, theo quy định Điều 119 Bộ luật Dân năm 2015 hình thức giao dịch dân sự, “giao dịch dân thể lời nói, văn hành vi cụ thể; giao dịch dân thông qua phương tiện điện tử hình thức thơng điệp liệu theo quy định pháp luật giao dịch điện tử coi giao dịch văn bản” Luật Giao dịch điện tử năm 2005 văn hướng dẫn thi hành quy định: trường hợp pháp luật yêu cầu thơng tin phải thể văn thông điệp liệu xem đáp ứng yêu cầu thông tin chứa thông điệp liệu truy cập sử dụng để tham chiếu cần thiết, trường hợp pháp luật quy định văn cần có chữ ký u cầu thơng điệp liệu xem đáp ứng chữ ký điện tử sử dụng để ký thông điệp liệu đáp ứng điều kiện theo quy định, trường hợp pháp luật quy định văn cần đóng dấu quan, tổ chức u cầu thơng điệp liệu xem đáp ứng thơng điệp liệu ký chữ ký điện tử quan, tổ chức đáp ứng điều kiện theo quy định chữ ký điện tử có chứng thực Như vậy, với quy định Bộ luật Dân pháp luật giao dịch điện tử, thực việc ký đóng dấu điện tử văn công chứng mà đáp ứng quy định Luật Công chứng Tuy nhiên, áp dụng quy định Bộ luật Dân pháp luật giao dịch điện tử hành lang pháp lý cho việc thực công chứng điện tử vấn đề nhiều tranh luận cần làm rõ Luật Giao dịch điện tử không áp dụng việc cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà bất động sản khác, văn thừa kế, cước công dân cấp hình thức “thẻ” vật lý nên người yêu cầu công chứng phải nộp hồ sơ công chứng giấy, công chứng viên phải thụ lý xử lý yêu cầu công chứng theo hồ sơ giấy Do sản phẩm công chứng điện tử văn công chứng dạng liệu điện tử, chưa có quy định minh thị giá trị pháp lý văn công chứng điện tử nên việc tiếp nhận sử dụng văn công chứng điện tử thủ tục mà văn công chứng “hồ sơ đầu vào”, thủ tục đăng ký biến động đất đai, nhà ở, đóng thuế thực Thứ hai, việc xây dựng sở liệu công chứng chưa thật phục vụ cho thực công chứng điện tử Điều 62 Luật Công chứng quy định sở liệu công chứng bao gồm thông tin nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch tài sản thông tin biện pháp ngăn chặn áp dụng tài sản có liên quan đến hợp đồng, giao dịch công chứng Quy định hàm chứa nội dung điều chỉnh “dữ liệu” (thông tin) nhiều quy trình Do vậy, xây dựng sở liệu công chứng địa phương, Sở Tư pháp Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương tập trung nhiều vào việc tạo lập chế lưu trữ chia sẻ liệu, quan tâm đến việc xây dựng quy trình điện tử thay cho quy trình cơng chứng truyền thống (ngồi cịn pháp luật khơng quy định cơng chứng điện tử, nêu phần trên) Định hướng làm cho phần mềm dùng hoạt động cơng chứng chủ yếu mang tính chất hỗ trợ cho hoạt động công chứng, vận hành bên cạnh quy trình cơng chứng truyền thống quy trình cơng chứng truyền thống có hiệu lực thi hành Bên cạnh đó, Điều 62 Luật Cơng chứng quy định sở liệu công chứng bao gồm nhóm thơng tin chính, có thơng tin nguồn gốc tài sản, thực tế, để xây dựng sở liệu công chứng với đầy đủ thông tin quy định Luật Cơng chứng gặp nhiều khó khăn Thứ ba, mức độ ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động công chứng địa phương chưa đồng Hai điều kiện quan trọng để thực áp dụng cơng nghệ thơng tin độ phủ sóng Internet tảng (phần mềm), Internet điều kiện tiên Theo báo cáo xếp hạng mức độ phát triển Internet 75 quốc gia giới cơng bố tạp chí Economist năm 2017, Việt Nam đứng vị trí thứ 40/75 chất lượng hạ tầng mạng lưới Internet mức độ sử dụng Internet, vị trí thứ 42/75 khả truy cập Internet, bao gồm: kỹ người dân, văn hóa sách quan quản lý, có hạn chế hiểu biết kỹ thuật số kỹ truy cập Internet Trong đó, theo liệu nhận từ M-Lab, tổ chức nghiên cứu thành lập dựa hợp tác Google đại học Princeton Viện khoa học cơng nghệ mở tốc độ truy cập Internet Việt Nam năm 2018 tụt bậc so với năm 2017, tốc độ trung bình giới Theo số liệu thống kê World Internet Users vào tháng năm 2020 có 70,4% dân số Việt Nam sử dụng Internet Các đánh giá phản ánh thực trạng Việt Nam là, dù tỷ lệ người dân sử dụng Internet khu vực thành thị Việt Nam cao, song lượng lớn người dân khu vực nông thôn, vùng sâu, vùng xa thiếu hạ tầng, phương tiện kỹ sử dụng Internet Như vậy, việc triển khai gặp khó khăn khu vực đô thị, đó, Luật Cơng chứng quy định, cơng chứng viên công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi tổ chức hành nghề công chứng đặt trụ sở, tức người yêu cầu công chứng yêu cầu công chứng viên hành nghề địa phương khác công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản địa phương Bên cạnh đó, độ phủ sóng phần mềm dùng hoạt động hoạt động cơng chứng địa phương có Internet chưa khắp, nhiều nơi chưa có phần mềm Chức phần mềm khác nhau, số phần mềm cho phép xử lý hồ sơ trực tiếp, lúc với việc công chứng hồ sơ giấy, số phần mềm sử dụng để nhập thông tin sau công chứng xong Thứ tư, tâm lý e ngại thực chuyển đổi số hoạt động công chứng Việc chuyển đổi từ công chứng truyền thống sang công chứng điện tử không đơn việc gán chữ ký dấu điện tử vào văn công chứng vấn đề tiết kiệm văn phòng phẩm cho tổ chức hành nghề công chứng Đây cách mạng làm thay đổi tồn cách thức thực việc cơng chứng hình thức văn cơng chứng, kéo theo thay đổi thủ tục, quy trình có liên quan khác (như đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản, đóng thuế ) Khi thực công chứng điện tử, không thay đổi quy định pháp luật có liên quan quy trình cơng chứng mà người thực công chứng (tổ chức hành nghề công chứng, Công chứng viên, thư ký ) người yêu cầu công chứng phải có thay đổi lớn cách tiếp cận, kỹ thực công chứng tiếp nhận sản phẩm đầu hoạt động công chứng Kinh nghiệm từ cải cách hoạt động công chứng chuyển đổi sang bắt buộc sử dụng phần mềm cho thấy, thay đổi gây tâm lý dè chừng, lưỡng lự, không sẵn sáng chấp nhận sử dụng Đây trở ngại lớn q trình triển khai cơng chứng điện tử, đặc biệt giai đoạn đầu, cần tâm quan, tổ chức có liên quan, đặc biệt quan quản lý nhà nước Bộ Tư pháp Sở Tư pháp địa phương Bên cạnh đó, tình trạng giấy tờ giả hoạt động công chứng trở thành vấn nạn, đặc biệt giả giấy tờ chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản Công chứng viên chủ yếu sử dụng kỹ kiến thức để nhận diện giấy tờ giả thụ lý hồ sơ công chứng Nói cách khác, cơng chứng viên phải tiếp xúc trực tiếp với giấy tờ giấy, sử dụng giác quan để tìm kiếm dấu hiệu bảo mật dấu vết giả mạo Nếu thực công chứng mà khơng có thơng tin chủ sở hữu thật, nguồn gốc tài sản từ phía quan quản lý đất đai nguy bị giả mạo cao, làm ảnh hưởng đến hoạt động nghề nghiệp cơng chứng viên tính an tồn giao dịch Tương tự, tình trạng giả mạo người yêu cầu công chứng ngày tăng, sở liệu công chứng chưa thể kết nối với liệu dân cư nên công chứng viên phải dựa vào việc kiểm tra giấy tờ nhân thân giấy để xác định tính thật, giả giấy tờ Đây nguyên nhân lớn gây tâm lý dè dặt triển khai cơng chứng điện tử Ngồi ra, theo quy định Luật Cơng chứng, văn phịng cơng chứng doanh nghiệp, nên ln có cân đối chi phí lợi nhuận Trong đó, chi phí cho việc triển khai cơng chứng điện tử dự kiến cao Ở thị, nơi có nhiều giao dịch, doanh thu từ hoạt động công chứng bù đắp cho chi phí đầu tư, Văn phịng cơng chứng sẵn sàng đầu tư để nâng cao chất lượng hoạt động Tuy nhiên, vùng có số lượng hợp đồng, giao dịch khơng cao, chi phí cho trang thiết bị, đường truyền để thực công chứng điện tử trở ngại ảnh hưởng đến tâm áp dụng công chứng điện tử tổ chức hành nghề công chứng 3.3 Giải pháp nâng cao hiệu việc ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động công chứng Nghị số 172/NQ-CP ngày 19/11/2020 Chính phủ sách phát triển nghề cơng chứng nêu rõ “Tổng kết thực Luật Công chứng năm 2014, sở nghiên cứu, đề xuất sửa đổi, bổ sung Luật Công chứng năm 2014 theo hướng nâng cao chất lượng công chứng viên; phát triển tổ chức hành nghề cơng chứng có kiểm sốt; bảo đảm trình tự, thủ tục công chứng chặt chẽ, nghiên cứu quy định thống trình tự, thủ tục cơng chứng, chứng thực; nâng cao chất lượng dịch vụ công chứng đáp ứng yêu cầu ngày cao xã hội; hoàn thiện pháp luật xử lý vi phạm tổ chức hoạt động công chứng, bảo đảm đủ công cụ pháp lý để thực quản lý nhà nước có hiệu Nghiên cứu bước xây dựng sở pháp lý cho việc thực công chứng hợp đồng, giao dịch môi trường điện tử” Thứ nhất, ưu tiên bảo đảm an tồn cho giao dịch nguồn thông tin cung cấp cho công chứng viên cần tạo điều kiện hỗ trợ tối đa Công chứng viên cần phải tiếp cận sở liệu bản, có liên quan trực tiếp đến hoạt động công chứng sở liệu dân cư, sở liệu hộ tịch, sở liệu cấp giấy chứng nhận quyền sở hữu tài sản, sở liệu đăng ký giao dịch bảo đảm, sở liệu giao dịch công chứng… Việc cho phép công chứng viên tiếp cận sở liệu loại bỏ gần hoàn toàn vấn nạn làm giả giấy tờ, đồng thời giảm thiểu hầu hết thủ tục xin trích lục, xác minh thông tin, rút ngắn thời gian công chứng, tiết kiệm nhiều chi phí cơng sức cho người dân, giảm tải cho quan hành nhà nước…Tuy nhiên, ngành cơng chứng khơng thể có đủ thẩm quyền khả xây dựng, lưu trữ, cập nhật tồn liệu này, chắn cần chế phối hợp, chia sẻ, khai thác cách hợp lý quan quản lý nhà nước Thứ hai, nhằm bảo mật thông tin chế pháp lý cho việc thu thập sử dụng liệu cần phải xây dựng cách chặt chẽ, khoa học thống phạm vi nước, đồng với văn pháp luật hành Khơng có Luật Cơng chứng văn chuyên ngành trực tiếp quy định việc giứ bí mật nội dung cơng chứng, Hiến Pháp 2013 nhiều văn quy phạm pháp luật khác như: Bộ luật Dân sự, Bộ luật Tố tụng Dân năm 2015, Luật An tồn thơng tin mạng năm 2015, Luật thống kê năm 2015, Luật cước công dân năm 2014, Luật trẻ em năm 2016, Bộ luật Hình năm 2015, Bộ luật Tố tụng hình năm 2015 … có quy định cụ thể, góp phần tạo hành lang pháp lý quan trọng cho việc bảo vệ thông tin cá nhân Thông tin công chứng khai thác tràn lan tùy tiện mà cần có giám sát chặt chẽ quan quản lý người sở hữu thơng tin Thứ ba, nhằm bảo đảm hiệu kinh tế hiệu quản lý quy trình cơng chứng cần phải có thay đổi theo hướng cho phép ứng dụng công nghệ thông tin vào số công đoạn định, ví dụ việc tiếp nhận u cầu cơng chứng, việc cho phép số hóa liệu lưu trữ, việc giao tiếp văn điện tử… Ước tính, pháp luật cho phép số hóa phần hồ sơ cơng chứng lưu trữ chi phí cho việc lưu trữ quản lý hồ sơ lưu trữ tổ chức hành nghề cắt giảm tới 50% Xa hơn, việc lưu trũ hồ sơ công chứng thực tập trung cấp độ quốc gia khơng giảm thiểu chi phí chung cho hoạt động lưu trữ mà hiệu công tác kiểm tra, giám sát, báo cáo, thống kê quan chức Sở Tư pháp, Bộ Tư pháp lĩnh vực công chứng tăng lên đáng kể Thứ tư, xây dựng kế hoạch áp dụng hệ thống sở liệu cho tất tỉnh, thành nước nhằm bảo đảm tính thống đồng cần phải chuẩn hóa hệ thống liệu giải pháp cơng nghệ cấp độ quốc gia sẵn sàng kết nối hệ thống tồn quốc khơng phải theo địa hạt địa phương Xác định tổ chức hành nghề công chứng trang bị hạ tầng phần cứng đầu cuối, sở liệu giải pháp phần mềm cần phải đầu tư cấp độ quốc gia Mặc dù tài sản bất động sản Luật Công chứng quy định địa hạt, nhiên nguồn rủi ro pháp lý hoạt động đối tượng lừa đảo khơng có địa hạt, giới hạn sở liệu công chứng cấp tỉnh, thành phố giải pháp hợp lý, tối ưu phù hợp với nhu cầu khơng muốn nói tạo lãng phí lớn việc đầu tư khai thác Thứ năm, xây dựng chuẩn kiến thức ứng dụng CNTT lĩnh vực công chứng phổ biến toàn quốc Những kiến thức phải sát với thực tế công việc hàng ngày tổ chức hành nghề công chứng kiến thức hàn lâm Hiện nay, chương trình đào tạo trường đại học, học viện liên quan đến lĩnh vực pháp luật ngành công chứng chưa dành thời lượng tương xứng cho nội dung ứng dụng công nghệ thông tin III KẾT LUẬN Hoạt động công chứng nước ta có đóng góp tích cực cho phát triển kinh tế xã hội đất nước, đáp ứng nhu cầu ngày tăng nhu cầu công chứng nhân dân kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa hội nhập quốc tế, đồng thời công cụ đắc lực phục vụ quản lý Nhà nước có hiệu quả, bảo đảm an tồn pháp lý cho giao dịch, góp phần tích cực vào việc phòng ngừa tranh chấp, vi phạm pháp luật, tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa Phát triển nghề công chứng ổn định, bền vững nhằm tạo thuận lợi cho cá nhân, tổ chức tiếp cận dịch vụ công chứng, bảo đảm an toàn pháp lý cho bên tham gia hợp đồng, giao dịch, phòng ngừa tranh chấp, bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp cá nhân, tổ chức; đổi hoạt động công chứng đáp ứng yêu cầu phát triển kinh tế - xã hội đất nước cải cách tư pháp, đưa hoạt động công chứng VIệt Nam hội nhập với khu vực giới Trong thời buổi phát triển internet việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động công chứng cần thiết để bắt kịp với đời sống xã hội ,và hội nhập phát triển kinh tế Đồng thời nâng cao ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động công chứng giúp công chứng viên hạn chế rủi ro hành nghề nạn giấy tờ giả, lừa đảo tinh vi, Cơng chứng góp phần đắc lực vào việc phịng ngừa, ngăn chặn giao dịch có thỏa thuận ngầm với mục đích rửa tiền trốn thuế Thực nghiêm quy định pháp luật loại hợp đồng bắt buộc phải công chứng biện pháp hữu hiệu việc phịng ngừa xố bỏ thị trường ngầm bất động sản có nguy vượt khỏi quản lý Nhà nước Quan trọng cả, công chứng hoạt động bổ trợ tư pháp có ý nghĩa, góp phần nâng cao hoạt động tư pháp nghiệp xây dựng Nhà nưóc pháp quyền xã hội chủ nghĩa xây dựng kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa nước ta Nên việc hoàn thiện cở sở hạ tầng quy phạm pháp luật vấn đề cần thiết phải hành động Tuy nhiên, với thực trạng hiên việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin hoạt động cơng chứng cịn chậm chạp Không chậm so với ngành, lĩnh vực khác mà chậm so với tốc độ chung xu thời đại Thực tế cần phải thay đổi sớm tốt, lãnh đạo, quan quản lý hoạch định sách IV DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Luật công chứng năm 2014 Luật công chứng 2006 Luật Công nghệ thông tin 2006 Bộ luật Dân năm 2015 Nghị số 172/NQ-CP Chính phủ : Về sách phát triển nghề công chứng Ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động công chứng- Th.s Đào Duy An Nghị định 82/2020/NĐ-CP ngày 15/7/2020 Chính phủ quy định xử phạt vi phạm hành lĩnh vực bổ trợ tư pháp; hành tư pháp; nhân gia đình; thi hành án dân sự; phá sản doanh nghiệp, hợp tác xã, có hiệu lực từ ngày 01/9/2020 http://baochinhphu.vn http://lapphap.vn/Pages/tintuc/tinchitiet.aspx?tintucid=210703 ... cơng chứng : “Kỹ chung công chứng? ?? học viên xin lựa chọn đề tài: ? ?Vai trị cơng nghệ thơng tin hoạt động công chứng - Giải pháp nâng cao hiệu ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động công chứng? ??... nghĩa Vai trị cơng nghệ thơng tin hoạt động công chứng Nhũng mặt đạt được, nguyên nhân, giải pháp nâng cao hiệu ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động công chứng II NỘI DUNG ĐỊNH NGHĨA 1.1 Hoạt. .. đạt dược áp dụng công nghệ thông tin vào hoạt động công chứng Ở đâu có thơng tin người tìm giải pháp ứng dụng cơng nghệ Hoạt động công chứng chất hoạt động thu thập khai thác thông tin ngoại lệ