CHƯƠNG 5 : QUẢN TRỊ HẬU CẦN TỔ CHỨC SỰ KIỆN
2. QUY TRÌNH CHUNG TRONG QUẢN TRỊ HẬU CẦN TRONG TỔ
CHỨC SỰ KIỆN
Quy trình chung trong quản trị hậu cần bao gồm các bước cơ bản sau: 1. Lập kế hoạch về cung ứng dịch vụ
2. Lựa chọn các nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ
3. Thương lượng và ký kết hợp đồng cung ứng dịch vụ 4. Kiểm soát và phối hợp cung ứng dịch vụ
5. Dự tính và xử lý các sự cố có liên quan
6. Tổng kết, đánh giá hoạt động cung ứng dịch vụ
2.1. Lập kế hoạch về cung ứng dịch vụ
Trong kế hoạch cung ứng dịch vụ cần phải chú ý đến việc lập tiến độ chi tiết cho từng loại dịch vụ, ngồi ra nên có kế hoạch dự phòng trong việc cung ứng dịch vụ.
2.2. Lựa chọn các nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ
2.2.1.Phân loại nhà cung ứng dịch vụ bở trợ
Có nhiều tiêu thức phân loại nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ cho doanh nghiệp. Trong quản trị tổ chức sự kiện người ta thường quan tâm đến các tiêu chí sau:
- Phân loại theo giá trị hàng mua: + Nhà cung ứng chính
+ Nhà cung ứng phụ
- Phân theo tính chất quan hệ: + Nhà cung ứng truyền thống + Nhà cung ứng mới
- Phân loại theo dịch vụ trong tổ chức sự kiện:
Theo cách phân loại này, với mỗi nhóm dịch vụ trong tổ chức sự kiện sẽ có các nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ tương ứng, thơng thường người ta chia ra các nhóm sau:
+ Nhà cung ứng dịch vụ lưu trú + Nhà cung ứng dịch vụ ăn uống
+ Nhà cung ứng trang thiết bị cho tổ chức sự kiện + Nhà cung ứng địa điểm tổ chức sự kiện
+ Nhà cung ứng các dịch vụ bổ trợ khác
2.2.2. Tìm kiếm các nhà cung ứng dịch vụ bở trợ
Việc tìm kiếm các nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ thường qua các nguồn thông tin sau:
+ Nguồn thơng tin nội bộ:
+ Nguồn thơng tin từ phía các nhà cung ứng
+ Nguồn thông tin từ các phương tiện thông tin đại chúng
2.2.3. Lựa chọn nhà cung ứng dịch vụ bở trợ
Có nhiều tiêu chuẩn làm căn cứ để lựa chọn nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ cho một sự kiện cụ thể, như:
- Giá cả của các hàng hóa dịch vụ (phù hợp với ngân sách sự kiện khơng) - Chất lượng hàng hóa, dịch vụ
- Thời gian cung ứng
- Uy tín và những đảm bảo của nhà cung ứng
- Những yêu cầu riêng của nhà tổ chức sự kiện mà nhà cung ứng có thể đáp ứng
- Khả năng của nhà cung ứng: ví dụ một khách sạn liệu có thể cung ứng được các dịch vụ buồng vào thời điểm tổ chức sự kiện hay không?
- Điều kiện thanh tốn…
2.3 Ký kết hợp đờng với nhà cung ứng
Một bản hợp đồng cung ứng (xem mẫu ở phụ lục) ngồi các thơng tin cần có của hợp đồng (như các căn cứ, thông tin các bên...) cần đặc biệt chú ý đến các thông tin liên quan đến việc cung ứng như:
- Tên, số lượng, quy cách, chất lượng, bao bì (nếu có) của hàng hóa/ dịch vụ;
- Giá cả, điều kiện thanh toán - Điều kiện cung ứng
- Thời gian cung ứng
- Hiệu lực của các bên khi vi phạm hợp đồng - Các điều kiện khác mà hai bên đã thỏa thuận
2.4. Kiểm soát và phối hợp cung ứng dịch vụ
Việc kiểm soát và phối hợp cung ứng dịch vụ mang tính đặc thù riêng cho từng loại hình dịch vụ. Nhìn chung việc kiểm sốt và phối hợp cung ứng dịch vụ có những bước cơ bản sau:
- Trước khi diễn ra sự kiện (hay theo thời hạn cung ứng dịch vụ) tiến hành liên hệ với nhà cung ứng, nếu cần thiết tiến hành kiểm tra sự chuẩn bị và sẵn sàng phục vụ của nhà cung ứng (trong hợp đồng nên có điều khoản này để thuận lợi cho việc kiểm tra);
- Thanh toán cho nhà cung ứng: thường là nhà tổ chức sự kiện phải thanh toán (hoặc đặt trước) cho nhà cung ứng một phần giá trị của dịch vụ (tùy theo thỏa thuận trong hợp đồng) trước khi cung ứng, theo đúng thời hạn nhà tổ chức sự kiện phải tuyệt đối đúng hẹn với điều kiện này.
- Phối hợp trong quá trình cung ứng dịch vụ
- Phát hiện và xử lý các sai phạm trong quá trình thực hiện hợp đồng