Tiểu luận cuối kỳ môn quản trị chất lượng

312010 21396 Đỗ Thị Phương Thảo BỘ GIÁO DỤC & ĐÀO TẠO UEH UNIVERSITY TRƯỜNG KINH DOANH UEH KHOA QUẢN TRỊ TIỂU LUẬN CUỐI KỲ MÔN QUẢN TRỊ CHẤT LƯỢNG Giảng viên hướng dẫn Nguyễn Hoàng Kiệt Lớp học phần 2[.]

lOMoARcPSD|21993573 BỘ GIÁO DỤC & ĐÀO TẠO UEH UNIVERSITY TRƯỜNG KINH DOANH UEH KHOA QUẢN TRỊ TIỂU LUẬN CUỐI KỲ MÔN: QUẢN TRỊ CHẤT LƯỢNG Giảng viên hướng dẫn: Nguyễn Hoàng Kiệt Lớp học phần: 22D1MAN50200704 Sinh viên: Đỗ Thị Phương Thảo Ngành - Lớp: Quản trị - AD002 Mã số sinh viên: 31201021396 Khóa - Hệ: K46 - ĐHCQ Tp.Hồ Chí Minh, tháng năm 2022 lOMoARcPSD|21993573 MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU TỔNG QUAN 1 Đối tượng phạm vi phân tích Phương pháp thực Mục tiêu nghiên cứu CÁC VẤN ĐỀ LÝ LUẬN Khái niệm 5S 2 Mục đích phương pháp 5S Lợi ích áp dụng phương pháp 5S 4 Quy trình triển khai áp dụng 5 Điều kiện để áp dụng thành cơng PHÂN TÍCH VÀ ỨNG DỤNG Phân tích điều kiện bên ngồi Kế hoạch triển khai chi tiết quy trình 5S 10 Kết đạt 13 Hạn chế 13 Đề xuất giải pháp cải thiện môi trường làm việc hiệu 13 KẾT LUẬN 14 TÀI LIỆU THAM KHẢO 14 lOMoARcPSD|21993573 LỜI MỞ ĐẦU “Trong bối cảnh kinh tế đầy biến động với ảnh hưởng nặng nề từ tình hình dịch COVID 19 phức tạp, doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn lâm vào tình trạng khủng hoảng Hàng loạt doanh nghiệp phải ngừng hoạt động sản xuất kinh doanh tuyên bố phá sản Do vậy, việc tìm giải pháp giúp doanh nghiệp phục hồi lại sau khủng hoảng đứng vững thị trường vơ thiết yếu Trên giới có nhiều phương pháp quản lý tiên tiến giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu sản xuất, chất lượng sản phẩm Trong đó, quản trị tinh gọn phương pháp hữu ích, giúp doanh nghiệp loại bỏ lãng phí, nâng cao lực cạnh tranh Quản trị tinh gọn bao gồm công cụ, phương pháp nhỏ khác 5S xem tảng việc áp dụng tinh gọn hệ thống sản xuất doanh nghiệp Thực hành tốt 5S bước đầu việc áp dụng hoạt động cải tiến suất chất lượng (Ho cộng sự, 1995) Được giới thiệu Nhật Bản Osada, 5S từ viết tắt từ tiếng Nhật: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke (Osada, 1991 Ho, 1997) Sau đó, doanh nghiệp Nhật Bản bắt đầu biết áp dụng 5S nhằm loại bỏ loại lãng phí sản xuất trì vệ sinh doanh nghiệp Trong năm tiếp theo, 5S lan truyền sang nước châu Âu, châu Mỹ châu Á Khi du nhập vào Việt Nam, 5S gọi Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, Săn sóc, Sẵn sàng (Phan Chí Anh, 2008) Theo nhà nghiên cứu giới, 5S xem cách tích cực giúp cơng ty nâng cao việc giữ gìn vệ sinh bảo vệ mơi trường, tạo mơi trường làm việc an tồn có hệ thống (O'HEocha, 2000) Thực 5S coi bước việc áp dụng hệ thống, phương pháp Quản lý Chất lượng Toàn diện (TQM), Duy trì Năng suất Tổng thể (TPM) Sản xuất tinh gọn (Ho cộng sự, 1995; Ho Fung, 1995) Như vậy, 5S công cụ hữu hiệu giúp doanh nghiệp loại bỏ lãng phí, cải thiện chất lượng sản phẩm nâng cao suất.” TỔNG QUAN Đối tượng phạm vi phân tích - Đối tượng nghiên cứu vấn đề lý luận thực tiễn 5s Công ty TNHH Điện Lực ( Phong kiểm định mô tơ, P tổ chức lao động, P điều độ, P kỹ thuật, P kinh doanh) - Phạm vi nghiên cứu: + Về nội dung: Nghiên cứu công tác áp dụng – thực mô hình 5s đưa số giải pháp nhằm cải thiện 5s Công ty lOMoARcPSD|21993573 + Về không gian: Nghiên cứu nội dung Công Ty Điện Lực + Về thời gian: Nghiên cứu công tác áp dụng – thực mơ hình 5s từ công ty bắt đầu áp dụng vào năm 2011 đến 2014 đưa số giải pháp có ý nghĩa giai đoạn trước mắt Phương pháp thực - Quan sát trực quan - Thu thập từ nguồn liệu thứ cấp Mục tiêu nghiên cứu Hiểu rõ tình trạng áp dụng quy trình 5S công ty đề xuất phương hướng giải cho mặt hạn chế tồn công ty CÁC VẤN ĐỀ LÝ LUẬN Khái niệm 5S 5S hệ thống tổ chức không gian để cơng việc thực cách hiệu an toàn Trọng tâm hệ thống 5S đảm bảo dụng cụ đặt vào chỗ, giữ cho nơi làm việc - qua giúp người làm việc dễ dàng, nhanh chóng an toàn Thuật ngữ 5S xuất phát từ năm từ tiếng Nhật: ● Seiri: Sàng lọc ● Seiton: Sắp xếp ● Seiso: Sạch ● Seiketsu: Săn sóc ● Shitsuke: Sẵn sàng Mỗi chữ S đại diện cho phần quy trình năm bước - nhằm mục tiêu cải thiện chức tổng thể doanh nghiệp a Sàng lọc (Seiri) lOMoARcPSD|21993573 “Seiri hay Sàng lọc có nghĩa phân loại, tổ chức vật dụng theo trật tự Đây bước doanh nghiệp cần làm thực hành 5S Nội dung S1 phân loại, loại bỏ vật dụng không cần thiết nơi làm việc, nên giữ lại thứ cần thiết cho công việc.” Như vậy, thực S1 giúp doanh nghiệp loại bỏ lãng phí việc tìm kiếm vật dụng xây dựng mơi trường làm việc an tồn b Sắp xếp (Seiton) “Seiton hay Sắp xếp, có nghĩa xếp thứ gọn gàng có trật tự Sau loại bỏ vật dụng không cần thiết cơng việc tổ chức vật dụng lại cách hiệu theo tiêu chí dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy dễ trả lại Sắp xếp ngăn nắp nghĩa biết dụng cụ nào, tư liệu cần thiết cho công việc Điều quan trọng cần tạo nên hệ thống lưu trữ có hiệu mà khơng bỏ qua điều kiện an tồn chất lượng Như cần phải bố trí, đặt vật theo chức sử dụng.” Mỗi vật dụng cần thiết xếp vào vị trí định nhất, từ tạo nên mơi trường làm việc an tồn, tiết kiệm thời gian di chuyển thuận tiện cho người sử dụng chúng c Sạch (Seiso) “Sạch hay Seiso có nghĩa vệ sinh nơi làm việc giữ gìn nơi làm việc Giữ gìn thực thông qua việc tổ chức vệ sinh tổng thể vệ sinh hàng ngày máy móc, vật dụng, khu vực làm việc Cần phải quét dọn rác, bụi bẩn, lau sàn mà phải lau máy móc thiết bị việc giúp ta kiểm tra trạng thái hoạt động chúng, biết chỗ khô dầu bôi trơn, chi tiết lỏng cần phải vặn chặt, phát sớm chi tiết hoạt động bất thường Ngoài vệ sinh bản, Sạch liên quan đến việc thực bảo trì thường xuyên thiết bị máy móc Điều giúp doanh nghiệp phát vấn đề rủi ro ngăn ngừa cố Đây sở giúp giảm lãng phí thời gian, ngăn ngừa suy giảm lợi nhuận công việc bị gián đoạn Mặt khác môi trường làm việc đảm bảo nâng cao chất lượng, độ xác dây chuyền sản xuất.” Do đó, hướng tới cải thiện mơi trường làm việc, giảm thiểu rủi ro, tai nạn, đồng thời nâng cao độ xác máy móc thiết bị (do ảnh hưởng bụi bẩn) d Săn sóc (Seiketsu) “Seiketsu hay Săn sóc ln săn sóc, giữ gìn nơi làm việc ln sẽ, thuận tiện có suất cách liên tục thực Seiri, Seiton, Seiso Mục tiêu săn sóc trì hoạt động 3S lâu dài, phong trào thời Do vậy, xác định trình cần thiết để đảm bảo tính xác vơ cần thiết để trì thành hoạt động trước đó.” lOMoARcPSD|21993573 e Sẵn sàng (Shitsuke) “Sẵn sàng hay Shitsuke huấn luyện người có ý thức, thói quen thực quy định 5s nơi làm việc Đây hoạt động quan trọng nhất, chi phối đạo 4S lại Sẵn sàng việc thay đổi tư nhận thức 4S, tư cắt bỏ lãng phí thơng qua áp dụng 4S cần thiết, hữu ích cho doanh nghiệp Ngoài ra, Sẵn sàng giúp rèn luyện, tạo nên thói quen, nề nếp, tác phong cho người lao động thực S4 Mục tiêu S5 đào tạo người tuân theo thói quen làm việc tốt, giám sát nghiêm ngặt nội quy nơi làm việc hướng tới cải thiện việc thực 5S doanh nghiệp; từ nâng cao hiệu sản xuất kinh doanh.” Mục đích phương pháp 5S “Phương pháp 5S Nhật Bản đời với mục đích tăng cường hiệu công việc - với trọng tâm cải tiến mơi trường làm việc Điều đạt cách tổ chức xếp logic, công cụ vật liệu đặt vị trí thuận tiện cho đối tượng cần dùng đến phù hợp với tần suất sử dụng.”Khơng gian làm thường xun Ngồi phương pháp mang lại số lợi ích khác như: ● Xây dựng ý thức cải tiến cho người nơi làm việc ● Đảm bảo sức khỏe cho nhân viên, tạo khơng khí làm việc hiệu quả, nâng cao suất làm việc ● Xây dựng tinh thần đồng đội người ● Phát triển vai tro lãnh đạo cán lãnh đạo cán quản lý thông qua hoạt động thực tế ● Xây dựng sở để đưa vào kỹ thuật cải tiến Lợi ích áp dụng phương pháp 5S Áp dụng phương pháp 5S mang lại nhiều lợi ích khác nhau: ● Quản lý thời gian tốt hơn: “Loại bỏ vật dụng không cần thiết, xếp lại dụng cụ quan trọng giúp loại bỏ tình trạng đồ lộn xộn Người lao động phải dành thời gian để tìm đồ dùng cần thiết - thay vào đó, họ tập trung làm việc hiệu hơn.” lOMoARcPSD|21993573 ● Ít lãng phí khơng gian: “Bằng cách bỏ bớt đồ dùng cần thiết, bạn có khơng gian để chứa vật dụng hữu ích Việc tận dụng tối đa khơng gian làm việc nguồn lực góp phần tối đa hóa lợi nhuận doanh nghiệp.” ● Giảm tỷ lệ thương tật: “Thường xuyên xếp dọn dẹp góp phần giảm bớt nguy tai nạn người lao động di chuyển tìm đồ.” ● Giảm thời gian khơng sử dụng thiết bị: “Khi công cụ thiết bị giữ sẽ, kiểm tra thường xuyên sử dụng cách, trình bảo trì trở nên đơn giản nhiều hỏng hóc lớn ngăn chặn hồn tồn.” ● Cải thiện tính qn chất lượng: “Việc tiêu chuẩn hóa quy trình làm việc giúp giảm thiểu đáng kể sai sót cải thiện suất làm việc Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp đánh giá cao tầm quan trọng ứng dụng quy trình 5S quản lý chất lượng.” ● Nâng cao tinh thần nhân viên: “Khi nguyên tắc 5S áp dụng hiệu quả, người lao động nhận thấy đóng góp họ coi trọng Từ đó, họ cảm thấy tự hào cơng việc quan tâm đóng góp cho cơng ty.” ● Chi phí sản xuất hợp lý: “Chi phí giảm làm tốt cơng tác quản lý hàng tồn kho Việc kiểm soát tốt hàng tồn kho giúp doanh nghiệp xác định số lượng sản phẩm cần sản xuất thời gian tới Từ tránh việc lãng phí chi phí mua nguyên liệu chưa dùng đến.” Quy trình triển khai áp dụng a Bước 1: “Chuẩn bị ● Ban lãnh đạo cần hiểu rõ tư tưởng lợi ích việc áp dụng 5S đến doanh nghiệp ● Tham khảo kinh nghiệm triển khai 5S từ đơn vị thành cơng trước ● Những cam kết thực 5S ● Doanh nghiệp tiến hành thành lập ban đạo 5S ● Phân cơng người có kinh nghiệm trách nhiệm hoạt động 5S ● Đào tạo người có trách nhiệm thành viên hướng dẫn thực hiện.” b Bước 2: “Xây dựng kế hoạch nhiệm vụ ban 5S ● Bổ nhiệm Trưởng ban, Phó ban, Thư ký, cán quản lý chủ chốt phận ● Phân công trách nhiệm cá nhân cách rõ ràng ● Thiết lập cách thức triển khai 5S phận lOMoARcPSD|21993573 ● Có sách huy động tham gia 100% cán công nhân viên đơn vị.” c Bước 3: “Thơng báo thức lãnh đạo ● Ban lãnh đạo đưa thơng báo thức việc thực chương trình 5S ● Ban bố mục tiêu chương trình 5S cho tất người ● Công bố thành lập ban đạo thực hiện, phương hướng triển khai, phân cơng nhóm, cá nhân chịu trách nhiệm khu vực cụ thể ● Tạo công cụ tuyên truyền quảng bá cơng ty biểu ngữ, áp phích, tin… ● Tổ chức đào tạo nội dung 5S cho người.” d Bước 4: Thực 5S 4.1 “Thực “Sàng lọc” ● Thống kê toàn hồ sơ, tài liệu, vật dụng, máy móc, thiết bị chọn hồ sơ, tài liệu, vật dụng, máy móc, thiết bị khơng cần thiết ● Vứt bỏ thứ khơng có giá trị không sử dụng khỏi sở ● Thanh lý, bán lại thứ không dùng giá trị ● Tìm cách tái sử dụng thứ khơng có giá trị lại tốn tiền để loại bỏ.” 4.2 Thực “Sắp xếp” “Bố trí lại vị trí hồ sơ, tài liệu, vật dụng, máy móc, thiết bị có giá trị sử dụng theo mức độ sử dụng Cụ thể: ● Những thứ thường xuyên sử dụng để gần nơi sử dụng, gần người cần sử dụng ● Những thứ dùng đặt xa nơi sử dụng ● Những thứ không dùng tới chưa dùng tới phải giữ lại xếp vào kho lưu trữ có nhãn dán nhận diện rõ ràng.” 4.3 Thực “Sạch sẽ” ● Có kế hoạch tổng vệ sinh định kỳ tồn sở: “Vẽ sơ đồ mặt sở, kể khu vực bao quanh bên ngoài; Phân chia khu vực công cầu thang, hành lang, nhà ăn, nhà để xe, nhà vệ sinh,… cho nhóm chịu trách nhiệm vệ sinh quản lý; Trang bị dụng cụ vệ sinh cần thiết bàn giao cho nhóm; Phát lệnh tổng vệ sinh tồn sở.” ● Tạo bầu khơng khí thi đua sơi nổi, hứng khởi đơn vị, lãnh đạo, cán đơn vị phải làm gương cho nhân viên lOMoARcPSD|21993573 ● Giao cá nhân tự giữ gìn vệ sinh nơi làm việc mình: “Sắp xếp bàn làm việc, tư trang cá nhân ngăn nắp, gọn gàng; Kiểm tra vệ sinh trước sau làm việc; Lau dọn sàn nhà, máy móc, thiết bị sẽ.” ● Tìm nguyên nhân gây vệ sinh có biện pháp phong ngừa bụi bẩn 4.4 “Thực “Săn sóc” ● Ban hành văn nêu rõ quy trình thực bước “Sàng lọc”, “Sắp xếp”, “Sạch sẽ” ● Thiết lập thang đo, tiêu chí đánh giá, phân loại nhãn mác ● Quy định trách nhiệm cụ thể cá nhân, phong, ban, phận ● Có chế theo dõi, kiểm tra, giám sát thực ● Tổ chức thi đua phận, phong ban việc thực 5S ● Tuyên dương, khen thưởng cá nhân, nhóm có thành tích bật, sáng tạo áp dụng mơ hình 5S ● Xử lý trường hợp vi phạm theo cấp độ từ nhẹ đến nặng.” 4.5 Thực “Sẵn sàng” Thơng qua việc trì đào tạo hành động thực tiễn để hình thành thói quen thực hành 5S sở Mỗi cán công nhân viên đơn vị cần tự giác chủ động việc tuân thủ quy định, kế hoạch, sách ban hành e Bước 5: Thực Seiri, Seiton Seiso hàng ngày ● Thường xuyên loại bỏ thứ không cần thiết Tận dụng chỗ làm việc hiệu ● Ln tìm cách thực cải tiến địa điểm phương pháp lưu giữ để giảm tối thiểu thời gian tìm kiếm lấy ● Lập thời khóa biểu thực vệ sinh hàng ngày để tạo môi trường thoải mái đảm bảo sức khỏe ● Huy động người phát huy sáng kiến cải tiến chỗ làm việc ● Luyện tập Seiketsu: – “Khi thực hoạt động Seiri, Seiton, Seiso, nơi làm việc trở nên ngăn nắp Điều gọi Seiketsu (Săn sóc) Để trì nâng cao 5S nên sử dụng phương pháp hiệu sau: ● Ban lãnh đạo đánh giá hoạt động 5S lOMoARcPSD|21993573 ● Tạo thi đua phong ban 5S ● Tạo thi đua công ty 5S ● Luyện tập Shitsuke: ● Gặp gỡ người với nụ cười thân thiện ● Chịu khó lắng nghe ● Làm việc nhiệt tình ln tìm cách cải tiến ● Luyện tập phong cách ln xem thành viên tổ chức có uy tín ● Giữ nơi làm việc ngăn nắp ● Tuân thủ nghiêm ngặt quy định an toàn.” f Bước 6: “Đánh giá định kỳ 5S ● Các hoạt động 5S cần trì thường xuyên nâng cao Để khuyến khích trì nâng cao hoạt động cần có hoạt động đánh giá Nội dung công tác đánh giá bao gồm: ● Lập kế hoạch đánh giá khuyến khích hoạt động 5S ● Cán đánh giá thường xuyên hoạt động 5S ● Phát động phong trào thi đua phong ban hoạt động 5S ● Trao thưởng định kỳ cho nhóm cá nhân thực tốt 5S.” g Bước 7: “Tuyên dương, khen thưởng ● Tuyên dương phận xuất sắc làm ví dụ điển hình cho việc triển khai tốt 5S ● Trao thưởng khen, cờ thi đua, cúp phần thưởng cho đơn vị xuất sắc tháng đơn vị xuất sắc năm ● Mục đích nhằm ghi nhận cố gắng, nỗ lực thành viên, đồng thời xây dựng môi trường thi đua sôi sở.” Điều kiện để áp dụng thành công Việc áp dụng phương pháp 5S mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, nhiên việc áp dụng thành công hay không cần đến nhiều yếu tố tiên khác: ● Lãnh đạo cam kết hỗ trợ: Điều kiện tiên cho thành công thực 5S hiểu biết ủng hộ lãnh đạo việc hình thành nhóm cơng tác đạo thực Bởi người lãnh đạo người hoạch định kế hoạch, đưa chiến lược thực người định cuối người ảnh hưởng trực tiếp đến nhân viên Việc người lãnh đạo hiểu rõ phương pháp 5S giúp cho họ đưa kế hoạch triển khai 5S cách hoàn hảo Ngoài người lãnh đạo phải người ủng hộ biết thúc đẩy nhân viên thực lOMoARcPSD|21993573 ● Bắt đầu đào tạo: Đào tạo cho người nhận thức ý nghĩa 5S, cung cấp cho họ phương pháp thực khởi nguồn chương trình Khi có nhận thức có phương tiện người tự giác tham gia chủ động hoạt động 5S Bởi nhân viên khơng hiểu rõ lợi ích phương pháp 5S chưa năm rõ cách thực hiện, họ khơng có động lực để thực việc thực hời hợt cuối không mang lại kết mong muốn ● Mọi người tự nguyện tham gia: Bí thành công thực 5S tạo mơi trường khuyến khích tham gia người Nếu việc thực 5S tồn số người định đương nhiên mang lại kết tốt Do đó, tất chung tay thực 5S, hỗ trợ khuyến khích lẫn thực tốt tạo nên mơi trường đồng đạt kết tối đa phương pháp 5S ● Lặp lại vòng 5S với tiêu chuẩn cao hơn: Thực chương trình 5S lặp lại khơng ngừng hoạt động nhằm trì cải tiến công tác quản lý Việc lặp lại phương pháp 5S chắn mang lại hiệu cao cho mơi trường làm việc Tuy nhiên doanh nghiệp đổi mới, đưa tiêu chuẩn cao cho phương pháp để tăng cao cải thiện mơi trường làm việc PHÂN TÍCH VÀ ỨNG DỤNG Phân tích điều kiện bên ngồi “Theo báo cáo rà soát doanh nghiệp Tổng cục Thống kê, tính đến tháng năm 2012, nước có 450000 doanh nghiệp hoạt động, đó, 26324 doanh nghiệp giải thể tạm ngừng kinh doanh, tăng 5,4% so với kỳ năm trước Như vậy, yếu việc quản lý doanh nghiệp ngày thấy rõ, đặc biệt tình trạng kinh tế khó khăn Do quy mơ nhỏ, hạn chế nguồn lực nên DNSXNVV gặp nhiều khó khăn sản xuất kinh doanh Tuy nhiên, quy mô nhỏ giúp doanh nghiệp linh động dễ dàng thay đổi hay áp dụng phương pháp quản lý Do đó, 5S du nhập vào Việt Nam, số lượng lớn DNSXNVV mạnh dạn áp dụng 5S vào trình sản xuất quản lý, mang lại hiệu đáng kể.” lOMoARcPSD|21993573 10 “Tại Việt Nam, 5S du nhập lâu, số lượng doanh nghiệp áp dụng ngày tăng Cùng với hỗ trợ Tổ chức Năng suất châu Á, Trung tâm Năng suất Việt Nam, Trung tâm Năng suất Malaysia, Tổ chức Hợp tác Quốc tế Nhật Bản (JICA) tổ chức, trung tâm hỗ trợ doanh nghiệp, 5S triển khai nhiều doanh nghiệp, đặc biệt DNSXNVV Những doanh nghiệp tổ chức hỗ trợ tiến hành hoạt động 5S số đạt Chứng 5S Công ty Thủy điện Sơn La, Công ty Cổ phần Vật tư - Xăng dầu (COMECO), Công ty TNHH Nhật Linh.” Kế hoạch chi tiết triển khai quy trình 5S 2.2.1 Chuẩn bị, xem xét thực trạng ● Tổ chức tập huấn cho cán công nhân khu vực văn phong Công ty lãnh đạo Điện lực, phân xưởng ● Các chuyên gia cán Công ty TNHH MTV Điện lực Đà Nẵng thống phương pháp triển khai tiêu chí đánh giá ● Ban đầu, chưa phải hiểu rõ khái niệm nhìn thấy lợi ích 5S cơng việc quan trọng tuyên truyền, phổ biến kiến thức 5S đến người - Tháng 4/2011, Công ty TNHH MTV Điện lực Đà Nẵng thành lập Ban điều hành 5S, ông PGĐ Trương Chi Thông Công ty làm trưởng ban Ban Giám đốc, Ban Thường vụ Cơng đồn Chỉ thị liên tịch thi đua thực tốt chương trình 5S - Tiếp với kế hoạch cụ thể, yêu cầu toàn thể CBCNV tham gia Trước hết tháng thực bước: sàng lọc, xếp, loại bỏ tài liệu, vật dụng không cần thiết; xếp nơi làm việc ngăn nắp, gọn gàng - Tháng 5/ 2011 đơn vị dán nhãn hồ sơ theo mẫu thống nhất, hệ thống điện thiết bị điện, dụng cụ vệ sinh… gắn đề can hướng dẫn vị trí 2.2.2 Phát động chương trình “Cơng ty TNHH MTV Điện lực Đà Nẵng tổ chức lễ khai mạc áp dụng hệ thống 5S vào công ty với có mặt đầy đủ tồn cán công nhân viên khách mời Giám đốc đại diện cho ban lãnh đạo phát biểu trước toàn thể CBCNV ý nghĩa, tầm quan trọng mong muốn nhằm thể cam kết thành cơng chương trình 5S Và phát động phong trào.” 2.2.3 Công ty tiến hành tổng vệ sinh lOMoARcPSD|21993573 11 “Nhận thức hữu hiệu 5S toàn lãnh đạo CBCNV công ty tham gia Ban đạo thực 5S Công ty TNHH MTV Điện lực Đà Nẵng phân công lao động cụ thể cung cấp dụng cụ vệ sinh cần thiết để tiến hành vệ sinh, chuẩn bị kho, giá, tủ để xếp chứa đồ vật sau tiến hành sàng lọc.” 2.2.4 Bắt đầu ”sàng lọc” “Để thực bước “Sàng lọc”, phận/đơn vị Công ty TNHH MTV Điện lực Đà Nẵng đưa tiêu chí để xác định loại vật dụng, thiết bị, nguyên vật liệu, đồ dùng hỏng … không liên quan, chưa cần thiết cho hoạt động khu vực tách biệt khỏi thứ cần thiết loại bỏ hay đem khỏi nhà xưởng.” 2.2.5 Thực sàng lọc, xếp, săn sóc sẵng sàn hàng ngày ● Thực bước “Sàng lọc” ○ “Những vật dụng/tài liệu sử dụng thường xuyên để thuận tiện cho việc sử dụng dễ dàng Những vật dụng không thường xun lưu giữ nơi thích hợp, có dẫn nhận biết thích hợp để lấy cần sử dụng Chỉ có đồ vật cần thiết để nơi làm việc Những vật dụng không cần thiết cần để riêng phân loại để xử lý.” ● Thực bước “Sắp xếp” ○ “Sau loại bỏ vật dụng khơng cần thiết cơng việc tổ chức vật dụng lại cách hiệu Dựa nguyên tắc này, phận/phong ban Công ty TNHH MTV Điện lực Đà Nẵng thống nội hình thức xếp đồ vật, máy móc, tài liệu Bằng cách để vật dụng gần gần nơi sử dụng nhất, xếp theo thứ tự ưu tiên có dán nhãn đánh số cần thiết để dễ dàng nhận biết Nhằm giảm thời gian di chuyển tìm kiếm, cho thứ dễ dàng sử dụng Bàn ghế làm việc, nơi xếp đặt dụng cụ văn phong trí gọn gàng ngăn nắp, nơi quy định Ngăn tủ quy định rõ vị trí cặp hồ sơ, vị trí đặt thiết bị để người dễ nhận dạng, cặp hồ sơ có chi tiết thứ tự nội dung danh mục, sau thực điều đó, việc tra cứu, tìm tài liệu vơ dễ dàng.” ● Thực bước “Sạch sẽ” ○ “Việc thực vệ sinh thực qua việc tổ chức vệ sinh tổng thể vệ sinh hàng ngày máy móc, vật dụng, khu vực làm việc Luôn kiểm tra để bàn lOMoARcPSD|21993573 12 làm việc, đồ dùng, máy móc, thiết bị, khơng bị bụi bẩn Cơng ty tạo thói quen tốt cho nhân viên dành thời gian từ đến 10 phút để làm vệ sinh trước sau làm việc, ngăn nắp sẽ.” ○ “Máy móc, thiết bị vệ sinh định kì ln tình trạng sẵn sàng vận hành thiết bị hỏng chờ sửa có dấu hiệu nhận biết ln tình trạng sẵn sàng vận hành Trên bàn làm việc để tài liệu, hồ sơ xử lý, sàn nhà sẽ, khơng có rác lỗ, hốc sàn, khơng có đồ vật khơng cần thiết sàn; các thiết bị điện, công tắc điện có nhãn nhận biết hướng dẫn tắt bật.” ● Thực bước “Săn sóc” Cơng ty trì định kỳ chuẩn hóa nguyên tắc cách có hệ thống khoa học ● Thực bước “Sẵn sàng” ○ “Tất CBCNV công ty không phân biệt vai tro chức vụ lẫn lượt thực cách tự giác tạo thành thói quen văn hóa tồn Cơng ty Vì mà Công ty TNHH MTV Điện lực Đà Nẵng đạt bước Shitsuke (Sẵn sàng) Để đạt điều này, người phụ trách phận, phong ban Công ty không ngừng gương mẫu đầu việc thực 5S Mọi nhân viên tuân thủ quy định chung, thực tự giác coi nơi làm việc nhà chung.” 2.2.6 Đánh giá định kỳ “Một phương pháp quan trọng đánh giá 5S mà Công ty TNHH MTV Điện lực Đà Nẵng vận dụng sử dụng hình ảnh, thơng qua việc chụp ảnh khu vực đánh giá, để cung cấp chứng đưa kết luận, kiến nghị sở để theo dõi so sánh trình cải tiến sau Bằng cách quan sát vấn, chuyên gia đánh giá tập trung vào nội dung trọng tâm sau: ● Nơi làm việc có ngăn nắp không? ● Nơi làm việc có an tồn khơng ● Máy móc vật dụng có đặt nơi thuận tiện cho người sử dụng khơng ● Các hồ sơ có lưu giữ dễ truy tìm khơng? ● Các đồ vật có đảm bảo khơng? ● Mọi người có làm vệ sinh hàng ngày cách tự giác không?” lOMoARcPSD|21993573 13 Kết đạt “Sau thời gian triển khai, chương trình thành cơng ngồi mong đợi 5S vào ngăn tủ, hộp đựng hồ sơ, sổ sách Ngăn tủ quy định rõ vị trí cặp hồ sơ, thiết bị để người dễ nhận dạng Trong cặp hồ sơ có chi tiết thứ tự nội dung danh mục giúp tra cứu, tìm tài liệu vơ dễ dàng Nếu trước đây, tìm tài liệu nhiều thời gian 30 giây Đây điều kỳ diệu nhất, giúp giảm chi phí phát sinh từ việc tìm kiếm tài liệu, đặt, vận chuyển, thay thiết bị, chi phí lưu kho, sàng lọc tài liệu lỗi thời vật dụng hết giá trị Ứng dụng 5S không tạo cho công ty môi trường làm việc sẽ, ngăn nắp, thuận tiện, an toàn mà giúp cán bộ, công nhân viên (CBCNV)có tác phong làm việc khoa học, hiệu quả, nâng cao suất lao động Hơn nữa, 5S giúp Công ty TNHH MTV Điện lực Đà Nẵng thay đổi hình ảnh mắt đồng nghiệp, khách hàng.” Đặc biệt tạo gắn bó người lao động doanh nghiệp, coi nơi làm việc “mái nhà chung”.” Hạn chế “Qua kiểm tra đánh giá nội bộ, tư vấn viên Ban đạo 5S nhận thấy số phong ban chưa thực có ý thức cao triển khai chương trình Bên cạnh có đơn vị chưa có kinh nghiệm, kỹ thực nên việc triển khai chưa thật hiệu đạt tiêu chí đề Tài liệu tủ kín để lộn xộn, khơng có dấu hiệu nhận biết tài liệu.” Hoặc tài liệu, vật dụng khác để "vô tư" sàn nhà làm việc Tủ Aptomat chưa có nhãn nhận biết.” Đề xuất giải pháp cải thiện môi trường làm việc hiệu a Đối với lãnh đạo - Lãnh đạo phải làm gương đồng thời có phản hồi thường xuyên việc áp dụng mô hành 5S họp điều hành (ít ba tháng tổ chức định kỳ 5S định kỳ, hàng tuần trước nghỉ cuối tuần 30 phút) - Một bước Sàng lọc, Sắp xếp Sạch hoàn thành, ban lãnh đạo công ty cần xác định mong đợi tổ chức Nhóm 5S nên viết sách thời gian cải tiến xác định thời gian đủ để thực 5S cách thường xuyên - Để CBCNV thực công việc đặn hàng ngày, cần cử nhân viên quản lý để chịu trách nhiệm hỗ trợ cho trình, cung cấp cho ban lãnh đạo thông tin phản hồi thúc đẩy 5S cần thiết Sự tham gia Ban lãnh đạo cấp cao yếu tố chủ chốt, thực việc vong quanh quan sát đánh giá cách thường xuyên Downloaded by chinh toan (vuchinhhp22@gmail.com) lOMoARcPSD|21993573 14 b Đối với nhân viên - Khơng ngừng sáng tạo có sáng kiến cải tiến kỹ thuật - Hỗ trợ ban đạo 5S trình triển khai áp dụng,duy trì hệ thống - Nâng cao kiến thức, tinh thần tham gia trách nhiệm thiết bị - Thực tốt quy định mà công ty ban đạo 5S đưa - Hãy CBCNV công ty thấy việc thực 5S tác động trực tiếp đến mục tiêu, tiêu đánh giá công việc họ, tự họ tự giác, chủ động áp dụng 5S cơng việc KẾT LUẬN “Các doanh nghiệp áp dụng 5S theo phương pháp quản lý chặt chẽ góp phần nâng nâng cao điều kiện mơi trường làm việc tổ chức mà làm thay đổi cách suy nghĩ, thói quen làm việc, tăng cường khả sáng tạo công việc phát huy vai tro hoạt động nhóm Đây kinh nghiệm quản lý Nhật mà doanh nghiệp Việt Nam áp dụng Trong có Cơng ty TNHH MTV Điện lực Đà Nẵng Việc áp dụng 5S vào trình quản lý sản xuất, thu kết khả quan cho Công ty TNHH MTV Điện lực Đà Nẵng như: tạo vệ sinh ngăn nắp nơi làm việc công ty vừa tiết kiệm thời gian, chi phí chất lượng công việc suất tăng lên Từ áp dụng hiệu mơ hình 5S làm cho tâm lý CBCNV công ty cảm thấy thoải mái làm làm việc môi trường thuận lợi, sẽ, vật dụng thừa loại bỏ hết, mặt văn phong, kho bãi công ty hợp lý hóa Nhận thức lợi ích mơ hình 5S lãnh đạo cơng ty khơng ngừng ứng dụng nhằm phát huy vai tro Tuy nhiên việc áp dụng khơng phải muốn làm 5S trình liên tục lâu dài đoi hỏi cần phải có nỗ lực nữa, cố gắng toàn thể người công ty.” TÀI LIỆU THAM KHẢO Quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế NXB đại học quốc gia TP Hồ Chí Minh, Tác giả: TS Lưu Thanh Tâm, xuất năm 2003 Downloaded by chinh toan (vuchinhhp22@gmail.com) lOMoARcPSD|21993573 15 http://luanvan.net.vn/luan-van/luan-van-thuc-trang-ap-dung-he-thong-5s-va-giai-phap-hoan- thien-tao-moi-truong-lam-viec-hieu-qua-tai-cong-ty-tnhh-thuong-50162/ http://www.luanvan.co/luan-van/luan-van-nghien-cuu-ap-dung-5s-tao-moi-truong-lam-viec-hieuqua-tai-cac-phong-ban-chuc-nang-cua-cong-ty-co-phan-dich-vu-25011/ http://www.kilobooks.com/threads/276594-bai-thao-luan-mo-hinh-5s.html Downloaded by chinh toan (vuchinhhp22@gmail.com)