CHƯƠNG 5 : QUẢN TRỊ HẬU CẦN TỔ CHỨC SỰ KIỆN
1. TỔ CHỨC KHAI MẠC SỰ KIỆN
1.1. Tổ chức đón tiếp khách tại nơi diễn ra sự kiện
Các nội dung cơ bản trong việc tổ chức đón tiếp khách tại nơi diễn ra sự kiện bao gồm:
1. Chuẩn bị thành phần đón tiếp khách (các thành viên ban tổ chức, nhân viên tổ chức sự kiện)
- Phân cơng nhóm đón tiếp khách
- Đối với khách VIP cần có các thành viên quan trọng của ban tổ chức sự kiện
- Chuẩn bị đội ngũ lễ tân/ PG… (nếu cần thiết trong việc đón khách) 2. Chuẩn bị khu vực đón tiếp và các trang thiết bị hỗ trợ đón tiếp khách 3. Đón tiếp khách
- Kiểm tra thơng tin về thời gian và điều kiện vận chuyển của khách đến với sự kiện.
- Lịch sự, trang trọng đón tiếp khách phù hợp với các quy tắc xã giao - Với các khách đặc biệt (theo kế hoạch) phân công người đi kèm hướng dẫn ch 4. Mời, hướng dẫn khách vào khu vực tổ chức sự kiện
5. Làm các thủ tục đăng ký ban đầu cho khách - Hướng dẫn khách đăng ký thông tin
- Phát tài liệu, quà cho khách
- Hướng dẫn khách vào khu vực chính của sự kiện
1.2. Khai mạc sự kiện
Đối với các sự kiện lớn, có thể có những lễ khai mạc riêng (có thể xem như một sự kiện tương đối độc lập), còn đối với các sự kiện nhỏ, các cơng việc có liên quan đến khai mạc sự kiện bao gồm:
1. Ổn định vị trí cho các thành viên, khách mời tham gia sự kiện: - Tạo sự thuận lợi, thoải mái cho khách mời tham gia sự kiện - Tạo khơng khí sẵn sàng tham dự vào sự kiện
2. Tiến hành khai mạc sự kiện theo kế hoạch đã dự kiến: - Tiến hành khai mạc sự kiện theo kế hoạch đã thống nhất
- Gây được ấn tượng ban đầu tốt đẹp đối với khách mời và các thành viên tham gia sự kiện
3. Xử lý các tình huống phát sinh:
- Nhanh chóng nhận biết tình huống phát sinh ngồi dự kiến
- Xác định mức độ ảnh hưởng của tình huống phát sinh đến sự kiện - Tập trung ưu tiên giải quyết tình huống
- Phối hợp giải quyết tình huống
- Xử lý tình huống một cách hợp lý đối với từng tình huống cụ thể
2. ĐIỀU HÀNH DIỄN BIẾN CỦA SỰ KIỆN
2.1. Điều hành sân khấu/ khu vực trình diễn/ khu vực thi đấu
1. Kiểm tra, hồn tất cơng tác chuẩn bị có liên quan đến sân khấu/ khu vực trình diễn/ khu vực thi đấu:
- Kiểm tra công tác chuẩn bị theo danh mục/ danh sách kiểm tra (check list)
- Hồn tất các cơng việc chuẩn bị còn lại
2. Theo dõi diễn biến chính của sự kiện theo chương trình/ kịch bản: - Theo dõi diễn biến chính của sự kiện theo lịch trình thời gian (tiến độ) đã có
- Báo cáo với người có trách nhiệm nếu có những bất thường xảy ra 3. Điều hành các thành viên tham gia trình diễn một cách có hiệu quả 4. Phối hợp trong việc xử lý các sự cố (nếu có):
- Xác định mức độ ảnh hưởng của tình huống phát sinh đến sự kiện - Tập trung ưu tiên giải quyết tình huống
- Phối hợp giải quyết tình huống
- Xử lý tình huống một cách hợp lý đối với từng tình huống cụ thể 5. Lập báo cáo có liên quan đến nội dung sân khấu/ khu vực trình diễn: - Chuẩn bị đầy đủ các mẫu biểu hoặc các danh sách kiểm tra có liên quan - Hồn thành các báo cáo theo yêu cầu của nhà quản lý sự kiện
2.2. Điều hành, quản lý khán giả và khách mời
1. Kiểm tra, hoàn tất việc chuẩn bị liên quan đến khách mời và khán giả trong sự kiện:
- Kiểm tra công tác chuẩn bị theo danh mục/ danh sách kiểm tra (check list)
- Hồn tất các cơng việc chuẩn bị cịn lại
2. Phân cơng nhiệm vụ theo dõi, giám sát khán giả và khách mời.
3. Kiểm tra, giám sát các diễn biến của khán giả và khách mời để phản hồi kịp thời cho nhà quản lý sự kiện:
- Kiểm tra, giám sát đầy đủ các diễn biến của khán giả và khách mời - Báo cáo với người có trách nhiệm nếu có những bất thường xảy ra
4. Hướng dẫn khách mời/ khán giả tham gia vào các nội dung của sự kiện nhằm đạt được mục tiêu của sự kiện.
5. Phối hợp trong việc giải quyết các tình huống phát sinh liên quan đến khách mời/ khán giả:
- Nhanh chóng nhận biết tình huống phát sinh ngồi dự kiến
- Xác định mức độ ảnh hưởng của tình huống phát sinh đến sự kiện - Tập trung ưu tiên giải quyết tình huống
- Phối hợp giải quyết tình huống
- Xử lý tình huống một cách hợp lý đối với từng tình huống cụ thể 6. Lập báo cáo về các nội dung liên quan đến khách mời/ khán giả:
- Chuẩn bị đầy đủ các mẫu biểu hoặc các danh sách kiểm tra có liên quan - Hoàn thành các báo cáo theo yêu cầu của nhà quản lý sự kiện
2.3. Điều hành các hoạt động phụ trợ
1. Xác định đầy đủ danh mục các hoạt động phụ trợ cho sự kiện (Biểu diễn nghệ thuật, giao lưu, tặng quà, hoạt náo, tham quan…)
2. Kiểm tra công tác chuẩn bị cho các hoạt động phụ trợ:
- Kiểm tra công tác chuẩn bị theo danh mục/ danh sách kiểm tra (check list)
- Hồn tất các cơng việc chuẩn bị cịn lại
3. Phân cơng nhiệm vụ điều hành, tổ chức các hoạt động phụ trợ 4. Tiến hành triển khai các hoạt động phụ trợ:
- Kiểm tra, giám sát đầy đủ quá trình triển khai các hoạt động phụ trợ - Hướng dẫn điều hành triển khai
- Báo cáo với người có trách nhiệm nếu có những bất thường xảy ra (vượt quá phạm vi trách nhiệm)
5. Phối hợp giải quyết các tình huống phát sinh:
- Nhanh chóng nhận biết tình huống phát sinh ngoài dự kiến
- Xác định mức độ ảnh hưởng của tình huống phát sinh đến sự kiện - Tập trung ưu tiên giải quyết tình huống
- Phối hợp giải quyết tình huống
- Xử lý tình huống một cách hợp lý đối với từng tình huống cụ thể 6. Lập báo cáo về các hoạt động phụ trợ trong sự kiện:
- Chuẩn bị đầy đủ các mẫu biểu hoặc các danh sách kiểm tra có liên quan - Hồn thành các báo cáo theo yêu cầu của nhà quản lý sự kiện
3. KẾT THÚC SỰ KIỆN 3.1. Tổ chức bế mạc sự kiện
1. Kiểm tra, hồn tất cơng tác chuẩn bị cho bế mạc sự kiện: - Kiểm tra kỹ lưỡng công tác chuẩn bị cho bế mạc sự kiện
- Tiến hành điều chỉnh kế hoạch bế mạc và các nội dung, hạng mục kèm theo (theo những thay đổi trong sự kiện- nếu có)
- Hồn tất cơng tác chuẩn bị
2. Chuẩn bị các tài liệu báo cáo về sự kiện cho lễ bế mạc (nếu có): - Thu thập báo cáo về các hạng mục trong sự kiện
- Lập báo cáo tổng kết (ví dụ báo cáo cho một cuộc thi đấu thể thao, một hội nghị chuyên đề…)
- Chuẩn bị các tài liệu để chuyển cho các cơ quan báo chí, truyền thơng (nếu có)
3. Tổ chức triển khai bế mạc sự kiện:
- Phối hợp với ban tổ chức sự kiện triển khai bế mạc sự kiện theo kế hoạch đã định
- Tặng quà lưu niệm, phần thưởng, gửi tài liệu (kỷ yếu, báo cáo… về sự kiện hoặc thông tin mà nhà đầu tư sự kiện muốn truyền tải)…
- Hoàn tất những ấn tượng đốt đẹp mà sự kiện mang tới cho khách mời và các thành viên tham gia sự kiện
4. Xử lý các tình huống phát sinh:
- Nhanh chóng nhận biết tình huống phát sinh ngồi dự kiến
- Xác định mức độ ảnh hưởng của tình huống phát sinh đến sự kiện - Tập trung ưu tiên giải quyết tình huống
- Phối hợp giải quyết tình huống
- Xử lý tình huống một cách hợp lý đối với từng tình huống cụ thể
3.2. Tiễn khách
1. Tiễn khách rời lễ bế mạc sự kiện:
- Phân công trách nhiệm cho các thành viên trong ban tổ chức sự kiện và các nhân viên của nhà tổ chức sự kiện tham gia việc chào, cảm ơn, tiễn khách rời lễ bế mạc sự kiện
- Đưa đón hoặc hướng dẫn, hỗ trợ khách về nơi lưu trú của khách/ hoặc khu vực tổ chức liên hoan tổng kết (nếu có)
- Trường hợp khách rời lễ bế mạc để quay về công việc tiễn khách xem như kết thúc. Trường hợp khách còn quay về nơi lưu trú xem xét các bước tiếp theo
2. Chuẩn bị tiễn khách rời cơ sở lưu trú:
- Kiểm tra cẩn thận giấy tờ liên quan đến khách. - Chuẩn bị phương tiện vận chuyển khách.
- Thơng báo cho đồn khách thơng tin cần thiết khi rời khách sạn/cơ sở lưu trú.
- Thông báo thời gian chính xác làm thủ tục trả buồng và rời khỏi khách sạn/ cơ sở lưu trú.
- Thông báo thời gian nhân viên lễ tân báo thức nếu rời khách sạn vào sáng sớm
- Thơng báo chính xác về thời gian và địa điểm xe đón đồn. - Nhắc khách kiểm tra cẩn thận giấy tờ, đồ đạc.
3. Tổ chức vận chuyển khách từ cơ sở lưu trú ra sân bay/nhà ga/ bến xe/ cửa khẩu…
- Nhân viên đưa tiễn khách (nếu có và theo sự phân cơng) nên có một số câu hỏi về hoạt động tham gia sự kiện của khách.
- Tuyên truyền quảng cáo về chủ đầu tư sự kiện và nhà tổ chức sự kiện 4. Chia tay khách:
- Giúp khách vận chuyển, sắp xếp hành lý
- Giúp khách làm thủ tục xuất cảnh và gửi hành lý. - Chúc khách thượng lộ bình an
- Cảm ơn (nếu có u cầu); Chào tạm biệt khách - Xử lý các tình huống phát sinh (nếu có).
3.3. Thanh quyết toán sự kiện
1. Tổng hợp về các khoản chi phí trong sự kiện:
Tập hợp và diễn giải đầy đủ tất cả các chi phí phát sinh thực tế trong sự kiện
- Địa điểm - Ngày tháng
- Tên người quản lý chi/ người chi - Khoản tiền chi
- Lý do chi
2. Thanh toán với chủ đầu tư sự kiện:
- Kiểm tra lại chi tiết các điều khoản về thanh toán trong hợp đồng thuê dịch vụ tổ chức sự kiện
- Tập hợp đầy đủ các hóa đơn, chứng từ, giấy xác nhận dịch vụ đã sử dụng, hợp đồng cung ứng dịch vụ… có liên quan
- Thương lượng giải quyết các khoản chi phí chưa thống nhất/ hoặc các khoản chi phí phát sinh ngồi dự tốn ngân sách
- Thanh toán với chủ đầu tư sự kiện
3. Thanh toán với các nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ cho sự kiện (lưu trú, ăn uống, vận chuyển…) và các đối tác khác tham gia tổ chức sự kiện:
- Kiểm tra lại chi tiết các điều khoản về thanh toán/ chất lượng dịch vụ trong hợp đồng cung ứng dịch vụ
- Xem xét kỹ lưỡng, chi tiết các hóa đơn, chứng từ, giấy xác nhận dịch vụ đã sử dụng, hợp đồng cung ứng dịch vụ… có liên quan
- Thương lượng giải quyết các khoản chi phí chưa thống nhất/ hoặc các khoản chi phí phát sinh ngồi dự tốn ngân sách
- Thanh toán với các nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ cho sự kiện (lưu trú, ăn uống, vận chuyển…) và các đối tác khác tham gia tổ chức sự kiện
3.4. Phối hợp giải qút các cơng việc cịn lại sau sự kiện
1. Nhận biết được các vấn đề tồn đọn sau sự kiện và sự mong đợi của họ để có thể đưa ra các giải pháp khắc phục hoặc cách thuyết phục hợp lý, có cơ sở
2. Cố gắng hiểu và tìm mọi cách để đáp ứng mong đợi của khách, đảm bảo khách hàng và đối tác hài lòng
3. Xử lý các công việc khác :
- Phân loại, lập báo cáo về các cơng việc cịn lại sau chuyến đi (mất mát, thất lạc tài sản của khách, tai nạn, bảo hiểm…)
- Phối hợp xử lý các cơng việc nói trên
3.5. Lập các báo cáo và tổng kết về công tác tổ chức sự kiện
1. Lập các báo cáo về sự kiện theo yêu cầu của hợp đồng tổ chức sự kiện/ của nhà đầu tư sự kiện:
- Thu thập đầy đủ các thơng tin có liên quan
- Lập báo cáo chi tiết theo các yêu cầu/ mẫu báo cáo thông dụng - Gửi, giải trình, điều chỉnh báo cáo với các đối tác
2. Lập các báo cáo về sự kiện để gửi cho cơ quan quản lý nhà nước/ các cơ quan truyền thơng, báo chí:
- Thu thập đầy đủ các thơng tin có liên quan
- Lập báo cáo chi tiết theo các yêu cầu/ mẫu báo cáo thơng dụng - Gửi, giải trình, điều chỉnh báo cáo với các đối tác
3. Lập các báo cáo nội bộ (của nhà tổ chức sự kiện): - Thu thập đầy đủ các thơng tin có liên quan
- Lập báo cáo chi tiết theo mẫu của doanh nghiệp tổ chức sự kiện hoặc theo các yêu cầu cụ thể của lãnh đạo.
- Gửi, giải trình, điều chỉnh báo cáo với các đối tác 4. Hoàn tất các mẫu báo cáo cá nhân (nếu có):
- Tập hợp các tài liệu, giấy tờ có liên quan đến cơng việc cá nhân
- Lập báo cáo chi tiết theo mẫu của doanh nghiệp tổ chức sự kiện hoặc theo các yêu cầu cụ thể của lãnh đạo.
- Gửi, giải trình, điều chỉnh báo cáo với các đối tác
5. Tổng kết công tác tổ chức sự kiện của ban tổ chức sự kiện: - Tập hợp các loại báo cáo, tài liệu… có liên quan
- Đánh giá
- Tổng kết công tác tổ chức sự kiện - Rút kinh nghiệm
- Khen thưởng
6. Tổng kết công tác tổ chức sự kiện của nội bộ nhà tổ chức sự kiện: - Tập hợp các loại báo cáo, tài liệu… có liên quan
- Đánh giá
- Tổng kết cơng tác tổ chức sự kiện - Rút kinh nghiệm
- Khen thưởng
CÂU HỎI ÔN TẬP
1. Trình bày các nội dung cơ bản trong việc tổ chức đón tiếp khách tại nơi diễn ra sự kiện.
2. Nêu các cơng việc có liên quan đến khai mạc sự kiện.
3. Trong quá trình điều hành diễn biến của sự kiện việc điều hành sân khấu cần thực hiện những nội dung nào?
4. Trong quá trình điều hành diễn biến của sự kiện việc điều hành, quản lý khán giả và khách mời cần thực hiện những nội dung nào?
5. Trong quá trình điều hành diễn biến của sự kiện việc điều hành các hoạt động phụ trợ cần thực hiện những nội dung nào?
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. TS. Lưu Kiếm Thanh, Kỹ năng tổ chức sự kiện, Học viện tài chính quốc gia, 2007
2. Quy trình tổ chức sự kiện, Văn hóa doanh nghiệp 3. Giáo trình tổ chức sự kiện , ĐH Quảng Nam
4. Một số trang Web, tài liệu và bài viết... liên quan đến Tổ chức sự kiện ở Việt Nam.