Tổ chức công tác văn thư tại trường đại học luật thành phố hồ chí minh

ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN ĐỖ THỊ LỆ HẰNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC LUẬT THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH Luận văn thạc sĩ Chuyên ngành: Lưu trữ học THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH - NĂM 2021 ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN ĐỖ THỊ LỆ HẰNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC LUẬT THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH Luận văn thạc sĩ chuyên ngành: Lưu trữ học Mã số: 8320303 NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS.TSKH Bùi Loan Thùy THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH - NĂM 2021 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan Luận văn “Tổ chức công tác văn thư Trường Đại học Luật Thành phố Hồ Chí Minh” cơng trình nghiên cứu riêng tơi hướng dẫn PGS.TSKH Bùi Loan Thùy Các trích dẫn, số liệu Luận văn trung thực, có nguồn gốc rõ ràng, tác giả thu thập từ nguồn khác ghi rõ phần tài liệu tham khảo Thành phố Hồ Chí Minh, ngày tháng năm 2021 Học viên cao học Đỗ Thị Lệ Hằng LỜI CẢM ƠN Tôi xin chân thành gửi lời cảm ơn đến đơn vị, cá nhân giúp đỡ, tạo điều kiện cho tơi suốt chương trình đào tạo Thạc sĩ Lưu trữ học Đặc biệt, xin trân trọng cảm ơn PSG.TSKH Bùi Loan Thùy, người tận tình hướng dẫn có ý kiến định hướng quan trọng giúp tơi hồn thành luận văn Tơi xin chân thành cảm ơn tồn thể q thầy viên chức Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn trực tiếp gián tiếp giúp đỡ mặt suốt trình tơi học tập nghiên cứu trường Tơi xin cảm ơn tới đồng chí, đồng nghiệp, bạn bè gia đình chia sẻ, hỗ trợ, động viên khích lệ tạo điều kiện cho tơi để tơi n tâm học tập, nghiên cứu, đồng thời có ý kiến đóng góp q trình tơi thực hồn thành luận văn Mặc dù có nhiều cố gắng hồn thiện luận văn tất hiểu biết lực mình, nhiên khơng thể tránh khỏi thiếu sót hạn chế Vì vậy, tơi mong nhận ý kiến đóng góp q báu q thầy bạn bè, đồng nghiệp Xin trân trọng cảm ơn! MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài 2.1 Các cơng trình nghiên cứu liên quan đến công tác văn thư 2.2 Các cơng trình liên quan đến cơng tác văn thư đơn vị nghiệp công Mục tiêu, mục đích nhiệm vụ nghiên cứu 3.1 Mục tiêu nghiên cứu 3.2 Mục đích nghiên cứu 3.3 Nhiệm vụ nghiên cứu Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 4.1 Đối tượng nghiên cứu 4.2 Phạm vi nghiên cứu 5 Phương pháp nghiên cứu Ý nghĩa khoa học thực tiễn đề tài 6.1 Ý nghĩa khoa học 6.2 Ý nghĩa thực tiễn 7 Kết cấu luận văn Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ CƠ SỞ PHÁP LÝ CỦA TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ 1.1 Cơ sở lý luận tổ chức công tác văn thư 1.1.1 Khái niệm tổ chức công tác văn thư 1.1.2 Nội dung công tác văn thư 1.1.2.1 Công tác soạn thảo ký ban hành văn 10 1.1.2.2 Công tác quản lý giải văn đi, đến gồm 12 1.1.2.3 Công tác quản lý sử dụng dấu 13 1.1.2.4 Công tác lập hồ sơ giao nộp tài liệu vào lưu trữ quan 14 1.1.3 Tính chất, đặc điểm công tác văn thư 16 1.1.4 Yêu cầu công tác văn thư 17 1.1.5 Vị trí ý nghĩa công tác văn thư 19 1.1.5.1 Vị trí cơng tác văn thư 19 1.1.5.2 Ý nghĩa công tác văn thư 19 1.2 Cơ sở pháp lý công tác văn thư 20 1.3 So sánh tình hình ban hành quy chế công tác văn thư Trường Đại học Luật Thành phố Hồ Chí Minh với số Trường Đại học công lập khác 21 1.3.1 Tình hình ban hành quy chế cơng tác văn thư Trường Đại học Luật Thành phố Hồ Chí Minh 21 1.3.2 So sánh tình hình ban hành quy chế cơng tác văn thư Trường Đại học Luật Thành phố Hồ Chí Minh với Trường Đại học cơng lập khác 22 Tiểu kết chương 27 Chương THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC LUẬT THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH 28 2.1 Sơ lược Trường Đại học Luật Thành phố Hồ Chí Minh 28 2.1.1 Lịch sử hình thành 28 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn 29 2.1.3 Cơ cấu tổ chức 30 2.1.4 Tổ chức công tác văn thư 31 2.2 Thực trạng công tác văn thư Trường Đại học Luật Thành phố Hồ Chí Minh 32 2.2.1 Tình hình soạn thảo ban hành văn 33 2.2.1.1 Số lượng văn ban hành 33 2.2.1.2 Thẩm quyền ban hành văn 33 2.2.1.3 Công tác soạn thảo văn 35 2.2.1.4 Thể thức kỹ thuật trình bày văn 37 2.2.1.5 Công tác ban hành văn 46 2.2.2 Tổ chức quản lý giải văn 47 2.2.2.1 Công tác tổ chức quản lý giải văn đến 47 2.2.2.2 Công tác tổ chức quản lý giải văn 51 2.2.3 Quản lý sử dụng dấu 52 2.2.4 Lập hồ sơ giao nộp tài liệu vào lưu trữ quan 54 2.3 Nhận xét, đánh giá tình hình thực cơng tác văn thư Trường Đại học Luật Thành phố Hồ Chí Minh 56 2.3.1 Ưu điểm công tác văn thư 56 2.3.2 Hạn chế công tác văn thư 61 2.3.3 Nguyên nhân tồn hạn chế 62 2.3.3.1 Nguyên nhân khách quan 62 2.3.3.2 Nguyên nhân chủ quan 63 Tiểu kết chương 67 Chương CÁC GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC LUẬT THÀNH PHỐ HHỒ CHÍ MINH 68 3.1 Phương hướng nâng cao tổ chức công tác văn thư Trường Đại học Luật Thành phố Hồ Chí Minh 68 3.1.1 Quan điểm tổ chức công tác văn thư Trường Đại học Luật Thành phố Hồ Chí Minh 68 3.1.2 Phương hướng nâng cao hiệu tổ chức công tác văn thư Trường Đại học Luật Thành phố Hồ Chí Minh 70 3.2 Một số giải pháp nâng cao hiệu tổ chức công tác văn thư Trường Đại học Luật Thành phố Hồ Chí Minh 71 3.2.1 Hồn thiện ban hành quy định cơng tác văn thư 71 3.2.2 Đổi nhận thức công tác văn thư cho đội ngũ viên chức người lao động 80 3.2.3 Đẩy nhanh việc phổ biến quy định công tác văn thư 81 3.2.4 Tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ 83 3.2.5 Ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư 84 3.2.6 Hiện đại hóa trang thiết bị phục vụ công tác văn thư 88 Tiểu kết chương 93 KẾT LUẬN 94 TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Công tác văn thư, lưu trữ từ trước đến nay, ln có vai trị quan trọng cần thiết tất mặt đời sống xã hội nói chung hoạt động máy quan, tổ chức Đảng và tổ chức khác xã hội nói riêng Mỗi quan, đơn vị có chức năng, nhiệm vụ riêng biệt có chung đặc điểm công tác hoạt động, giải công việc sản sinh, phát sinh loại văn bản, giấy tờ văn bản, tài liệu có giá trị lưu trữ, giữ lại minh chứng cho trình hoạt động để tìm kiếm, sử dụng có nhu cầu cần thiết Đây tài liệu gốc, minh chứng xác nhận vật, việc xảy ra, có giá trị pháp lý lớn cho trình hoạt động quan, tổ chức Đảng tổ chức khác xã hội Do đó, cơng tác văn thư đương nhiên hình thành vận hành quan, tổ chức thành lập, văn thư phận tất yếu khơng thể khơng có hoạt động quan, tổ chức Công tác văn thư, lưu trữ hoạt động nhằm đảm bảo thông tin hàng ngày văn để giải kịp thời, phục vụ cho công tác lãnh đạo, đạo, quản lý điều hành công việc việc thực chức năng, nhiệm vụ đơn vị, tổ chức Tài liệu lưu trữ đưa sử dụng, phục vụ rộng rãi ảnh hưởng cách trực tiếp đến việc điều hành, giải công việc, ảnh hưởng đến chất lượng hiệu hoạt động quan, tổ chức Trường Đại học Luật Thành phố Hồ Chí Minh sở giáo dục đại học đào tạo chuyên ngành luật trọng điểm khu vực phía Nam Việt Nam Trường ln đạt chất lượng cao giảng dạy thường xuyên tạo điều kiện tốt cho tất đối tượng trường nghiên cứu cơng trình pháp luật góp phần phát triển đất nước, xây dựng cộng đồng hội nhập, hợp tác quốc tế với quốc gia khu vực Châu Á nước giới Trong trình hoạt động Trường Đại học Luật Thành phố Hồ Chí Minh hình thành lớn khối lượng tài liệu, giấy tờ, hồ sơ phong phú hình thức, đa dạng nội dung có giá trị pháp lý giải nhiều vấn đề Khối tài liệu hình thành sản phẩm, vật mang tin ghi lại trình làm việc phản ánh hoạt động nhà trường công tác đào tạo, công tác nghiên cứu khoa học viên chức, người lao động nhà trường người học, công tác quản lý, bảo quản khai thác hồ sơ viên chức, người lao động, hồ sơ học viên sinh viên, quản lý cơng tác kế hoạch tài chính, hồ sơ hạng mục xây dựng lĩnh vực khác sản sinh hoạt động nhà trường Công tác văn thư làm tốt đảm bảo việc cung cấp xác, đầy đủ kịp thời thơng tin, góp phần nâng cao hiệu chất lượng công việc quan, đơn vị nhằm phòng tránh tệ quan liêu, chậm trễ thủ tục giấy tờ cơng tác bao gồm nhiều việc, liên quan đến nhiều người, nhiều đơn vị, tổ chức Ở khâu hành, người làm công tác văn thư hay viên chức hành thực tốt khâu nghiệp vụ thuận lợi cho công tác lưu trữ sau Với xu cách mạng công nghiệp 4.0 nay, công tác văn thư quan ngày quan tâm trọng Đồng thời việc ứng dụng công nghệ tin học tiên tiến tác động mạnh mẽ đến công tác quản lý việc đổi tổ chức, quản lý công tác văn thư cần thiết cấp bách trình đẩy mạnh cải cách hành Việt Nam Vì vậy, vấn đề “Tổ chức công tác văn thư Trường Đại học Luật Thành phố Hồ Chí Minh” tác giả chọn làm đề tài luận văn tốt nghiệp với mong muốn đưa nhận xét, đánh giá cách khách quan, xác thực trạng tình hình tổ chức cơng tác văn thư Trường Đại học Luật Thành phố Hồ Chí Minh, từ đề xuất giải pháp thiết thực góp phần hồn thiện tổ chức công tác văn thư Trường Đại học Luật Thành phố Hồ Chí Minh Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài Công tác văn thư gắn liền với hoạt động quan, tổ chức, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quản lý nhà nước nên đề tài thu hút quan tâm, nghiên cứu khai thác nhiều nhà khoa học Trong năm gần đây, Việt Nam có nhiều tác giả, nhiều chuyên gia thực cơng trình nghiên cứu cơng tác văn thư-lưu trữ theo nhiều chiều hướng, nhiều phương diện khác Đến có số cơng trình nghiên cứu khoa học liên quan đến công tác văn thư cơng bố như: 2.1 Các cơng trình nghiên cứu liên quan đến công tác văn thư Năm 2006, Nhà xuất Đại học Quốc gia Hà Nội xuất giáo trình “Lý luận phương pháp cơng tác văn thư”, PGS.TS Vương Đình Quyền Tác giả trình bày sở lý luận cơng tác văn thư, lưu trữ cách hệ thống, quy trình, phương pháp soạn thảo số văn như: kế hoạch, báo cáo, cơng văn, tờ trình…, quản lý văn bản, giải văn đến hướng dẫn công tác lập hồ sơ hành công tác văn thư Giáo trình cung cấp cách đầy đủ lý luận phương pháp để thực cơng tác văn thư cách có hiệu quả, tài liệu lý luận quan trọng để tác giả luận văn nghiên cứu viết đề tài luận văn Cuốn sách “Nghiệp vụ văn thư lưu trữ”, Nhà xuất Văn hóa Thơng tin, năm 2009 tác giả Hoàng Lê Minh Đây xem giáo trình hướng dẫn bước nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ mang tính hướng dẫn nghiệp vụ cơng tác văn thư, lưu trữ chi tiết cho độc giả người trực tiếp thực công tác văn thư, lưu trữ quan, đơn vị Công trình nghiên cứu sách thuộc dạng cẩm nang “Hỏi đáp công tác văn thư, lập hồ sơ lưu trữ quan, tổ chức”, Nhà xuất Chính trị Quốc gia phát hành năm 2014 với đồng chủ biên Nguyễn Thị Hà, Nguyễn Văn Hậu Nội dung sách gồm câu giải đáp vướng mắc thường gặp công tác văn thư, công tác lập hồ sơ lưu trữ quan, tổ chức, cung cấp cho độc giả tìm hiểu kiến thức nhằm giải công việc thường gặp công tác văn thư, lưu trữ Tuy nhiên viết dạng cẩm nang mang tính hỏi, đáp nên tập trung vào khía cạnh thường gặp việc thực cơng tác văn thư Ngồi ra, số báo, viết có liên quan đến khâu nghiệp vụ công tác văn thư như: “Con dấu chức vụ quyền hạn số người có thẩm quyền: Một số vấn đề thảo luận” tác giả NCS Đỗ Văn Học, TS Lê Văn In, năm 2012, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, (số 12), tr.1-tr.6; “Cần thống quy định hướng dẫn thể thức văn bản” tác giả NCS Đỗ Văn Học, Mai Thanh Xuân, năm 2014, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, (số 4), tr.32-tr.34; “Tăng cường khả đáp ứng thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức” PGS.TSKH Bùi Loan Thùy (2014), Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam (Số 2), tr.17,… Bên cạnh số cơng trình nêu cịn có số tác giả chuyên gia đầu ngành văn thư, lưu trữ có viết, báo cơng trình nghiên