Giới thiệu về hoạch định dự án Hoạch định là một trong những chức năng quản lý chính, là một quá trình dự báo các vấn đề, những ảnh hưởng của các sự kiện có thể xảy ra đồng thời nỗ lực kiểm soát bản chất xu hướng của sự thay đổi và quyết định hành động để đạt kết quảmục tiêu mong muốn. Hoạch định dự án là quá trình quyết định trước các hành động thực hiện trong môi trường đã được dự báo để hoàn thành mục tiêu dự án. Mục đích của việc hoạch định: + Phân tích, dự tính công việc sẽ được thực hiện như thế nào, nguồn tài nguyên cần thiết + Dự báo những khó khăn có thể xảy ra + Thiết lập nguồn lực để có thể tối ưu việc sử dụng nguồn lực sẵn có + Phối hợp và kiểm soát để cung cấp cơ sở cho việc phối hợp các công việc của các đối tác và các nhà thầu tham gia dự ánGiới thiệu về hoạch định dự án Hoạch định là một trong những chức năng quản lý chính, là một quá trình dự báo các vấn đề, những ảnh hưởng của các sự kiện có thể xảy ra đồng thời nỗ lực kiểm soát bản chất xu hướng của sự thay đổi và quyết định hành động để đạt kết quảmục tiêu mong muốn. Hoạch định dự án là quá trình quyết định trước các hành động thực hiện trong môi trường đã được dự báo để hoàn thành mục tiêu dự án. Mục đích của việc hoạch định: + Phân tích, dự tính công việc sẽ được thực hiện như thế nào, nguồn tài nguyên cần thiết + Dự báo những khó khăn có thể xảy ra + Thiết lập nguồn lực để có thể tối ưu việc sử dụng nguồn lực sẵn có + Phối hợp và kiểm soát để cung cấp cơ sở cho việc phối hợp các công việc của các đối tác và các nhà thầu tham gia dự ánGiới thiệu về hoạch định dự án Hoạch định là một trong những chức năng quản lý chính, là một quá trình dự báo các vấn đề, những ảnh hưởng của các sự kiện có thể xảy ra đồng thời nỗ lực kiểm soát bản chất xu hướng của sự thay đổi và quyết định hành động để đạt kết quảmục tiêu mong muốn. Hoạch định dự án là quá trình quyết định trước các hành động thực hiện trong môi trường đã được dự báo để hoàn thành mục tiêu dự án. Mục đích của việc hoạch định: + Phân tích, dự tính công việc sẽ được thực hiện như thế nào, nguồn tài nguyên cần thiết + Dự báo những khó khăn có thể xảy ra + Thiết lập nguồn lực để có thể tối ưu việc sử dụng nguồn lực sẵn có + Phối hợp và kiểm soát để cung cấp cơ sở cho việc phối hợp các công việc của các đối tác và các nhà thầu tham gia dự ánGiới thiệu về hoạch định dự án Hoạch định là một trong những chức năng quản lý chính, là một quá trình dự báo các vấn đề, những ảnh hưởng của các sự kiện có thể xảy ra đồng thời nỗ lực kiểm soát bản chất xu hướng của sự thay đổi và quyết định hành động để đạt kết quảmục tiêu mong muốn. Hoạch định dự án là quá trình quyết định trước các hành động thực hiện trong môi trường đã được dự báo để hoàn thành mục tiêu dự án. Mục đích của việc hoạch định: + Phân tích, dự tính công việc sẽ được thực hiện như thế nào, nguồn tài nguyên cần thiết + Dự báo những khó khăn có thể xảy ra + Thiết lập nguồn lực để có thể tối ưu việc sử dụng nguồn lực sẵn có + Phối hợp và kiểm soát để cung cấp cơ sở cho việc phối hợp các công việc của các đối tác và các nhà thầu tham gia dự ánGiới thiệu về hoạch định dự án Hoạch định là một trong những chức năng quản lý chính, là một quá trình dự báo các vấn đề, những ảnh hưởng của các sự kiện có thể xảy ra đồng thời nỗ lực kiểm soát bản chất xu hướng của sự thay đổi và quyết định hành động để đạt kết quảmục tiêu mong muốn. Hoạch định dự án là quá trình quyết định trước các hành động thực hiện trong môi trường đã được dự báo để hoàn thành mục tiêu dự án. Mục đích của việc hoạch định: + Phân tích, dự tính công việc sẽ được thực hiện như thế nào, nguồn tài nguyên cần thiết + Dự báo những khó khăn có thể xảy ra + Thiết lập nguồn lực để có thể tối ưu việc sử dụng nguồn lực sẵn có + Phối hợp và kiểm soát để cung cấp cơ sở cho việc phối hợp các công việc của các đối tác và các nhà thầu tham gia dự án
Lương Hùng Cường Quản lý dự án cho kỹ sư Chương 4: Hoạch định lập tiến độ dự án Hoạch định dự án 1.1 Giới thiệu hoạch định dự án - Hoạch định chức quản lý chính, q trình dự báo vấn đề, ảnh hưởng kiện xảy đồng thời nỗ lực kiểm soát chất / xu hướng thay đổi định hành động để đạt kết quả/mục tiêu mong muốn - Hoạch định dự án trình định trước hành động thực mơi trường dự báo để hồn thành mục tiêu dự án - Mục đích việc hoạch định: + Phân tích, dự tính cơng việc thực nào, nguồn tài nguyên cần thiết + Dự báo khó khăn xảy + Thiết lập nguồn lực để tối ưu việc sử dụng nguồn lực sẵn có + Phối hợp kiểm soát để cung cấp sở cho việc phối hợp công việc đối tác nhà thầu tham gia dự án + Cung cấp liệu để liệu hoạch định sử dụng cho việc chuẩn bị kế hoạch tương lai - Lợi ích việc hoạch định: + Đảm bảo đạt mục tiêu, trình tự cơng việc + Xác định thời gian, chi phí, yêu cầu chất lượng + Nâng cao hiệu sử dụng nguồn lực + Huy động vốn + Cung cấp liệu + Tăng cường giao tiếp, phối hợp + Khuyến khích, động viên *Đối với nhà thầu: + Biết rõ công việc, tránh thực bừa bãi + Ngăn ngừa tổn thất tiền bạc + Dự báo cung cấp lao động + Đảm bảo thông báo công bố, giao hàng hạn, nơi, số lượng + Hỗ trợ việc điều phối thầu phụ + Xác định rõ giai đoạn khác dự án + Cung cấp tiêu chuẩn đo lường công việc + Cung cấp thông tin cho việc kiểm soát hợp đồng tương lai *Đối với khách hàng: + Biết thời gian cần thiết để xây dựng + Xem xét hiệu vốn đầu tư theo tiến triển dự án *Đối với kiến trúc sư/kỹ sư: dự báo tốc độ tiến triển hoạt động dựa thơng tin nhà thầu cung cấp Lương Hùng Cường *Đối với đối tác liên quan: + Đối tác liên quan: nhà tư vấn, nhà thầu phụ, chuyên gia, nhà cung cấp, quan địa phương + Biết giai đoạn dự án, công việc thực - Nếu khơng hoạch định khó kiểm sốt, khó đối phó với thay đổi mơi trường - Nội dung hoạch định: 5W1H (What, Why, When, Who, Where, How) 1.2 Các bước hoạch định dự án [1] Bước hoạch định dự án Xác định mục tiêu dự án cần thực Đó việc phải đưa tiêu tiêu chí mà sau sử dụng để dựa vào đánh giá hoàn thành dự án Tiêu chuẩn SMART dùng để đánh giá mục tiêu dự án: => Cụ thể (Specific) => Đo (Measurable) => Phân công (Assignable) => Thực tiễn (Realistic) => Hạn chế thời gian (Time-bound) VD: Mục tiêu: Xây cầu cầu bắc ngang sông Hồng khoảng thời gian ngân sách cho phép Mục đích: + Cho phép xe tải trọng tối đa 15 + Trọng lượng cầu nhẹ 20% so với cầu có chiều dài + Tuổi thọ 50 năm + xe ô tô, xe máy, người + Kinh phí tối đa 50 triệu USD + Cầu phải xây xong trước 2/9/2017 [2] Bước Xác định cơng việc dự án Đó việc xây dựng tài liệu mô tả phạm vi công việc dự án Xác định công việc dự án nên có: + Xác định phạm vi dự án + Xác định mơ tả hoạt động dự án + Mô tả kết dự án + Dự tính thời gian, ngân sách nguồn lực cần thiết khác Lương Hùng Cường + Xác định tiêu chuẩn nghiệm thu dự án - Công cụ hỗ trợ cho bước xác định công việc cấu trúc phân tích cơng việc hay cịn gọi ngắn gọn “cấu trúc phân việc” – WBS (Work Breakdown Structure) WBS công cụ quản lý dự án quan trọng sở cho tất bước lập kế hoạch giám sát khác cách chia nhỏ dự án thành công việc nhỏ dần nhằm mục đích: + Tách dự án thành cơng việc chi tiết, cụ thể + Xác định tất cơng việc + Cho phép ước tính nguồn lực, thời gian, chi phí yêu cầu kỹ thuật khác + Phân chia trách nhiệm thực cụ thể, hợp lý - Lợi ích việc chia nhỏ là: + Mô tả công việc, kết quả, mức độ hồn thành + Xác định người/trách nhiệm gói cơng việc + Ước tính thời gian, nguồn lực để hồn thành gói cơng việc - Đặc điểm gói cơng việc xác định rõ ràng: + Chất lượng, mức độ hồn thành đo dễ dàng + Có kiện bắt đầu kết thúc + Quen thuộc với nhóm dự án + Bao gồm cơng việc quản lý, đo được; độc lập với công việc hoạt động khác + Gồm chuỗi công việc liên tục từ bắt đầu đến kết thúc [3] Bước thứ Tổ chức cần phải xác định nhu cầu nhân sự, tuyển chọn giám đốc cán dự án, phân công trách nhiệm quyền lực cho thành viên Các công cụ hỗ trợ cho bước là: Biểu đồ trách nhiệm, Biểu đồ tổ chức, Sơ đồ dịng thơng tin (biểu đồ báo cáo) [4] Bước thứ Lập kế hoạch tài nguồn lực địi hỏi phải thực công tác như: dự kiến nguồn lực cần thiết cho dự án, lập kế hoạch kiểm sốt tài chuẩn bị dự tốn dịng tiền Các cơng cụ hỗ trợ cho bước là: Phân tích dịng tiền, Phân tích rủi ro [5] Bước thứ Lập tiến độ phải thực công tác sau: dự kiến thời gian hoàn thành hoạt động, xác định thời gian bắt đầu kết thúc hoạt động, xác định trình tự dự Lương Hùng Cường kiến rủi ro, cân đối thời gian chi phí,…Các cơng cụ hỗ trợ cho bước là: Biểu đồ ngang (Sơ đồ Gantt), sơ đồ CPM sơ đồ PERT [6] Bước cuối Kế hoạch kiểm soát phải thực công tác liên quan đến việc đo tiến độ theo giai đoạn, xác định chế kiểm soát (ai, làm để kiểm soát tiến độ thực hiện), xác định tiêu chuẩn chất lượng, thực quản lý rủi ro phác thảo đối sách cho rủi ro *Quản lý rủi ro - Rủi ro phân chia thành loại rủi ro: dự báo – khơng thể dự báo - Rủi ro bao gồm: rủi ro tích cực rủi ro tiêu cực - Rủi ro phát sinh từ nguồn: bên (lạm phạt, tỷ giá, luật,…) bên - Quản lý rủi ro q trình phịng ngừa chủ động - Mức độ rủi ro dự án giảm dần theo thời gian giai đoạn cuối hầu hết tất vấn đề giải Tuy nhiên, chi phí cao xảy rủi ro giai đoạn cuối Lương Hùng Cường - Một số đối sách chiến lược cho việc hoạch định giảm rủi ro kiểm sốt vấn đề có thể: + Chấp nhận: rủi ro không đáng kể không ảnh hưởng nhiều + Ngăn ngừa mối nguy: (VD: Tránh nhân viên không tham gia họp cách thông báo lịch họp sớm) + Giảm thiểu khả xảy hậu + Tránh rủi ro: dự án bảo vệ để tránh rủi ro vượt tiến độ cách gia tăng thời gian ước tính giảm chức + Chuyển giao rủi ro: (VD: Kí hợp đồng với cơng ty bảo hiểm) + Đối phó với tình xảy + Thay đổi giải pháp, cơng nghệ: chọn phương pháp thực dự án ảnh hưởng nghiêm trọng đến kết dự án (do ban đầu thiết kế khơng xác) + Dừng dự án: rủi ro bất khả kháng xảy chiến tranh, thiên tai, thay đổi pháp luật,… dẫn tới giải pháp dừng dự án => Lập kế hoạch kiểm soát phần hay bị thiếu kế hoạch dự án, gây nhiều đau đầu cho giám đốc dự án giai đoạn thực sau 1.3 Các bước để đánh giá việc hoạch định dự án thành công Mỗi dự án coi thành cơng đầy đủ tiêu chí sau đây: - Nội dung: đầy đủ chi tiết cần thiết khơng nên q chi tiết làm cho dự án trở nên phức tạp, rõ ràng, khơng mơ hồ - Có thể hiểu được: người dễ dàng hiểu mục tiêu công việc cách thực - Có thể thay đổi được: dễ dàng thay đổi, cập nhật sửa đổi - Có thể sử dụng được: tạo điều kiện dễ dàng cho việc kiểm sốt tiến trình truyền đạt thông tin Lương Hùng Cường 1.4 Những vấn đề thường gặp hoạch định dự án Những vấn đề thường gặp mục tiêu khơng rõ ràng, hoạch định nhiều việc thời gian ngắn, ước tính tài khơng đủ, liệu khơng đầy đủ, tiến trình làm việc khơng hệ thống, khơng biết mục tiêu cuối cùng,… Các công cụ hoạch định lập tiến độ - Biểu đồ mốc thời gian - Sơ đồ ngang (Sơ đồ Gantt) - Kỹ thuật đường cân - Phân tích sơ đồ mạng: CPM PERT 2.1 Biểu đồ mốc thời gian Được dùng để xác định thời điểm quan trọng kiện dự án Biểu đồ giúp cho nhà quản lý đánh giá kiện thời hạn chúng time line tiến độ chung công việc thực 2.2 Sơ đồ ngang (Sơ đồ Gantt) - Đây dạng sơ đồ sử dụng phổ biến xây dựng Henry L Gantt (1915) dễ sử dụng, dễ hiểu khơng địi hỏi nhiều kĩ quản lý, cách tốt để thực cho dự án khơng phức tạp có mối quan hệ công việc đơn giản - Ưu điểm: dễ xây dựng, trực quan, dễ nhận biết công tác thời gian thực công tác - Nhược điểm: mối quan hệ công việc, khơng ghi rõ quy trình cơng nghệ, áp dụng cho quy mô nhỏ, không phức tạp - Công tác biểu diễn trục tung, thời gian biểu diễn trục hoành: Lương Hùng Cường - Từ bảng phía ta trình bày dạng Sơ đồ Gantt – Triển khai sớm sau: + Ở cơng tác A B khơng có u cầu cơng tác trước thực tuần nên ta biểu thị hình chữ nhật phía theo trục thời gian + Công tác C triển khai với u cầu cơng tác A hồn thành nên từ điểm kết thúc công tác A ta vẽ tiếp công tác C với thời gian tuần + Công tác D, E, F tương tự với công tác C + Công tác G thực sau công tác D E (E kết thúc trễ hơn) hồn thành nên ta vẽ tiếp cơng tác G từ điểm kết thúc công tác E + Công tác H tương tự công tác G - Từ Sơ đồ Gantt – Triển khai sớm ta vẽ ta thấy cơng tác A, C, E, G, H nằm đường Gantt (đường Gantt đường dài nhất, chậm trễ công tác đường Gantt dẫn đến chậm trễ dự án) Các công tác B, D, F không nằm đường Gantt chúng dịch chuyển giới hạn cho phép mà không ảnh hưởng đến thời gian hồn thành dự án (đó lý ta triển khai cơng tác theo phương thức sớm chậm) - Công tác nằm đường Gantt cơng tác khơng có thời gian dự trữ (thời gian dự trữ 0, nằm n chỗ khơng có dịch chuyển) tổng thời gian thực cơng tác thời gian hoàn thành dự án Lương Hùng Cường - Muốn xác định công tác nằm đường Gantt ta từ cơng tác cuối (công tác H) di chuyển lên ta gặp công tác G, công tác G gặp công tác E, công tác E gặp công tác C, công tác C gặp công tác A (xác định xong nên bơi đen sơ đồ để dễ nhìn) => Công tác A, C, E, G, H nằm đường Gantt - Muốn xác định thời gian dự trữ công tác không nằm đường Gantt (B, D, F) ta làm sau: + Nhìn lại vào bảng ban đầu ta thấy công tác B ảnh hưởng tới công tác D công tác D công tác nằm đường Gantt nên ta tiếp tục làm tương tự Công tác D ảnh hưởng tới công tác G (công tác nằm đường Gantt, bị dịch chuyển) nên để đảm bảo công tác D ln hồn thành trước cơng tác G thời gian dự trữ tuần (D có quyền dịch chuyển tuần) Khi D dịch chuyển lên tuần B dịch chuyển lên tuần => Thời gian dự trữ B,D tuần + Ta thấy công tác F ảnh hưởng tới công tác H (công tác nằm đường Gantt), mà công tác H cách công tác F tuần => Thời gian dự trữ công tác F tuần - Tóm lại bước làm sau: + Bước 1: Chuyển đổi sang sơ đồ Gantt + Bước 2: Tính cơng tác nằm đường Gantt + Bước 3: Tính thời gian dự trữ phương án không nằm đường Gantt - Một số câu hỏi đề thi ra: + Tính tổng số thời gian thực dự án? => Tính tổng cơng tác nằm đường Gantt + Thời gian dự trữ cơng tác? => Tính tốn phía + Các cơng tác nằm đường Gantt có thời gian dự trữ bao nhiêu? => Bằng + Đường Gantt dự án gì? => Các cơng tác A, C, E, G, H + Những cơng tác chậm trễ, chậm trễ tối đa bao lâu? => Những công tác không nằm đường Gantt - Với phương thức triển khai chậm, cơng tác bắt đầu trễ mà không ảnh hưởng tới thời gian hoàn thành dự án - Ngoài sơ đồ ngang cịn biểu diễn dạng liên kết công việc hay dạng để kiểm sốt tiến độ Lương Hùng Cường Ví dụ: Hãy xác định thời gian hoàn thành dự án thời gian dự trữ công tác Công tác Công tác trước Thời gian (tuần) A - B - C A D A, B E - F C, D, E G F Đáp án: A, C, F, G nằm đường Gantt T = 22 tuần B, D, E dịch chuyển giới hạn với thời gian dự trữ 3, 1, tuần 2.3 Sơ đồ mạng (Phương pháp CPM) - Phương pháp CPM (Critical Path Method) hay gọi “Phương pháp đường Gantt” phát triển vào năm 1957 nhóm kĩ sư bảo trì cho nhà máy hóa chất cơng ty DuPont Phương pháp nhấn mạnh đến việc cân đối chi phí thời gian Thời gian thực cơng tác dường ước tính xác nên phương pháp xem phương pháp tất định Phương pháp thường sử dụng cho dự án xây dựng Tuy nhiên áp dụng cho nhiều dự án lĩnh vực khác với thời gian thực công tác ước tính tương đối chắn - Phương pháp CPM xem thời gian hồn thành cơng việc số - Trong phương pháp có sơ đồ mạng AON AOA nhiên AOA giảm tải nên ta tập trung vào sơ đồ mạng AON: - Ở sơ đồ AON, cơng tác biểu diễn nút vịng trịn/hình chữ nhật, kiện biểu diễn dấu mũi tên, không tồn công tác ảo/giả (công tác dùng để mối quan hệ công tác, khơng địi hỏi tài ngun thời gian biểu diễn mũi tên không liền nét) ứng dụng việc lập trình phần mềm máy tính Lương Hùng Cường - Giải thích: + ES (Earliest Start): Khởi sớm, thời điểm sớm công việc khởi cơng + Thời gian thực cơng việc (t) + EF (Earliest Finish): Kết sớm, thời điểm sớm cơng việc kết thúc + LS (Latest Start): Khởi muộn, thời điểm muộn công việc khởi cơng + Cơng tác Gantt: cơng tác khơng có thời gian dự trữ thay ghi số ta thay chữ C + Công tác không Gantt (ở 15): công tác có thời gian dự trữ + LF (Latest Finish): Kết muộn, thời điểm muộn cơng việc kết thúc + Ơ hình chữ nhật để thể tên cơng việc (VD: Đóng cọc) 10 Lương Hùng Cường Tính giá trị ETC EACf? - ETC = (BAC – EV) / (EV/AC) = (2450 – 1330) / (1330/2200) = 1852,6316 ($) - EACf = ETC + AC = 1852,6316 + 2200 = 4052,6316 ($) 36 Lương Hùng Cường Chương 6: Kết thúc dự án Ở chương này, tiến hành tới giai đoạn cuối dự án, kết thúc dự án, cần cần lưu tâm đến vấn đề sau: - Quản lý người (nhân sự) - Quản lý truyền thơng - Quản lý thơng tin (hồn thành dự án, kiểm toán sau dự án, thẩm định sau dự án) - Quản lý quyền lực Các vấn đề giai đoạn kết thúc dự án - Ở giai đoạn này, thành viên tổ dự án bắt đầu lo lắng cho tương lai mình, giảm động lực để hồn thành nhiệm vụ cịn lại nhiệt huyết công việc - Khách hàng giảm quan tâm mức độ tổng thể, gia tăng quan tâm chi tiết, kết dự án, thường tham gia họp dự án - Dự án phải hồn tất cơng việc cịn tồn đọng, kết thúc hợp đồng, lý tài sản, đối chiếu so sánh với mục tiêu đề nhằm đảm bảo thực cam kết - Nhà quản lý phải nhận thức quyền hạn giảm (nguồn lực, thời gian, ngân sách bị giảm đi), đồng ý từ phía khách hàng số nhân viên dự án giảm theo => Từ yếu tố trên, ta thấy giai đoạn cuối thực có nhiều vấn đề cần phải lưu tâm, địi hỏi người quản lý phải có kỹ mức độ cao muốn cuối dự án thành công Quản lý người (nhân sự) - Nhân dự án bắt đầu mông lung đường mình, họ quan tâm dự án mà để tâm tới mục tiêu dài hạn thân nhiều Họ có xu hướng lo lắng cho thân dự án tới hồi kết tương lai tới đâu? Từ điều dẫn đến việc họ thực tốt phần việc giao không đảm bảo tính liên tục ổn định cơng việc tương lai - Khách hàng đặt loạt câu hỏi liên quan đến dự án như: [?] Khi dự án vận hành? Vận hành có theo mong muốn hay khơng? [?] Dự án dự án kế tiếp? [?] Những việc cần làm để kết thúc dự án? - Những chuyên gia chủ chốt chuyển dự án khác cần đến họ Việc dẫn đến thiếu đội ngũ nhân có nhiều kinh nghiệm để làm việc 37 Lương Hùng Cường => Trong tình này, nhà quản lý phải liên tục động viên, khích lệ tinh thần thành viên nhằm gắn bó tới với dự án đồng thời đảm bảo thông tin nguồn lực để hồn tất phần việc cịn lại dự án Quản lý truyền thông - Truyền thông mang ý nghĩa truyền đạt thông tin bên liên quan với Để truyền thông hiệu thiết phải đến từ hai phía, hỗn hợp phức tạp dẫn đến thành công dự án Nếu việc truyền thông không hiệu dẫn tới việc hiểu sai ý, tạo hàng loạt vấn đề khiến cho công việc trở nên lộn xộn, mơ hồ chậm trễ tiến trình thực so với mục tiêu đề - Thời điểm này, khách hàng thường có địi hỏi thêm liên quan đến việc hỗ trợ, hướng dẫn cho họ cách vận hành dự án, lập kế hoạch huấn luyện cho đội ngũ nhân họ, lập kế hoạch quảng cáo bán sản phẩm, lập kế hoạch cho gia tăng nguyên vật liệu thô, vân vân mây mây… nhà quản lý có thêm nhu cầu việc tái phân công nhân viên nhằm đảm bảo kết thúc dự án trật tự, tập hợp thông tin cần thiết nhằm lưu trữ học kinh nghiệm thu từ dự án => Trong suốt giai đoạn cuối này, nhà quản lý phải thường xuyên tổ chức nhiều họp (từ phía đội nhóm khách hàng), mở rộng quy mô họp với tham dự từ tất bên nhằm truyền đạt thông tin đến cách đầy đủ 38 Lương Hùng Cường Quản lý thông tin - Vấn đề giai đoạn kết thúc dự án tất nguồn lực (tiền bạc, nhân lực) sử dụng phân bổ, kết cơng việc hình thành Nhà quản lý muốn hoàn thành dự án, đảm bảo khách hàng vận hành hiệu dự án, thực tốt công tác kiểm tốn thẩm định cần phải xác định số thông tin sau: + Xác định cơng việc cịn tồn đọng (những chưa hồn tất, cịn phải thực hiện?) + Ghi nhận lại chất thực kết + Tạo tài liệu dự án + Kiểm sốt đạt so với đề - Muốn trả lời cho câu hỏi cần phải dựa vào nguồn tham khảo như: + Bản tiêu chuẩn & đặc trưng dự án + Hệ thống kiểm soát thay đổi trình thực dự án (ai, gì, thay đổi?) - Để xử lý cơng việc cịn tồn đọng cách hiệu quả, cần có thỏa thuận nhà quản lý khách hàng (chủ đầu tư) phần công việc, đồng thời thiết lập mục tiêu ưu tiên nhằm cho việc kết thúc dự án quản lý tốt có thứ tự 4.1 Kiểm toán sau dự án - Bản kiểm tốn sau dự án có mục tiêu nhận tình trạng dự án sai lầm tiềm ẩn dự án Đồng thời, đưa đánh giá cách thức quản lý hoạch định dự án để xem xét có cần thay đổi hay khơng Việc giúp cho bên liên quan đưa định đắn tối ưu hóa q trình thực dự án Bản kiểm toán sau dự án cơng cụ quan trọng để đảm bảo tính xác đáng tin cậy thông tin liên quan đến dự án 39 Lương Hùng Cường - Khi thực kiểm toán sau dự án, hoạt động công việc dự án phải hoàn tất kết dự án chuyển qua cho người sở hữu hợp pháp Chính thế, mục tiêu kiểm toán nhận dạng cho khách hàng biết: + Nhận dạng hoàn thành kết dự án + Nhận dạng tồn đọng cần phải thực + Lý chi phí bị vượt q - Mục tiêu kiểm tốn nhà quản lý dự án: + Xem xét chi phí hoạch định có đạt khơng? + Nhận dạng tính thích hợp kỹ thuật quản lý dự án + Nhận dạng công việc sử dụng tài sản dự án - Những mục tiêu giải thích kiểm tốn đơn giản Kích thước, cấu trúc trọng tâm thay đổi tùy theo chi phí, chất kết dự án, dự án lớn kiểm tốn thực nhiều chuyên viên nhiều lĩnh vực, với dự án có chi phí hạn chế thường tạo nhà quản lý dự án chung/đội ngũ khách hàng báo cáo nhỏ - Dựa kiểm tốn, sai sót bộc lộc sở pháp lý cho nhà quản lý khách hàng Đồng thời, sở cho phê chuẩn, ước lượng tương lai 4.2 Thẩm định sau dự án - Thẩm định sau dự án trình đánh giá kết hiệu dự án sau hồn thành nhằm xác định mức độ đạt mục tiêu dự án, đánh giá kết so với tiêu chuẩn đặt ra, phân tích khía cạnh tài phi tài dự án, rút học kinh nghiệm để cải thiện dự án tương lai - Ở dự án lớn, việc thẩm định thực phận độc lập chịu trách nhiệm đến quản lý cấp cao - Việc thẩm định sau dự án xem xét toàn dự án từ giai đoạn khái niệm dự án đến 23 năm sau hồn thành Đây việc quan trọng rút học 40 Lương Hùng Cường kinh nghiệm tốt lẫn xấu dự án tương lai, muốn cần phải đánh giá lại: + Đánh giá giai đoạn đề cương dự án + Đánh giá quản lý & thực dự án + Đánh giá phù hợp với việc vận hành khách hàng => Đánh giá đáng giá kết dự án đạt so với hoạch định - Kết kiểu quan sát vài tháng dự án lớn, Việc thẩm định giúp cải tiến thực dự án mặt tổ chức: + Ước lượng chi phí tốt dựa vào dự liệu khứ xác + Đánh giá nhà thầu phụ tốt liệu cho hoạch định đánh giá rủi ro tốt + Đánh giá nhà thầu phụ tốt công tác đánh giá giám sát cẩn thận + Quản lý dự án tốt sử dụng công cụ tốt nhà quản lý có kinh nghiệm Quản lý chuyển giao quyền lực - Bản chất trình chuyển giao chuyển giao quyền lực người quản lý sang người vận hành dự án - Trong giai đoạn kết thúc dự án, vai trò nhà quản lý dự án trở thành trọng tâm giai đoạn chuyển đổi từ: + Đạt mục tiêu sang hoàn thành tất + Giải vấn đề tổng thể sang hoàn thiện chi tiết + Thiết lập & trì quyền hành sang giao phó chuyển giao quyền hành - Những khó khăn giai đoạn này: + Khách hàng gặp khó khăn chấp nhận chuyển đổi hành vi nhà quản lý dự án + Nhà quản lý phải chịu đựng khó khăn chấp nhận chuyển đổi - Những hoạt động cần có: + Một buổi lễ thức biểu thị chuyển giao quyền hành + Giới thiệu vai trò nhà quản lý – vai trò nhà quản lý kết thúc dự án - Điều kiện thành công: + Hoạt động chuyển giao thực với kỹ chuyên nghiệp + Phản ánh chất thực tế phần kết thúc dự án *TĨM TẮT CHƯƠNG - Kết thúc dự án khơng phải công việc dễ dàng, kết thúc hiệu hữu hiệu góp phần quan trọng vào thành cơng dự án - Kết thúc dự án giai đoạn cuối trình chuyển đổi dự án - Để kết thúc cách hiệu quả, cần quản lý cẩn thận về: Con người – Truyền thông – Thông tin – Quyền hành 41 Lương Hùng Cường - Kiểm toán sau dự án: + Có thể thực từ khách hàng tổ dự án + Nhằm mục đích kiểm tra mức độ hồn thành, chi phí liên quan, hiệu tương thích kỹ thuật quản lý sử dụng - Thẩm định sau dự án: + Được thực khách hàng + Khảo sát toàn dự án từ giai đoạn đầu tới vài năm sau dự án kết thúc 42 Lương Hùng Cường Trắc nghiệm lý thuyết tổng hợp (từ đề thi cũ BKU từ nhiều nguồn) *Đề 1: Chọn phát biểu NHẤT Đối với dự án mà công tác thực đơn giản dễ hiểu, ta NÊN sử dụng công cụ hoạch định: => Sơ đồ ngang (Sơ đồ Gantt) Khi phải rút ngắn tiến độ dự án, trước tiên ta nên chọn rút ngắn: => Công tác nằm đường Gantt, có chi phí rút ngắn đơn vị nhỏ Nhược điểm phương pháp kiểm sốt chi phí truyền thống là: => Nó khơng phản ánh tiến độ ứng với chi phí dự án Thông thường việc kết thúc dự án: => Khó khăn so với giai đoạn khởi đầu dự án Tâm lý nhân viên tổ dự án giai đoạn kết thúc thường lo lắng về: => Công việc tương lai sau dự án kết thúc Đối với dự án có quy mơ lớn, độ phức tạp cao, có ý nghĩa quan trọng tổ chức, loại hình tổ chức thích hợp cho dự án: => Cấu trúc dự án Tìm phát biểu đúng: => Là lãnh đạo dự án, nhiệm vụ thường xuyên giải xung đột Tìm phát biểu đúng: => Công tác hoạch định lập tiến độ công việc thực trước bắt đầu thực dự án cập nhật, điều chỉnh suốt trình thực dự án "Trong sơ đồ mạng, thời gian dự trữ công tác nối tiếp độc lập với nhau" Phát biểu là: => Sai 10 Công tác giả diện trong: => Sơ đồ mạng CPM dạng AOA 11 Tìm phát biểu đúng, thời gian dự trữ cơng tác giả: => Khơng có ý nghĩa khơng có thực thực tế 12 _là công tác không cần tài nguyên mà cần thời gian => Công tác chờ 13 Trong sơ đồ mạng CPM dạng AOA, tìm phát biểu sai: => Tại kiện đầu tiên, thời điểm sớm để kiện xảy khác không 14 Bốn tiêu chuẩn đánh giá việc hoạch định dự án thành cơng, gồm: => Nội dung – Có thể hiểu – Có thể thay đổi – Có thể sử dụng 15 Bốn phương pháp phổ biến sử dụng hoạch định dự án là: => Theo mốc thời gian, theo sơ đồ Gantt, theo cấu trúc phân việc, theo sơ đồ mạng 16 Q trình kiểm sốt bao gồm: => Tất trình trên: 43 Lương Hùng Cường + Giám sát, thu thập thông tin tiến độ, chi phí, thành + So sánh thông tin thu thập với kế hoạch yêu cầu đề + Thực biện pháp sửa đổi, hiệu chỉnh 17 chi phí dự tính cơng việc thực => BCWP (sách EV) 18 Để đánh giá tiến độ chi phí dự án, người ta khơng thể dùng: => BCWP (EV) ACWP (AC) 19 Các vấn đề kết thúc dự án bao gồm: => Con người – truyền thông – thông tin – quyền lực 20 Công cụ sau cho thấy liên kết người nhiệm vụ dự án: => Biểu đồ trách nhiệm *Đề 2: Xác định phát biểu sau ĐÚNG hay SAI? Cấu trúc phân việc WBS tương tự sơ đồ tổ chức dự án => Sai Mặc dù WBS sơ đồ tổ chức dự án liên quan đến phân chia công việc dự án, chúng phục vụ mục đích khác WBS giúp tổ chức quản lý công việc cần thực dự án, sơ đồ tổ chức dự án tập trung vào cấu trúc quản lý vai trò thành viên dự án Công tác hoạch định lập tiến độ công việc thực lần trước bắt đầu thực dự án, sau làm sở cho tồn q trình thực dự án => Sai Vì cơng tác hoạch định thực lần Tại thời điểm đó, mức chi tiêu thấp kế hoạch ln ln dấu hiệu tốt => Sai Vì mức chi tiêu thấp phải kèm với việc dự án phải hoàn tất thành cơng (VD: dự án tốn chi phí 500k công ty bất ngờ vỡ kế hoạch sử dụng 100k để thực hiện, 100k giúp dự án thành cơng được) Kết thúc dự án thường công việc dễ dàng so với việc khởi đầu dự án => Sai Giai đoạn kết thúc thường khó khăn so với việc khởi đầu *Đề 3: Trắc nghiệm Gọi S thời gian kỳ vọng để hoàn thành dự án, D thời gian mong muốn để hoàn thành dự án Nếu D = S thì: => Xác suất hồn thành dự án = 50% Hoạch định (lập kế hoạch) kiện thực lần suốt toàn thời gian thực dự án: => Sai Trong phát biểu sau, phát biểu mục đích việc cân nguồn lực dự án: 44 Lương Hùng Cường => Tạo thêm việc làm cho xã hội từ việc thực dự án Khi thực đánh giá hiệu suất giai đoạn kết thúc dự án, không nên: => So sánh hiệu suất thành viên nhóm với Trên sơ đồ Gantt dự án: => Tất sai: + Các công việc biểu diễn trục hồnh + Thời gian thực cơng việc biểu diễn trục tung + Không cho thấy rõ tổng thời gian thực công việc Theo tác giả Lewis, tư hệ thống phải bao gồm phản hồi để tạo thành vòng tuần hồn: => Đúng Một dự án có nhiều đường Gantt: => Đúng Trong phương pháp phân tích đánh giá tổng quan PERT, thời gian thực công tác: => Tuân theo hàm phân phối xác suất Một trường hợp thường thấy kết thúc dự án : => Bị kéo dài 10 Điểm giống tư hệ thống tư tuyến tính tính chất phản hồi: => Sai 11 Tiêu chuẩn SMART dùng để đánh giá mục tiêu dự án là: => Cụ thể (Specific) => Đo (Measurable) => Phân công (Assignable) => Thực tiễn (Realistic) => Hạn chế thời gian (Time-bound) 12 Trùng 13 Theo tác giả Lewis, dự án chắn xem thất bại tiêu chí (P,T,S,C) khơng đạt u cầu dự tính: => [?] Nói thêm P – T – S – C có nghĩa Performance – Time – Scope – Cost nghĩa Chất lượng thực – Thời gian – Quy mơ – Chi phí 14 Việc ký hợp đồng với công ty bảo hiểm để: => Chuyển giao rủi ro 15 WBS (Cấu trúc phân việc) phương pháp xác định có hệ thống công việc dự án cách: => Chia nhỏ dự án thành công việc nhỏ dần, với mức độ chi tiết, cụ thể 16 Trùng 17 Để việc đánh giá hiệu suất dự án xác nên: => Tất sai: + Thời gian, chi phí, tiêu chuẩn kỹ thuật dự án khía cạnh cần tập trung đo lường hiệu suất nhóm + Để việc đánh giá cá nhân cho người quản lý chức chịu trách nhiệm + Tất 45 Lương Hùng Cường 18 Trùng 19 Khi thảo luận tư hệ thống, James Lewis cho rằng: "Hệ thống ổn định hệ thống đối xứng/cân (the most stable system is one that is symmetrical): => [?] 20 Trên sơ đồ mạng AOA dự án: => Cho thấy công nghệ sử dụng dự án 21 Công cụ WBS công cụ để hỗ trợ bước xác định công việc thực lập kế hoạch dự án: => Đúng 22 Mục tiêu lập kế hoạch dự án là: => Tất đúng: + Dự tính cách thức tài nguyên cần thiết để thực công việc + Là tài liệu cho việc phối hợp kiểm soát, đồng thời nguồn cung cấp liệu cho dự án tương lai + Tối ưu việc sử dụng nguồn lực sẵn có 23 Bốn chức quản lý là: => Hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra 24 Biểu đồ trách nhiệm / Ma trận cần phải tuân theo tiêu chuẩn SMART: => Sai 25 Thực hoạch định nghĩa nhà quản lý dự báo vấn đề ảnh hưởng kiện đến việc hoàn thành mục tiêu dự án, từ nhà quản lý nỗ lực kiểm soát xu hướng thay đổi định hành động cần thiết để đảm bảo dự án đạt mục tiêu ban đầu: => Đúng 26 Các thông tin đầu vào cho trình thực lập tiến độ dự án bao gồm: => Cấu trúc phân việc, mối quan hệ công tác, thời gian thực công tác 27 Sơ đồ Gantt biểu diễn theo phương thức: triển khai sớm triển khai chậm: => Đúng *Quiz 1: 46 Lương Hùng Cường 47 Lương Hùng Cường *Quiz 2: 48 Lương Hùng Cường 49 Lương Hùng Cường 50