Nha hang md 20 giao trinh md to chuc su kien 4675

UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH BÌNH ĐỊNH TRƯỜNG CAO ĐẲNG KỸ THUẬT CƠNG NGHỆ QUY NHƠN GIÁO TRÌNH MƠ ĐUN: TỔ CHỨC SỰ KIỆN NGHỀ: QUẢN TRỊ NHÀ HÀNG TRÌNH ĐỘ: CAO ĐẲNG Ban hành kèm theo Quyết định số: 99/QĐ-CĐKTCNQN ngày 14 tháng năm 2018 Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Kỹ thuật Cơng nghệ Quy Nhơn Bình Định, năm 2018 TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Tài liệu thuộc loại sách giáo trình nên nguồn thơng tin phép dùng ngun trích dùng cho mục đích đào tạo tham khảo Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh bị nghiêm cấm LỜI GIỚI THIỆU Giáo trình Tổ chức kiện biên soạn dựa theo chương trình Quản trị nhà hàng trình độ cao đẳng ngành Quản trị nhà hàng Giáo trình cung cấp cho người học kiến thức khái quát hoạt động tổ chức kiện nhà hàng nói riêng hoạt động tổ chức kiện nói chung Giáo trình gồm nội dung: Bài 1: Các vấn đề chung tổ chức kiện Bài 2: Xây dựng chủ đề, lập chương trình tổ chức kiện Bài 3: Lập dự toán ngân sách kiện Bài 4: Chuẩn bị tổ chức kiện Bài 5: Tổ chức điều hành hoạt động kiện Trong trình biên soạn tác giả tham khảo nhiều tài liệu trường đại học, cao đẳng, trung cấp chuyên nghiệp dạy nghề, đồng thời cố gắng cập nhật kiến thức Tuy nhiên trình biên soạn, nội dung giáo trình khơng tránh khỏi thiếu sót, kính mong nhận đóng góp q báu người sử dụng để giáo trình hồn thiện Giáo viên biên soạn Huỳnh Thị Luật MỤC LỤC DANH MỤC CÁC BẢNG MÔ ĐUN: TỔ CHỨC SỰ KIỆN Mã mơ đun: MĐ 20 Vị trí, tính chất mơ đun: - Vị trí: Mơ đun bố trí học sau mơ đun Quản lý kinh doanh nhà hàng trước mô đun Phục vụ bàn nâng cao - Tính chất: Là mơ đun thuộc khoa học xã hội mang tính lý thuyết kết hợp với thực hànhnhằm trang bị kiến thức kỹ tổ chức kiện hội nghị, hội thảo, tiệc cưới nhà hàng cho sinh viên Mục tiêu mô đun: - Kiến thức: + Nêu khái niệm, mục đích, yêu cầu, ý nghĩa công tác tổ chức kiện; + Phân loại kiện; + Trình bày ý nghĩa hoạt động tổ chức kiện, quy trình tổ chức kiện theo giai đoạn - Kỹ năng: Tổ chức kiện phạm vi liên quan nghiệp vụ nhà hàng - Năng lực tự chủ trách nhiệm: + Hoàn thành nhiệm vụ tổ chức kiện nhà hàng; + Có khả làm việc độc lập đảm bảo công tác tổ chức kiện nhà hàng; + Chịu trách nhiệm cá nhân trách nhiệm giám sát, hướng dẫn người khác thực tổ chức kiện nhà hàng III Nội dung mô đun: Tên Thời gian(giờ) Số TT TS LT TH KT Bài 1: Cácmô vấnđun đề chung tổ chức kiện Bài 2: Hình thành chủ đề kiện, lập chương trình 12 kế hoạch tổ chức kiện Bài 3: Lập dự toán ngân sách kiện 21 14 Bài 4: Chuẩn bị tổ chức kiện 24 18 Bài 5: Tổ chức điều hành hoạt động 24 17 kiện Cộng 90 24 64 BÀI 1: CÁC VẤN ĐỀ CHUNG VỀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN Mã bài: MĐ 20-01 Thời gian: (LT: giờ, TH: giờ, tự học: giờ) Giới thiệu: Ngày nay, hoạt động diễn có tập hợp số đơng người cơng tác chuẩn bị trước hoạt động diễn ra, diễn sau kết thúc cần thiết, điều thể tính cẩn thận chuyên nghiệp người tổ chức hoạt động Những hoạt động cần có chuẩn bị kỹ lưỡng thực tế diễn hoạt động đó, có yếu tố khơng lường trước, bất ngờ ảnh hưởng đến dự kiến hoạt động diễn Tổ chức kiện hoạt động mang tính chuyên nghiệp có lịch sử phát triển nhiều nước giới, đặc biệt quốc gia phát triển Việt Nam quốc gia có bước tiến phát triển đáng kể kinh tế xã hội, tổ chức kiện Việt Nam có hoạt động tiến triển phong phú có phần chuyên nghiệp thành phố lớn Bài học đề cập đến vấn đề tảng tổ chức kiện trênthế giới nước Mục tiêu - Trình bày khái niệm, đặc điểm hoạt động tổ chức kiện; - Nêu loại hình tổ chức kiện; - Nêu ngắn gọn quy trình tổ chức kiện; - Phân loại loại hình kiện; - Nhiệt tình, chăm chỉ, cẩn thận, chu đáo có tinh thần phối hợp tập thể Nội dung chính: 1.1 Khái niệm, đặc điểm loại hình kiện 1.1.1 Khái niệm Tổ chức sự kiện là một thuật ngữ tương đối mới mẻ ở Việt Nam, vì vậy có rất nhiều cách hiểu khác về thuật ngữ này Trước tiên, từ sự kiệnđược tìm hiểu theo cách tiếp cận liên quan đến dịch vụ tổ chức sự kiện Theo từ điển tiếng Việt: Sự kiện việc có ý nghĩa quan trọng xảy ra, có ý nghĩa với đời sớng xã hợi Theo nghĩa phổ biến đời sống xã hội, thì sự kiện là một hiện tượng, hoặc một sự cố, biến cố mang tính chất bất thường xuất hiện Ví dụ nói đến kiện kinh tế tiêu biểu Việt Nam năm người ta đề cập đến: Việc tăng giá xăng dầu, khủng hoảng kinh tế, giảm giá chứng khốn… Trong mợt sớ lĩnh vực khác sự kiện còn có nghĩa hoàn toàn khác hẳn, ví dụ thống kê học mỗi trường hợp xuất hiện các biến cố được xem là một sự kiện Trong lĩnh vực tổ chức sự kiện hiện ở Việt Nam người ta thường quan niệm: sự kiện đó là các hoạt động diễn các lĩnh vực thể thao, thương mại, giải trí, lễ hội, hội thảo, hội nghị Tuy nhiên, việc quan niệm hoạt động nào là “sự kiện” còn có nhiều cách hiểu khác nhau: - Với cách hiểu trích dẫn nói trên, thì “sự kiện” chủ yếu hoạt động liên quan đến hoạt động thương mại, marketing doanh nghiệp như: hội thảo, hội nghị, khai trương, giới thiệu sản phẩm, hội chợ, triển lãm… Ngay số công ty có dịch vụ tổ chức kiện Việt Nam, phần giới thiệu sản phẩm “tổ chức kiện” tập trung nội dung mà quan tâm đề cập đến lĩnh vực xã hội đời sống thường ngày khác Trong ba cách hiểu nói trên, “sự kiện” mới tiếp cận ở một số lĩnh vực, một phạm vi nhất định Với sự phát triển của nghề “tổ chức sự kiện” nếu chỉ tiếp cận theo một ba hướng sẽ không đủ Cách tiếp cận về “sự kiện” lĩnh vực này cần cứ vào những đặc trưng về mô tả của nghề, các hoạt động bản của nghề tổ chức sự kiện đã được thừa nhận và mang tính phổ biến thế giới Với quan điểm này, nên hiểu “sự kiện” dựa nghĩa “tổ chức sự kiện” tương ứng với event management - tiếng Anh Cách hiểu này là hợp lý, vì nghiên cứu thuật ngữ này từ các ngôn ngữ phổ biến khác tiếng Pháp, Đức, Italia, Hà Lan… đều mượn từ gớc event management (trừ tiếng Tây Ban Nha là gestión de eventos) Ở các nước phát triển lĩnh vực này đã trở thành một nghề, một ngành công nghiệp dịch vụ đặc thù, họ đã có hệ thống lý luận về nghề nghiệp tương đối đầy đủ và chặt chẽ Theo tiếng Anh, kiện (event) bao hàm lĩnh vực rộng như: + Bussiness event: Các sự kiện liên quan đến kinh doanh + Corporate events: Các sự kiện liên quan đến doanh nghiệp, ví dụ: lễ kỷ niệm ngày thành lập công ty, hội nghị khách hàng… + Fundraising events: Sự kiện nhằm mục đích gây quỹ + Exhibitions: Triển lãm + Trade fairs: Hội chợ thương mại + Entertainment events: Sự kiện mang tính chất giải trí + Concerts/live performances: Hồ nhạc, biểu diễn trực tiếp + Festive events: Lễ hội, liên hoan + Government events: Sự kiện của các quan nhà nước + Meetings: Họp hành, gặp giao lưu + Seminars: Hội thảo chuyên đề + Workshops: Bán hàng + Conferences: Hội thảo + Conventions: Hội nghị + Social and cultural events: Sự kiện về văn hoá, xã hội + Sporting events: Sự kiện lĩnh vực thể thao + Marketing events: Sự kiện liên quan tới marketing + Promotional events: Sự kiện kết hợp khuyến mãi, xúc tiến thương mại + Brand and product launches: Sự kiện liên quan đến thương hiệu, sản phẩm… Như vậy, khái quát có thể chỉ khái niệm về sự kiện (trong lĩnh vực tổ chức sự kiện) sau: Sự kiện hoạt động xã hội lĩnh vực thương mại, kinh doanh, giải trí, thể thao, hội thảo, hội nghị, giao tiếp xã hợi, trị chơi cộng đồng, và hoạt động khác liên quan đến lễ hợi, văn hóa, phong tục- tập quán… Như vậy sự kiện cần được hiểu: - Bao gồm tất cả các hoạt động đã đề cập ở - Không giới hạn về phạm vi không gian, thời gian cũng lĩnh vực hoạt động - Nó có nghĩa tương đương với ý nghĩa của từ sự kiện (event) nghề tổ chức sự kiện (event management) của tiếng Anh Việc nghiên cứu các nội dung tiếp theo tài liệu này dựa cách hiểu về sự kiện đã đề cập ở Theo quan điểm hoạt động tổ chức sự kiện (event management) là các hoạt động liên quan đến việc thiết kế, tổ chức thực hiện sự kiện Theo quan điểm kinh doanh tổ chức sự kiện bao gồm một số hoặc toàn bộ các hoạt động từ việc thiết kế, triển khai đến kiểm soát các hoạt động của sự kiện nhằm đạt được các mục tiêu nhất định mà sự kiện đã đề Qua nghiên cứu hoạt động tổ chức sự kiện hiện ở Việt Nam, cũng thấy rằng tổ chức sự kiện cũng bao gồm các hoạt động nghiên cứu sự kiện; lập kế hoạch, chương trình cho sự kiện; điều hành các diễn biến của sự kiện; kết thúc sự kiện… Từ những cách tiếp cận đã đề cập nêu trên, có thể khái quát: Tổ chức kiện trình bao gồm mợt sớ hoặc toàn bợ cơng việc: nghiên cứu yếu tố ảnh hưởng; lập chương trình, kế hoạch; chuẩn bị yếu tố cần thiết; tổ chức tiến hành diễn biến kiện thời gian không gian cụ thể để truyền đạt thông điệp định đến người tham gia kiện xã hội; nhằm đáp ứng mục đích khác chủ thể tham gia vào kiện 1.1.2 Đặc điểm 1.1.2.1 Đặc điểm về sản phẩm của dịch vụ tổ chức kiện Có thể khẳng định rằng, đặc điểm bản nhất về sản phẩm của dịch vụ tổ chức kiện là: Sản phẩm tở chức sự kiện mang tính tổng hợp cao, kết hợp hàng hoá dịch vụ đó dịch vụ chiếm tỷ trọng đa số Tính tổng hợp thể hiện ở chỗ: tổ chức kiện cần đến dịch vụ của rất nhiều ngành nghề khác như: vận chuyển, lưu trú, ăn uống, giải trí, biểu diễn, in ấn, an ninh, xây dựng, thiết kế… Vì tổ chức kiện liên quan đến việc nghiên cứu yếu tố ảnh hưởng; lập chương trình, kế hoạch; chuẩn bị yếu tố cần thiết; tổ chức tiến hành diễn biến kiệnnên nó mang tính dịch vụ rõ rệt Cần lưu ý sản phẩm của tổ chức kiện cũng có những yếu tố hàng hóa (hữu hình) nhất định, các sản phẩm vật chất; thức ăn, đồ uống… vì vậy nếu chỉ nói sản phẩm của tổ chức kiện là dịch vụ sẽ không hoàn toàn chính xác mà phải nói dịch vụ chiếm tỷ trọng đa số Từ đặc điểm bản nói trên, mà sản phẩm tở chức sự kiện thường có đặc điểm phổ biến dịch vụ như: - Sản phẩm dịch vụ tổ chức sự kiện không lưu kho - cất trữ, không vận chuyển - Thời gian sản xuất thời gian tiêu dùng thường trùng Đánh giá chất lượng sự kiện chỉ có thể thực hiện một cách chính xác sau sự kiện đã được tiến hành - Khách thường mua sản phẩm của nhà tổ chức kiện trước nhìn thấy (hoặc tiêu dùng) - Sản phẩm khơng lặp đi, lặp lại; sản phẩm (sự kiện) gắn liền với không gian thời gian; gắn liền với nhà tổ chức kiện nhà đầu tư sự kiện việc phới hợp tạo 1.1.2.2 Đặc điểm lao động Lao động tổ chức kiện có các đặc điểm bản như: - Lao động tổ chức kiện đòi hỏi tính chuyên môn hóa cao và đa dạng về ngành nghề, công việc, máy móc khó có thể thay thế người Lao động tổ chức sự kiện lao động dịch vụ đặc thù, khó tự động hoá giới hoá Trong thực tế nghiệp vụ tở chức sự kiện địi hỏi số lượng nhân viên có chun mơn phù hợp Do mục tiêu của các sự kiện đặt rất cao, vì vậy tính chuyên môn hóa mới có thể đạt được kết quả các công việc của tổ chức kiện - Tính tổ chức, khả phối hợp cơng việc phận mợt sự kiện địi hỏi phải đồng bộ, nhịp nhàng nhằm đảm bảo các mục tiêu của sự kiện Tổ chức sự kiện hỗn hợp loại hình kinh doanh khác nhau, thực chức khác nhau, có kiến thức, quan điểm khác Tất phận quản lý nhân viên tham gia tổ chức sự kiện phải cùng mục tiêu mang lại thành công chung cho sự kiện Do vậy, cần phải có hợp tác cách nhịp nhàng đồng phận Có hàng trăm vấn đề khác xảy lúc quy trình tổ chức sự kiện Việc điều phối giải vấn đề liên tục xảy không chấm dứt cả quy trình này, từ xây dựng chủ đề ý tưởng cho đến kết thúc sự kiện - Cường độ làm việc tương đối nặng (về mặt trí óc), mang tính sự vụ, phụ thuộc rất nhiều vào tiến độ, kế hoạch của sự kiện - Lao động tổ chức sự kiện phải chịu một sức ép tâm lý tương đối lớn Họ phải chịu sự chi phối của kế hoạch tiến độ, mặt khác lại đòi hỏi sự động sáng tạo (hai đòi hỏi trái ngược nhau); mặt khác đặc tính lao động dịch vụ nên phải giao tiếp với rất nhiều đối tượng khác nhau, lại có yêu cầu phải có thái độ vui vẻ, chuẩn mực công việc 1.1.2.3 Đặc điểm về vị trí và sở vật chất kỹ thuật tổ chức sự kiện Vị trí và sở vật chất kỹ thuật tổ chức sự kiện rất đa dạng phong phú, chúng có những yêu cầu đặc thù cho từng loại hình và quy mô của các sự kiện cụ thể 1.1.2.4 Đặc điểm hoạt động Tính tổ chức, khả phối hợp công việc phận tổ chức sự kiện đòi hỏi phải đồng bộ, nhịp nhàng với mục tiêu phục vụ khách với chất lượng cao nhằm đáp ứng yêu cầu, đòi hỏi khách 1.1.3 Phân loại loại hình kiện 1.1.3.1 Lý thuyết liên quan Các tiêu chí sử dụng phổ biến phân loại kiện bao gồm: - Quy mô, lãnh thổ - Thời gian - Hình thức và mục đích kiện Theo quy mơ, lãnh thổ Quy mơ kiện tiêu chí định lượng, nhiên không chỉ dựa vào số lượng người tham gia, hay quy mô không gian tổ chức kiện để phân loại mà còn phải dựa vào mức độ ảnh hưởng kiện để xác định quy mơ (vì có kiện xã có nhiều người tham gia, tổ chức sân vận động xã gọi kiện lớn được) - Sự kiện lớn: Là kiện có mức độ ảnh hưởng lớn ở phạm vi q́c gia, q́c tế, thường có tham gia nhiều người, thời gian tổ chức kiện dài, nội dung hoạt động đa dạng, phong phú Ví dụ: Lễ hội chùa Hương, SEAGAMES23, hội nghị thượng đỉnh nước nói tiếng Pháp… - Sự kiện nhỏ: Là kiện có mức độ ảnh hưởng hẹp (thường giới hạn phạm vi tổ chức doanh nghiệp gia đình), thường có tham gia người, thời gian tổ chức kiện ngắn, nội dung hoạt động ít… Ví dụ: hội nghị tổng kết công ty A, đám cưới anh Nguyễn Văn B, họp lớp cuối năm… 10 nên tính đến nội dung này, trường hợp các phương tiện truyền thông xuất hiện ngoài dự tính, việc chuẩn bị này sẽ được tính thêm vào ngân sách tổ chức kiện Các yêu cầu khách VIP thường liên quan đến các vấn đề về an ninh đặc biệt, hay các dịch vụ cao cấp, khu vực riêng… Nhà tổ chức kiện nên thống nhất từ trước hướng giải quyết các yêu cầu (nếu phát sinh ngoài dự tính) của khách VIP Cũng tương tự đối với phương tiện truyền thông, các lợi ích từ việc quảng bá hình ảnh của khách VIP tham gia sự kiện, các mối quan hệ có được từ họ… là rất khó đánh giá Một mời VIP, nhu cầu họ phải ưu tiên công chúng vì vậy lập kế hoạch nên có những điều khoản cho việc đáp ứng các yêu cầu của khách VIP 4.12 Mạng lưới thông tin, liên lạc kiện Tổ chức mạng lưới thông tin, liên lạc sự kiện bao gồm những nhóm công việc chính: - Thông tin nội bộ (cho các thành phần tham gia tổ chức kiện) - Các tài liệu và bảng chỉ dẫn cho các thành phần tham gia sự kiện - Cung ứng các dịch vụ thông tin liên lạc cho khách 4.12.1 Thông tin nội bộ Đối với các sự kiện nhỏ, người quản lý hoặc các nhân viên tham gia tổ chức kiện có thể dễ dàng tìm được số điện thoại của những người khác có liên quan đến công việc của mình từ danh bạ điện thoại di động của mình Tuy nhiên với các sự kiện lớn, khó có thể nhớ tên hết được các đối tác vì vậy nếu chỉ lưu tên danh bạ sẽ rất khó khăn (hoặc mất thời gian) cho công việc tìm kiếm Một cách thức rất phổ biến (trong việc tổ chức các sự kiện lớn ở nước ngoài) họ thường xây dựng một danh mục điện thoại cho từng sự kiện cụ thể và sẽ phát danh mục này cho các thành viên tham gia tổ chức kiện Dưới là một ví dụ tham khảo Sơ đồ 4.4: Danh mục số điện thoại của các thành viên NỘI DUNG 0912…/ 04.345 A Nam GĐ cty TCSK 09032 …/ 0982… A Hải Quản lý sự kiện 0982… C.Thu Phó ban tổ chức HẬU CẦN CÁC ĐỐI TÁC KHÁC 09821 … A Hùng đạo diễn 09821… A Van phụ trách 0982… O Tú GĐốc 09123 A Tiến trang trí 09123 A Nam lưu trú 0902… A Mi trợ lý 09123 … C Hà giám sát 09123… C Hà ăn uống A.Thái KS A 04.321 … 78 Ngoài thông tin nội bộ còn có thể sử dụng các hình thức khác bộ đàm nội bộ; bảng tin, hệ thống loa phóng thanh, loa pin…và cuối cùng là giao tiếp trực tiếp với 4.12.2 Các tài liệu và bảng chỉ dẫn cho các thành phần tham gia sự kiện Tài liệu hướng dẫn cho sự kiện Tài liệu hướng dẫn cho sự kiện đó là những tài liệu được phát cho khách mời nhằm cung cấp các thông tin cần thiết về sự kiện như: - Chương trình/ các diễn biến chính của sự kiện - Bản đồ về địa điểm tổ chức kiện (đây là yêu cầu gần bắt buộc đối với các sự kiện lớn có nhiều hoạt động diễn ở nhiều nơi) - Các hoạt động phụ trợ/ các thông tin về sự kiện Bảng chỉ dẫn Các bảng chỉ dẫn sự kiện là một phần quan trọng hỗ trợ cho quá trình giao tiếp của ban tổ chức kiện với các thành phần khác tham gia sự kiện Có nhiều loại bảng chỉ dẫn với các mục đích khác nhau: - Bảng chỉ dẫn về giao thông, lối vào, lối ra, chiều cao giới hạn… - Các bảng chỉ dẫn về các địa điểm tổ chức kiện, nó giống một sơ đồ/ một tấm bản đồ đơn giản chỉ dẫn cho khách mời tham gia sự kiện - Bảng chỉ dẫn về các dịch vụ (ví dụ chỉ dẫn nơi đỗ xe miễn phí, chỉ dẫn về khu vực vệ sinh, chỉ dẫn khu vực dành cho người hút thuốc…) - Bảng chỉ dẫn mang tính cảnh báo (ví dụ khu vực kỹ thuật/ khu vực nguy hiểm/ khu vực dành riêng cho khách VIP/ khu vực cấm hút thuốc…) - Bảng chỉ dẫn về vị trí (ví dụ: bàn đón tiếp/ đoàn chủ tịch/ thư ký…) 4.12.3 Cung ứng các dịch vụ thông tin liên lạc Trong thời đại hiện đa số khách mời tham gia sự kiện (trừ khách mời là trẻ em) sẽ có được phương tiện thông tin liên lạc rất phổ biến là điện thoại di động, nhiên các sự kiện (đặc biệt là đối với các loại hình hội thảo, hội nghị) để đáp ứng quá trình triển khai nội dung của sự kiện cũng yêu cầu của khách mời tham gia sự kiện nhà tổ chức kiện cần phải quan tâm đến việc cung ứng các dịch vụ thông tin liên lạc khác Các dịch vụ thông tin liên lạc mà các sự kiện thường đòi hỏi như: - Mạng Internet: nhà tổ chức sự kiện phải tính toán số ổ cắm mạng, dung lượng đường truyền… Ngoài nếu sử dụng hình thức Wifi (mạng không dây cho máy tính xách tay) cũng phải tính toán nơi đặt thiết bị để đảm bảo phủ sóng đến với khách hàng - Fax, các đường truyền thông tin đặc biệt (ví dụ cho truyền hình trực tiếp)… 4.13 Dự tính xử lý cố kiện 4.13.1 Lý thuyết liên quan Sự cố tổ chức kiện Sự cố tổ chức sự kiện được hiểu là các sự việc phát sinh diễn ngoài kế hoạch và sự chuẩn bị chính của nhà tổ chức kiện Sự cố tổ chức kiện rất đa dạng, thậm chí cùng một loại hình sự kiện với quy mô tương tự nhau, tiến hành triển khai thực tế có thể xuất hiện các sự cố hoàn toàn khác Theo tính chất và vấn đề ảnh hưởng của sự cố có thể chia sự cố thành các nhóm bản sau: - Các cố có liên quan đến chủ đề chính của sự kiện 79 - Các sự cố có liên quan đến các vấn đề về an ninh, an toàn, vệ sinh tổ chức kiện Các nội dung cần lưu ý qua trình dự tính xử lý cố liên quan đến chủ đề kiện: - Luôn tìm hiểu một cách kỹ lưỡng các yếu tố sẽ ảnh hưởng đến sự kiện: Đối với mỗi sự kiện cụ thể các yếu tố ảnh hưởng thường rất đa dạng; các yếu tố về luật pháp, chính trị, thời tiết khí hậu… (có thể thay đổi thường xuyên) nên nhà tổ chức kiện cho dù đã từng tổ chức loại hình sự kiện này, tổ chức cho một sự kiện cụ thể vẫn cần tìm hiểu, xem xét tới các yếu tố ảnh hưởng - Quan tâm đến tính khả thi việc lập kế hoạch và chuẩn bị sự kiện: Tính khả thi không thể dựa vào đánh giá chủ quan của người lập kế hoạch hay chuẩn bị sự kiện mà phải dựa những khảo sát thực tế Thậm chí nó còn phải có những ràng buộc nhất định đối với những đối tác có liên quan (như các hợp đồng cung ứng dịch vụ; các bản yêu cầu chi tiết…) mới thực sự đảm bảo được - Có quy trình chi tiết cho từng nội dung công việc tổ chức kiện: Tương tự các quy trình nghề nghiệp khác tổ chức kiện cũng cần phải có các quy trình rất cụ thể (ví dụ: hướng dẫn du lịch người ta đã xây dựng quy trình từ việc chuẩn bị; đón tiếp; thuyết minh; hướng dẫn tham quan tại điểm; hướng dẫn tham quan ô tô…) Việc xây dựng quy trình đòi hỏi kinh nghiệm và hiểu biết tương đối sâu rộng về nghề nghiệp (nhiều nhà tổ chức kiện nếu chỉ dựa vào kinh nghiệm cùa mình xây dựng quy trình sẽ không đầy đủ); Khi xây dựng quy trình cần chú ý (đây cũng là kinh nghiệm của chúng xây dựng một số quy trình tài liệu này): + Nên thu thập tìm hiểu nội dung có liên quan từ tài liệu, các quy đã có từ trước, là sở quan trọng kết hợp với điều kiện cụ thể của doanh nghiệp tổ chức kiện để tiến hành xây dựng một quy trình phù hợp cho mình; + Trong quá trình tổ chức kiện thực tế, quan tâm hoàn thiện các quy trình; lưu lại các quy trình đã thực hiện làm sở có công việc tương tự ở các sự kiện khác; + Với các công việc chưa có quy trình trước (và không có nhiều tài liệu tham khảo), cần liên hệ với các chuyên gia có kinh nghiệm; tìm thông tin ở mạng (qua các trang tiếng nước ngoài), nên tổ chức họp nhóm để thống nhất, góp ý về quy trình - Với các nội dung quan trọng có các kế hoạch dự phòng song song: Các nội dung quan trọng sự kiện đón khách VIP chẳng hạn, nhà tổ chức kiện tính đến việc có thể một biến cố đặc biệt nào đó, khách có thể không tham gia hoặc đến muộn… trường hợp đó đã có những kế hoạch khác dự phòng (ví dụ cho một hoạt động khác xen vào, hay đôn một nội dung khác lên trước…) - Với các nội dung liên quan đến các nhà cung cấp dịch vụ trung gian cần phải có thỏa thuận và kiểm tra thống nhất từ trước về thời gian, lịch trình: Nhà tổ chức kiện thường bị động việc kiểm soát một số công việc này, ví dụ các vấn đề về diễn giả, người dẫn chương trình, diễn viên nổi tiếng tham dự chương trình… Để hạn chế các sự cố thuộc nhóm này, ngoài việc ký kết hợp đồng với nội dung chi tiết (hoặc có phụ lục chi tiết kèm theo), nhà tổ chức kiện còn phải thường xuyên đôn đốc, kiểm tra và trì các mối quan hệ hiệu quả với nhóm này - Khi thực hiện công việc có bảng danh mục công việc (trong đó có nội dung, tiến độ, quy trình cho công việc); ngoài nên thực hiện các công việc kèm theo danh sách kiểm tra (check list) Việc xây dựng check list cho các công việc sẽ hạn chế 80 được những thiếu sót khâu chuẩn bị, tiến hành các công việc tổ chức kiện - Xây dựng quy trình giải quyết các sự cố: Mỗi sự cố đều có những cách thức tiến hành riêng, nhiên nó vẫn có thể được thực hiện theo những quy trình chung và quy trình cụ thể Các nhà tổ chức kiện cần phải xây dựng các quy trình và hướng dẫn những người thực hiện nắm vững các quy trình này để có những hướng dẫn và tính chủ động việc giải quyết các sự cố Nhìn chung sự cố tổ chức kiện vô cùng đa dạng, một chuyên gia nghề cho rằng: “Đối với người, kinh nghiệm học tự rút tỉa từ vấp váp thân sống, ta học qua câu chuyện người khác Biết để vào vết xe đổ” 4.13.2 Trình tự thực Bước 1: Xác định yếu tố ảnh hưởng đến kiện Bước 2: Tập hợp quy trình nội dung công việc tổ chức kiện Bước 3: Lập kế hoạch dự phòng với nội dung quan trọng 4.13.3 Thực hành Thực hồ sơ dự tính xử lý có kiện nhóm chọn 4.13.4 Hướng dẫn thực Đánh giá sinh viên thực tập, tổ chức theo nhóm cá nhân; Hình thức đánh giá: quan sát, nhận xét Công cụ đánh giá: bảng chấm điểm theo tiêu chí bước thực hiện; Kết đánh giá lưu trữ sổ tay giáo viên (ghi điểm theo nhóm, điểm cộng cho cá nhân nhóm) 81 CÂU HỎI ƠN TẬP CHƯƠNG Hãy trình bày nội dung việc thành lập ban tổ chức kiện Hãy trình bày nội dung việc lập tiến độ và nội dung chi tiết cho các công việc chuẩn bị sự kiện Hãy trình bày nội dung việc chuẩn bị các thủ tục hành chính cho phép tiến hành sự kiện, hoặc các hoạt động sự kiện Hãy trình bày nội dung việc chuẩn bị các công việc có liên quan đến khách mời tham gia sự kiện Hãy trình bày nội dung việc chuẩn bị về địa điểm và không gian tổ chức kiện Hãy trình bày nội dung việc chuẩn bị các nội dung của sự kiện Hãy trình bày nội dung việc thống nhất công việc và ký hợp đồng với các nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ Hãy trình bày nội dung việc kiểm tra và hoàn tất các hoạt động chuẩn bị tổ chức kiện Trình bày dung khái quát quản trị hậu cần tổ chức kiện 10 Phân tích bước quy trình chung quan hệ với nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ tổ chức kiện 11 Trình bày nội dung có liên quan đến hoạt động cung ứng dịch vụ vận chuyển tổ chức đưa đón khách 12 Trình bày nội dung có liên quan đến hoạt động cung ứng dịch vụ lưu trú 13 Trình bày nội dung có liên quan đến hoạt động cung ứng dịch vụ ăn uống 14 Mô tả nội dung có liên quan đến hoạt động tổ chức mạng lưới thông tin liên lạc kiện 15 Cá nhân thực lập tiến độ chuẩn bị tổ chức kiện cho kiện riêng chọn 16 Cá nhân thực lập danh sách khách mời tham gia kiện cho kiện riêng chọn 17 Cá nhân thực chuẩn bị, gửi thiệp mời/ giấy mời cho khách mời tham gia kiện cho kiện riêng chọn 18 Cá nhân thực hồ sơ dự tính xử lý cố kiện cho kiện riêng chọn 82 BÀI 5: TỔ CHỨC ĐIỀU HÀNH CÁC HOẠT ĐỘNG CỦA SỰ KIỆN Mã bài: MĐ 20-05 Thời gian: 24 (LT: giờ, TH: 11 giờ, tự học: 10 giờ, KT: giờ) Giới thiệu: Sau nội dung chuẩn bị hoạt động trước kiện việc điều hành hoạt động kiện quan trọng Sự thành công kiện cho thấy chuẩn bị chu đáo nhà tổ chức kiện tổ chức điều hành hoạt động kiện hiệu Qua học người học tìm hiểu hoạt động diễn kiện, nhà tổ chức kiện cần điều hành hoạt động phối hợp phận ekip tổ chức kiện để đạt hiệu cao Mục tiêu bài: - Trình bày số kiến thức hoạt động giai đoạn diễn kiện: tổ chức khai mạc, điều hành diễn biến kết thúc kiện; - Tổ chức điều hành hoạt động kiện; - Có khả làm việc độc lập đảm bảo công tác tổ chức điều hành hoạt động kiện nhà hàng; - Chịu trách nhiệm cá nhân trách nhiệm giám sát, hướng dẫn người khác thực tổ chức điều hành hoạt động kiện nhà hàng Nội dung bài: 5.1 Tổ chức đón tiếp khách nơi diễn kiện 5.1.1 Lý thuyết liên quan Các công việc cần quan tâm: - Chuẩn bị thành phần đón tiếp khách (các thành viên ban tổ chức, nhân viên tổ chức kiện) - Phân cơng nhóm đón tiếp khách Đối với khách VIP cần có thành viên quan trọng ban tổ chức kiện - Chuẩn bị đội ngũ lễ tân/ PG… (nếu cần thiết việc đón khách) - Kê bàn, ghế cho nhân viên phát tài liệu khu vực đón tiếp, treo băng rơn, khánh tiết khu vực đón tiếp - Kiểm tra thông tin thời gian điều kiện vận chuyển khách đến với kiện - Lịch sự, trang trọng đón tiếp khách phù hợp với quy tắc xã giao - Với khách đặc biệt (theo kế hoạch) phân công người kèm hướng dẫn - Bố trí nhân viên mời, hướng dẫn khách vào khu vực tổ chức kiện + Hướng dẫn khách đăng ký thông tin + Phát tài liệu, quà cho khách + Hướng dẫn khách vào khu vực kiện 5.1.2 Trình tự thực Bước 1: Chuẩn bị thành phần đón tiếp khách Bước 2: Chuẩn bị khu vực đón tiếp trang thiết bị hỗ trợ đón tiếp khách Bước 3: Đón tiếp khách Bước 4: Mời, hướng dẫn khách vào khu vực tổ chức kiện Bước 5: Làm thủ tục đăng ký ban đầu cho khách 83 5.1.3 Thực hành: Thực hồ sơ cơng việc tổ chức đón tiếp khách theo kiện mà nhóm chọn 5.1.4 Hướng dẫn đánh giá: Đánh giá sinh viên thực tập, tổ chức theo nhóm cá nhân; Hình thức đánh giá quan sát; Công cụ đánh giá: bảng chấm điểm theo tiêu chí bước thực hiện; Kết đánh giá lưu trữ sổ tay giáo viên (cột điểm kiểm tra thường xuyên) 5.2 Khai mạc kiện 5.2.1 Lý thuyết liên quan Đối với kiện lớn, có lễ khai mạc riêng (có thể xem kiện tương đối độc lập), kiện nhỏ, khai mạc kiện hoạt động mở kiện Khi ổn định vị trí cho thành viên, khách mời tham gia kiện, cần: - Tạo thuận lợi, thoải mái cho khách mời tham gia kiện - Tạo khơng khí sẵn sàng tham dự vào kiện Tiến hành khai mạc kiện theo kế hoạch dự kiến, cần: - Tiến hành khai mạc kiện theo kế hoạch thống - Gây ấn tượng ban đầu tốt đẹp khách mời thành viên tham gia kiện Xử lý tình phát sinh, cần: - Nhanh chóng nhận biết tình phát sinh dự kiến - Xác định mức độ ảnh hưởng tình phát sinh đến kiện - Tập trung ưu tiên giải tình - Phối hợp giải tình 5.2.2 Trình tự thực Bước 1: Ổn định vị trí cho thành viên, khách mời tham gia kiện Bước 2: Tiến hành khai mạc kiện theo kế hoạch dự kiến Bước 3: Xử lý tình phát sinh 5.2.3 Thực hành: Thực khai mạc kiện mà nhóm chọn 5.2.4 Hướng dẫn đánh giá: Đánh giá sinh viên thực tập, tổ chức theo nhóm cá nhân; Hình thức đánh giá quan sát; Công cụ đánh giá: bảng chấm điểm theo tiêu chí bước thực hiện; Kết đánh giá lưu trữ sổ tay giáo viên (cột điểm kiểm tra thường xuyên) 5.3 Điều hành sân khấu/khu vực trình diễn/khu vực sân khấu 5.3.1 Lý thuyết liên quan Kiểm tra, hoàn tất công tác chuẩn bị có liên quan đến sân khấu, cần: - Kiểm tra công tác chuẩn bị theo danh mục - Hồn tất cơng việc chuẩn bị cịn lại Theo dõi diễn biến kiện theo chương trình, cần: - Theo dõi diễn biến kiện theo lịch trình thời gian có - Báo cáo với người có trách nhiệm có bất thường xảy 84 Phối hợp việc xử lý cố (nếu có), cần: - Nhanh chóng nhận biết tình phát sinh ngồi dự kiến - Xác định mức độ ảnh hưởng tình phát sinh đến kiện - Tập trung ưu tiên giải tình - Phối hợp giải tình Lập báo cáo có liên quan đến nội dung sân khấu, cần: - Chuẩn bị đầy đủ mẫu biểu danh sách kiểm tra có liên quan - Hoàn thành báo cáo theo yêu cầu nhà quản lý kiện 5.3.2 Trình tự thực Bước 1: Kiểm tra, hồn tất cơng tác chuẩn bị có liên quan đến sân khấu/ khu vực trình diễn/ khu vực thi đấu Bước 2: Theo dõi diễn biến kiện theo chương trình/ kịch Bước 3: Điều hành thành viên tham gia trình diễn cách có hiệu Bước 4: Phối hợp việc xử lý cố (nếu có) Bước 5: Lập báo cáo có liên quan đến nội dung sân khấu/ khu vực trình diễn 5.3.3 Thực hành Điều hành khu vực sân khấu kiện mà nhóm chọn (nếu có) 5.3.4 Hướng dẫn đánh giá Đánh giá sinh viên thực tập, tổ chức theo nhóm cá nhân; Hình thức đánh giá quan sát; Cơng cụ đánh giá: bảng chấm điểm theo tiêu chí bước thực hiện; Kết đánh giá lưu trữ sổ tay giáo viên (cột điểm kiểm tra thường xuyên) 5.4 Điều hành quản lý khán giả khách mời 5.4.1 Lý thuyết liên quan Kiểm tra, hoàn tất việc chuẩn bị liên quan đến khách mời kiện, cần: - Kiểm tra công tác chuẩn bị theo danh mục - Hồn tất cơng việc chuẩn bị cịn lại Kiểm tra, giám sát diễn biến khách mời để phản hồi kịp thời cho nhà quản lý kiện, cần: - Kiểm tra, giám sát đầy đủ diễn biến khách mời - Báo cáo với người có trách nhiệm có bất thường xảy Phối hợp việc giải tình phát sinh liên quan đến khách mời, cần: - Nhanh chóng nhận biết tình phát sinh ngồi dự kiến - Xác định mức độ ảnh hưởng tình phát sinh đến kiện - Tập trung ưu tiên giải tình - Phối hợp giải tình - Xử lý tình cách hợp lý tình cụ thể Lập báo cáo nội dung liên quan đến khách mời, cần: - Chuẩn bị đầy đủ mẫu biểu danh sách kiểm tra có liên quan - Hồn thành báo cáo theo yêu cầu nhà quản lý kiện 5.4.2 Trình tự thực Bước 1: Kiểm tra, hoàn tất việc chuẩn bị liên quan đến khách mời khán giả kiện Bước 2: Phân công nhiệm vụ theo dõi, giám sát khán giả khách mời 85 Bước 3: Kiểm tra, giám sát diễn biến khán giả khách mời để phản hồi kịp thời cho nhà quản lý kiện Bước 4: Hướng dẫn khách mời/ khán giả tham gia vào nội dung kiện nhằm đạt mục tiêu kiện Bước 5: Phối hợp việc giải tình phát sinh liên quan đến khách mời/ khán giả Bước 6: Lập báo cáo nội dung liên quan đến khách mời/ khán giả 5.4.3 Thực hành Thực điều hành quản lý khách mời tham gia kiện mà nhóm chọn 5.4.4 Hướng dẫn đánh giá Đánh giá sinh viên thực tập, tổ chức theo nhóm cá nhân; Hình thức đánh giá quan sát; Công cụ đánh giá: bảng chấm điểm theo tiêu chí bước thực hiện; Kết đánh giá lưu trữ sổ tay giáo viên (cột điểm kiểm tra thường xuyên) 5.5 Điều hành hoạt động phụ trợ 5.5.1 Lý thuyết liên quan Liệt kê danh mục hoạt động phụ trợ cho kiện Kiểm tra công tác chuẩn bị cho hoạt động phụ trợ, cần: - Kiểm tra công tác chuẩn bị theo danh mục - Hồn tất cơng việc chuẩn bị lại Tiến hành triển khai hoạt động phụ trợ, cần: - Kiểm tra, giám sát đầy đủ trình triển khai hoạt động phụ trợ - Hướng dẫn điều hành triển khai - Báo cáo với người có trách nhiệm có bất thường xảy (vượt phạm vi trách nhiệm) 5.5.2 Trình tự thực Bước 1: Xác định đầy đủ danh mục hoạt động phụ trợ cho kiện Bước 2: Kiểm tra công tác chuẩn bị cho hoạt động phụ trợ Bước 3: Phân công nhiệm vụ điều hành, tổ chức hoạt động phụ trợ Bước 4: Tiến hành triển khai hoạt động phụ trợ Bước 5: Phối hợp giải tình phát sinh Bước 6: Lập báo cáo hoạt động phụ trợ kiện 5.5.3 Thực hành Thực điều hành hoạt động phụ trợ cho kiện mà nhóm chọn 5.5.4 Hướng dẫn đánh giá Đánh giá sinh viên thực tập, tổ chức theo nhóm cá nhân; Hình thức đánh giá quan sát; Cơng cụ đánh giá: bảng chấm điểm theo tiêu chí bước thực hiện; Kết đánh giá lưu trữ sổ tay giáo viên (cột điểm kiểm tra thường xuyên) 5.6 Tổ chức bế mạc kiện 5.6.1 Lý thuyết liên quan Kiểm tra, hồn tất cơng tác chuẩn bị cho bế mạc kiện, cần: - Kiểm tra kỹ lưỡng công tác chuẩn bị cho bế mạc kiện 86 - Tiến hành điều chỉnh kế hoạch bế mạc nội dung, hạng mục kèm theo (theo thay đổi kiện - có) Chuẩn bị tài liệu báo cáo kiện cho lễ bế mạc (nếu có), cần: - Thu thập báo cáo hạng mục kiện - Lập báo cáo tổng kết - Chuẩn bị tài liệu để phát cho khách mời - Chuẩn bị tài liệu để chuyển cho quan báo chí, truyền thơng (nếu có) Tổ chức triển khai bế mạc kiện, cần: - Phối hợp với ban tổ chức kiện triển khai bế mạc kiện theo kế hoạch định - Tặng quà lưu niệm, phần thưởng, gửi tài liệu (kỷ yếu, báo cáo… kiện thông tin mà nhà đầu tư kiện muốn truyền tải)… - Hoàn tất ấn tượng đốt đẹp mà kiện mang tới cho khách mời thành viên tham gia kiện Xử lý tình phát sinh, cần: - Nhanh chóng nhận biết tình phát sinh dự kiến - Xác định mức độ ảnh hưởng tình phát sinh đến kiện - Tập trung ưu tiên giải tình - Phối hợp giải tình - Xử lý tình cách hợp lý tình cụ thể 5.6.2 Trình tự thực Bước 1: Kiểm tra, hồn tất công tác chuẩn bị cho bế mạc kiện Bước 2: Chuẩn bị tài liệu báo cáo kiện cho lễ bế mạc (nếu có) Bước 3: Tổ chức triển khai bế mạc kiện Bước 4: Xử lý tình phát sinh 5.6.3 Thực hành Thực tổ chức bế mạc kiện mà nhóm chọn 5.6.4 Hướng dẫn đánh giá Đánh giá sinh viên thực tập, tổ chức theo nhóm cá nhân; Hình thức đánh giá quan sát; Cơng cụ đánh giá: bảng chấm điểm theo tiêu chí bước thực hiện; Kết đánh giá lưu trữ sổ tay giáo viên (cột điểm kiểm tra thường xuyên) 5.7 Tiễn khách 5.7.1 Lý thuyết liên quan Tiễn khách rời lễ bế mạc kiện, cần: - Phân công trách nhiệm cho thành viên ban tổ chức kiện nhân viên nhà tổ chức kiện tham gia việc chào, cảm ơn, tiễn khách rời lễ bế mạc kiện - Đưa đón hướng dẫn, hỗ trợ khách nơi lưu trú khách Chuẩn bị tiễn khách rời sở lưu trú, cần: - Kiểm tra cẩn thận giấy tờ liên quan đến khách - Chuẩn bị phương tiện vận chuyển khách - Thơng báo cho đồn khách thơng tin cần thiết rời khách sạn - Thơng báo thời gian xác làm thủ tục trả buồng rời khỏi khách sạn - Thông báo thời gian nhân viên lễ tân báo thức rời khách sạn vào sáng sớm 87 - Thơng báo xác thời gian địa điểm xe đón đồn - Nhắc khách kiểm tra cẩn thận giấy tờ, đồ đạc Tổ chức vận chuyển khách từ sở lưu trú sân bay/ nhà ga/ bến xe, cần: - Nhân viên đưa tiễn khách (nếu có theo phân cơng) nên có số câu hỏi hoạt động tham gia kiện khách - Tuyên truyền quảng cáo chủ đầu tư kiện nhà tổ chức kiện Chia tay khách, cần: - Giúp khách vận chuyển, xếp hành lý - Giúp khách làm thủ tục xuất cảnh gửi hành lý - Chúc khách thượng lộ bình an - Cảm ơn (nếu có yêu cầu); Chào tạm biệt khách - Xử lý tình phát sinh (nếu có) 5.7.2 Trình tự thực Bước 1: Tiễn khách rời lễ bế mạc kiện (Trường hợp khách rời lễ bế mạc để quay công việc tiễn khách xem kết thúc Trường hợp khách quay nơi lưu trú xem xét bước tiếp theo) Bước 2: Chuẩn bị tiễn khách rời sở lưu trú Bước 3: Tổ chức vận chuyển khách từ sở lưu trú sân bay/ nhà ga/ bến xe/ cửa khẩu… Bước 4: Chia tay khách 5.7.3 Thực hành Thực tiễn khách tới tham gia kiện nhóm chọn 5.7.4 Hướng dẫn đánh giá Đánh giá sinh viên thực tập, tổ chức theo nhóm cá nhân; Hình thức đánh giá quan sát; Cơng cụ đánh giá: bảng chấm điểm theo tiêu chí bước thực hiện; Kết đánh giá lưu trữ sổ tay giáo viên (cột điểm kiểm tra thường xuyên) 5.8 Thanh toán kiện 5.8.1 Lý thuyết liên quan Tổng hợp khoản chi phí kiện Tập hợp diễn giải đầy đủ tất chi phí phát sinh thực tế kiện: - Địa điểm - Ngày tháng - Tên người quản lý chi/ người chi - Khoản tiền chi - Lý chi Thanh toán với chủ đầu tư kiện: - Kiểm tra lại chi tiết điều khoản toán hợp đồng thuê dịch vụ tổ chức kiện - Tập hợp đầy đủ hóa đơn, chứng từ, giấy xác nhận dịch vụ sử dụng, hợp đồng cung ứng dịch vụ… có liên quan - Thương lượng giải khoản chi phí chưa thống nhất/ khoản chi phí phát sinh ngồi dự tốn ngân sách - Thanh toán với chủ đầu tư kiện 88 Thanh toán với nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ cho kiện (lưu trú, ăn uống, vận chuyển…) đối tác khác tham gia tổ chức kiện: - Kiểm tra lại chi tiết điều khoản toán/ chất lượng dịch vụ hợp đồng cung ứng dịch vụ - Xem xét kỹ lưỡng, chi tiết hóa đơn, chứng từ, giấy xác nhận dịch vụ sử dụng, hợp đồng cung ứng dịch vụ… có liên quan - Thương lượng giải khoản chi phí chưa thống nhất/ khoản chi phí phát sinh ngồi dự tốn ngân sách - Thanh tốn với nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ cho kiện (lưu trú, ăn uống, vận chuyển…) đối tác khác tham gia tổ chức kiện 5.8.2 Trình tự thực Bước 1: Tổng hợp khoản chi phí kiện Bước 2: Trình bảng toán với chủ đầu tư kiện Bước 3: Thanh toán với nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ cho kiện đối tác khác tham gia tổ chức kiện 5.8.3 Thực hành Thực toán kiện 5.8.4 Hướng dẫn đánh giá Đánh giá sinh viên thực tập, tổ chức theo nhóm cá nhân; Hình thức đánh giá: quan sát, nhận xét Công cụ đánh giá: bảng chấm điểm theo tiêu chí bước thực hiện; Kết đánh giá lưu trữ sổ tay giáo viên (ghi điểm theo nhóm, điểm cộng cho cá nhân nhóm) 5.3.4 Phối hợp giải cơng việc cịn lại sau kiện Nhận biết vấn đề tồn đọng sau kiện mong đợi họ để đưa giải pháp khắc phục cách thuyết phục hợp lý, có sở Cố gắng hiểu tìm cách để đáp ứng mong đợi khách, đảm bảo khách hàng đối tác hài lòng Xử lý công việc khác: - Phân loại, lập báo cáo cơng việc cịn lại sau chuyến (mất mát, thất lạc tài sản khách, tai nạn, bảo hiểm…) - Phối hợp xử lý công việc nói 5.9 Lập báo cáo tổng kết công tác tổ chức kiện 5.9.1 Lý thuyết liên quan Lập báo cáo kiện theo yêu cầu hợp đồng tổ chức kiện/ nhà đầu tư kiện: - Thu thập đầy đủ thơng tin có liên quan - Lập báo cáo chi tiết theo yêu cầu/ mẫu báo cáo thông dụng - Gửi, giải trình, điều chỉnh báo cáo với đối tác Lập báo cáo kiện để gửi cho quan quản lý nhà nước/ quan truyền thơng, báo chí: - Thu thập đầy đủ thơng tin có liên quan - Lập báo cáo chi tiết theo yêu cầu/ mẫu báo cáo thơng dụng - Gửi, giải trình, điều chỉnh báo cáo với đối tác Lập báo cáo nội (của nhà tổ chức kiện): 89 - Thu thập đầy đủ thơng tin có liên quan - Lập báo cáo chi tiết theo mẫu doanh nghiệp tổ chức kiện theo yêu cầu cụ thể lãnh đạo - Gửi, giải trình, điều chỉnh báo cáo với đối tác Hoàn tất mẫu báo cáo cá nhân (nếu có): - Tập hợp tài liệu, giấy tờ có liên quan đến cơng việc cá nhân - Lập báo cáo chi tiết theo mẫu doanh nghiệp tổ chức kiện theo yêu cầu cụ thể lãnh đạo - Gửi, giải trình, điều chỉnh báo cáo với đối tác Tổng kết công tác tổ chức kiện ban tổ chức kiện: - Tập hợp loại báo cáo, tài liệu… có liên quan - Đánh giá - Tổng kết công tác tổ chức kiện - Rút kinh nghiệm - Khen thưởng Tổng kết công tác tổ chức kiện nội nhà tổ chức kiện: - Tập hợp loại báo cáo, tài liệu… có liên quan - Đánh giá - Tổng kết công tác tổ chức kiện - Rút kinh nghiệm - Khen thưởng 5.9.2 Trình tự thực Bước 1: Lập báo cáo gửi chủ đầu tư kiện Bước 2: Lập báo cáo gửi quan quản lý nhà nước/ quan truyền thơng, báo chí Bước 3: Lập báo cáo nội Bước 4: Tổng kết công tác tổ chức kiện nội nhà tổ chức kiện Bước 5: Rút kinh nghiệm, khen thưởng 5.9.3 Thực hành Thực lập báo cáo tổng kết công tác tổ chức kiện cho kiện mà nhóm chọn 5.9.4 Hướng dẫn đánh giá Đánh giá sinh viên thực tập, tổ chức theo nhóm cá nhân; Hình thức đánh giá: quan sát, nhận xét Cơng cụ đánh giá: bảng chấm điểm theo tiêu chí bước thực hiện; Kết đánh giá lưu trữ sổ tay giáo viên (ghi điểm theo nhóm, điểm cộng cho cá nhân nhóm) 90 CÂU HỎI ƠN TẬP CHƯƠNG Liệt kê yếu tố trình diễn kiện Phân tích nội dung tổ chức khai mạc kiện Mô tả nội dung điều hành diễn biến kiện Hãy phân tích cơng việc tổ chức bế mạc kiện, tiễn khách, tốn kiện Trình bày nội dung có liên quan đến việc phối hợp giải cơng việc cịn lại sau kiện Trình bày nội dung việc lập báo cáo tổng kết kiện Thực hồ sơ đón tiếp khách nơi diễn kiện cho kiện cá nhân Thực hồ sơ toán kiện cho kiện cá nhân Thực lập báo cáo tổng kết công tác tổ chức kiệncho kiện cá nhân 91 TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Nguyễn Thị Mỹ Thanh, Sử Ngọc Diệp, 2015, Giáo trình quản trị tổ chức kiện lễ hội, NXB Lao động xã hội [2] Cẩm nang tổ chức kiện tuyển chọn, tham khảo diễn văn, phát biểu dành cho hội nghị, hội thảo ngày lễ lớn , NXB Hồng Đức, 2018 (Thư viện tỉnh Bình Định) [3] Lưu Văn Nghiêm, 2012, Tổ chức kiện, NXB Đại học Kinh tế Quốc dân [4] Nguyễn Vũ Hà, 2009, Bài giảng tổ chức kiện, Trường Cao đẳng du lịch Hà Nội 92