Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin

Phân tích thiết kế hệ thống thông tin Chơng I Khảo sát hệ thống Nghiên cứu trạng khảo sát sơ hệ thống bớc mở đầu trình phát triển hệ thống, gọi bớc phát triển toán, đặt vấn đề hay nghiên cứu sơ Quá trình khảo sát hệ thống thực nhằm xác định số vấn đề trớc vào xây dựng, phát triển dự án tin học I Hồ sơ khảo sát chi tiết hệ thống Các nhiệm vụ bản: Công ty Xi Măng Hoàng Mai nhà máy sản xuất xi măng có tầm cỡ quốc gia Với số lợng công nhân viên 1000 ngời Có phòng ban phân xởng sản xuất Công nhân viên lại làm việc vị trí khác nhau, trình độ khác nhau, điều kiện làm việc khác Nên việc quản lý nói chung việc tính toán lơng nói riêng gặp nhiều khó khăn (khó theo dõi , nhiều thời gian, dễ gặp sai sót, khó chỉnh sửa, không xác hoàn toàn) Nên phòng tổ chức lao động phòng tài công ty phải có nhiều nhân viên tính toán, tổng hợp để kịp thời gian phát lơng cho công nhân viên theo ngày quy định Hiện phòng tài chình tính lơng theo bảng tính Excel Ban giám đốc gặp khó khăn việc theo dõi kiểm tra Vì vậy, em đà định khảo sát hệ thống tính lơng công ty để đa chơng trình tính toán lơng nhanh, xác dễ kiểm tra theo dõi cho công ty Công ty tuyển công nhân viên vào công ty, phân phòng ban phân xởng sản xuất Sau đó, chuyển hồ sơ cho phòng tổ chức lao động danh sách toàn công nhân viên theo phòng ban phân xởng Do lợng cán công nhân viên đông nên việc lu trữ hồ sơ giấy tờ cồng kềnh Việc trao đổi thông tin, luân chuyển giấy tờ phòng lâu, tính toán lơng vất vả, phòng giám đốc theo dừi, kiểm tra, chỉnh sửa khó Trong trình sản xuất quan tuyển dụng Hồ Thị Quyên - Lớp K7A Phân tích thiết kế hệ thống thông tin thêm công nhân viên cho ngừng việc Nên phòng tổ chức lao động phải cập nhật, chỉnh sửa hồ sơ, danh sách tính lơng thờng xuyên Phòng tài phải update lại thông tin cho xác để tính lơng hàng tháng Vì vậy, phải xây dựng hệ thống quản lí đáp ứng đợc yêu cầu đặt với nhiệm vụ sau đây: - Sử dụng chơng trình để quản lý đợc toàn hồ sơ công nhân viên toàn công ty theo phòng ban phân xởng - Chơng trình chỉnh sửa, thêm bớt công nhân viên vào phòng ban - Chơng trình theo dõi lao động công nhân viên công ty tháng - Chơng trình có khả cập nhật tổng hợp số liệu chấm công chi tiết (ngày công, ngày phép, ngày lệ, giờ) hàng tháng nhân viên có bảng chấm công phòng ban phân xởng gửi lên - Chơng trình tính toán cụ thể khoản lơng: Lơng bản, lơng phép, lơng ngày lệ, lơng giờ, phụ cấp độc hại, phụ cấp chức vụ, phụ cấp thâm niên, tạm ứng, thực lĩnh - Chơng trình tính toán, thống kê báo cáo bảo hiểm xà hội (BHXH) bảo hiểm y tế (BHYT) khấu trừ lơng công nhân viên để nộp cho phòng bảo hiểm - Tính đợc kinh phí công đoàn theo tháng để làm quỹ công đoàn - Chơng trình tính toán, thống kê báo cáo đợc thuế thu nhập nhân viên để nộp cho phòng thuế - Lập đợc danh sách tiền thởng cho công nhân viên cuối tháng tùy vào định khen thởng công ty - Thống kê đợc tiền phạt vi phạm quy chế công ty, làm thiết bị làm thâm hụt, mát sản phẩm - Dựa vào hệ số bậc lơng, phụ cấp độc hại, phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp thâm niên, loại phụ cấp khác, khấu trừ khác, lơng Hồ Thị Quyên - Lớp K7A Phân tích thiết kế hệ thống thông tin khoán phụ cấp giờ, lơng khoán, tạm ứng Để tính đợc lơng cuối mà nhân viên nhận đợc - Cập nhật tiền tạm ứng cho nhân viên - Thống kê lơng chi tiết theo phòng ban cho công nhân viên theo tháng - Thông kê báo cáo lơng công nhân viên đợc lĩnh tổng lơng theo phòng ban sau gửi lên ban giám đốc duyệt - Thống kê báo cáo lơng toàn công ty 2.Cơ cấu tổ chức: Công ty chuyên sản xuất xi măng, có phòng ban chính: Phòng giám đốc, Phòng tổ chức lao động, Phòng sản xuất, Phòng kế hoạch, Phòng kế toán, Phòng kỹ thuật, Phòng kinh doanh, Phòng marketing phân xởng sản xuất Trên thực tế công ty có hai loại công nhân viên: Công nhân viên chuyên nghiệp (Tính lơng theo bậc lơng) công nhân viên hợp đồng (Tính lơng theo chế khoán ngày công) Đối với công nhân viên chuyên nghiệp đợc hởng lơng theo bậc lơng (dựa vào cấp tốt nghiệp nhân viên đó) chế độ khác nhà nớc công ty quy định Đối với công nhân viên làm việc theo hợp đồng có loại: Hợp đồng dài hạn hợp đồng ngắn hạn (theo mùa vụ) Những nhân viên hởng lơng theo thỏa thuận hợp đồng đà ký kết với công ty Chơng trình quản lý lơng liên quan đến phòng: a) Phòng tổ chức lao động: - Cập nhập hồ sơ công nhân viên theo phòng ban - Cung cấp thông tin cần thiết công nhân viên để phòng tài tính lơng - Cập nhật thêm, Chỉnh sửa lại hồ sơ - Giám sát trình lao động, nghỉ phép, làm giờ, ngày lệ, thai sản công nhân viên toàn công ty - Kiểm tra tổng hợp bảng chấm công Hồ Thị Quyên - Lớp K7A Phân tích thiết kế hệ thống thông tin - Tổng kết, đề nghị khen thởng, kỷ luật tháng - Kiểm tra lập bảng tạm ứng - Đề nghị tăng, giảm bậc lơng - Xem xét điều kiện làm việc công nhân viên để tính toán phụ cấp b) Phòng tài có nhiệm vụ: - Cập nhập bảng chấm công, hệ số tính lơng, khen thởng, kỹ luật - Tính lơng, BHXH, BHYT, Quỹ công đoàn, Thuế thu nhập cho nhân viên toàn công ty theo phòng ban - Lập báo cáo lơng công nhân viên, BHXH, BHYT, Thuế thu nhập chuyển lên phòng giám đốc duyệt - Phát tiền lơng cho phòng ban phân xởng - Nộp BHXH, BHYT, Quỹ công đoàn, Thuế thu nhập cho công nhân c) Phòng giám đốc: - Phòng giám đốc kiểm tra trình làm việc phòng - Xem báo cáo lơng theo phòng ban toàn công ty - Điều chỉnh hệ số tính lơng - Phê duyệt bảng tạm ứng lơng kỳ - Phê duyệt báo cáo khen thởng, kỷ luật - Phê duyệt báo cáo BHXH, BHYT, Quỹ công đoàn Thuế thu nhập nhân viên công ty - Quyết định tăng giảm lơng Chú ý: Các phòng ban khác: Phòng kế hoạch, Phòng sản xuất, Phòng kỹ thuật, Phòng kinh doanh, Phòng Maketing phân xởng sản xuất liên quan đến quy trình quản lý lơng nên hệ thống không xét tới 3.Quy trình xử lý: Khi công ty tuyển công nhân viên vào, phân bổ phòng ban, phân xởng Phòng tổ chức lao động có nhiệm vụ cập nhật toàn hồ sơ công nhân viên vào tệp Sau gửi Hồ Thị Quyên - Lớp K7A Phân tích thiết kế hệ thống thông tin cho phòng tài danh sách thông tin cần thiết để tính lơng cho công nhân viên theo phòng ban phân xởng Các thông tin liên quan đến tiền lơng nh: Bậc lơng (hoặc cấp để tính lơng bản), ngày vào công ty ngày ký hợp đồng (để tính phụ cấp thâm niên), chøc vơ (®Ĩ tÝnh phơ cÊp chøc vơ), ®iỊu kiƯn làm việc (để tính phụ cấp độc hại), lơng hợp đồng công nhân viện Phòng kế toán cập nhật thông tin vào bảng lơng chi tiết tệp Phòng tổ chức lao động theo dõi điều chỉnh toàn hoạt động lao động công nhân viên toàn công ty nh: làm không, nghỉ phép có lơng, nghỉ không lơng, ốm đau, học, thai sản, tai nạn lao động, điều kiện làm việcLu giữ giấy tờ, định liên quan vào tệp Cuối tháng phòng ban, phân xởng gửi bảng chấm công chi tiết lên phòng tổ chức lao động Phòng tổ chức lao động kiểm tra tổng hợp bảng chấm công ®èi chiÕu víi c¸c giÊy tê NÕu chÝnh x¸c, lu bảng tổng hợp chấm công vào tệp dùng chơng trình in bảng tổng hợp công giấy tờ chứng minh cho bảng chấm công đúng, gửi cho phòng tài tính lơng Phòng tài kiểm tra cập nhập bảng chấm công vào chơng trình tính lơng Hàng tháng công ty có ngày 15 16 cho công nhân viên ứng lơng Các công nhân viên đề nghị với trởng phòng, trởng phân xởng, sau gửi bảng tạm ứng lên phòng tổ chức lao động Phòng tổ chức lao động kiểm tra xem công nhân viên tháng có làm việc không tiền tạm ứng