Giáo trình Tổ chức sự kiện (Nghề Chế biến món ăn)

BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN TRƯỜNG CAO ĐẲNG CƠ GIỚI NINH BÌNH GIÁO TRÌNH MƠN HỌC: TỔ CHỨC SỰ KIỆN NGHỀ: KỸ THUẬT CHẾ BIẾN MÓN ĂN TRÌNH ĐỘ: CAO ĐẲNG Ban hành kèm theo Quyết định số: /QĐ-TCGNB ngày…….tháng….năm 20 Trường Cao đẳng Cơ giới Ninh Bình Ninh Bình TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Tài liệu thuộc loại sách giáo trình nên nguồn thơng tin phép dùng ngun trích dùng cho mục đích đào tạo tham khảo Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh bị nghiêm cấm LỜI NÓI ĐẦU Hoạt động tổ chức kiện có từ sớm lịch sử nhân loại đóng vai trị quan trọng đời sống người Theo dòng thời gian, hoạt động diễn ngày thường xuyên nhiều lĩnh vực, từ quy mô nhỏ đến cực lớn từ đơn giản đến phức tạp Ở nước phát triển Mỹ, Anh, Pháp, Úc nước mệnh danh “con rồng châu Á” Nhật Bản, Trung Quốc hay nước láng giếng Singapore, Thái Lan tổ chức kiện trở thành ngành cơng nghiệp tăng trưởng có tính chun nghiệp, môi trường ngày biến đổi phức tạp đòi hỏi khắt khe Tại Việt Nam, tổ chức lễ hội truyền thống có từ lâu đời vùng dân cư Nhưng hoạt động chưa tồn với tư cách ngành, mà hoạt động có tính kinh nghiệm thành viên cộng đồng chung tay Tuy nhiên, phát triển kinh tế, văn hóa xã hội hội nhập buộc hoạt động tổ chức kiện nước ta phải theo hướng chuyên nghiệp hóa tiêu chuẩn hóa Để đáp ứng địi hỏi lao động có trình độ chun mơn cao phục vụ lĩnh vực này, sinh viên học ngành kỹ thuật chế biến ăn trình độ cao đẳng cần trang bị kiến thức kỹ tổ chức kiện Để phục vụ cho công tác giảng dạy, học tập, nghiên cứu ngành kỹ thuật chế biến ăn, chúng tơi xây dựng giáo trình "Tổ chức kiện" nhằm giúp sinh viên nắm kiến thức cách thức tổ chức kiện Môn học biên soạn theo chương trình cao đẳng kỹ thuật chế biến ăn nhóm giáo viên khoa Kinh tế - Du lịch trường Cao đẳng giới Ninh Bình biên soạn nhằm cung cấp cho người học kiến thức công tác tổ chức kiện Giáo trình bao gồm chương: Chương 1: Tổng quan hoạt động tổ chức kiện Chương 2: Hình thành chủ đề, lập chương trình dự toán ngân sách kiện Chương 3: Lập kế hoạch tổ chức kiện Chương 4: Chuẩn bị tổ chức kiện Chương : Quản trị hậu cần tổ chức kiện Chương 6: Tổ chức điều hành hoạt động kiện Mặc dù nhóm biên soạn có nhiều cố gắng q trình biên soạn, khơng thể tránh khỏi khiếm khuyết Nhóm biên soạn mong nhận ý kiến đóng góp chân thành bạn đọc Nhóm biên soạn: Nguyễn Thị Nhung An Thị Hạnh Cao Thị Kim Cúc MỤC LỤC GIÁO TRÌNH TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN LỜI NÓI ĐẦU .3 MỤC LỤC CHƯƠNG TRÌNH MƠN HỌC 10 CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN 11 KHÁI QUÁT VỀ HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN 11 1.1 Tổ chức kiện 11 1.2 Các hoạt động tác nghiệp tổ chức kiện 12 1.3 Các thành phần tham gia kiện 13 1.4 Đặc điểm tổ chức kiện .14 1.5 Sơ lược thị trường tổ chức kiện Việt Nam .15 CÁC LOẠI HÌNH SỰ KIỆN 16 2.1 Theo quy mô, lãnh thổ 16 2.2 Theo thời gian 16 2.3 Theo hình thức mục đích 16 NHỮNG YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG TỚI TỔ CHỨC SỰ KIỆN 17 3.1 Các yếu tố vĩ mô 17 3.2 Các yếu tố vi mô 17 MỘT SỐ Ý NGHĨA VÀ TÁC ĐỘNG CỦA SỰ KIỆN 18 4.1 Ý nghĩa hoạt động tổ chức kiện với thành phần tham gia kiện 18 4.2 Một số tác động kiện đến lĩnh vực đời sống xã hội 19 4.3 Mối quan hệ kiện du lịch 20 CÂU HỎI ÔN TẬP .21 CHƯƠNG 2: HÌNH THÀNH CHỦ ĐỀ, LẬP CHƯƠNG TRÌNH VÀ DỰ TỐN NGÂN SÁCH SỰ KIỆN .21 NGHIÊN CỨU CÁC YẾU TỐ CÓ LIÊN QUAN ĐẾN SỰ KIỆN 21 1.1 Mục tiêu kiện 21 1.2 Tiếp nhận thông tin nhà đầu tư kiện 23 HÌNH THÀNH CHỦ ĐỀ SỰ KIỆN 23 2.1 Chủ đề kiện 23 2.2 Các ý tưởng cho kiện .24 LẬP CHƯƠNG TRÌNH TỔNG THỂ TỔ CHỨC SỰ KIỆN 24 LẬP DỰ TOÁN NGÂN SÁCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN .24 4.1 Dự toán ngân sách tổ chức kiện .24 4.2 Các nhóm chi phí tổ chức kiện 25 4.3 Các hình thức lập dự toán ngân sách tổ chức kiện 27 4.4 Lập dự toán ngân sách tổ chức kiện theo hình thức chi phí cố định, chi phí biến đổi 28 CÂU HỎI ÔN TẬP .29 CHƯƠNG 3: LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN 29 KHÁI QUÁT VỀ KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN 30 1.1 Kế hoạch tổ chức kiện .30 1.2 Phân loại kế hoạch tổ chức kiện 30 1.3 Vai trò kế hoạch tổ chức kiện 31 NỘI DUNG LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN 32 2.1 Một số yêu cầu .32 2.2 Quy trình chung lập kế hoạch tổng thể tổ chức kiện .32 CÂU HỎI ÔN TẬP .33 CHƯƠNG 4: CHUẨN BỊ TỔ CHỨC SỰ KIỆN 33 THÀNH LẬP BAN TỔ CHỨC SỰ KIỆN .34 LẬP TIẾN ĐỘ CHUẨN BỊ TỔ CHỨC SỰ KIỆN 34 2.1 Bảng tiến độ 34 2.2 Quy trình lập tiến độ cho công tác chuẩn bị tổ chức kiện .34 CHUẨN BỊ VỀ THỦ TỤC HÀNH CHÍNH .35 CHUẨN BỊ CÁC CÔNG VIỆC CÓ LIÊN QUAN ĐẾN KHÁCH MỜI THAM GIA SỰ KIỆN 36 4.1 Khái niệm, phân loại khách mời tham gia kiện .36 4.2 Chuẩn bị gửi thiếp mời/ giấy mời cho khách 37 CHUẨN BỊ ĐỊA ĐIỂM TỔ CHỨC SỰ KIỆN 39 5.1 Tổng quan địa điểm tổ chức kiện 39 5.2 Phân loại địa điểm tổ chức kiện .40 5.3 Các khu vực không gian địa điểm tổ chức kiện 41 5.4 Các yêu cầu lựa chọn địa điểm tổ chức kiện 41 5.5 Quy trình lựa chọn địa điểm tổ chức kiện .42 5.6 Quy trình chuẩn bị địa điểm tổ chức kiện 42 CÁC YẾU TỐ CƠ BẢN TRONG TRÌNH DIỄN SỰ KIỆN 43 6.1 Không gian thực kiện .43 6.2 Người dẫn chương trình diễn giả 44 6.3 Đạo diễn dàn dựng sân khấu 44 CHUẨN BỊ VỀ NHÂN LỰC CHO TỔ CHỨC SỰ KIỆN .45 7.1 Xác định mơ hình tổ chức lao động 46 7.2 Các chức danh tổ chức kiện 49 CHUẨN BỊ HẬU CẦN CHO SỰ KIỆN 50 CÂU HỎI ÔN TẬP .50 CHƯƠNG 5: QUẢN TRỊ HẬU CẦN TỔ CHỨC SỰ KIỆN 50 KHÁI QUÁT VỀ QUẢN TRỊ HẬU CẦN TỔ CHỨC SỰ KIỆN 51 1.1 Quản trị hậu cần tổ chức kiện 51 1.2 Vai trò quản trị hậu cần tổ chức kiện .51 QUY TRÌNH CHUNG TRONG QUẢN TRỊ HẬU CẦN TRONG TỔ CHỨC SỰ KIỆN 51 2.1 Lập kế hoạch cung ứng dịch vụ .52 2.2 Lựa chọn nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ 52 2.3 Ký kết hợp đồng với nhà cung ứng 53 2.4 Kiểm soát phối hợp cung ứng dịch vụ 53 CUNG ỨNG CÁC DỊCH VỤ VẬN CHUYỂN VÀ TỔ CHỨC ĐƯA ĐÓN KHÁCH 54 3.1 Quy trình chung quản trị hậu cầu tổ chức kiện .54 3.2 Các nhà cung ứng dịch vụ phương tiện vận chuyển 54 CUNG ỨNG DỊCH VỤ LƯU TRÚ 57 4.1 Quy trình việc tổ chức nhận buồng .57 4.2 Quy trình chung việc tổ chức trả buồng 58 5 CUNG ỨNG DỊCH VỤ ĂN UỐNG 58 CÂU HỎI ÔN TẬP .59 CHƯƠNG 6: TỔ CHỨC ĐIỀU HÀNH CÁC HOẠT ĐỘNG CỦA SỰ KIỆN 60 TỔ CHỨC KHAI MẠC SỰ KIỆN 60 1.1 Tổ chức đón tiếp khách nơi diễn kiện 60 1.2 Khai mạc kiện 61 ĐIỀU HÀNH DIỄN BIẾN CỦA SỰ KIỆN 61 2.1 Điều hành sân khấu/ khu vực trình diễn/ khu vực thi đấu 61 2.2 Điều hành, quản lý khán giả khách mời .62 2.3 Điều hành hoạt động phụ trợ 63 KẾT THÚC SỰ KIỆN 63 3.1 Tổ chức bế mạc kiện 63 3.2 Tiễn khách 64 3.3 Thanh toán kiện 65 3.4 Phối hợp giải công việc lại sau kiện .66 3.5 Lập báo cáo tổng kết công tác tổ chức kiện 66 CÂU HỎI ÔN TẬP .67 TÀI LIỆU THAM KHẢO 68 CHƯƠNG TRÌNH MƠN HỌC Tên môn học: Tổ chức kiện Mã môn học: MH 18 Vị trí, tính chất, ý nghĩa vai trị mơn học: - Vị trí: Tổ chức kiện mơn học chun mơn - Tính chất: Là mơn học bố trí học sau mơn học chung môn học sở, bố trí học song song với mơn học, mơ đun chun mơn - Ý nghĩa vai trị mơn học: Mỗi kiện tổ chức có mục đích, ý nghĩa riêng chủ thể tổ chức kiện, người tham gia kiện Đối với nhiều mặt, nhiều lĩnh vực đời sống xã hội, việc tổ chức kiện có ý nghĩa vơ quan trọng Đời sống xã hội nâng cao mục đích vai trò tổ chức kiện ngày đa dạng Nó dần trở thành nét văn hóa tinh thần thiếu Đại đa số lĩnh vực xã hội có đóng góp lớn kiện, phải kể tới số khía cạnh mà khơng thể khơng có tồn tổ chức kiện Mục tiêu môn học - Về kiến thức: + Trình bày tổ chức kiện gì, loại hình kiện, yếu tố ảnh hưởng tới tổ chức kiện, số ý nghĩa tác động kiện; + Trình bày trình quản trị hậu cần tổ chức kiện - Về kỹ năng: + Lập chương trình tổng thể tổ chức kiện; + Lập dự toán ngân sách tổ chức kiện; + Lập bảng tiến độ chuẩn bị tổ chức kiện; + Chuẩn bị cơng việc có liên quan đến khách mời tham gia kiện; + Chuẩn bị nhân lực cho tổ chức kiện; + Tổ chức hậu cần cho kiện - Về lực tự chủ trách nhiệm: + Chủ động, tích cực việc học tập, nghiên cứu mơn học; + Tiếp cận giải vấn đề có liên quan đến tổ chức kiện nhanh chóng kịp thời CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN Mã chương: TCSK01 Giới thiệu: Nội dung chương giúp sinh viên nhận thức rõ khái niệm, nhận dạng môn tổ chức kiện, nội dung tổ chức kiện Qua đó, nhận thức ý nghĩa xã hội hoạt động tổ chức kiện Hơn nữa, phần đề cập tới thị trường tổ chức kiện Việt Nam, thực trạng hoạt động cung ứng triển vọng thị trường Mục tiêu: - Trình bày khái niệm, đặc điểm tổ chức kiện, loại hình kiện, yếu tố ảnh hưởng tới tổ chức kiện; - Nêu yếu tố ảnh hưởng đến tổ chức kiện; - Xác định yếu tố tác động kiện; - Phân tích loại hình tổ chức kiện; - Nghiêm túc, chủ động, tích cực q trình nghiên cứu, học tập Nội dung chính: KHÁI QUÁT VỀ HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN 1.1 Tổ chức kiện 1.1.1 Sự kiện là gì? Theo nghĩa phổ biến đời sống xã hội, kiện tượng, cố, biến cố mang tính chất bất thường xuất Trong lĩnh vực tổ chức kiện người ta thường quan niệm: kiện hoạt động diễn lĩnh vực thể thao, thương mại, giải trí, lễ hội, hội thảo, hội nghị Tuy nhiên, việc quan niệm hoạt động “sự kiện” cịn có nhiều cách hiểu khác nhau: - Có người hiểu kiện theo nghĩa có hoạt động mang tính xã hội cao, với quy mơ lớn, có ý nghĩa định đời sống kinh tế xã hội (cả tỉnh nước, phương tiện truyền thông quan tâm đưa tin) xem kiện Ví dụ kiện như: hội nghị nước nói tiếng Pháp, SEGAMES 23, thi hoa hậu tồn quốc… - Trong đó, có người lại hiểu “sự kiện” theo nghĩa gần với “sự việc” có nghĩa ngồi kiện đương nhiên cách hiểu nói trên, cịn bao hàm hoạt động thường mang ý nghĩa cá nhân, gia đình, cộng đồng hẹp đời sống xã hội thường ngày như: tang ma, đám cưới, sinh nhật, tiệc mời… Như vậy, khái quát khái niệm kiện (trong lĩnh vực tổ chức kiện) sau: Sự kiện hoạt động xã hội lĩnh vực thương mại, kinh doanh, giải trí, thể thao, hội thảo, hội nghị, giao tiếp xã hội, trò chơi cộng đồng, hoạt động khác liên quan đến lễ hội, văn hóa, phong tụctập quán… Như kiện cần hiểu: - Bao gồm tất hoạt động đề cập - Không giới hạn phạm vi không gian, thời gian lĩnh vực hoạt động - Nó có nghĩa tương đương với ý nghĩa từ kiện (event) nghề tổ chức kiện (event management) tiếng Anh Việc nghiên cứu nội dung tài liệu dựa cách hiểu kiện đề cập 1.1.2 Khái niệm về tổ chức sự kiện Tổ chức kiện trình bao gồm số hoặc tồn cơng việc: nghiên cứu yếu tố ảnh hưởng; lập chương trình, kế hoạch; chuẩn bị yếu tố cần thiết; tổ chức tiến hành diễn biến kiện thời gian không gian cụ thể để truyền đạt thông điệp định đến người tham gia kiện xã hội; nhằm đáp ứng mục đích khác chủ thể tham gia vào kiện 1.2 Các hoạt động tác nghiệp bản tổ chức kiện Các hoạt động tác nghiệp bản, cơng việc tổ chức kiện đề cập cách cụ thể hơn, bao gồm: Nghiên cứu yếu tố ảnh hưởng, liên quan đến kiện; Hình thành chủ đề, lập chương trình kế hoạch tổng thể cho kiện; Chuẩn bị tổ chức kiện; Tổ chức đón tiếp khai mạc kiện; Tổ chức điều hành diễn biến kiện; Tổ chức phục vụ ăn uống kiện; Tổ chức phục vụ lưu trú, vận chuyển kiện; Tổ chức thực hoạt động phụ trợ kiện; Kết thúc kiện giải công việc sau kiện; dịch vụ kèm thường có tính cứng nhắc (nhà tổ chức kiện khó can thiệp hay kiểm sốt), nhà tổ chức kiện phải chịu việc cung ứng dịch vụ liên quan đến hai loại phương tiện cơng việc chủ yếu họ bao gồm: - Lựa chọn nhà cung ứng thích hợp, lựa chọn chất lượng dịch vụ (ví dụ hạng vé máy bay; loại vé đường sắt như: vé ngồi mềm, ngồi cứng, vé nằm, toa riêng…; lựa chọn công ty vận tải hành khách đường phù hợp) - Đặt chỗ, mua vé cho khách - Tổ chức gửi vé, gửi thư, hướng dẫn - Tổ chức đón khách (nếu có) Trong trường hợp, khách phải tự lo việc lại ngân sách kiện chi trả cho chi phí vận chuyển Nhà tổ chức kiện cần ý - Khi gửi giấy mời cho khách, nhà tổ chức kiện cần gửi thêm lưu ý để đảm bảo yêu cầu toán (như khách mời phải có cuống vé/ hóa đơn vận chuyển hợp lệ…) - Khi khách đến tham gia kiện, phải có nhân viên phụ trách nội dung này; thông báo, hướng dẫn khách làm thủ tục tốn (ví dụ mẫu kê khai, nộp vé, ký nhận…) - Nên tốn cho khách, khơng nên để kiện kết thúc (khách trở nơi ở) tiến hành toán gửi tiền cho họ - Dự tính trường hợp phát sinh tốn phí vận chuyển (như taxi hóa đơn khơng hợp lệ/ khơng có vé tơ… ) để xin hướng giải trước Ngay trình triển khai thực tế gặp tình phát sinh, khơng nên từ chối khách mà cần xin ý kiến người có trách nhiệm chi trả khoản phí cho khách Thuê dịch vụ vận chuyển ô tô Ở Việt Nam việc thuê phương tiện để đưa đón khách mời tham gia kiện (hay trình diễn kiện) thường liên quan đến phương tiện vận chuyển đường chủ yếu ô tô - Xe chỗ: Đây loại xe có đặc tính an tồn, sang trọng, lịch thể tôn trọng khách mời qua nâng cao ấn tượng kiện khách Với loại này, người ta tạm chia thành mức độ như: xe cho khách, xe cho giới thượng lưu, xe thông thường… Khi lựa chọn xe chỗ cần ý: + Việc lựa chọn xe cần theo kế hoạch ngân sách kiện + Căn vào đối tượng khách để lựa chọn xe (ví dụ: khách cao cấp phải ưu tiên phục vụ loại xe đẳng cấp nhất) Trong trường 55 hợp khách mời có vị xã hội gần tương đương với nên chọn loại xe, ngược lại trường hợp người có vị xã hội cao hẳn nên đầu tư lựa chọn phương tiện sang trọng cho đối tượng + Đẳng cấp hay mức độ xe không phụ thuộc vào hiệu xe (Limousine, Mercedes, Toyota, Deawoo…) mà phụ thuộc vào đời xe, năm sản xuất, thông số kỹ thuật khác + Cần lập kế hoạch chuẩn bị thuê xe chi tiết (căn vào số lượng khách mời dự tính, phân bố số lượng khách cho loại xe, loại xe phục vụ…) + Cần chuẩn bị vận dụng kèm với xe đồ uống, tạp chí, sách báo, tập gấp hay thơng tin kiện (nếu có), đồ đường, số điện thoại liên hệ với người phụ trách vận chuyển, băng/ đĩa nhạc… Cần làm rõ nhiệm vụ cho công tác chuẩn bị (thuộc nhà tổ chức kiện hay thuê nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển tự lo liệu); + Trong số trường hợp cần có thêm u cầu về: an tồn, vệ sinh, đồng phục lái xe, tiện nghi, màu sơn xe, bảng đón khách, việc đổ xăng trước đón khách, thời gian đón khách, lịch trình, thái độ phục vụ người lái xe, việc giải yêu cầu phát sinh hợp đồng khách mời… nhà cung ứng dịch vụ Ngoài ra, số trường hợp cần thiết phải trực tiếp kiểm tra thông số kỹ thuật xe như: cách bố trí chỗ ngồi xe, mùi điều hịa, độ ồn, độ giảm xóc, phương tiện nghe nhìn, phương tiện thông tin liên lạc… + Người phụ trách phương tiện vận chuyển (của nhà tổ chức kiện) cần có danh sách lái xe với số điện thoại liên hệ, danh sách khách xe… + Lập lịch trình điều phối xe, cần thiết tham khảo thuê chuyên gia điều phối vận chuyển tư vấn cho công việc (trong trường hợp kiện lớn, quan trọng có tần suất, số lượng chuyến xe lớn) - Xe khách: có nhiều loại khác xe chỗ, 12 chỗ, 16 chỗ, 24 chỗ, 45 chỗ… Những ý lựa chọn xe khách tương tự xe chỗ (đã đề cập trên), cần ý số điểm sau: + Kiểm tra tính khả thi vận chuyển xe khách Ví dụ nơi đỗ xe, tuyến đường cho phép xe khách chạy, cần biết liệu nhà cung ứng có phép chạy thành phố không? + Khi thuê xe khách cho kiện cần lưu ý, số lượng khách cho xe nên khoảng 50-60% số ghế theo thiết kế xe (ví dụ với xe 45 chỗ nên sử dụng để vận chuyển khoảng từ 22 28 khách) Các phương tiện vận chuyển khác 56 Ngoài loại phương tiện chủ yếu nói trên, tổ chức kiện cịn sử dụng số loại phương tiện khác như: xe đạp, xe máy, xích lơ… nhiên cần lưu ý phương tiện sử dụng chủ yếu nhằm mục đích tạo lạ, tạo ấn tượng với khách mời điểm nhấn, chủ đề riêng kiện Ví dụ: việc ăn hỏi Hà Nội có nhiều nhà tổ chức đồn xích lơ dạo phố, hình thức đầu tạo ấn tượng thú vị 3.2.2 Tổ chức đón khách khách sử dụng các phương tiện vận chuyển công cộng Trong trường hợp này, người có trách nhiệm đón khách nên tham khảo quy trình sau: Có mặt điểm đón trước 15 phút so với kế hoạch Lựa chọn vị trí phù hợp, thuận tiện cho việc đón khách Cầm bảng đón khách (nếu cần) Nhận diện đón xác đồn khách Chào khách lịch sự, vui vẻ Giới thiệu tên người đón Làm quen với trưởng đồn (nếu có) Làm quen với thành viên khác đoàn Kiểm tra xác thơng tin thực tế so với danh sách đoàn 10 Phối hợp với khách việc kiểm tra hành lý, tư trang cá nhân 11 Mời, hướng dẫn khách vị trí ngồi theo sơ đồ chỗ ngồi (nếu có) 12 Cùng lái xe, phụ xe vận chuyển hành lý lên xe nhanh, gọn, cẩn thận 13 Tặng hoa, quà cho trưởng đoàn, thành viên đồn (nếu có kịch bản) 14 Mời xếp khách lên xe 15 Kiểm tra xác số lượng khách lại lần cuối 16 Thông báo khởi hành với lái xe đoàn khách 17 Chào mừng đoàn khách cung cấp thông tin - Giới thiệu đầy đủ thông tin ban tổ chức kiện - Hỏi thăm, quan tâm khách - Giới thiệu khái quát chương trình kiện - Cung cấp thông tin ban đầu cho khách - Thuyết minh đường 57 - Giới thiệu địa điểm tổ chức kiện/ nơi khách bố trí ăn nghỉ - Thống quy trình nhận buồng sở lưu trú với đoàn khách CUNG ỨNG DỊCH VỤ LƯU TRÚ 4.1 Quy trình bản việc tổ chức nhận buồng Liên hệ với lễ tân việc nhận buồng trước đoàn đến sở lưu trú Xác nhận xác số phịng, loại buồngvà thủ tục nhận phịng Cung cấp danh sách xác đoàn khách cho khách sạn Vận chuyển bàn giao hành lý cho khách Phối hợp với lễ tân, trưởng đồn (nếu cần) để nhanh chóng, xác hoàn tất thủ tục nhận buồng Nhận xác sơ đồ buồng, chìa khóa, phiếu dịch vụ miễn phí… từ lễ tân Kiểm tra cẩn thận thông tin liên quan đến dịch vụ khách sạn Phát chìa khóa cho khách theo danh sách bố trí từ trước, thơng báo nội dung chương trình kiện Đánh dấu xác số buồng khách vào danh sách đoàn 10 Giao hành lý cho nhân viên khuân vác theo danh sách buồng phân công (nếu có) 11 Phát danh thiếp, tập gấp khách sạn cho khách 12 Giới thiệu dịch vụ khách sạn (hay sở lưu trú) 13 Vị trí dịch vụ 14 Cách thức sử dụng dịch vụ 15 Giải nhanh cơng việc cịn tồn liên quan đến việc nhận buồng thủ tục đăng ký tạm trú cho khách 4.2 Quy trình chung việc tổ chức trả buồng Thông báo cho lễ tân xác ngày, trả phịng Thời gian cách thức tốn dịch vụ đồn Giờ báo thức khách (nếu cần) Thông báo xác ngày, trả buồng Hồn tất thủ tục trả buồng Thời gian cụ thể mang hành lý khỏi buồng Thanh toán đầy đủ dịch vụ phát sinh khách sử dụng (không nhà tổ chức kiện chi trả) 58 Kiểm tra cẩn thận giấy tờ cá nhân Lấy tiền, giấy tờ để hộp an toàn buồng quầy lễ tân 10 Hoàn tất thủ tục toán với khách sạn sở lưu trú (nếu có) 11 Thơng báo cho lái xe đón khách 12 Yêu cầu khách kiểm tra cẩn thận lại toàn hành lý trước rời khỏi buồng 13 Khóa cửa buồng trả lại chìa khóa quầy lễ tân 14 Yêu cầu khách tập trung đầy đủ khu vực tiền sảnh khách sạn đến việc kiểm tra buồng nhân viên buồng kết thúc 15 Đề nghị khách vận chuyển hành lý xe 16 Sắp xếp khách lên xe theo sơ đồ chỗ ngồi 17 Khẳng định lần cuối du khách không quên thứ 18 Giải nhanh chóng vấn đề phát sinh (nếu có) 19 Thơng báo rời khỏi khách sạn/ sở lưu trú CUNG ỨNG DỊCH VỤ ĂN UỐNG cung ứng dịch vụ ăn uống tổ chức kiện có hai hình thức bản: - Quản trị cung ứng dịch vụ ăn uống từ nhà cung ứng bổ trợ - Tổ chức phục vụ ăn uống cho khách Công việc bao gồm số nội dung sau: Kiểm tra thống thực đơn với nhà cung ứng sản phẩm ăn uống đáp ứng tiêu chuẩn: - Thực đơn phong phú, đa dạng, - Đảm bảo yêu cầu mặt dinh dưỡng bữa ăn hiệu kinh tế - Cơ cấu ăn hợp lý - Đảm bảo có ăn đặc sản địa phương - Thực đơn phải thay đổi bữa - Khơng đưa q nhiều ăn lạ vào bữa ăn - Trong thực đơn phải ghi rõ chế độ ăn kiêng, hay yêu cầu đặc biệt khách - Ghi rõ số lượng ăn bữa - Lượng thức ăn cần dùng bữa Thông báo chính xác địa điểm thời gian diễn bữa ăn đoàn 59 - Trước bữa ăn 15 phút, nhân viên phụ trách cần có mặt nhà hàng nơi diễn bữa ăn đoàn - Đảm bảo vệ sinh - Bố trí bàn ăn chu đáo - Kiểm tra cẩn thận tình hình phục vụ bữa ăn nhà hàng, khách sạn - Đón khách xếp khách vào bàn ăn chu đáo Thông báo rõ ràng thực đơn bữa ăn - Hướng dẫn cách ăn cho khách ăn lạ - Đảm bảo vệ sinh - Giới thiệu ăn đặc sản địa phương (nguyên liệu, cách chế biến) - Chúc khách ăn ngon miệng - Xử lý vấn đề phát sinh Thông tin phản hồi chất lượng cách thức phục vụ bữa ăn cho nhà hàng - Ký xác nhận số lượng suất ăn + đồ uống (nếu có) - Thanh tốn + lấy hóa đơn (nếu ăn nhà hàng bên khách sạn) - Thống thực đơn, ăn suất ăn cho bữa ăn nhà hàng (nếu có) CÂU HỎI ƠN TẬP Trình bày vai trò quản trị hậu cần tổ chức kiện Quản trị hậu cần tổ chức kiện cần tuân theo quy trình chung nào? Nêu yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động cung ứng dịch vụ vận chuyển Trong trình tổ chức đón khách sử dụng phương tiện vận chuyển công cộng cần lưu ý điều gì? Nêu quy trình việc tổ chức nhận trả buồng 60 CHƯƠNG 6: TỔ CHỨC ĐIỀU HÀNH CÁC HOẠT ĐỘNG CỦA SỰ KIỆN Mã chương: TCSK06 Giới thiệu: Các hoạt động kiện bao gồm tổ chức khai mạc kiện, diễn biến kiện kết thúc kiện Ở giai đoạn phải tuân theo bước cụ thể Nội dung chương cung cấp kiến thức để điều hành hoạt động kiện Mục tiêu: - Trình bày khái niệm khai mạc kiện, kết thúc kiện; - Xử lý tình tổ chức kiện; - Nghiêm túc, chủ động, tích cực q trình nghiên cứu, học tập Nội dung chính: TỔ CHỨC KHAI MẠC SỰ KIỆN 1.1 Tổ chức đón tiếp khách tại nơi diễn kiện Các nội dung việc tổ chức đón tiếp khách nơi diễn kiện bao gồm: Chuẩn bị thành phần đón tiếp khách (các thành viên ban tổ chức, nhân viên tổ chức kiện) - Phân cơng nhóm đón tiếp khách - Đối với khách VIP cần có thành viên quan trọng ban tổ chức kiện - Chuẩn bị đội ngũ lễ tân/ PG… (nếu cần thiết việc đón khách) Chuẩn bị khu vực đón tiếp trang thiết bị hỗ trợ đón tiếp khách Đón tiếp khách - Kiểm tra thơng tin thời gian điều kiện vận chuyển khách đến với kiện - Lịch sự, trang trọng đón tiếp khách phù hợp với quy tắc xã giao - Với khách đặc biệt (theo kế hoạch) phân công người kèm hướng dẫn ch Mời, hướng dẫn khách vào khu vực tổ chức kiện Làm thủ tục đăng ký ban đầu cho khách - Hướng dẫn khách đăng ký thông tin 61 - Phát tài liệu, quà cho khách - Hướng dẫn khách vào khu vực kiện 1.2 Khai mạc kiện Đối với kiện lớn, có lễ khai mạc riêng (có thể xem kiện tương đối độc lập), kiện nhỏ, cơng việc có liên quan đến khai mạc kiện bao gồm: Ổn định vị trí cho thành viên, khách mời tham gia kiện: - Tạo thuận lợi, thoải mái cho khách mời tham gia kiện - Tạo khơng khí sẵn sàng tham dự vào kiện Tiến hành khai mạc kiện theo kế hoạch dự kiến: - Tiến hành khai mạc kiện theo kế hoạch thống - Gây ấn tượng ban đầu tốt đẹp khách mời thành viên tham gia kiện Xử lý tình phát sinh: - Nhanh chóng nhận biết tình phát sinh dự kiến - Xác định mức độ ảnh hưởng tình phát sinh đến kiện - Tập trung ưu tiên giải tình - Phối hợp giải tình - Xử lý tình cách hợp lý tình cụ thể ĐIỀU HÀNH DIỄN BIẾN CỦA SỰ KIỆN 2.1 Điều hành sân khấu/ khu vực trình diễn/ khu vực thi đấu Kiểm tra, hồn tất cơng tác chuẩn bị có liên quan đến sân khấu/ khu vực trình diễn/ khu vực thi đấu: - Kiểm tra công tác chuẩn bị theo danh mục/ danh sách kiểm tra (check list) - Hồn tất cơng việc chuẩn bị cịn lại Theo dõi diễn biến kiện theo chương trình/ kịch bản: - Theo dõi diễn biến kiện theo lịch trình thời gian (tiến độ) có - Báo cáo với người có trách nhiệm có bất thường xảy Điều hành thành viên tham gia trình diễn cách có hiệu Phối hợp việc xử lý cố (nếu có): - Nhanh chóng nhận biết tình phát sinh ngồi dự kiến 62 - Xác định mức độ ảnh hưởng tình phát sinh đến kiện - Tập trung ưu tiên giải tình - Phối hợp giải tình - Xử lý tình cách hợp lý tình cụ thể Lập báo cáo có liên quan đến nội dung sân khấu/ khu vực trình diễn: - Chuẩn bị đầy đủ mẫu biểu danh sách kiểm tra có liên quan - Hồn thành báo cáo theo yêu cầu nhà quản lý kiện 2.2 Điều hành, quản lý khán giả khách mời Kiểm tra, hoàn tất việc chuẩn bị liên quan đến khách mời khán giả kiện: - Kiểm tra công tác chuẩn bị theo danh mục/ danh sách kiểm tra (check list) - Hoàn tất cơng việc chuẩn bị cịn lại Phân công nhiệm vụ theo dõi, giám sát khán giả khách mời Kiểm tra, giám sát diễn biến khán giả khách mời để phản hồi kịp thời cho nhà quản lý kiện: - Kiểm tra, giám sát đầy đủ diễn biến khán giả khách mời - Báo cáo với người có trách nhiệm có bất thường xảy Hướng dẫn khách mời/ khán giả tham gia vào nội dung kiện nhằm đạt mục tiêu kiện Phối hợp việc giải tình phát sinh liên quan đến khách mời/ khán giả: - Nhanh chóng nhận biết tình phát sinh dự kiến - Xác định mức độ ảnh hưởng tình phát sinh đến kiện - Tập trung ưu tiên giải tình - Phối hợp giải tình - Xử lý tình cách hợp lý tình cụ thể Lập báo cáo nội dung liên quan đến khách mời/ khán giả: - Chuẩn bị đầy đủ mẫu biểu danh sách kiểm tra có liên quan - Hoàn thành báo cáo theo yêu cầu nhà quản lý kiện 2.3 Điều hành các hoạt động phụ trợ Xác định đầy đủ danh mục hoạt động phụ trợ cho kiện (Biểu diễn nghệ thuật, giao lưu, tặng quà, hoạt náo, tham quan…) 63 Kiểm tra công tác chuẩn bị cho hoạt động phụ trợ: - Kiểm tra công tác chuẩn bị theo danh mục/ danh sách kiểm tra (check list) - Hồn tất cơng việc chuẩn bị cịn lại Phân cơng nhiệm vụ điều hành, tổ chức hoạt động phụ trợ Tiến hành triển khai hoạt động phụ trợ: - Kiểm tra, giám sát đầy đủ trình triển khai hoạt động phụ trợ - Hướng dẫn điều hành triển khai - Báo cáo với người có trách nhiệm có bất thường xảy (vượt phạm vi trách nhiệm) Phối hợp giải tình phát sinh: - Nhanh chóng nhận biết tình phát sinh ngồi dự kiến - Xác định mức độ ảnh hưởng tình phát sinh đến kiện - Tập trung ưu tiên giải tình - Phối hợp giải tình - Xử lý tình cách hợp lý tình cụ thể Lập báo cáo hoạt động phụ trợ kiện: - Chuẩn bị đầy đủ mẫu biểu danh sách kiểm tra có liên quan - Hoàn thành báo cáo theo yêu cầu nhà quản lý kiện KẾT THÚC SỰ KIỆN 3.1 Tổ chức bế mạc kiện Kiểm tra, hoàn tất công tác chuẩn bị cho bế mạc kiện: - Kiểm tra kỹ lưỡng công tác chuẩn bị cho bế mạc kiện - Tiến hành điều chỉnh kế hoạch bế mạc nội dung, hạng mục kèm theo (theo thay đổi kiện- có) - Hồn tất cơng tác chuẩn bị Chuẩn bị tài liệu báo cáo kiện cho lễ bế mạc (nếu có): - Thu thập báo cáo hạng mục kiện - Lập báo cáo tổng kết (ví dụ báo cáo cho thi đấu thể thao, hội nghị chuyên đề…) - Chuẩn bị tài liệu để phát cho khách mời 64 - Chuẩn bị tài liệu để chuyển cho quan báo chí, truyền thơng (nếu có) Tổ chức triển khai bế mạc kiện: - Phối hợp với ban tổ chức kiện triển khai bế mạc kiện theo kế hoạch định - Tặng quà lưu niệm, phần thưởng, gửi tài liệu (kỷ yếu, báo cáo… kiện thông tin mà nhà đầu tư kiện muốn truyền tải)… - Hoàn tất ấn tượng đốt đẹp mà kiện mang tới cho khách mời thành viên tham gia kiện Xử lý tình phát sinh: - Nhanh chóng nhận biết tình phát sinh ngồi dự kiến - Xác định mức độ ảnh hưởng tình phát sinh đến kiện - Tập trung ưu tiên giải tình - Phối hợp giải tình - Xử lý tình cách hợp lý tình cụ thể 3.2 Tiễn khách Tiễn khách rời lễ bế mạc kiện: - Phân công trách nhiệm cho thành viên ban tổ chức kiện nhân viên nhà tổ chức kiện tham gia việc chào, cảm ơn, tiễn khách rời lễ bế mạc kiện - Đưa đón hướng dẫn, hỗ trợ khách nơi lưu trú khách/ khu vực tổ chức liên hoan tổng kết (nếu có) - Trường hợp khách rời lễ bế mạc để quay công việc tiễn khách xem kết thúc Trường hợp khách quay nơi lưu trú xem xét bước Chuẩn bị tiễn khách rời sở lưu trú: - Kiểm tra cẩn thận giấy tờ liên quan đến khách - Chuẩn bị phương tiện vận chuyển khách - Thông báo cho đồn khách thơng tin cần thiết rời khách sạn/cơ sở lưu trú - Thơng báo thời gian xác làm thủ tục trả buồng rời khỏi khách sạn/ sở lưu trú - Thông báo thời gian nhân viên lễ tân báo thức rời khách sạn vào sáng sớm 65 - Thơng báo xác thời gian địa điểm xe đón đồn - Nhắc khách kiểm tra cẩn thận giấy tờ, đồ đạc Tổ chức vận chuyển khách từ sở lưu trú sân bay/nhà ga/ bến xe/ cửa khẩu… - Nhân viên đưa tiễn khách (nếu có theo phân cơng) nên có số câu hỏi hoạt động tham gia kiện khách - Tuyên truyền quảng cáo chủ đầu tư kiện nhà tổ chức kiện Chia tay khách: - Giúp khách vận chuyển, xếp hành lý - Giúp khách làm thủ tục xuất cảnh gửi hành lý - Chúc khách thượng lộ bình an - Cảm ơn (nếu có yêu cầu); Chào tạm biệt khách - Xử lý tình phát sinh (nếu có) 3.3 Thanh qút toán kiện Tổng hợp khoản chi phí kiện: Tập hợp diễn giải đầy đủ tất chi phí phát sinh thực tế kiện - Địa điểm - Ngày tháng - Tên người quản lý chi/ người chi - Khoản tiền chi - Lý chi Thanh toán với chủ đầu tư kiện: - Kiểm tra lại chi tiết điều khoản toán hợp đồng thuê dịch vụ tổ chức kiện - Tập hợp đầy đủ hóa đơn, chứng từ, giấy xác nhận dịch vụ sử dụng, hợp đồng cung ứng dịch vụ… có liên quan - Thương lượng giải khoản chi phí chưa thống nhất/ khoản chi phí phát sinh ngồi dự tốn ngân sách - Thanh tốn với chủ đầu tư kiện Thanh toán với nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ cho kiện (lưu trú, ăn uống, vận chuyển…) đối tác khác tham gia tổ chức kiện: 66 - Kiểm tra lại chi tiết điều khoản toán/ chất lượng dịch vụ hợp đồng cung ứng dịch vụ - Xem xét kỹ lưỡng, chi tiết hóa đơn, chứng từ, giấy xác nhận dịch vụ sử dụng, hợp đồng cung ứng dịch vụ… có liên quan - Thương lượng giải khoản chi phí chưa thống nhất/ khoản chi phí phát sinh ngồi dự toán ngân sách - Thanh toán với nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ cho kiện (lưu trú, ăn uống, vận chuyển…) đối tác khác tham gia tổ chức kiện 3.4 Phối hợp giải qút các cơng việc cịn lại sau kiện Nhận biết vấn đề tồn đọn sau kiện mong đợi họ để đưa giải pháp khắc phục cách thuyết phục hợp lý, có sở Cố gắng hiểu tìm cách để đáp ứng mong đợi khách, đảm bảo khách hàng đối tác hài lòng Xử lý công việc khác : - Phân loại, lập báo cáo cơng việc cịn lại sau chuyến (mất mát, thất lạc tài sản khách, tai nạn, bảo hiểm…) - Phối hợp xử lý cơng việc nói 3.5 Lập các báo cáo tổng kết về công tác tổ chức kiện Lập báo cáo kiện theo yêu cầu hợp đồng tổ chức kiện/ nhà đầu tư kiện: - Thu thập đầy đủ thơng tin có liên quan - Lập báo cáo chi tiết theo yêu cầu/ mẫu báo cáo thông dụng - Gửi, giải trình, điều chỉnh báo cáo với đối tác Lập báo cáo kiện để gửi cho quan quản lý nhà nước/ quan truyền thơng, báo chí: - Thu thập đầy đủ thơng tin có liên quan - Lập báo cáo chi tiết theo yêu cầu/ mẫu báo cáo thơng dụng - Gửi, giải trình, điều chỉnh báo cáo với đối tác Lập báo cáo nội (của nhà tổ chức kiện): - Thu thập đầy đủ thơng tin có liên quan - Lập báo cáo chi tiết theo mẫu doanh nghiệp tổ chức kiện theo yêu cầu cụ thể lãnh đạo - Gửi, giải trình, điều chỉnh báo cáo với đối tác Hoàn tất mẫu báo cáo cá nhân (nếu có): 67 - Tập hợp tài liệu, giấy tờ có liên quan đến cơng việc cá nhân - Lập báo cáo chi tiết theo mẫu doanh nghiệp tổ chức kiện theo yêu cầu cụ thể lãnh đạo - Gửi, giải trình, điều chỉnh báo cáo với đối tác Tổng kết công tác tổ chức kiện ban tổ chức kiện: - Tập hợp loại báo cáo, tài liệu… có liên quan - Đánh giá - Tổng kết công tác tổ chức kiện - Rút kinh nghiệm - Khen thưởng Tổng kết công tác tổ chức kiện nội nhà tổ chức kiện: - Tập hợp loại báo cáo, tài liệu… có liên quan - Đánh giá - Tổng kết công tác tổ chức kiện - Rút kinh nghiệm - Khen thưởng CÂU HỎI ƠN TẬP Trình bày nội dung việc tổ chức đón tiếp khách nơi diễn kiện Nêu cơng việc có liên quan đến khai mạc kiện Trong trình điều hành diễn biến kiện việc điều hành sân khấu cần thực nội dung nào? Trong trình điều hành diễn biến kiện việc điều hành, quản lý khán giả khách mời cần thực nội dung nào? Trong trình điều hành diễn biến kiện việc điều hành hoạt động phụ trợ cần thực nội dung nào? Trình bày cơng việc cần thực kết thúc kiện 68 TÀI LIỆU THAM KHẢO TS Lưu Kiếm Thanh, Kỹ tổ chức kiện, Học viện tài quốc gia, 2007 Quy trình tổ chức kiện, Văn hóa doanh nghiệp Giáo trình tổ chức kiện , ĐH Quảng Nam Một số trang Web, tài liệu viết liên quan đến Tổ chức kiện Việt Nam 69 ... hoạch tổng thể cho kiện; Chuẩn bị tổ chức kiện; Tổ chức đón tiếp khai mạc kiện; Tổ chức điều hành diễn biến kiện; Tổ chức phục vụ ăn uống kiện; Tổ chức phục vụ lưu trú, vận chuyển kiện; Tổ chức. .. ĐIỂM TỔ CHỨC SỰ KIỆN 5.1 Tổng quan về địa điểm tổ chức kiện Địa điểm tổ chức kiện (venue) nơi lựa chọn để tiến hành hoạt động kiện Đi liền với khái niệm tổ chức kiện không gian tổ chức kiện, ... HỎI ƠN TẬP Trình bày vai trò kế hoạch tổ chức kiện Nêu số yêu cầu lập kế hoạch tổ chức kiện Trình bày quy trình chung lập kế hoạch tổng thể tổ chức kiện 31 CHƯƠNG 4: CHUẨN BỊ TỔ CHỨC SỰ KIỆN Mã