Bài tập quản lý dự án công nghệ thông tin it22 ehou

TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘI TRUNG TÂM ĐÀO TẠO E LEARNING BÀI TẬP LỚN HỌC PHẦN QUẢN LÝ DỰ ÁN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN ĐỀ TÀI 6 KHÁI NIỆM VÀ THÀNH PHẦN TRONG WBS PHÂN BIỆT CÁC CÁCH THỨC DÀN DỰNG WBS.

TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘI TRUNG TÂM ĐÀO TẠO E-LEARNING BÀI TẬP LỚN HỌC PHẦN: QUẢN LÝ DỰ ÁN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN ĐỀ TÀI 6: KHÁI NIỆM VÀ THÀNH PHẦN TRONG WBS PHÂN BIỆT CÁC CÁCH THỨC DÀN DỰNG WBS Năm 2022 MỤC LỤC PHẦN 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN 1.1 Khái niệm WBS 1.2 Thành phần WBS .3 1.3 Các bước xây dựng WBS PHẦN 2: THỰC TRẠNG VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU .6 2.1 Quá trình quản lý dự án PHẦN 3: KẾT LUẬN 3.1 Đề xuất thêm PHẦN 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN Từ bản phát biểu công việc (SOW), công việc phát biểu mức cao, nghĩa là mức khá trừu tượng (what), khó hình dung cơng việc làm nào (how) để ước lượng xác tối đa tài nguyên cho Vì vậy, đề ước lượng cơng việc làm nào, phải dùng kỹ thuật phân rã cơng việc hay WBS để cụ thể hóa các công việc dự án mức chi tiết 1.1 Khái niệm WBS WBS là danh sách các công việc dạng phân cấp, cấp là chi tiết hóa cơng việc mức trên, phân cấp Ðây là kỹ thuật hiện thực hóa cơng việc trừu tượng Nói cách dễ hiểu hơn, cơng việc phân rã cho tới hình dung làm nào, từ mới ước lượng tài nguyên, thời gian thực hiện và chi phí Một định nghĩa khác, WBS là cơng cụ để chi tiết hóa cơng việc đến mức ước lượng tài nguyên, thời gian cho cơng việc WBS là đầu vào (input) bản kế hoạch, WBS sai thì bản kế hoạch dự án bị sai và nguy dự án bị thất bại cao Bảng công việc (WBS - Work Breakdown Structure) là danh sách chi tiết gì cần làm để hoàn thành dự án - - Nếu WBS tốt xác định xác các bước để hoàn thành dự án Tham gia xây dựng WBS: Người quản lí dự án, khách hàng, thành viên tổ, người tài trợ dự án Vai trò WBS Ước lượng chi phí, từ WBS có tranh chung kinh phí dự án; Xác định trách nhiệm các cá nhân; Xây dựng lịch trình thực hiện dự án Nguồn thông tin để xây dựng WBS Tài liệu - Có liên quan tới dự án: phác thảo dự án, báo cáo nghiên cứu tiền khả thi, báo cáo nghiên cứu khả thi Không liên quan tới dự án cho các thơng tin phụ trợ Ví dụ: Sơ đồ tổ chức quan, các thủ tục hành chính, quy tắc làm việc, Con người: Những người có mối quan hệ trực tiếp gián tiếp với dự án 1.2 Thành phần WBS WBS gồm thành phần 1.3 - Danh sách sản phẩm: DSSP (V), PBS (E) (Product Breakdown Structure); Danh sách công việc: DSCV (V), TBS (E) (Task Breakdown Structure) Các bước xây dựng WBS Bước 1: Viết sản phẩm chung nhất; Bước 2: Tạo danh sách sản phẩm, phân rã mức thấp (2-3 mức); Bước 3: Tạo Danh sách công việc, mô tả công việc dưới sản phẩm mức thấp Phân rã công việc thành mức thấp hơn; Bước 4: Đánh mã cho ô bảng công việc; Bước 5: Xét duyệt lại WBS WBS trình bày dạng: - Dạng danh sách: dạng này hay sử dụng Cách thức là các danh sách công việc các gạch đầu dòng dạng text - Dạng đồ họa: dạng này trực quan tốn chỗ vẽ, thích hợp cho dự án nhỏ và đơn giản Cácg thức là các hình ảnh theo biểu đồ Hình thức trình bày WBS dạng là điểm khác dễ dàng phân biệt với dạng danh sách 1.4 - - Các cách dàn dựng khác WBS Dàn dựng theo sản phẩm Dàn dựng theo trình tự - Dàn dựng theo trách nhiệm  PHẦN 2: THỰC TRẠNG VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU Dạng danh sách: dạng này hay sử dụng Ví dụ: dự án Xây dựng WebSite  Dạng đồ họa: dạng này trực quan tốn chỗ vẽ, thích hợp cho dự án nhỏ và đơn giản  Ví dụ: với dự án xây dựng web site công ty ABC Phải bảo đảm WBS có gồm ln các cơng việc:  Cơng việc quản trị dự án: chi phí và tài nguyên cần thiết cho viêc quản trị dự án như: lương cho trưởng dự án, văn phịng làm việc, máy tính,  Viết tài liệu: hồ sơ phát triển sản phẩm, các kinh nghiệm quản trị dự án này, …  Cài đặt sản phẩm: huấn luyện người dùng, lên kế hoạch truyền thơng, kế hoạch maketing,…  Đóng dự án: gồm thời gian, chi phí và tài nguyên cần để đóng cửa văn phịng dự án, tái phân cơng nhân sự và đóng các tài khoản ngân hàng  Thu hồi sản phẩm: gồm kế hoạch thu hồi sản phẩm sau hết vòng đời sử dụng Lưu ý: Có thể phân rã theo phạm trù nào miễn là có ý nghĩa cho dự án Phạm trù là các thành phần sản phẩm, các chức năng, các đơn vị tổ chức, lãnh thổ địa lý, các chi phí, lịch biểu, các công việc WBS thường phân rã theo công việc Các ví dụ minh họa cho phân rã theo công việc Các thành phần phân rã mức cuối –mức lá hay cịn gọi là gói cơng việc, phải thỏa các tiêu chí sau: Tình trạng/tính hoàn tất cơng việc đo Thời gian, tài nguyên và chi phí dễ ước lượng Luật 80 giờ: công việc nên thực hiện khoảng 80 Thời gian hoàn thành công việc giới hạn cho phép Công việc phân công độc lập Nghĩa là công việc thực hiện thì thực hiện hết mà không bị dừng chừng để chờ kết quả công việc khác Trong lúc phân rã, có tiêu chí khơng thỏa thì phải phân rã tiếp Tránh đưa WBS không đủ chi tiết Nếu công việc xác định mức độ thơ (cịn mơ hồ) thì việc ước lượng nhân sự, thời gian thực hiện, ngân sách cho công việc trở nên "phán" Những thông tin ước lượng khơng đáng tin cậy, là ngun nhân khiến kế hoạch không khớp với thực tế WBS càng chi tiết, việc lên kế hoạch càng xác và khả theo dõi quá trình thực hiện tốt Một phương pháp phổ biến sử dụng là phương pháp 80 giờ: công việc thuộc tầng thấp WBS phải không vượt quá 80 lao động Nếu công việc cần nhiều hơn, trưởng dự án phải chia nhỏ cơng việc thành cơng việc nhỏ Do WBS liên tục cải tiến trưởng dự án ước lượng thời gian thực hiện công việc Khi hoàn tất, trưởng dự án nên với khách hàng và người bảo trợ duyệt lại (review) để chắn WBS là đầy đủ và có đề cập đến các chi tiết quan trọng Trưởng dự án dùng WBS để thượng lượng lại với khách hàng, cấp ngân sách, lich biểu,…  WBS bắt trưởng dự án, thành viên nhóm, và khách hàng ngồi lại với để phác họa bước cần thiết xây dựng và chuyển giao sản phẩm hay dịch vụ Ðiều này tự khuyến khích đối thoại giúp khoanh vùng phạm vi dự án; sớm các vấn đề then chốt; làm rõ các điều mơ hồ; phơi bày các giả định ngầm - các giả định này phải liệt kê cách tường minh chúng là nguồn gốc các hiểm nguy tiềm ẩn  Mức độ thấp WBS là mức độ gói cơng việc (work package level ) Ðó là cơng việc lásẽ sử dụng để phân công, xây dựng lịch biểu và theo dõi tiến độ WBS xem là danh sách phác thảo khổng lồ Mỗi mục thấp danh sách là sự chia nhỏ cái mức độ cao Những đối tượng mức thấp tạo thành cái mức độ cao Ðôi mức độ cao WBS là mức độ quản lý , các chi tiết tổng quát lên mức độ quản lý để dùng mục đích báo cáo Mức độ thấp gọi là mức độ kỹ thuật  Nó là sở cho việc tạo lịch biểu hiệu quả và kế hoạch ngân sách tốt Một WBS tốt cho phép tài nguyên cấp cho công việc rõ ràng, giúp cho việc đưa lịch biểu hợp lý, và làm cho việc tính toán ngân sách đáng tin cậy  Mức độ chi tiết WBS giúp trở nên hiệu quả việc phân công nhân sự với công việc cụ thể, người nấp dưới "vỏ bọc chung chung"  Một WBS lớn (có hàng ngàn cơng việc khác nhau) tốn nhiều tuần để thực hiện Phạm vi dự án càng lớn,WBS càng lớn, mình trưởng dự án thực hiện bị thiếu sót và sai cao Do trưởng dự án nên mời thêm các thành viên nhóm tham gia xây dựng WBS Sự tham gia này khiến các thành viên ý thức rõ vai trò và trách nhiệm mình dự án WBS phải cập nhật dự án có thay đổi Một WBS tốt khiến cho việc thực hiện và lên kế hoạch dễ dàng Ví dụ 5.1: Xây dựng tiệm net với phòng rộng 60m2 (hiện chưa có thiết bị, vật dụng) Yêu cầu cung cấp thiết bị kể cả server, 15 máy clients Hãy lên WBS cho biết có cơng việc gì, cần người làm, thời gian bao lâu, chi phí bao nhiêu? 10 3.1 Đề xuất thêm Qua trình tìm hiểu kết đạt được: - Nắm vững các khái niệm và các thành phần WBS - Hiểu qui trình dàn dựng WBS - Nắm bắt số kỹ thuật dàn dụng WBS 11 - Dạng danh sách: dạng này hay sử dụng Dạng này phổ biến và phục vụ cần thiết cho sinh viên sau môn học này để áp dụng và dự án xây dựng WebSite 12 ... (2-3 mức); Bước 3: Tạo Danh sách công việc, mô tả công việc dưới sản phẩm mức thấp Phân rã công việc thành mức thấp hơn; Bước 4: Đánh mã cho ô bảng công việc; Bước 5: Xét dụt lại... Thời gian hoàn thành công việc giới hạn cho phép Công việc phân công độc lập Nghĩa là cơng việc thực hiện thì thực hiện hết mà khơng bị dừng chừng để chờ kết quả công việc khác Trong... tiết Nếu công việc xác định mức độ thơ (cịn mơ hồ) thì việc ước lượng nhân sự, thời gian thực hiện, ngân sách cho công việc trở nên "phán" Những thơng tin ước lượng khơng đáng tin cậy,