CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ ĐÀO TẠO VÀ PHÁT TRIỂN NGUỒN NHÂN LỰC TRONG TỔ CHỨC
Những khái niệm cơ bản
1.1.1 Nguồn nhân lực và nguồn nhân lực trong tổ chức
Nhân lực, cùng với những yếu tố khác: tài chính, vật chất, công nghệ… là những nguồn lực để phát triển kinh tế xã hội của đất nước nói chung, và đối với sự phát triển của một tổ chức, doanh nghiệp nói riêng Trong đó, nguồn nhân lực có vai trò quyết định Bởi lẽ, đây là yếu tố cấu thành nên tổ chức, vận hành tổ chức, và quyết định sự thành bại của tổ chức Vậy nguồn nhân lực là gì?
- Theo định nghĩa của Liên Hợp Quốc: Nguồn nhân lực là trình độ lành nghề, là kiến thức và năng lực của toàn bộ cuộc sống con người hiện có thực tế hoặc tiềm năng để phát triển kinh tế xã hội trong một cộng đồng.
- Theo giáo trình Kinh tế nguồn nhân lực: “Nguồn nhân lực là nguồn lực con người” 1 Được xem xét ở hai khía cạnh: thứ nhất, với ý nghĩa là nguồn gốc, là nơi phát sinh ra nguồn lực, nguồn nhân lực nằm trong bản thân con người; thứ hai, là tổng thể nguồn lực của từng cá nhân con người.
- Theo nghĩa hẹp hơn, và để có thể lượng hoá trong công tác kế hoạch hoá ở nước ta, được quy định là một bộ phận của dân số, bao gồm những người trong độ tuổi lao động có khả năng lao động theo quy định của Bộ Luật lao động Việt Nam.
- Cũng theo giáo trình Kinh tế nguồn nhân lực, ở dạng khái quát nhất, có thể hiểu: “nguồn nhân lực là một phạm trù dùng để chỉ sức mạnh tiềm ẩn của dân cư, khả năng huy động tham gia vào quá trình tạo ra của cải vật chất, tinh thần cho xã hội trong hiện tại cũng như tương lai” 2
1.1.1.2 Nguồn nhân lực trong tổ chức
- Bất cứ một tổ chức, doanh nghiệp nào cũng được tạo thành bởi các thành viên là con người hay nguồn nhân lực của nó Do vậy, có thể nói, “ Nguồn nhân lực của một tổ chức bao gồm tất cả những người lao động làm việc trong tổ chức đó” 3
- Quá trình kinh doanh có tính chất cạnh tranh gay gắt như hiện nay, đòi hỏi mọi tổ chức hay doanh nghiệp phải thực sự làm chủ mình trong mọi hoạt động kinh doanh: từ nghiên cứu thị trường, hoạch định các phương án sản xuất kinh doanh, tổ
1 Giáo trình Kinh tế nguồn nhân lực, NXB ĐHKTQD, trang 12
2 Giáo trình Kinh tế nguồn nhân lực, NXB ĐHKTQD, trang 13
3 Giáo trình Quản trị nhân lực, NXB ĐHKTQD, trang 7 chức sản xuất, tiêu thụ sản phẩm… Để làm được điều đó, vai trò của nguồn nhân lực hết sức quan trọng, những người không ngừng phát triển các kiến thức khoa học để giải quyết các vấn đề của sự thay đổi trên thị trường.
1.1.2 Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực
Quản trị nhân lực đóng vai trò trung tâm trong việc thành lập các tổ chức và giúp cho các tổ chức tồn tại trên thị trường Trong thời đại ngày nay, với sự cạnh tranh ngày càng gay gắt trên thị trường, sự tiến bộ của khoa học kỹ thuật cùng với sự phát triển của nền kinh tế, vai trò của quản trị nhân lực ngày càng tăng Để giải quyết những vấn đề do hoạt động sản xuất kinh doanh đặt ra, quản trị nhân lực có nhiều hoạt động chủ yếu, và được chia thành 3 nhóm chức năng chủ yếu: Nhóm chức năng thu hút nguồn nhân lực; nhóm chức năng đào tạo và phát triển nguồn nhân lực; nhóm chức năng duy trì nguồn nhân lực Mỗi nhóm chức năng có vai trò, và thực hiện những nhiệm vụ riêng biệt Trong đó, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực được xem là “vấn đề sống còn của xã hội chúng ta”, nhằm sử dụng hiệu quả nguồn nhân lực hiện có, không ngừng nâng cao hiệu quả của tổ chức.
Vậy đào tạo và phát triển nguồn nhân lực là gì? Theo giáo trình Quản trị nhân lực “Đó là các hoạt động để duy trì và nâng cao hiệu chất lượng nguồn nhân lực của tổ chức, là điều kiện quyết định để các tổ chức có thể đứng vững và thắng lợi trong môi trường cạnh tranh” 4
- Theo nghĩa rộng, phát triển nguồn nhân lực “là tổng thể các hoạt động học tập có tổ chức được tiến hành trong những khoảng thời gian nhất định để nhằm tạo ra sự thay đổi hành vi nghề nghiệp của người lao động” 5
Nội dung của phát triển nguồn nhân lực trong tổ chức gồm ba hoạt động cơ bản là: giáo dục, đào tạo và phát triển.
- Giáo dục là “hoạt động học tập để chuẩn bị cho con người bước vào một nghề nghiệp hoặc chuyển sang một nghề mới, thích hợp hơn trong tương lai” 6
- Đào tạo là “hoạt động học tập nhằm giúp cho người lao động tiếp thu và rèn luyện các kỹ năng cần thiết để thực hiện có hiệu quả các chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của mình” 7
4 Giáo trình Quản trị nhân lực, NXB ĐHKTQD, trang 153
5 Giáo trình Quản trị nhân lực, NXB ĐHKTQD, trang 153
6 Giáo trình Quản trị nhân lực, NXB Lao động xã hội, trang 183
7 Giáo trình Quản trị nhân lực, NXB Lao động xã hội, trang 183
Hiệu quả thành tích công tác thực tế của nhân viên
Trạng thái lý tưởng Nhu cầu đào tạo
Kỹ thuật, kiến thức và năng lực hiện có của nhân viên
Hiệu quả thành tích công tác lý tưởng của nhân viên
Kỹ thuật, kiến thức và năng lực cần có của nhân viên Mức độ hiện thực
Sơ đồ 1.1: Phân tích nhu cầu đào tạo Giáo trình Quản trị nhân lực trong doanh nghiệp, trang 234
- Phát triển là “hoạt động học tập nhằm mở ra cho người lao động những công việc mới dựa trên định hướng phát triển trong tương lai của tổ chức” 8
Như vậy, các hoạt động giáo dục, đào tạo trong tổ chức chủ yếu phục vụ cho nhu cầu trước mắt để giúp người lao động thực hiện tốt công việc được giao, còn phát triển vượt qua ngoài phạm vi đó, hướng sự phát triển của người lao động đến tương lai.
Nội dung công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực
1.2.1 Xác định nhu cầu đào tạo
- Mục đích của việc phân tích nhu cầu đào tạo nhân viên là xác định những nhân viên nào cần được đào tạo và trọng điểm của nội dung đào tạo là gì Để tiến hành chương trình đào tạo, trước hết cần xác định chiến lược phát triển tương ứng của doanh nghiệp, năng lực cần có của nhân viên Tiếp đó, đánh giá năng lực thực tế của nhân viên trong doanh nghiệp, tìm ra khoảng cách giữa lý tưởng và thực tế
Nhu cầu đào tạo = thành tích công tác lý tưởng – thành tích công tác thực tế
Việc phân tích doanh nghiệp liên quan đến 3 vấn đề:
- Phân tích mục tiêu phát triển của tổ chức: bao gồm mục tiêu ngắn hạn, mục tiêu trung hạn và mục tiêu dài hạn Đó là những nhân tố đóng vai trò quyết định nhu cầu đào tạo tổng thể.
8 Giáo trình Quản trị nhân lực, NXB Lao động xã hội, trang 183
- Phân tích nhu cầu nguồn nhân lực của doanh nghiệp: Số lượng và chất lượng nguồn nhân lực mà doanh nghiệp cần có để thực hiện phát triển mục tiêu trong vài năm tới.
- Phân tích hiệu suất doanh nghiệp: Giá thành lao động, sản lượng và chất lượng sản phẩm, tỷ lệ báo hỏng (để thanh lý), tình hình sử dụng thiết bị, chi phí duy tu… Nghĩa là hiệu suất mà doanh nghiệp mong muốn được nâng cao thông qua việc đào tạo.
Việc phân tích ba phương diện trên sẽ cung cấp được cơ sở vĩ mô cho việc hình thành quá trình đào tạo tổng thể.
Thông qua việc phân tích chức vụ để xác định nhu cầu đào tạo ở từng góc độ công việc của từng chức vụ Cụ thể:
- Chức trách công tác của chức vụ, bao gồm nhiệm vụ công tác của chức vụ và mức độ khó dễ.
- Yều cầu nhậm chức của chức vụ: những điều kiện, tố chất cần có để thực hiện chức trách công tác này: kiến thức, kỹ năng, năng lực cần nắm bắt.
Thông qua việc phân tích chức trách công việc và tư cách nhậm chức, có thể xác định xem những nhân viên vốn có của doanh nghiệp cũng như nhân viên mới tuyển dụng có cần phải được đào tạo không và nên đào tạo với tiêu chuẩn khách quan nào.
Nghĩa là khảo sát nhu cầu đào tạo từ góc độ người nhậm chức:
Nhu cầu đào tạo của người nhậm chức = (hiệu quả thành tích mà công việc của chức vụ cần đạt trong hiện tại hoặc tương lai) – (Hiệu quả thành tích công tác thực tế hiện nay)
Yêu cầu hiệu quả thành tích công tác mà công việc của chức vụ quy định là tiêu chuẩn đo lường nhu cầu đào tạo, mức độ hiệu quả thành tích công tác thực tế trước mắt của người nhậm chức, là cơ sở để quyết định xem cá nhân đó có cần được đào tạo hay không Nếu có một khoảng cách giữa hiệu quả thành tích quy định với mức độ hiệu quả thành tích thực tế thì phải tiến hành đào tạo đối với người nhậm chức đó Nhân tố đánh giá hiệu quả thành tích công tác của người nhậm chức: thành tích thực tế trong công việc, chất lượng công việc, phương pháp làm việc, hiệu suất công việc…
1.2.1.4 Phương pháp xác định nhu cầu đào tạo Để xác định nhu cầu đào tạo, có nhiều phương pháp thu thập thông tin
- Sử dụng bảng câu hỏi
1.2.2 Xác định mục tiêu đào tạo
Công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực phải giúp ích cho tổ chức, doanh nghiệp thực hiện được mục tiêu Mục tiêu của đào tạo là những kiến thức, kỹ năng, cũng như thái độ, hành vi của người học phải đạt được sau khóa đào tạo
Khi xây dựng mục tiêu đào tạo, các nhà quản lý cần phải tuân thủ nguyên tắc SMART:
- Cụ thể (Specific): các mục tiêu đào tạo phải rõ ràng, chính xác.
- Đo lường được (Measurable): các mục tiêu này được viết ra và có thể đo lường được.
- Đạt đến được (Achievable): là những điều người học đạt được sau khóa học.
- Liên quan (Relevant): các mục tiêu này liên quan đến nội dung công việc cần mà người học đang đảm nhận và cần đào tạo.
- Hạn định thời gian hợp lý (Timebound): nêu rõ thời gian mà người học sẽ đạt được kết quả như mong muốn.
1.2.3 Xác định nguồn đào tạo
- Người thiếu kiến thức và kỹ năng cần cho công việc hoặc là người mà theo quan điểm của tổ chức, nếu được đào tạo sẽ có năng suất, chất lượng và hiệu quả lao động tốt hơn, phục vụ tốt hơn cho sự phát triển của tổ chức.
- Xác định số lượng người cần đào tạo có thể tham gia các lớp đào tạo. Trong mỗi thời điểm, ở từng đơn vị, chỉ có thể huy động được một số người đi học, không thể tổ chức toàn bộ nhân viên, bởi đơn vị đó vẫn phải thực hiện các công việc được giao.
1.2.4 Xây dựng chương trình và phương pháp đào tạo
1.2.4.1 Xây dựng chương trình đào tạo
Chương trình đào tạo là một hệ thống các môn học và bài học được dạy, cho thấy những kiến thức kỹ năng gì cần được dạy và dạy trong bao lâu.
- Môn học, bài học được dạy
- Kiến thức kỹ năng cần đào tạo
- Thời gian, địa điểm, cơ sở vật chất cho đào tạo
1.2.4.2 Phương pháp dào tạo a.Đào tạo trong công việc (OJT) Đào tạo trong công việc là việc thông qua quá trình làm việc để học tập kiến thức và kỹ năng Gồm những phương thức đào tạo như:
- Đào tạo theo kiểu chỉ dẫn công việc: Người dạy giới thiệu và giải thích về mục tiêu của công việc, chỉ dẫn tỉ mỉ, người học theo từng bước về cách quan sát, trao đổi, học hỏi và làm thử đến khi thành thạo dưới sự hướng dẫn chặt chẽ của người dạy.
- Đào tạo theo kiểu học nghề: Học viên được học lý thuyết trên lớp, sau đó được đưa đến làm việc dưới sự hướng dẫn của công nhân lành nghề , được thực hiện các công việc thuộc nghề cần học tới khi thành thạo tất cả các kỹ năng của nghề.
Mục tiêu, vai trò và nguyên tắc đào tạo và phát triển nguồn nhân lực
1.3.1 Mục tiêu của công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực trong doanh nghiệp
Mục tiêu của đào tạo và phát triển nguồn nhân lực là:
- Nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ và thái độ của người lao động
- Qua đó giúp tổ chức sử dụng có hiệu quả tối đa nguồn nhân lực hiện có, nhằm giúp thực hiện tốt các mục tiều được đặt ra trong hiện tại cũng như tương lai của tổ chức.
Cụ thể hơn, mục tiêu của đào tạo nhân lực là giúp người lao động hiểu rõ hơn về công việc, nắm vững hơn về nghề nghiệp của mình để thực hiện tốt hơn công việc được giao, làm việc tự giác hơn, có thái độ lao động tốt hơn và nâng cao khả năng thích ứng của họ đối với công việc trong tương lai.
1.3.2 Vai trò của công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực đóng một vai trò quan trọng đối với sự phát triển của tổ chức và đối với cá nhân người lao động.
- Đào tạo giúp người lao động nâng cao năng suất, chất lượng và hiệu quả thực hiện công việc được giao Nhờ đó, giá thành sản phẩm hạ, khả năng bán hàng và dịch vụ tốt hơn, thị trường tiêu thụ sản phẩm được mở rộng.
- Thông qua đào tạo, khả năng tự tiến hành công việc một cách độc lập và tự giác của người lao động Giảm chi phí lao động cho việc giám sát quá trình làm việc
- Nhờ quá trình đào tạo, tổ chức duy trì và nâng cao được chất lượng nguồn nhân lực của mình, có đội ngũ nhân viên có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao, giúp tổ chức có được tính ổn định, tính năng động trong hoạt động, áp dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật và quản lý vào hoạt động.
- Nhờ có đào tạo, tổ chức tạo ra được đội ngũ nhân viên giỏi, duy trì đội ngũ nhân viên đó, và thu hút nhân viên giỏi đến với tổ chức, từ đó nâng cao lợi thế cạnh tranh.
1.3.2.2 Đối với người lao động
- Nhờ có đào tạo, năng suất chất lượng và hiệu quả lao động sẽ tăng, nhờ đó, người lao động được hưởng thù lao cao hơn, có uy tín hơn trong con mắt đồng nghiệp.
- Mức độ hài lòng của người lao động đối với công việc sẽ tăng, người lao động gắn bó hơn với tổ chức.
- Người lao động có tính chuyên nghiệp hơn, các nhu cầu và nguyện vọng của họ sẽ được đáp ứng tốt hơn.
- Tạo ra được sự thích ứng của người lao động đối với công việc trong hiện tại cũng như tương lai, tạo cho họ có cách nhìn, cách tư duy mới trong công việc, nâng cao tính sáng tạo của họ đối với công việc.
- Nói khác đi, đào tạo đóng vai trò quan trọng trong việc tạo “thương hiệu cá nhân” cho người lao động, giúp họ có chỗ đứng và vị thế vững chắc trên thị trường lao động với mức giá công lao động cao.
1.3.3 Những nguyên tắc cần tuân thủ của công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực trong một tổ chức
1.3.3.1 Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực phải hướng vào thực hiện mục tiêu của tổ chức
- Nguyên tắc này đòi hỏi khi xây dựng kế hoạch đào tạo, người phụ trách phải căn cứ vào mục tiêu của tổ chức để xác định:
+ Nội dung đào tạo, kiến thức, kỹ năng cần được đào tạo
+ Thái độ với công việc người lao động cần có
- Mục tiêu của tổ chức khá đa dạng, gồm mục tiêu ngắn hạn, trung hạn và dài hạn.
1.3.3.2 Đào tạo phải xuất phát từ nhu cầu đào tạo Đào tạo để phục vụ cho nhu cầu công việc, vì vậy, trong điều kiện nguồn lực có hạn, tổ chức cần lựa chọn đào tạo kiến thức, kỹ năng gì là cần thiết để giúp người lao động hoàn thành nhiệm vụ được giao, qua đó giúp tổ chức đạt được mục tiêu của mình Nói cách khác, nội dung đào tạo phải xuất phát từ nhu cầu đào tạo.
- Nhu cầu đào tạo từ phía tổ chức: gồm những kiến thức, kỹ năng mà tổ chức muốn người lao động phải nắm vững và số lượng người cần đào tạo ở từng loại kiến thức, kỹ năng đó.
- Nhu cầu đào tạo từ phía người lao động: gồm mong muốn học tập của người lao động theo bậc trình độ, và theo từng loại kiến thức kỹ năng Có hai trường hợp:
+ Trùng với dự kiến của tổ chức: người lao động được đào tạo theo kế hoạch đã xây dựng.
+ Không nằm trong kế hoạch, tổ chức có thể hỗ trợ một phần kinh phí và tạo điều kiện cho người lao động đi học hoặc không.
1.3.3.3 Đào tạo phải gắn với sử dụng nhân lực sau đào tạo Để việc đào tạo có ý nghĩa, tổ chức cần có chính sách sử dụng nhân lực sau đào tạo một cách đúng đắn Những kiến thức và kỹ năng mà người lao động đạt được trong quá trình đào tạo phải được tổ chức tạo điều kiện để ứng dụng trong thực tiễn.
1.3.3.4 Tổ chức quá trình đào tạo phải đảm bảo không gây ảnh hưởng đến sản xuất kinh doanh và công tác của tổ chức
Nguyên tắc này đòi hỏi khi lên kế hoạch đào tạo, tổ chức phải tính toán sao cho việc thực hiện quá trình đào tạo không gây ảnh hưởng xấu đến kết quả hoạt động của tổ chức Do vậy tổ chức cần phải:
- Phải tính toán tổ chức đào tạo vào thời điểm nào để huy động nhiều người tham gia nhất
Các nhân tố tác động đến công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực
- Kinh tế phát triển, doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả, sẽ chú trọng hơn cho đầu tư vào công tác đào tạo, phát triển
- Cạnh tranh trên thị trường, đòi hỏi doanh nghiệp muốn có chỗ đứng phải nâng cao chất lượng nguồn nhân lực.
1.4.1.2 Môi trường chính trị, pháp lý
- Chính trị ổn định, hoạt động của doanh nghiệp, đời sống của người lao động được ổn định, tạo điều kiện thuận lợi cho thực hiện công tác đào tạo, phát triển
- Chế độ chính sách của nhà nước ảnh hưởng lớn đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Ảnh hưởng đến năng suất, hiệu quả hoạt động, từ đó ảnh hưởng đến nguồn lực tài chính của doanh nghiệp, đến kinh phí có thể chi cho đào tạo.
1.4.1.3 Môi trường văn hoá, giáo dục
Hệ thống giáo dục tốt, trình độ người lao động được nâng cao, ảnh hưởng lớn đến công tác đào tạo của doanh nghiệp
Kinh tế thế giới phát triển mạnh mẽ, khoa học công nghệ phát triển tốc độ cao, đòi hỏi doanh nghiệp chú trọng vào đào tạo, nâng cao trình độ NLĐ để theo kịp sự phát triển đó.
1.4.2 Các yếu tố thuộc môi trường bên trong doanh nghiệp
1.4.2.1 Mục tiêu, chiến lược của doanh nghiệp
Chiến lược ngắn hạn, dài hạn sẽ quyết định số lượng lao động được đào tạo,nội dung, kinh phí… cho công tác đào tạo của doanh nghiệp Thông thường, mục tiêu ngắn hạn tập trung vào việc làm thế nào thực hiện tốt công việc được giao, vì vậy việc đào tạo tập trung vào khắc phục các thiếu sót trong kiến thức, kỹ năng và thái độ đối với công việc hiện tại Đối với mục tiêu dài hạn, tổ chức phải lựa chọn những cá nhân nòng cốt để đào tạo chuyên sâu, đồng thời có chương trình đào tạo đối với số đông lao động còn lại theo chương trình đào tạo định hướng.
1.4.2.2 Cơ sở vật chất kỹ thuật của doanh nghiệp
- Quy mô mở rộng, doanh nghiệp phải thuê thêm lao động, đòi hỏi phải đầu tư nhiều cho đào tạo, đó là đào tạo cho những nhân viên mới tuyển thêm đáp ứng yêu cầu công việc, đào tạo cho những người đang làm việc đáp ứng được những yêu cầu công việc mới phát sinh.
- Cơ sở vật chất hiện đại, phải nâng cao trình độ, tay nghề cho NLĐ để khai thác và sử dụng máy móc, thiết bị đó.
1.4.2.3 Nguồn tài chính của doanh nghiệp Đào tạo là một hoạt động quản trị nhân lực đòi hỏi rất nhiều kinh phí Tài chính của doanh nghiệp lớn, doanh nghiệp có khả năng đầu tư nhiều vào công tác đào tạo, không chỉ số lượng người được đào tạo, mà còn chất lượng của các chương trình này cũng được đảm bảo: doanh nghiệp có thể lựa chọn những phương pháp đào tạo hiện đại, chất lượng, hiệu quả.
1.4.2.4 Nguồn nhân lực của doanh nghiệp
Người lao động trong doanh nghiệp là đối tượng và mục tiêu mà chương trinhd đào tạo hướng đến Trình độ NLĐ của doanh nghiệp thấp, nhu cầu đào tạo cao, do đó nó ảnh hưởng đến kinh phí, thời gian dành cho chương trình đào tạo và ngược lại Nếu như doanh nghiệp thực hiện đánh giá tốt chất lượng nguồn nhân lực, nắm bắt được họ thiếu kỹ năng gì, ai cần được đào tạo, giúp họ xây dựng chương trình đào tạo có hiệu quả
1.4.2.5 Triết lý quản lý của lãnh đạo doanh nghiệp
- Nếu quan niệm đào tạo là chi phí, kinh phí dành cho đào tạo bị thu hẹp, bởi lợi nhuận của doanh nghiệp bằng doanh thu trừ chi phí Nếu chi phí tăng, lợi nhuận giảm Do vậy, doanh nghiệp càng cắt giảm chi phí, càng tăng lợi nhuận.
- Nếu quan niệm đào tạo là 1 khoản đầu tư, doanh nghiệp sẽ chú trọng hơn đến công tác đào tạo Có thể làm tăng chi phí trước mắt, nhưng làm tăng hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp trong tương lai, do đào tạo giúp bổ sung kiến thức, kỹ năng còn thiếu cho người lao động, tạo động lực cho họ làm việc, từ đó đem lại hiệu quả cao trong công việc.
1.4.2.6 Các công tác khác trong quản lý nguồn nhân lực của doanh nghiệp a.Tuyển dụng
Nhân viên được tuyển dụng là đối tượng đầu tiên được đào tạo Bởi vì, việc đào tạo, một mặt được coi là tiêu chuẩn cơ bản trong việc tìm kiếm nhân viên, mặt khác, bất kỳ nhân viên nào khi đã được tuyển chọn vào doanh nghiệp đều cần được phân cấp, phân loại đào tạo cho phù hợp với cương vị trước mắt, để từ đó xây dựng được một quan niệm nghề nghiệp, quy tắc nghề nghiệp và năng lực nghề nghiệp tương ứng. b.Phân tích công việc
Bản mô tả công việc, yêu cầu chuyên môn, tiêu chuẩn thực hiện công việc là cơ sở để xây dựng chương trình đào tạo hợp lý Thông qua các công cụ này, tìm ra đòi hỏi của công việc đối với người làm công việc đó, xây dựng nên chương trình đào tạo hướng đến người lao động để giúp họ thực hiện công việc tốt hơn, đáp ứng nhu cầu phát sinh cũng như với những thay đổi của môi trường xung quanh. c.Sắp xếp, bố trí công việc
Công tác sắp xếp công việc cần phải xếp những vị trí công tác khác nhau cho phù hợp với từng nhân viên Điều này đòi hỏi sự phối hợp lớn nhất giữa tố chất, năng lực công tác, đặc điểm hành vi của nhân viên với tính chất công việc Trong khi đào tạo lại là một phương pháp phối hợp giữa nhân viên và công việc Qua đào tạo, nhân viên sẽ có điều kiện để đáp ứng yêu cầu công việc. d.Đánh giá thực hiện công việc
Kết quả của đánh giá thực hiện công việc là cơ sở của đào tạo Khi kết quả đánh giá hiệu quả thành tích công tác không thể đáp ứng được yêu cầu của công việc thì phải tiến hành việc đào tạo nhân viên Sau đó, lấy chính hiệu quả thành tích công tác của nhân viên được đào tạo để kiểm nghiệm hiệu quả đào tạo. e.Lương thưởng và chế độ phúc lợi
Là cơ sở để người lao động vươn lên, làm tốt công việc, là cơ sở để xác định nguồn và nội dung của công tác đào tạo Bởi khi thực hiện chế độ tiền lương , tiền thưởng phải chú trọng vào kết quả trực tiếp từ thành tích công tác của nhân viên,đào tạo có quan hệ gián tiếp với tiền lương và tiền thưởng Chỉ thông qua việc không ngừng nâng cao năng lực nghề nghiệp của nhân viên thì hiệu quả thành tích công tác mới được cải thiện.
PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG CÔNG TÁC ĐÀO TẠO VÀ PHÁT TRIỂN NGUỒN NHÂN LỰC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BẢO VỆ THỰC VẬT I TRUNG ƯƠNG
Tổng quan về công ty cổ phần bảo vệ thực vật I Trung Ương
2.1.1 Quá trình hình thành, phát triển
- Công ty được thành lập theo QĐ số 403NN-TCCB/QĐ ngày 26/11/1985 của Bộ Nông nghiệp và Công nghiệp Thực phẩm (nay là Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn).
- Theo QĐ số 08-NN/TCCB/QĐ ngày 06/01/1993, Công ty đã trở thành doanh nghiệp độc lập trực thuộc Bộ.
- QĐ số 3112/BNN-ĐMDN ngày 10/11/2005, Công ty đã chuyển thành Công ty cổ phần bảo vệ thực vật 1 Trung ương Công ty chính thức đi vào hoạt động theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 010301275, đăng ký lần đầu vào ngày 05/06/2006 do Sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội cấp.
Quá trình phát triển của công ty có thể được chia thành hai giai đoạn: a.Trước khi cổ phần hoá (trước t6/2006)
Hoạt động của công ty kém hiệu quả, tốc độ tiêu thụ sản phẩm chậm, do bộ máy tổ chức cồng kềnh, một số bộ phận chưa thích nghi và chưa đáp ứng yêu cầu công việc trước tình hình mới Bên cạnh đó, thị trường thuốc BVTV cạnh tranh gay gắt, có sự tham gia của nhiều doanh nghiệp trong và ngoài nước. b.Sau khi cổ phần hoá (sau t6/2006)
- Ban đổi mới doanh nghiệp tiến hành cổ phần hóa công ty, với số vốn điều lệ là 35 tỷ, theo cơ cấu vốn của công ty: 53% của nhà nước, 47% của cổ đông.
- Kết quả sản xuất kinh doanh của công ty đã được cải thiện sau khi cổ phần hóa Bộ máy tổ chức được tinh giản, hiệu quả làm việc tăng, cùng cơ chế hoạt động linh hoạt, cán bộ và sản phẩm của công ty đã có mặt ở hầu hết các tỉnh thành trong cả nước Trải qua hơn 22 năm phấn đấu vì một nền nông nghiệp xanh, sạch, bền vững, công ty đã được nhà nước tặng huân chương lao động hạng ba, hạng hai và
Bộ nông nghiệp phát triển nông thôn tặng nhiều bằng khen
2.1.2 Lĩnh vực hoạt động kinh doanh
- Từ 11/1985 đến 11/1992: cung ứng vật tư bảo vệ thực vật
- Từ 1993 đến 6/2006: kinh doanh vật tư bảo vệ thực vật, xuất nhập khẩu vật tư BVTV, phân bón, nông sản.
- Từ 7/2006 đến nay: kinh doanh trên nhiều lĩnh vực: sản xuất, thương mại tư liệu sản xuất, tiêu dùng.
2.1.2.2 Sản phẩm, dịch vụ chính
Tất cả các loại dược phẩm của công ty được sản xuất và phân theo ba loại cơ bản:
- Mua thành phẩm được sản xuất hoàn chỉnh từ các nhà cung cấp để cung ứng trực tiếp đến khách hàng.
- Mua thành phẩm dạng bao bì lớn để sang chai, đóng gói tại các đơn vị sản xuất để có được thành phẩm bán ra thị trường.
- Mua nguyên vật liệu chính gồm hoạt chất và các phụ gia để phối chế, sản xuất ra sản phẩm hoàn chỉnh.
Hiện nay, sản phẩm của công ty rất đa dạng, lên tới 60 loại sản phẩm khác nhau, và được chia thành 5 nhóm chính Có một số sản phẩm công ty độc quyền cung ứng: Ofatox 400EC, Vida 35C, Kayazinon 10g… được sản xuất ngày càng nhiều.
Theo quy định của Công ty, nhiệm vụ mà Công ty cần thực hiện là:
- Tiến hành sản xuất gia công đóng gói thuốc trừ sâu bệnh, cỏ dại, chuột…
- Tổ chức cung ứng đủ vật tư BVTV cho cơ sở sản xuất trong vùng thông qua hệ thống mạng lưới BVTV từ tỉnh xuống xã nhằm sử dụng đúng đối tượng, đúng thời gian, liều lượng để nâng cao hiệu quả thuốc trừ sâu trong quá trình sử dụng.
- Tự tạo nguồn ngoại tệ để phục vụ sản xuất kinh doanh và dịch vụ của công ty Tổ chức khai thác, sử dụng hiệu quả các nguồn ngoại tệ để phục vụ tốt nhiệm vụ chính trị, đồng thời bù đắp chi phí cho sản xuất, kinh doanh.
- Thực hiện đầy đủ các chủ trương chính sách, chế độ quản lý kinh tế, khoa học kỹ thuật, xuất nhập khẩu và giao dịch đối ngoại của Nhà nước, tiến hành đúng chế độ pháp lệnh tài chính kế toán.
- Thực hiện đúng các điều đã cam kết trong các hợp đồng.
- Thường xuyên tiến hành các biện pháp để không ngừng nâng cao chất lượng thuốc trừ sâu, nắm chắc diễn biến của sâu bệnh để đưa vào sản xuất các loại thuốc trừ sâu phù hợp.
- Được tổ chức theo chức năng, tất cả các phòng ban, các chi nhánh hoạt động theo sự điều hành trực tiếp của Hội đồng quản trị và Ban giám đốc công ty, bao gồm:
+ Ban giám đốc: 01 giám đốc, và 01 phó giám đốc.
+ Các phòng chức năng: gồm 05 phòng ban
+ Các đơn vị trực thuộc: 11 chi nhánh và 05 tổ bán hàng.
- Cơ cấu tổ chức của Công ty theo mô hình chức năng giúp cho các bộ phận của công ty thực hiện từng chức năng riêng biệt, có tính chuyên môn hóa cao, hình thành những người lãnh đạo được chuyên môn hóa
- Theo mô hình này, mọi quyết định của cấp trên phải trải qua nhiều khâu trung gian mới tới được người thực hiện Bên cạnh đó, công ty có khá nhiều chi nhánh, tổ Bán hàng, xưởng sản xuất, đảm nhiệm những nhiệm vụ quan trọng, chịu sự quản lý của nhiều cấp Như vậy, mô hình chức năng làm hoạt động của công ty gặp một số khó khăn, đặc biệt trước sự thay đổi nhanh chóng của môi trường.
Cơ cấu tổ chức của công ty thể hiện ở sơ đồ 2.1:
Ban giám đốc Công ty
Phòng Tổ chức Hành chính Phòng Tài chính-Kế toán Phòng Phát triển sản phẩm Phòng Kinh doanh Phòng Công nghệ & Sản xuất
Chi nhánh Phía Nam Chi nhánh Nam Trung Bộ Chi nhánh Nam Khu IV Chi nhánh Thanh Hóa Chi nhánh Phía Bắc Chi nhánh Tây Nguyên
Xưởng Tp Hồ Chí Minh Chi nhánh Quảng Ngãi
Xưởng Đà Nẵng Tổ Bán hàng khu vực II
Tổ bán hàng Khu vực I
Chi nhánh Phú YênChi nhánh Thừa Thiên Huế Tổ Bán hàng khu vực III Xưởng Hải Phòng Đại hội đồng cổ đông
Tổ Bán hàng khu vực IIITổ Bán hàng khu vực III
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy của công ty
Nguồn : Phòng Tổ chức – Hành chính
2.1.5 Đặc điểm về nguồn nhân lực của công ty
Bảng 2.1: Cơ cấu lao động của công ty từ 31/12/2005 đến 31/12/2009
Nguồn: Phòng Tổ chức – Hành chính
Số lượng lao động và cơ cấu lao động của công ty từ khi cổ phần hóa đến nay được thể hiện qua bảng 2.1
- Ta thấy, từ khi cổ phần hóa, số lượng lao động của công ty giảm nhanh (từ
261 lao động năm 2005 xuống 127 lao động năm 2006), giúp cơ cấu tổ chức của công ty tinh gọn hơn Sở dĩ số lao động của công ty năm 2009 nhiều hơn năm 2008 do công ty mở thêm 02 tổ bán hàng: tổ bán hàng khu vực IV, V.
- Về cơ cấu giới, nhìn chung qua các năm, số lượng lao động nam trong công ty luôn nhiều hơn lao động nữ, bình quân gấp khoảng 2,5 lần, do xuất phát từ đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty là thuốc BVTV, đây là loại vật tư rất độc hại.
Thực trạng công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực tại công ty cổ phần bảo vệ thực vật I Trung Ương
2.2.1 Nhận thức về vai trò và mục tiêu đào tạo và phát triển nguồn nhân lực của Công ty
Ban lãnh đạo Công ty đã nhận thấy vai trò quan trọng của nguồn nhân lực: Nhân lực là yếu tố then chốt đối với sự phát triển của công ty Vì vậy, ngay sau khi cổ phần hóa, hoạt động đào tạo và phát triển nguồn nhân lực đã được Công ty chú trọng đầu tư Vậy, tại sao Công ty lại đánh giá cao vai trò của công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực?
Khi tiến hành phỏng vấn cô Nguyễn Thị Kim Xuân, với câu hỏi: “Các hoạt động đào tạo và phát triển nguồn nhân lực mà Công ty thực hiện từ trước đến nay, đặc biệt là từ khi cổ phần hóa, đã đem lại cho Công ty những lợi ích gì?” Từ câu trả lời của cô, có thể tóm tắt vai trò của hoạt động đào tạo mà Công ty đang thực hiện là:
- Đào tạo trang bị cho Cán bộ công nhân viên những kỹ năng chuyên môn và nghề nghiệp cần thiết, giúp họ hoàn thành công việc nhanh chóng và hiệu quả hơn.
- Tố chất của nhân viên ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất lao động của Công ty, đặc biệt đối với một số hoạt động kinh doanh mà nhân viên tiếp xúc trực tiếp với khách hàng như hoạt động bán hàng, thì chuyên môn và thái độ của nhân viên ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín kinh doanh Do vậy, đào tạo là hoạt động đầu tư mang lại sự thành công chung cho cả hai: Công ty và nhân viên.
- Đào tạo là nghệ thuật động viên nhân viên, gia tăng sự gắn bó của họ đối với công ty, bởi khi nhân viên làm tốt công việc, học sẽ có thái độ tự tin, làm việc chủ động hơn, nâng cao mức độ thỏa mãn của họ trong công việc, và họ có động lực để tự gia tăng hiệu suất làm việc
- Ngày 27/11/2009, công ty đã ra quy định về chế độ đào tạo và bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ đối với cán bộ công nhân viên Theo quy định này, mục tiêu nhằm:
+ Xây dựng đội ngũ cán bộ công nhân viên thành thạo về chuyên môn, nghiệp vụ, tận tụy với công việc
+ Có trình độ quản lý đáp ứng yêu cầu công việc nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty.
+ Thông qua chương trình đào tạo, có thể khuyến khích, tạo động lực cho người lao động, giúp họ thỏa mãn nhu cầu tự nâng cao giá trị và phát huy tài năng của họ
- Căn cứ vào nhu cầu đào tạo, và mục tiêu đào tạo này, ta thấy, công ty rất chú trọng đầu tư đào tạo các khóa học an toàn, nhằm giảm thiểu khả năng vi phạm an toàn lao động Đào tạo nâng cao trình độ chuyên môn cho nhân viên cũng được chú trọng, do công ty có 5 phòng ban, 11 chi nhánh, 05 tổ Bán hàng Còn đối với đào tạo sử dụng máy móc thiết bị được thực hiện ít hơn Do công ty chỉ có 03 xưởng sản xuất, hoạt động của các xưởng này theo mùa vụ, cho những lao động mùa vụ Điều này phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty.
- Khi phỏng vấn cô Nguyễn Thị Kim Xuân, với câu hỏi: “Mục tiêu của các hoạt động đào tạo mà Công ty hướng tới là gì?” Câu trả lời tôi nhận được đó là: Đào tạo cho Cán bộ công nhân viên trong Công ty có đủ kiến thức, kỹ năng đảm bảo đáp ứng những yêu cầu công việc đặt ra”.
2.2.2 Nguyên tắc đào tạo và phát triển nguồn nhân lực tại Công ty Đối với công tác đào tạo, Công ty cũng đã đặt ra một số nguyên tắc cần tuân thủ. Đó là:
- Đào tạo xuất phát từ nhu cầu đào tạo: Căn cứ vào kế hoạch phát triển của công ty, kết quả đánh giá nhân viên, và sự biến động nhân sự ở các bộ phận, sẽ xác định nhu cầu đào tạo Sau khi được sự phê duyệt của giám đốc, sẽ tiến hành thực hiện đào tạo theo nhu cầu.
- Kế hoạch đào tạo phải có tính khả thi: Tức đảm bảo nguồn lực tài chính và nguồn lực khác như: giảng viên, cơ sở vật chất…, và đảm bảo việc đào tạo không gây ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
- Sau khi đào tạo, bố trí sử dụng chuyên môn đã được học tập, bồi dưỡng.
Về cơ bản, đây chính là 3 trong số 6 nguyên tắc cần tuân thủ của hoạt động đào tạo và phát triển nguồn nhân lực.
2.2.3 Bộ máy làm công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực tại Công ty
Tính đến ngày 31/12/2009, số lao động của công ty là: 149 lao động gián tiếp và 125 lao động trực tiếp Tuy nhiên, tính trên toàn công ty chỉ có một chuyên viên
Lập phiếu yêu cầu đào tạo
BM 15 – 09 Nhu cầu đào tạo đảm nhận công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực Đó là cô Hoàng Hồng Thùy Linh - thuộc phòng Tổ chức hành chính, đảm trách công việc: tổng hợp các báo cáo thống kê về tổ chức, cán bộ, lao động, theo dõi các hoạt động đào tạo, bồi dưỡng và kiểm tra các đơn vị thực hiện kế hoạch đào tạo trên toàn công ty Bên cạnh đó, còn có sự trợ giúp của các bộ phận có liên quan và trưởng phòng Tổ chức hành chính ở từng giai đoạn của quy trình đào tạo Chẳng hạn, trong việc xác định nhu cầu đào tạo, các trưởng bộ phận phải theo dõi sự biến đổi nhân sự ở bộ phận mình và lập phiếu yêu cầu đào tạo Cô Hoàng Hồng Thùy Linh có nhiệm vụ tổng hợp các nhu cầu đào tạo này Như vậy, số lượng Cán bộ công nhân viên trên toàn Công ty khá lớn, nhưng bộ phận làm công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực lại khá mỏng, sẽ không quán xuyến được hết một khối lượng lớn các công việc của quá trình đào tạo, đặc biệt công tác đánh giá kết quả các khóa đào tạo
2.2.4 Quy trình đào tạo và phát triển nguồn nhân lực của Công ty
Quy trình đào tạo của Công ty theo tiêu chuẩn ISO 9001 – 2000
Sơ đồ 2.2: Quy trình đào tạo tại Công ty cổ phần bảo vệ thực vật I Trung Ương
Tạ Thị Quỳnh Nga Lớp: KTLĐ 48
Kế hoạch đào tạo năm Phê duyệt Đánh giá sau đào tạo Thực hiện đào tạo duyệt
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Nguồn: Phòng Tổ chức – Hành chính
Công ty đã xây dựng quy trình đào tạo cho cán bộ công nhân viên nhằm xây dựng và phát triển nguồn nhân lực đáp ứng yêu cầu trong quá trình kinh doanh và đáp ứng yêu cầu của hệ thống quản lý ISO 9001 – 2000 Đây là những tài liệu cụ thể hóa và hướng dẫn người làm công tác đào tạo thực hiện tốt công tác đào tạo cho toàn bộ nhân viên trong công ty.
- Nhìn vào sơ đồ 2.2 ta thấy: quy trình này bao gồm 3 giai đoạn chính: + Lập nhu cầu đào tạo.
+ Thực hiện nhu cầu đào tạo
+ Đánh giá kết quả chương trình đào tạo
Phương hướng phát triển của công ty trong giai đoạn 2010 – 2012
- Không ngừng phát triển các hoạt động sản xuất kinh doanh, dịch vụ của công ty nhằm tối đa hóa các nguồn lợi nhuận của công ty, đảm bảo lợi ích của các cổ đông và đúng pháp luật.
- Cải thiện điều kiện, nâng cao thu nhập và đời sống của người lao động trong công ty
- Đóng góp cho ngân sách nhà nước.
- Kế hoạch sản xuất kinh doanh năm 2010:
+ Sản lượng hàng hóa bán ra: 2316 tấn.
+ Tổng doanh thu: 236 tỷ đồng.
+ Tổng số lao động: 345 người: Lao động làm công tác chuyên môn: 45 người; Lao động làm công tác BH: 150 người; Lao động trực tiếp sản xuất : 150 người
+ Thu nhập bình quân: 5,5 triệu đ/người/tháng.
3.1.2 Chiến lược trung và dài hạn
- Tăng cường công tác tổ chức:
+ Rà soát và chấn chỉnh hệ thống tổ chức nhằm đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh của công ty.
+ Đánh giá lại năng lực của hệ thống cán bộ quản lý và người lao động. + Tăng cường công tác đào tạo và đào tạo lại nhằm nâng cao năng lực quản lý và trình độ chuyên môn cho người lao động.
+ Nâng cao và hoàn thiện việc áp dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý và chuyên môn
- Nâng cao thương hiệu và phát triển sản phẩm
+ Xây dựng phương thức tiếp thị quảng cáo phù hợp với từng khu vực và từng địa phương.
+ Đầu tư đăng ký những sản phẩm tiên tiến đáp ứng yêu cầu của sản xuất kinh doanh của công ty và của người tiêu dùng.
+ Tăng cường hợp tác kinh doanh với các tập đoàn có thương hiệu lớn, sản phẩm tốt.
+ Đầu tư xây dựng hệ thống bán hàng ổn định.
+ Đầu tư xây dựng nhà xưởng, trang thiết bị phục vụ sản xuất và đáp ứng nhu cầu kinh doanh của công ty.
- Nâng cao năng lực cạnh tranh và quản lý
+ Xây dựng hệ thống chính sách bán hàng phù hợp với thị trường.
+ Xây dựng hệ thống sản phẩm có chất lượng đáp ứng nhu cầu sản xuất của từng khu vực, vùng miền.
+ Cải tiến hình thức, mẫu mã và chủng loại sản phẩm đáp ứng nhu cầu của người tiêu dùng.
- Từng bước mở rộng và nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh
+ Nghiên cứu thị trường và năng lực của công ty để mở rộng ngành nghề kinh doanh trên cơ sở ổn định ngành hàng truyền thống.
+ Nâng cao trách nhiệm của người lao động trong toàn hệ thống.
+ Tăng cường công tác thực hành tiết kiệm (giảm chi phí, hạ giá thành sản phẩm ). + Nâng cao hiệu quả của việc sử dụng vốn.
+ Từng bước nâng cao thu nhập cho người lao động, tạo gắn bó bền vững giữa người lao động với công ty
- Nâng cao hiệu quả công tác quản trị nguồn nhân lực
+ Nâng cao đời sống của cán bộ công nhân viên và người lao động thông qua việc nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh.
+ Duy trì và từng bước nâng cao hơn nữa chất lượng nguồn nhân lực, đặc biệt là cán bộ làm công tác thị trường, bảo đảm nguồn nhân lực luôn theo kịp với sự thay đổi của thị trường, sự cạnh tranh gay gắt trên thị trường thuốc BVTV.
3.1.3 Định hướng đào tạo và phát triển nguồn nhân lực của Công ty trong giai đoạn 2010 – 2012
- Đối với cán bộ quản lý: thực hiện đào tạo cho lãnh đạo công ty các kỹ năng: kỹ năng ra quyết định, kỹ năng đàm phán, kỹ năng quản lý nhân sự…
- Đối với cán bộ chuyên môn: Công ty phấn đấu đào tạo để có đội ngũ chuyên môn có trình độ cao, chất lượng tốt, đáp ứng các yêu cầu của công việc có hiệu quả.
- Công ty phấn đấu 100% cán bộ công nhân viên trong công ty sử dụng thành thạo các phần mềm tin học văn phòng.
- Đào tạo và phát triển đội ngũ kế cận đối với các vị trí quan trọng trong công ty như: giám đốc, trưởng phòng…
Như vậy, có thể thấy, định hướng chung về đào tạo và phát triển nguồn nhân lực của Công ty là đảm bảo cho Cán bộ công nhân viên có đủ trình độ chuyên môn, kỹ năng, kinh nghiệm để đảm bảo đáp ứng yêu cầu của công việc.
Một số giải pháp hoàn thiện công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực tại công ty cổ phần bảo vệ thực vật I Trung Ương
3.2.1 Đối với bản thân công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực
3.2.1.1 Xác định nhu cầu đào tạo và phát triển nguồn nhân lực
Có thể xác định nhu cầu đào tạo theo mô hình hệ thống, theo đó, nhu cầu đào tạo là khoảng cách giữa thực tế hiện có với mong muốn về kiến thức, kỹ năng và thái độ trong tương lai xét về khía cạnh thái độ của người quản lý và người lao động trong tổ chức Có thể được hiểu đây là quá trình mang tính hệ thống nhằm xác định và xếp thứ tự các mục tiêu, định lượng các nhu cầu và quyết định các mức độ ưu tiên cho các quyết định trong lĩnh vực đào tạo Với việc xác định các yếu tố: Lý do đào tạo; Bối cảnh nảy sinh nhu cầu đào tạo; Kết cục Được thể hiện trong bảng 3.1
Bảng 3.1: Phân tích nhu cầu đào tạo trong mô hình hệ thống 9
Lý do đào tạo Bối cảnh nảy sinh nhu cầu đào tạo Kết cục
Thiếu các kỹ năng cơ bản
Thực hiện nhiệm vụ tới
- Người lao động cần đào tạo điều gì
- Nảy sinh nhu cầu đào tạo có thứ tự ưu tiên
- Sự ủng hộ và hỗ trợ của giới quản lý và đồng sự
- Chiến lược của tổ chức đi đến đâu, nhằm mục tiêu gì
- Các nguồn lực cho đào tạo: ngân sách, thời gian, chuyên môn, trình độ.
- Đặc tính cá nhân: kiến thức, kỹ năng và thái
Người học cần học điều gì?
Ai cần được đào tạo?
9 Giáo trình Quản trị nhân lực II, NXB LĐXH, trang 240 Đòi hỏi của khách hàng
Tiêu chuẩn thực hiện cao hơn
Công việc mới, sản phẩm mới độ.
- Kết cục: Ảnh hưởng, năng suất, chất lượng
- Chọn công việc để phân tích
- Phát triển danh mục các nhiệm vụ
- Khẳng định danh mục các nhiệm vụ.
- Nhận dạng kiến thức, kỹ năng thái độ cần thiết cho việc thực hiện thành công mỗi nhiệm vụ
Tần số đào tạo? Đào tạo hay thực hiện thông qua các hình thức khác như tuyển lựa, thiết kế lại công việc?
3.2.1.2 Hoàn thiện giai đoạn xây dựng kế hoạch đào tạo và lập kế hoạch đào tạo Để lập kế hoạch đào tạo, cần dựa trên những căn cứ:
- Kế hoạch sản xuất trong năm của công ty: Từ kế hoạch sản xuất – công tác của tổ chức trong năm kế hoạch, nếu phát hiện một số nội dung công việc đòi hỏi các kiến thức, kỹ năng mà người lao động trong tổ chức chưa có, cần phải đưa vào kế hoạch đào tạo những kiến thức và kỹ năng mới đó
- Kiến thức kỹ năng cần đào tạo: Tổ chức cần phải xác định rõ, cần phải đào tạo cho người lao động với những kiến thức, kỹ năng gì Chỉ khi nào xác định được những kiến thức kỹ năng cần đào tạo, tổ chức mới có thể xác định nội dung chương trình đào tạo và lên trình tự các nội dung kiến thức cần đào tạo, chuẩn bị được các tài liệu đào tạo và xác định được cần mời ai làm giảng viên.
- Số lượng người và kỹ năng cần đào tạo: Để xác định số lượng người cần đào tạo, trước hết cần phân tích ai là người cần được đào tạo và mức độ cấp bách của việc đào tạo người đó như thế nào Trong số những người cần được đào tạo, có những người cần được đào tạo ngay, có những người có thể đào tạo sau Từ kết quả xác định này, tổ chức sẽ sắp xếp thứ tự ưu tiên đào tạo đối với những người cần được đào tạo
- Kinh phí, thời gian, điạ điểm, cơ sở vật chất phục vụ cho đào tạo
+ Kinh phí có thể chi cho đào tạo: Tài chính là vấn đề có tính quyết định đến việc đào tạo ai, đào tạo nội dung gì, quy mô đào tạo như thế nào Do vậy, khi lập kế hoạch đào tạo, tổ chức phải xác định rõ khả năng tài chính chi cho đào tạo.
+ Để xác định thời gian có thể tiến hành đào tạo, cần xác định : Nên mở các lớp đào tạo và thời điểm nào để có thể huy động được số học viên cần đào tạo theo kế hoạch Do mật độ công việc của các đơn vị trong tổ chức vào thời điểm khác nhau là khác nhau nên khi lập kế hoạch đào tạo, nên lựa chọn thời điểm đào tạo là thời điểm có mức độ bận việc ít nhất để có thể huy động được các học viên cần đào tạo; Thời điểm nào có thể mời hoặc huy động được các giảng viên cần thiết Khi kết hợp cả hai loại thời gian trên, người lập kế hoạch đào tạo có thể xác định được thời gian có thể mở lớp đào tạo.
+ Địa điểm đào tạo, tổ chức có thể xác định mở lớp đào tạo ngay trong tổ chức, hoặc thuê ngoài.
+ Cơ sở vật chất phục vụ cho đào tạo: Người lập kế hoạch cần xác định rõ những điều kiện để tiến hành lớp học Đó là những vấn đề:
Tài liệu, sách, giáo trình, các tư liệu học tập khác dành cho học viên Những tài liệu, sách, giáo trình nào là quan trọng nhất, bắt buộc phải cung cấp cho học viên Những tài liệu nào nên cung cấp thêm.
Các phương tiện phục vụ giảng dạy cần thiết cho lớp học: giấy màu, băng dính, giấy A4, máy projector…
Những điều kiện vật chất khác: Chè nước, hoa quả…
3.2.1.3 Hoàn thiện giai đoạn thực hiện đào tạo
- Quy định chức năng nhiệm vụ của những cá nhân tham gia vào tổ chức thực hiện kế hoạch đào tạo: Tổ chức có thể văn bản hóa vấn đề này Việc xây dựng dự thảo văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của những người tham dự vào tổ chức thực hiện kế hoạch đào tạo do bộ phận quản trị nhân lực chủ trì. Trong văn bản này có thể quy định:
+ Bộ phận quản trị nhân lực là bộ phận chịu trách nhiệm chính trong việc tổ chức thực hiện kế hoạch đào tạo.
+ Các bộ phận khác trong tổ chức đóng vai trò hỗ trợ trong việc tổ chức thực hiện kế hoạch đào tạo.
+ Cần quy định cơ chế phối hợp trong việc tổ chức thực hiện kế hoạch đào tạo và giao cho một cá nhân chịu trách nhiệm chính.
- Đôn đốc các cá nhân có liên quan thực hiện kế hoạch đào tạo theo đúng lịch trình Việc đôn đốc này do bộ phận quản trị nhân lực thực hiện Lãnh đạo bộ phận này có thể giao cho một nhân viên trong bộ phận phụ trách, và chịu trách nhiệm chính trong việc tổ chức thực hiện kế hoạch đào tạo cũng như đôn đốc các thành viên khác thực hiện Việc làm này có thể được thực hiện dưới nhiều hình thức: gặp và trao đổi, gọi điện thoại, gửi công văn thông báo…
- Kiểm tra giám sát quá trình đào tạo thường xuyên: Nên giao cho một nhân viên phụ trách công tác đào tạo tiến hành Nhân viên phải theo dõi sĩ số lớp học, tiến độ học tập của học viên và chất lượng dạy học của giảng viên Nhân viên có thể được phép nhắc nhở các cá nhân hoặc báo cáo lên lãnh đạo bộ phận để thực hiện sự điều chỉnh khi cần.
- Lựa chọn tài liệu đào tạo và giảng viên có chất lượng, bởi người giảng viên có vai trò quyết định trong thành công của khóa đào tạo Bên cạnh đó, tài liệu đào tạo thích hợp cũng có vai trò quan trọng, sau khi khóa đào tạo kết thúc, các tài liệu này trở thành những nguồn dữ liệu quý giá cho mọi người trong công ty.
- Đa dạng các phương pháp đào tạo, bởi mỗi phương pháp đều có những ưu và nhược điểm riêng Hiện nay, công ty mới chỉ áp dụng những phương pháp đào tạo truyền thống, tốn nhiều chi phí, mà hiệu quả không cao Một số phương pháp đào tạo phù hợp với điều kiện công ty, có thể áp dụng như:
+ Phương pháp luân chuyển thuyên chuyển công việc: giúp người lao động làm quen với kiến thức mới, mở rộng kỹ năng làm việc, có thể thay thế các vị trí lao động nếu có người xin nghỉ…
+ Đào tạo theo kiểu chương trình hóa, với sự trợ giúp của máy tính: Phương pháp này giúp đào tạo nhiều người cùng một lúc, linh hoạt về thời gian, đồng thời nâng cao khả năng sử dụng thành thạo máy vi tính cho người học Do vậy, đây cũng là phương pháp phù hợp với công ty, có thể áp dụng.
