1.3. Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động công chứng Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động công chứng có thể áp dụng đối với nhiều nội dung tại nhiều hoạt động khác nhau, như: Một là ứng dụng vào việc tiếp nhận thông tin yêu cầu công chứng. Hiểu một cách đơn giản, người có nhu cầu công chứng thay vì phải đến trực tiếp Văn phòng hoặc cơ quan có thẩm quyền công chứng có thể yêu cầu công chứng tại nhà, nhận lịch hẹn hoặc tư vấn, hỗ trợ cụ thể từ phía công chứng viên trước khi đến trụ sở công chứng. Điều này giúp người dân tiết kiệm được công sức khi tránh phải đi lại nhiều lần do thiếu hồ sơ, cung cấp không đúng hồ sơ tài liệu và tiết kiệm thời gian khi tránh được trường hợp phải chờ đợi, xếp hàng lâu. Hai là ứng dụng vào việc truyền tải thông tin (bao gồm cả nội bộ và bên ngoài). Việc truyền tải thông tin có thể liên quan đến trao đổi hồ sơ, tài liệu hoặc trao đổi nội dung công việc hoặc hỗ trợ công việc, giải đáp thắc mắc giữa các công chứng viên với người trong cùng tổ chức hoặc với khách hàng. Theo đó, thay vì phải gặp mặt trực tiếp, chuyển tận tay tài liệu hồ sơ hoặc trao đổi công việc thì công nghệ thông tin giúp thực hiện hoàn toàn thông qua hệ thống điện tử, tiết kiệm được thời gian, công sức cho người thực hiện. Ba là ứng dụng vào việc xử lý thông tin. Đối với hoạt động này, công nghệ thông tin thường được vận dụng vào việc soạn thảo văn bản hoặc so sánh, đối chiếu tài liệu, thay vì phải viết tay văn bản hay so sánh, đối chiếu tài liệu theo hình thức truyền thống dễ bỏ xót những lỗi sai nhỏ thì công nghệ thông tin có thể giúp người dùng kiểm soát nội dung được soạn thảo đúng chính tả và các chức năng khác, việc so sánh đối chiếu văn bản cũng trở nên dễ dàng hơn. Bốn là ứng dụng vào việc lưu trữ thông tin. Nghề công chứng cần phải xử lý rất nhiều công việc liên quan đến tính pháp lý và yêu cầu đảm bảo lưu trữ đầy đủ, chính xác để làm căn cứ đối chiếu sau này, chính vì vậy tài liệu, thông tin cần lưu trữ là rất lớn. Nếu như việc lưu trữ chỉ được thực hiện thủ công thì theo thời gian, số lượng hồ sơ tài liệu quá lớn sẽ không còn khả năng để tiếp tục lưu trữ, đồng thời việc tìm lại thông tin để xử lý vụ việc cung trở nên khó khăn. Bằng việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động lưu trữ, công chứng viên có thể thực hiện hoàn toàn trên hệ thống điện tử, giảm khối lượng công việc, đồng thời giúp việc tìm kiếm thông tin trở nên khoa học, dễ dàng hơn. Năm là ứng dụng vào việc tra cứu thông tin. Hoạt động công chứng thường cần sử dụng rất nhiều thông tin để thực hiện, ví dụ đơn giản nhất như việc tra cứu quy định pháp luật, thông qua công nghệ thông tin công chứng viên có thể dễ dàng tiếp cận các quy định pháp luật cần sử dụng, ngay cả những quy định đã hết hiệu lực hay được ban hành từ rất lâu trước đó mà không cần phải thu thập văn bản giấy và lưu trữ để sử dụng sau này. Sáu là ứng dụng vào việc xác thực thông tin. Việc xác thực thông tin ở đây có thể là thông tin pháp lý của pháp nhân, thông tin về việc đăng ký biện pháp bảo đảm đối với tài sản bảo đảm,.... Thông qua công nghệ thông tin, công chứng viên có thể dễ dàng hơn trong việc đối chiếc, xác thực thông tin này. Có thể nói rằng việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động công chứng (ngay cả việc áp dụng song song với phương thức truyền thống) sẽ giúp công chứng viên tập trung được ở trạng thái cao nhất vào việc “xác nhận ý chí và hành vi của chủ thể” mà không cần quá bận tâm vào việc xác thực, đánh giá hồ sơ. Và đương nhiên, với sự hỗ trợ tối đa đó của công nghệ thông tin, hiệu quả và chất lượng công việc công chức chắc chắn sẽ cao hơn.
HỌC VIỆN TƯ PHÁP KHOA ĐÀO TẠO CÔNG CHỨNG VIÊN VÀ CÁC CHỨC DANH KHÁC BÁO CÁO KẾT THÚC HỌC PHẦN KỸ NĂNG CHUNG VỀ CƠNG CHỨNG Chun đề: “Vai trị cơng nghệ thông tin hoạt động công chứng – Giải pháp nâng cao hiệu ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động công chứng” Họ tên: Sinh ngày: Số báo danh: Lớp: Hà Nội, ngày 02 tháng 06 năm 2022 MỤC LỤC A MỞ ĐẦU Nước ta trình hội nhập phát triển, số lượng hợp đồng, giao dịch phát sinh ngày nhiều, tính chất hợp đồng, giao dịch ngày đa dạng, phức tạp Bên cạnh đó, tình trạng giả mạo, lừa đảo xuất hoạt động cơng chứng ngày phổ biến địi hỏi nhà nước phải đưa giải pháp, hành động để giải khó khăn, thách thức Một giải pháp triển khai để hồn thiện hoạt cơng chứng ứng dụng cơng nghệ thông tin, công nghệ tin học vào trình thực quản lý hoạt động cơng chứng Nhà nước ta thực việc đưa công nghệ thông tin áp dụng sâu lĩnh vực công chứng với mong muốn công nghệ thông tin trở thành công cụ hữu hiệu khắc phục tồn hoạt động công chứng truyền thống trước Hiểu thực tế đó, báo cáo kết thúc học phần này, em xin lựa chọn đề tài: “Vai trị cơng nghệ thơng tin hoạt động công chứng – Giải pháp nâng cao hiệu ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động công chứng” B NỘI DUNG I KHÁT QUÁT VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 1.1 Khái niệm ứng dụng công nghệ thông tin Thuật ngữ “ứng dụng công nghệ thông tin” bao gồm tổ hợp thành phần “ứng dụng” “công nghệ thông tin” Theo đó, “cơng nghệ thơng tin”, theo mạng ngữ nghĩa Wordnet Search 3.1, Công nghệ thông tin (tiếng Anh information technology) hiểu “một nhánh ngành kỹ thuật sử dụng máy tính phần mềm máy tính để chuyển đổi, lưu trữ, bảo vệ, xử lý, truyền tải thu thập thông tin” Tại nước ta, khái niệm công nghệ thông tin ghi nhận khoản Điều Luật Công nghệ thông tin năm 2006 sau: “Công nghệ thông tin tập hợp phương pháp khoa học, công nghệ công cụ kỹ thuật sản xuất, truyền đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ trao đổi thơng tin số” Tiếp đó, “ứng dụng” hiểu theo cách đơn giản việc áp dụng nội dung, vấn đề vào thực tiễn sống Như vậy, hiển hoạt động “ứng dụng cơng nghệ thơng tin việc sử dụng, áp dụng tập hợp phương pháp khoa học, công nghệ công cụ kỹ thuật sản xuất, truyền đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ trao đổi thông tin số vào thực tế sống” Để tránh hiều lầm, cần phải nhìn nhận rõ việc ứng dụng công nghệ thông tin “một hay vài kỹ riêng lẻ cá nhân thực hiện” mà “một hoạt động mang tính chiến lược, kế hoạch mang tính tổng thể, liên quan đến nhiều đối tượng” 1.2 Vai trò công nghệ thông tin đời sống Công nghệ thông tin xuất cách mạng công nghiệp lần thứ giới (1969), mà giới nhìn thấy phát triển mức độ định công nghệ điện tử Vào đầu năm kỷ 21, công nghệ thông tin bắt đầu thực bùng nổ, đem lại nhiều giá trị vận dụng đời sống xã hội Trong sống ngày nay, thấy cơng nghệ thông tin diện hầu hết lĩnh vực sống từ giải trí, văn hố, xã hội đến giáo dục, Điều xuất phát từ việc cơng nghệ thơng tin giúp đơn giản hố công việc giảm tiêu hao sức lao động người; vậy, hoạt động công nghệ thơng tin mang tính xác cao đạt tốc độ đáng nể nên chất lượng hiệu công việc từ mà tăng lên Với phát triển khơng ngừng ngày hồn thiện cơng nghệ thơng tin giới nói chung nước ta nói riêng, khơng vơ lý khẳng định đến công nghệ thông tin giữ vị trí, tầm quan trọng định, mang vai trò to lớn phát triển văn minh nhân loại 1.3 Ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động công chứng Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động công chứng áp dụng nhiều nội dung nhiều hoạt động khác nhau, như: Một ứng dụng vào việc tiếp nhận thông tin yêu cầu công chứng Hiểu cách đơn giản, người có nhu cầu cơng chứng thay phải đến trực tiếp Văn phịng quan có thẩm quyền cơng chứng u cầu công chứng nhà, nhận lịch hẹn tư vấn, hỗ trợ cụ thể từ phía cơng chứng viên trước đến trụ sở công chứng Điều giúp người dân tiết kiệm công sức tránh phải lại nhiều lần thiếu hồ sơ, cung cấp không hồ sơ tài liệu tiết kiệm thời gian tránh trường hợp phải chờ đợi, xếp hàng lâu Hai ứng dụng vào việc truyền tải thơng tin (bao gồm nội bên ngồi) Việc truyền tải thơng tin liên quan đến trao đổi hồ sơ, tài liệu trao đổi nội dung công việc hỗ trợ công việc, giải đáp thắc mắc công chứng viên với người tổ chức với khách hàng Theo đó, thay phải gặp mặt trực tiếp, chuyển tận tay tài liệu hồ sơ trao đổi cơng việc cơng nghệ thơng tin giúp thực hồn tồn thơng qua hệ thống điện tử, tiết kiệm thời gian, công sức cho người thực Ba ứng dụng vào việc xử lý thông tin Đối với hoạt động này, công nghệ thông tin thường vận dụng vào việc soạn thảo văn so sánh, đối chiếu tài liệu, thay phải viết tay văn hay so sánh, đối chiếu tài liệu theo hình thức truyền thống dễ bỏ xót lỗi sai nhỏ cơng nghệ thơng tin giúp người dùng kiểm sốt nội dung soạn thảo tả chức khác, việc so sánh đối chiếu văn trở nên dễ dàng Bốn ứng dụng vào việc lưu trữ thông tin Nghề công chứng cần phải xử lý nhiều cơng việc liên quan đến tính pháp lý yêu cầu đảm bảo lưu trữ đầy đủ, xác để làm đối chiếu sau này, tài liệu, thơng tin cần lưu trữ lớn Nếu việc lưu trữ thực thủ cơng theo thời gian, số lượng hồ sơ tài liệu q lớn khơng cịn khả để tiếp tục lưu trữ, đồng thời việc tìm lại thơng tin để xử lý vụ việc cung trở nên khó khăn Bằng việc ứng dụng cơng nghệ thông tin vào hoạt động lưu trữ, công chứng viên thực hồn tồn hệ thống điện tử, giảm khối lượng công việc, đồng thời giúp việc tìm kiếm thơng tin trở nên khoa học, dễ dàng Năm ứng dụng vào việc tra cứu thông tin Hoạt động công chứng thường cần sử dụng nhiều thơng tin để thực hiện, ví dụ đơn giản việc tra cứu quy định pháp luật, thông qua cơng nghệ thơng tin cơng chứng viên dễ dàng tiếp cận quy định pháp luật cần sử dụng, quy định hết hiệu lực hay ban hành từ lâu trước mà không cần phải thu thập văn giấy lưu trữ để sử dụng sau Sáu ứng dụng vào việc xác thực thông tin Việc xác thực thơng tin thơng tin pháp lý pháp nhân, thông tin việc đăng ký biện pháp bảo đảm tài sản bảo đảm, Thông qua công nghệ thông tin, công chứng viên dễ dàng việc đối chiếc, xác thực thơng tin Có thể nói việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động công chứng (ngay việc áp dụng song song với phương thức truyền thống) giúp công chứng viên tập trung trạng thái cao vào việc “xác nhận ý chí hành vi chủ thể” mà khơng cần bận tâm vào việc xác thực, đánh giá hồ sơ Và đương nhiên, với hỗ trợ tối đa cơng nghệ thơng tin, hiệu chất lượng công việc công chức chắn cao II THỰC TIỄN THỰC HIỆN ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG HOẠT ĐỘNG CÔNG CHỨNG 2.1 Việc ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động công chứng số nước phát triển Như đề cập trên, số quốc gia giới nói chung nước phát triển nói riêng thực việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động công chứng Việc ứng dụng tạo đổi nâng cao hiệu thực công tác công chứng đất nước Dưới số ví dụ tiêu biểu tình hình thực tiễn số quốc gia: Tại Pháp, công chứng điện tử bắt đầu triển khai từ năm 2008 Để thực công chứng điện tử, Pháp sửa đổi, bổ sung nhiều quy định có liên quan, có Bộ luật Dân (sửa năm 2000) ban hành quy định chữ ký điện tử, công chứng điện tử Văn công chứng điện tử có giá trị văn cơng chứng giấy Tồn văn công chứng điện tử lưu trữ Trung tâm MICEN đặt giám sát Hội đồng công chứng tối cao Pháp công chứng điện tử Pháp đánh giá chuyển biến lớn phương pháp môi trường thực công chứng, giúp việc công chứng nhanh, hiệu hơn, văn công chứng lưu trữ lâu dài Tại Mỹ, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động cơng chứng thực thức lần bang Virgina vào ngày 01/7/2012 sau lan rộng bang khác nước Mỹ Cụ thể đạo luật công chứng điện tử cơng chứng từ xa (hay cịn gọi việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động công chứng) áp dụng 36 bang Mỹ Tại châu Âu, nhiều nước Tây Ban Nha, Đức, Pháp, Italia, Malta, áp dụng cơng chứng điện tử Theo đó, tảng chữ ký số dùng chung thức ban hành liên minh châu Âu vào tháng 7/2016 giúp việc cơng chứng thực có giá trị cơng nhận quốc gia thành viên Một số mạng lưới thông tin công chứng liên minh châu Âu để hỗ trợ hoạt động công chứng thiết lập như: “Mạng lưới đăng ký di chúc châu Âu (RERT – www.arert.eu) kết nối liệu quốc gia điều khoản di chúc cuối cấp độ châu Âu Mạng lưới cho phép tìm xác định sớm tốt di chúc cuối thực công dân châu Âu; kết nối giấy chứng nhận đăng ký bất động sản châu Âu Trang web cung cấp thông tin cách đăng ký tìm kiếm di chúc quốc gia thuộc Liên minh Châu Âu Mạng công chứng châu Âu tăng cường (ENN – www.enn-rne.eu) để trả lời câu hỏi thực tế cơng chứng viên có hồ sơ xuyên quốc gia Giải pháp Eufides (eufides.eu) nhằm tạo điều kiện hợp tác xuyên biên giới châu Âu cách thiết lập tảng làm việc hợp tác mơi trường an tồn hai cơng chứng viên từ hai quốc gia khác giải vấn đề xuyên biên giới” Tại Nhật Bản, công chứng trực tuyến năm 2000 tài liệu cá nhân, đến năm 2002 phạm vi công chứng điện tử mở rộng việc công chứng điều lệ công ty Tuy nhiên, pháp luật quy định người yêu cầu công chứng (hoặc đại diện) phải trực tiếp gặp công chứng viên Hiện nay, Hiệp hội công chứng quốc gia Nhật Bản có kế hoạch triển khai cơng chứng điện tử qua phương tiện điện tử (điện thoại thông minh, hội nghị trực tuyến ) nhằm đáp ứng yêu cầu “chứng nhận trước mặt công chứng viên” môi trường số Hệ thống công chứng điện tử áp dụng Hàn Quốc từ năm 2010, cho phép xác nhận người dùng thơng qua máy tính điện thoại thơng minh Hệ thống hữu ích người yêu cầu cơng chứng sinh sống nơi khơng có cơng chứng viên Hàn Quốc giúp giảm bớt chi phí Tuy nhiên, trước Hàn Quốc khơng có quy định cho phép nhận yêu cầu công chứng thông qua hình ảnh nên sử dụng hệ thống công chứng điện tử, người yêu cầu công chứng phải đến tổ chức hành nghề cơng chứng 01 lần để gặp trực tiếp công chứng viên Từ ngày 20/6/2018, luật pháp Hàn Quốc cho phép người yêu cầu công chứng gặp công chứng viên thông qua hội nghị trực tuyến (video-conference) nhận văn cơng chứng trực tuyến, thay phải trực tiếp đến tổ chức hành nghề công chứng Tuy nhiên, tất cơng chứng viên hành nghề thực quy trình mà có số công chứng viên cấp phép thực nên Bộ Tư pháp Hàn Quốc phải giải số vấn đề kỹ thuật để kiểm tra xác nhận người dùng phải có phối hợp chặt chẽ với Bộ Nội vụ (cơ quan cấp thẻ hành nghề công chứng) Qua số mơ hình cơng chứng điện tử số quốc gia giới, thấy cách tiếp cận công chứng điện tử quốc gia khác Có nước sử dụng cơng cụ điện tử cho tồn quy trình cơng chứng từ khâu tiếp nhận hồ sơ, xử lý hồ sơ đến việc công chứng viên chứng nhận văn công chứng thông qua chữ ký số/chữ ký điện tử đóng dấu số; có nước sử dụng cơng đoạn quy trình cơng chứng Mặc dù cách tiếp cận cơng chứng điện tử quốc gia có khác nhau, xu chung bước quy trình cơng chứng thực trực tuyến thông qua công cụ điện tử 2.2 Thực tiễn ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động công chứng Việt Nam Tại Luật Công nghệ thông tin năm 2006, Điều quy định sách Nhà nước ứng dụng phát triển công nghệ thông tin thể rõ tinh thần khuyến khích, tạo điều kiện ứng dụng cơng nghệ thông tin vào hoạt động đời sống Hay Nghị số 172/NQ-CP ngày 19/11/2020 Chính phủ sách phát triển nghề cơng chứng, Chính phủ đưa số nhiệm vụ giải pháp nhằm “phát triển nghề công chứng ổn định, bền vững nhằm tạo thuận lợi cho cá nhân, tổ chức tiếp cận dịch vụ cơng chứng, bảo đảm an tồn pháp lý cho bên tham gia giao dịch, đáp ứng yêu cầu cải cách tư pháp” tăng cường tạo điều kiện thuận lợi cho việc ứng dụng công nghệ thông vào hoạt động cơng chứng Bên cạnh đó, Luật Công chứng 2014 đề cập đến việc ứng dụng Điều 32 quyền sử dụng sở liệu công chứng tổ chức hành nghề công chứng, Điều 33 nghĩa vụ chia sẻ số thông tin nguồn gốc tài sản giao dịch để đưa vào sở liệu công chứng tổ chức hành nghề công chứng Điều 62 sở liệu công chứng Tuy nhiên quy định thực tế tồn nhiều vướng mắc, bất cập trình áp dụng Đơn cử “cơ sở liệu công chứng” thừa nhận nhắc tới quy định lại khơng có điều khoản nhắc đến chế tạo lập, thực Ðể đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin, thực chuyển đổi số hoạt động công chứng, Bộ Tư pháp ban hành Kế hoạch chuyển đổi số ngành Tư pháp đến năm 2025, định hướng đến năm 2030 Chương trình Chuyển đổi số quốc gia đến năm 2025, định hướng đến năm 2030 Trong đó, tập trung nghiên cứu, triển khai xây dựng sở liệu quốc gia công chứng cho phép liên thông, kết nối với số sở liệu quốc gia quan trọng có liên quan đến hoạt động cơng chứng, như: sở liệu quốc gia dân cư, sở liệu hộ tịch, sở liệu thông tin đất đai; kết nối, chia sẻ toàn quốc với sở liệu ngành Tư pháp, như: sở liệu quốc gia pháp luật, sở liệu hộ tịch điện tử toàn quốc, hệ thống đăng ký giao dịch bảo đảm, sở liệu điện tử thi hành án dân sự, bước mở liệu quan nhà nước để cung cấp dịch vụ công kịp thời, phục vụ người dân phát triển kinh tế - xã hội Ðồng thời số hóa triển khai thực việc lưu trữ, khai thác văn công chứng số hóa; thực cơng chứng điện tử (công chứng trực tuyến) số dịch vụ cơng chứng đơn giản Nhưng có lẽ sở pháp lý bước đầu Nghiên cứu quy định thấy quy định chưa rõ ràng Điều quan trọng Luật Công chứng chưa thừa nhận loại chứng khác loại giấy tờ hồ sơ cơng chứng “Hình thức hợp đồng, giao dịch công chứng phải văn bản” Cơ sở liệu công chứng nhắc đến Luật Công chứng không đề cập đến ý nghĩa pháp lý sao, chế tạo lập, khai thác Các hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin lĩnh vực công chứng Việt Nam là: - - Ứng dụng vào việc tiếp nhận thông tin giao tiếp với khách hàng: Thông qua email, ứng dụng nhắn tin, gửi tài liệu Ứng dụng vào việc xử lý thông tin: Soạn thảo, in ấn văn MS Office Ứng dụng vào việc tra cứu thông tin: Tra cứu văn pháp luật từ internet liệu offline, tra cứu liệu ngăn chặn từ sở liệu công chứng (chưa phổ biến), tra cứu liệu mẫu dấu, chữ ký, hồ sơ lưu trữ (do tổ chức hành nghề công chứng tự hệ thống lưu trữ – số tổ chức hành nghề cơng chứng) Ứng dụng vào việc lưu trữ thông tin: Quản lý sổ lưu trữ, sổ công chứng/chứng thực, sổ theo dõi cơng văn, thư tín (Chủ yếu MS Office) Ứng dụng vào hoạt động quản lý: Quản lý thu chi tài chính, quản lý lao động, tiền lương (bằng Excel, số tổ chức hành nghề công chứng có phần mềm kế tốn máy) Cụ thể: Ứng dụng công nghệ tin học hoạt động tra cứu lịch sử giao dịch tài sản Hiện tại, Thành phố Hồ Chí Minh áp dụng phần mềm CeNM Thành phố Hà Nội sử dụng phần mềm UCHI để quản lý lịch sử giao dịch liên quan đến tài sản Phần mềm giúp công chứng viên dễ dàng tra cứu hồ sơ giao dịch liên quan đến tài sản, lịch sử giao dịch, thống kê tình hình số lượng hợp đồng, giao dịch công chứng để phục vụ cho công tác quản lý Sở Tư pháp Phần mềm quản lý hồ sơ cơng chứng CENM UCHI gồm tính sau đây: - Tính Quản lý khai thác Dữ liệu Thông tin ngăn chặn: cho phép người dùng Sở Tư pháp nhập lên hệ thống Thông tin ngăn chặn, xử lý, phê duyệt thông tin ngăn chặn, tra cứu thông tin ngăn chặn giải tỏa thông tin ngăn chặn đưa lên hệ thống hết thời hạn hiệu lực thông tin ngăn chặn; - Tính Quản lý khai thác liệu lịch sử giao dịch: giúp người dùng cập nhật quản lý Hợp đồng công chứng thực Tất hợp đồng công chứng cập nhật lên hệ thống tự động đồng chia sẻ đến hệ thống sở liệu công chứng địa bàn tỉnh/thành phố Ngồi chức người dùng tra cứu thơng tin, xác minh thơng tin tồn sở liệu đồng lên hệ thống; - Tính Quản lý thực Hợp đồng trực tuyến: cho phép người đung Tổ chức cơng chứng phối hợp thực để tạo lập, xử lý Hợp đồng công chứng phần mềm bước đơn giản đầy đủ tiện ích: Soạn thảo Hợp đồng, Ký cơng chứng, Đóng dấu hợp đồng Hợp đồng cơng chứng sau Đóng dấu phần mềm, tự động đồng lên hệ thống chung, phục vụ cho hoạt động quản lý tra cứu; - Tính Báo cáo Thống kê: cung cấp công cụ thống kê đa dạng, từ mẫu báo cáo thống kê tổng hợp hoạt động văn phòng, đến mẫu báo cáo, thống kê theo công chứng viên, theo loại Hợp đồng, thống kê doanh thu Tính cịn hỗ trợ tổ chức hành nghề cơng chứng xuất nhanh chóng Báo cáo thống kê theo mẫu 31/BTP/BTTP/CC, (04/2016) Sổ công chứng hợp đồng, giao dịch theo mẫu sô TPCC-22 (2015) - Và nhiều tính tiện ích khác như: Thơng báo; Quản lý Tài liệu, cán bộ; Phân quyền người dùng,… Với nhiều chức hiệu vậy, nhiên thực trạng sử dụng phần mềm nhiều bất cập Cụ thể, số tổ chức hành nghề chưa thực thực tốt công tác nhập hồ sơ lên hệ thống này, thường cuối ngày làm việc tổ chức hành nghề công chứng tiến hành cập nhật thơng tin lên hệ thống, có số trường hợp, hồ sơ giao dịch công chứng không cập nhật, vài ngày sau cập nhật lên hệ thống Tình trạng làm ảnh hưởng khơng nhỏ đến tính hiệu hệ thống, nhóm đối tượng xấu lợi dụng khoảng thời gian hồ sơ chưa cập nhật hệ thống để tiếp tục tiến hành giao dịch tài sản cho đối tượng khác, tổ chức hành nghề cơng chứng khác mà khơng gặp khó khăn Ngồi ra, phần mềm nhiều tính có ích, nhiên hầu hết công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng chưa khai thác hết tính hữu ích Ứng dụng công nghệ tin học hoạt động tra cứu ngăn chặn từ hệ thống sở liệu Sở Tư pháp Hiện nay, số địa phương thành lập hệ thống sở liệu cho hoạt động công chứng để giảm thiểu rủi ro cho cơng chứng viên, giảm thiểu tình trạng lừa đảo hoạt động công chứng Hệ thống tra cứu ngăn chặn Sở Tư pháp Thành phố Hồ Chí Minh cho phép cơng chứng viên xác định tình trạng tài sản, yêu cầu ngăn chặn quan nhà nước có thẩm quyền Điều giúp công chứng viên thực nghiệp vụ cơng chứng an tâm xác hơn, khách hàng nắm rõ tình trạng tài sản mà giao dịch qua làm giảm thiểu rủi ro hợp đồng, giao dịch cơng chứng Tuy nhiên, cịn tồn bất cập hệ thống cập nhật thông tin liệu tài sản – đối tượng hợp đồng, giao dịch mà chưa quản lý chủ thể tham gia hợp hợp đồng, giao dịch Thiết nghĩ chủ thể hợp đồng, giao dịch yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến hiệu lực hợp đồng, giao dịch chẳng hạn trường hợp mua bán cổ phiếu mà bên mua cán bộ, công chức nhà nước bị cấm sở hữu cổ phần công ty, người bị hạn chế nắm giữ số chức vụ, quyền hạn theo quy định Luật Doanh nghiệp Ứng dụng công nghệ tin học việc thiết lập hệ thống liệu văn pháp luật Bộ Tư pháp có kế hoạch xây dựng, hoàn thiện hệ thống pháp luật số để tiện lợi cho việc quản lý tra cứu dễ dàng cho người sử dụng Hiện nay, có số cơng ty thống kê, mã hóa văn pháp luật nước ta để tạo thành hệ thống liệu thông tin điện tử Điều tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra cứu văn pháp luật hành đối công chứng viên nói riêng người nói chung III ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG HOẠT ĐỘNG CÔNG CHỨNG Xuất phát từ thực tế ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động công chứng nước ta nêu trên, theo trình độ phát triển đất nước học tập từ quốc gia khác, phạm vi báo cáo em đưa số giải pháp, định hướng nhằm nâng cao hiệu việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động công chứng Việt Nam Những giải pháp sở pháp lý, lẽ vấn đề có tác động lớn đến việc áp dụng công nghệ thông tin vào hoạt động công chứng nước, điều kiện cần để áp dụng công nghệ thơng tin vào lĩnh vực cơng chứng cách có hiệu Cần phải làm rõ giải pháp đưa đồng thời cần phải xác định rõ nhu cầu thực tế có Một số giải pháp đề xuất sau: Thứ nhất, tạo điều kiện hỗ trợ tối đa cho việc tiếp cận thông tin công chứng viên, coi sở để tăng tính hiệu việc đảm bảo an tồn cho giao dịch Theo đó, trước hết công chứng viên cần tiếp cận thông tin sở liệu dân cư, giao dịch công chứng, đăng ký tài sản bảo đảm nguồn sở liệu có ảnh hưởng, liên quan trực tiếp đến hoạt động công chứng Điều lời giải cho toán giấy tờ giả, vấn nạn thực trạng nhức nhối lĩnh vực cơng chứng Bên cạnh đó, với việc tiếp cận trực tiếp tra cứu thông tin, thủ tục hành việc xin xác minh thơng tin, trích lục, trích đo, tối giản hố, cơng chứng viên người dân tiết kiệm thời gian, cơng sức, đồng thời quan hành nhà nước giảm tải khối lượng công việc, Mặc dù mặt lý thuyết việc xây dựng, lưu trữ, cập nhật tồn thơng tin liệu nêu khơng thể ngành cơng chứng thực lý 10 thẩm quyền khả giới hạn Do vậy, điêu cần thiết phải tạo chế quan quản lý nhà nước nhằm phối hợp, chia sẻ khai thác thông tin cần thiết nêu phạm vi định theo cách thức hợp lý Thứ hai, xây dựng chế pháp lý chặt chẽ, khoa học đồng phạm vi quốc gia, đồng với hệ thống pháp luật liên quan đến hoạt động thu thập sử dụng liệu nhằm bảo mật thông tin Việc xây dựng chế pháp lý liên quan đến việc thu thập sử dụng liệu thông tin cần phải phù hợp với thực tế hoạt động; bao quát trường hợp xảy chế cần áp dụng phạm vi nước thay một vài tỉnh thành đơn lẻ để tạo thống công tác áp dụng tiếp cận thông tin địa phương Bên cạnh đó, việc quy định giữ bí mật nội dung chứng chứng khơng nên đặt văn chuyên ngành trực tiếp Luật Công chứng mà cần đưa vấn đề vào nhiều văn khác Bộ luật Dân sự, Bộ luật Tố tụng dân sự, Luật An tồn thơng tin mạng, Bố luật Hình sự, Bộ luật Tố tụng hình sự, Luật cước công dân, Luật trẻ em, để tạo hành lang pháp lý thống nhất, cần thiết cho việc bảo vệ thông tin cá nhân Như vậy, thay tiếp tục thể thực trạng thơng tin công chứng bị khai thác tuỳ tiện tràn lan nay, với xuất hệ thống quy định tạo chế giám sát chặt chẽ quan quản lý đồng thời người sở hữu thơng tin cơng chứng cần bảo mật Thứ ba, cần cho phép ứng dụng công nghệ thông tin vào số giai đoạn, công việc định hoạt động công chứng Theo đó, số giai đoạn xem xét áp dụng tiếp nhận yêu cầu công chứng, lưu trữ hồ sơ công chứng, giao tiếp Lấy ví dụ đơn giản liên quan đến việc số hố thông tin lưu trữ, hoạt động giúp giảm bớt gánh nặng cho việc quản lý khối lượng hồ sơ đồ sộ ngành công chứng nhiều đồng thời đơn giản hố việc tìm kiếm lại thơng tin lưu trữ Không vậy, việc số hoá thực phạm vi quốc gia làm tăng tính hiệu cho hoạt động kiểm tra, giám sát, báo cáo, thống kê quan chức lĩnh vực công chứng Thứ tư, cần phải chuẩn hoá hệ thống liệu ứng dụng công nghệ thông tin phạm vi quốc gia thay đơn lẻ số địa phương Thực tế phủ nhận lĩnh vực cơng chứng xuất tồn quốc khơng số địa phương, việc ứng dụng công nghệ vào hoạt động công chứng cần phải chuẩn hoá áp dụng thực tế tồn đất nước Điều khơng giúp cải thiện chất lượng công chứng địa phương mà cịn tăng hiệu cơng việc nội dung liên quan cần có liên kết nhiều địa phương khác Ví dụ tài sản bất động sản, Luật Công chứng quy định riêng lẻ địa phương, nhiên cần nhìn nhận rủi ro pháp lý phạm vi hoạt động lừa đảo khơng riêng lẻ hay giới hạn địa lý định Theo đó, tổ chức hành 11 nghề cơng chứng chịu trách nhiệm trang bị sở hạ tầng, phần cứng, sở liệu phần mềm cần có giúp sức đầu tư cấp độ quốc gia Thứ năm, nghiên cứu, xây dựng ban hành chuẩn kiến thức ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động công chứng phổ biến phạm vi nước Đây giải pháp thực cần thiết lẽ tiền đề, tảng giúp công chứng viên hiểu giá trị công nghệ thông tin cách thức áp dụng công nghệ vào thực tế cơng việc hiệu quả, an tồn phù hợp Những kiến thức đưa thay dựa sách vở, nghiên cứu hàn lâm cần phải đảm bảo tính chuẩn xác, liên hệ lấy từ thực tế công việc hàng ngày tổ chức hành nghề cơng chứng Việc phổ biến kiến thức đưa vào yêu cầu đào tạo tổ chức hành nghề cơng chứng, chương trình đào tạo trường đại học, học viên liên quan đến lĩnh vực pháp lý nói chung ngành cơng chứng nói riêng Trong q trình xây dựng hồn thiện lại sở pháp lý theo hướng nêu trên, nhà làm luật cần nên có tham khảo hệ thống pháp luật, thực tiễn áp dụng thành công quốc gia khác giới để qua học hỏi, tiếp thu nội dung phù hợp với thực tế nước ta trình độ công nghệ thông tin thực hoạt động cơng chứng Cũng cần phải nhìn nhận việc áp dụng công nghệ thông tin vào thực tiễn hoạt động cơng chứng cịn nước ta, khơng thể tránh khỏi thiếu sót, chưa thích hợp ban đầu Do vậy, Chính phủ quan nhà nước nói chung tổ chức hành nghề cơng chứng cơng chứng viên nói riêng cần phải có đồng lịng, kiên trì thực sẵn sàng đổi mới, hồn thiện Có việc ứng dụng công nghệ thông tin vào lĩnh vực công chứng nước ta trở nên dễ dàng, thuận tiện phát triển nhanh chóng, đạt mục tiêu, chức năng, vai trị C KẾT LUẬN Trên toàn nội dung Báo cáo kết thúc học phần với chủ đề “Vai trò công nghệ thông tin hoạt động công chứng – Giải pháp nâng cao hiệu ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động công chứng” Thông qua nội dung phân tích, nghiên cứu tìm hiểu phạm vi báo cáo khẳng định việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động công chứng thực cần thiết nên quan tâm hoàn thiện đẩy mạnh Điều không nhằm nâng cao hiệu công tác thực quản lý nhà nước, mà cịn giúp người hành nghề cơng chứng tránh vướng mắc, rủi ro việc thực theo phương pháp truyền thống trước Tuy nhiên, cần phải nhìn nhận với, việc vận dụng cơng nghệ thơng tin vào hoạt động cơng chứng cịn Việt Nam, khơng thể tránh khỏi khó khăn ban đầu q trình thực Chúng ta cần phải xem xét học hỏi, nghiên cứu từ thực tế áp dụng từ nước trước thành công kết hợp với 12 thực tế hoạt động nước ta để dần hoàn thiện đưa phương án tốt nhất, bước tốt vấn đề DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Luật công chứng 2014 Luật công chứng 2006 Một số trang wed viết tham khảo: Ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động công chứng https://daoduyan.com/2020/03/ung-dung-cong-nghe-thong-tin-trong-hoat-dong-congchung/ Công chứng điện tử Việt Nam bối cảnh Cách mạng công nghiệp 4.0 http://lapphap.vn/Pages/tintuc/tinchitiet.aspx?tintucid=210703 Cần đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động công chứng https://stp.thuathienhue.gov.vn/?gd=25&cn=1&id=82&tc=6828 13 ... pháp nâng cao hiệu ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động công chứng? ?? B NỘI DUNG I KHÁT QUÁT VỀ ỨNG DỤNG CƠNG NGHỆ THƠNG TIN 1.1 Khái niệm ứng dụng cơng nghệ thông tin Thuật ngữ ? ?ứng dụng công nghệ. .. dụng công nghệ thông tin hoạt động công chứng Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động cơng chứng áp dụng nhiều nội dung nhiều hoạt động khác nhau, như: Một ứng dụng vào việc tiếp nhận thông. .. cơng nghệ thông tin, hiệu chất lượng công việc công chức chắn cao II THỰC TIỄN THỰC HIỆN ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG HOẠT ĐỘNG CƠNG CHỨNG 2.1 Việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin hoạt động công