Công tác văn thư và đề xuất những giải pháp góp phần nâng cao trách nhiệm của các cá nhân đối với quản lý văn bản, quản lý con dấu và thiết bị lưu khóa bí mật tại công ty Hà Phương

1. Lý do chọn đề tài. Công tác văn thư, lưu trữ hình thành không chỉ trong các cơ quan, tổ chức của Nhà nước, mà ngay cả trong các tổ chức doanh nghiệp tư nhân. Qua đó ta có thể thấy công tác văn thư lưu trữ có một vai trò đặc biệt quan trọng, giúp giải quyết các vấn đề phát sinh về giấy tờ văn bản, lưu trữ. Văn thư lưu trữ giúp cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ đều phải sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến các chủ trương, chính sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện, hiện tượng xảy ra trong hoạt động hàng ngày. Nghiên cứu về công tác Văn thư tại công ty Hà Phương nhằm đánh giá thực trạng hoạt động hiện tại của công ty và đưa ra một số kiến nghị, biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động công tác Văn thư cho phù hợp với đặc điểm và tình hình hoạt động chung. Trong thời gian qua, công tác Văn thư tại công ty Hà Phương đã có những đóng góp tích cực vào kết quả hoạt động của công tác văn phòng. Tuy nhiên, bên cạnh đó còn tồn tại một số điểm bất cập, những thiếu sót, sai phạm cả do ý kiến chủ quan lẫn điều kiện khách quan mang lại, yếu kém về trình độ chuyên môn quản lý, những lạc hậu về cơ sở vật chất kỹ thuật. Vì vậy đổi mới nâng cao hiệu quả công tác Văn thư tại công ty là công việc cần thiết. Từ những lý do trên em chọn đề tài: “Phân tích ý nghĩa của công tác văn thư và đề xuất những giải pháp góp phần nâng cao trách nhiệm của các cá nhân đối với quản lý văn bản, quản lý con dấu và thiết bị lưu khóa bí mật tại công ty Hà Phương” để hiểu rõ hơn tầm quan trọng của công tác văn thư. 2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu. Tìm hiểu hoạt động văn thư tại công ty Hà Phương. - Phân tích được ý nghĩa của công tác văn thư. - Đề xuất những giải pháp góp phần nâng cao trách nhiệm của các cá nhân đối với quản lý văn bản, quản lý con dấu và thiết bị lưu khóa bí mật tại công ty Hà Phương. 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu. - Đối tượng: Công tác văn thư tại công ty Hà Phương. - Phạm vi: Văn phòng văn thư của công ty Hà Phương 4. Phương pháp nghiên cứu. - Phương pháp tổng hợp và thống kê - Phương pháp phân tích minh hoạ lý luận bằng các số liệu. - Phương pháp quan sát thực tế quá trình hoạt động của công ty Hà Phương. 5. Ý nghĩa của việc nghiên cứu đề tài. Từ việc nghiên cứu đề tài trên hiểu được phần nào ý nghĩa của công tác văn thư đối với hoạt động quản lí của doanh nghiệp. 6. Cấu trúc của đề tài. Đề tài ngoài phần mở đầu, phần kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, phần nội dung của đề tài có cấu trúc gồm 3 chương

BỘNỘIVỤ TRƯỜNGĐẠIHỌCNỘIVỤHÀNỘI TÊNĐỀTÀI: PHÂN TÍCH Ý NGHĨA CỦA CƠNG TÁC VĂN THƯ VÀ ĐỀ XUẤTNHỮNG BIỆN PHÁP GÓP PHẦN NÂNG CAO TRÁCH NHIỆM CỦACÁC CÁNHÂNĐỐIVỚIQUẢNLÝ VĂNBẢN,QUẢNLÝCONDẤUVÀTHIẾTBỊLƯUKHĨABÍMẬTTẠI CƠNGTYHÀPHƯƠNG BÀITIỂULUẬN KẾTTHÚCHỌCPHẦN Họcphần:Nhậpmơncơngtácvănthư HàNội – 2021 LỜICẢMƠN Để thực tiểu luận em xin trân thành cảm ơn hướng dẫn cũngnhư giảng dạy nhiệt tình Thầy giáo phụ trách học phần Nhập môn công tácvăn thư tạo nên tảng để em hồn thiện đề tài “phân tích ý nghĩa củacơngtácvănthưvàđềxuấtnhữngbiệnphápgópphầnnângcaotráchnhiệmcủ acáccánhânđốivớiquảnlývănbản,quảnlýcondấuvàthiếtbịlưukhóabímậttạicơng ty Hà Phương” Q trình học tập làm cịn nhiều thiếu sót hạn chế vềmặt kiến thức em mong nhận bảo, gợi ý đónggóp ý kiến chân thành thầy để em có thêm kiến thức, kinh nghiệm hồn thiệnmìnhhơn Emxinchânthànhcảmơn!   LỜICAMĐOAN Emxincamđoanđâylà cơngtrìnhnghiêncứucủa cánhânem.Cácnộidungnghiên cứu trongđềtài“phântíchýnghĩacủacơngtácvănthưvàđềxuấtnhữngbiện pháp góp phần nâng cao trách nhiệm cá nhân quản lý văn bản,quản lý dấu thiết bị lưu khóa bí mật cơng ty Hà Phương” cơng trìnhnghiên cứu em thực Em xin cam đoan tồn q trình làm em tựlàm số liệu hồn tồn xác, trích dẫn quan báochícơngbốuytín,em xinchịutráchnhiệm vềbàinghiêncứucủamình!   MỤCLỤC PHẦN1:MỞĐẦU Lýdo chọnđềtài Mụcđíchvà nhiệm vụ nghiêncứu .1 Đốitượngvà phạm vi nghiêncứu Phươngpháp nghiêncứu Ýnghĩacủaviệcnghiêncứu đề tài PHẦN2:NỘIDUNG CHƯƠNG1 TỔNGQUANVỀVẤNĐỀNGHIÊNCỨU 1.1 Tổngquan vấnđề 1.1.1 Kháiniệmvềcôngtác vănthư .3 1.1.2 Nguyên tắc,yêucầuquản lýcôngtácvănthư 1.1.3.Vaitrịcủacơngtác vănthư 1.1.4 Yêucầucủacôngtác văn thư 1.2 Giớithiệuvề côngty HàPhương 1.2.1Giới thiêu chungvềcôngty 1.2.2.Q trình phát triểncơngty 1.2.3Cơ cấutổ chức Công tyCổphần HàPhương 1.2.4.Chứcnăng,nhiêm vụ,quyềnhạncủatừngbợphân .8 CHƯƠNG2.PHÂNTÍCHÝNGHĨACỦACƠNGTÁCVĂNTHƯ 12 2.1 Đảmbảo thôngtin chohoạtđộng quảnlý .12 2.2 Giúp giải công việc doanh nghiệp, quan nhanhchóng,chínhxác 12 2.3 Giữlạiđầy đủchứngcứ vềcác hoạt độngcủacơquan,doanhnghiệp .12 2.4 Tạođiều kiện làmtốtcông táclưutrữvănthư 13 CHƯƠNG3.GIẢIPHÁPGÓPPHẦNNÂNGCAOTRÁCHNHIỆMCÁ NHÂN ĐỐI VỚI QUẢN LÝ VĂN BẢN, QUẢN LÝ CON DẤU VÀTHIẾTBỊLƯUHĨABÍMẬTCỦACƠNGTYHÀPHƯƠNG 15 3.1.Giải pháp góp phần nâng cao trách nhiệm cá nhân quản lý vănbản 15 3.2 Giảiphápgópphầnnângcao trách nhiệmcánhânvớiquản lýcondấu .18 3.3 Giải pháp góp phần nâng cao trách nhiệm cá nhân thiết bị lưuhóabí mật 19 PHẦN3:KẾTLUẬN .21 DANHMỤCTÀILIỆUTHAMKHẢO 22 PHẦN1:MỞĐẦU Lýdochọnđềtài Công tác văn thư, lưu trữ hình thành khơng quan, tổchức Nhà nước, mà tổ chức doanh nghiệp tư nhân Quađó ta thấy cơng tác văn thư lưu trữ có vai trị đặc biệt quan trọng,giúpgiải cácvấn đề phát sinh giấytờvăn bản,lưu trữ Văn thư lưu trữ giúp cho việc thực chức năng, nhiệm vụ phảisử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến chủ trương, sách, phản ánhtình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại sựkiện,hiệntượngxảy ratrong hoạt độnghàng ngày Nghiên cứu công tác Văn thư công ty Hà Phương nhằm đánh giáthực trạng hoạt động công ty đưa số kiến nghị, biệnpháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động cơng tác Văn thư cho phù hợp vớiđặcđiểm tình hình hoạt động chung Trong thời gian qua, cơng tác Văn thư cơng ty Hà Phương cónhững đóng góp tích cực vào kết hoạt động cơng tác văn phịng Tuynhiên, bên cạnh cịn tồn số điểm bất cập, thiếu sót, sai phạmcả ý kiến chủ quan lẫn điều kiện khách quan mang lại, yếu trình độchun mơn quản lý, lạc hậu sở vật chất kỹ thuật Vì đổi mớinângcaohiệuquảcơngtácVănthưtạicơngtylàcơngviệc cầnthiết Từ lý em chọn đề tài:“Phân tích ý nghĩa cơng tácvăn thư và đề xuất giải pháp góp phần nâng cao trách nhiệm cáccá nhân đối với quản lý văn bản, quản lý dấu và thiết bị lưu khóa bí mậttạicơngtyHàPhương”để hiểu rõhơntầmquantrọng củacơngtác vănthư Mụcđíchvànhiệmvụnghiêncứu TìmhiểuhoạtđộngvănthưtạicơngtyHà Phương - Phântíchđượcýnghĩa củacơngtácvănthư - Đề xuất giải pháp góp phần nâng cao trách nhiệm cá nhân đốivớiquảnlývănbản,quảnlýcondấuvàthiếtbịlưukhóabímậttạicơngtyHà Phương Đốitượngvàphạmvinghiêncứu - Đốitượng:CơngtácvănthưtạicơngtyHàPhương - Phạmvi:Vănphịngvăn thưcủacơngtyHàPhương Phươngphápnghiêncứu - Phươngpháptổng hợpvà thốngkê - Phươngphápphântíchminhhoạlýluậnbằng cácsố liệu - PhươngphápquansátthựctếqtrìnhhoạtđộngcủacơngtyHàPhương Ýnghĩacủaviệcnghiêncứuđềtài Từviệc nghiêncứuđề tàitrênhiểu đượcphầnnào ýnghĩacủa cơngtácvănthư hoạtđộng quản lícủadoanh nghiệp Cấutrúccủađềtài Đềtàingồiphầnmởđầu,phầnkếtluận,danhmụctàiliệuthamkhảo,phần nội dung củađề tài có cấutrúcgồm 3chương: Chương1 NỘIDUNG CHƯƠNG 1.CƠSỞLÝLUẬNCHUNGVỀCƠNGTÁCVĂNTHƯ 1.1 Mộtsốkháiniệmliênquan 1.1.1 Kháiniệmvềcơngtácvănthư Cơng tác văn thư tất cơng việc có liên quan đến cơng văn giấytờ, soạn thảo văn (đối với đi) từ tiếp nhận (đốivớivănbảnđến)đếnkhigiảiquyếtxongcôngviệc,lậphồsơvànộplưuhồsơ vào lưu trữ cơquan 1.1.2 Nộidungvà nhiệmvụcủacôngtácvănthư a Nộidungcủacôngtácvănthư Nôi dung công tác văn thư công tác văn thư liên quan đến côngtácquảnlývàgiảiquyếtvềvănbảntrongcáccơquan,đơnvịvàthườngbaogồm5 nội dung cơbản sau: - Tiếpnhậnvàgiải quyếtvăn bảnđến; - Tổchứcgiảiquyết vàquản lývăn bảnđi; - Tổchức quảnlý vănbản mậttrong cơquan; - Tổchức vàquảnlýcáctàiliệuhồsơtrongcơ quan; - Tổchức quảnlývà sửdụngcondấu b Nhiệm vụcủacơngtácvăn thư - Nhậnvà bóc bì vănbản đến; - Đóngdấu văn bảnđến,ghi số, vàosốđăng ký; - Phânloạivàtrìnhlãnh đạo; - Chuyểngiaovàtheo dõi việcgiải vănbản đến; - Đánhmáy,ràsoátvănbản,invănbản tàiliệu; - Gửivăn (vàosổ, ghi số,ghingày phát hành); - Chuyểngiao văn bản,tài liệuthư từtrong nộibộ cơquan; - Cấpgiấy giớithiệu,sử dụng vàbảoquảndấucơquan 1.1.3 Nguyêntắc,yêucầuquảnlýcôngtácvănthư Theonghịđịnh30/2020/NĐ-CPvềcôngtác vănthư - Nguyêntắc Côngtácvăn thưđượcthực thốngnhấttheo quyđịnhcủapháp luật - Yêu cầuvềcôngtácvănthư + Văn quan, tổ chức phải soạn chảo ban hành thẩmquyền,t r ì n h t ự , t h ủ t ụ c , h ì n h t h ứ c , t h ể t h ứ c v k ỹ t h u ậ t t r ì n h b y t h e o q u y địnhcủapháp luật + Tất văn đi, văn đến quan, tổ chức phải quản lý tậptrung Văn thư quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ loạivănbản đượcđăng ký riêngtheoquy định củaphápluật + Văn đi, văn đến thuộc ngày phải đăng ký, phát hành hoặcchuyểngiaotrongngày, chậmnhất làtrongngày làmviệctiếptheo +Vănbản phảiđượctheodõi,cậpnhậttrạngtháigửi,nhận, xửlý + Người giao giải quyết, theo dõi công việc quan, tổ chức cótrách nhiệm lập hồ sơ cơng việc giao nộp lưu hồ sơ, tài liệu vàoLưutrữ cơquan +Condấu,thiếtbịlưukhóabímậtcủacơquan,tổchứcphảiđượcquảnlý,sửdụ ng theo quy định củapháp luật 1.1.4.Vaitrịcủacơngtácvănthư Cơngtácvăn thưcó 4vaitrịchínhsau đây: - Thứ nhất: Cơng tác văn thư đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời, đầyđủ, xác thơng tin cần thiết phục vụ quản lý Nhà nước nóichungcủamỗi cơquan đơn vịnói riêng - Thứ hai: Giải công việc quan nhanh chóng, xác, cónăng suất, chất lượng, sách, chế độ, giữ gìn bí mật ĐảngvàNhànướcvàhạnchếđượcbệnhquanliêugiấytờ,giảmbớtgiấytờvơdụng - Thứ ba: Góp phần giữ lại đầy đủ chứng hoạt động quanđơn vị hoạt động cá nhân giữ trách nhiệm khác trongđơn vị phục vụ cho việc tra cứu trước mắt, phục vụ cho công tác tổng kết rútra kinh nghiệm, đối chiếu cần thiết chứng pháp lý chứng minhchomọi hoạt độngcủacơquanđơnvị làsát thựccóhiệuquả - Thứ tư: Đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ tài liệu, tạo điều kiện tốt cho công táclưutrữlànguồnbổsung chủyếuthườngxuyênchotàiliệulưutrữquốc gia - Đại diên phápluâṭ:NguyễnHữuHôm - Vốnđiềulê:̣8 000.000.000đồng(Támtỷđồng) -Mã sốthuế:0200468317 -Fax:02253874313 -Số điênthoại: 02253874105 - Lĩnhvực:Buônbánvâṭliêuvàthiếtbịlắpđăṭkháctrongxâydựng 1.2.2 Quátrìnhpháttriểncôngty CôngtyCổPhầnHàPhươngđượcthànhlâp vàongày09/08/2002(đã hoạtđ ô n g n ă m ) v n g y đ ợ c c ấ p g i ấ y p h é p l / / 0 C ô n g t y c ó giấyphépkinhdoanhsố0200468317dosởkếhoạchđâutưthànhphốHảiPhịngcấp Vớikiếnthứcđượchọccùngkinhnghiêmkinhdoanh,sựamhiểuthị trườngngànhhàngcùngmốiquanhệhữuhảovớicácnhàcungcấpsảnphẩm xâyd ự n g h o n t h i ê n t r o n g v n g o i n c V i c c h ã n g s ả n x u ấ t l ớnHà Phươngđãpháttriểnvàmởrơnghoạtđơngkinhdoanhtrongnhiềulĩnhvực xâydựngtrongđótrútrọngpháttriểnmảngbnbánvâtt liêu,cungcấpvà hiếtbịlắpđăṭkhác trongxâydựng Trảiqua18nămthànhlâpvớibaotháchthứcnhưngcơngtyvẫnln đứngvữngvàvượtquamơtcáchxuấtsắcvớinhữngkhókhănvàthửthách trướcmắt.C n g tyHàPhươngchúngtơikhơngngừngvươnlênvềmọimăt tổchức,chấtlượnghànghóa.Vớiđơingũcácbợcơngnhânviênlànhnghề, cótrìnhđợhọcvấnvàchunmơncao,đượcđàotạochuđáobàibản,xuất pháttừcácđơnvịhồnthiên lâu nămt i thịtrườngViêt Namchúngtôicam kếtmanglạichoquýkháchhàng dịchvụtốtnhất,cạnhtranh 1.2.3 CơcấutởchứcCơngtyCởphầnHàPhương CơcấutổchứcCơngtyCổphầnHàPhươngđượcthểhiệnởsơđồsau đây: Giám Đốc Phịng Kinh Phịng Hành Chính Phịng Kế Tốn Phịng Vâṭ Tư (Ng̀n:Phịngkếtốn) 1.2.4 Chứcnăng,nhiêmvụ,quyềnhạncủaVănphịng - Thammưuvàgiúplãnhđạothựchiệncơngtác tổchức,cánbộ - Bảo vệchính trịnộibộ - Đảmnhiệmcơngtáchànhchính–tổnghợp,vănthư -lưutrữ - Phụtráchcôngtácthi đua,khen thưởng,kỷ luật - Thựch i ệ n c ô n g t c t h a n h t r a , k i ể m t r a , g i m s t , p h p c h ế t h e o q u y đ ị n h hiệnhành - Quản lýcôngtácbảo vệvà tổxe - Xâyd ự n g t ổ c h ứ c b ộ m y h o t đ ộ n g c ủ a c q u a n t h e o q u y đ ị n h c ủ a N h nước,phù hợpvới tình hìnhphát triểnchungcủadoanh nghiệp - Quy hoạch, phát triển đội ngũ cán công nhân viên theo giai đoạntrung hạn, dài hạn Sắp xếp, bố trí, tiếp nhận, điều động cán bộ, công nhânviênphù hợpvới chứcnăng, nhiệmvụ quymô pháttriểncủatừng phận - Làm đầu mối việc xây dựng văn quy định chức năng,nhiệmvụ củacácđơn vị, phòng, ban - Quản lý, cập nhật, bổ sung hồ sơ, lý lịch sổ Bảo hiểm xã hội cán bộ,viênchứcvà hợp đồng laođộng - Thực chế độ sách cho cán bộ, công nhân viên như: nâng lương,chuyển xếp ngạch, nâng ngạch, nghỉ hưu, Bảoh i ể m xã hội, B ả o h i ể m y t ế , độchại, nghỉốm, thai sản phụcấpkhác theoqui định Nhà nước - Thốngkê vàbáo cáo côngtáctổchứcnhân theođịnh kỳvà độtxuất - Thựchiệncơngtácbảo vệchínhtrị nộibộ - Xây dựng chương trình, lập kế hoạch cơng tác quan theo giaiđoạn: tháng, quý, năm - Thực cơng tác hành chính, tổng hợp văn thư, lưu trữ, quản lý sửdụng dấu Soạn thảo, ban hành văn thuộc lĩnh vực tổ chức, nhânsự, hành chính, vănthư, lưu trữ Chỉ đạo nghiệp vụ hành chính,văn thưl u trữđối vớicánbộlàm cơng tácvănthư, vănphịng cácđơnvị trựcthuộc - Thẩm định thể thức văn đơn vị soạn thảo trước trình lãnhđạo ký - Điều hànhvà quảnlýphươngtiệnđilại phụcvụ cáchoạtđộng củacơquan - Thực quản lý công tác thi đua, khen thưởng tập thể cá nhân theoquyđịnh hiệnhành - Xâydựng kếhoạch,biệnphápđể thựchiệntốtcôngtác thiđua, khenthưởngchotừng giai đoạn CHƯƠNG2.PHÂNTÍCH ÝNGHĨACỦACƠNGTÁCVĂNTHƯ 2.1 Đảmbảothơngtinchohoạtđộngquảnlý - Cung cấp tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ mục đíchkinhdoanh củadoanh nghiệp - Cung cấp cách kịp thời, đầy đủ, xác thơng tin cần thiếtphụcvụ nhiệm vụ quản lýcủacácbộ phận quản lýdoanhnghiệp - Thông tin phục vụ quản lý cung cấp từ nhiều nguồn khác nhưngtrong nguồn thơng tin chủ yếu nhất, xác thơng tin vănbản 2.2 Giúp giải công việc doanh nghiệp, quan nhanhchóng,chínhxác - Hồsơtàiliệutrởthànhphươngtiệntheodõi,kiểmtracơngviệcmộtcáchcó hệthống - Góp phần thực tốt mục tiêu quản lý: suất, chất lượng, hiệu quảvàđây cũnglànhững mục tiêu,yêucầu - Hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ, giảm bớt giấy tờ vô dụng việclợidụng vănbản Nhànước, vănbảndoanhnghiệpđểlàm việctrái phápluật 2.3 Giữlạiđầyđủchứngcứvềcáchoạtđộngcủacơquan,doanhnghiệp - Giữ gìn cứ, chứng hoạt động quan, phục vụ việckiểmtra,thanhtragiám sát - Các văn giữ lại đầy đủ, nội dung xác, phản ánh chân thực hoạtđộngcủacơquan, doanh nghiệp - Là tư liệu tốt cho hoạt động quan, doanh nghiệp cách sátthực,cóhiệuquả - Giữ gìn đầy đủ hồ sơ tài liệu, phản ánh trình hoạt động quan mộtcách đầy đủ chân thực Thông qua văn tài liệu để chứng minh cho hoạtđộngcủacơquan cáchchânthực 2.4 Tạođiềukiệnlàmtốtcơngtáclưutrữvănthư - Trongqtrìnhhoạtđộngcủacơngtycầnphảiđượctổchứctốtviệclậphồsơvà nộp hồ sơtài liệuvào lưu trữ - Tổchứctốtcơngtácvănthưbảođảmcungcấpđầyđủkịpthời,chínhxácnhữn gthơng tin cầnthiết, phục vụ nhiệm vụquản lý - Đảm bảo tuyệt đối xác, khơng đảm bảo xác gây hậuquả Tómlạicơngtácvănthưgiúpcho: – Giúp lãnh đạo quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội đạocơng việc xác, hiệu quả, khơng để chậm trễ, sai sót, tránh nạn quan liêu,giấytờ,mệnhlệnhhành – Gópphầngiữ gìnbímật củacơquan, doanhnghiệp Tổ chức tốt công tác văn thư, quản lý văn chặt chẽ, gửi văn đốitượng, không để mát, thất lạc góp phần giữ gìn tốt bí mật quan,doanhnghiệp – Đảm bảo giữ gìn đầy đủ chứng cớ hoạt động quan, tổ chứcđảng,tổ chứcchính trị-xã hội – Tạođiềukiện thuậnlợichocơngtáclưutrữ Tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ tiến hành khâu nghiệp vụ nhưphânl oại , x c đ ị n h gi t r ị , t h ố n g k ê, b ả o qu ản v p h ụ c v ụ t ố t c ho c ô n g t c khaithác, sửdụng tài liệu hàng ngày lâudàivề sau CHƯƠNG GIẢI PHÁP GÓP PHẦN NÂNG CAO TRÁCH NHIỆMCÁNHÂNĐỐIVỚIQUẢNLÝVĂNBẢN,QUẢNLÝCONDẤUV ÀTHIẾTBỊLƯU HĨABÍ MẬTCỦACƠNGTY HÀPHƯƠNG 3.1.Giảiphápgópphầnnângcaotráchnhiệmcánhânđốivớiquảnlývănbản Trongcơngtácvănthưthìquản lývănbảngờm quảnlývănbảnđivà vănbảnđến -Đốivới vănbảnđi: +Nhậnthơngtin từ cácphịngban +Soanthảovănbảnchuẩnxác +Cập nhậtthơngtinngườinhậnchuẩn xác +Liênhệvớibênvậnchuyển đểchuyển vănbảnđiđếnđịađiểmchính xácnhất +Cần kiểmsốtchặtchẽtất cảcácbướcmàcánhânđó thựchiện +Tạora mộtfile quảnđivăn bảnđiriêng + Tạo sổ theo dõi văn thư đến bảng 3.1 dưới đâyBảng3.1.Quản lývănbản Số Ngày Nơi Sốký Ngày Nội Lưu Nhân Ký Ghi đến đến gửi hiệu tháng dung hồsơ viên nhận văn văn văn văn nhận bản bản văn đến đến đến thư -Đốivới vănbảnđến +Nhận thơng tinsauđóchuyển đến bộphận đượcgiao +Lưutrữ vănbảnđến theo quycáchcủacôngty đãđềra +Tạora file quảnlývănbảnđến riêng mộtcáchkhoahọcnhất + Tạo sổ theo dõi văn thư đến bảng 3.2 dưới đâyBảng3.2 Quản lývănthưđến Số Ngày Nơi Sốký Ngày Nội Lưu Nhân Ký Ghi đến đến gửi hiệu tháng dung hồsơ viên nhận văn văn văn văn nhận bản bản văn đến đến đến thư - Phịng cơng tác văn thư lưu trữ nên xây dựng quy định cụ thể trongđơnvị tráchnhiệmcủađội ngũ cánbộ côngty - Quy định rõ chức năng, nhiệm vụ cán phòng văn thư, đặc biệt làbộphận quản lý văn vănbản đếncủacơngty - Hồn thiện qui định khen thưởng, có chế độ tiền thưởng nhữngcán hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ đồng thời có chế tài xử lí nghiêm, cơngbằng cán thiếu trách nhiệm vi phạm qui chế cơng ty để chấnchỉnhkịp thời củngcốniềmtin chotồn đơn vị - Mỗicánbộ,viênchứccủacơngtycầnphảicóýthứctựgiác,nghiêncứutìm hiểuvàthựchiệnđúngchứctrách,nhiệmvụ,quyềnhạncủamình;chấphànhvà tổchứcthựchiệnnghiêm túcsựchỉđạo củacấp - Làm việc có ngun tắc, kỷ cương, có lý, có tình; tơn trọng, công tâm vànhấtlàkhônglạm dụngchứcvụ, quyềnhạnkhigiải quyếtcôngviệc - Đổimớiphươngpháplàmviệc vàcôngtácquản lícánbộ + Xuất phát từ ngun tắc: thảo luận thảo luận chung trách nhiệmthì người Mỗi người phải có trách nhiệm việc làm củamình + Mỗi cán nhân viên phịng ban phân công nhiệm vụ cụ thể vàchịutráchnhiệm chữ kí củamình +Hạnchếtìnhtrạngngườithực thinhiệmvụchỉcóviệcnghiêncứu,chuẩnbịtàiliệu,soạnvăn bảnhoặcthammưugiúpviệccholãnhđạo chungchung - Trên sở xác định vị trí việc làm, phịng phải phân cơng cụ thể rõ ràng,lượnghóacơngviệccàng rõthìcàngcócơ sởđểđánhgiá, phânloạicánbộ ... CHƯƠNG GIẢI PHÁP GĨP PHẦN NÂNG CAO TRÁCH NHIỆMCÁNHÂNĐỐIVỚIQUẢNLÝVĂNBẢN,QUẢNLÝCONDẤUV ÀTHIẾTBỊLƯU HĨABÍ MẬTCỦACƠNGTY HÀPHƯƠNG 3.1.Giảiphápgópphầnnângcaotráchnhiệmc? ?nhân? ?ốivớiquảnlývănbản Trongcơngtácvănthưthi? ?quản. .. TìmhiểuhoạtđộngvănthưtạicơngtyHà Phương - Phântíchđượcýnghĩa củacơngtácvănthư - Đề xuất giải pháp góp phần nâng cao trách nhiệm cá nhân đốivớiquảnlývănbản,quảnlýcondấuvàthiếtbịlưukhóabímậttạicơngtyHà Phương. .. DẤU VÀTHIẾTBỊLƯUHĨABÍMẬTCỦACƠNGTYHÀPHƯƠNG 15 3.1 .Giải pháp góp phần nâng cao trách nhiệm cá nhân quản lý vănbản 15 3.2 Giảiphápgópphầnnângcao trách nhiệmcánhânvớiquản lýcondấu