BÀI KỸ NĂNG LẬP KẾ HOẠCH VÀ TỔ CHỨC LÃNH ĐẠO

BÀI KỸ NĂNG LẬP KẾ HOẠCH VÀ TỔ CHỨC NGUYỄN THỊ MINH THU KNLD - 2017 Quá trình quản lý? LẬP KẾ HOẠCH • Thiết lập mục tiêu phương thức hành động thích hợp để đạt mục tiêu TỔ CHỨC LÃNH ĐẠO • Đảm bảo nguồn lực để thực kế hoạch • Đánh thức lịng nhiệt tính, tạo động lực để làm việc cách tốt >> đạt mục tiêu kế hoạch KNLD - 2017 KIỂM SỐT • Giám sát, đánh giá Điều chỉnh hoạt động >> đảm bảo thực theo kế hoạch NỘI DUNG 3.1 Kỹ lập kế hoạch 3.2 Kỹ tổ chức công việc KNLD - 2017 3.1 Lập kế hoạch 3.1.1 Kế hoạch, lập kế hoạch? 3.1.2 Vai trò việc lập KH 3.1.3 Phân loại KH 3.1.4 Tiếp cận lập KH 3.1.5 Quy trình lập KH 3.1.6 Căn để xây dựng KH 3.1.7 Nguyên tắc SMART lập KH 3.1.8 Một số công cụ lập KH 3.1.9 Phương pháp 5W1H2C5M lập KH 3.1.10 Một số lưu ý lập KH KNLD - 2017 Xử lý tình huống? • Đã bạn hay đơn vị bạn có nhiều việc cần làm mà nên đâu? • Rèn luyện óc tổ chức: Đặt câu hỏi Quá khứ - Hiện Tại – Tương lai gần • Sắp xếp thứ tự ưu tiên cơng việc • Xác định việc quan trọng • Hãy từ chối nhiều việc • Điều chỉnh kế hoạch (nếu cần) KNLD - 2017 3.1.1 Kế hoạch, lập kế hoạch? (1) • KẾ HOẠCH? • Là tổng thể mục tiêu, giải pháp nguồn lực mà tổ chức sử dụng để đạt mục tiêu tổ chức • Tập hợp hoạt động theo trình tự thời gian với quy mơ, địa bàn triển khai cụ thể → Đạt mục tiêu điều kiện nguồn lực thời gian xác định >>> Cần phải làm gì? Làm nào? Làm nào? Ai làm?… KNLD - 2017 3.1.1 Kế hoạch, lập kế hoạch? (2) • LẬP KẾ HOẠCH? • Lập kế hoạch loại định đặc thù để xác định tương lai cụ thể mà nhà quản lý mong muốn cho tổ chức họ • Lập kế hoạch trình việc thiết lập mục tiêu, định chiến lược, sách, kế hoạch chi tiết để đạt mục tiêu định • Lập kế hoạch q trình xác định mục tiêu lựa chọn phương án để đạt mục tiêu đề KNLD - 2017 3.1.2 Vai trị việc lập kế hoạch • Thể phương hướng hoạt động tương lai • Phối hợp tốt phận, cá nhân đơn vị/ tổ chức: Biết mục tiêu, cách thức để đạt mục tiêu >> Dễ thực cơng việc • Giảm bất ổn: Lập kế hoạch phải lường trước rủi ro • Giảm chồng chéo lãng phí nguồn lực: Khi lập kế hoạch lựa chọn giải pháp cho tốt • Thiết lập tiêu chuẩn kiểm tra: Kế hoạch – Thực KNLD - 2017 3.1.3 Phân loại kế hoạch (1) 1) CHIA THEO CẤP ĐỘ KẾ HOẠCH: • KH chiến lược • KH tác nghiệp Tiêu chí KH chiến lược Thời gian Dài, ≥ năm Ngắn, ≤ năm Phạm vi Rộng, chung cho tổ chức Hẹp, riêng cho phận Mục tiêu Tổng thể Cụ thể, chi tiết KNLD - 2017 KH tác nghiệp 3.1.3 Phân loại kế hoạch (2) 2) CHIA THEO THỜI GIAN: 3) CHIA THEO MỨC ĐỘ CỤ THỂ: • KHdài hạn: ≥ năm • KH trung hạn: – năm • KH ngắn hạn: < năm • KH định hướng: Mang tính đạo chung, chưa xác định rõ mục tiêu • KH cụ thể: Xác định rõ mục tiêu KNLD - 2017 10 Xác định cách thức thực • Làm nào_How? • Cách thức thực tiểu mục công việc nào? • Tiêu chuẩn gì? • Nếu có máy móc cách thức vận hành nào? KNLD - 2017 20 Xác định phương pháp kiểm sốt • Kiểm sốt_Control • Kiểm tra_Check • Đặc tính cơng việc gì? • Đo lường đặc tính ntn? • Dùng dụng cụ, máy móc để đo lường đặc tính? • Các điểm kiểm sốt điểm kiểm sốt trọng yếu? KNLD - 2017 • Bước cần phải kiểm tra? • Tần suất kiểm tra nào? • Ai tiến hành kiểm tra? • Những điểm kiểm tra trọng yếu? • Chọn mẫu kiểm tra? 21 Xác định nguồn lực thực hiện_5M • Nguồn lực bao gồm: • Nhân lực_Man • Tiền bạc_Money • Ngun liệu_Material • Máy móc/ cơng nghệ_Machine • Phương pháp tiến hành_Method KNLD - 2017 22 3.1.10 Một số lưu ý lập kế hoạch KH nên cấp cao nhất: Các mục tiêu phải đặt từ cấp quản lý cao Việc lập kế hoạch phải có tổ chức: Phân chia cấp, phận, cá nhân với kế hoạch cụ thể Việc lập kế hoạch phải rõ ràng xác định: KH thay đổi >> KH rõ dễ điều chỉnh Nội dung kế hoạch phải thông báo rõ ràng: Một KH thực tốt người điều hành hiểu thấu đáo nội dung KH Lập KH phải công việc thường xuyên nhà quản lý Cần kết hợp loại KH: Ngắn hạn – Dài hạn Khó dự báo yếu tố bất định tương lai: Lập KH dự phòng >> Sẵn sàng ứng phó KNLD - 2017 23 3.2 Tổ chức 3.2.1 Tổ chức cấu tổ chức 3.2.2 Các thuộc tính cấu tổ chức 3.2.3 Một số lưu ý dùng người KNLD - 2017 24 3.2.1 Tổ chức cấu tổ chức • TỔ CHỨC (noun): Một hệ thống gồm nhiều người làm việc mục đích chung Sắp xếp nguồn lực Phân chia công việc Phối hợp hoạt động • TỔ CHỨC (verb): • Q trình triển khai kế hoạch • Q trình xếp nguồn lực, đặc biệt nhân lực nhằm thực thành công kế hoạch KNLD - 2017 ĐẠT MỤC TIÊU 25 3.2.1 Tổ chức cấu tổ chức • CƠ CẤU TỔ CHỨC? • Thể cấu tạo bên tổ chức • Mối quan hệ phận, người tổ chức KNLD - 2017 26 3.2.2 Các thuộc tính cấu tổ chức Hướng tới chun mơn hóa >> Tăng suất Hình thành phận chuyên nghiệp Phân cấp quản lý tầm quản lý Giao quyền hạn trách nhiệm tổ chức Quản lý tập trung phi tập trung • Tập trung: Tập trung quyền cấp quản lý cao • Phi tập trung: Trao quyền cho cấp Phối hợp phận tổ chức KNLD - 2017 27 3.2.3 Nghệ thuật dùng người (1) Tài Đạo đức Trung thành NGƯỜI DÙNG ĐƯỢC KNLD - 2017 • Tập trung vào thơng minh, sáng tạo linh hoạt • Trao hội cho người tiềm • Khuyến khích sáng tạo độc đáo • Chấp nhận người tài 28 3.2.3 Một số lưu ý dùng người (2) • Tài khơng liên quan đến tướng mạo • Đạo đức có phần liên quan đến tướng mạo • Ngơn ngữ, cử chỉ, cách biểu cảm hàng ngày >> Tính cách • Từ nhỏ để nhìn lớn >> Biết chất thực KNLD - 2017 29 Đặc điểm người đảm nhiệm cơng việc/vị trí sau? Cơng việc/Vị trí Ra định quan trọng Giám đốc tài Giám đốc nhân Giám đốc sản xuất Đàm phán/ thương thuyết Đồn thể (Cơng đồn, đồn niên…) Đặc điểm phù hợp ? ? ? ? ? ? KNLD - 2017 30 3.2.3 Một số lưu ý dùng người (2) • Vì lợi trước mắt, khơng nghĩ tới tương lai >> Dễ lớn • Dễ thay đổi >> Khơng giữ chữ tín • Chuyện cho đơn giản >> Dễ trễ tiến độ • Thăng tiến nhanh >> Nhanh đến nhanh KNLD - 2017 31 3.2.3 Một số lưu ý dùng người (3) • Người có đức khơng q coi trọng tiền bạc >> Quản lý tài • Người dũng cảm khơng sợ khó khăn, gian khổ >> Cơng việc cấp bách • Người thích phỉnh nịnh >> Khơng đảm nhận đàm phán hay nhận xét, đánh giá KNLD - 2017 32 3.2.3 Một số lưu ý dùng người (4) • Người bất trung, dễ dao động >> Khơng nên biết hội kinh doanh • Người nặng tình cảm, dễ thay đổi ý kiến >> Khơng nên phụ trách việc định • Người bề ngồi lúc tỏ ngoan ngỗn, phục tùng >> Đáng sợ •… KNLD - 2017 33 Hết KNLD - 2017 34