Hoạch định nhân lực ngành may

Sử dụng phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp, phương pháp phân tích, tổng hợp với hai chức danh là nhân viên tiền lương và nhân viên tuyển dụng – đào tạo. Việc định biên lao động được áp dụng với hai chức danh công việc này nhằm mục đích: Hiểu rõ hơn về phương pháp định biên nhân sự, mục đích của việc định biên nhân sự đối với tổ chức, doanh nghiệp; Hiểu rõ hơn về mục đích, nhiệm vụ và các yêu cầu đối với hai chức danh nhân viên tiền lương và nhân viên tuyển dụng – đào tạo thông qua việc xây dựng bản mô tả công việc; Hiểu rõ và phân tích được thực trạng doanh nghiệp, kế hoạch phát triển năm 2022, làm cơ sở cho việc đánh giá tình hình sử dụng nhân lực hiện tại và định biên lao động cần thiết phục vụ năm kế hoạch 2022 đối với hai chức danh trên

CƠ SỞ II, TRƯỜNG ĐẠI HỌC LAO ĐỘNG – XÃ HỘI KHOA QUẢN LÝ NGUỒN NHÂN LỰC Số báo danh: 025 Trịnh Quốc Cương Mã sinh viên: 1953404040855 Lớp: ĐH19NL4 TIỂU LUẬN HỌC PHẦN HOẠCH ĐỊNH NHÂN LỰC Giảng viên PHAN THỊ LIỆU Điểm số Cán chấm thi Điểm chữ Cán chấm thi Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 10 năm 2021 MỤC LỤC I Một số vấn đề chung 1.1 Lý chọn đề tài, đối tượng nghiên cứu 1.2 Phương pháp mục đích nghiên cứu II Bản mô tả công việc chức danh 2.1 Nhiệm vụ chức danh nhân viên tuyển dụng – đào tạo 2.2 Nhiệm vụ chức danh nhân viên tiền lương III Định biên lao động chức danh công việc 3.1 Định biên lao động, nhận xét dự báo cầu nhân lực 3.2 Thực trạng nhân lực giải pháp IV Giải thích q trình định biên lao động V Kết luận TÀI LIỆU THAM KHẢO 10 PHỤ LỤC Phụ lục 01: Bảng mô tả công việc theo chức danh nhân viên tiền lương và nhân viên tuyển dụng – đào tạo Phụ lục 02: Bảng số liệu định biên theo chức danh nhân viên tiền lương và nhân viên tuyển dụng – đào tạo I Một số vấn đề chung 1.1 Lý chọn đề tài, đối tượng nghiên cứu Sau 30 năm đổi hội nhập quốc tế, kinh tế Việt Nam đạt nhiều thành tựu to lớn Với thay đổi khoa học công nghệ, việc làm tạo động lực mạnh mẽ cho ngành kinh tế nhiều tổ chức, doanh nghiệp phát triển Tuy nhiên, phát triển kinh tế Việt Nam đứng trước khó khăn, thách thức Nhiều doanh nghiệp vào hoạt động, nguồn nhân lực hạn chế, việc hoạch định nhằm tạo chủ động nhân lực doanh nghiệp chưa thật quan tâm Nhiều doanh nghiệp trình thực mục tiêu, nhiệm vụ bị rơi vào tình trạng thiếu nhân lực, ảnh hưởng tới trình hoạt động gây đình trệ cơng việc Là doanh nghiệp vào hoạt động năm 2020, Công ty Cổ phần May Minh Anh Thọ Xuân lựa chọn ngành nghề cho doanh nghiệp sản xuất, gia công sản phẩm may mặc, quần áo, trang phục (trừ da lông thú) - ngành hàng nhận định cạnh tranh nhiều thị trường chất lượng, giá mức độ đa dạng hóa sản phẩm Là doanh nghiệp sau nhiều ông lớn ngành, công ty áp dụng nhiều thiết bị khoa học công nghệ vào trình phát triển quản lý nhân lực đạt nhiều kết khả quan Với quy mô 2000 nhân viên, Công ty tập trung mở rộng sản xuất thêm 03 phân xưởng ước tính cho 5500 lao động đánh giá doanh nghiệp tiềm tương lai, tạo nhiều hội việc làm cho người lao động Trước thực trạng đó, nhằm đáp ứng số lượng chất lượng cầu việc làm doanh nghiệp tăng, năm 2022 dự kiến có phân xưởng vào hoạt động với 1800 lao động, yêu cầu định biên nhân cần thiết phục vụ cho công tác tuyển dụng hoạch định nhân lực 1.2 Phương pháp và mục đích nghiên cứu Sử dụng phương pháp thu thập liệu sơ cấp, phương pháp phân tích, tổng hợp với hai chức danh nhân viên tiền lương nhân viên tuyển dụng – đào tạo Việc định biên lao động áp dụng với hai chức danh cơng việc nhằm mục đích: Hiểu rõ phương pháp định biên nhân sự, mục đích việc định biên nhân tổ chức, doanh nghiệp; Hiểu rõ mục đích, nhiệm vụ yêu cầu hai chức danh nhân viên tiền lương nhân viên tuyển dụng – đào tạo thông qua việc xây dựng mô tả cơng việc; Hiểu rõ phân tích thực trạng doanh nghiệp, kế hoạch phát triển năm 2022, làm sở cho việc đánh giá tình hình sử dụng nhân lực định biên lao động cần thiết phục vụ năm kế hoạch 2022 hai chức danh II Bản mô tả công việc chức danh Nhận định hai đối tượng nhân viên tiền lương nhân viên tuyển dụng – đào tạo cần thiết việc thực mục tiêu doanh nghiệp Bằng phương pháp thu thập liệu sơ cấp – điều tra trực tiếp, ta xây dựng mô tả công việc cho 02 chức danh: Bảng II.1 Bảng mô tả công việc chức danh - (Chi tiết phụ lục đính kèm) 2.1 Nhiệm vụ chức danh nhân viên tuyển dụng – đào tạo Thông qua bảng mơ tả cơng việc ta có nhiệm vụ, tần suất thực nhiệm vụ chức danh nhân viên tuyển dụng – đào tạo bao gồm: TT Nhiệm vụ Tuyển dụng Lập kế hoạch, tổ chức công tác tuyển dụng theo quy trình phân cơng cấp Lập danh sách hồ sơ, lưu hồ sơ, báo cáo lên cấp + Hồ sơ đạt: làm thủ tục nhận việc, lưu hồ sơ, báo cáo lên cấp phòng ban liên quan + Hồ sơ không đạt: lưu Hồ sơ báo cáo lên cấp Thực bàn giao nhân Theo dõi trình thử việc nhân mới; Thực đánh giá nhân Đào tạo Trực tiếp đào tạo hội nhập nhân mới; Tiếp nhận kế hoạch đào tạo phòng ban; Lập kế hoạch đào tạo, theo dõi, thực đào tạo Thực báo cáo công tác đào tạo lên cấp Quản lý hồ sơ Quản lý phần mềm nhân sự; Thực cập nhật thông tin nhân lên phần mềm Quản lý hồ sơ nhân toàn công ty Thực nhiệm vụ khác theo phân cơng trưởng phịng Ban lãnh đạo cơng ty 1.1 1.2 1.3 1.4 2.1 2.2 2.3 3.1 3.2 Bằng chứng công việc Tần suất Kế hoạch duyệt; Tuyển dụng theo quy trình Tháng Danh sách duyệt; Hồ sơ lưu theo phòng ban theo tháng; Báo cáo duyệt Tháng Nhân bàn giao Tháng Bảng thông tin đánh giá cấp nhân viên duyệt Tháng Nhân đào tạo Tháng Kế hoạch đào tạo duyệt; Nhân viên đào tạo Năm Báo cáo duyệt Quý Phần mềm hoạt động tốt; Thông tin nhân cập nhật Hồ sơ nhân xếp Hoàn thành tốt nhiệm vụ giao Ngày Ngày Năm Như vậy, với mục đích cuối tham mưu, giúp việc cho trưởng phịng cơng tác liên quan đến tuyển dụng đào tạo nhân Nhiệm vụ chức danh nhân viên tuyển dụng – đào tạo nhóm lại bao gồm 03 nhiệm vụ là: tuyển dụng; đào tạo; thực công tác quản lý hồ sơ nhân viên công ty Trong trình thực nhiệm vụ, yêu cầu nhiệm vụ phải diễn theo quy trình, tần suất theo quy định cơng việc Các công tác báo cáo, lập kế hoạch thực nhiệm vụ phải đảm bảo xác, thực tế mang tính cập nhật Để hồn thành tốt nhiệm vụ giao, chức danh có quyền phối hợp với nhân viên phận phịng ban liên quan, có vấn đề giải cần báo lên trưởng phòng để xin ý kiến 2.2 Nhiệm vụ chức danh nhân viên tiền lương Với chức danh nhân viên tiền lương, nhiệm vụ theo bảng mô tả công việc gồm: TT Nhiệm vụ Chấm công Theo dõi thông tin bảng chấm công; 1.1 Quản lý phần mềm chấm công 1.2 1.3 2.1 2.2 2.3 Thực chấm cơng cho tồn cán nhân viên nhà máy Thực báo cáo nhân lực hàng ngày Tiền lương Thực tính lương cho tồn cán nhân viên nhà máy Thực loại báo cáo công tác tiền lương Quản lý hồ sơ chấm công tiền lương cán nhân viên tồn cơng ty Chuẩn bị thủ tục, hồ sơ đánh giá nhà máy; Tham gia đánh giá nhân viên, đánh giá nhà máy Xây dựng hoàn thiện quy chế lương – thưởng, chế độ cho nhân viên tồn cơng ty; Lập kế hoạch tiền lương Thực cơng việc khác Trưởng phịng giao theo đạo từ Ban lãnh đạo công ty Bằng chứng công việc Tần suất Thông tin bảng chấm công đầy đủ; Phần mềm chấm công hoạt động tốt Ngày Chấm công đầy đủ Ngày Báo cáo phê duyệt Ngày Bảng lương tổng hợp phê duyệt Tháng Báo cáo phê duyệt Ngày Hồ sơ xếp Ngày Bảng thông tin đánh giá; Hồ sơ đánh giá nhà máy Năm Quy chế lương - thưởng, chế độ cho người lao động phê duyệt; Kế hoạch phê duyệt Năm Hoàn thành tốt nhiệm vụ giao Năm Nhằm mục đích cuối tham mưu, giúp việc cho trưởng phịng cơng tác liên quan đến tiền lương, thưởng, phúc lợi Với chức danh nhân viên tiền lương bao gồm nhiệm vụ là: thực chấm cơng báo cáo nhân lực hàng ngày thực tính lương, báo cáo lương; quản lý hồ sơ chấm công, tiền lương cho người lao động Ngoài ra, hàng năm chức danh tham gia vào nhiệm vụ đánh giá nhà máy, đánh giá nhân viên công ty nhằm phục vụ việc xây dựng quy chế lương - thưởng, chế độ cho nhân viên tồn cơng ty lập kế hoạch tiền lương cho cơng ty năm Để hồn thành tốt nhiệm vụ giao, chức danh có quyền phối hợp với nhân viên phận phòng ban liên quan có vấn đề khơng thể giải cần báo lên trưởng phòng để xin ý kiến III Định biên lao động chức danh công việc 3.1 Định biên lao động, nhận xét và dự báo cầu nhân lực Thực định biên lao động cho chức danh nhân viên tuyển dụng – đào tạo nhân viên tiền lương Thông qua phương pháp thu thập liệu sơ cấp – điều tra trực tiếp phương pháp phân tích, tổng hợp Ta có bảng thu thập liệu nội dung công việc theo chức danh: Bảng III.1 Bảng thu thập liệu nội dung công việc (Chi tiết phụ lục đính kèm) Dựa theo bảng thu thập liệu, ta có thơng tin nhiệm vụ kỳ vọng yêu cầu chức danh; thời gian hao phí cho nhiệm vụ tương ứng theo tần suất, giờ, ngày năm doanh nghiệp; quy trình thực nhiệm vụ Thực tổng hợp lại thời gian hao phí cho nhiệm vụ định biên lao động, ta có bảng tổng hợp số lượng lao động cần thiết chức danh nhân viên tuyển dụng – đào tạo chức danh nhân viên tiền lương thuộc Công ty Cổ phần may Minh Anh Thọ Xuân, cụ thể: TT Đơn vị Loại cơng việc Phịng hành NV tuyển dụng – đào tạo nhân NV tiền lương Tổng TG Tổng TG LĐ định hao phí hao phí biên (giờ/năm) (ngày/năm) (LĐ) 3250 406.25 1.41 3270 408.75 1.42 Bảng 3.2 Bảng tổng hợp số lượng lao động định biên chức danh nhân viên tuyển dụng – đào tạo chức danh nhân viên tiền lương Đối với chức danh nhân viên tuyển dụng – đào tạo, tổng thời gian hao phí để thực tất nhiệm vụ thuộc chức danh là: 3250 (giờ/ năm) tương ứng 406.25 (ngày/ năm); số lao động định biên chức danh 1.41 lao động Đối với chức danh nhân viên tiền lương, tổng thời gian hao phí để thực tất nhiệm vụ thuộc chức danh là: 3270 (giờ/ năm) tương ứng 408.75 (ngày/ năm); số lao động định biên chức danh 1.41 lao động Hiện tại, doanh nghiệp sử dụng 02 lao động với chức danh nhân viên tiền lương nhân viên tuyển dụng – đào tạo Thông qua định biên, ta nhận thấy doanh nghiệp cần sử dụng 1.41 lao động với nhân viên tuyển dụng – đào tạo 1.41 lao động với nhân viên tiền lương Hay nói, doanh nghiệp sử dụng lao động thừa lao động cần điều chỉnh lại mặt cấu tổ chức Mỗi chức danh, doanh nghiệp cần sử dụng 01 lao động kiêm nhiệm thêm 01 lao động phụ thực hỗ trợ hai chức danh (tổng 03 lao động) hồn thành nhiệm vụ giao doanh nghiệp sử dụng phương pháp luân chuyển công việc tạm thời với chức danh khác phận để hỗ trợ thực nhiệm vụ cho 02 chức danh Thực định biên lao động 02 chức danh cho năm 2022 Do kết định biên lao động tính dựa vào tình hình, khối lượng cơng việc thực tế hai chức danh vào năm 2021 (đầu năm 2022) Tuy nhiên, nhận định năm 2022 tình hình doanh nghiệp có nhiều thay đổi nên việc định biên lao động dựa tình hình kế hoạch thực tế sau: Hiện tại, doanh nghiệp có tổng 2000 lao động trực tiếp gián tiếp, với chức danh cần 1.41 lao động doanh nghiệp hồn thành mục tiêu, nhiệm vụ Ta có, mức suất phục vụ bình quân lao động đảm nhiệm chức danh là: 𝑊𝐶𝑁𝑉 = 2000 ÷ 1.41 ≈ 1418 (𝐿𝑎𝑜 độ𝑛𝑔) Năm kế hoạch 2022, doanh nghiệp dự kiến có 01 phân xưởng vào hoạt động với cầu việc làm khoảng 1800 lao động trực tiếp gián tiếp Tổng lao động năm kế hoạch 2022 dự kiến có khoảng 3800 lao động, tương đương với 3800 lao động cần phục vụ Vậy cầu lao động doanh nghiệp cần thiết để kiêm nhiệm 02 chức danh nhân viên tuyển dụng – đào tạo nhân viên tiền lương năm 2022 là: 𝐿𝐿Đ𝐾 = 𝑄𝐶𝑁𝑉𝐾 ⁄𝑊𝐶𝑁𝑉 = 3800⁄1418 ≈ 2.68 (𝐿𝑎𝑜 độ𝑛𝑔) Như vậy, năm 2022, doanh nghiệp cần 2.68 lao động kiêm nhiệm với chức danh để hồn thành nhiệm vụ, mục tiêu giao Điều kiện để cầu lao động xảy 2.68 lao động phải đảm bảo phẩm chất cá nhân, lực cần thiết làm đủ số ngày theo quỹ thời gian 3.2 Thực trạng nhân lực và giải pháp Nhận định, doanh nghiệp quy mơ cịn nhỏ, thành lập nên chất lượng nguồn nhân lực cịn hạn chế chưa có nhiều sách thu hút người lao động Lực lượng lao động rời cịn nhiều khơng thích nghi với môi trường làm việc Doanh nghiệp áp dụng nhiều phần mềm công nghệ phục vụ trình quản lý nhân có kết đáng kể việc tiếp nhận hoàn thành tốt nhiệm vụ cần thời gian Trước thực trạng đó, năm 2022, để đảm bảo nhiệm vụ hai chức danh hồn thành tốt cầu lao động để kiêm nhiệm chức danh phải 03 lao động Trong điều kiện khối lượng công việc tăng nhanh, người lao động cần thời gian thích nghi thử việc, doanh nghiệp nên có phương án tuyển dụng sớm hai chức danh, xây dựng kế hoạch đào tạo, tăng cường chất lượng nhân lực cần thiết, khơng ngừng hồn thiện cấu tổ chức nhằm phục vụ việc kiêm nhiệm không hai chức danh mà phương án cho nhiều chức danh, phận khác doanh nghiệp Ngồi ra, doanh nghiệp tăng yêu cầu đầu vào chức danh, tăng cầu lao động Đây coi giải pháp cần thiết để đảm bảo hoạt động doanh nghiệp diễn liên tục, không bị gián đoạn Tuy nhiên, công tác phải tùy thuộc vào tình hình cơng việc thực tế thời điểm ngân sách công ty IV Giải thích q trình định biên lao động Nhằm hiểu việc thực định biên lao động cho năm 2022 hai chức danh nhân viên tiền lương nhân viên tuyển dụng – đào tạo thuộc Công ty Cổ phần May Minh Anh Thọ Xuân, ta có q trình định biên thực thơng qua bước sau: Bước 1: Khảo sát, thu thập thông tin, xác định nhân tố ảnh hưởng đến nhu cầu nhân lực kỳ kế hoạch doanh nghiệp - Công ty Cổ phần May Minh Anh Thọ Xuân - Khối lượng công việc cần thiết phải thực hiện: Hiện tồn doanh nghiệp có 2000 lao động, dự kiến năm 2022 tăng lên 3800 lao động nên khối lượng công việc cần thiết năm 2022 tăng lên Vì vậy, việc định biên lao động phục vụ công việc cho năm 2022 xây dựng dựa sở khối lượng công việc cần thiết doanh nghiệp (dự kiến tăng thêm 90%) - Sự thay đổi trình độ cơng nghệ: Doanh nghiệp áp dụng phần mềm cơng nghệ vào q trình quản lý nhân sự, dự kiến năm 2022 trang bị không thay đổi Tuy nhiên, việc sử dụng phần mềm công nghệ lao động cần thời gian - Cơ cấu ngành nghề: dự kiến năm 2022, doanh nghiệp không thay đổi cấu ngành nghề nên máy móc, trang thiết bị phục vụ không thay đổi Bước 2: Khảo sát thu thập thông tin khảo sát về: mục đích; nhiệm vụ; quyền hạn; yêu cầu tần suất thực người lao động chức danh - Mục đích: Là mục đích cuối việc thực nhiệm vụ - Nhiệm vụ: công việc cụ thể mà chức danh phải thực - Yêu cầu: Yêu cầu trình độ, độ tuổi chức danh để làm việc - Tần suất thực hiện: thời gian để thực lặp lại nhiệm vụ Bước 3: Xây dựng mô tả công việc chi tiết thực xác nhận lại nội dung với người khảo sát Chỉnh sửa lại thông tin mơ tả cơng việc (nếu có) Bước 4: Thực khảo sát số ngày nghỉ tuần, ngày nghỉ năm ngày nghỉ chế độ khác làm sở xác định quỹ thời gian trung bình 01 lao động năm kế hoạch 2022 - Ngày nghỉ Lễ, Tết: 11 ngày theo quy định Bộ Luật Lao động - Ngày nghỉ tuần: 52 ngày Công ty cho lao động nghỉ ngày chủ nhật - Ngày nghỉ hàng năm: 12 ngày công việc 02 chức danh khảo sát thuộc điều kiện làm việc bình thường người lao động chưa có thâm niên làm việc - Ngày nghỉ chế độ khác: 01 ngày (theo thực tế năm 2021)  Số ngày làm việc theo chế độ 01 lao động là: 𝑁𝐶Đ𝐾𝐻 = 𝑁𝐷𝐿𝐾 − 𝑁𝑁𝐺𝐾 = 365 − (11 + 52) = 302 (𝑛𝑔à𝑦/𝑛ă𝑚)  Quỹ thời gian trung bình 01 lao động năm 2022 là: ̅𝑇𝑇𝐾𝐻 = 𝑁𝐶Đ𝐾𝐻 − 𝑁 ̅𝑉𝑀𝐾𝐻 = 302 − (12 + 11) = 289 (𝑛𝑔à𝑦/𝑛ă𝑚) 𝑁 Bước 5: Thực khảo sát mức thời gian thực hiện, số người thực trung bình cho nhiệm vụ tương ứng mô tả công việc chức danh; tổng hợp, phân tích số liệu Tổng hợp lại ta có số liệu tần suất, số người thực hiện, số sản phẩm theo tần suất thời gian thực sản phẩm/ người theo Đây số liệu ước lượng tương đối, thực hiện, tùy vào khối lượng công việc thời điểm mà thời gian thực sản phẩm số người thực thay đổi để đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ đưa - Hệ số nhân: tổng số lần thực 01 nhiệm vụ năm tính theo “tần suất” Trong có hệ số nhân ngày tính số ngày làm việc theo chế độ 01 lao động năm (bao gồm ngày nghỉ năm nghỉ chế độ khác tính tần suất người lao động nghỉ doanh nghiệp hoạt động nhiệm vụ diễn ngày lao động bình thường khác) - Thời gian hao phí theo tần suất: thời gian hao phí để thực xong 01 nhiệm vụ 01 chu kỳ lặp lại Được tính số người thực nhân với số sản phẩm theo tần suất nhân với thời gian thực sản phẩm/ người Đơn vị: - Tổng thời gian hao phí năm: tổng thời gian để thực xong 01 nhiệm vụ năm Được tính tích thời gian hao phí theo tần suất với tổng số lần thực nhiệm vụ 01 người lao động năm (hệ số nhân) Đơn vị: - Tổng thời gian hao phí ngày năm: số ngày cần thiết để 01 nhiệm vụ hồn thành năm Được tính tổng thời gian hao phí năm chia cho thời gian 01 ca làm việc ngày (8 giờ) Đơn vị: ngày Bước 6: Lập bảng tổng hợp thời gian hao phí tính số lượng lao động định biên cần thiết để chức danh hồn thành tốt tất nhiệm vụ Trong đó: - Tổng thời gian hao phí giờ/ năm: tổng thời gian cần thiết theo để tất nhiệm vụ hoàn thành năm tính thời gian hao phí tính theo giờ/ năm tất nhiệm vụ cộng lại Đơn vị: giờ/ năm - Tổng thời gian hao phí ngày/ năm: tổng thời gian cần thiết theo ngày để tất nhiệm vụ hoàn thành tính tổng thời gian hao phí tính theo ngày/ năm tất nhiệm vụ cộng lại Đơn vị: ngày/ năm - Lao động định biên: Được tính tổng thời gian hao phí ngày/ năm chia cho quỹ thời gian trung bình 01 lao động số lao động định biên để chức danh hồn thành tốt cơng việc Đơn vị: lao động Việc khảo sát chức danh tính lao động định biên tính thời điểm người lao động thực Vì vậy, việc đưa nhận xét cầu lao động sở cho định biên lao động năm 2022 Bước 7: Thực định biên lao động cho năm 2022 - Khảo sát, tìm kiếm thơng tin kế hoạch phát triển, kế hoạch nhân lực năm 2022 doanh nghiệp: doanh nghiệp mở rộng sản xuất thêm 03 phân xưởng có 01 phân xưởng vào hoạt động năm 2022 với 1800 lao động Nâng số công nhân sản xuất lên 3800 lao động, tương đương với suất phục vụ 02 chức danh 3800 lao động - Định biên lao động cần thiết cho hoạt động doanh nghiệp năm 2022 dựa số lượng lao động cần phục vụ năm 2022 dựa tổng thời gian hao phí để nhiệm vụ chức danh hồn thành (bước 6) Điều kiện tất lao động có trình độ lực lao động tương đương - Nhận xét, đánh giá thực trạng nhân đảm nhiệm chức danh; đưa giải pháp khắc phục trình độ lực lao động không tương đương V Kết luận Như vậy, sử dụng phương pháp thu thập liệu sơ cấp, phương pháp phân tích, tổng hợp với hai chức danh nhân viên tuyển dụng – đào tạo nhân viên tiền lương Công ty Cổ phần May Minh Anh Thọ Xuân Việc định biên lao động áp dụng với 02 chức danh giúp làm rõ phương pháp, mục đích, vai trị việc định biên lao động Thông qua phương pháp thu thập liệu sơ cấp – điều tra trực tiếp, việc xây dựng mơ tả cơng việc q trình định biên giúp người đọc, người phân tích có kỹ việc lập kế hoạch công việc, đánh giá vấn đề Ngồi ra, thơng qua mơ tả cơng việc giúp hiểu rõ mục đích, nhiệm vụ yêu cầu hai chức danh nhân viên tiền lương nhân viên tuyển dụng – đào tạo Công ty Cổ phần may Minh Anh Trong trình thực định biên có nhiều hạn chế vấn đề thời gian, số nội dung người khảo sát khó trả lời, nhiên, hầu hết số liệu nội dung thực tế, xác đối chứng lại Bằng việc phân tích, xem xét yếu tố thực trạng mơi trường bên bên ngồi doanh nghiệp, việc tổng hợp, định biên nhân với 02 chức danh cho thấy doanh nghiệp sử dụng thừa lao động đảm nhiệm chức danh với cầu nhân lực tăng vào năm 2022 chắn doanh nghiệp phải tuyển thêm bổ sung lao động kiêm nhiệm 02 chức danh Thực tế, dựa tình hình kinh doanh doanh nghiệp mà yêu cầu số lượng, chất lượng công việc thời điểm khác Vì vậy, mô tả công việc việc định biên lao động xây dựng mang tính chất tham khảo Tại doanh nghiệp, việc xây dựng mô tả công việc chức danh phần tách rời Hợp đồng lao động thỏa thuận Công ty nhân viên ứng tuyển, làm việc Khi thực tuyển dụng hay hoạch định nhân lực, yêu cầu định biên lao động xây dựng mô tả công việc yêu cầu cần thiết cho doanh nghiệp TÀI LIỆU THAM KHẢO Đồn Thị Yến (2019), Giáo trình Hoạch định nhân lực, NXB Lao động - Xã hội Hà Duy Hào (2019), Bài giảng Tổ chức máy Phân tích cơng việc, NXB Lao động - Xã hội Nguyễn Tiệp (2011), Kế hoạch nhân lực, NXB Lao động - Xã hội 10 PHỤ LỤC Phụ lục 1: Bảng mô tả công việc theo chức danh nhân viên tiền lương và nhân viên tuyển dụng – đào tạo MÔ TẢ CÔNG VIỆC NHÂN VIÊN TIỀN LƯƠNG Tài liệu số: Lần ban hành: Ngày ban hành: Ngày hiệu lực: Trang: 1.THÔNG TIN CHUNG VỀ CÔNG VIỆC Chức danh công việc Nhân viên tiền lương Bộ phận làm việc Phịng hành nhân Cấp trực tiếp Trưởng phịng hành nhân Địa điểm làm việc Cơng ty Cổ phần May Minh Anh Thọ Xuân, Thôn Liên Phơ, Xã Xn Hồng, Huyện Thọ Xn, Tỉnh Thanh Hố, Việt Nam 2.MỤC ĐÍCH CỦA CƠNG VIỆC Tham mưu, giúp việc cho trưởng phịng cơng tác liên quan đến tiền lương, thưởng, phúc lợi NHIỆM VỤ, TẦN SUẤT, YÊU CẦU VÀ QUYỀN HẠN TRONG THỰC HIỆN CÔNG VIỆC TT 1.1 1.2 Nhiệm vụ Tần suất Chấm công Theo dõi thông tin bảng chấm công; Ngày Quản lý phần mềm chấm cơng Thực chấm cơng cho tồn cán nhân viên nhà máy 1.3 Thực báo cáo nhân lực hàng ngày 2.1 Phần mềm chấm công hoạt động tốt Ngày Bảng chấm công Ngày Báo cáo phê duyệt Thực tính lương cho tồn cán nhân viên nhà máy Tháng Bảng lương tổng hợp phê duyệt Ngày Báo cáo phê duyệt Quản lý hồ sơ chấm công tiền lương cán nhân viên tồn cơng ty Ngày Hồ sơ xếp Chuẩn bị thủ tục, hồ sơ đánh giá nhà máy; Năm Tham gia đánh giá nhân viên, đánh giá nhà máy Xây dựng hoàn thiện quy chế lương – thưởng, chế độ cho nhân viên tồn cơng ty; Năm Lập kế hoạch tiền lương Thông tin bảng chấm công; Tiền lương 2.2 Thực loại báo cáo công tác tiền lương 2.3 Bằng chứng công việc Bảng thông tin đánh giá; Hồ sơ đánh giá nhà máy Quy chế lương - thưởng, chế độ cho người lao động phê duyệt; Kế hoạch phê duyệt Thực cơng việc khác Trưởng phịng PS giao theo đạo từ Ban lãnh đạo công ty Hoàn thành tốt nhiệm vụ giao Quyền hạn Được quyền định phạm vi nhiệm vụ cho phép; Được sử dụng phương tiện, thiết bị giao mục đích; Được quyền đề xuất cải tiến cơng việc; đề xuất sách giúp phát triển nhân nhà máy 4.MỐI QUAN HỆ TRONG QUÁ TRÌNH LÀM VIỆC Bên Cấp Trưởng phịng hành nhân để thực tham mưu, báo cáo công việc xin ý kiến đạo đề xuất ý kiến vấn đề thuộc nhiệm vụ giao Tài liệu số: Lần ban hành: Ngày ban hành: Ngày hiệu lực: Trang: MÔ TẢ CÔNG VIỆC NHÂN VIÊN TIỀN LƯƠNG Bên Ngang cấp Nhân viên đơn vị trực thuộc nhà máy để phối hợp thực hiện, hồn thành nhiệm vụ giao Cấp Khơng Cơ quan Liên hệ, phối hợp với Phòng Lao động – Thương binh Xã hội huyện Thọ Xuân hành huyện lân cận để thực nhiệm vụ phân cơng nhà nước Khác Khơng 5.CƠNG CỤ, PHƯƠNG TIỆN VÀ ĐIỀU KIỆN LÀM VIỆC Công cụ, phương tiện 01 máy tính để bàn; làm việc Và đồ dùng liên quan khác khu vực làm việc Vệ sinh mơi trường Cường độ, tính chất lao động Điều kiện - Bình thường X - Bình thường làm việc - Độc hại - Nặng nhọc, nguy hiểm - Đặc biệt độc hại - Đặc biệt nặng nhọc, nguy hiểm X 6.YÊU CẦU VỀ NHÂN SỰ CỦA CHỨC DANH CƠNG VIỆC Trình độ chun mơn Đại học Cao đẳng trở lên chuyên ngành Quản trị nhân sự, văn phịng, nội vụ, kế tốn Trình độ tin học Thành thạo ứng dụng phần mềm Office: Word; Excel; Powerpoint phần mềm có liên quan phục vụ nhiệm vụ Trình độ ngoại ngữ Kỹ chuyên môn Tiếng anh – Đọc hiểu tài liệu tiếng anh; Giao tiếp Tiếng anh Nắm vững quy định Nhà nước Công ty tiền lương, thưởng, chế độ phúc lợi; Có lực lập kế hoạch, báo cáo, tổ chức công việc; Có lực quản lý, kiểm tra, giám sát Kỹ khác Kinh nghiệm công tác chuyên môn Kỹ giao tiếp; Kỹ giải vấn đề; 02 năm làm việc vị trí cơng việc tương đương Độ tuổi: Không giới hạn theo Luật Lao động; Yêu cầu khác Sức khỏe: Đủ sức khỏe làm việc theo quy định quan y tế; Thái độ: niềm nở; nhạy bén; đồn kết; có tinh thần trách nhiệm; Có khả chịu áp lực cơng việc cao, khả làm việc độc lập THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ (Ký, ghi họ tên sau kiểm tra) NGƯỜI KIỂM TRA (Ký, ghi họ tên sau kiểm tra) NGƯỜI LẬP (Ký tên, ghi rõ họ tên) MÔ TẢ CÔNG VIỆC NHÂN VIÊN TUYỂN DỤNG – ĐÀO TẠO Tài liệu số: Lần ban hành: Ngày ban hành: Ngày hiệu lực: Trang: 1.THÔNG TIN CHUNG VỀ CƠNG VIỆC Chức danh cơng việc Nhân viên tuyển dụng – đào tạo Bộ phận làm việc Phịng hành nhân Cấp trực tiếp Trưởng phịng hành nhân Địa điểm làm việc Công ty Cổ phần May Minh Anh Thọ Xuân, Thôn Liên Phô, Xã Xuân Hồng, Huyện Thọ Xuân, Tỉnh Thanh Hoá, Việt Nam 2.MỤC ĐÍCH CỦA CƠNG VIỆC Tham mưu, giúp việc cho trưởng phịng cơng tác liên quan đến tuyển dụng đào tạo nhân 3.NHIỆM VỤ, TẦN SUẤT, YÊU CẦU VÀ QUYỀN HẠN TRONG THỰC HIỆN CÔNG VIỆC TT 1.1 Nhiệm vụ Tần suất Tuyển dụng Lập kế hoạch, tổ chức cơng tác tuyển dụng theo quy trình phân công cấp Tháng Lập danh sách hồ sơ, lưu hồ sơ, báo cáo lên cấp 1.2 + Hồ sơ đạt: làm thủ tục nhận việc, lưu hồ sơ, báo cáo lên cấp phòng ban liên quan 1.3 Thực bàn giao nhân Theo dõi trình thử việc nhân mới; Thực đánh giá nhân Tiếp nhận kế hoạch đào tạo phòng ban, lập kế hoạch đào tạo, theo dõi thực 2.3 Thực báo cáo công tác đào tạo lên cấp 3.1 Tháng Hồ sơ lưu theo phòng ban theo tháng; Báo cáo duyệt Tháng Nhân bàn giao Tháng Bảng thông tin đánh giá cấp nhân viên duyệt Tháng Nhân đào tạo Năm Qúy Kế hoạch đào tạo duyệt; Nhân viên đào tạo đầy đủ Báo cáo duyệt Quản lý hồ sơ Quản lý phần mềm nhân sự; Thực cập nhật thông tin nhân lên phần mềm 3.2 Quản lý hồ sơ nhân tồn cơng ty Tuyển dụng quy trình Đào tạo 2.1 Trực tiếp đào tạo hội nhập nhân mới; 2.2 Kế hoạch duyệt; Danh sách duyệt; + Hồ sơ không đạt: lưu hồ sơ báo cáo lên cấp 1.4 Bằng chứng công việc Ngày Ngày Thực nhiệm vụ khác theo phân cơng trưởng phịng Ban lãnh đạo công ty PS Phần mềm hoạt động tốt Thông tin nhân cập nhật Hồ sơ nhân xếp Hoàn thành tốt nhiệm vụ giao Quyền hạn Được quyền định phạm vi nhiệm vụ cho phép; Được sử dụng phương tiện, thiết bị giao mục đích; Được quyền đề xuất cải tiến cơng việc; đề xuất sách giúp phát triển nhân nhà máy MÔ TẢ CÔNG VIỆC NHÂN VIÊN TUYỂN DỤNG – ĐÀO TẠO Tài liệu số: Lần ban hành: Ngày ban hành: Ngày hiệu lực: Trang: 4.MỐI QUAN HỆ TRONG QUÁ TRÌNH LÀM VIỆC Bên Bên ngồi Cấp Trưởng phịng hành nhân để thực tham mưu, báo cáo công việc xin ý kiến đạo đề xuất ý kiến vấn đề thuộc nhiệm vụ giao Ngang cấp Nhân viên đơn vị trực thuộc nhà máy để phối hợp thực hiện, hoàn thành nhiệm vụ giao Cấp Không Cơ quan Liên hệ, phối hợp với Phòng Lao động – Thương binh Xã hội huyện Thọ Xuân hành huyện lân cận để thực nhiệm vụ phân công nhà nước Khác Khơng 5.CƠNG CỤ, PHƯƠNG TIỆN VÀ ĐIỀU KIỆN LÀM VIỆC Cơng cụ, phương tiện 01 máy tính để bàn; làm việc 02 tủ đựng hồ sơ; Và đồ dùng liên quan khu vực làm việc Vệ sinh mơi trường Cường độ, tính chất lao động Điều kiện - Bình thường X - Bình thường làm việc - Độc hại - Nặng nhọc, nguy hiểm - Đặc biệt độc hại - Đặc biệt nặng nhọc, nguy hiểm X 6.YÊU CẦU VỀ NHÂN SỰ CỦA CHỨC DANH CƠNG VIỆC Trình độ chun mơn Đại học Cao đẳng trở lên chuyên ngành Quản trị nhân sự, văn phịng, nội vụ Trình độ tin học Thành thạo ứng dụng phần mềm Office: Word; Excel phần mềm có liên quan phục vụ nhiệm vụ Trình độ ngoại ngữ Kỹ chun mơn Tiếng anh – Đọc hiểu tài liệu tiếng anh; Giao tiếp Tiếng anh Nắm vững nghị định, quy định Nhà nước Công ty tuyển dụng đào tạo; Có lực lập kế hoạch, báo cáo, tổ chức cơng việc; Có lực quản lý, kiểm tra, giám sát Kỹ khác Kỹ giao tiếp; Kỹ giải vấn đề Kinh nghiệm công tác chuyên môn 02 năm làm việc vị trí cơng việc tương đương Độ tuổi: Không giới hạn theo Luật Lao động; Yêu cầu khác Sức khỏe: Đủ sức khỏe làm việc theo quy định quan y tế; Thái độ: niềm nở; nhạy bén; đồn kết; có tinh thần trách nhiệm; Có khả chịu áp lực công việc cao, khả làm việc độc lập THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ NGƯỜI KIỂM TRA NGƯỜI LẬP Phụ lục 2: Bảng số liệu định biên theo chức danh nhân viên tiền lương và nhân viên tuyển dụng – đào tạo TT 1.1 1.2 1.3 2.1 2.2 2.3 THU THẬP DỮ LIỆU VỀ "NỘI DUNG CÔNG VIỆC" THEO CHỨC DANH CÔNG VIỆC TÊN CHỨC DANH CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN TIỀN LƯƠNG PHÒNG HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ THUỘC CƠNG TY CỔ PHẦN MAY MINH ANH THỌ XUÂN Số Số SP TG thực TG hao phí Tổng TG hao Tần người theo sản HS Nhiệm vụ Bằng chứng cơng việc (giờ) theo phí (h) suất thực tần phẩm/ nhân TS năm suất người Chấm công Theo dõi thông tin bảng Thông tin bảng chấm chấm công; công đầy đủ; Ngày 2 302 1208 Quản lý phần mềm chấm Phần mềm chấm công công hoạt động tốt Thực chấm cơng cho tồn cán nhân viên Chấm công đầy đủ Ngày 1 302 302 nhà máy Thực báo cáo nhân lực Báo cáo phê Ngày 1 302 302 hàng ngày duyệt Tiền lương Thực tính lương cho Bảng lương tổng hợp tồn cán nhân viên Tháng 16 12 32 384 phê duyệt nhà máy Thực loại báo cáo Báo cáo phê Ngày 1 302 604 công tác tiền lương duyệt Quản lý hồ sơ chấm công tiền lương cán Hồ sơ xếp Ngày 0.5 302 302 nhân viên tồn cơng ty Chuẩn bị thủ tục, hồ sơ Bảng thông tin đánh đánh giá nhà máy; giá; Năm 2 32 128 128 Tham gia đánh giá nhân Hồ sơ đánh giá nhà viên, đánh giá nhà máy máy Quy chế lương Xây dựng hoàn thiện quy thưởng, chế độ cho chế lương – thưởng, chế độ người lao động Năm 16 32 32 cho nhân viên tồn cơng phê duyệt;Kế hoạch ty;Lập kế hoạch tiền lương phê duyệt Thực công việc Hồn thành tốt nhiệm khác Trưởng phịng giao Năm 1 8 vụ giao BLĐ công ty Tổng TG HP (D) năm 151 37.75 37.75 48 75.5 37.75 16 Ghi TT 1.1 1.2 1.3 1.4 2.1 2.2 2.3 3.1 3.2 THU THẬP DỮ LIỆU VỀ "NỘI DUNG CÔNG VIỆC" THEO CHỨC DANH CÔNG VIỆC CHỨC DANH CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN TUYỂN DỤNG - ĐÀO TẠO PHÒNG HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ THUỘC CƠNG TY CỔ PHẦN MAY MINH ANH THỌ XUÂN Số Số SP TG thực Tổng TG Tổng TG Tần người theo sản HS hao phí hao phí Nhiệm vụ Bằng chứng cơng việc suất thực tần phẩm/ nhân (giờ) theo (giờ) suất người (Giờ) tần suất năm Tuyển dụng Lập kế hoạch, tổ chức công tác tuyển dụng theo quy trình phân cơng cấp Lập danh sách hồ sơ, lưu hồ sơ, báo cáo lên cấp + Hồ sơ đạt: làm thủ tục nhận việc, lưu hồ sơ, báo cáo lên cấp phịng ban liên quan + Hồ sơ khơng đạt: lưu Hồ sơ báo cáo lên cấp Thực bàn giao nhân Theo dõi trình thử việc nhân mới; Thực đánh giá nhân Đào tạo Trực tiếp đào tạo hội nhập nhân mới; Tiếp nhận kế hoạch đào tạo phòng ban; Lập kế hoạch đào tạo, theo dõi, thực đào tạo Thực báo cáo công tác đào tạo lên cấp Quản lý hồ sơ Quản lý phần mềm nhân sự; Thực cập nhật thông tin nhân lên phần mềm Quản lý hồ sơ nhân tồn cơng ty Thực cơng việc khác Trưởng phịng giao BLĐ cơng ty Tổng TG hao phí (ngày) năm Kế hoạch duyệt; Tuyển dụng theo quy trình Tháng 64 12 128 1536 192 Danh sách duyệt; Hồ sơ lưu theo phòng ban theo tháng; Báo cáo duyệt Tháng 12 96 12 Tháng 1 12 48 Tháng 12 16 192 24 Nhân đào tạo Tháng 16 12 32 384 48 Kế hoạch đào tạo duyệt; Nhân viên đào tạo Năm 32 64 64 Báo cáo duyệt Quý 1 4 16 Ngày 1 302 604 75.5 Ngày 0.5 302 302 37.75 Năm 1 8 Nhân bàn giao Bảng thông tin đánh giá cấp nhân viên duyệt Phần mềm hoạt động tốt; Thông tin nhân cập nhật Hồ sơ nhân xếp Hoàn thành tốt nhiệm vụ giao Ghi 2.1 2.2 2.3 2.4 Ký hiệu Cột (1) Ngày Tuần Tháng Quý Năm BẢNG KHẢO SÁT QUỸ THỜI GIAN CỦA MỘT LAO ĐỘNG Quỹ TG 01 LĐ Ngày công DL (ngày /năm) 365.0 Nghỉ Lễ, Tết (ngày /năm) 11.0 Nghỉ tuần (ngày /năm) 52.0 Nghỉ năm (ngày /năm) 12.0 Nghỉ CĐ khác (ngày /năm) Quỹ TG 01 LĐ (ngày /năm) 288.0 HS nhân Ý nghĩa “Tần suất” thực nhiệm vụ: Hằng ngày Hằng tuần Hằng tháng Hằng quý Hằng năm phát sinh khác Ngày Tuần Tháng Quý Năm Ghi 302.0 52.0 12.0 1.0 BẢNG TỔNG HỢP SỐ LƯỢNG LAO ĐỘNG ĐỊNH BIÊN ĐỐI VỚI CHỨC DANH NHÂN VIÊN TUYỂN DỤNG - ĐÀO TẠO VÀ CHỨC DANH NHÂN VIÊN TIỀN LƯƠNG THUỘC CÔNG TY CỔ PHẦN MAY MINH ANH THỌ XUÂN TT Đơn vị Phòng hành nhân Phịng hành nhân Loại CV Tổng TG hao phí (giờ/năm) Tổng TG hao phí (ngày/năm) LĐ định biên (LĐ) Nhân viên tuyển dụng - đào tạo 3250 406.25 1.41 Nhân viên tiền lương 3270 408.75 1.42 Ghi