Biện pháp nâng cao hoạt động quan hệ công chúng tại Công ty TNHH Gas Petrolimex Đà Nẵng

Biện pháp nâng cao hoạt động quan hệ công chúng tại Công ty TNHH Gas Petrolimex Đà Nẵng

LỜI MỞ ĐẦU

Trong bối cảnh thị trường hiện nay, hàng hóa, dịch vụ đa dạng, phong phú, người tiêu dùng gặp khó khăn trong việc phân biệt, đánh giá sản phẩm Mỗi doanh nghiệp đều cố gắng tạo một phong cách, một hình ảnh, một ấn tượng, một uy tín riêng cho sản phẩm của mình nhằm đem lại cho sản phẩm hình ảnh riêng, dễ đi vào nhận thức của khách hàng, nói cách khác, đưa thương hiệu vào tâm trí khách hàng.

“Doanh nghiệp cần tập hợp các hoạt động nhằm tạo cho sản phẩm và thương hiệu sản phẩm một vị trí xác định trên thị trường” (P Kotler)

Các doanh nghiệp định vị và quảng cáo thương hiệu bằng nhiều phương pháp: thông qua quảng cáo, PR, giá cả hoặc bằng chính sản phẩm, với mục tiêu chung là làm sao đưa thương hiệu vào tâm trí khách hàng Trong đó, hoạt động PR có tác động tích cực trong việc quảng bá thương hiệu với các chương trình hành động được thiết kế và hoạch định tỉ mỉ, cẩn thận nhằm gặt hái được sự thừa nhận của công chúng và thông tin đến họ những họat động và mục tiêu của doanh nghiệp Thực tế là đa số các DN Việt Nam hiện nay chỉ quan tâm tới sản xuất và tiêu thụ

mà chưa quan tâm đến việc tìm hiểu thị hiếu, điều tra nghiên cứu thị trường, xây dựng một chiến lược PR quảng bá thương hiệu bài bản nhằm tìm một chỗ đứng cho

thương hiệu của mình trên thị trường Công ty Gas Petrolimex cũng nằm trong số

đó Trong khi đó chương trình PR của công ty còn hạn chế chưa có kế hoạch rõ

ràng, ngân sách dành cho PR khá hạn hẹp, thường lồng ghép chứ chưa tách biệt rõ ràng Do đó việc đẩy mạnh hoạt động PR để tạo niềm tin ở khách hàng và giành

lấy thị phần là rất cần thiết Vì những lý do đó nên em đã chọn đề tài “Biện pháp nâng cao hoạt động quan hệ công chúng tại Công ty TNHH Gas Petrolimex Đà Nẵng”

Phần I: Cơ sở lý luận về Quan hệ công chúng

Phần II: Tình hình sản xuất kinh doanh và thực trạng hoạt động Quan hệ công chúng tại Công Ty Gas Petrolimex Đà Nẵng.

Phần III: Biện pháp nâng cao hoạt động quan hệ công chúng tại Công Ty Gas Petrolimex Đà Nẵng.

Em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn tận tình của các anh, chị tại phòng kinh

doanh, đặc biệt là sự chỉ bảo tận tính của Thầy TS Võ Thanh Hải đã trang bị cho

em những kiến thức và tạo mọi điều kiện cho em hoàn thành chuyên đề này.

Đà Nẵng, Tháng 11 Năm 2009

Sinh viên thực hiện

Bùi Ngọc Văn

LỜI MỞ ĐẦU 1

PHẦN I: 5

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG QUAN HỆ CÔNG CHÚNG 5

I Các khái niệm 5

1 Khái niệm về quan hệ công chúng 5

2 Các mô hình quan hệ công chúng 6

II Phân biệt quan hệ công chúng và các hình thức truyền thông khác 7

1 Phân biệt quan hệ công chúng và quảng cáo 7

2 Phân biệt quan hệ công chúng và khuyến mãi 8

3 Phân biệt quan hệ công chúng và tuyên truyền 8

III Công chúng 9

1 Định nghĩa 9

2 Các nhóm công chúng cơ bản 9

IV Mô hình hoạch định quan hệ công chúng 10

1 Đánh giá tình hình 10

2 Tìm hiểu tình hình 11

3 Xác định mục tiêu 12

4 Xác định nhóm công chúng 13

5 Lựa chọn phương tiện truyền thông 13

5.1 Logo ( Trong hoạt động hành chính hàng ngày) 13

5.2 Thông cáo báo chí 13

5.3 Brochure công ty 13

5.4 Web 14

5.5 Tài trợ 14

5.6 Các phương tiện truyền thông khác 15

6 Hoạch định ngân sách 15

V Xây dựng ngân sách quan hệ công chúng 16

1 Phương pháp căn cứ vào khả năng ngân sách dành cho quan hệ công chúng 17

2 Phương pháp tính tỉ lệ phần trăm theo doanh thu 17

3 Phương pháp cân bằng cạnh tranh 17

4 Phương pháp căn cứ vào mục tiêu và nhiệm vụ 17

PHẦN II: 19

THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY TNHH GAS PETROLIMEX ĐÀ NẴNG 19

A Tình hình kinh doanh tại công ty gas Petrolimex Đà Nẵng 19

I Tổng quan về công ty 19

1 Qúa trình hình thành và phát triển công ty 19

2 Chức năng, quyền hạn, nhiệm vụ của công ty 21

2.1 Chức năng: 21

2.2 Quyền hạn: 21

2.3 Nhiệm vụ : 21

3 Cơ cấu tổ chức và chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban 22

3.1Cơ cấu tổ chức 22

3.2 Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban 23

II Nguồn lực kinh doanh công ty 26

SVTH: Bùi Ngọc Văn – Lớp QT06 2

1 Nguồn nhân lực 26

2 Yếu tố cơ sở vật chất 30

3 Yếu tố nguồn lực tài chính: 31

4 Tình hình thị trường: 34

4.1 Tình hình nhập hàng của công ty 34

4.2 Tình hình tiêu thụ gas của khách hàng theo mục đích sử dụng sản phẩm 35

4.3 Tình hình tiêu thụ gas của khách hàng theo các phương thức bán 37

5 Các chính sách Marketing 39

5.1 Chính sách sản phẩm 39

5.2.Chính sách giá 40

5.3 Chính sách phân phối 41

5.4 Chính sách truyền thông cổ động 43

6 Kết quả hoạt động kinh doanh 43

6.1 Phân tích báo cáo thu nhập 43

6.2 Phân tích thông số của Công ty 45

B Thực trạng hoạt động quan hệ công chúng tại công ty 46

I Thực trạng quan hệ công chúng tại công ty Gas Petrolimex 47

1 Hội nghị khách hàng 48

2 Hoạt động tài trợ và làm công tác từ thiện 50

3.Quan hệ báo chí 50

PHẦN III: 53

BIỆN PHÁP NÂNG CAO HOẠT ĐỘNG QUAN HỆ CÔNG CHÚNG TẠI 53

CÔNG TY TNHH GAS PETROLIMEX ĐÀ NẴNG 53

I Sự cần thiết phải tăng cường hoạt động quan hệ công chúng tại công ty 53

II Các căn cứ để xây dựng chương trình 54

1 Chiến lược Marketing 54

2 Mục tiêu của công tác PR 54

3 Các yếu tố tác động đến việc đề xuất giải pháp 55

3.1 Đặc điểm về thị trường Gas Việt Nam 55

3.2 Đặc điểm sản phẩm của công ty 56

3.3 Nhà cung cấp 57

3.4 Môi trường công nghệ 58

3.5 Đối thủ cạnh tranh 58

3.6 Đặc điểm khách hàng 60

III Biện pháp nâng cao hoạt động quan hệ công chúng tại công ty 62

1 Xác định công chúng mục tiêu của chương trình 62

1.1 Các nhóm công chúng cơ bản 62

1.2 Các nhóm công chúng mục tiêu 62

2 Phân tích các nhóm công chúng mục tiêu của chương trình 63

2.1 Người tiêu dùng 63

2.2 Giới báo chí 64

2.3.Giới công quyền 64

3 Tăng cường quan hệ công chúng trong hoạt động hàng ngày của công ty 65

4 Tổ chức sự kiện 65

5 Lựa chọn các phương tiện truyền thông 67

5.1 Quan hệ báo chí 67

5.2 Brochure 70

6 Website 71

7 Chương trình tài trợ 71

7.1 Tài trợ cho chương trình sử dụng Gas an toàn 72

7.2.Tài trợ để thực hiện một chương trình tuyên truyền về PCCC 74

8 Thực hiện chương trình 75

9 Ngân sách 77

10 Hoạch định ngân sách Quan hệ công chúng 79

KẾT LUẬN 82

SVTH: Bùi Ngọc Văn – Lớp QT06 4

PHẦN I:

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG QUAN HỆ CÔNG CHÚNG

I Các khái niệm

1 Khái niệm về quan hệ công chúng

Quan hệ công chúng là một chức năng quản trị mà nhận dạng, thiết lập và duytrì các mối quan hệ có lợi đôi bên giữa một tổ chức và các nhóm công chúng khácnhau Thuật ngữ “quan hệ công chúng” được sử dụng theo nhiều cách mà cô đọnglại theo một định nghĩa riêng biệt có thể không bao giờ làm thỏa mãn tất cả mọingười Thuật ngữ quan hệ công chúng xuất hiện ở ít nhất 3 ý nghĩa : các mối quan

hệ với những người mà thiết lập thành một nhóm công chúng của tổ chức, các cáchthức và các trung gian thường được sử dụng để đạt được những mối quan hệ tốtđẹp, và đặc trưng hay trạng thái của các mối quan hệ

Một định nghĩa đơn giản hơn mô tả quan hệ công chúng như là một chức năngquản trị mà sử dụng sự truyền thông để tạo điều kiện thuận lợi cho các mối quan hệ

và sự hiểu biết giữa một tổ chức và các nhóm công chúng của nó Một tổ chức làmột hệ thống của việc điều hành các mối quan hệ để đạt được mục tiêu, và duy trìlẫn nhau bởi sự truyền thông

Các tổ chức cần sự truyền thông trong quan hệ công chúng để xây dựng các mốiquan hệ với công chúng để nâng cao hoặc kìm giữ khả năng của công chúng nhằmtheo đuổi sứ mệnh và mục tiêu của tổ chức Quan hệ công chúng giúp tổ chức đạtđược sứ mệnh và mục tiêu của nó bằng sự truyền thông cẩn trọng với các nhómcông chúng chiến lược này Quan hệ công chúng không giống với Marketing, chỉtruyền thông với các thị trường mà sử dụng các sản phẩm hay dịch vụ của tổ chức.Quan hệ công chúng thông đạt với tất cả các công chúng mà tác động hoặc bị tácđộng bởi tổ chức

Theo định nghĩa của Viện quan hệ công chúng của Anh “ Quan hệ công chúng

là một nỗ lực được lên kế hoạch và kéo dài liên tục để thiết lập và duy trì sự tín nhiệm và hiểu biết lẫn nhau giữa một tổ chức và công chúng.”

Định nghĩa về quan hệ công chúng của Frank Jefkins, tác giả cuốn sách Rublic

Relation – Frameworks “ Quan hệ công chúng bao gồm tất cả các hình thức giao tiếp được lên kế hoạch, cả bên trong và ngoài tổ chức, giữa một tổ chức và công chúng của nó nhằm đạt được những mục tiêu cụ thể liên quan đến sự hiểu biết lẫn nhau “.

2 Các mô hình quan hệ công chúng

Sự truyền thông có thể được quản lý theo nhiều cách khác nhau, dựa trên nềnvăn hóa của một tổ chức và cách mà tổ chức nhìn ra thế giới Có 4 mô hình củaquan hệ công chúng đã được thực thi trong lịch sử quan hệ công chúng và hiện nóvẫn còn được áp dụng Ba trong số bốn mô hình này không xây dựng mối quan hệ

có hiệu quả như là cách thứ tư

Mô hình “người phụ trách quảng cáo” mô tả các chương trình quan hệ công

chúng với mục đích duy nhất của nó là chiếm được cảm tình của công chúng dànhcho tổ chức trên các phương tiện truyền thông đại chúng

Mô hình “thông tin công chúng” cũng tương tự như cách thứ nhất, bởi vì nó

cũng là mô hình một chiều vì nó xem rằng quan hệ công chúng chỉ như là sự phổbiến thông tin Với mô hình này, một tổ chức sẽ sử dụng “những nhà báo địaphương “ những người hành nghề quan hệ công chúng, những người hành động cứnhư là họ là những nhà báo để gieo rắc các thông tin khách quan vừa phải bởi cácphương tiện truyền thông đại chúng và các phương tiện truyền thông được kiểmsoát chẳng hạn như báo chí, Brochure và email trực tiếp

Cả hai mô hình trên đều là mô hình một chiều của quan hệ công chúng, chúng mô

tả chương trình truyền thông không dựa trên sự nghiên cứu và hoạch định chiến lược.Chúng cũng là mô hình không đối xứng hay không cân bằng, chúng cố gắng thay đổicách đối xử của công chúng nhưng không phải với tổ chức Nó cố gắng tạo ra cái nhìntốt về tổ chức thông qua việc tuyên truyền hoặc gieo rắc các thông tin có ích

Những người đang thực hành việc quan hệ công chúng mang một cách tiếp cận chuyên nghiệp dựa vào các chương trình truyền thông của họ trong những mô hình

phức tạp và có hiệu quả hơn Mô hình “bất đối xứng hai chiều” sử dụng việc

SVTH: Bùi Ngọc Văn – Lớp QT06 6

nghiên cứu để trình bày các thông điệp mà chúng có vẻ phù hợp để thuyết phục công chúng mục tiêu để họ hành xử như mong muốn của tổ chức.Quan hệ công chúng bất đối xứng hai chiều là sự tin tưởng có tính khoa học mà sử dụng các dịch

vụ của các hãng nghiên cứu để hoạch định thông điệp Bởi vì nó bao gồm việc nghiên cứu dựa trên thái độ của công chúng và nó hiệu quả hơn hai cách trên

Quan hệ công chúng bất đối xứng hai chiều thực hiện tốt một cách hợp lý khimột tổ chức có khủng hoảng nhỏ với công chúng và khi công chúng tạo ra lợi ích từ

sự thay đổi trong hành động của chính họ Nghiên cứu những giả thuyết trên những

mô hình này có thể thấy rằng quan hệ công chúng “bất đối xứng hai chiều” cũng

giống như mô hình bất đối xứng của hai mô hình thứ nhất và thứ hai – đó là ít hiệu

quả hơn một mô hình “đối xứng” của quan hệ công chúng Nó đặc biệt kém hiệu

quả khi một tổ chức trải qua một sự xung đột lớn với công chúng

Kiểu thứ tư, “đối xứng hai chiều”, mô tả một hình thức quan hệ công chúng

mà dựa trên nền tảng của sự nghiên cứu và nó sử dụng truyền thông để quản lýxung đột và gia tăng sự hiểu biết với công chúng mục tiêu Bởi vì mô hình đối xứnghai chiều dựa vào quan hệ công chúng trong sự thương lượng và thỏa hiệp Thôngthường nó phù hợp với đạo lý hơn những mô hình khác Nó không bắt ép tổ chứctạo ra sự lựa chọn nó hay không, nó thích hợp trong các vấn đề riêng biệt Hơn nữaquan hệ công chúng đối xứng hai chiều cho phép những câu hỏi về điều gì là đúngđược giải quyết bằng sự thương lượng

II Phân biệt quan hệ công chúng và các hình thức truyền thông khác

1 Phân biệt quan hệ công chúng và quảng cáo

Nét khác biệt kinh điển giúp PR tạo nên sư tin tưởng hơn quảng cáo ở chỗ “PR

là người khác nói về mình, trong khi quảng cáo là mình nói về mình”

Viện những người hoạt động trong ngành quảng cáo của Anh đưa ra định nghĩanhư sau : Quảng cáo trình bày thông điệp bán thuyết phục và hợp lý nhất cho nhữngkhách hàng tương lai để có thể bán sản phẩm hay dịch vụ với mức giá thấp nhất có thể Theo định nghĩa này “Quảng cáo trình bày thông điệp bán thuyết phục và hợp lýnhất” thông qua những kỹ năng sáng tạo trong việc viết lời quảng cáo, minh họa,

2 Phân biệt quan hệ công chúng và khuyến mãi

Khuyến mãi bao gồm các chiến lược ngắn hạn, thường ngay tại thời điểm bán và

cả trong Marketing trực tiếp, để giới thiệu hay làm mới lại sản phẩm, hoặc tăng khốilượng hàng bán ra

Quan hệ công chúng đôi khi bị nhầm lẫn với khuyến mãi Điều này cũng có thể dokhuyến mãi cũng giúp nguời sản xuất và khách hàng gần nhau hơn Nó là một hình thứctiếp thị mang tính cá nhân nhiều hơn cách quảng cáo truyền thống trên phương tiệntruyền thông nhưng đồng thời nó cũng có những khía cạnh quan hệ công chúng

3 Phân biệt quan hệ công chúng và tuyên truyền

Tuyên truyền là một cách vận động để đạt được sự ủng hộ cho một ý kiến, hành

vi hay niềm tin.Tính chất của tuyên truyền là tập trung vào những vấn đề tình cảm

và lý trí Đó là những đề tài mang tính lý trí, tri thức hay tình cảm như vấn đề chínhtrị hay tôn giáo, những đề tài thường gây tranh cãi

Chiến dịch tuyên truyền có thể được sử dụng với nhiều lý do khác nhau Nhưvậy, tuyên truyền giống như quảng cáo, có khuynh hướng thiên lệch theo từng đề tàitrong khi đó để thực hiện quan hệ công chúng tốt thì nên trình bày sự thật, khôngthiên lệch hay không có sự tán dương Nếu không, một bài báo sẽ bị nhà biên tậpbác bỏ vì nó là “một lời tâng bốc” được ngụy trang, có chủ đích quảng cáo haytuyên truyền Đôi khi các nhà buôn bán sĩ và lẽ gọi quảng cáo là “tuyên truyềnthương mại”, nhưng đây là cách dùng từ sai lệch

Tuyên truyền cũng là một hình thức giao tiếp mà người ta thường lầm lẫn vớiquan hệ công chúng, nhưng cả hai rất khác biệt bởi vì để thành công trong quan hệ

SVTH: Bùi Ngọc Văn – Lớp QT06 8

 Người tiêu dùng hay sử dụng

 Các giới ảnh hưởng tới dư luận

 Các đoàn thể hiệp hội thươngmại

 Giới truyền thông

Lý do phải xác định các nhóm công chúng

 Để xác định các nhóm người liên quan đến một chương trình quan hệ công chúng

 Để thiết lập mức độ ưu tiên trong giới hạn ngân sách và nguồn lực

 Để lựa chọn phương tiện truyền thông và phương pháp

 Để chuẩn bị thông điệp với hình thức và nội dung phù hợp nhất

 Bên cạnh đó nếu không xác định nhóm công chúng có thể gây ra những hậu quả sau

 Công sức và ngân sách sẽ bị phân bổ không hợp lý khi cố gắng vươntới quá nhiều nhóm công chúng

 Gởi cùng một thông điệp đến những nhóm người khác nhau màkhông xét đến tình chất phù hợp với từng nhóm

 Công việc sẽ không được tính toán phân chia hợp lý để có thể sử dụngthời gian, nguyên liệu và thiết bị một cách hiệu quả và kinh tế nhất

 Không đạt được những mục tiêu đề ra

 Ban lãnh đạo hay khách hàng sử dụng dịch vụ quan hệ công chúng sẽthất vọng nếu kết quả không tốt và sẽ cho rằng quan hệ công chúngkhông có kết quả cụ thể

IV Mô hình hoạch định quan hệ công chúng

Dưới đây là mô hình kế hoạch quan hệ công chúng được đông đảo các chuyêngia PR chấp nhận

1 Đánh giá tình hình

Đây là kế hoạch dựa trên những mục tiêu, nhưng mức độ thành công của nó phụthuộc vào kỹ năng và hiệu suất được áp dụng Điều quan trọng là phải nắm bắt tìnhhình, chẳng hạn bằng cách đặt câu hỏi: Chúng ta đang ở đâu? Công chúng hiểukhông chính xác những vấn đề nào? Trước khi một chương trình PR được đặt ra,cần phải làm rõ điểm khởi đầu của nó Công chúng nhìn nhận như thế nào vềchương trình của chúng ta? Nếu chỉ dự đoán hay giả định hoặc hành động theo cảmtính và bản năng thì chúng ta có thể mắc sai lầm và chương trình PR sẽ trở nên vôdụng

Tiến trình chuyển đổi những tình huống cơ bản nhờ hoạt động PR

 Tình huống tiêu cực → Tình huống tích cực

 Đối nghịch → Thông cảm

 Thành kiến → Chấp nhận

SVTH: Bùi Ngọc Văn – Lớp QT06 10

 Thờ ơ → Quan tâm

 Thiếu hiểu biết → Kiến thức

Đây là những tình huống cơ bản mà các chuyên viên PR thường phải đối mặt Vànhư vậy mục đích sau cùng của PR là cụng cấp kiến thức để giúp mọi người hiểu biết.Đôi khi điều này áp dụng ngay cả với những điều mà đối tượng tiếp nhận không thíchhay không đồng ý Một trong những mục tiêu lý tưởng của PR là sự chấp nhận củacông chúng, bởi vì khó có thể chấp nhận điều gì nếu không được hiểu đúng

Đối nghịch : Chúng ta cần đưa ra các câu hỏi: Mức độ của sự đối nghịch đến

đâu? Sự đối nghịch ấy thể hiện dưới hình thức nào? Tại sao nó tồn tại? Có thể giảiquyết được không? Và giải quyết bằng cách nào

Thành kiến : Nguyên nhân của thành kiến có thể do ảnh hưởng từ gia đình, giáo

dục, tôn giáo, xã hội, môi trường hay chỉ đơn giản là sự hiểu lầm Lúc đầu người ta

có những thái độ bảo thủ đối với những tư tưởng mới và kháng cự sự thay đổi,nhưng khi chuyển sang chấp nhận một tư tưởng mới thì họ sẽ trở thành người ủng

hộ nhiệt tình cho các tư tưởng đó và bác bỏ những tư tưởng cũ

Thờ ơ : Đây là kẻ thù tệ hại nhất của sự hiểu biết Nó có thể là sản phẩm của sự

ích kỷ, lười biếng, thiếu trí tưởng tượng hay là kết quả của buổi thuyết trình khôngthú vị và kém thuyêt phục về một đề tài

Thiếu hiểu biết : Đây là một thất bại thường thấy – công chúng thiếu hiểu biết

về tổ chức Trong thế giới bận rộn ngày nay không ai có thể biết và hiểu tất cả mọithứ Vì vậy chúng ta phải chấp nhận cạnh tranh để giành lấy một vị trí trong tâm trícủa mọi người

Việc cho rằng người khác cũng quen thuộc với một vấn đề như chúng ta không

có gì là khó, nhưng sự giả định như thế thường nguy hiểm và dẫn đến sai lầm Khi

đó sự không hiểu biết sẽ ngày càng lan rộng và ảnh hưởng sâu sắc đến hình ảnh của

tổ chức với công chúng

2 Tìm hiểu tình hình

Để có thể đánh giá tình hình chính xác và hiệu quả cần phải tìm hiểu cẩn thận Việctìm hiểu có thể được thực hiện bằng một cuộc nghiên cứu những thông tin hay số liệuthống kê sẵn có, hoặc phải thực hiện một cuộc nghiên cứu hoàn tòan mới Một phươngpháp thường được sử dụng cho mục đích quan hệ công chúng là thăm dò dư luận Saukhi đã đánh giá tình hình, chúng ta có thể nhận biết vấn đề và đưa ra giải pháp

Các phương pháp giúp đánh giá tình hình

o Thăm dò ý kiến thái độ

o Xem xét các bài báo viết về tổ chức, hay những phóng sư truyền hình

o Các báo cáo doanh số và dự báo khuynh hướng doanh số trong tương lai

o Tình hình cạnh tranh và hiệu quả của việc nhập khẩu

o Giá cổ phiếu, đánh giá về thị trường chứng khoán, cổ tức và bảng cân đối

o Mối quan hệ lao động-những cuộc đình công và thỏa thuận về lương bổng

o Tình hình thời tiết và ảnh hưởng của nó

o Sự than phiền của khách hàng, tình hình sản phẩm, hay báo cáo về việcthử nghiệm

o Thảo luận với đội ngũ phân phối và bán hàng

o Giá cả và ảnh hưởng của việc thay đổi giá

o Những yếu tố ảnh hưởng của thị trường : kinh tế, xã hội, chính trị

o Thái độ của những người có ý kiến ảnh hưởng đến dư luận

3 Xác định mục tiêu

Ở giai đoạn lập kế hoạch, việc nêu ra các mục tiêu rõ ràng là rất cần thiết Nógần giống như việc chúng ta xem xét tất cả các nơi nghỉ mát trước khi đi, bởi vìchúng ta không thể đi tất cả các nơi và tiền bạc cũng như thời gian chỉ có hạn Hoạtđộng PR cũng cần sự cân nhắc như thế Số lượng mục tiêu mà chúng ta có thể thựchiện phụ thuộc vào ngân sách dành cho PR

SVTH: Bùi Ngọc Văn – Lớp QT06 12

Có 2 cách để xác định mục tiêu

 Cách thứ nhất dựa trên kết quả nghiên cứu, xác định các vấn đề cần đến giảipháp PR, ví dụ như sự thiếu nhiệt tình của một số người bán lẻ, hay nhânviên không cập nhật được thông tin công ty vừa có hệ thống máy móc mới

 Cách thứ hai là tham vấn với các trưởng phòng để phát hiện các nhu cầu giaotiếp hay những khó khăn họ gặp phải trong quá trình làm việc

4 Xác định nhóm công chúng

Danh sách các nhóm công chúng của các tổ chức khác nhau Ở bước này, điềuquan trọng là xem xét các yếu tố cản trở để quyết định một cách chính xác cácnhóm công chúng có thể hướng đến và hướng đến một cách hiệu quả, trong giới hạn

về ngân sách và sự lựa chọn phương tiện truyền thông thích hợp Nếu nhóm côngchúng quá đa dạng thì có thể bỏ qua một số nhóm

5 Lựa chọn phương tiện truyền thông

Có thể sử dụng những phương tiện truyền thông sau cho mục đích PR

5.1 Logo ( Trong hoạt động hành chính hàng ngày)

Phải mất vài giây để một người nào đó hình thành suy nghĩ về doanh nghiệp và thông thường logo của doanh nghiệp sẽ góp phần giúp họ tạo nên suy nghĩ đó

Người ta luôn khuyên rằng trước khi bắt đầu sự nghiệp kinh doanh, nên thuê

một nhà thiết kế chuyên nghiệp tạo logo cho công ty Tiếp theo là sử dụng logo như

thế nào để xây dựng thương hiệu và duy trì 1 hình ảnh thống nhất

5.2 Thông cáo báo chí

Thông cáo báo chí là phương tiện chính mà qua đó phổ biến được thông tin về công ty.Những thay đổi, những dự án mới và những giải thưởng công ty giành được đều là những

đề tài mang tính tư liệu tốt cho các thông cáo báo chí

5.3 Brochure công ty

Rất nhiều doanh nghiệp thành công có Brochure hoặc những tập thư mô tả vềcông ty, những thành công và sứ mạng của họ Đây có thể được xem là một công cụsống còn trong toàn bộ hồ sơ mà các công ty cần gửi tới khách hàng

Brochure không cần phải phức tạp Một vài điểm đơn giản, trình bày rõ ràng vàminh hoạ thể hiện một cách nghệ thuật sẽ là một cách để bạn đi xa trên con đườngđưa thông điệp mà bạn muốn đến với công chúng Ngắn gọn chính là bí quyết Mộtbức ảnh đẹp về một dự án thành công hoặc những bức ảnh về những nhân vật thenchốt có thể truyền thông điệp của bạn một cách nhanh chóng mà mạnh mẽ hơn rấtnhiều so với một bài viết dài

5.4 Web

Trong kỷ nguyên thương mại điện tử, sự sinh tồn của Công ty phụ thuộc rất lớnvào việc trang web mà bạn thiết lập ra có hiệu quả và thu hút được nhiều kháchhàng hay không

5.5 Tài trợ

Tài trợ là hỗ trợ tài chính cho những đề tài đáng giá, các sự kiện hay mục tiêuquan trọng và cá nhân tiêu biểu Ngày nay có 3 hình thức tài trợ cho 3 mục đíchkhác nhau là quảng cáo, tiếp thị và PR Hình thức thứ nhất là một dạng quảng cáo,trong đó công ty tài trợ cho một chương trình nào đó trên truyền hình hay đài phátthanh sẽ có thông điệp quảng cáo của mình phát kèm, hình thức tài trợ thứ hai làmột dạng tài trợ độc quyền trong đó nhà tài trợ có uy tín sẽ tài trợ cho toàn bộchương trình Việc đóng góp tài chính của công ty sẽ được nêu trong phần ghi nhậncông lao của các tổ chức hay cá nhân ở phần giới thiệu chú ý hay kết thúc chươngtrình Và như vậy thu hút được sự chú ý và tin tưởng của công chúng Hình thức tàitrợ thứ ba mang tính thương mại hiện đại Một chương trình thể thao, triển lãm nghệthuận, học bổng hay một cá nhân tiêu biểu… đều có thể được hỗ trợ về tài chính.Những giá trị PR chính trong tài trợ là gia tăng sự nhận biết về một công ty haysản phẩm của nó, một tiến trình làm cho quen thuộc qua những bài đưa tin lặp lạitrên các phương tiện truyền thông, thể hiện trách nhiệm xã hội của công ty và nhưvậy tạo sự thừa nhận cũng như sự tín nhiệm từ phía khách hàng, định vị sản phẩm

SVTH: Bùi Ngọc Văn – Lớp QT06 14

với những nhóm công chúng thích hợp, đồng thời cung cấp một phương tiện để thểhiện sự hiếu khách và nhiệt tình đối với các doanh nghiệp khác và khách hàng

5.6 Các phương tiện truyền thông khác

 Đài phát thanh, đài truyền hình

 Triển lãm: Các cuộc triển lãm quan hệ công chúng đặc biệt, các cuộc triểnlãm thương mại hay buổi giới thiệu cho công chúng

 Tài liệu in ấn : Giáo dục thông tin

 Sách được tài trợ : Có thể về chủ đề có liên quan đến tổ chức như cẩm nangcủa các công ty sản xuất dụng cụ điện, sách dạy nấu ăn của những nhà sảnxuất thực phẩm, bản đồ hay sách hướng dẫn du lịch của các công ty xăng dầuhay những nhà cung cấp vật liệu cho xe ô tô

6 Hoạch định ngân sách

o Người thực hiện PR cần lập kế hoạch về ngân sách để thực hiện các chiếndịch PR

o Để biết được chi phí thực hiện một chương trình PR

o Để xác định sẽ tiến hành loại chương trình nào với nguồn ngân sách được cấp

o Để lập kế hoạch chi tiết về số lượng công việc cần thực hiện nếu đã đồng ýtiến hành một chương trình nào đó cùng với chi phí dự tính để thực hiện nó

o Để thiết lập mức chi tiêu và khống chế việc chi tiêu quá mức

o Sau khi hoàn thành chiến dịch, sẽ căn cứ vào bản dự thảo ngân sách để đolường kết quả, xem xét ngân sách đã được sử dụng đúng mức và phân bổhợp lý cho từng hoạt động hay chưa

4 yếu tố trong nguồn ngân sách dành cho quan hệ công chúng

o Lao động : Bao gồm lương của nhân viên PR và cả đội ngũ nhân viên hỗ trợnhư thư ký, kế toán, tiếp tân và những người khác trong phòng PR hay

o Nguyên vật liệu : Gồm tất cả những thứ như văn phòng phẩm, in ấn, phươngtiện hỗ trợ hình ảnh, các thiết bị dùng trong triển lãm, hình ảnh, băng …

o Công tác phí : gồm những chi phí bằng tiền mặt như vé tàu xe, khách sạn, chiphí tiếp khách hay những phí tổn đặc biệt để tổ chức các sự kiện PR như tiệcchiêu đãi, thuê hệ thống âm thanh, đầu máy, TV, bảng thông báo, xe cộ, ghế,mặt bằng, dù…

Nguồn ngân sách sẽ được chia nhỏ thành nhiều phần, và chỉ có tổng số của nóthể hiện trong ngân sách của chương trình Tuy nhiên các chi phí về lễ khai trương,bản báo cáo hàng năm hay tạp chí nội bộ cần có bản kê khai chi tiết riêng rẻ

Dựa vào những chi phí cụ thể, ban lãnh đạo có thể thấy rằng hoạt động PR cóđược thực hiện một cách có tổ chức hay không, chi phí PR có thể đối chiếu với giátrị công việc, thành tích và việc thêm bớt hay điều chỉnh ngân sách có thể được thựchiện trước khi bắt đầu công việc Hơn nữa việc dự thảo ngân sách như thế sẽ chothấy với nguồn tài nguyên và nhân lực thực có, việc gì có thể thực hiện và việc gìkhông thể Khía cạnh giờ làm việc cũng rất quan trọng đối với cả dịch vụ tư vấn vàphòng PR nội bộ của công ty Lý luận trên có thể bị mâu thuẫn nếu ban lãnh đạo có

tư tưởng là thuê một người quản lý PR thì người đó phải làm được bất kì việc gì bất

kể đến khối lượng công việc ra sao Điều này sẽ dẫn đến việc người quản lý PRcùng một lúc phải làm quá nhiều công việc khác nhau và không thể hoàn thành tốtcông việc nào cả Khi dự thảo ngân sách chúng ta sẽ sắp xếp mức độ ưu tiên chotừng công việc và xem xét những giới hạn để có thể đạt hiệu quả và thu lợi Khi đó

sẽ hoàn tòan khả thi để đánh giá một cách công bằng kết quả đạt được với mục tiêu

và ngân sách đã đề ra cho phép phát hiện những điểm có thể mà trên đó cần phảithông tin giao tiếp

SVTH: Bùi Ngọc Văn – Lớp QT06 16

V.Xây dựng ngân sách quan hệ công chúng.

1.Phương pháp căn cứ vào khả năng ngân sách dành cho quan hệ công chúng

Phương pháp xác định ngân sách theo kiểu này hoàn toàn bỏ qua vai trò củaquan hệ công chúng như một khoản đầu tư và ảnh hưởng tức thời của quảng cáo đếnkhối lượng tiêu thụ Nó dẫn đến ngân sách quan hệ công chúng hàng năm khôngxác định, gây khó khăn cho lập kế hoạch quảng cáo dài hạn

2.Phương pháp tính tỉ lệ phần trăm theo doanh thu.

Nhiều doanh nghiệp xác định chi phí hoạt động quan hệ công chúng của mìnhbằng tỷ lệ phần trăm trên doanh thu (trong năm hay dự kiến) hay của giá bán

Phương pháp này có một nhược điểm Nó dẫn đến chỗ xác định ngân sách căn

cứ vào ngân quỹ hiện có chứ không phải theo những cơ hội thị trường Nó khôngkhuyến khích việc tiến hành quan hệ công chúng không theo chu kỳ hay chi phí tiếncông Sự phụ thuộc ngân sách quảng cáo vào việc biến động của mức tiêu thụ hằngnăm sẽ gây trở ngại cho việc lập kế hoạch dài hạn Phương pháp này không tạo racăn cứ logic để lựa chọn một tỷ lệ phần trăm cụ thể, ngoại trừ những gì đã làm đượctrong quá khứ hay những gì mà đối thủ cạnh tranh đang làm Cuối cùng nó khôngkhuyến khích xây dựng ngân sách quan hệ công chúng trên cơ sở xác định xem mỗisản phẩm và thị trường xứng đáng chi bao nhiêu

3.Phương pháp cân bằng cạnh tranh.

Một số doanh nghiệp xác định ngân sách quan hệ công chúng của mình theonguyên tắc đảm bảo ngang bằng với chi phí của đối thủ cạnh tranh Họ tin chắc rằngbằng cách chi một tỷ lệ phần trăm doanh thu bán hàng cho quảng cáo ngang bằngvới các đối thủ cạnh tranh họ sẽ duy trì được thị phần của mình

4.Phương pháp căn cứ vào mục tiêu và nhiệm vụ.

Phương pháp này đòi hỏi những người làm marketing phải xây dựng ngân sáchquan hệ công chúng của mình trên cơ sở xác định mục tiêu cụ thể và những nhiệm

vụ cần phải hoàn thành để đạt được mục tiêu rồi ước tính chi phí để thực hiện nhiệm

vụ đó Tổng các chi phí này là ngân sách dự toán cho quan hệ công chúng

SVTH: Bùi Ngọc Văn – Lớp QT06 18

PHẦN II:

THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY

A Tình hình kinh doanh tại công ty gas Petrolimex Đà Nẵng.

I Tổng quan về công ty.

1 Quá trình hình thành và phát triển công ty:

Ngày 25/03/1998 Tổng Công ty Xăng dầu Việt Nam ra quyết định số

134/QĐ-XD thành lập xí nghiệp Gas Đà Nẵng trực thuộc Công ty xăng dầu khu vực V tạiMiền Trung

Qua quá trình phát triển ngày 11/01/1999 Hội đồng quản trị Tổng Công ty xăngdầu Việt Nam ra quyết định số 01/QĐ-HĐQT thành lập Chi nhánh Gas Đà Nẵngtrực thuộc công ty Gas tại Hà Nội trên cơ sở đổi tên và bàn giao nguyên trạng Xínghiệp gas Đà Nẵng ( trước đây thuộc công ty xăng dầu khu vực V)

Ngày 11/05/1999, Công ty Gas tại Hà Nội có công văn số 0216/Gas-QĐ dự thảo

về qui chế phân cấp và quản lý Chi nhánh Gas Đà Nẵng Chi nhánh Gas Đà Nẵng làđơn vị trực thuộc Công ty Gas Hà Nội có nhiệm vụ cung cấp Gas cho khu vực Miềntrung và Tây Nguyên, có tư cách pháp nhân, hạch toán phụ thuộc, có tài khoản riêngtại ngân hàng và có con dấu riêng để giao dịch theo quy định của Nhà nước

Nhằm tăng tính chủ động, độc lập hơn trong kinh doanh ngày 1 tháng 5 năm

2005 quyết định của hội đồng quản trị công ty cổ phần Gas Petrolimex số 19/PGC –

QĐ – HĐQT thành Công ty TNHH Gas Petrolimex Đà Nẵng

Tên gọi: Công ty TNHH Gas Petrolimex Đà Nẵng

Tên giao dịch đối ngoại: Đà nẵng Petrolimex Gas Lmt Co

Trụ sở: Số 1 Lê Quý Đôn

- Kinh doanh gas khí đốt hoá lỏng

- Vận tải và phụ kiện liên quan đến gas

- Tư vấn xây dựng các hệ thống sử dụng gas

Từ khi thành lập đến nay hoạt động của công ty tương đối ổn định và hiệu quả.Sản phẩm của công ty đã có chổ đứng trên thị trường Đà Nẵng cũng như khu vựcmiền trung và tây nguyên

Công ty gas Petrolimex Đà Nẵng trong thời gian hoạt động bằng những nổ lựccủa mình, từ khi thành lập cho đến nay, công ty đã đi vào hoạt động một cách hiệuquả Doanh thu và lợi nhuận đều tăng qua các năm Công ty ngày càng phát triểnvững mạnh Và được thể hiện qua các năm 2005, 2006, 2007 và 2008 ở bảng sau:

2005

Năm 2006

Năm 2007

Năm 2008

SVTH: Bùi Ngọc Văn – Lớp QT06 20

2 Chức năng, quyền hạn, nhiệm vụ của công ty:

2.1 Chức năng:

Chức năng của công ty Gas Petrolimex Đà Nẵng là bán buôn, bán lẻ mặt hànggas, bếp gas, các thiết bị chuyên dùng, phụ kiện gas và các hoạt động sản xuất dịch

vụ liên quan trong và ngoài nước

Hiện nay công ty Gas Petrolimex Đà Nẵng đang hoạt động kinh doanh trên thịtrường khu vực miền trung và tây nguyên Mục đích của công ty là một doanhnghiệp nhà nước nên công ty có chức năng góp phần thức đẩy nền kinh tế pháttriển, góp phần giải quyết công ăn việc làm cho người lao động và tạo ra lợi nhuậnlàm cho công ty ngày càng phát triển vững mạnh

2.3 Nhiệm vụ :

Thực hiện hạch toán kinh tế hoạt động kinh doanh nhằm sử dụng hợp lý laođộng, vật tư tài sản, tiền vốn chấp hành pháp lệnh kế toán, thống kê, thực hiện đầy

đủ nghĩa vụ với ngân sách nhà nước, bảo toàn và phát triển vốn

Công ty xây dựng và thực hiện các kế hoạch, phương án kinh doanh nhằm mở rộng

và tổ chức việc bán hàng Thực hiện văn minh thương nghiệp thu hút khách hàng.Quan hệ với khách hàng theo như kế hoạch và phương án đã được thông qua sựđiều hành của Ban Lãnh Đạo để thực hiện các chỉ tiêu và nhiệm vụ được giao.Quản lý và chịu trách nhiệm về lĩnh vực xây dựng cơ bản, khoa học kỹ thuật,bảo vệ an toàn vệ sinh môi trường

Quản lý và chịu trách nhiệm về tổ chức cán bộ, lao động, tiền lương, bảo hộ lao động

3.Cơ cấu tổ chức và chức năng, nhiệm vụ của công ty và các phòng ban 3.1 Cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức chi nhánh bao gồm:

- Ban Giám đốc ( 1 Giám đốc và 2 Phó Giám đốc)

- Bốn phòng chuyên môn, nghiệp vụ: phòng tổ chức hành chính, phòng kinhdoanh, phòng kế toán - tài chính, phòng quản lý kĩ thuật

- Các đơn vị hạch toán báo cáo sổ sách: kho, trạm, cửa hàng

SVTH: Bùi Ngọc Văn – Lớp QT06 22

BAN GĐ

CỬA HÀNG KHO

CH 4

CH 1

CH 3 CH

2

Quan hệ trực tuyến

Quan hệ chức năng

( Sơ đồ cơ cấu tổ chức.)

Chi nhánh hoạt động theo mô hình trực tuyến chức năng; với nguyên tắc tậptrung dân chủ, quyền lực tập trung chủ yếu vào ban lãnh đạo Trong tổ chức, tầmhạn quản trị hẹp Điều đó thuận lợi trong việc quản lý, kiểm tra và giám sát Tuynhiên mức độ phân quyền ít

* Mối quan hệ giữa các bộ phận trong công ty:

* Quan hệ chỉ đạo: Là mối quan hệ giữa ban giám đốc chi nhánh và các phòng

ban, giữa ban giám đốc và các kho Gas, cửa hàng

Đây là mối quan hệ cơ bản nhất nhằm gắn yêu cầu chặt chẽ giữa các bộ phận và cánhân trong một thể thống nhất, yêu cầu của mối quan hệ này là cấp dưới phải phụctùng cấp trên, đề cao kỷ luật và mở rộng dân chủ trong bàn bạc

* Quan hệ hướng dẫn và người thực hiện: là mối quan hệ giữa các phòng ban

chức năng với các kho gas và cửa hàng Mối quan hệ thể hiện sự hướng dẫn về mặtnghiệp vụ, kỷ thuật giữa các bộ phận trong chi nhánh nhằm tổ chức thực hiện thốngnhất các quy trình

* Quan hệ phối hợp: là mối quan hệ giữa các phòng ban trong chi nhánh Đó là mối

quan hệ cùng cấp, vì vậy các bộ phận trong công ty phải liên hệ hợp tác với nhau để cùnghoàn thành nhiệm vụ dưới sự chỉ đạo và điều hành của ban giám đốc chi nhánh

3.2 Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban.

Trong sơ đồ cơ cấu bộ máy tổ chức của công ty, chức năng nhiệm vụ của cácphòng ban được biểu hiện như sau:

* Giám đốc:

Chức năng: Là người có quyền hành cao nhất công ty Điều hành mọi hoạt

động tại công ty

Nhiệm vụ: Giám đốc ban hành các quyết định về bổ nhiệm hay miễn nhiệm các

thành viên quản lý kinh doanh trong công ty, là người có nhiệm vụ quản lý toàndiện chịu trách nhiệm chung về các mặt hoạt động kinh doanh của công ty

Quyền hạn: Giám đốc công ty có quyền quyết định quyền thành lập, tách, nhập,

giải thể đổi tên…Các đơn vị hoạch toán báo cáo sổ sách cho công ty

Giám đốc công ty có quyền quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm điều động, luânchuyển, khen thưởng, kỷ luật và thực hiện chế độ chính sách đối với các đơn vị củacông ty

Giám đốc công ty thực hiện việc tuyển dụng và ký kết hợp đồng lao động đốivới tất cả lao động của đơn vị trên cơ sở kế hoạch đã được công ty phê duyệt theođúng luật lao động

* Phòng kinh doanh của công ty.

Chức năng: Chức năng của phòng kinh doanh là điều hành quản lý các hoạt

động kinh doanh, tiêu thụ sản phẩm gas tại công ty

Nhiệm vụ : Tham mưu giúp giám đốc công ty chỉ đạo điều hành kế hoạch xuất

nhập và kinh doanh gas, bếp gas, các thiết bị phụ kiện, công tác điều độ vận tải, tiếpthị hàng hoá đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ kinh doanh gas của công ty Phát triển thịtrường kinh doanh gas tại công ty

Quyền hạn: Phòng kinh doanh quyết định tiêu thụ hàng hoá, phân phối hàng

hoá và chịu trách nhiệm về công tác tiêu thụ hàng hoá, quản lý dự trữ hàng hoá đểđảm bảo an toàn nguồn hàng phục vụ thị trường

* Phòng tài chính kế toán:

Chức năng:Thực hiện quản lý vốn một cách hiệu quả của công ty.

Nhiệm vụ : lập các kế hoạch tài chính ngắn hạn, dài hạn, tiến hành hạch toán các

nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình kinh doanh, phân tích hoạt động kinh doanhcủa công ty và tham mưu tình hình về các nghiệp vụ về tài chính cho giám đốc

SVTH: Bùi Ngọc Văn – Lớp QT06 24

Quyền hạn: có trách nhiệm về các hoạt động liên quan đến nguồn lực tài chính

của công ty

* Phòng tổ chức hành chính:

Chức năng: Đảm bảo công tác hành chính văn thư, cung cấp thiết bị văn phòng

cho các bộ phận trong công ty Và các hoạt động nguồn nhân lực tại công ty

Nhiệm vụ: tham mưu cho giám đốc trong việc tổ chức quản lý cán bộ công nhân

viên, xây dựng kế hoạch đào tạo bồi dưỡng đội ngũ cán bộ

Quyền hạn : quyết định việc khen thưởng, kỷ luật… liên quan đến người lao

động Và chịu trách nhiệm về chất lượng đội ngũ nhân viên viên cán bộ công ty

* Phòng quản lý kỹ thuật:

Chức năng: Quản lý chiết Gas đảm bảo an toàn trong khâu chiết và đưa đến tay

người tiêu dùng

Nhiệm vụ: Thường xuyên kiểm tra về mặt kỹ thuật các hoạt động cung cấp gas.

Nghiên cứu về chất lượng gas, hiệu quả của việc giữ gas tại các bình gas

Quyền hạn: đảm bảo ổn định cho việc chiết gas và tính an toàn của sản phẩm

đến người tiêu dùng

* Hệ thống kho: Môi trường để bảo quản sản phẩm đã hoàn thành đưa vào kho

sau khi đã đóng bình xong, theo dõi nhập hàng từ tàu thuỷ Ngoài ra hệ thống khocòn bảo quản và sữa chữa vỏ bình

* Hệ thống cửa hàng: Trực tiếp tiêu thụ hàng hoá của công ty, góp phần không

nhỏ trong việc tăng doanh thu cho công ty Làm dịch vụ sửa chữa bếp gas dân dụngmiễn phí đối với khách hàng sử dụng Gas Petrolimex khu vực thành phố Đà Nẵng,giải đáp cho khách hàng những thắc mắc về gas, bếp gas, thiết bị dùng gas Đồngthời hệ thống các cửa hàng của công ty còn tích cực trong việc quảng cáo và tuyêntruyền hình ảnh sản phẩm Gas Petrolimex và công ty trên thị trường

Hiện nay, chi nhánh có 4 cửa hàng với 5 điểm bán có vị trí trên địa bàn Đà Nẵng:

- Cửa hàng chuyên doanh gas số 1- Lê Quý Đôn - Quận Hải Châu

- Cửa hàng gas ngã năm gồm 2 điểm bán:

Số 16 đường Trần Bình Trọng - Quận Ngũ Hành Sơn

Số 366 đường Ngũ Hành Sơn - Quận Ngũ Hành Sơn

- Cửa hàng gas Ngô Quyền số 481 đường Ngô Quyền - Quận Sơn Trà

- Cửa hàng gas Thuận Phước số 43 đường 3/2 - Quận Hải Châu

II Nguồn lực kinh doanh công ty.

Bảo vệ tuần tra

Nhìn chung tình hình lao động của công ty qua 4 năm có sự thay đổi nhưng sự

thay đổi này không đáng kể Từ năm 2005 đến năm 2008 Số lựơng lao động là 96

lao động, đến năm 2008 là 100 lao động, tăng lên 4 lao động Trong cơ cấu lao động

của công ty lao động trực tiếp có số lượng so với lao động quản lý không chênh lệch

nhiều vì chi nhánh chủ yếu của công ty là bán buôn, bán lẻ mặt hàng GasPetrolimex, bếp gas, các thiết bị chuyên dùng, phụ kiện gas và các hoạt động sảnxuất dịch vụ nên lao động trực tiếp chiếm số lượng ít

Số lượng lao động năm 2006 giảm 2 lao động so với năm 2005, nhưng năm

2007 lại tăng lên 2 lao động và năm 2008 tăng thêm 4 lao động

Nhìn chung, nguồn lao động trong công ty tương đối ổn định Sự giảm đi củanguồn lực vào năm 2006 do chính sách của chi nhánh là giảm bớt lao động Bộphận lao động quản lý công ty có xu hướng gia tăng, trong khi đó bộ phận lao độngtrực tiếp có xu hướng giảm Có một sự thay đổi trong cơ cấu nguồn nhân lực giữanăm 2006, 2007, 2008 so với năm 2005, đó là không còn những người giữ chứcdanh cửa hàng phó và nhân viên nghiệp vụ Cửa hàng phó chuyển thành của hàngtrưởng và bốn nhân viên nghiệp vụ được phân bổ vào các phòng ban công ty

Cũng như các doanh nghiệp khác, lao động - nguồn nhân lực có giá trị đặc biệtđối với chi nhánh bởi chính họ là những người sáng tạo ra giá trị Nguồn nhân lựcnày gồm những người lao động gián tiếp và trực tiếp - họ làm việc và phối hợp vớinhau để cùng hoàn thành nhiệm vụ được giao

Ở chi nhánh có đội ngũ lao động trẻ.

Tuổi trung bình của nguồn lao động

Đội ngũ lao động trẻ là một thuận lợi lớn đối với công ty Họ là những ngườinăng động, sáng tạo, thích tìm hiểu Mặc dù kinh nghiệm của những người lao độngtrẻ chưa nhiều nhưng họ là những người ham học hỏi, từ đó nâng cao chất lượng laođộng cho toàn công ty Nếu những người lao động trẻ này làm việc tốt thì chi nhánh

có thể ký kết hợp đồng lao động lâu dài, không phải tuyển dụng thêm lao động, từ đógiảm được một khoản chi phí kép là vừa tuyển dụng vừa sa thải nhân viên

Đội ngũ lao động tại công ty là rất trẻ trung bình 32,65 tuổi Nên đội ngũ này rấtnăng động trong việc kinh doanh Nhưng bên cạnh đó đội ngũ lao động trẻ có kinh

SVTH: Bùi Ngọc Văn – Lớp QT06 28

tự đào tạo tại các phòng ban, nơi làm việc của chi nhánh Mặc dù tuổi đời khá cao,

họ vẫn không ngừng học hỏi từ đồng nghiệp, theo học các khoá đào tạo để bắt kịpkiến thức

Đồng thời ở chi nhánh có lực lượng lao động có trình độ cao

Theo

trình độ

SL (người)

TL(%)

SL (người)

TL(%)

SL (người)

TL(%)

SL (người)

TL(%)

2 Yếu tố cơ sở vật chất:

Nguyêngiá

Giá trị cònlại

Nguyêngiá

Giátrị cònlại

Nguyêngiá Giá trị còn lại Nguyêngiá Giá trị còn lại

Nhà cửa,

vật kiến

trúc 10,017 7,222 10,415 7,320 11,020 7,547 12,342 8,000Máy móc,

Sau khi tách ra khỏi Công ty xăng dầu khu vực V, chi nhánh được tiếp quản100% cơ sở vật chất kỹ thuật từ công ty này Kho gas của công ty có diện tích là11.050m2 bao gồm một dây chuyền đóng bình tự động với 5 bể chứa, dung tích mỗi

bể là 100m3 Trong quá trình hoạt động kinh doanh, công ty có nhu cầu mở rộngdiện tích để đảm bảo lượng hàng tồn kho đáp ứng kịp thời nhu cầu khách hàng –đảm bảo tính sẵn sàng của hàng hóa nhưng công ty chưa thực hiện được do phầndiện tích này nhà nước quy định thuộc quy hoạch thành phố

Với chính sách đầu tư và cải tiến không ngừng về công nghệ, công ty hiện đang

có một hệ thống trang thiết bị và máy móc hiện hiện đại Hệ thống trang thiết bị kĩthuật cao, đảm bảo an toàn được vận hành theo chu trình của người quản lý từ khâutiếp cận nguồn hàng, bảo quản, công đoạn sản xuất vận chuyển cung cấp dịch vụ tạinơi tiêu dùng

Công ty có hệ thống cầu cảng, kho bãi quy mô và hiện đại nhất ở khu vực miềntrung và tây nguyên, có khả năng tiếp nhận tàu thuỷ có trọng tải lớn

Công ty sử dụng thiết bị chuyên ngành LPG của các hãng danh tiếng như: thiết

bị hoá hơi điều áp của Kosan - Đan Mạch, Wako - Nhật Bản Xe bồn chở LPG củaWolvo - Thuỵ Sĩ Ngoài ra công ty còn có thiết bị cảnh báo, thiết bị phòng cháychữa cháy hiện đại có cấp độ tự động hoá cao như thiết bị rò rĩ gas, đo nhiệt độ, báocháy tự động Thiết bị đo lường tính lưu lượng LPG trung tâm từ xa

Trụ sở công ty đóng tại số 1 Lê Quý Đôn, kho gas nằm ở đường Bạch Đằng, bêncạnh bờ sông Hàn thuận lợi trong việc thực hiện các giao dịch kinh doanh, giaothông vận tải và nhập hàng

3 Yếu tố nguồn lực tài chính:

Phân tích theo khối và chỉ số của bảng cân đối kế toán:

2006

Năm 2007

Năm

A.TÀI SẢN

kho 29.959 30.260 36.312 55.8 49.2 50.97 100 101.0 121.24.TSLĐ khác 52 62 73 0.097 0.101 0.102 100 119.2 140.4

SVTH: Bùi Ngọc Văn – Lớp QT06 32

Về phần nợ và vốn chủ của chi nhánh, thì cùng với sự tăng lên của giá trị tài sảntrong 3 năm, đã kéo theo sự gia tăng của thông số nợ trong 3 năm đó Ở đây tài trợbằng vốn vay chủ yếu tập trung vào khoản phải trả và nợ khác của chi nhánh, 2khoản này tăng lên về cả giá trị tuyệt đối lẫn tương đối trong 3 năm Mặc khác nợphải trả người bán và nợ khác tăng lên đã cung cấp một vốn tài trợ cho phần tài sảntăng lên tương ứng Khi phân tích chỉ số chúng ta không thấy được tài trợ tài sản là

do nợ nhưng trong phân tích khối ta lại nhìn thấy rõ điều này

Đi sâu hơn vào bảng phân tích theo khối, ta thấy các khoản của chi nhánh không

có sự biến động lớn điều này chứng tỏ rằng tình hình hoạt động của chi nhánh vẫnđang ổn định mặc dù chiến lược của chi nhánh từ 2007 – 2008 có sự thay đổi, đó làđầu tư vào tồn kho và tài sản lưu động khác Với sự tăng lên của các tài sản có khảnăng chuyển hoá thành tiền nhanh sẻ giúp cho khả năng thanh toán các khoản nợđến hạn rất thuận lợi nhưng việc sử dụng quá nhiều nợ ngắn hạn để tài trợ cho tàisản, thêm vào đó các tài sản cố định lại có ít khả năng sinh lợi, như vậy thì doanhthu của chi nhánh sẻ giảm Chi nhánh cần phải lưu ý đến vấn đề này

Chúng ta tiếp tục đi vào mục đích của chi nhánh, dường như mục đích đầu tưvào tồn kho và giảm khoản phải thu là nhằm tăng lượng bán để tăng doanh thu chomình vào những năm tới Chúng ta cũng nhận thấy rằng hơn 2/3 tài sản của chinhánh là tài sản ngắn hạn, trong đó khoản phải thu và tồn kho là chiếm đa số Cácgiá trị này một lần nữa làm rõ tầm quan trọng của công tác quản trị vốn luân chuyển

ở hầu hết các doanh nghiệp Tất cả các doanh nghiệp đều mong muốn quản trị vốnluân chuyển hiệu quả và cố gắng đưa nó về giá trị bằng không, cũng có nghĩa làdòng ngân quỹ của các doanh nghiệp sẽ tăng lên, đẩy nhanh được quá trình sản xuất

và tiêu thụ có hiệu quả hơn Đặc biệt thu nhập của doanh nghiệp sẽ tăng lên vì chiphí đầu tư vào tồn kho và khoản phải thu giảm xuống Với chiến lược của chi nhánh

là tăng lượng bán để tăng doanh số nhưng khi một phần lớn đầu tư của chi nhánhnằm trong tài sản biến động như tồn kho và khoản phải thu, thì việc đầu tư này chinhánh cần phải xem xét lại vì lý do: Gas là dạng khí dể gây cháy nổ nếu để tồn khocao sẻ rất nguy hiểm và chi phí kho bãi, quản lý sẽ cao Khoản phải thu tuy hiệu quảnhưng nếu quá chặt chẽ trong khi đối thủ cạnh tranh của chi nhánh ngày càng nhiều,với các chính sách ưu đãi mới ra đời thì mất khách hàng trong tương lai lại là điềuđáng báo động

đó phân bổ hàng về cho công ty

Sản lượng nhập hàng của công ty từ năm 2006 đến 2008 thể hiện ở bảng sau:

Đơn vị: Tấn

Sản lượng

(Nguồn phòng kinh doanh)

Trung bình mỗi tháng công ty nhập hàng từ 3 đến 4 chuyến tàu Mỗi chuyến tàu công ty nhập có sản lượng 500 tấn Sản lượng nhập hàng của công ty có trọng lượngnhư vậy là do hệ thống kênh rạch của sông hàng được chuyên chở với trọng lượng

từ 500 đến 700 tấn

SVTH: Bùi Ngọc Văn – Lớp QT06 34

4.2 Tình hình tiêu thụ gas của khách hàng theo mục đích sử dụng sản phẩm:

* Khách hàng gas dân dụng: khách hàng này tiêu thụ gas chủ yếu phục vụ

cho việc nội trợ, khách hàng dân dụng tiêu thụ các sản phẩm gas bình loại 12kg hay

13 kg Sản lượng tiêu thụ qua các năm 2006, 2007, 2008 được thể hiện ở bảng sau:

(Nguồn: phòng kinh doanh)

Năm 2006 sản lượng tiêu thụ gas dân dụng của công ty là 7519 tấn, năm 2007sản lượng tiêu thụ giảm còn 7337 tấn, giảm 2% so với năm 2006 và năm 2008 sảnlượng tiêu thụ của công ty tiếp tục sụt giảm chỉ còn 6146 tấn giảm 18% so với năm

2006 Điều này cho thấy thị trường cạnh tranh của công ty ngày càng gay gắt Do sựxuất hiện ngày càng nhiều hãng gas Nên công ty cần phải có các chính sách phùhợp để tăng sản lượng bán trong những năm tới Công ty nên tập trung truyền thông

cổ động, thuyết phục khách hàng tin tưởng vào sản phẩm của công ty

* Khách hàng gas thương mại:

Đây là thị trường tiêu thụ sản lượng ít nhất so với tổng sản lượng bán ra củacông ty Đối tượng khách hàng sử dụng sản phẩm ở thị trường này chủ yếu là các cơ

sở sản xuất kinh doanh nhỏ như cơ sở sấy cá, làm mè xửng, các tổ chức kinh doanhdịch vụ ăn uống… Họ sử dụng gas bình loại 48kg, thường mua với khối lượngkhông lớn lắm Trong những năm vừa qua sản lượng tiêu thụ gas thương mại có xuhướng tăng lên và được thể hiện ở bảng sau:

Đơn vị: tấn

Doanh thu(Triệu Đồng) 13501 21336 158 36613 271

(Nguồn: phòng kinh doanh)

Nhìn chung tình hình tiêu thụ gas thương mại có xu hướng tăng nhanh chóngchóng qua các năm Năm 2008 sản lượng tiêu thụ là 3930 tấn tăng 123% so với năm

2006 Sản lượng tiêu thụ gas thương mại tăng mạnh qua các năm là do việc ngàycàng có nhiều cơ sở sản xuất, kinh doanh dịch vụ ăn uống được hình thành bên cạnh

đó còn có các chính sách kinh doanh phù hợp với công ty

* Khách hàng gas công nghiệp: Ở thị trường này, khách hàng chủ yếu tiêu thụ

sản phẩm gas rời Hàng năm, tỉ lệ sản lượng tiêu thụ ở khu vực này khá cao vì nótập trung vào việc sản xuất các sản phảm công nghiệp đòi hỏi cần nhiều năng lượng

Đơn vị: tấn

% so năm2006

Doanh thu(Triệu Đồng) 58943 74855 127 82341 140

(Nguồn: phòng kinh doanh).

Tình hình tiêu thụ sản lượng gas công nghiệp của công ty qua các năm có sựtăng trưởng ổn định ít có sự biến động mạnh Năm 2007 sản lượng tiêu thụ tăng lên8% so với năm 2006 là công ty nhận được hợp đồng cung cấp gas cho cơ sở sảnxuất nhựa Bình Minh và công ty cổ phần dịch vụ Phú nhuận

Nhìn chung tốc độ tăng trưởng của công ty ở các thị trường thương mại và côngnghiệp đều có xu hướng tăng ổn định, bên cạnh đó thị trường gas dân dụng có xuhướng giảm xuống thấp

SVTH: Bùi Ngọc Văn – Lớp QT06 36

Thị trương tiêu thụ gas công nghiệp ( gas rời) chiếm tỷ lệ cao là 50,3% năm

2008 chiếm hơn một nữa sản lượng gas tiêu thụ Bên cạnh đó sản lượng gas dândụng ngày càng chiếm tỷ lệ thấp dần điều đó đặt cho công ty trước yêu cầu là làmthế nào để bảo vệ và mở rộng thị phần của mình, giữ vững vị thế trước tình hìnhcạnh tranh ngày càng gay gắt

4.3 Tình hình tiêu thụ sản phẩm của khách hàng theo các phương thức bán:

Hàng năm, số khách hàng này tiêu thụ một khối lượng lớn sản phẩm của công

ty

với năm 2006

với năm 2006

lượng

Sản lượng

Sản lượng Tổng đại lý thành

bán được 20276 tấn và tăng so với năm 2006 là 10% Sản lượng gas bán cho cáckhách hàng tăng lên gas công nghiệp tăng lên 10% so với năm 2006, gas thươngmại và dân dụng cũng tăng lên Sản lượng bán cho đại lý ngoài ngành thấp hơn sovới năm 2006 nhưng sản lượng bán ra có cải thiện hơn so với năm 2007 Nên làmcho doanh thu của công ty cũng tăng lên qua các năm

với năm 2006

với năm 2006

Tên khách hàng Doanh

thu

Doanh thu

Doanh thu

Tổng đại lý thành viên 40454 49163 122% 54080 134%Các cửa hàng trực

Trong những năm qua, trên thị trường có không ít những nhà cung cấp gas Và

vì thế việc lôi kéo khách hàng về phía mình, tạo được sự trung thành trong lòngkhách hàng về việc sử dụng sản phẩm của chi nhánh luôn là vấn đề công ty quantâm Công ty đưa ra chính sách đầu tư cho khách hàng hấp dẫn Đối với khách hànglớn đầu tư 50% giá trị công trình, … Công ty gas Petrolimex Đà Nẵng đã tạo được

ấn tượng, lòng tin ở khách hàng và điều đó được thể hiện qua sự gia tăng sản lượngtiêu thụ từ năm 2006 đến năm 2007, 2008

Khách hàng của chi nhánh không chỉ ở khu vực Đà Nẵng mà bao gồm kháchhàng ở nhiều tỉnh khác ( Quảng Bình, Quảng Trị, Quảng Nam, Huế, Bình Định…)

Họ mua sản phẩm của chi nhánh một cách thuận tiện, dễ dàng thông qua hệ thốngphân phối rộng khắp

SVTH: Bùi Ngọc Văn – Lớp QT06 38

Sản phẩm gas rời ( gas chưa được chiết vào bình): phục vụ chủ yếu cho khách

hàng công nghiệp Đối tượng khách hàng tiêu thụ loại sản phẩm này là các nhà máy sản xuất vật liệu xây dựng, nhà máy sản xuất nhựa, cao su… Ngoài ra, chi nhánh còn bán sản phẩm gas rời cho các công ty xăng dầu khu vực V Đà Nẵng, công ty xăng dầu Phú Khánh, Công ty xăng dầu Quảng Bình Tại đó họ tự thực hiện công tác chiết bình và đưa sản phẩm đến người tiêu dùng

Sản phẩm gas bình ( được chiết vào các bình bằng sắt ): gas bình của chi nhánh

có 3 loại: 12 kg, 13kg và 48kg Loại bình này chủ yếu phục vụ cho khách hàng tiêu dùng và khách hàng thương mại Phân loại sản phẩm gas bình:

- Loại 12kg, 13kg gọi là gas tiêu dùng: loại gas này được chiết vào bình với dung tích 12kg, 13kg sử dụng trong đời sống sinh hoạt, thường được mua bởinhững khách hàng là hộ gia đình

- Loại 48kg gọi là gas thương mại: loại gas này phục vụ cho đối tượng khách hàng là nhà sản xuất nhỏ, các tổ chức kinh doanh dịch vụ ăn uống, khách sạnnhà hàng lớn nhỏ

Như vậy, cơ cấu sản phẩm của chi nhánh đa dạng, đáp ứng nhu cầu ngày càngnhiều hơn của các đối tượng khách hàng

Trong những năm qua, trên thị trường xuất hiện nhiều nhãn hiệu gas khác nhau

Sự cạnh tranh về nhãn hiệu ngày càng diễm ra mạnh mẽ So với các công ty khác,sản phẩm gas Petrolimex của chi nhánh được nhiều người biết đến, để lại ấn tượngtốt đẹp trong tâm trí khách hàng Sản phẩm gas Petrolimex có chất lượng tốt đượckiểm chứng qua tiêu dùng và độ an toàn cao với hệ thống van của hãng Koran –hãng hàng đầu thế giới về việc sản xuất thiết bị gas, bình gas được thiết kế với kỹthuật riêng cho chi nhánh theo tiêu chuẩn Mỹ

Chi nhánh ngày càng chú trọng hơn đến các hoạt động dịch vụ khách hàng để họcảm nhận được nhiều lợi ích hơn từ việc tiêu dùng sản phẩm

5.2.Chính sách giá:

Nguồn hàng của chi nhánh được nhập hoàn toàn từ nước ngoài và điều đó làmcho mức giá tại chi nhánh biến động chung theo mức giá trên thị trường thế giới vàgiá của chi nhánh thường cao hơn so với đối thủ cạnh tranh

Mức giá của chi nhánh thay đổi theo từng tháng Việc định giá chủ yếu theo chi phí và có sự điều chỉnh dựa vào đối thủ cạnh tranh và theo từng khu vực thị trường Chi nhánh điều chỉnh mức giá cho phù hợp theo nguyên tắc giá bán đối với các tổngđại lý thành viên là thấp nhất:

Giá bán = giá mua + các khoản chi phí + lợi nhuận ước đạt.

Chi nhánh định giá thấp hơn ở các tỉnh phía Nam, đặc biệt là các tỉnh Gia Lai,Komtum Ở các tỉnh này, nhu cầu sử dụng chưa cao trong khi đó lại có nhiều công

ty cung cấp gas Chính vì thế, việc định giá thấp như vậy nhằm tăng khả năng cạnhtranh với các hãng khác

5.3 Chính sách phân phối

Qua sơ đồ ta thấy công ty sử dụng nhiều dạng kênh phân phối đến khách hàngmục tiêu của mình Sản phẩm của công ty được phân phối thông qua kênh cấp 0,kênh cấp I và kênh cấp II Với hệ thống kênh phân phối này sẽ giúp công ty thu thậpđược nhiều thông tin để hoạch định chiến lược và các kế hoạch kinh doanh mộtcách có hiệu quả hơn trên từng thị trường cụ thể

SVTH: Bùi Ngọc Văn – Lớp QT06 40