Công tác văn thư tại các bệnh viện công chuyên khoa hạng 1 trực thuộc sở y tế thành phố hồ chí minh thực trạng và giải pháp

ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH ĐẠI HỌC KHOA HỌC, XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN NGUYỄN HỒNG DIỄM CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÁC BỆNH VIỆN CÔNG CHUYÊN KHOA HẠNG TRỰC THUỘC SỞ Y TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP LUẬN VĂN THẠC SĨ Chuyên ngành: Lưu trữ học THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH - NĂM 2018 ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH ĐẠI HỌC KHOA HỌC, XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN NGUYỄN HỒNG DIỄM CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÁC BỆNH VIỆN CÔNG CHUYÊN KHOA HẠNG TRỰC THUỘC SỞ Y TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP LUẬN VĂN THẠC SĨ Chuyên ngành: Lưu trữ học Mã số: 60.32.03.01 Người hướng dẫn khoa học: TS.CVCC Phan Đình Nham THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH - NĂM 2018 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan sản phẩm nghiên cứu tôi; số liệu luận văn điều tra trung thực, khách quan phù hợp với thực tiễn Tôi xin chịu trách nhiệm nghiên cứu Tác giả Nguyễn Hồng Diễm MỤC LỤC MỞ ĐẦU ……………………………………………………………………… CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI BỆNH VIỆN CÔNG CHUYÊN KHOA HẠNG TRỰC THUỘC SỞ Y TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH ………………… 1.1 CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ ……………………… 1.1.1 Những vấn đề chung công tác văn thư ……………………………… 1.1.2 Trách nhiệm thực nhiệm vụ công tác văn thư quan, tổ chức …………………………………………………………………… 1.1.3 Tổ chức phận, bố trí nhân làm văn thư quan …………………… 1.2 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ BỆNH VIỆN VÀ CÔNG TÁC VĂN THƯ TRONG CÁC BỆNH VIỆN…………………………………………… 1.2.1 Các loại hình bệnh viện xếp hạng bệnh viện ………………………… 1.2.2 Đặc trưng ngành y tế TP Hồ Chí Minh bệnh viện công chuyên khoa hạng 1, TP Hồ Chí Minh……………………………………………… 1.2.3 Cơ sở pháp lý cơng tác văn thư bệnh viện công chuyên khoa hạng 1, TP Hồ Chí Minh……………………………………………………… 1.2.4 Đặc trưng cơng tác văn thư bệnh viện công chuyên khoa hạng 1, TP Hồ Chí Minh ……………………………………………………………… 1.3 NHẬN ĐỊNH……………………………………………………………… CHƯƠNG THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÁC BỆNH VIỆN CÔNG CHUYÊN KHOA HẠNG TRỰC THUỘC SỞ Y TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH ……………………………………………… 2.1 BAN HÀNH VĂN BẢN HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÁC BỆNH VIỆN CÔNG CHUYÊN KHOA HẠNG TRỰC THUỘC SỞ Y TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH………………… 2.2 XÂY DỰNG TỔ CHỨC VÀ NHÂN SỰ THỰC HIỆN CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÁC BỆNH VIỆN CÔNG CHUYÊN KHOA HẠNG TRỰC THUỘC SỞ Y TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH ………………… 2.3 KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC, NHÂN SỰ VÀ CƠ SỞ VẬT CHẤT THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ VĂN THƯ TẠI CÁC BỆNH VIỆN CÔNG CHUYÊN KHOA HẠNG TRỰC THUỘC SỞ Y TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH… ……………………………………………………………… 2.3.1 Cách thức tổ chức……………………………………………………… 2.3.2 Nhân thực công tác văn thư…………………………………… 2.3.3 Cơ sở vật chất kỹ thuật hỗ trợ phục vụ công tác văn thư…………… 14 14 14 16 16 17 17 18 19 23 25 27 27 28 30 30 31 33 2.4 TỔ CHỨC THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÁC 34 BỆNH VIỆN CÔNG CHUYÊN KHOA HẠNG 1, THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH 2.4.1 Soạn thảo ban hành văn bản………………………………………… 2.4.2 Quản lý văn đến…………………………………………………… 2.4.3 Quản lý văn đi……………………………………………………… 34 46 52 2.4.4 Tổ chức quản lý sử dụng dấu…………………………………………… 2.4.5 Lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan……………………… 58 59 CHƯƠNG GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG VÀ HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÁC BỆNH VIỆN CÔNG CHUYÊN KHOA HẠNG TRỰC THUỘC SỞ Y TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH…………………………………………………………………… 3.1 Phương hướng phát triển hoạt động bệnh viện công chuyên khoa hạng TP.HCM ………………………………………………………… 3.2 Định hướng công tác văn thư Ngành Y tế Thành phố Hồ Chí Minh bệnh viện công chuyên khoa hạng 1, TP.HCM ………………………… 3.2.1 Định hướng công tác văn thư ngành Y tế Thành phố Hồ Chí Minh 3.2.2 Định hướng công tác văn thư bệnh viện công chuyên khoa hạng 1, TP.HCM……………………………………………………………………… 3.3 Giải pháp nâng cao chất lượng hiệu hoạt động nghiệp vụ văn thư bệnh viện công chuyên khoa hạng trực thuộc Sở Y tế Thành phố Hồ Chí Minh …………………………………………………………… 3.3.1 Đội ngũ nhân viên thực nghiệp vụ công tác văn thư………………… 3.3.2.Ứng dụng công nghệ thông tin vào nghiệp vụ công tác văn thư………… 3.3.3 Kiểm tra, giám sát việc tuân thủ văn hướng dẫn quan cấp ban hành văn hướng dẫn nghiệp vụ văn thư bệnh viện ……………… 3.3.4 Giải pháp nâng cao chất lượng chuyên môn nghiệp vụ công tác văn thư… 3.3.5 Đảm bảo kinh phí, sở vật chất, trang thiết bị cho hoạt động văn thư lưu trữ………………………………………………………………………… TIỂU KẾT CHƯƠNG 3……………………………………………………… KẾT LUẬN…………………………………………………………………… TÀI LIỆU THAM KHẢO …………………………………………………… PHỤ LỤC……………………………………………………………………… 67 67 67 67 68 69 69 71 74 76 76 77 79 83 88 BẢNG CHỮ VIẾT TẮT BV Bệnh viện BNV Bộ Nội vụ BVCTCH Bệnh viện Chấn thương Chỉnh hình BVĐHYD TP.HCM Bệnh viện Đại học Y Dược Thành phố Hồ Chí Minh BVNĐ1 Bệnh viện Nhi đồng BVNĐ2 Bệnh viện Nhi đồng BVQTĐ Bệnh viện Quận Thủ Đức BVTD Bệnh viện Từ Dũ BVUB Bệnh viện Ung Bướu BYT Bộ Y tế CNTT Công nghệ thông tin CP Chính phủ HCQT Hành Quản trị KCB Khám chữa bệnh NXB ĐHQG Nhà xuất Đại học Quốc gia SNV TP.HCM Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh SYT TP.HCM Sở Y tế Thành phố Hồ Chí Minh TP.HCM Thành phố Hồ Chí Minh VBHC Văn Hành VBQPPL Văn Quy phạm pháp luật CTVT Cơng tác văn thư VTCQ Văn thư quan VTLT Văn thư, lưu trữ MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Vai trị cơng tác văn thư tất hoạt động quan tổ chức quan trọng, xuyên suốt từ đạo, điều hành, triển khai thực hiện, đến kiểm tra, báo cáo, lưu trữ Công tác văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, xác thơng tin cần thiết phục vụ cho hoạt động quan đơn vị; làm tốt công tác văn thư giúp giữ gìn đầy đủ chứng hoạt động quan Đây tiền đề để làm tốt công tác lưu trữ, hình thành nguồn bổ sung tài liệu cho kho lưu trữ tài liệu quan, tổ chức Cơng tác văn thư góp phần giải cơng việc quan nhanh chóng, xác, nâng cao chất lượng, giữ gìn bí mật Đảng Nhà nước; hạn chế bệnh quan liêu, giảm bớt giấy tờ không cần thiết, hạn chế việc lợi dụng sơ hở việc quản lý văn để làm việc trái pháp luật; góp phần bảo đảm cho hoạt động hành nhà nước thơng suốt, nâng cao hiệu quản lý hành nhà nước thúc đẩy nhanh chóng cơng cải cách hành Đối với tất bệnh viện nói chung bệnh viện công chuyên khoa hạng trực thuộc SYT TP.HCM nói riêng cơng tác văn thư giữ vai trị quan trọng hỗ trợ cơng tác chuyên môn; xếp quản lý hoạt động bệnh viện thơng qua văn (văn hành chính, văn chun mơn) ứng dụng CNTT góp phần cải cách thủ tục hành việc khám, chữa bệnh… Vì lẽ đó, bệnh viện dần thay đổi quan điểm tích cực cơng tác văn thư Thực tế cho thấy công tác văn thư bệnh viện công chuyên khoa hạng trực thuộc SYT TP.HCM tồn hạn chế: hệ thống văn đạo, hướng dẫn văn chưa đáp ứng yêu cầu nâng cao hiệu quản lý, đội ngũ cán hạn chế lực chuyên môn nghiệp vụ, ứng dụng công nghệ thông tin chưa đồng bộ, bệnh án điện tử… Với vấn đề đặt ra, học viên chọn đề tài “Công tác văn thư bệnh viện công chuyên khoa hạng trực thuộc Sở Y tế Thành phố Hồ Chí Minh: thực trạng giải pháp” nhằm khảo sát thực trạng công tác văn thư bệnh viện công chuyên khoa hạng trực thuộc SYT TP.HCM để ghi nhận cách thức quản lý tổ chức cơng tác văn thư; sau đó, phân tích ưu điểm hạn chế Từ đó, đề xuất giải pháp nâng cao hiệu công tác văn thư bệnh viện công chuyên khoa hạng trực thuộc Sở Y tế TP.HCM (sau gọi tắt bệnh viện chuyên khoa hạng 1, TP.HCM) Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu đề tài 2.1 Mục đích Trên sở lý luận pháp lý quản lý nhà nước công tác văn thư, đánh giá thực trạng công tác văn thư bệnh viện công chuyên khoa hạng 1, TP HCM nêu số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng hiệu hoạt động cơng tác văn thư loại hình bệnh viện 2.2 Nhiệm vụ Làm rõ sở lý luận pháp lý công tác văn thư ngành y tế nói chung bệnh viện cơng chun khoa hạng 1, TP.HCM nói riêng Khảo sát đánh giá thực trạng công tác văn thư bệnh viện chuyên khoa hạng 1, TP.HCM; nêu ưu điểm hạn chế trình thực Đề xuất số giải pháp cụ thể để nâng cao chất lượng hiệu hoạt động công tác văn thư bệnh viện chuyên khoa hạng 1, TP.HCM Tình hình nghiên cứu Để phục vụ cho đề tài nghiên cứu, tác giả tham khảo tài liệu, sách, luận văn số viết liên quan Qua giúp học viên có tư liệu, thơng tin để tác giả có góc nhìn cách thức tổ chức cơng tác văn thư, cách trình bày soạn thảo văn quy định Đầu tiên “Công tác lưu trữ Việt Nam” Cục Lưu trữ Nhà nước biên soạn nhân kỷ niệm 25 năm thành lập Cục Lưu trữ Nhà nước Sách gồm 11 chương, đề cập đến nội dung công tác văn thư Thứ hai “Lý luận phương pháp công tác văn thư” GS Vương Đình Quyền (2006), NXB ĐHQG Hà Nội [37]; vừa giáo trình giảng dạy cho sinh viên ngành Lưu trữ học Quản trị văn phòng vừa tài liệu nghiên cứu, tham khảo quan, tổ chức; phục vụ công tác đào tạo, bồi dưỡng cán văn thư, lưu trữ cán hành văn phịng Tài liệu bao hàm khái niệm công tác văn thư, cách thức tổ chức quản lý đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ công tác văn thư; hướng dẫn chi tiết, cụ thể thể thức văn quản lý nhà nước yêu cầu, quy trình soạn thảo, bố cục nội dung, ngơn ngữ văn phong văn hành chính; cách thức lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ để phản ánh chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị hình thành hồ sơ; quản lý, giải văn quản lý dấu quan Thứ ba giáo trình “Văn quản lý nhà nước kỹ thuật soạn thảo văn bản” tác giả Lê Văn In (chủ biên), Nghiêm Kỳ Hồng, Đỗ Văn Học (2013), NXB ĐHQG TP.HCM [30] Giáo trình trình bày khái niệm, thể thức yêu cầu nội dung văn phương pháp diễn đạt văn phong, ngôn ngữ văn Qua đây, tác giả hướng dẫn kỹ thực quy trình soạn thảo văn hành chính, kỹ thuật soạn thảo số loại văn phần phụ lục phương pháp soạn thảo số loại văn sử dụng quan hành - công việc quan trọng hoạt động quản lý, điều hành quan, tổ chức; văn đạt chất lượng hay chất lượng định tính hiệu lực hiệu văn hoạt động quản lý Thứ tư sách tham khảo “Văn tài liệu văn thư - nguồn bổ sung cho phông lưu trữ quốc gia Việt Nam” tác giả Phan Đình Nham, Bùi Loan Thùy (2015), NXB ĐHQG TP.HCM [32] Nội dung giáo trình trình bày mối quan hệ chặt chẽ văn tài liệu văn thư với lưu trữ, thời đại thông