KỸ NĂNG LẬP VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN KẾ HOẠCH CÔNG TÁC CỦA LÃNH ĐẠO CẤP PHÒNG

NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC Chương trình đào tạo, bồi dưỡng lãnh đạo cấp phòng Chuyên đề KỸ NĂNG LẬP VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN KẾ HOẠCH CÔNG TÁC CỦA LÃNH ĐẠO CẤP PHÒNG Hướng dẫn: Viện Lãnh đạo Quản lý (LMI-MCaD) 3/9/2019 Công ty MCaD thiết kế 3/9/2019 Công ty MCaD thiết kế Lập kế hoạch Hoạt động 1: Động não lập kế hoạch: Vận dụng Kỹ thuật Sơ đồ Tư (Mind Map) liệt kê hệ thống hóa vấn đề liên quan đến lập thực thi kế hoạch công tác cấp phịng 3/9/2019 Cơng ty MCaD thiết kế Vai trị của kế hoạch quản lý 3/9/2019 Cơng ty MCaD thiết kế CHỈ̉̉̉ ĐẠO-ĐIỀU HÀNH Kế hoạch Mục tiêu và kết quả mong đợi 3/9/2019 Tổ chức thực GIÁM SÁT VÀ ĐÁNH GIÁ Kết quả đạt được Công ty MCaD thiết kế Kế hoạch là gì?  Xác định mục tiêu  Con đường đến đích  Một lộ trình để đạt được mục tiêu tương lai, từ xuất phát điểm tại, với nguồn lực cần thiết 3/9/2019 Công ty MCaD thiết kế Lập kế hoạch là trình:  Sắp xếp nguồn lực, nhân lực, tài chính, thời gian phương tiện,  Được sử dụng cho khoảng thời gian xác định tương lai,  Nhằm tổ chức hoạt động cần thiết cho việc thực mục tiêu,  Với việc sử dụng kinh nghiệm khứ, dự báo khả tương lai công nhận thực tế tại” 3/9/2019 Công ty MCaD thiết kế Vai trò, ý nghĩa của lập kế hoạch • Giúp xác định được mục tiêu cần đạt được, cách thức tổ chức thực để đạt mục tiêu quan đơn vị • Giúp dự đốn ứng phó với thay đởi tương lai • Giúp hướng nỗ lực vào việc hoàn thành mục tiêu, nhiệm vụ • Giúp xây dựng được cơng cụ kiểm soát, đánh giá tiến độ, chất lượng kết quả thực công việc, giúp đưa định xác, kịp thời thực mục tiêu • Xác định, đánh giá được trách nhiệm thực thi/hồn thành nhiệm vụ 3/9/2019 Cơng ty MCaD thiết kế Các thành phần của kế hoạch Đầu vào Là nguồn lực (Ngân sách, người, thiết bị, thông tin …) được huy động để thực KH Hoạt động Là công việc được thực theo trình tự để đạt được kết quả tương ứng Đầu Là kết quả trước mắt, cụ thể một/một số hoạt động Kết Là kết quả tổng hợp một/một số đầu trực tiếp Kết Là kết quả lâu dài k/hợp k/quả và đầu dài hạn Chỉ số Bằng chứng chứng tỏ hoạt động/đầu ra/kết quả hoàn thành Phương tiện Các tài liệu, chứng cứ thể việc hoàn kiểm chứng thành hoạt động/đầu ra/kết quả Công ty MCaD thiết kế 3/9/2019 Hoạt động 2: Phân loại kế hoạch Phòng ban/cơ quan/đơn vị thuộc Ngân hàng Nhà nước Thời lượng: 8’ 3/9/2019 Công ty MCaD thiết kế 10 Phân loại kế hoạch Phân theo phạm vi - Kế hoạch chiến lược: kế hoạch áp dụng cho toàn hệ thống, thiết lập mục tiêu toàn diện xác định vị trí tương lai hệ thống - Kế hoạch thực thi: kế hoạch xác định chi tiết thức đạt được mục tiêu tồn diện 3/9/2019 Cơng ty MCaD thiết kế 11 Phân loại kế hoạch Kế hoạch chiến lược thực thi khác khuôn khổ thời gian, phạm vi bao gồm không bao gồm tập hợp mục tiêu tổ chức + Kế hoạch chiến lược: xây dựng mục tiêu, hướng đến mục tiêu dài hạn, thường năm trở lên, có phạm vi rộng, giải chi tiết; + Kế hoạch thực thi: kế hoạch ngày, tuần, tháng, quý 3/9/2019 Công ty MCaD thiết kế 12 Phân loại kế hoạch Theo khuôn khổ thời gian: - Kế hoạch ngắn hạn: thời gian thực từ năm trở xuống, như: kế hoạch hàng năm; kế hoạch quý, tháng, tuần, ngày; - Kế hoạch trung hạn: thực từ năm đến năm, như: kế hoạch năm, năm - Kế hoạch dài hạn: thực từ năm trở lên, như: Kế hoạch năm, 10 năm, 15 năm… Công ty MCaD thiết kế 3/9/2019 13 Phân loại kế hoạch Theo tính chất: - Kế hoạch cụ thể: có mục tiêu rõ ràng, khơng mơ hồ, hiểu nhầm Ví dụ, đào tạo chun mơn cán sở hàng năm - Kế hoạch định hướng: đưa trọng tâm, khơng gị bó người thực vào mục tiêu hành động cụ thể, đưa hướng dẫn 3/9/2019 Công ty MCaD thiết kế 14 Phân loại kế hoạch - Kế hoạch định hướng đảm bảo độ linh hoạt cho người thực để ứng phó với thay đởi khơng lường trước Hạn chế thiếu tính rõ ràng, cụ thể cho người thực - Kế hoạch cụ thể giúp người thực thiết lập thủ tục cụ thể, phân bổ ngân sách, kế hoạch hành động để đạt mục tiêu Tuy nhiên, nhược điểm hạn chế khả phán xét người thực Công ty MCaD thiết kế 3/9/2019 15 Phân loại kế hoạch • Kế hoạch nhân sự: xác • Kế hoạch tài chính: xác định nhu cầu nhân định khả thu nhu quan số lượng, cầu chi tiêu tài chất lượng, thời điểm kỳ ngân sách cung cấp biện biện pháp để tận thu pháp để đáp ứng nhu cầu sử dụng khoản chi nhân tiêu cách hiệu quả 3/9/2019 Công ty MCaD thiết kế 16 Phân loại kế hoạch • Kế hoạch tác nghiệp: Xác • Kế hoạch dự án: Xác định hoạt động cần định công việc phải tiến hành, nguồn hoạt động cần phải tiến lực lịch trình thực hành, cách thức thực để hồn thành tốt nguồn lực cần công việc thiết nhằm hồn thành mục tiêu dự án 3/9/2019 Cơng ty MCaD thiết kế 17 Nguyên tắc lập thực kế hoạch Nguyên tắc mục tiêu Nguyên tắc đòi hỏi, mục đích kế hoạch phải hướng nổ lực cá nhân, phận, đơn vị vào việc hoàn thành mục tiêu chung Nguyên tắc hiệu Nguyên tắc đòi hỏi lập thực kế hoạch phải đảm bảo tính hiệu quả Hiệu quả kế hoạch được đo lường việc so sánh kết quả mà đóng góp vào việc đạt mục tiêu với chi phí cần thiết hậu quả khác để xây dựng thực kế hoạch 3/9/2019 Công ty MCaD thiết kế 18 Nguyên tắc lập thực kế hoạch - Nguyên tắc cân đối Nguyên tắc đòi hỏi xây dựng kế hoạch phải đảm bảo cân đối thành phần kế hoạch, như: cân đối mục tiêu nguồn lực; biện pháp với nguồn lực; phương tiện với người… để tránh tình trạng thiếu dư thừa, lãng phí nguồn lực - Nguyên tắc linh hoạt Nguyên tắc đòi hỏi kế hoạch được xây dựng phải đảm bảo tính linh hoạt để giảm bớt rủi ro yếu tố không mong đợi phát sinh Kế hoạch có khả điều chỉnh được cho phù hợp với thay đởi điều kiện tình hình 3/9/2019 Cơng ty MCaD thiết kế 19 Nguyên tắc lập thực kế hoạch - Nguyên tắc đảm bảo cam kết Nguyên tắc địi hỏi q trình tở chức thực kế hoạch, bên có trách nhiệm phải đảm bảo thực cam kết ghi kế hoạch - Nguyên tắc phù hợp Nguyên tắc đòi hỏi xây dựng kế hoạch khác phải tính tốn cho chúng thích hợp thời gian ăn khớp với nhau, tránh tính trạng chồng chéo kế hoạch thực 3/9/2019 Công ty MCaD thiết kế 20 10 XÁC ĐỊNH NỘI DUNG CÔNG VIỆC – 5W Xác định mục tiêu yêu cầu (Why) Điều mà bạn phải quan tâm là: - Tại bạn phải làm công việc này? - Nó có ý nghĩa với tổ chức, phận bạn? - Hậu bạn không thực chúng? Xác định yêu cầu, mục tiêu giúp bạn hướng trọng tâm công việc vào mục tiêu đánh giá hiệu cuối 3/9/2019 Công ty MCaD thiết kế 63 XÁC ĐỊNH NỘI DUNG CÔNG VIỆC – 5W Xác định nội dung công việc (What?) 1W = what? Nội dung công việc gì? Hãy bước để thực công việc giao Bạn rằng, bước sau sản phẩm bước công việc trước 3/9/2019 Công ty MCaD thiết kế 64 32 XÁC ĐỊNH NỘI DUNG CƠNG VIỆC – 5W Where: đâu, bao gồm câu hỏi sau: - Công việc thực đâu? - Giao hàng địa điểm nào? - Kiểm tra phận nào? - Testing công đoạn nào?… 3/9/2019 Công ty MCaD thiết kế 65 XÁC ĐỊNH NỘI DUNG CÔNG VIỆC – 5W When: Cơng việc thực nào, giao, kết thúc… - Cần xác định mức độ khẩn cấp mức độ quan trọng cơng việc - Có loại cơng việc khác nhau: + Công việc quan trọng khẩn cấp, + Công việc không quan trọng khẩn cấp, + Công việc quan trọng không khẩn cấp, + Công việc không quan trọng không khẩn cấp Bạn phải thực công việc quan trọng khẩn cấp trước 3/9/2019 Công ty MCaD thiết kế 66 33 ĐỒ THỊ LỰA CHỌN VÀ ƯU TIÊN HOẠT ĐỘNG (Aisenhower Box) Cao Mức độ quan trọng 3/9/2019 Mức độ cấp bách Công ty MCaD thiết kế Cao 67 XÁC ĐỊNH NỘI DUNG CÔNG VIỆC – 5W Who: Ai, bao gồm khía cạnh sau: - Ai làm việc - Ai kiểm tra - Ai hỗ trợ - Ai chịu trách nhiệm… 3/9/2019 Công ty MCaD thiết kế 68 34 PHƯƠNG THỨC THỰC HIỆN How: nghĩa nào? Nó bao gồm nội dung: - Tài liệu hướng dẫn thực (cách thức thực công việc)? - Tiêu chuẩn gì? - Nếu có máy móc cách thức vận hành nào? 3/9/2019 Công ty MCaD thiết kế 69 PHƯƠNG THỨC THỰC HIỆN • How much? • Thực kế hoạch cần nguồn lực/kinh phí? • Liên quan tới M slide sau 3/9/2019 Công ty MCaD thiết kế 70 35 XÁC ĐỊNH NGUỒN LỰC: M M: Nguồn lực bao gồm yếu tố: - Man = nguồn nhân lực - Money = Tiền bạc - Material = nguyên vật liệu/hệ thống cung ứng - Machine = máy móc/cơng nghệ - Method = phương pháp làm việc 3/9/2019 Công ty MCaD thiết kế 71 Bố trí nguồn lực 3/9/2019 Công ty MCaD thiết kế 72 36 Theo dõi thực kế hoạch • Là hoạt động thường xuyên, định kỳ thu thập & phân tích thơng tin/số liệu tiến độ thực kế hoạch Nhằm xác định vấn đề khó khăn/vướng mắc kịp thời có giải pháp khắc phục • Theo dõi chủ yếu cung cấp thông tin về: - Tiến độ thực hoạt động so với kế hoạch số - Mức độ đạt được kết quả đầu so với kế hoạch số - Tình hình huy động sử dụng nguồn lực (tài chính, sở vật chất & người) 3/9/2019 Công ty MCaD thiết kế 73 Đánh giá thực kế hoạch • Là hoạt động định kỳ kiểm điểm đánh giá việc hoàn thành kết quả đầu ra, kết quả trực tiếp & dài hạn (so với số kết quả mục tiêu) • Đánh giá tính hiệu suất, hiệu quả tác động kế hoạch Nhằm có định điều chỉnh cần thiết, rút học kinh nghiệm cho giai đoạn, kế hoạch 3/9/2019 Công ty MCaD thiết kế 74 37 Phương pháp thu thập thập thông tin phục vụ theo dõi đánh giá 3/9/2019 Công ty MCaD thiết kế 75 Trách nhiệm theo dõi báo cáo 3/9/2019 Công ty MCaD thiết kế 76 38 BÀI TẬP TÌNH HUỐNG • Xử lý tình trang 22 file word 3/9/2019 Công ty MCaD thiết kế 77 KAIZEN KHƠNG NGỪNG CẢI TIẾN • Kaizen thuật ngữ kinh tế người Nhật, ghép từ 改 (“kai”) có nghĩa thay đổi từ 善 (“zen”) có nghĩa tốt hơn, tức “thay đổi để tốt hơn” “cải tiến liên tục” 3/9/2019 Công ty MCaD thiết kế 78 39 BƯỚC ÁP DỤNG KAIZEN BƯỚC BƯỚC - Bước 1: Lựa chọn chủ đề thay - Bước 5: Thực thay đổi đổi (cho cơng việc, liên minh…) - Bước 2: Tìm hiểu tình trạng xác định mục tiêu thay đổi - Bước 3: Phân tích liệu thu thập để xác định nguyên nhân gốc rễ - Bước 6: Xác nhận kết thực thay đổi - Bước 4: Xác định biện pháp thực dựa sở phân tích - Bước 8: Xem xét trình xác định dự án thay đổi - Bước 7: Xây dựng sửa lỗi tiêu chuẩn để phòng ngừa tái diễn NGUYÊN TẮC 5S CẢI TIẾN KHÔNG NGỪNG 40 Mục đích Báo cáo  Kiểm điểm/đánh giá tiến độ thực so với kế hoạch  Đánh giá được việc hoàn thành mục tiêu, kết quả, hoạt động so với số cam kết  Đánh giá tình hình huy động, chi tiêu hiệu quả sử dụng nguồn lực (tài chính, sở vật chất & người) so với kế hoạch  Xác định vấn đề khó khăn/vướng mắc kịp thời có giải pháp khắc phục  Rút học  Đề xuất giải pháp cho giai đoạn Công ty MCaD thiết kế 3/9/2019 81 Yêu cầu báo cáo • Ngắn gọn, rõ ràng • Thơng tin đầy đủ chính xác • Logic • Câu cú, chính tả 3/9/2019 Cơng ty MCaD thiết kế 82 41 Quy trình xây dựng báo cáo 1.Xác định mục đích cần đạt được 2.Quyết định hình thức báo cáo phù hợp 3.Xây dựng đề cương báo cáo (Nếu khơng có mẫu) 4.Thu thập thơng tin, liệu, chứng cứ cần thiết cho phần 5.Soạn thảo báo cáo 6.Kiểm chứng và biên tập 7.Hoàn chỉnh báo cáo Công ty MCaD thiết kế 3/9/2019 83 Cấu trúc báo cáo • Bối cảnh • Kiểm điểm hoạt động • Đánh giá kế quả • Báo cáo và đánh giá sử dụng tài chính • Các bài học và đề xuất • Phụ lục 3/9/2019 Cơng ty MCaD thiết kế 84 42 3/9/2019 Công ty MCaD thiết kế 85 Nhóm làm việc (team) • Theo nghĩa rộng, Nhóm làm việc môt đơn vị xã hội gồm cá nhân làm việc với nhau, sở nhu cầu mục tiêu chung • Trong thực thi kế hoạch cơng việc, nhóm tập hợp số người, làm việc/hoạt động, hướng tới việc đạt được mục tiêu kế hoạch được phân công 3/9/2019 Công ty MCaD thiết kế 86 43 Xung đột nhóm • Là tình trạng mục tiêu, cảm xúc, quan điểm hành động bên (cá nhân nhóm) can thiệp cản trở bên (cá nhân nhóm), làm cho hoạt động (một cả hai bên) hiệu quả, kéo theo làm giảm hiệu quả cơng việc quan/đơn vị • Xung đột xuất mâu thuẫn nảy sinh, kéo dài rơi vào tình trạng khơng kiểm sốt được cá nhân cá nhân với nhóm, với quan/đơn vị 3/9/2019 Công ty MCaD thiết kế 87 Ngun nhân xung đột nhóm • • • • 3/9/2019 Truyền tải thông tin Khác biệt cá nhân Thiếu công bằng/thiên vị Mâu thuẫn lợi ích, quyền lợi Công ty MCaD thiết kế 88 44 Cách thức giải xung đột - Cá nhân • • • • • Biết lắng nghe Tăng cường trao đổi và thuyết phục Tôn trọng lẫn Chia sẻ/giúp đỡ Chung sức 3/9/2019 Công ty MCaD thiết kế 89 Cách thức giải xung đột lãnh đạo phịng • • • • • Tăng cường thông tin chính thức Công khai và minh bạch thông tin, hoạt động Xây dựng giá trị chung Người lãnh đạo làm gương Công phân công công việc, phân bổ nguồn lực, đánh giá cán • chính sách nhân (đào tạo, bổ nhiệm, xếp, thưởng phạt …) dựa phấn đấu, đóng góp, kết quả công việc thực tế 25 3/9/2019 Công ty MCaD thiết kế 90 45 3/9/2019 Công ty MCaD thiết kế 91 46 ... xuống, như: kế hoạch hàng năm; kế hoạch quý, tháng, tuần, ngày; - Kế hoạch trung hạn: thực từ năm đến năm, như: kế hoạch năm, năm - Kế hoạch dài hạn: thực từ năm trở lên, như: Kế hoạch năm, 10.. .Lập kế hoạch Hoạt động 1: Động não lập kế hoạch: Vận dụng Kỹ thuật Sơ đồ Tư (Mind Map) liệt kê hệ thống hóa vấn đề liên quan đến lập thực thi kế hoạch cơng tác cấp phịng 3/9/2019... 3/9/2019 Công ty MCaD thiết kế 19 Nguyên tắc lập thực kế hoạch - Nguyên tắc đảm bảo cam kết Ngun tắc địi hỏi q trình tở chức thực kế hoạch, bên có trách nhiệm phải đảm bảo thực cam kết ghi kế hoạch