Công tác văn thư tại văn phòng hđnd và ubnd quận hoàn kiếm, thành phố hà nội

BỘ NỘI VỤ HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP Đề tài: CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN HOÀN KIẾM THÀNH PHỐ HÀ NỘI Giảng viên hướng dẫn : TS Lê Ngọc Hồng Sinh viên : Phạm Thị Vân Anh Lớp : KH17 QLNN4 Chuyên ngành : Quản lý Nhà nước Niên khóa : 2016 - 2020 Hà Nội – 2020 i LỜI CẢM ƠN Trong q trình học tập Học viện Hành Quốc gia, nhờ giúp đỡ giảng viên Học viện, tác giả tiếp cận nguồn tri thức khoa học quản lý nhà nước Tri thức lý luận tiếp thu hành trang quý báu để phục vụ cho công việc tác giả sau Khóa luận tốt nghiệp thành tích lũy bốn năm học tập hội để tác giả đánh giá thực tiễn kiến thức lý luận giảng đường Và nghiên cứu đề tài: “Công tác Văn thư Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội”tác giả nhận nhiều quan tâm, giúp đỡ tác giả xin gửi lời cảm ơn chân thành đến: Ban lãnh đạo Học viện Hành Quốc gia, giảng viên công tác Học viện dẫn, tạo điều kiện cho tác giả thời gian tác giả học tập trường Các cán bộ, công chức cơng tác Văn phịng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội tạo điều kiện cho tác giả nghiên cứu, khảo sát thực tế, cung cấp số liệu giúp tác giả hồn thành khóa luận Đặc biệt, tác giả xin gửi lời cảm ơn đến giảng viên hướng dẫn TS Lê Ngọc Hồng tận tình bảo, hướng dẫn tác giả hồn thiện khóa luận Mặc dù thân có nhiều cố gắng việc nghiên cứu, tìm hiểu tài liệu khơng thể tránh khỏi thiếu sót Tác giả mong nhận đóng góp ý kiến thầy, giáo để khóa luận tác giả hồn thiện Tác giả xin chân thành cảm ơn! Sinh viên Phạm Thị Vân Anh ii DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT STT CHỮ VIẾT TẮT DIỄN GIẢI UBND Ủy ban nhân dân HĐND Hội đồng nhân dân HĐND & UBND Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân CNTT Công nghệ thông tin CMCN Cách mạng Công nghiệp iii DANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng 2.1 Bảng thống kê số lượng, trình độ đội ngũ cán bộ, nhân viên Văn phịng UBND quận Hồn Kiếm 2020 25 Bảng 2.2 Trang thiết bị làm việc phận văn thư 30 Bảng 2.3 Bảng thống kê số lượng văn UBND quận Hoàn Kiếm 39 Bảng2.4 Bảng tổng kết số lượng văn đến UBND quận Hoàn Kiếm 43 Bảng 2.5 Bảng danh mục hồ sơ 44 iv DANH MỤC HÌNH ẢNH Hình 2.1 Sơ đồ cấu tổ chức Văn phịng HĐND&UBND quận Hồn Kiếm 24 Hình 2.2 Cơ sở vật chất Văn phịng HĐND&UBND quận Hồn Kiếm 29 Hình 2.3 Giao diện phần mềm văn điện tử 31 Hình 2.4 Quy trình soạn thảo văn ban hành văn 33 Hình 2.5 Quy trình quản lý văn 36 Hình 2.6 Sổ đăng ký văn 37 Hình 2.7 Quy trình quản lý văn đến 40 Hình 2.8 Bìa sổ đăng ký văn đến 42 Hình 2.9 Quy trình lập hồ sơ 44 Hình 2.10 Một số loại dấu 47 v MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN i DANH MỤC BẢNG BIỂU iv MỤC LỤC vi MỞ ĐẦU CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 1.1 Khái quát công tác văn thư 1.1.1 Khái niệm 1.1.3 Những yêu cầu công tác văn thư 1.1.4 Trách nhiệm thực nhiệm vụ công tác văn thư quan, tổ chức 1.1.5 Hình thức tổ chức văn thư 1.1.6 Quản lý nhà nước công tác văn thư 10 1.2 Nội dung công tác văn thư 12 1.2.1 Soạn thảo văn 13 1.2.1.1 Khái niệm văn 13 1.2.1.2 Quy trình soạn thảo văn 13 1.2.2 Quản lý văn đi, văn đến 14 1.2.2.1 Một số khái niệm 14 1.2.2.2 Nguyên tắc quản lý giải văn 15 1.2.2.3 Quản lý văn 15 1.2.2.4 Quản lý văn nội 16 1.2.2.5 Quản lý văn mật 16 1.2.3 Quản lý sử dụng dấu 16 1.2.4 Lập hồ sơ quản lý hồ sơ 17 TIỂU KẾT CHƯƠNG 19 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG 20 HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN HOÀN KIẾM THÀNH PHỐ HÀ NỘI GIAI ĐOẠN 2016 – 6/2020 20 2.1 Tổng quan quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội 20 2.1.1 Vị trí địa lý 20 vi 2.1.2 Điều kiện kinh tế - xã hội 20 2.2 Khái quát Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội 22 2.2.1 Chức Văn phịng HĐND & UBND quận Hồn Kiếm 22 2.2.2 Nhiệm vụ quyền hạn Văn phịng HĐND & UBND quận Hồn Kiếm 22 2.2.3 Cơ cấu tổ chức biên chế Văn phòng HĐND & UBND quận Hoàn Kiếm 24 2.3 Thực trạng công tác văn thư Văn phịng HĐND & UBND quận Hồn Kiếm, thành phố Hà Nội 25 2.3.1 Hoạt động tổ chức, quản lý công tác văn thư 25 2.3.1.1 Ban hành văn đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác Văn thư Văn phịng HĐND & UBND quận Hồn Kiếm 25 2.3.1.2.Tổ chức công tác văn thư máy công tác văn thư 26 2.3.1.3 Cơ sở vật chất thực công tác văn thư Văn phịng HĐND&UBND quận Hồn Kiếm 29 2.3.1.4.Ứng dụng công nghệ thông tin 30 2.3.2 Hoạt động thực nội dung công tác văn thư 33 2.3.2.1 Soạn thảo văn 33 2.3.2.2 Quản lý văn 36 2.3.2.3 Lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan 44 2.3.2.4 Quản lý sử dụng dấu 46 2.3.2.5 Xây dựng Chính phủ điện tử UBND quận Hồn Kiếm 48 2.4 Đánh giá tình hình thực cơng tác văn thư Văn phịng HĐND&UBND quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội 50 2.4.1 Ưu điểm 50 2.4.2 Hạn chế 52 2.4.3 Nguyên nhân 53 TIỂU KẾT CHƯƠNG 55 vii CHƯƠNG 3: MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CƠNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHỊNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN HOÀN KIẾM THÀNH PHỐ HÀ NỘI 56 3.1.Xây dựng phương hướng nhằm nâng cao hiệu công tác văn thư 56 3.2.Xác định yêu cầu nâng cao hiệu công tác văn thư 58 3.3.Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu cơng tác văn thư Văn phịng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân quận Hoàn Kiếm 59 3.3.1 Hoàn thiện văn đạo công tác văn thư, lưu trữ Văn phòng HĐND &UBND quận 59 3.3.2.Hồn thiện cơng tác tổ chức nhân văn thư, lưu trữ 59 3.3.3 Nâng cao nhân thức lãnh đạo văn phòng nhân viên công tác văn thư UBND quận Hoàn Kiếm 61 3.3.4 Tăng cường đại hóa cơng tác Văn thư 63 3.3.5 Ứng dụng mạnh mẽ Phần mềm văn phòng điện tử Cloudoffice 64 3.3.6 Bố trí xếp, tổ chức khoa học phịng làm việc nhân viên văn thư, lưu trữ 64 3.3.7 Đẩy mạnh hoạt động kiểm tra, giám sát công tác văn thư, lưu trữ 65 KẾT LUẬN 67 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 69 viii MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trong công đổi đất nước, ngành, lĩnh vực hoạt động có đóng góp định ln có cải tiến để vươn tới hoàn thiện Hoà vào xu năm gần nghiệp vụ cơng tác văn thư có bước phát triển phong phú đa dạng đáp ứng yêu cầu cải cách hành Cơng tác văn thư hoạt động bảo đảm thông tin văn phục vụ cho lãnh đạo, đạo, kiểm tra quản lí điều hành cơng việc quan Đảng, quan nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức trị xã hội, đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân đảm bảo cung cấp kịp thời, xác Đồng thời công tác văn thư xác định mặt hoạt động máy quản lý nói chung chiếm phần lớn nội dung hoạt động văn phòng ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động quản lý quan, mắt xích quan trọng guồng máy hoạt động lãnh đạo, đạo,quản lý điều hành Hiệu hoạt động quản lý quan, tổ chức cao hay thấp phụ thuộc vào phần cơng tác có làm tốt hay khơng Vì cơng tác vừa mang tính trị vừa có tính nghiệp vụ, kĩ thuật liên quan nhiều cán bộ, công chức Làm tốt công tác văn thư góp phần giải cơng việc quan nhanh chóng, xác, xuất, chất lượng, chế độ, giữ bí mật Đảng Nhà nước, hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ việc lợi dụng văn nhà nước để làm việc trái pháp luật góp phần lớn lao vào việc thúc đẩy phát triển kinh tế bảo vệ đất nước Quốc gia Cùng với đó, khoa học công nghệ, công nghệ thông tin thời đại có nhiều tác động làm thay đổi đời sống xã hội, có tác động nhiều đến hoạt động quản lí nghiệp vụ hành có cơng tác văn thư – lưu trữ Mặt khác, tầm nhìn rộng hơn, với đời Cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ tư (4.0) mệnh danh Cuộc cách mạng số, với phát triển mạnh mẽ tích hợp nhiều lĩnh vực trình độ cao tạo thành tựu lĩnh vực kĩ thuật số Thông qua công nghệ Internet vạn vật (IoT), trí tuệ nhân tạo (AI), thực tế ảo (VR), tương tác thực ảo (AR), mạng xã hội, điện tốn đám mây, di động, phân tích liệu lớn (SMAC)… để chuyển hóa tồn giới thực thành giới số mà hoạt động công tác văn thư – lưu trữ không ngoại lệ HĐND & UBND quận Hoàn Kiếm – thành phố Hà Nội từ thành lập đến trọng công tác văn thư xem nhiệm vụ then chốt việc quản lý đạo hoạt động văn phòng HĐND & UBND quận Vì thế, cơng tác văn thư UBND quận vào nề nếp đạt kết đáng khích lệ Bên cạnh kết đạt cịn số hạn chế định cơng tác tổ chức nhân làm văn thư chưa kiện tồn; hệ thống văn quản lý cơng tác văn thư, chất lượng văn chưa cao, Nhằm sớm khắc phục tình trạng trên, bước chấn chỉnh, tăng cường công tác văn thư phục vụ cho hoạt động quản lý, nghiên cứu khoa học UBND quận nhu cầu đáng khác cần phải nhanh chóng tìm biện pháp để thay đổi cách quản lý cơng tác văn thư UBND quận có tính khoa học mang lại hiệu cao Xuất phát từ thực tế trên, tác giả chọn đề tài “Công tác văn thư Văn phịng HĐND&UBND quận Hồn Kiếm, thành phố Hà Nội” làm đề tài cho khóa luận tốt nghiệp Thơng qua đề tài nhằm xem xét nghiên cứu thực trạng công tác văn thư để kiến nghị số biện pháp nhằm nâng cao hiệu công tác văn thư quan Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu 2.1 Mục đích: Trên sở nghiên cứu lý luận chung công tác văn thư thực trạng công tác văn thư Văn phịng HĐND & UBND quận Hồn Kiếm, thành phố Hà Nội, khóa luận đưa số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu công tác văn thư Văn phịng HĐND & UBND quận Hồn Kiếm 2.2 Nhiệm vụ: Thứ nhất, hệ thống hóa làm sâu sắc sở lý luận công tác văn thư; Thứ hai, phân tích đánh giá thực trạng cơng tác văn thư Văn phịng HĐND & UBND quận Hồn Kiếm Từ điểm đạt được, điểm phòng, ban, ngành, đơn vị Quận cần tiếp tục tập chung thực 04 nội dung sau: Thứ nhất, tăng cường công tác tuyên truyền thủ tục hành để tạo điều kiện cho cá nhân, tổ chức tiếp cận,, thực giám sát việc thực thủ tục hành qua nâng cao chất lượng phục vụ nhân dân gắp với việc thực Chỉ thị 03-CT/TW Bộ Chính trị tiếp tục đẩy mạnh học tập làm theo gương đạo đức Hồ Chí Minh Thứ hai, hồn thiện quy chế phối hợp, quy trình giải thủ tục hành phịng, ban, đơn vi phối quản, UBND phường theo hướng minh bạch Công khai thông tin, rút ngắn thời gian, tạo điều kiện hoàn thành sớm kết giải thủ tục hành cho tổ chức, công dân Tăng cường công tác bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ, công chức phận “một cửa” quận phường bên cạnh việc thường xuyên bồi dưỡng kỹ ứng xử quy chế văn hóa nơi cơng sở; Phấn đấu, 90% người dân doanh nghiệp hài lòng hiệu giải thụ tục hành phục vụ quan hành nhà nước thuộc quận; thường xuyên tổ chức bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ kỹ giao tiếp ứng xử cho cán bộ, công chức Thứ ba,đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin công tác đạo, điều hành Thường trực Quận ủy – HĐND – UBND quận, cải cách phương thức hội họp, tăng cường việc giao ban chung, họp trực tuyến; Các phường sử dụng đồng phần mềm quản lý hồ sơ hành để hỗ trợ phận cửa việc nhận trả kết giải thủ tục hành cho tổ chức cơng dân Cán bộ, cơng chức thường xuyên sử dụng hòm thư điện tử, hòm thư công vụ để trao đổi tài liệu; Bộ phân “một cửa” quận thực giao dịch giải thủ tục hành trực tuyến qua mạng cấp độ 3, theo lộ trình Thành phố; Thứ tư,tiếp tục đổi mới, chủ động công tác đào tạo bồi dưỡng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức theo hướng bán sát nhu cầu thực tế nâng cao hiệu chất lượng giải công việc; tập chung vào đào tạo bồi dưỡng 57 trang bị đầy đủ kiến thức chuyên môn nghiệp vụ lý luận trị cho đội ngũ cán phấn đấu đạt tiêu 3.2 Xác định yêu cầu nâng cao hiệu công tác văn thư Trước địi hỏi cơng cải cách hành chính, đại hóa cơng tác văn thư Văn phịng HĐND&UBND quận Hồn Kiếm cần đáp ứng u cầu sau: Thứ nhất, sở Luật ban hành văn quy phạm pháp luật, văn hướng dẫn quan có thẩm quyền, Quận cần xây dựng hoàn thiện hệ thống văn đạo hướng dẫn đạo công tác văn thư Thứ hai, rà sốt văn quy định cơng tác văn thư, bãi bỏ quy định trái với luật văn đạo, hướng dẫn công tác văn thư Thứ ba, quy định trách nhiệm: Từ thủ trưởng quan đến nhân viên văn thư công tác văn phòng phải thực đầy đu quy định công tác văn thư Có chế tài cụ thể xử lý hành vi vi phạm quy định hoạt động văn thư Thứ tư, bố trí nhân viên làm cơng tác văn thư Quận phải có đầy đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ phẩm chất Thứ năm, Văn phòng cần đẩy mạnh công tác nghiên cứu khoa học công tác văn thư xuất phát từ nhu cầu thực tế, thẩm định áp dụng cơng trình khoa học nghiên cứu Thứ sáu, quận cần áp dụng phương tiện khoa học, kĩ thuật đại theo hướng đại hóa cơng tác văn thư hoạt động có chức đảm bảo thơng tin cho hoạt động quản lý, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư yêu cầu tất yếu để đảm bảo thơng tin đầy đủ, xác, nhanh chóng, kịp thời, cơng khai, minh bạch, từ nâng cao hiệu hoạt động quản lý Việc nghiên cứu ứng dụng để hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001:2015 vào hoạt động quan hành nhà nước thực chất phương pháp quản lý nhằm hệ thống hóa cụ thể hóa thủ tục hành ứng với cơng việc theo trình tự định quy định 58 nhiều văn pháp luật quy định, quy chế quan Đây hình thức rà sốt thủ tục hành nhằm xây dựng quy trình xử lý công việc khoa học, hợp lý, tạo điều kiện để lãnh đạo nắm bắt trình giải cơng việc, thơng qua bước nâng cao hiệu công tác quản lý văn thư quan 3.3 Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu cơng tác văn thư Văn phịng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân quận Hoàn Kiếm 3.3.1 Hoàn thiện văn đạo cơng tác văn thư, lưu trữ Văn phịng UBND quận Hiện nay, Nhà nước ta ban hành nhiều văn quy định công tác văn thư, lưu trữ, hệ thống văn phần tác động tới nhận thức cán lãnh đạo, điển hình Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng năm 2020 phủ cơng tác văn thư, nhiên việc ban hành văn đạo công tác văn thư, lưu trữ Văn phịng UBND quận chưa hồn thiện Vì thời gian tới Văn phòng UBND cần phải ban hành quy chế văn thư, lưu trữ để tạo sở thống cho việc thực quy trình nghiệp vụ văn thư, lưu trữ Xây dựng kế hoạch dài hạn, ngắn hạn công tác văn thư, lưu trữ Văn phịng UBND quận cơng tác văn thư, lưu trữ ngày thực tốt Việc xây dựng kế hoạch cần vào tình hình thực tiễn quan, kế hoạch trước xây dựng Trong kế hoạch cần đề mục thể bước thực 3.3.2 Hồn thiện cơng tác tổ chức nhân văn thư, lưu trữ Để thực tốt công tác văn thư, lưu trữ, việc bổ trí nhân chun mơn nghiệp vụ nhân tố đóng vai trị quan trọng công tác văn thư, lưu trữ quan Trình độ nhân làm văn thư, lưu trữ có tác động trực tiếp đến phương pháp, cách thức tổ chức khoa học, bảo quản tốt hồ sơ, tài liệu quan Nhân có trình độ chun mơn nghiệp vụ tốt tìm phương pháp phân loại xếp tài liệu quan cách khoa học, hợp lý, dễ tra tìm 59 Ngược lại trình độ nghiệp vụ chun mơn ảnh hưởng không tốt đến hiệu ông tác quản lý, khai thác sử dụng tài liệu  Hồn thiện cơng tác tổ chức, đội ngũ nhân viên Đối với cơng tác tổ chức: Cải cách hành tác động nhằm nâng cao hiệu lực, hiệu hành cách cải biến chế độ phương pháp hành cũ, xây dựng chế độ phương pháp hành cũ xây dựng chế độ phương pháp hành số phương diện tất phương diện cấu thành nên hành Ở nước ta, song song với công đổi chế quản lý kinh tế cải cách hành nhà nước nội dung mang tầm chiến lược công đổi đất nước Trên thực tế máy quản lý nước ta cịn có nhiều bất cập như: Bộ máy nhà nước cồng kềnh, thủ tục hành giải cịn tốn nhiều thời gian gây khó khăn cho cơng dân Vì địi hỏi quan tổ cần có sách quy chế riêng vấn đề đổi hồn thiện cơng tác văn phịng nói riêng nâng cao cải cách hành nhà nước nói chung Xây dựng quy chế tổ chức làm việc, quản lý công văn giấy tờ UBND quận có giúp cho việc tra tìm tài liệu phải cơng việc nhanh chóng kịp thời có pháp lý Khi có quy chế làm việc quy trách nhiệm cho cá nhân việc ký văn xử lý văn đến, UBND quận Để hồn thiện cơng tác văn thư Văn phịng UBND quận Hồn Kiếm vấn để kiện tồn tổ chức xây dựng nhân viên văn thư văn phòng nhân tố định, ba mặt cấu trúc văn phòng đại Hiện tại, phận văn thư Văn phịng UBND quận Hồn Kiếm có 04 nhân sự, nhiên, cần hoàn thiện cấu tổ chức đội ngũ nhân viên có phân cơng cơng việc hợp lý để giảm bớt biên chế khối lượng công việc giao cho nhân viên tránh trường hợp người phải làm nhiều công việc gây khó chịu mâu thuẫn nội Đối với nhân viên: Nhân hay gọi người yếu tố quan trọng quan tổ chức Nâng cao chất lượng nhân vấn đề cấp bách cầu phát triển kinh tế - xã hội đất nước thời kỳ hội 60 nhập kinh tế quốc tế Thực tế cho thấy chất lượng nguồn nhân lực nhiều vấn đề cần bàn, tính quan nghiệp tỉnh trạng vừa thừa vừa thiếu diễn thường xuyên chưa khắc phục thiếu, thiếu cán chuyên gia, chuyên nghiệp không người thiếu tâm huyết với nghề Nâng cao chất lượng đội ngũ nhân viên phải thực đông quan từ lãnh đạo nhân viên Lãnh đạo quan phải thường xuyên nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ nhân viên phụ trách cơng tác văn thư có ý thức trách nhiệm, lực cao công việc, cần tổ chức lớp tập huấn quý (03 lần/năm) chỗ tổ chức soạn thảo văn cho toàn cán cơng chức văn phịng Ngồi ra, việc cử luân phiên nhân viên văn thư học lớp tập huấn thành phố việc cần thiết để nâng cao trình độ, nhận thức của nhân viên văn thư Nâng cao hiểu biết kiến thức CNTT để ứng dụng sử dụng thành thạo phục vụ tốt cho công việc cho thời đại để tránh lạc hậu lúng túng triển khai thực Hàng năm, UBND quận cần đẩy mạnh công tác kiểm tra đánh giá chuyên môn đạo đức nghề nghiệp nhân viên văn thư, đồng thời phải xây dựng chế thi đua khen thưởng để động viên khích lệ tính động nâng cao hiệu nhân viên văn thư áp dụng chế kỷ luật hành vi vi phạm quy chế nhà nước văn thư 3.3.3 Nâng cao nhân thức lãnh đạo văn phịng nhân viên cơng tác văn thư UBND quận Hoàn Kiếm  Lãnh đạo Văn phịng Muốn cơng tác Văn thư đạt chất lượng vai trị quản lý quan trọng, việc định hướng, đạo đúng, sát thực tế mang lại hiệu cao Lãnh đạo Văn phòng tổng hợp cần nghiên cứu sâu văn công tác Văn thư, học tập rút kinh nghiệm phương pháp, cách làm hay quan, ban, ngành để tham mưu cho Lãnh đạo UBND vận dụng quan Lãnh đạo Văn phòng sâu sắc việc tìm hiểu tâm tư, nguyện vọng cơng chức Văn thư, khuyến khích, động viên, phân tích kịp thời đê Văn thư 61 hiểu rõ vai trò, vị trí cơng tác đảm nhiệm Theo dõi chặt chẽ công tác Văn thư, quan tâm khen ngợi kịp thời để tạo cảm hứng làm việc, đồng thời thẳng thắn phê bình để rút kinh nghiệm, đồng thời lãnh đạo Văn phòng người biết dung hòa mối quan hệ nhân viên tạo mối quan hệ tốt đẹp với nhân viên công tác Văn phịng Bên cạnh Lãnh đạo Văn phịng cần trang bị cho kỹ sau: - Thành thạo nghiệp vụ văn phòng - Kỹ quản lý nhân - Kỹ tổ chức - Kỹ điều hành họp  Nhân viên Nhận thức chiếm vai trò quan trọng người, nêu nhận thức hành động đúng, ngược lại nhận thức sai hành động sai Do đó, điều phải làm để người, Văn thư quan phải nhận thức tầm quan trọng công tác Văn thư, hiểu rõ vị trí, vai trị cơng tác Văn thư hoạt động quan Muốn người có nhận thức phải tun truyền, thể tin viết ý nghĩa, vai trò, tầm quan trọng công tác văn thư đăng trang thơng tin điện tử UBND quận Hồn Kiếm thể niềm tin lãnh đạo công tác văn thư quán triệt thực nghiệm túc công tác văn thủ để nâng cao chất lượng công tác văn thư Cần phải hiểu rõ tầm quan thông tin, thông tin cung cấp cho người sử dụng hiểu biết thông tin mớiđã diễn hàng ngày khơng nước mà cịn giới Giúp cho người lựa chọn thơng tin cần thiết cho q trình hoạt động quan, thân mà thời gian phát triển CNTT Triển khai văn quy phạm pháp luật, văn hướng dẫn văn khác có liên quan đến công tác văn thư: Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng năm 2020 Chính phủ cơng tác văn thư, hướng dẫn quản lý văn 62 bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Thường xuyên phổ biến cập nhật hóa quy định Nhà nước cơng tác công văn giấy tờ kiến thức khác có liên quan đến nhiệm vụ cơng tác văn phịng cho nhân viên văn phịng có ý thức trách nhiệm cao hơn, có lực cao cơng việc 3.3.4 Tăng cường đại hóa cơng tác Văn thư Việc ứng dụng tiến khoa học kỹ thuật đại vào công tác văn thư yêu cầu tất yếu có tính ngun tắc, đồng thời biện pháp có tính khả thi cơng tác văn thư Bởi lẽ tiến hoạt động quản lý có hiệu cao, giảm nhẹ sức lao động mà lại nâng cao suất lao động nhân viên văn thư, đảm bảo thông tin cho cán lãnh đạo, quản lý giúp họ đưa định xác nhanh chóng kịp thời phản ánh xu hướng phát triển thực tiễn khách quan, phù hợp với chiến lược phát triển khoa học, kỹ thuật đại hóa với đường lối mà Đảng Nhà nước ta đề Thực tế cho thấy, việc dụng phương pháp kỹ thuật đại hạn chế, thiếu quan tâm đến việc trang bị kỹ thuật đại, dẫn đến việc sử dụng chúng hiệu Hiện Chính phủ ban hành nghị 30c/NQ/CP ban hành chương trình tổng thể cải cách hành nhà nước giai đoạn 2011-2020 Theo đó, khoản 6, Điều quy định cụ thể đại hóa hành sau: Hồn thiện đẩy mạnh hoạt động mạng thơng tin điện tử hành Chính phủ Internet; Đẩy mạnh ứng dụng CNTT truyền thông hoạt động quan hành nhà nước để đến năm 2020 90% văn bản, tài liệu thức trao đổi quan hành nhà nước thực dạng điện tử, cán bộ, công chức, viên chức thường xuyên sử dụng hệ thống thư điện tử công việc, bảo đảm liệu điện tử phục hầu hết hoạt động quan hầu hết giao dịch quan hành nhà nước thực mơi trường điện tử, lúc nơi, dựa ứng dụng truyền thông đa phương tiện, hầu hết dịch vụ cung cấp trực tuyến mạng thông tin điện 63 tử hành Chính phủ mứcđộ đáp ứng nhu cầu thực tế phục vụ người dân doanh nghiệp lúc, nơi dựa nhiều phương tiện khác Áp dụng thành tựu khoa học công nghệ tin học để đẩy mạnh quy trình quản lý Như thấy vấn đề đặt công tác văn thư giai đoạn hội nhập quốc tế với tư cách biện pháp nhằm cải cách hành UBND quận Hồn Kiếm, góp phần làm thay đổi phương thức điều hành hoạt độngcủa quan hành nhà nước phải bước đại hóa 3.3.5 Ứng dụng mạnh mẽ Phần mềm văn phòng điện tử Cloudoffice Văn phòng điện tử Cloudoffice – giải pháp quản lý chuyên nghiệp cho công tác văn thư lưu trữ Giải pháp phần mềm quản lý văn thư, lưu trữ tài liệu điều hành công việc CloudOffice công ty phát triển công nghệ Thái Sơn xây dựng với tính ưu việt như: quản lý văn toàn diện, quản lý tài liệu chun nghiệp, điều hành cơng việc tồn diện, xử lý văn từ xa nơi, lúc, gửi thông báo hàng loạt, trao đổi thảo luận, lịch đơn vị, lịch cá nhân, danh bạ điện thoại, gửi tin nhắn, chưng cầu ý kiến, lấy ý kiến, biểu quyết… Nhờ tính mà phần mềm Cloudoffice nhiều đơn vị quan nhà nước như: Tổng cục Thuế, Hải quan, Công an, HĐNN, đơn vị tập đoàn, doanh nghiệp lựa chọn triển khai áp dụng công tác văn thư lưu trữ đơn vị Ứng dụng phần mềm văn phòng điện tử để quản lý văn bản, tài liệu mang lại hiệu rõ rệt cho đơn vị Đó là: Giảm tải áp lực cơng việc cho người làm văn thư Giải phóng khơng gian lưu trữ tài liệu Đổi quy trình, cách thức làm việc với phong cách đại, nâng cao lực xử lý công việc nhân viên, hỗ trợ mạnh mẽ cho lãnh đạo định điều hành cơng việc quan nói chung 3.3.6 Bố trí xếp, tổ chức khoa học phịng làm việc nhân viên văn thư, lưu trữ 64 Tổ chức bố trí nơi làm việc nhằm tạo hứng thú môi trường điều kiện làm việc cách thuận tiên, hiệu Để đáp ứng yêu cầu giải cơng việc liên hồn, đảm bảo tính khoa học Chính việc bố trí xếp nơi làm việc nhân viên văn thư, lưu trữ cần phải đảm bảo: Bàn làm việc phải xếp gọn gàng, ngăn nắp Nếu giấy tờ để nhiều bàn nhân viên văn thư, lưu trữ găp khó khăn việc xác định văn cần giải trước văn giải xong Để khắc phục tình trạng nhân viên văn thư, lưu trữ cần ý vân để sau: - Chỉ để bàn giấy tờ có liên quan - Những hồ sơ, tài liệu, công văn, giấy tờ sau làm xong phải chuyển - Tất tài liệu lưu trữ không nên để bàn mà phải để tủ, kệ, giá - Đối với giấy tờ chưa giải xong xếp gọn vào chỗ để buổi sau tiếp tục làm Như vậy, việc xếp gọn gàng tạo tâm lý thoải mái làm việc nhân viên văn thư, lưu trữ sáng tạo, phát huy hết lực mình, hiệu cơng việc ngày nâng cao 3.3.7 Đẩy mạnh hoạt động kiểm tra, giám sát công tác văn thư, lưu trữ Để đảm bảo cho công tác văn thư, lưu trữđược thực tốt biện pháp kể trên, Văn phịng UBND quận Hồn Kiếm phải thường xun tiến hành kiểm tra số văn chuyển đến, số văn ban hành tài liệu lưu trữ xem có quy định hay không, kịp thời điều chỉnh cho phù hợp Thông qua công tác kiểm tra nhân viên văn thư, lưu trữ rút hạn chế để từ có biện pháp khắc phục kịp thời Quy định Nhà nước công tác văn thư, lưu trữ bao gồm văn pháp lý có nội dung yêu cầu nhân viên văn thư, lưu trữ phải thực nghiêm chỉnh nhằm đảm bảo tính thống hoạt động quản lý nhà nước công tác văn thư, lưu trữ 65 Nhân viên văn thư, lưu trữ Văn phòng UBND quận Hồn Kiếm q trình làm việc phải đảm bảo tuân thủ theo quy định Nhà nước Khi có văn quy định cơng tác văn thư, lưu trữ, lãnh đạo phải tổ chức hướng dẫn triển khai nội dung quy định cho nhân viên văn thư, lưu trữ để triển khai thực TIỂU KẾT CHƯƠNG Công tác văn thư giai đoạn 2016 – 6/2020, UBND quận Hoàn Kiếm đạt nhiều thành tựu đáng biểu dương, việc ứng dụng công nghệ thông tin cơng tác văn thư UBND quận Hồn Kiếm Tuy nhiên, thực tiễn triển khai công tác văn thư, UBND quận Hồn Kiếm cịn tồn số hạn chế Trên cở sở đó, Chương tác giả tập trung đưa phương hướngđể thực tốt công tác văn thư giai đoạn 2016 – 6/2020 Qua đó, đề xuất giải pháp nhằm khắc phục hạn chế nâng cao chất lượng cơng tác văn thư UBND quận Hồn Kiếm giai đoạn 66 KẾT LUẬN Công tác văn thư, lưu trữ năm gần trở thành u cầu có tính cấp thiết Bên cạnh việc phát triển kinh tế theo chế thị trường số quan quan tâm tới nghiệp vụ này, thấy tầm quan trọng công tác văn thư – lưu trữ Bởi thực tốt công tác mang lại hiệu khơng mà cịn lâu dài Thực tế cho thấy quan dù lớn hay nhỏ, quan khoa học kỹ thuật hay quan hành nhà nước, thực chức năng, nhiệm vụ cần đến tài liệu lưu trữ dùng làm để giải cơng việc cụ thể tìm thông tin cần thiết đáng tin cậy để phục vụ cho việc nghiên cứu tình hình, tổng kết, đúc rút kinh nghiệm cơng tác, vạch chủ trương, sách, đề định quản lý, Văn phịng HĐND&UBND quận Hồn Kiếm q trình hoạt động sản sinh khối lượng tài liệu tương đối lớn Đây khối tài liệu quan trọng cần phải tổ chức lưu trữ khoa học, bảo quản tốt để phục vụ công tác khai thác sử dụng sau Do đó, cơng tác văn thư – lưu trữ có ý nghĩa đặc biệt quan trọng hoạt động cơng tác Văn phịng Qua q trình nghiên cứu, tìm hiểu tài liệu phục vụ cho việc làm khóa luận giúp tác giả có nhìn đầy đủ kỹ nghiệp vụ học, qua có điều kiện so sánh, đối chiếu điểm khác biệt lý thuyết thực tiễn, bổ sung vào vốn kiến thức lý luận Qua thấy khó khăn, hạn chế cơng việc, thân; thấy đan xen nhiều yếu tố để hồn thành cơng việc Nhưng đồng thời tác giả tích lũy nhiều kinh nghiệm, học trình làm việc Qua trình nghiên cứu lý luận đánh giá thực tiễn công tác văn thư Văn phịng HĐND&UBND quận Hồn Kiếm giai đoạn 2016 – 6/2020, khóa luận xin đề xuất số giải pháp giúp nâng cao chất lượng công tác văn thư giai đoạn tới với hy vọng đóng góp phần sức lực vào hiệu công tác văn thư phát triển UBND quận Hoàn Kiếm 67 Do nguồn tài liệu có hạn, kiến thức kinh nghiệm thực tiễn thân tác giả hạn chế nên Khóa luận tốt nghiệp khơng tránh khỏi thiếu sót Tác giả mong nhận đóng góp cảm thơng q Thầy, Cơ Tác giả xin chân thành cảm ơn! 68 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO PGS.TS Triệu Văn Cường, Giáo trình Văn thư, Nxb Lao động Hà Nội, 2009; Vương Đình Quyền (2005), Lý luận phương pháp cơng tác văn thư, Nxb.Đại học Quốc gia Hà Nội; Luật Tổ chức quyền địa phương số 77/2015/QH13; Luật Ban hành văn Quy phạm pháp luật số 80/2015/QH13; Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13; Nghị định 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng năm 2002 Chính phủ quy định chi tiết thi hành pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước; Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ Cơng tác văn thư; Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng năm 2007 Chính phủ ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động quan nhà nước; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 Chính phủ sửa đổi bổ sung số điều Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 công tác văn thư; 10 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 Chính phủ Quy định chi tiết số điều Luật Lưu trữ; 11 Nghị định số 34/2016/NĐ-CP ngày 14 tháng năm 2016 Chính phủ quy định chi tiết số điều biện pháp thi hành Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật; 12 Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng năm 2016 Chính phủ quản lý sử dụng dấu; 13 Nghị định số 34/2017/NĐ-CP ngày 03 tháng năm 2017 Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ Nội vụ; 14 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng năm 2020 Chính phủ Cơng tác Văn thư; 69 15 Nghị số 17/NQ-CP ngày 7/3/2019 Chính phủ số nhiệm vụ, giải pháp trọng tâm phát triển Chính phủ điện tử giai đoạn 2019 2020, định hướng đến 2025; 16 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính; 17 Thơng tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội vụ “Hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ quan”; 18 Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng năm 2013 Nội vụ “Hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trư quan, tổ chức”; 19 Thông tư số 09/2013/TT-BNV Quy định chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ tài liệu lưu trữ; 20 Thông tư số 33/2015/TT-BCA ngày 20 tháng năm 2015 hướng dẫn thực số điều nghị định 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng năm 2002 Chính phủ quy định chi tiết thi hành pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước; 21 Thơng tư số 41/2017/TT-BTTTT ngày 19 tháng 12 năm 2017 Bộ Thông tin Truyền thông “Quy định sử dụng chữ ký số cho văn điện tử quan nhà nước; 22 Hướng dẫn số 17 – HD/VPTW ngày 16 tháng 12 năm 2016 Văn phòng Ban chấp hành trung ương Hướng dẫn Lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan; 23 Hướng dẫn số 822/HD-VTLTNN ngày 26 tháng năm 2015 “Hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến lập hồ sơ môi trường mạng”; 24 Quyết định số 7117/QĐ-UBND ngày 22/11/2013 UBND thành phố Hà Nội ban hành “Quy chế mẫu công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức tiến hành rà soát, sửa đổi, bổ sung xây dựng văn đạo, quy định hướng dẫn thực công tác văn thư, lưu trữ thuộc thẩm quyền theo quy định hành”; 70 25 Hướng dẫn số 879/SNV-CCVTLT ngày 07 tháng năm 2020 UBND Thành phố Hà Nội ban hành Hướng dẫn triển khai Nghị định số 30 /2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 Chính phủ Công tác văn thư; 26 Quyết định số 2080/QĐ-UBND ngày 03 tháng năm 2014 Uỷ ban nhân dân quận Hoàn Kiếm việc ban hành Quy chế cơng tác văn thư, lưu trữ quận Hồn Kiếm; 27 Phân công nhiệm vụ cán bộ, công chức, lao động hợp đồng Văn phòng HĐND - UBND quận Hoàn Kiếm năm 2016; 28 Cục lưu trữ Nhà nước, Từ điển Lưu trữ Việt Nam H.1992; 29 Cổng thông tin điện tử Bộ Nội Vụ (https://www.moha.gov.vn); 30 Cổng thông tin điện tử UBND thành phố Hà Nội (https://hanoi.gov.vn) 71