Quản trị xung đột KỸ NĂNG LẬP KẾ HOẠCH 2 1 Khái niệm ◼ Hoạch định là một quá trình ấn định những mục tiêu và xác định biện pháp tốt nhất để thực hiện những mục tiêu đó ◼ Nó liên hệ với những phương ti[.]
KỸ NĂNG LẬP KẾ HOẠCH Khái niệm ◼ ◼ Hoạch định trình ấn định mục tiêu xác định biện pháp tốt để thực mục tiêu Nó liên hệ với phương tiện với mục đích Tất người quản lý làm công việc hoạch định 2 Ý nghĩa ◼ ◼ ◼ ◼ ◼ ◼ Tư có hệ thống để tiên liệu tình quản lý Phối hợp nguồn lực tổ chức hữu hiệu Tập trung vào mục tiêu sách tổ chức Nắm vững nhiệm vụ tổ chức để phối hợp với quản lý viên khác Sẵn sàng ứng phó đối phó với thay đổi mơi trường bên Phát triển hữu hiệu tiêu chuẩn kiểm tra 3 Làm xác định công việc? ◼ ◼ Khi bắt đầu công việc mới, làm để triển khai cơng việc hồn hảo? Nếu bạn khơng có phương pháp để xác định đầy đủ yếu tố, bạn bỏ sót nhiều nội dung cơng việc Đó lỗ hổng hoạch định công việc Làm xác định cơng việc? PHƯƠNG PHÁP XÁC ĐỊNH NỘI DUNG CƠNG VIỆC 5WH2C5M ◼ Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc 1W (why) ◼ Xác định nội dung công việc 1W (what) ◼ Xác định 3W: where, when, who ◼ Xác định cách thức thực 1H (how) ◼ Xác định phương pháp kiểm soát – 1C (control) ◼ Xác định phương pháp kiểm tra – 1C (check) ◼ Xác định nguồn lực thực 5M 3.1 Xác định mục tiêu yêu cầu ◼ - - ◼ ◼ Khi phải làm công việc, điều mà bạn phải quan tâm là: Tại bạn phải làm công việc này? Nó có ý nghĩa với tổ chức, phận bạn? Hậy bạn không thực chúng? Why (tại sao?) 1W 5W Khi bạn thực cơng việc điều bạn nên xem xét chíng why với nội dung Xác định yêu cầu, mục tiêu giúp bạn hướng trọng tâm công việc vào mục tiêu đánh giá hiệu cuối 3.2 Xác định nội dung công việc ◼ ◼ ◼ 1W = what? Nội dung cơng việc gi? Hãy bước đê thực công việc giao Bạn rằng, bước sau khách hàng bước công việc trước 3.3 Xác định 3W Where: đâu, bao gồm câu hỏi sau: ◼ Cơng việc thực đâu? ◼ Giao hàng địa điểm nào? ◼ Kiểm tra phận nào? ◼ Testing công đoạn nào? 3.3 Xác định 3W ◼ ◼ ◼ When: Cơng việc thực nào, giao, kết thúc… Để xác định thời hạn phải làm công việc, bạn cần xác định mức độ khẩn cấp mức độ quan trọng cơng việc Có loại cơng việc khác nhau: công việc quan trọng khẩn cấp, công việc không quan trọng khẩn cấp, công việc quan trọng không khẩn cấp, công việc không quan trọng không khẩn cấp Bạn phải thực công việc quan trọng khẩn cấp trước 3.3 Xác định 3W Who: Ai, bao gồm khía cạnh sau: ◼ Ai làm việc ◼ Ai kiểm tra ◼ Ai hổ trợ ◼ Ai chịu trách nhiệm… 10 4.4 Mục tiêu: (Phần này, bạn tham khảo theo kỹ quản lý theo mục tiêu) ◼ Phân loại mục tiêu ◼ Điều kiện mục tiêu ◼ Lập kế hoạch thực mục tiêu: 25 4.4.1 Phân loại mục tiêu ◼ ◼ - - - - Mục tiêu cấp công ty, phận, cá nhân Theo Peter Drucker, mục tiêu công ty xếp từ ngắn hạn đến dài hạn sau: Tồn tăng trưởng Lợi nhuận Phân bổ nguồn lực rủi ro Năng suất Vi cạnh tranh Phát triển nguồn lực Phát triển công nghệ Trách nhịêm xã hội 26 4.4.2 Điều kiện mục tiêu: ◼ ◼ ◼ ◼ ◼ Điều kiện mục tiêu phải đảm bảo yêu cầu nguyên tắc SMART Specific - cụ thể, dễ hiểu Measurable – đo lường Achievable – vừa sức Realistics – thực tế Timebound – có thời hạn 27 a/Specific - cụ thể, dễ hiểu ◼ ◼ ◼ Chỉ tiêu phải cụ thể định hướng cho hoạt động tương lai Đừng nói mục tiêu bạn dẫn đầu thị trường đối thủ chiếm 40 % thị phần Hãy đặt mục tiêu chiếm tối thiểu 41% thị phần, từ bạn biết cịn phải cố đạt % 28 b/Measurable – đo lường ◼ ◼ Chỉ tiêu mà không đo lường khơng biết có đạt hay khơng? Đừng ghi: “phải trả lời thư khách hàng có thể” Hãy yêu cầu nhân viên trả lời thư ngày nhận 29 c/Achievable – vừa sức ◼ ◼ Chỉ tiêu phải có tính thách thức để cố gắng, đừng đặt tiêu loại đạt Nếu bạn khơng có giọng ca trời phú đừng đặt tiêu trở thành siêu Giữ trọng lượng mức lý tưởng 45kg vừa sức 30 d/Realistics – thực tế ◼ ◼ Đây tiêu chí đo lường cân khả thực so vối nguồn lực doanh nghiệp bạn (thời gian, nhân sự, tiền bạc ) Đừng đặt tiêu giảm 20 kg tháng để đạt trọng lượng lý tưởng 45 kg vòng tháng, không thực tế 31 e/Timebound – có thời hạn ◼ ◼ Mọi cơng việc phải có thời hạn hồn thành, khơng bị trì hoãn Thời gian hợp lý giúp bạn vừa đạt mục tiêu lại vừa dưỡng sức cho mục tiêu khác 32 4.4.3 Kế hoạch thực mục tiêu (gantt) Stt Nội dung công việc Người thực Tổng t.gian Tiến độ 4 33 4.5 Hoạch định kế hoạch năm Nguồn thông tin từ để lập kế hoạch năm bao gồm: ◼ Từ chiến lược công ty ◼ Từ dự án tham gia ◼ Từ mục tiêu công ty mục tiêu phận công ty giao ◼ Từ nhiệm vụ theo chức nhiệm vụ phận 34 4.5 Hoạch định kế hoạch năm (tt) Nội dung kế hoạch công tác năm: ◼ ◼ ◼ Nội dung mục tiêu công việc Thời gian thực Mức độ quan trọng công viêc (để giúp phận đặt trọng tâm vào cơng tác đánh giá công việc cuối năm) 35 4.6 Hoạch định kế hoạch tháng: Nguồn thông tin lập kế hoạch tháng ◼ Các công việc kế hoạch năm ◼ Các cơng việc tháng trước cịn tồn ◼ Các cơng việc phát sinh công ty giao 36 Nội dung kế hoạch tháng ◼ ◼ ◼ Các công việc quan trọng tháng Phần công việc cụ thể gồm: nội dung công việc, thời gian thực hiện, người thực Các công việc chưa xác định lịch (nhưng phải làm tháng làm tháng sau) 37 4.7 Hoạch định kế hoạch tuần Nguồn thông tin để lập kế hoạch tuần: ◼ ◼ ◼ Các công việc kế hoạch tháng Các công việc tuần trước chưa thực xong Các công việc phát sinh công ty giao thêm 38 4.7 Hoạch định kế hoạch tuần ◼ ◼ NỘI DUNG BẢN KẾ HOẠCH TUẦN Các công việc quan trọng tuần Phần công việc cụ thể gồm: nội dung công việc, thời gian thực hiện, người thực hiện, ghi (yêu cầu kết quả) Các công việc chưa xác định lịch (nhưng phải làm tuần làm tuần sau) 39