tap bai giang kỹ nang hoach dinh

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI _ CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc CHƯƠNG TRÌNH NGÀNH ĐÀO TẠO: QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG ĐỀ CƯƠNG CHI TIẾT HỌC PHẦN Tên học phần: KỸ NĂNG HOẠCH ĐỊNH TRONG QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG Số đơn vị hoc trình: 03 đvht (45 tiết) Trình độ: - Cho sinh viên năm thứ chuyên ngành Quản trị văn phòng; Phân bổ thời gian: - Lý thuyết: 25 tiết - Thực hành, thảo luận, làm tập, kiểm tra, 10 tiết - Sinh viên tự nghiên cứu: 10 tiết Điều kiện tiên quyết: - Nhập môn Quản trị văn phòng Mục tiêu học phần: - Kiến thức: Trang bị cho sinh viên kiến thức khái niệm, ý nghĩa, nội dung hoạch định quản trị văn phòng - Kỹ năng: Sau trường, sinh viên vận dụng kiến thức học để hoạch định, giúp việc cho lãnh đạo văn phòng việc xác định mục tiêu, chức nhiệm vụ hoạt động văn phòng - Thái độ: Giúp sinh viên nhận thức vị trí tầm quan trọng cơng tác hoạch định quản trị văn phòng hoạt động quan, từ nâng cao ý thức lịng u nghề, có trách nhiệm giúp lãnh đạo văn phịng thủ trưởng quan việc tổ chức tốt hoạt động cơng tác quản trị văn phịng 1 Mô tả vắn tắt nội dung học phần: Chương (10 tiết): Những vấn đề chung hoạch định Chương (35 tiết): Nội dung hoạch định quản trị văn phòng Nhiệm vụ sinh viên - Dự đầy đủ lý thuyết - Tự nghiên cứu, tra tìm tài liệu phục vụ cho học tập - Tham gia đầy đủ buổi thảo luận, kiểm tra, thi hết môn Tài liệu học tập, tham khảo - Nguyễn Hải Sản Quản trị học NXB Thống kê 1998 - MIKE HARVEY Quản trị hành văn phòng (Cao Xuân Đỗ dịch) NXB Thống kê 1996 10 Tiêu chuẩn đánh giá sinh viên - Dự đủ lên lớp; - Thảo luận; - Kiểm tra học phần; - Thi hết môn học 11 Thang điểm: 10 12 Nội dung chi tiết học phần Chương NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ HOẠCH ĐỊNH (Tổng số 10 tiết, lý thuyết tiết, làm tập thảo luận tiết) 1.1 Khái niệm ý nghĩa a Hoạch đinh hay kế hoạch - Xét tính chất: hoạch đinh hay kế hoạch chung ý nghĩa ấn định trước việc làm tương lai cho cá nhân hay tổ chức (Đó nội hàm từ plan) - Xét phạm vi sử dụng: Hoạch định thường rộng lớn kế hoạch, bao hàm kế hoạch 2 Ví dụ : Từ hoạch định ta phát biểu là: Hoạch định mục tiêu, hoạch định sách, hoạch định chế độ, hoạch định dự án, hoạch định kế hoạch, hoạch định chương trình… Cịn từ kế hoạch ta phát biểu: Kế hoạch sản xuất, kế hoạch tiền mặt, kế hoạch phân phối, kế hoạch tổ chức, kế hoạch đón tiếp… b Khái niệm - Hoạch định chức quan trọng trình quản trị, yêu cầu quản trị phải làm từ đầu Hoạch định bao gồm tất cơng việc có liên quan đến chuẩn bị cho hoạt động tổ chức tương lai Ví dụ: Chuẩn bị (xác định) tuần tới, tháng tới, năm tới phải làm việc gì, đầu tư dự án nào, chương trình, biện pháp cần thực Hoạch định trình ấn định mục tiêu xác định biện pháp, phương án tốt để thực mục tiêu khoảng thời gian định =>Tất người quản lý làm công việc hoạch định 1.2.Ý nghĩa hoạch định Thứ nhất, hoạch định tảng quản lí, giúp nhà quản lí có tư hệ thống để tiên liệu tình quản lý Bản chất hoạch định lựa chọn phương án hành động tương lai cho toàn phận tổ chức Hệ thống gì? Tư hệ thống gì? Tư hệ thống giai đoạn cao trình nhận thức sâu chất phát tính quy luật vật tượng Qua giúp nhà quản lý: 3 - Chủ động đối phó với tình tốt hơn, tránh tượng thụ động dẫn đến tổn thất cho tổ chức - Có sách, biện pháp qn, hỗ trợ tốt cho nhau, không mâu thuẫn, chồng chéo - Tập trung nguồn lực hoàn thành tốt công việc thời kỳ, khắc phục tương cào bằng, đánh đồng dẫn đến nhiệm vụ bị ảnh hưởng - Chi phí thấp mà hiệu đem lại cao -Thứ hai, hoạch định trước giúp tổ chức chủ động, sẵn sàng ứng phó với thay đổi mơi trường bên ngồi; => Việc hoạch định định trước làm gì? Làm nào? Ai làm? Làm đâu? Vì cầu nối để đến đích quan, tổ chức VÍ dụ: Kế hoạch tổ chức hội nghị tổng kết năm, hội nghị cán bộ, viên chức, tổ chức hội thảo Phân tích kỹ - Thứ ba, hoạch định giúp tổ chức tập trung vào mục tiêu sách đặt Khi ban hành kế hoạch mục tiêu xác định cụ thể, bắt buộc cá nhân tổ chức phải hoàn thành => Sự đóng góp hoạch định kế hoạch phụ trợ hồn thành mục đích mục tiêu sở Do cần xác định tập trung mục tiêu, sách để hồn thành - Thứ tư, hoạch đinh sở để tiến hành hoạt động kiểm tra, giám sát => Khơng có kế hoạch khơng thể kiểm tra Vì kiểm tra giữ cho hoạt động theo tiến trình cách điều chỉnh sai lệch so với kế hoạch 4 Kiểm tra mà khơng có tiêu chuẩn, nhiệm vụ khơng biết muốn đâu Do đó, kế hoạch cung cấp tiêu chuẩn kiểm tra 1.3 Căn hoạch định 1.3.1 Căn vào chủ trương, đường lối sách Đảng, Nhà nước quan - Căn vào chủ trương trị - Căn vào chủ trương, đường lối kinh tế - Căn vào chủ trương, sách pháp luật - Căn vào chủ trương, sách tài - Căn vào chủ trương, sách tiêu nhân - Căn vào chủ trương, sách khác… 1.3.2 Căn vào chương trình, kế hoạch dài hạn quan - Căn vào mục tiêu mà chương trình, kế hoạch dài hạn quan đề ra; - Căn vào công việc cụ thể giai đoạn mà chương trình, kế hoạch dài hạn đưa ra; 1.3.3 Căn vào yêu cầu thực tế đặt giai đoạn lịch sử tương ứng với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn quan Trên cở sở xác định mục tiêu, để đạt mục tiêu phải có kết hợp tổng thể đơn vị quan Vì để đạt mục tiêu nhà hoạch định cần vào chức năng, nhiệm vụ đơn vị quan để phân công công, phối hợp công việc phận, đơn vị cách tốt 1.3.4 Căn vào nguồn lực thực tế quan - Căn vào nguồn nhân quan - Căn vào nguồn tài quan - Căn vào sở vật chất quan - Căn vào kinh nghiệm làm việc, lao động sản xuất quan 5 - Căn vào mối quan hệ, nguồn thông tin quan… 1.3.5 Căn vào yếu tố bên - Kinh tế - Chính trị - Văn hóa - Xã hội - Thị trường… 1.4 Các loại hoạch định a Hoạch định mục tiêu - Khái niệm mục tiêu Mục tiêu trạng thái mong đợi, có cần phải có tổ chức cá nhân thời điểm định Trạng thái mong đợi mà mong muốn xảy tương lai Ví dụ: Doanh thu, lợi nhuận, kết cần đạt Trạng thái có mà mong đợi thực được, mong muốn viển vông thiếu Trạng thái cần phải có, nói lên tính chất cần thiết phải có khơng tổ chức khó tồn phát triển cá nhân thành đạt Lưu ý: Cần phân biệt rõ mục tiêu mục đích Mục tiêu điểm đến cịn mục đích hướng đến Mục tiêu mốc cần đạt cịn mục đích giá trị, ý nghĩa q trình Mục đích nhà doanh nghiệp lợi nhuận, lợi nhuận thời điểm mục tiêu Trong số trường hợp mục tiêu mang tính định tính khơng xác định cụ thể nên hai thuật ngữ tương đồng với - Các loại mục tiêu 6 Mục tiêu định lượng: Là mục tiêu xác định rõ số lượng thời gian cần đạt lợi nhuận, doanh thu, thu nhập, kết học tập, sản phẩm … Mục tiêu định tính: Là mục tiêu không xác định rõ số lượng thời gian cần đạt mục tiêu chất lượng đào tạo, mục tiêu nâng cao tay nghề, mục tiêu giàu có, mục tiêu hạnh phúc… - Vai trị mục tiêu Mục tiêu để hoạch định, tổ chức, lãnh đạo kiểm tra Mục tiêu tiến trình quản trị b Hoạch định chiến lược Là trình đưa định dài hạn, xác định đường phát triển tổ chức khoảng thời gian định tương lai nhằm liên kết nỗ lực người nguồn lực khác hướng tới mục tiêu Ví dụ: - Chiến lược sản phẩm( Phát triển sản phẩm mới, đời sống sản phẩm, ) - Chiến lược giá ( cho sản phẩm mới, điều chỉnh giá cả, làm giá…) - Chiến lược phân phối (Bán sỉ, bán lẻ) - Chiến lược yểm trợ (quảng cáo, khuyến mãi, tuyên truyền, bán hành cá nhân…) c.Hoạch định chiến thuật Bao gồm hệ thống kế hoạch quí, năm sách, dự án, chế độ, quy định d.Hoạch định tác nghiệp Bao gồm: - Xây dựng kế hoạch ngày, tuần, tháng - Xây dựng chương trình hành động cụ thể, đề cập rõ giải pháp, hình thức tiến hành, phân bổ ngn lực… Lưu ý Phân biệt hoạch định chiến lược hoạch đinh chiến thuật, tác nghiệp Các tiêu thức Hoạch định chiến lược Hoạch định chiến thuật, Tính chất định Chi phối tồn diện tác nghiệp Chi phối cục Tính chắn thời gian dài Nhiều rủi ro thời gian ngắn Tương đối chắn Cấp định chắn Thường QTV cấp cao Thường QTV cấp Dài năm Định hướng phát triển thấp Ngắn hạn năm Phương tiện thực Thời gian Mục đích chiến lược e Hoạch đinh thời gian 1.5 Các hình thức Phương pháp hoạch định 1.5.1 Các hình thức hoạch định a Hoạch định từ xuống Đây hình thức hoạch định thường thấy doanh nghiệp quốc doanh thời bao cấp Cấp cao tổ chức xây dựng kế hoạch trước sau cấp cấp cuối Ưu điểm: Đảm bảo tính thống kế hoạch, giữ vững định hướng đảm bảo vai trò điều tiết cấp cấp qua kế hoạch Nhược điểm: Kế hoạch thường không sát với thực tế, khó thực hiện, phải điều chỉng thường xuyên, kích thích tính động sáng tạo cấp dưới, hoạt động cách thụ động hiệu b Hoạch định từ lên Đây hình thức ngược lại so với hình thức thứ Ưu điểm: Kế hoạch thường sát với thực tế, phát huy tính chủ động sáng tạo cấp dưới, khai thác tiềm sở Nhược điểm: Khơng đảm bảo tính thống kế hoạch, khó giữ vững định hướng chung, làm giảm vai trị điều tiết cấp cấp thông qua kế hoạch c Hoạch định theo qui trình hai xuống lên Qui trình thực sau: 8 - Vào đầu năm (thường tháng 11 12 năm trước) cấp xây dựng kế hoạch cho cấp hướng dẫn việc lập kế hoạch cho cấp - Cấp vào kế hoạch cấp khác để xây dựng cho cấp gửi cho cấp để xem xét định - Sau cấp gửi trả lại cho cấp tổ chức thực Ưu điểm: Đây hình thức vận dụng cách phổ biến Nó đảm bảo việc kế hoạch thực cách thống Giữ vững định hướng cấp Khơng hạn chế tính chủ động, sáng tạo cấp dưới, kế hoạch sát với thực tiễn Nhược điểm: Mất nhiều thời gian, công sức, lỡ hội 1.5.2 Phương pháp hoạch định a Xác định mục tiêu yêu cầu Khi phải làm công việc, điều mà bạn phải quan tâm là: - Tại bạn phải làm công việc này? - Nó có ý nghĩa với tổ chức, phận bạn? - Hậu bạn không thực chúng? Why (tại sao?) 1W 5W Khi bạn thực cơng việc điều bạn nên xem xét why với nội dung Xác định yêu cầu, mục tiêu giúp bạn hướng trọng tâm công việc vào mục tiêu đánh giá hiệu cuối b Xác định nội dung công việc - 1W = what? Nội dung cơng việc gi? - Chỉ bước thực công việc giao - Bước sau “kết quả” bước trước theo trật tự logic, khoa học c Xác định đối tượng, địa điểm thời gian - Ai người thực - Ai làm việc ? - Ai kiểm tra ? - Ai hỗ trợ phối hợp thực hiện? 9 - Ai chịu trách nhiệm chính? Lưu ý => phân công rõ, không trùng việc - Đơn vị thực - Địa điểm thực đâu - Thời gian nào, d Xác định cách thức thực H how (như nào) ? - Xác định quy trình thực cơng việc - Phương pháp, thủ tục thực công việc - Tài liệu, văn hướng dẫn thực (cách thức thực cơng việc)? - Tiêu chuẩn thực hiện? - Nếu có máy móc, thiết bị, cơng nghệ cách thức vận hành nào? e Xác định phương pháp kiểm tra, kiểm sốt - Cơng việc có đặc tính gì? - Làm để đo lường đặc tính đó? - Đo lường dụng cụ, máy móc, cơng nghệ - Có điểm kiểm sốt điểm kiểm soát trọng yếu? Phương pháp kiểm tra (check) liên quan đến nội dung sau: - Có bước công việc cần phải kiểm tra Thông thường có cơng việc cần số lượng tương tự bước phải kiểm tra - Tần suất kiểm tra nào? Việc kiểm tra thực lần hay thường xuyên (nếu lần?) - Ai tiến hành kiểm tra? f Xác định nguồn lực thực - Tài chính? - Sức lao động? - Trang thiết bị máy móc? 10 10 - Công nghệ? - Thông tin, quan hệ… Chương 11 11 NỘI DUNG HOẠCH ĐỊNH TRONG QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG (Tổng số 35 tiết, lý thuyết 17 tiết, tự học, làm tập, thảo luận tự nghiên cứu 18 tiết) 2.1 Hoạch định chức năng, nhiệm vụ văn phòng 2.1.1.Xác định mục tiêu - Xây dựng cho văn phòng chức năng, nhiệm vụ tổng thể, ổn định - Xác định mặt hoạt động chính, cơng việc mà văn phịng phải thực để phục vụ cho trình hoạt động quan - Xây dựng vè thiết lập máy văn phòng chặt chẽ khoa học => Nâng cao hiệu hoạt động quan, văn phòng 2.1.2.Chức - Chức tổng thể: + Văn phòng phải bảo đảm hai chức “ Tham mưu, tổng hợp” “ Hậu cần” +Ngồi ra, theo tính chất hoạt động quan, văn phịng văn phịng cịn phải có chức “Giao dịch” chức “ Nhân sự” - Chức cụ thể giai đoạn, công việc? + Tham mưu cho ai? Về việc gì? Làm gì? + Hậu cần làm để phục vụ cơng việc vụ thể? 2.1.3 Nhiệm vụ - Nhiệm vụ tổng thể - Nhiệm vụ cụ thể công việc, giai đoạn 2.2 Hoạch định cấu tổ chức văn phòng 2.2.1 Bộ máy, tên gọi phận cấu tổ chức - Số lượng phận? - Chức danh, tên gọi phận gì? Tại lại đặt tên vậy? - Cấu trúc phận nào? Tại lại lựa chọn cấu trúc vậy? 12 12 Mục tiêu: - Thiết lập cấu ổn định, chặt chẽ - Thiết lập máy văn phịng phù hợp với quy mơ, chức năng, nhiệm vụ của văn phịng, quan Làm để thiết lập máy văn phòng đạt mục tiêu đề ra: - Nghiên cứu tìm hiểu tổ chức máy - Tổ chức thiết lập: - Lựa chọn cấu trúc hợp lý - Thường xuyên kiểm tra, đánh giá máy 2.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn phận cấu tổ chức Chức lý tồn tổ chức, Nhà Quản trị cần phải xác định rõ phận dự định thành lập có tác dụng hoạt động quan, văn phịng phận phải thực nhiệm vụ, cơng việc để đạt chức Việc xác định chức năng, nhiệm vụ cho phận phải đảm bảo: - Mỗi phận cần có chức năng, nhiệm vụ cụ thể, độc lập, không trùng lặp, chồng chéo nhau; - Nhiệm vụ phận phải cụ thể, toàn diện, có nhiệm vụ bản, lâu dài, có nhiệm vụ theo thời gian, giai đoạn, có nhiệm vụ giao cho theo lĩnh vực hoạt động, nhiệm vụ thường xuyên, đột xuất…; - Chức năng, nhiệm vụ phận cần đảm bảo văn 2.2.3 Mối quan hệ phận cấu tổ chức Việc xác định mối quan hệ phận cấu thành văn phòng nội dung quan trọng công tác tổ chức máy văn phòng, việc xác định đắn mối quan hệ phận tạo thuận lợi việc phối 13 13 hợp công việc phận, nâng cao suất lao động văn phòng, quan Xác định mối quan hệ phận cấu thành văn phịng việc xác định mối quan hệ Nhà quản trị , lãnh đạo văn phòng với phận văn phịng, xác định chế phối hợp cơng việc phận văn phòng, xác định cách thức, quy trình phối hợp cơng việc phận với Việc xác định mối quan hệ phận văn phòng cần phải đảm bảo chế thực hiện, thể thức hoá thành văn để bảo đảm thực 2.3 Hoạch định nhân 2.3.1 Số lượng nhân làm công tác văn phịng Mục tiêu số lượng nhân làm cơng tác văn phòng - Số lượng thực cản văn phòng bao nhiêu? - Số lượng thực có phù hợp với quy mơ văn phịng, quy mô quan hay chưa? - Số lượng có đáp ứng cơng việc văn phịng hay khơng? - Trong thời gian tới, quan phát triển quy mơ số lượng cán văn phòng phải bao nhiêu? - Trong thời gian tới, quan sáp nhập hay thu nhỏ quy mơ số lượng cán văn phòng phải bao nhiêu? - Nếu cán văn phịng đến tuổi nghỉ hưu, thun chuyển số lượng cán cần bù bao nhiêu?  Số lượng cán bao nhiêu? Cho phù hợp với cơng việc, với quy mơ văn phịng Phương pháp để đạt mục tiêu số lượng cán văn phòng: 14 Tuyển dụng thêm cán làm cơng tác văn phịng 14 - Thun chuyển, cắt giám biên chế - Thu hút, thuyên chuyển cán từ phận khác 2.3.2 Chất lượng, trình độ nhân văn phòng Mục tiêu chất lượng, trình độ nhân văn phịng: - Mục tiêu trình độ chun mơn nhân viên văn phịng - Mục tiêu trình độ học vấn - Mục tiêu kỹ nghề nghiệp - Mục tiêu kinh nghiệm làm việc - Mục tiêu thái độ, phong cách làm việc… Quá trình xác định mục tiêu chất lượng trình độ cán văn phòng cần đảm bảo mục tiêu phải phù hợp vời điều kiện cụ thể quan, văn phòng, phải phù hợp với đặc điểm ngành, lĩnh vực mà quan hoạt động Phương pháp để hướng tới mục tiêu chất lượng, trình độ chuyên mơn cán văn phịng: - Tuyển dụng cán văn phịng có chất lượng trình độ mà mục tiêu đề - Đào tạo, hướng dẫn, nâng cao trình độ chun mơn kỹ nghề nghiệp cho cán văn phòng - Cử cán văn phịng học nâng cao trình độ - Thu hút lao động từ phận đợn vị khác quan - Ấn định thời gian để đạt mục tiêu chất lượng, trình độ chun mơn cán văn phịng 2.3.3 Tuyển dụng nhân Mục tiêu tuyển dụng nhân - Lựa chọn cán văn phịng có chất lượng phù hợp với yêu cầu, tiêu chuẩn tuyển chọn - Lựa chọn đủ số lượng cán đáp ứng nhu cầu cơng việc văn phịng phù hợp với thực tiễn hoạt động quan, tổ chức 15 15 Phương pháp thực mục tiêu - Trên sở mục tiêu chất lượng số lượng cán văn phòng cần phải xây dựng tiêu chuẩn, yêu cầu người tuyển dụng: + Nếu vị trí tuyển dụng cán văn thư, lưu trữ, thư ký văn phòng, cán hành chính, tổng hợp người tuyển dụng phải người đào tạo chuyên môn nghiệp văn phòng văn thư – lưu trữ, thư ký, hành chính… + Nếu vị trí tuyển dụng cán làm việc bận quản trị, bảo vệ, lái xe… phải người đào tạo lái xe, vệ sỹ… + Cán văn phịng phải người có sức khỏe + Có kinh nghiệm cơng tác văn phịng + Tiêu chuẩn, yêu cầu giới tính ( nam hay nữ) + Phải người có nếp sống lành mạnh, đạo đức sáng… - Xác định nguồn tuyển dụng: + Nguồn tuyển sở đào tạo cán văn phòng + Nguồn tuyển từ quan, tổ chức khác + Nguồn tuyển lao động tự + Cán từ đơn vị khác quan - Phương pháp, quy trình tuyển dụng Lãnh đạo văn phịng cần kết hợp với phận phụ trách nhân quan để tiến hành tuyển dụng theo quy trình: + Thông báo tuyển dụng + Tiếp nhận hồ sơ tuyển dụng + Tổ chức vấn + Tổ chức thi tuyển ký hợp đồng + Hoàn thiện thủ tục tuyển dụng: Quyết định tuyển dụng, Hợp đồng lao động người chúng tuyển 2.3.4 Bố trí, xếp nhân Mục tiêu bố trí, xếp nhân sự: 16 16 - Để văn phòng hoạt động theo nguyên tắc thống chặt chẽ - Hướng tới phân cơng cơng việc văn phịng rõ ràng - Sắp xếp nhân để hồn thành cơng việc chung văn phòng - Để nâng cao chất lượng hiệu cơng việc văn phịng Phương pháp bố trí, xếp nhân - Sắp xếp theo vị trí tuyển dụng - Sắp xếp theo chức năng, nhiệm vụ văn phòng - Sắp xếp theo lực, sở trường cán văn phòng - Sắp xếp theo nhu cầu yêu cầu thực tế cơng việc văn phịng, quan 2.3.5 Đào tạo, bồi dưỡng, đãi ngộ nhân Mục tiêu: - Nâng cao chất lượng, trình độ chun mơn đội ngũ cán văn phòng - Xây dựng phong cách làm việc khoa học, chuyên nghiệp cho đội ngũ cán văn phòng - Đảm bảo chất lượng sống cho người lao động văn phòng để họ phục vụ lâu dài cho quan Giải pháp thực - Trên cở sở nguồn lực quan, nhu cầu nâng cao chất lượng đội ngũ cán quan mở lớp đào tạo trình độ nghiệp vụ, hướng dẫn nghiệp vụ cho cán văn phòng; - Cử văn phịng học - Khốn cho cán văn phòng phải tự học hỏi để đảm bảo theo tiêu chuẩn, yêu cầu quan - Đề nghị lãnh đạo quan tăng lương phù hợp với lực đóng góp nhân viên văn phịng - Đề nghị với lãnh đạo quan có sánh quan tâm tới đời sống gia đình, tình cảm, tinh thần người lao động 17 17 2.3.6 Kiểm tra, đánh giá nhân Mục tiêu - Kiểm tra nhân nhằm đảm bảo thái độ làm việc nghiêm túc cán văn phòng - Phát ưu điểm, nhược điểm, phát lực, sở trường nhân viên để có biện pháp đào tạo, bố trí nhân cho phù hợp - Phát sai sót cơng việc nhân viên văn phòng nhằm điều chỉnh cho phù hợp nâng cao hiệu hoạt động văn phòng Giải pháp thực - Xác định nội dung kiểm tra + Thái độ, ý thức làm việc + Trình độ chuyên môn, kỹ nghề nghiệp + Hiệu công việc + Ý thức cầu tiến nhân viên - Phương pháp kiểm tra + Kiểm tra trực tiếp: quan sát trực tiếp + Kiểm tra gián tiếp 2.4 Hoạch định xây dựng quy chế quan văn phòng 2.4.1 Quy chế hoạt động quan Khái niệm: Quy chế hoạt động văn quan, tổ chức thể quy tắc, quy định, quy trình, thủ tục thực cơng việc quan, tổ chức Vai trị quy chế hoạt động quan: - Đảm bảo nguyên tắc hoạt động quan - Là cở sở giúp lãnh đạo quan điều hành hoạt động quan - Là sở giúp lãnh đạo quan kiểm tra, giám sát hoạt động quan => Nâng cao hiệu hoạt động quan 18 18 Nội dung hoạch định xây dựng quy chế hoạt động coq quan: - Mục tiêu đặt xây dựng quy chế hoạt động quan: + Mục tiêu hình thức: Quy chế phải văn đảm bảo thể thức theo quy định quan quy định Nhà nước + Mục tiêu mặt nội dung: Nội dung quy chế phải chặt chẽ Những quy định quy chế không trái với quy định quan cấp trên, trái với quy định Nhà nước Nội dung quy chế phải phù hợp với tình hình hoạt động chung quan Nội dung quy chế phải thể nguyên tắc, quy định, cách thức, quy trình, thủ tục thực cơng việc mối quan hệ phận quan - Phương pháp đặt để đạt mục tiêu: + Phương pháp thu thập thông tin + Phương pháp viết thảo + Phương pháp lấy ý kiến dự thảo + Phương pháp trình sửa + Phương pháp trình ký + Phương pháp phân công kiểm tra xây dựng quy chế hoạt động quan + Ấn định thời gian xây dựng quy chế hoạt động quan 2.4.2 Quy chế làm việc làm việc văn phòng Khái niệm: “Quy chế hoạt động văn phòng văn văn thể quy tắc, quy định, cách thức, quy trình, thủ tục thực các cơng việc văn phịng” 19 19 Nội dung văn quy chế hoạt văn phòng: + Thứ nhất, quy chế cần thể nguyên tắc hoạt động quản lý văn phòng Trong nội dung nà quy chế cần thể rõ nguyên tắc quản lý theo thứ bậc hành văn phịng doanh nghiệp Ngun tắc cần quy định rõ mối quan hệ quản lý lãnh lãnh đạo văn phòng với lãnh đạo phận văn phòng với nhân viên văn phòng; + Thứ hai, quy chế cần thể rõ chức năng, nhiệm vụ, mối quan hệ phối hợp công việc phận văn phòng; + Thứ ba, quy chế phải quy định cụ thể cách thức, quy trình thủ tục thực cơng việc văn phòng; + Thứ tư, quy chế cần phải thể quy tắc, quy định thời gian làm việc; quy tắc quy định văn hóa, ứng xử, giao tiếp, ăn mặc văn phịng;…); Vai trị quy chế hoạt động cơng tác lãnh đạo, điều hành hoạt động văn phòng: + Quy chế hoạt động giúp văn phòng doanh nghiệp hoạt động thống nhất; + Quy chế hoạt động giúp hoạt động văn phịng có quy tắc, có kỷ luật góp phần nâng cao hiệu hoạt động văn phòng; + Quy chế hoạt động sở để nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp lãnh đạo, điều hành hoạt động văn phòng; + Quy chế hoạt động sở để nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp giám sát, kiểm tra hoạt động văn phòng Nội dung hoạch định xây dựng quy chế hoạt động văn phòng - Mục tiêu thể thức quy chế làm việc văn phòng - Mục tiêu nội dung quy chế làm việc văn phòng - Phương pháp thực mục tiêu: 20 20 + Thu thập thông tin phục vụ cho việc xây dựng quy chế: Luật doanh nghiệp, Điều lệ hoạt động doanh nghiệp, Văn quy định chức năng, nhiệm vụ văn phòng doanh nghiệp, Các văn Nhà nước, Doanh nghiệp quy định vấn đề liên quan tới hoạt động văn phịng doanh nghiệp, Thơng tin tình hình hoạt động thực tiễn văn phòng doanh nghiệp … + Xử lý thông tin + Xây dựng thảo + Lấy ý kiến dự thảo đơn vị, cán văn phịng, xin ý kiến đóng góp cấp trên, đơn vị khác + Chỉnh sửa theo ý kiến đóng góp + Duyệt, Ký ban hành + Phân công, kiểm tra + Ấn định thời gian 2.4.3 Quy chế công tác văn thư- lưu trữ Khái niệm: Quy chế công tác văn thư – lưu trữ văn quan, tổ chức mà thể nguyên tắc, cách thức thực công tác văn thư – lưu trữ quan, tổ chức Vai trị Quy chế cơng tác văn thư – lưu trữ - Giúp công tác văn thư – lưu trữ quan thống theo quy định quan - Giúp hoạt động quan thực theo quy định Nhà nước, quan cấp - Giúp cho hoạt động quản lý quan hiệu Nội dung hoạch định xây dựng quy chế công tác văn thư – lưu trữ - Mục tiêu đặt ra: 21 21 + Mục tiêu thể thức: Quy chế công tác văn thư – lưu trữ phải thể thức theo quy định Nhà nước, theo quy định quan cấp + Mục tiêu nội dung quy chế: Quy chế phải thể nguyên tắc, quy trình thực nghiệp vụ công tác văn thư – lưu trữ; quy định quy chế không trái với quy định Nhà nước, quy định quan cấp - Phương pháp hướng tới mục tiêu: + Nhóm phương pháp liên quan tới xây dựng văn bản: Thu thập thông tin, xử lý thông tin, xây dựng thảo, lấy ý kiến dự thảo, sửa, trình ký; + Phương pháp phân công, kiểm tra giám sát xây dựng quy chế + Ấn định thời gian xây dựng quy chế 2.4.4 Quy chế tài văn phịng Khái niệm: Quy chế tài văn phịng văn văn phòng quan, tổ chức quy định nguyên tắc nội dung chi tiêu, sử dụng tài văn phịng Hoạch định xây dựng quy chế tài văn phòng - Mục tiêu đặt ra: Về thể thức Nội dung quy chế - Phương pháp thực - Ấn định thời gian 2.5 Hoạch định chương trình cơng tác 2.5.1.Xác định mục tiêu chương trình cơng tác tuần, tháng, quý, năm - Mục tiêu thể thức: Bảo đảm quy định thể thức kỹ thuật trình bày - Mục tiêu nội dung: mục tiêu nhân sự, mục tiêu tài chính, mục tiêu công việc, mục tiêu cở sở vật chất… + Mục tiêu lựa chọn cho chương trình, kế hoạch tuần, tháng phải mục tiêu cụ thể, chi tiết cho đơn vị, cá nhân có liên quan quan 22 22 + Mục tiêu lựa chọn cho chương trình, kế hoạch quý, năm phải mục tiêu tổng thể, bao quát, phải phân bổ theo chức năng, nhiệm vụ phận, đơn vị quan 2.5.2 Xác định phương pháp xây dựng - Phương pháp xác định cứ, nguồn lực thực mục tiêu - Phương pháp thu thập thông tin - Phương pháp xử lý thông tin - Phương pháp xây dựng thảo - Phương pháp lấy ý kiến dự thảo - Phương pháp chỉnh sửa - Phương pháp trình, ký, làm thủ tục ban hành - Phương pháp phân công kiểm tra, giám sát - Ấn định thời gian xây dựng 2.5.3 Xây dựng chương trình cơng tác tháng, q, năm - Xây dựng chương trình cơng tác tháng + Mục tiêu cho tháng + Thời gian xây dựng + Thông tin, nguồn lực phục vụ cho việc xây dựng + Phương pháp - Xây dựng chương trình cơng tác quý + Mục tiêu cho quý + Thời gian xây dựng + Thông tin, nguồn lực phục vụ cho việc xây dựng + Phương pháp - Xây dựng chương trình công tác năm + Mục tiêu cho năm + Thời gian xây dựng + Thông tin, nguồn lực phục vụ cho việc xây dựng + Phương pháp 23 23 2.5.4 Khánh tiết, nghi lễ quan Mục tiêu đặt ra: - Phải thực với quy định Nhà nước - Lễ nghi, khánh tiết quan phải phàu hợp với phong mỹ tục, tập quán Việt Nam - Phải thể sắc riêng quan - Phải đảm bảo hài hòa giao tiếp, lợi ích… - Phải trang trọng, lịch sự, khoa học Phương pháp thực hiện: - Xây dựng ban hành quy chế văn hóa cơng sở, nội quy quy định lễ nghi, khánh tiết quan - Hướng dẫn đơn vị quan thực lễ nghi, khánh tiết quan - Giám sát, kiểm việc thực theo quy chế quy định quan - Các giải pháp cụ thể trong: + Lễ nghi, khánh tiết hội họp + Lễ nghi, khánh tiết giao tiếp, ứng xử + Lễ nghi, khánh tiết tiếp khách + Lễ nghi, khánh tiết thờ cúng quan + Lễ nghi, khánh tiết xếp trang thiết bị, vật dụng liên quan… 24 24