1 Ket noi com ĐỖ HỒNG YẾN ỨNG DỤNG KPI TRONG ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ CÔNG VIỆC Ở CÔNG TY THỨC ĂN CHĂN NUÔI ĐẶC KHU HOPE NGHỆ AN LUẬN VĂN THẠC SĨ CHUYÊN NGÀNH KHOA HỌC QUẢN LÝ Hà Nội 2014 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ[.]
Tổng quan tình hình nghiên cứu
Trên bình diện lý luận, hiện có nhiều công trình nghiên cứu có liên quan đến đề tài và được phân loại thành ba nhóm công trình như sau:
Nhóm các công trình tập trung nghiên cứu đánh giá hiệu quả công việc theo hướng xây dựng các phương pháp truyền thống và mang tính định tính như thang đo đánh giá đồ họa, ghi chép sự kiện quan trọng, đánh giá bằng thang đo dựa trên hành vi, v.v với đề tài: “Một số giải pháp hoàn thiện đánh giá thực hiện công việc của người lao động tại khách sạn Dân Chủ” của tác giả Đặng Thị Hồng Hạnh được công bố năm 2011, hay đề tài “Hoàn thiện công tác đánh giá thực hiện công việc tại Ngân hàng thương mại cổ phần Kỹ thương Việt Nam” của tác giả Nguyễn Thị Hồng Minh công bố năm 2012.
Nhóm các công trình đề cập đến đánh giá hiệu quả công việc theo phương pháp mới như phương pháp quản trị theo mục tiêu (MBO) với công trình nghiên cứu : “Hoàn thiện đánh giá thực hiện công việc tại công ty cổ phần lắp máy và xây dựng Điện” của tác giả Nguyễn Hồng Mơ năm 2012 và đề tài “Hoàn thiện hệ thống tiêu chuẩn đánh giá công việc cho giảng viên tại trường Đại học kinh tế quốc dân” của tác giả Trần
Thị Hà Linh công bố năm 2012.
Nhóm các công trình chuyên nghiên cứu về KPI như công trình nghiên cứu
“Tìm hiểu chỉ số đánh giá hiệu quả KPI quản trị nguồn nhân lực và khả năng áp dụng tại các doanh nghiệm Việt Nam” của tác giả Nguyễn Hoài An công bố năm 2012, công trình chủ yếu là tìm hiểu bộ chỉ số KPI tại tổ chức doanh nghiệp, nhân lực Tuy nhiên công trình chỉ dừng lại ở mức tìm hiểu trên lý luận Bên cạnh đó có đề tài nghiên cứu khoa học: “Xây dựng KPI cho vị trí Bí thư liên chi và Bí thư chi đoàn của Đoàn thanh niên Khoa khoa học quản lý” của tác giả Đào Thị Giang, công bố năm 2013, công trình nghiên cứu đã áp dụng lý luận về KPI để xây dựng KPI cho một vị trí cụ thể. Mặc dù công trình đã bước đầu xây dựng chỉ số và ứng dụng nhưng các chỉ số đưa ra chưa xác thực, khó có khả năng hiệu quả.
Như vậy có thể thấy rằng, chưa có công trình nào nghiên cứu chuyên sâu, có kết quả về việc ứng dụng KPI vào đánh giá hiệu quả công việc của các tổ chức,
TNHH Thương mại Hà Việt để đề xuất những điều kiện xây dựng và áp dụng KPI trong đánh giá hiệu quả công việc ở các tổ chức, doanh nghiệp cụ thể.
Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu
Mục tiêu nghiên cứu
Trên cơ sở hệ thống hóa những vấn đề về đánh giá hiệu quả công việc, KPI và mối quan hệ giữa chúng; khảo sát hệ thống đánh giá hiệu quả công việc tại Công tyThức ăn chăn nuôi Đặc Khu Hope Nghệ An, luận văn đề xuất giải pháp ứng dụngKPI cho việc đánh giá hiệu quả công việc tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ
Nhiệm vụ nghiên cứu
Để đạt mục tiêu trên, luận văn hiệu quả một số nhiệm vụ sau:
- Khái quát cơ sở lý luận về đánh giá hiệu quả công việc, về KPI và mối quan hệ giữa chúng.
- Khảo sát, phân tích, đánh giá ưu điểm và hạn chế của việc đánh giá hiệu quả công việc tại Công ty Thức ăn chăn nuôi Đặc Khu Hope Nghệ An.
- Xây dựng và kiểm định ứng dụng KPI vào đánh giá hiệu quả công việc ở Công ty Thức ăn chăn nuôi Đặc Khu Hope Nghệ An
Mẫu khảo sát
Khảo sát 93 người tại Công ty Thức ăn chăn nuôi Đặc Khu Hope Nghệ An – Số
48, ngõ 102 Đường Trường Chinh, Quận Đống Đa, Thành phố Hà Nội theo cơ cấu như sau:
- Bộ phận Tài chính kế toán: 10 người.
- Bộ phận Kinh doanh: 49 người.
- Bộ phận Xuất nhập khẩu: 5 người
- Bộ phận Nhân sự- hành chính: 13 người
- Bộ phận Kỹ thuật: 16 người
Câu hỏi nghiên cứu
- Đánh giá hiệu quả công việc tại Công ty Thức ăn chăn nuôi Đặc Khu Hope Nghệ An thời gian qua có những ưu điểm và hạn chế gì?
- Sử dụng KPI có thể nâng cao đánh giá hiệu quả công việc tại Công ty Thức ăn chăn nuôi Đặc Khu Hope Nghệ An không?
Giả thuyết nghiên cứu
- Bên cạnh những ưu điểm, đánh giá hiệu quả công việc tại Công ty Thức ăn chăn nuôi Đặc Khu Hope Nghệ An vẫn còn những hạn chế cơ bản như: chưa xác định được nội dung, mục tiêu đánh giá; chưa xây dựng được phương pháp, tiêu chuẩn đánh giá phù hợp, v.v
- Sử dụng KPI sẽ nâng cao việc đánh giá hiệu quả công việc ở Công ty Thức ăn chăn nuôi Đặc Khu Hope Nghệ An, nhất là khi nó được cụ thể hóa cho từng bộ phận.
Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp phân tích - tổng hợp
Để hiệu quả đề tài nghiên cứu này, tác giả đã nghiên cứu các tài liệu ở sách giáo trình, sách tham khảo về quản trị, tạp chí, website có liên quan đến phương pháp đánh giá hiệu quả công việc, bộ chỉ số đánh giá hiệu quả công việc theo KPI Bên cạnh đó là những tài liệu của Công ty Thức ăn chăn nuôi Đặc Khu Hope Nghệ An về công tác đánh giá nhân sự.
Trên cơ sở phân tích, tổng hợp tài liệu và số liệu đã giúp tôi có những đánh giá,nhìn nhận sâu hơn về các vấn đề Từ đó trên cơ sở khái quát hóa, hệ thống hóa để tổng hợp các tài liệu theo các vấn đề đang nghiên cứu thật logic và hệ thống.
Phương pháp thực nghiệm
Trong quá trình làm việc tại Công ty Thức ăn chăn nuôi Đặc Khu Hope Nghệ
An, là một chuyên viên Nhân sự chính sách tiền lương, nhận thấy việc đánh giá hiệu quả công việc mà Công ty Thức ăn chăn nuôi Đặc Khu Hope Nghệ An đang áp dụng chưa thực sự phù hợp, chưa thỏa mãn nhu cầu của người lao động.
Dựa trên việc đáp ứng nhu cầu của người lao động và để nâng cao hiệu quả làm việc, Công ty Thức ăn chăn nuôi Đặc Khu Hope Nghệ An đã có những đánh giá về phương pháp đánh giá hiệu quả công việc hiện tại và đi tìm một cách thức đánh giá hiệu quả công việc phù hợp hơn, tiến bộ hơn Bởi vậy, tôi là một trong những người tham gia xây dựng bộ chỉ số đánh giá hiệu quả công việc theo KPI, và sử dụng nó trong việc đánh giá hiệu quả công việc cho cán bộ nhân viên tại công ty.
Phương pháp điều tra bằng bảng hỏi
Tác giả đã thực hiện điều tra bằng bảng hỏi qua phiếu điều tra các nhân viên tại các bộ phận phòng ban của Công ty.
Mẫu điều tra là mẫu tổng thể, bảng hỏi được thiết kế theo sự kết hợp của thang đo tỷ lệ - thang điểm và xếp hạng theo thứ tự Các câu hỏi được thiết kế theo biểu hiện cường độ và tùy chọn Bố cục của bảng hỏi gồm phần giải thích, hướng dẫn trả lời và phần các câu hỏi nội dung gồm 2 phần chính với 06 câu hỏi, 22 câu hỏi chi tiết trả lời: Thông tin người trả lời phiếu, đánh giá phương pháp đánh giá hiệu quả công việc hiện tại, hiệu quả (độ thỏa mãn công việc) từ việc áp dụng chỉ số đánh giá hiệu quả công việc theo KPI.
Kết quả thu được từ phiếu điều tra sẽ được tác giả xử lý dưới dạng thống kê, xử lý trên phần mềm SPSS–xử lý thông tin Dựa trên kết quả phân tích số liệu, tác giả sẽ tổng hợp, khái quát, chứng minh việc xây dựng, áp dụng bộ chỉ số đánh giá hiệu quả công việc theo KPI là phương pháp đánh giá hiệu quả công việc tốt nhất với Công tyThức ăn chăn nuôi Đặc Khu Hope Nghệ An.
Phương pháp chuyên gia
Bằng phương pháp này, tác giả có sự tư vấn của các chuyên gia, các tổ chức đã xây dựng và áp dụng bộ chỉ số đánh giá hiệu quả công việc theo KPI để có cái nhìn sâu rộng hơn về bộ chỉ số đánh giá hiệu quả công việc theo KPI
Cũng bằng phương pháp này, tác giả nhờ đến sự cố vấn của Lãnh đạo Công tyThức ăn chăn nuôi Đặc Khu Hope Nghệ An để có hiểu biết sâu rộng hơn trong việc xây dựng chỉ số đánh giá hiệu quả công việc phù hợp nhất với môi trường, điều kiện
Kết cấu của luận văn
Ngoài Phần mở đầu, Kết luận, Danh mục tài liệu tham khảo và Phụ lục, luận văn được kết cấu thành 3 chương:
Chương 1 Cơ sở lý luận đánh giá hiệu quả công việc và ứng dụng KPI trong đánh giá hiệu quả công việc
Chương 2 Thực trạng đánh giá hiệu quả công việc tại Công ty Thức ăn chăn nuôi Đặc Khu Hope Nghệ An
Chương 3 Ứng dụng KPI vào đánh giá hiệu quả công việc tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Việt Nam
CƠ SỞ LÝ LUẬN ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ CÔNG VIỆC VÀ ỨNG DỤNG KPI TRONG ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ CÔNG VIỆC
Đánh giá hiệu quả công việc
1.1.1 Khái niệm và tiêu chuẩn đánh giá hiệu quả công việc
Trong mỗi tổ chức, công tác đánh giá hiệu quả công việc hay đánh giá thực hiện công việc là một trong những công tác vô cùng quan trọng và luôn tồn tại trong tổ chức.
“Đánh giá thực hiện công việc là sự đánh giá có hệ thống và chính thức tình hình thực hiện công việc của người lao động trong quan hệ so sánh với các tiêu chuẩn đã được xây dựng và thảo luận về việc đánh giá đó với người lao động” [11, tr.134].
Còn đánh giá hiệu quả công việc được hiểu là “quá trình xem xét nhằm đánh giá một cách có hệ thống hiệu quả công việc và năng lực của nhân viên, bao gồm kết quả công việc, phương pháp thực hiện công việc, những phẩm chất và kỹ năng thực hiện công việc”[40, tr.1].
Như vậy, để đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên, cần phải có một hệ thống đánh giá bài bản, chuyên nghiệp và hiệu quả Bên cạnh đó còn có sự kết hợp đánh giá năng lực, kỹ năng, phẩm chất của nhân viên Đánh giá hiệu quả công việc có vai trò vô cùng quan trọng đối với các tổ chức bởi nó là tiền đề, là cơ sở để khen thưởng, kỷ luật, động viên nhân viên cũng như giúp nhà quản trị quyết định việc trả lương thưởng, chế độ đãi ngộ một cách công bằng và chính xác.
Tiến trình đánh giá hiệu quả thực hiện công việc:
Xác định mục tiêu đánh giá Ấn định kỳ vọng công việc
Xem xét công việc hiệu quả
Lựa chọn phương tiện phù hợp Đánh giá sự hoàn thành công việc Thảo luận việc đánh giá
Hình 1: Tiến trình đánh giá hiệu quả công việc Muốn đánh giá được hiệu quả công việc, điều kiện tiên quyết là phải có những tiêu chuẩn để đánh giá một cách công bằng và hiệu quả nhất Tiêu chuẩn để đánh giá phải đáp ứng được các yêu cầu sau:
Tiêu chuẩn đánh giá phải tương thích với chiến lược và mục tiêu của doanh nghiệp Đây là điều quan trọng nhất trong quá trình đánh giá hiệu quả công việc Các tiêu chuẩn đánh giá đưa ra khác xa với mục tiêu mà doanh nghiệp muốn hướng tới thì việc đánh giá xem như là vô nghĩa.
Tiêu chuẩn đánh giá phải là những tiêu chuẩn phản ánh đầy đủ sự cống hiến của từng cá nhân, từng bộ phận vào mục tiêu chung của bộ phận và của doanh nghiệp. Tiêu chuẩn đánh giá phải xác thực Yếu tố xác thực được thể hiện ở chỗ, tiêu chuẩn đánh giá phải gắn liền với chính kế hoạch thực hiện của bộ phận nói riêng, của doanh nghiệp nói chung và trên hết nó gắn với chính bản mô tả công việc, mô tả những công việc mà mỗi nhân viên, mỗi bộ phận phải tiến hành.
Tiêu chuẩn đánh giá phải có độ tin cậy cao Tiêu chuẩn đánh giá có độ tin cậy cao sẽ khuyến khích và thu hút nguồn nhân lực nỗ lực, cố gắng phấn đấu trong công việc Muốn vậy, tiêu chuẩn đánh giá phải định lượng được, đo lường được và có sự ổn định tương đối.
1.1.2 Phương pháp đánh giá hiệu quả công việc
Hiện nay, các nhà quản lý có nhiều phương pháp đánh giá hiệu quả công việc từ cấp nhân viên cho tới các bộ phận, thậm chí cả cấp quản lý Tuy nhiên, việc lựa chọn và áp dụng phương pháp đánh giá nào đòi hỏi các nhà quản lý phải có sự cân nhắc nhằm thực hiện tối đa hóa lợi ích của hệ thống đánh giá Để đi đến quyết định đúng đắn, nhà quản lý phải hiểu rõ được bản chất của các phương pháp.
Mỗi một phương pháp đánh giá đều có những ưu điểm và nhược điểm riêng. Tuỳ vào trường hợp cụ thể của từng doanh nghiệp, các phương pháp áp dụng khác nhau sẽ cho hiệu quả lợi ích khác nhau.
Phương pháp đánh giá cho điểm:
Phương pháp cho điểm yêu cầu các nhà quản lý xác định các tiêu chí cụ thể để đánh giá hiệu quả công việc và thang điểm số cho từng tiêu chí này.
Các tiêu chí đánh giá bao gồm kết quả công việc (số lượng, chất lượng công việc), phương pháp làm việc, kỹ năng chuyên môn nghiệp vụ, kỹ năng giao tiếp, tinh thần hợp tác trong công việc Tùy thuộc vào đối tượng đánh giá, doanh nghiệp có thể đưa ra các tiêu chí đánh giá cụ thể cho từng loại công việc: Tiêu chí đánh giá đối với cán bộ lãnh đạo, quản lý; tiêu chí đánh giá đối với nhân viên văn phòng; tiêu chí đánh giá đối với nhân viên phòng kinh doanh…
Mỗi tiêu chí được xếp hạng từ thấp tới cao, từ “kém” cho tới “xuất sắc” hoặc một cách sắp xếp tương tự nào đó, tùy theo thực trạng hoạt động làm việc của từng doanh nghiệp Các mức hạng này được lượng hóa thành điểm số cụ thể Chẳng hạn:
Mức xuất sắc (5 điểm): Hiệu quả công việc vượt xa tiêu chuẩn, chỉ tiêu
Mức tốt (4 điểm): Hiệu quả công việc trên mức tiêu chuẩn
Mức khá (3 điểm): Hiệu quả công việc đạt yêu cầu
Mức trung bình (2 điểm): Hiệu quả một phần công việc đạt tiêu chuẩn
Mức kém (1 điểm): Không thực hiện được công việc đạt tiêu chuẩn.
Tiêu chí đánh giá và thang điểm cho mỗi tiêu chí tạo thành thang đánh giá hiệu quả công việc (Bảng đánh giá hiệu quả công việc của cán bộ quản lý tại Công ty HL).
Bảng 1.1: Bảng đánh giá kết quả công việc
(6 tháng 1 lần, dành cho cán bộ quản lý)
Họ tên nhân viên:……… Chức danh công việc:……… Bộ phận:……….
TT Tiêu thức đánh giá Tiêu chí chi tiết Kém Trung bình Khá Tốt Xuất sắc
Mức độ hoàn thành công việc được giao
1.1 Mức độ hoàn thành khối lượng công việc được giao
1.2 Chất lượng công việc được hoàn thành 1 2 3 4 5
2 Thái độ hành vi trong công việc
2.1.Tinh thần trách nhiệm trong công việc 1 2 3 4 5
2.2 Sự gương mẫu đối với nhân viên dưới quyền 1 2 3 4 5
2.3 Tinh thần học hỏi, cầu tiến 1 2 3 4 5
3 Kỹ năng nghiệp vụ chuyên môn
3.1 Thành thạo, nắm vững chuyên môn nghiệp vụ 1 2 3 4 5
3.2 Khả năng phân tích, xử lý tình huống 1 2 3 4 5
3.3 Khả năng quan hệ với đối tác và khách hàng 1 2 3 4 5
4 Khả năng phối hợp quản lý
4.1 Năng lực tổ chức điều hành nhân sự 1 2 3 4 5
4.2 Khả năng khuyến khích nhân viên làm việc 1 2 3 4 5
4.3 Khả năng làm việc độc lập 1 2 3 4 5
5 Khả năng học hỏi sáng tạo
5.1 Mức độ sáng tạo trong công việc 1 2 3 4 5
5.2 Khả năng thích ứng với sự thay đổi của môi trường kinh doanh hoặc công nghệ
Tồn tại và khó khăn trong kỳ :……… Phương hướng phấn đấu trong kỳ tới:……… Ưu điểm của phương pháp thang đo/ thang điểm trong đánh giá kết quả công việc là chúng dễ hiểu, sử dụng thuận tiện Nếu sử dụng thang điểm trong đánh giá, người quản lý có thể lượng hóa và so sánh kết quả hiệu quả công việc của nhân viên một cách dễ dàng Trong điều kiện không thể đưa ra các tiêu chí đánh giá cụ thể cho từng loại công việc, doanh nghiệp vẫn có thể sử dụng một mẫu phiếu đánh giá với các tiêu thức mang tính chất chung, phù hợp với nhiều nhiều loại công việc, do đó có thể dùng cho nhiều nhóm lao động Tuy nhiên khi đó các đặc trưng riêng biệt của từng loại công việc có thể bị bỏ qua Một nhược điểm khác của phương pháp này là người đánh giá dễ mắc phải lỗi đánh giá theo ý kiến chủ quan dẫn đến sự thiên vị, thành kiến, xu hướng trung bình trong đánh giá Việc xác định mức độ hiệu quả công việc của nhân viên trên cơ sở so sánh kết quả làm việc thực tế với các yêu cầu đặt ra cũng đòi hỏi những kỹ năng chuyên môn nghiệp vụ nhất định của người đánh giá.
Phương pháp quản trị theo mục tiêu:
KPI – Chỉ số đo lường hiệu suất cốt yếu
1.2.1 Khái niệm và đặc điểm KPI
KPI- Key Performance Indicators là tập hợp các biện pháp tập trung vào những khía cạnh của các hoạt động tổ chức nhằm mang đến sự thành công hiện tại và tương lai của tổ chức [16, pg.26]
KPI được hiểu theo cách đơn thuần là các chỉ số đo lường hiệu suất cốt yếu - chỉ số đo lường sự thành công, hay còn được gọi bằng tên phổ biến là chỉ số đánh giá hiệu quả hoạt động, được xây dựng nhằm đánh giá được hiệu quả, sự tăng trưởng của các hoạt động trong doanh nghiệp so với mục tiêu đã đề ra Nó giúp doanh nghiệp định hình và theo dõi quá trình hoạt động và tăng trưởng so với mục tiêu của doanh nghiệp
KPI là những chỉ số nhằm đo lường hiệu quả hay sự thành công của các hoạt động trong tổ chức, nhằm đạt được mục tiêu mà nhà quản trị đưa ra Mỗi một chức danh, phòng ban, bộ phận sẽ có bản mô tả công việc hoặc kế hoạch làm việc hàng tháng Các nhà quản trị sẽ áp dụng các chỉ số đánh giá hiệu quả các hoạt động đó Mỗi chức danh, phòng ban lại có những chỉ số KPI riêng Tuy nhiên, các chỉ số KPI đều mang những đặc điểm như sau: Đáp ứng được năm tiêu chuẩn của một mục tiêu – được chỉ rõ trong phương pháp quản trị mục tiêu MBO – SMART, đó là:
S = Specific - Cụ thể, rõ ràng: các chỉ số đưa ra phải thật cụ thể rõ ràng, các chỉ số khi đưa ra phải giải thích được chỉ số này nói lên điều gì? Tại sao lại lựa chọn chỉ số này? Chỉ số này được đo lường như thế nào?
M = Measureable - Có thể đo đếm được: chỉ số KPI chỉ có giá trị khi được xác định và đo lường một cách chính xác “Trở thành doanh nghiệp nổi tiếng nhất” không phải là chỉ số KPI, do không có cách nào đo được sự nổi tiếng của doanh nghiệp hay so sánh nó với doanh nghiệp khác.
A = Achievable - Có thể đạt được: có rất nhiều các chỉ số KPI đo lường được nhưng lại không phải là chìa khóa giúp các doanh nghiệp thành công, khi chọn lựa các KPI nên lựa chọn những chỉ số thực sự cần thiết, giúp doanh nghiệp có thể đạt được mục tiêu Chỉ số này sẽ theo sát mục tiêu – là những mục tiêu mà doanh nghiệp nhận thấy họ có nhiều yếu tố nhằm đạt được mục tiêu một cách thực tế, vì vậy các KPI đưa ra cũng phải là những chỉ số thực tế có thể đạt được.
R = Realistic - Thực tế: các chỉ số đưa ra cũng cần cân nhắc và theo sát mục tiêu và thực tế, không nên đưa ra những chỉ số nằm ngoài khả năng đo lường thực tế, hoặc những KPI không đúng với thực tế công việc.
T = Timed - Có thời hạn: các chỉ số này được áp dụng trong thời gian bao lâu, khi nào? KPI là các chỉ số phi tài chính KPI không được biểu thị bằng đơn vị tiền tệ như Việt Nam đồng (VNĐ), đôla… Nó có thể là số nhân viên tuyển dụng thành công trong một đợt tuyển dụng hay có bao nhiêu cuộc gặp gỡ hàng ngày của nhân viên bán hàng với khách hàng… các chỉ số phải được theo dõi thường xuyên Không giống như các chỉ số đo lường khác, KPI là chỉ số thường xuyên được theo dõi và đánh giá, tùy theo thực trạng doanh nghiệp mà việc đánh giá được tiến hành theo tháng, quý hay năm.Việc theo dõi thường xuyên sự biến động, thay đổi của các KPI luôn thu hút đội ngũ quản trị bởi đây là cách làm tương đối đơn giản, làm căn cứ để cấp quản trị đưa ra những quyết định của mình.
KPI có thể được gắn với từng nhân viên, để từ đó đo lường và đánh giá được nhân viên Vì vậy chỉ có hiểu rõ KPI và có sự điều chỉnh hoạt động làm việc của bản thân nhằm hoàn thành tốt mục đích từ chính phía cá nhân, từng nhân viên.
Việc theo dõi KPI sẽ cho doanh nghiệp biết họ phải làm gì, thay đổi như thế nào Cũng từ đó, sự cải thiện KPI sẽ có tác động tích cực đến các chỉ số khác.
Ngoại trừ một số KPI không có đơn vị tính (Chỉ tiêu “Đạt kỳ thi sát hạch trong kỳ” chỉ được đánh giá “Đạt” hoặc “Không Đạt”) còn lại các KPI đều có đơn vị tính hay còn gọi là đơn vị tính KPI Đơn vị tính KPI rất đa dạng và phong phú, thông thường là VNĐ, %, số khách hàng….
Tỷ trọng giữa các khía cạnh của BSC và tỷ trọng giữa các KPI trong từng khía cạnh BSC được ấn định tùy theo chiến lược công ty trong thời kỳ và mức độ quan trọng của từng KPI trong từng khía cạnh Tỷ trọng đó được gọi là trọng số (tương ứng với số điểm hay tỷ lệ để đánh giá KPI)
Mỗi KPI khi được giao cho các cá nhân hoặc bộ phận đều được gắn với một trọng số nhất định Trọng số KPI thể hiện tầm quan trọng và ảnh hưởng của chỉ số KPI đó trong tất cả các chỉ số KPI được giao cho cá nhân hoặc bộ phận trong kỳ đánh giá.
Trọng số KPI càng cao thì mức độ ảnh hưởng tới KPI càng cao
Trọng số KPI luôn luôn nhỏ hơn hoặc bằng 100% và lớn hơn 0%.
Tổng của các trọng số của toàn bộ các KPI được giao cho cá nhân hoặc bộ phận phải bằng 100%.
Ví dụ: một bộ phận kinh doanh được giao hệ thống các chỉ tiêu KPI với các trọng số tương ứng như sau:
Bảng 1.3: Bảng chỉ tiêu KPI cho bộ phận kinh doanh
STT Chỉ tiêu Trọng số
1 Doanh thu từ hoạt động kinh doanh 70%
2 Tỷ lệ tăng trưởng khách hàng mới 15%
3 Số lượng sản phẩm - dịch vụ mới 10%
4 Tỷ lệ các cán bộ hoàn thành các khóa đào tạo 5%
Hiện nay, bộ chỉ số KPI đã và đang được sử dụng và phát triển trong các doanh nghiệp, tổ chức Tùy theo hiện trạng của tổ chức mà KPI được hình thành và phục vụ mục đích của tổ chức, doanh nghiệp Tuy nhiên, nhìn chung có thể phân chia KPI thành các nhóm như sau:
Nhóm các chỉ số KPI dùng trong các ngành kinh tế lớn:
Trong các ngành kinh tế lớn, để đo lường sự thành công và hiệu quả các nhà quản trị thường xây dựng những chỉ số nhất định, thống nhất để so sánh giữa các doanh nghiệp với nhau Đây là những chỉ số đã được nghiên cứu và thống nhất trong toàn ngành, dễ dàng trong quá trình theo dõi, đánh giá chỉ cần qua một vài chỉ số đo lường hoạt động có thể biết các đối thủ cạnh tranh của mình trong ngành đang hoạt động, phát triển ra sao Ví dụ như trong ngành tài chính ngân hàng, ta có thể dùng các chỉ số như: số lượng máy ATM trên toàn quốc khi đánh giá về so sánh dịch vụ ATM giữa các ngân hàng; hay tỷ lệ lãi suất cho vay được ngân hàng áp dụng … Trên thế giới hiện nay đã có khoảng gần hai mươi ngành kinh tế có áp dụng các chỉ số KPI để đo lường hiệu quả hoạt động, như:
Ngành hàng không, vận tải (gồm 84 chỉ số)
Ngành ngân hàng, bảo hiểm (gồm 57 chỉ số)
Ngành nghiên cứu, giáo dục (gồm 71 chỉ số)
Ngành giải trí (gồm 22 chỉ số)
Ngành nông nghiệp (gồm 45 chỉ số)
Ngành sản xuất hàng hóa (gồm 12 chỉ số)….
Nhóm các chỉ số KPI đánh giá quá trình hoạt động của tổ chức:
Ứng dụng KPI trong đánh giá hiệu quả công việc
Hoạt động quản trị nguồn nhân lực bao gồm các hoạt động khác nhau và có vai trò quan trọng ngang nhau Bởi bất kì một giai đoạn một hoạt động nào trong chuỗi chu trình quản trị nguồn nhân lực gặp phải vấn đề rắc rối, cũng có thể mang đến những hậu quả cho doanh nghiệp Vì vậy, có thể nói từng hoạt động quản trị đều cần phải được theo dõi chặt chẽ, nghiêm túc đòi hỏi cần có những chỉ số đo lường riêng, thích hợp và hiệu quả.
Khi áp dụng KPI, nhiều tổ chức cho rằng, cần phải có thật nhiều các chỉ số đo lường Tuy nhiên, cái tên KPI – Key Performance Indicators, đã cho thấy, KPI là những chỉ số đánh giá đóng vai trò quan trọng, là “chìa khóa” cho mọi vấn đề trong quá trình quản trị Cũng chính bởi vậy mà việc đánh giá hiệu quả công việc của người lao động cũng có thể đo lường và được ứng dụng KPI Ứng dụng KPI vào đánh giá hiệu quả công việc trong doanh nghiệp là việc đưa chỉ số KPI vào trong công tác đánh giá hiệu quả công việc thực tế tại một doanh nghiệp, tổ chức Để ứng dụng KPI trong đánh giá hiệu quả công việc cần có những điều kiện cụ thể nhất định như sau:
1 Mối quan hệ với nhân viên, các đoàn thể, các nhà phân phối và những khách hàng chủ chốt.
2 Trao quyền cho đội ngũ nhân viên “tuyến đầu”
3 Kết hợp các biện pháp đo lường, báo cáo và tăng cường hiệu quả hoàn thành công việc
4 Mối liên kết giữa các chỉ số đo lường hiệu quả với định hướng chiến lược của tổ chức. Đối với điều kiện nền tảng mối quan hệ, phải thiết lập được mối quan hệ cộng tác hiệu quả giữa Ban quản trị, đại diện cho người lao động trong tổ chức, đại diện các đoàn thể cho người lao động, người lao động, khách hàng chủ chốt và những nhà cung cấp chính Việc tạo nên mối quan hệ cộng tác chính là việc tất cả các bên liên quan đều phải hiểu được rộng để có được những thay đổi lớn trong văn hóa, trong doanh nghiệp thì cần phải có sự thấu hiểu lẫn nhau, cùng công nhận sự thay đổi là cần thiết và cùng nhau tiến hành thay đổi Ban quản trị cam kết với các đoàn thể, đại diện người lao động, toàn thể nhân viên về việc thiết lập và duy trì cách thức sắp xếp thuyết phục; cùng xây dựng định hướng chiến lược cho việc ứng dụng thực tiễn tốt nhất các chỉ số đánh giá hiệu quả công việc Khái niệm cộng tác được mở rộng bao gồm cả mối quan hệ với khách hàng và những nhà cung cấp chính của tổ chức. Để có hiệu quả công việc tốt thì trao quyền cho nhân viên trong tổ chức rất quan trọng, đặc biệt là đội ngũ nhân viên “tuyến đầu” Bởi việc truyền đạt thông tin từ trên xuống dưới và từ dưới lên trên đều qua khâu trung gian này Việc trao quyền cho nhân viên để họ có những hành động kịp thời điều chỉnh những tình huống có ảnh hưởng xấu đến các chỉ số đánh giá hiệu quả công việc Trong quá trình xây dựng chỉ số đánh giá hiệu quả công việc, việc trao trách nhiệm cho các nhóm để họ có thể xây dựng và lựa chọn các chỉ số đánh giá hiệu quả của riêng mình cho phù hợp Bên cạnh việc trao quyền thì việc nâng cao kiến thức, tổ chức đào tạo cho nhân viên, khắc phục những khó khăn giúp cho việc học hỏi của tổ chức được diễn ra tốt hơn. Để có thể ứng dụng bộ chỉ số đánh giá hiệu quả công việc thì việc kết hợp các biện pháp đo lường, báo cáo và cải tiến hiệu quả rất quan trọng Ban quản trị cần phát triển một khuôn khổ thống nhất để có thể đo lường và báo cáo Dựa trên mức độ quan trọng của tổ chức, có thể báo cáo theo các sự kiện theo ngày/tuần/tháng và những báo cáo này cũng phải đề cập đến những thành công của tổ chức Điều đó có nghĩa trong mỗi báo cáo sẽ thể hiện được đánh giá sự thành công của công việc, đồng thời thể hiện tính cải tiến, điều chỉnh thay đổi cho phù hợp Các chỉ số được điều chỉnh sao cho phù hợp với mức phát triển của các chỉ số cấp nhóm tương ứng Khi các nhóm được trao quyền nhiều hơn, họ sẽ có nhiều ý tưởng mới và phát triển được nhiều giải pháp mới. Tuy nhiên, các báo cáo cần được điều chỉnh cho kịp thời để độ chính xác cao và hiệu quả, để từ đó việc ra quyết định được hiệu quả tốt.
Các thước đo hiệu quả sẽ chẳng có tác dụng gì nếu không được liên kết với các yếu tố quyết định thành công, các chỉ tiêu của thẻ điểm cân bằng điểm và các mục tiêu chiến lược của tổ chức Tổ chức sẽ gặt hái được thành công nếu dành thời gian xác định và truyền tải được tầm nhìn, sứ mệnh và giá trị của mình Bên cạnh đó việc tính toán và hoạch định cụ thể, liên kết được với 4 viễn cảnh của thẻ điểm cân bằng sẽ cho thấy yếu tố quyết định thành công của tổ chức Từ đó tổ chức sẽ xác định được yếu tố quyết định thành công của tổ chức.
Như vậy, chúng ta có thể thấy rằng việc ứng dụng KPI trong đánh giá hiệu quả công việc vào một tổ chức, doanh nghiệp không đơn thuần cứ thế áp dụng mà còn liên quan đến rất nhiều các yếu tố xung quanh Các yếu tố kết hợp lại với nhau tạo nên môi trường phù hợp, có như vậy việc ứng dụng mới mang lại hiệu quả cao Các tổ chức, doanh nghiệp muốn áp dụng bộ chỉ số đánh giá hiệu quả công việc theo KPI trong công tác quản trị của tổ chức mình cần tạo dựng điều kiện cần thiết nhất để đảm bảo tính thành công.
Chương đầu tiên của luận văn, tác giả khái quát những vấn đề cơ bản của đánh giá hiệu quả công việc (khái niệm, phương pháp đánh giá hiệu quả công việc) Bên cạnh đó, tác giả cũng giới thiệu về chỉ số đo lường hiệu suất cốt yếu KPI (định nghĩa, đặc điểm, phân loại) cũng như các điều kiện cần thiết để có thể ứng dụng bộ chỉ số đo lường hiệu suất – đánh giá hiệu quả công việc theo KPI vào các tổ chức, doanh nghiệp. Đánh giá hiệu quả công việc là việc đánh giá mức độ hoàn thành công việc của người lao động với các tiêu chuẩn đề ra, phương pháp thực hiện công việc, năng lực và quả công việc của người lao động là vô cùng quan trọng; nó là cơ sở để tiến hành các chế độ khen thưởng, đãi ngộ, đào tạo… cho người lao động và cũng là động lực để người lao động cố gắng, phấn đấu hoàn thành tốt công việc được giao Để đánh giá hiệu quả công việc của người lao động có rất nhiều phương pháp như phương pháp đánh giá theo thang đo đánh giá đồ họa, phương pháp danh mục kiểm tra Nhưng việc áp dụng phương pháp nào vào đánh giá hiệu quả công việc là điều không đơn giản, đòi hỏi các nhà quản lý phải tìm phương pháp nào phù hợp với điều kiện, hoàn cảnh của tổ chức mình Trong những năm gần đây, khi nền kinh tế mở rộng, hội nhập nền tri thức mới thì nhiều học thuyết mới về phương pháp đánh giá hiệu quả công việc được đưa vào, một trong số đó là các phương pháp mới đó là chỉ số đánh giá KPI Chỉ số đánh giá KPI là chỉ số đo lường hiệu quả các hoạt động của tổ chức, được phân ra làm các loại khác nhau như nhóm dùng trong các ngành kinh tế lớn, nhóm hoạt động tổ chức,nhóm khung chương trình, nhóm nhận chỉ tiêu, nhóm theo định mức KPI Đặc biệtKPI được ứng dụng trong nhiều lĩnh vực quản lý nguồn nhân lực nói chung và trong đánh giá hiệu quả công việc nói riêng Để ứng dụng KPI trong đánh giá hiệu quả công việc trong mỗi tổ chức đạt hiệu quả thì các tổ chức cần tạo dựng mối quan hệ với nhân viên, các đoàn thể, các nhà phân phối và những khách hàng chủ chốt Trao quyền cho đội ngũ nhân viên “tuyến đầu” Kết hợp các biện pháp đo lường, báo cáo và tăng cường hiệu quả hoàn thành công việc Bên cạnh đó là việc tạo dựng mối liên kết giữa các chỉ số đo lường hiệu quả với định hướng chiến lược của tổ chức Chính việc kết hợp, đáp ứng các điều kiện cơ bản trên đã giúp cho việc ứng dụng bộ chỉ số đánh giá hiệu quả công việc theo KPI ở một số doanh nghiệp, tổ chức mang lại những thành công nhất định.
THỰC TRẠNG ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ CÔNG VIỆC TẠI CÔNG
Lược sử Công ty Thức ăn chăn nuôi Đặc Khu Hope Nghệ An
2.1.1 Khái quát chung về Công ty
Tên doanh nghiệp: Công ty Thức ăn chăn nuôi Đặc Khu Hope Nghệ An
Địa chỉ: Số 48 - Ngõ 102 - Trường Chinh - Đống Đa - Hà Nội
Các lĩnh vực kinh doanh chủ yếu của doanh nghiệp: Mua, bán đồ kim khí, vật liệu hàn, hóa chất, nguyên liệu thức ăn chăn nuôi.
Quy mô của doanh nghiệp:
- Vốn điều lệ: 11,5 tỷ đồng
Công ty Thức ăn chăn nuôi Đặc Khu Hope Nghệ An được thành lập năm
1994, là một trong những thành viên sáng lập của Tập đoàn Hà Việt, doanh nghiệp phát triển mạnh ở mảng que hàn Hiện nay vật liệu hàn của Hà Việt đã chiếm khoảng 27% thị phần trong nước Hà Việt tự hào vì các sản phẩm của mình đã có những đóng góp nhất định cho các công trình trọng điểm quốc gia như Nhà máy thủy điện Tuyên Quang, đường hầm Hải Vân, nhà máy Kính nổi Việt Nhật, nhà máy thủy điện Đa Nhim, công trình nhà máy Phú điện – Đạm phú Mỹ, cầu Thuận Phước và nhiều công trình, dự án khác nhau ở khắp các tỉnh thành trên cả nước Bên cạnh đó, các mặt hàng kim khí cũng chiếm thị phần lớn trong nước, đặc biệt là mặt hàng thiết bị kim khí nhãn hiệu Crown được người tiêu dùng biết đến là sản phẩm uy tín, đáp ứng cả về chất lượng và giá cả sản phẩm.
Trong suốt quá trình hoạt động của mình, Công ty luôn nỗ lực mang đến sản phẩm tốt nhất, dịch vụ tốt nhất đến tay người tiêu dùng Các sản phẩm Công ty cung cấp được đánh giá cao trên thị trường, đạt nhiều giải thưởng tại hội chợ, trong và ngoài nước, người tiêu dùng bình chọn là hàng Việt Nam chất lượng cao, hay giải thưởng Sao vàng đất Việt, cúp vàng thương hiệu Công nghiệp Việt Nam, cúp vàng triển lãm cơ - khí - điện - điện tử - luyện kim, Cúp vàng Việt Build…
Doanh số và đóng góp ngân sách Nhà nước của Công ty liên tục tăng nhanh Năm 2011 đạt doanh số 510 tỷ đồng và nộp ngân sách 26 tỷ đồng Năm 2012 các con số này lần lượt là 773 tỷ đồng và 43 tỷ đồng… Tốc độ tăng trưởng nhanh và vững chắc đã đưa Công ty trở thành một trong những doanh nghiệp lớn ở Việt Nam [3, tr.18]
Vì chất lượng của mối hàn - an toàn của người thợ - hiệu quả của nhà kinh doanh Tầm nhìn :
Công ty luôn nỗ lực sáng tạo và cung cấp các giải pháp ngày càng hữu ích và phù hợp hơn với khách hàng trên các lĩnh vực vật liệu điện, vật liệu cơ khí, kim loại, thiết bị công nghiệp, hoá chất, thức ăn chăn nuôi, vật liệu hàn và máy hàn trên cơ sở liên kết sức mạnh của các thành viên với sức mạnh của các đối tác cùng hệ thống sản phẩm được hoàn thiện liên tục và được mở rộng một cách chọn lọc.
Không ngừng nâng cao năng lực phục vụ khách hàng, chất lượng cuộc sống của cán bộ nhân viên, khả năng sinh lợi cho các chủ sở hữu và sự phát triển của cộng đồng.
Khách hàng: luôn suy nghĩ và hành động vì lợi ích của khách hàng
Sáng tạo: Liên tục cải tiến phong cách, quy trình công việc, cách thức tổ chức công việc, phương pháp sản xuất sản phẩm và cung cấp dịch vụ.
Hợp tác: Chủ động và sẵn sàng hợp tác với khách hàng, đối tác và đồng nghiệp với tinh thần trách nhiệm cao.
Những thế mạnh chủ yếu:
Sản phẩm đa dạng với chất lượng tin cậy
Mạng lưới phân phối rộng khắp toàn quốc
Quan hệ chặt chẽ với các khách hàng và các nhà cung cấp chiến lược
Nguồn nhân lực có trình độ cao, phong cách làm việc chuyên nghiệp và tinh thần trách nhiệm cao.
Năng lực tiếp nhận và làm chủ công nghệ mới.
Chủ tịch HĐTV Chủ tịch HĐTV Giám đốc
2.1.2 Cơ cấu tổ chức và đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty
Mô hình tổ chức bộ máy quản lý ở Công ty Thức ăn chăn nuôi Đặc Khu Hope Nghệ An:
Bộ máy tổ chức quản lý ở Công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến - chức năng Mô hình rất phù hợp với đặc điểm tổ chức và quy mô sản xuất kinh doanh của Công ty; giúp cho việc kiểm tra chỉ đạo nghiệp vụ và đảm bảo sự lãnh đạo tập trung thống nhất của các trưởng bộ phận cũng như sự chỉ đạo kịp thời của lãnh đạo công ty đối với hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung và công tác của từng bộ phận nói riêng nhưng vẫn đảm bảo phát huy được tài năng của các cá nhân, bộ phận đóng góp.
Que Dụng Thức Hạt BP BP hàn cụ ăn CN nhựa Bảo Sửa điện hành chữa
Mối quan hệ trực tuyếnMối quan hệ chức năngHình 2: Sơ đồ bộ máy tổ chức quản lý của Công ty [3, tr.6]
Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của từng bộ phận cụ thể như sau:
Chủ tịch HĐTV: Là người được lựa chọn trong đại hội đồng thành viên, người có trách nhiệm cao nhất trong việc đưa ra các quyết định kinh doanh, xem xét và ký duyệt các phương án kinh doanh có khả năng đem lại hiệu quả kinh tế tối ưu.
Ban Giám đốc: Chịu trách nhiệm về kết quả sản xuất kinh doanh và các hoạt động chung của Công ty.
Phòng Tài chính - Kế toán: Có chức năng tư vấn cho Giám đốc những vấn đề liên quan đến tài chính và kế toán, có trách nhiệm tổ chức và thực hiện công tác kế toán của Công ty Phòng Tài chính - Kế toán phải cập nhật, tìm hiểu các chủ trương chính sách và các quy định của Nhà nước có liên quan đến công tác quản lý tài chính, kế toán, duy trì quan hệ tốt với các cơ quan như các ngân hàng, các cơ quan thuế… Đối chiếu và hiệu quả thu hồi công nợ Kiểm kê hàng tồn kho; kiểm kê quỹ, két hàng tháng.
Phòng Kinh doanh: chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện toàn bộ hoạt động kinh doanh; xây dựng kế hoạch kinh doanh hàng tháng, hàng quý, hàng năm và những giải pháp cụ thể, những đề xuất cần thiết để hiệu quả được kế hoạch đề ra; trình Giám đốc phê duyệt kế hoạch Tham gia đàm phán, ký kết các hợp đồng kinh tế; phối hợp triển khai hiệu quả và quyết toán các hợp đồng Hàng tháng trình Giám đốc: báo cáo doanh số bán hàng, chia ra theo các nhóm quản lý, doanh số theo khách hàng, doanh số theo các sản phẩm
Phòng Xuất nhập khẩu: có chức năng tư vấn cho Giám đốc về công tác xuất nhập khẩu và tổ chức thực hiện kinh doanh xuất nhập khẩu như: Nghiên cứu, thu thập và tìm hiểu các quy định, luật lệ của Nhà nước Việt nam, của các nước và các tổ chức quốc tế liên quan đến hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu Tìm kiếm thông tin thị trường, tìm hiểu các nhà cung cấp các sản phẩm Công ty đang quan tâm Tiến hành liên hệ, giao dịch với nhà cung cấp, làm các thủ tục cần thiết cho nhập khẩu và giao nhận hàng hoá Tham gia giải quyết tranh chấp phát sinh trong quá trình nhập khẩu hàng hoá Phiên dịch, biên dịch cho Công ty khi được yêu cầu.
Phòng Hành chính - Nhân sự: có chức năng tư vấn cho Giám đốc về quản lý nhân sự và quản lý hành chính Tham gia xây dựng và triển khai các nội quy, quy chế của Công ty Xây dựng quy chế tuyển dụng và triển khai hiệu quả Tham gia xây dựng và quản lý chương trình đào tạo, phát triển nhân viên Tham gia xây dựng và duy trì văn hóa doanh nghiệp Phối hợp theo dõi, kiểm tra và đôn đốc nhân viên thực hiện các nội quy và quy chế của Công ty Tham gia đánh giá hoạt động của nhân viên Quản lý và thực hiện các công việc hành chính của Công ty Quản lý hồ sơ cá nhân và các tài liệu về BHXH của nhân viên, thực hiện công tác BHXH cho nhân viên Giao dịch với các cơ quan có liên quan khi cần thiết.
Phòng Kỹ thuật: Có chức năng nhiệm vụ hỗ trợ cho hoạt động kinh doanh bán hàng, thực hiện dịch vụ bảo hành và các dịch vụ sau bán hàng, thu thập tin tức từ các cuộc hội thảo, từ mạng Internet và từ các tài liệu khác để tư vấn cho Giám đốc, cho bộ phận kinh doanh về xu hướng phát triển của công nghệ Nghiên cứu, kiểm tra, đánh giá chất lượng các sản phẩm của các nhà cung cấp, lắp ráp thiết bị, kiểm tra các điều kiện bảo hành, nhận bảo hành các sản phẩm của khách hàng; thực hiện bảo trì, bảo dưỡng theo hợp đồng Tập hợp và báo cáo Giám đốc các ý kiến phản hồi của khách hàng về sản phẩm và dịch vụ mà Công ty cung ứng.
Các phòng ban chức năng luôn hỗ trợ và bổ sung cho nhau để thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của mình; cung cấp các số liệu và thông tin để tham mưu, đề xuất kịp thời cho Giám đốc lãnh đạo, điều hành hoạt động của toàn Công ty. a Đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty
Với đặc điểm là một công ty thương mại, chuyên cung cấp các sản phẩm như:que hàn điện, hạt nhựa nguyên sinh, thức ăn chăn nuôi, dụng cụ điện cầm tay… thì việc cung ứng sản phẩm đến người tiêu dùng là hoạt động kinh doanh chính Bởi vậy hoạt động này được kiểm soát nghiêm ngặt và luôn phải tuân thủ theo đúng một quy trình đề ra Công ty đã xây dựng lên quy trình bán hàng để đảm bảo việc cung cấp hàng hóa được kiểm duyệt là hàng chính hãng, không có trà trộn bên ngoài và kế hoạch giao hàng cho khách hàng đúng hạn, đáp ứng sản phẩm kịp thời đến khách
Trách nhiệm Tiến trình mẫu Đơn đặt hàng
BM-KD-02-01 Đơn đặt hàng
Bộ phận Kế toán - Kết thúc
BM- KT-02-02 Lệnh xuất kho BM- KT-02-03
BM- KT-02-04 Biên bàn giao hàng
Phòng HCNS, Phòng Kinh doanh
Lệnh xuất kho Hóa đơn GTGT
Hình 3: Lưu đồ bán hàng tại Công ty Thức ăn chăn nuôi Đặc Khu Hope Nghệ An
[34, tr.16] Đơn đặt hàng: Khi khách hàng có nhu cầu về các sản phẩm của Công ty thì công việc đầu tiên là khách hàng tiến hành điền các thông tin về hàng hóa mình cần được cung cấp theo mẫu đơn đặt hàng của Công ty Các đơn đặt hàng được các Nhân viên kinh doanh nhận lại từ phía khách hàng và chuyển về cho Trưởng phòng kinh doanh.
Đánh giá hiệu quả công việc tại Công ty Thức ăn chăn nuôi Đặc Khu Hope Nghệ An
2.2.1 Mục đích, nguyên tắc và chu kỳ đánh giá
Phân tích đánh giá hiệu quả công việc và xếp loại nhân viên nhằm mục đích: Trả lương, thưởng và xét nâng bậc lương hàng tháng quý năm làm căn cứ sử dụng và sắp xếp lao động: giao nhiệm vụ, bổ nhiệm, điều chuyển, cho thôi việc… Làm căn cứ giáo dục, đào tạo và đào tạo lại CBCNV cho phù hợp [34, tr 28]
Trong đánh giá hiệu quả công việc Công ty đề ra 2 nguyên tắc cơ bản:
Nguyên tắc công khai: Việc đánh giá cán bộ công nhân viên phải công khai, giữa tổ chức - người đánh giá và người được đánh giá Việc đánh giá tổng hợp định mức theo 2 cấp đánh giá: Cấp cán bộ quản lý gồm: Phó giám đốc công ty, Trưởng/ phó phòng ban công ty Cấp nhân viên gồm: nhân viên các phòng, ban cơ quan.
Nguyên tắc công bằng, khách quan: Việc đánh giá cán bộ nhân viên phải công bằng, khách quan không có sự thiên vị giữa các nhân viên, công tâm trong đánh giá dựa trên các tiêu chí đề ra.
Công ty Thức ăn chăn nuôi Đặc Khu Hope Nghệ An đánh giá hiệu quả công việc theo chu kỳ tháng, quý, năm Mỗi chu kỳ đều được quy định thời điểm, nội dung đánh giá cũng như mẫu biểu và người đánh giá cụ thể như sau:
Bảng 2.3: Nội dung và biểu mẫu đánh giá
Nội dung Người hiệu quả Mẫu biểu Lưu
Tổ chức đánh giá CBCNV và thông báo
Cấp chỉ huy theo thẩm quyền
BM 01 ĐGT Lưu tại đơn vị
3 đầu quý Đánh giá quý
Người đánh giá theo thẩm quyền
BM.02.ĐGQ/NV BM.03.ĐGQ/QL BM.04.ĐGQ/LX
Thông báo công khai, giải thích cho CBCNV được đánh giá
Người đánh giá theo thẩm quyền 4
Tổng hợp kết quả đánh giá và nộp Phòng HCNS cùng cấp
Cấp chỉ huy theo thẩm quyền
BM.05 THĐGQ Lưu tại đơn vị
Tính thưởng Quý, đề xuất các biện pháp xử lý
Theo Quy chế thưởng Lưu tại đơn vị
[34, tr.12] Đánh giá năm: Tổng hợp kết quả đánh giá của các quý trong năm.
Tính điểm thưởng phạt năm: được tính trên cơ sở xem xét xu hướng tiến bộ của nhân viên Điểm thưởng phạt được tính: cộng hoặc trừ 5 điểm vào tổng điểm trung bình năm cho mỗi lần tăng hoặc giảm 1 bậc xếp loại so với quý trước.
2.2.2 Tiêu chí và phương pháp đánh giá hiệu quả công việc
Công ty Thức ăn chăn nuôi Đặc Khu Hope Nghệ An đưa ra hệ thống tiêu chuẩn đánh giá hiệu quả công việc cho người lao động dựa trên 4 nhóm tiêu chí sau:
Kết quả làm việc Đây là nhóm tiêu chí được sử dụng phổ biến nhất Hiệu quả làm việc của nhân viên được xác định bằng cách so sánh kết quả công việc thực tế của nhân viên với các mục tiêu và chuẩn mực đã được xác định trước Các tiêu chí có thể bao gồm khối lượng công việc, chất lượng công việc, thời hạn hoàn thành công việc.
Mặc dù cách đánh giá dựa trên nhóm tiêu chí này nhưng Công ty không tìm ra được các biện pháp cụ thể nhằm giúp nhân viên phát huy điểm mạnh và khắc phục điểm yếu vì người đánh giá không quan tâm đến toàn bộ quá trình làm việc của người lao động mà chỉ chú trọng đến kết quả cuối cùng Nếu chỉ dựa vảo “thành tích” để đánh giá, ta có nguy cơ quên mất câu hỏi: “Người lao động này đã được thành quả này bằng cách nào?” Rất có thể, để đạt được mục đích 100%, áp đặt làm cho người lao động bất mãn, chán chường Vì thế, cần phải có thêm các tiêu chí khác.
Các tiêu chí đánh giá được sử dụng ở đây được xây dựng dựa trên những kỹ năng cần thiết để đảm bảo công việc được thực hiện tốt
Ví dụ: đối với công việc tư vấn bán hàng là kỹ năng phân tích tình huống, kỹ năng giao tiếp, đối với công việc quản lý là kỹ năng huấn luyện nhân viên, kỹ năng quản lý nguồn lực… Đánh giá hiệu quả làm việc dựa trên kỹ năng làm việc giúp người đánh giá chú trọng hơn vào hiệu quả công việc và hiểu sâu hơn về những nguyên nhân tại sao một nhân viên đạt hiệu quả cao hoặc chưa đạt hiệu quả Kỹ năng làm việc càng được xác định cụ thể, người đánh giá càng dễ biết rõ điểm mạnh cũng như điểm yếu của nhân viên Và thông qua đó có thể xác định một cách chính xác những kỹ năng nhân viên cần cải thiện để hoàn thành công việc của mình Phương pháp này đặc biệt phù hợp với những công việc mang tính kỹ thuật.
Hệ thống đánh giá thường tập trung toàn bộ vào cá nhân người được đánh giá, dựa vào phẩm chất của một nhóm người nhất định, những người có phẩm chất phù hợp để làm tốt công việc Ví dụ: Nhà lãnh đạo phải có khả năng lôi cuốn người khác, quả quyết…
Bên cạnh đó, tiêu chí về phẩm chất cá nhân để đánh giá sự phù hợp của một cá nhân với văn hoá của tổ chức, chẳng hạn như nhân viên kinh doanh phải quan tâm tới khách hàng, ham học hỏi, làm việc nhóm…
Tuy nhiên việc sử dụng các chỉ tiêu này có khá nhiều hạn chế do các tiêu chí đánh giá không tập trung vào công việc, không phải tất cả các tiêu chí đánh giá đều phù hợp với công việc, việc đánh giá tính cách cá nhân là rất khó và do đó dễ mắc lỗi chủ quan, thành kiến trong đánh giá
Tiềm năng phát triển Đánh giá tiềm năng phát triển của người lao động Việc đánh giá dựa trên những tiêu chí này chú trọng vào việc tìm ra những năng lực tiềm tàng của nhân viên và đề ra các biện pháp phù hợp để phát huy Các tiêu chí thường được sử dụng là khả năng lãnh đạo, khả năng làm việc độc lập, khả năng tổ chức, có chí tiến thủ, học hỏi nhanh, sáng tạo…
Trên thực tế, Công ty thường không sử dụng một loại tiêu chí duy nhất mà kết hợp nhiều loại tiêu chí để có thể đánh gía từ nhiều góc độ nhằm có được kết quả đáng tin cậy và hữu ích nhất Nhưng tiêu chí kết quả công việc là tiêu chí quan trọng nhất để đánh giá kết quả công việc Vì vậy hoàn thành mục tiêu công việc được xem là tiêu chí có tính chất quyết định đối với công tác đánh giá hiệu quả công việc của người lao động Tuy nhiên, tiêu chí đánh giá hiệu quả công việc tại Công ty chưa chi tiết cụ thể, mang tính cảm tính khi xây dựng và bị chi phối bởi các mối quan hệ thân quen bên ngoài công việc.
Mặc dù đưa ra hàng loạt các tiêu chí đánh giá hiệu quả công việc nhưng trên thực tế thì tại Công ty Thức ăn chăn nuôi Đặc Khu Hope Nghệ An vẫn chưa thể áp dụng các tiêu chí vào đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên được Bởi Công ty không sử dụng bản mô tả công việc một cách chuẩn xác, đúng đắn và hiệu quả, mà chỉ mang tính chất hình thức hoá các yêu cầu chức năng, nhiệm vụ của từng vị trí chức danh, nói cách khác là liệt kê những việc cần làm mà chưa lượng hoá được những mục tiêu cần đánh giá Điều này khiến cho việc đánh giá hiệu quả công việc tại Công ty chỉ mang tính hình thức, cảm tính, bình quân chủ nghĩa.
Ứng dụng bộ chỉ số đánh giá hiệu quả công việc theo KPI tại Công ty Thức ăn chăn nuôi Đặc Khu Hope Nghệ An
ăn chăn nuôi Đặc Khu Hope Nghệ An Để giúp công tác đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên mang lại hiệu quả, Công ty đã tiến hành xây dựng và ứng dụng bộ chỉ số đánh giá hiệu quả công việc theo các bước tiến hành :
Bướ c 1: Cuối tháng nhân viên được phát cho bảng “Đánh giá hiệu quả công việc”, nhân viên phải tự đánh giá về chất lượng thực hiện công việc của bản thân mình trong tháng vừa qua bằng cách tự cho điểm vào cột “Điểm tự đánh giá của nhân viên” theo thang điểm từ 1 đến 5 Với 1 điểm: “Không đáp ứng được yêu cầu công việc, cần xem xét tính phù hợp với công việc” Hai điểm: “Chưa hoàn thành đầy đủ nhiệm vụ được giao Chỉ thực hiện được một phần trách nhiệm, mục tiêu và yêu cầu với người thực hiện công việc cần phải cải thiện” Ba điểm: “Hoàn thành đầy đủ nhiệm vụ được giao Đáp ứng được hầu hết các trách nhiệm, mục tiêu và yêu cầu với người thực hiện công việc” Bốn điểm: “Hoàn thành tốt nhiệm vụ Đáp ứng đủ các trách nhiệm, mục tiêu và yêu cầu với người thực hiện công việc, đôi khi đáp ứng vượt yêu cầu Phát huy tốt năng lực làm việc” Năm điểm: “Hoàn thành xuất sắc công việc được giao Đáp ứng vượt mức hầu hết các trách nhiệm, mục tiêu, và yêu cầu với người thực hiện công việc, thể hiện được năng lực làm việc nổi trội”
Bướ c 2: Sau khi nhân viên tự đánh giá, bảng trên sẽ được trả về cho các
Trưởng bộ phận Trưởng bộ phận này sẽ đánh giá kết quả thực hiện công việc của từng nhân viên trong bộ phận mình, cũng bằng cách cho điểm từ 1 đến 5 ở cột “Điểm do cấp trên đánh giá”
Bướ c 3: Sau khi cả nhân viên và Trưởng bộ phận đã đánh giá xong (bằng cách hoàn thành việc cho điểm), kết quả chuyển về phòng nhân sự để tổng hợp cho điểm vào cột thứ 3 “Điểm đánh giá tổng hợp”.
Bước 4: Sau đó Phòng Nhân sự dựa vào kết quả đánh giá, làm căn cứ tính trả
Tổng hợp kết quả đánh giá hiệu quả thực hiện công việc theo KPI được thực hiện theo công thức.
Hiệu quả thực hiện công việc theo KPI = Σ Tỷ lệ % theo trọng số của tiêu chí 1 + Tỷ lệ % theo trọng số của tiêu chí 2 + Tỷ lệ % theo trọng số của tiêu chí thứ n
Trong đó: Điểm số kết quả đánh giá của từng tiêu chí (từ mức xếp loại kém tương đương 1 điểm đến xuất sắc tương đương 5 điểm)
Trọng số thể hiện tầm quan trọng của từng tiêu chí
Tỷ lệ % theo trọng số = Σ Điểm đánh giá tổng hợp / nKPI x Tỷ lệ % trọng số đánh giá
Sau khi có tổng điểm đánh giá, dựa vào kết quả đó tiến hành xếp loại
Từ 4.60 – 5.00: Hoàn thành xuất sắc công việc được giao Đáp ứng vượt mức hầu hết các trách nhiệm, mục tiêu, và yêu cầu với người thực hiện công việc, thể hiện được năng lực làm việc nổi trội
Từ 4.00 – 4.59: Hoàn thành tốt nhiệm vụ Đáp ứng đủ các trách nhiệm, mục tiêu và yêu cầu với người thực hiện công việc, đôi khi đáp ứng vượt yêu cầu Phát huy tốt năng lực làm việc.
Từ 3.00 – 3.99: Hoàn thành đầy đủ nhiệm vụ được giao Đáp ứng được hầu hết các trách nhiệm, mục tiêu và yêu cầu với người thực hiện công việc.
Từ 2.00 – 2.99: Chưa hoàn thành đầy đủ nhiệm vụ được giao Chỉ thực hiện được một phần trách nhiệm, mục tiêu và yêu cầu với người thực hiện công việc cần phải cải thiện.
Từ 0.50 – 1.99: Không đáp ứng được yêu cầu công việc, cần xem xét tính phù hợp
Với việc đánh giá chỉ số đánh giá hiệu quả công việc cho biết mức độ hoàn thành công việc đến đâu của từng nhân viên, từ đó đưa ra các các chính sách chế độ đãi ngộ phù hợp cho từng nhân viên Để chứng minh rằng chỉ số đánh giá hiệu quả công việc thực sự mang lại hiệu quả, tác giả đã tiến hành nghiên cứu kiểm định sự thỏa mãn của nhân viên đối với các chính sách mới ban hành dựa vào kết quả đánh giá hiệu quả công việc theo KPI.
Mô hình nghiên cứu tập trung phân tích, đo lường sự tác động của 6 yếu tố tác động đến sự thỏa mãn với kết quả đánh giá công việc của nhân viên bao gồm: (1) Công việc, (2) Lương/thu nhập, (3) Sự thăng tiến và phát triển nghề nghiệp, (4) Mối quan hệ với đồng nghiệp (5) Các phúc lợi công ty, (6) Môi trường làm việc.
Tác giả thực hiện nghiên cứu bằng phương pháp định lượng thông qua phương pháp thu thập số liệu là sử dụng bảng câu hỏi điều tra – trả lời viết với 93 phiếu khảo sát được phát đi cho nhân viên các phòng ban trong Công ty Sau khi thu về và tiến hành sàng lọc, tổng số phiếu khảo sát hợp lệ là 93 Song song đó là việc tham khảo ý kiến đánh giá kết quả làm việc từ các Trưởng bộ phận, Giám đốc dựa vào các tiêu chí đánh giá theo KPI Toàn bộ dữ liệu hồi đáp sẽ được xử lý với phần mềm SPSS 16.0.
Sau khi mã hóa và làm sạch dữ liệu sẽ trải qua các bước sau: Đánh giá độ tin cậy và giá trị các thang đo Độ tin cậy của thang đo được đánh giá qua hệ số Cronbach’s Alpha, qua đó các biến không phù hợp sẽ bị loại nếu hệ số tương quan tổng biến (Corrected Item-Total Correlation) nhỏ hơn 0.3 và thang đo sẽ được chấp nhận khi hệ số Cronbach’s Alpha đạt yêu cầu từ 0.6 trở lên.
Kiểm định sự phụ thuộc của các yếu tố với kết quả đánh giá hiệu quả công việc. Thiết lập mô hình hồi quy bội để kiểm định sự thoả mãn của các yếu tố với kết quả đánh giá hiệu quả công việc
H1: Sự thỏa mãn công việc có quan hệ dương với kết quả đánh giá hiệu quả công việc
H2: Sự thỏa mãn lương thưởng có quan hệ dương với kết quả đánh giá hiệu quả công việc
H3: Sự thỏa mãn với yếu tố thăng tiến và phát triển nghề nghiệp có quan hệ dương với kết quả đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên.
H4: Sự thỏa mãn với các yếu tố quan hệ với đồng nghiệp có quan hệ dương với
H5: Sự thỏa mãn phúc lợi của Công ty có quan hệ dương với kết quả đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên
H6: Sự thỏa mãn với điều kiện làm việc tốt có quan hệ dương với kết quả đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên.
Mô hình hồi qui bội (dự kiến) giữa kết quả làm việc của nhân viên và các yếu tố tác động:
Hiệu quả cụng việc (KPI) = ò + ò1 cụng việc + ò2 Thu nhập+ ò3 Thăng tiến + ò4 Đồng nghiệp + ò5 Phỳc lợi + ò6 Mụi trường làm việc
2.3.1.1 Cơ cấu mẫu khảo sát thực nghiệm
Thông tin Frequency Percent Valid
Từ 25-34 tuổi 30 32.3 32.3 79.6 làm việc Từ 35-45 tuổi 13 14.0 14.0 93.5
Thâm Dưới 5 năm 68 73.1 73.1 73.1 niên làm Từ 5 đến 10 năm 18 19.4 19.4 92.5 việc Từ 10 năm trở lên 7 7.5 7.5 100.0
2.3.1.2 Kiểm định độ tin cậy của thang đo Cronbach’s Alpha
Chúng ta sẽ tiến hành kiểm định độ tin cậy của thang đo bằng cách chạy Cronbach’s Alpha cho thang đo sự thỏa mãn công việc Sau khi thực hiện kiểm định độ tin cậy của thang đo, chúng ta sẽ loại trừ các yếu tố có độ tin cậy thang đo thấp và đồng thời kết hợp với mục tiêu nghiên cứu đã đề ra tiến hành đưa các yếu tố đạt tiêu chuẩn của độ tin cậy thang đo vào mô hình nghiên cứu chính thức. Để bảo đảm cho nghiên cứu có được độ tin cậy của các thang đo cao, chúng ta cần bảo đảm hai tiêu chí sau:
Chỉ chọn những quan sát thuộc các yếu tố có hệ số Cronbach’s Alpha từ 0.6 trở lên để đưa vào mô hình nghiên cứu.
Các biến quan sát có hệ số tương quan biến tổng (corrected item-total correlation) nhỏ hơn 0.3 sẽ bị loại. Đánh giá thang đo sự thỏa mãn công việc được thể hiện trong bảng sau:
Biến quan sát Trung bình thang đo nếu loại biến
Phương sai thang đo nếu loại biến
Tương quan biến tổng Alpha nếu loại biến
Số biến quan sát: 3 Đồng nghiệp
Biến quan sát Trung bình thang đo nếu loại biến
Phương sai thang đo nếu loại biến
Tương quan biến tổng Alpha nếu loại biến
ỨNG DỤNG KPI VÀO ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ CÔNG VIỆC TẠI CÁC DOANH NGHIỆP VỪA VÀ NHỎ Ở VIỆT NAM
Quy trình xây dựng, đăng ký và giao chỉ số đánh giá hiệu quả công việc
3.1.1 Quy trình xây dựng Để đảm bảo trong quá trình hoạt động sau này, các chỉ số đánh giá hiệu quả công việc sẽ mang lại hiệu quả trong tổ chức thì việc phải tuân thủ theo một quy trình là điều hết sức quan trọng Khi các tổ chức hiểu được quy trình và đánh giá đúng mục đích của các chỉ số đánh giá hiệu quả công việc thì giai đoạn xây dựng bắt đầu.
Quy trình xây dựng bộ chỉ số đánh giá hiệu quả công việc theo KPI có thể gồm
Bảng 3.1: Quy trình xây dựng bộ chỉ số đánh giá công việc KPI
Bước Nội dung Ghi chú
1 Sự cam kết của Ban Lãnh đạo Công ty
2 Thành lập Nhóm dự án thực thi xây dựng bộ chỉ số
3 Xây dựng chức năng nhiệm vụ của bộ phận và cá nhân
4 Giới thiệu hệ thống đánh giá hiệu quả công việc đến toàn thể nhân viên
5 Xác định mục tiêu cho Công ty, bộ phận và cá nhân Kết quả cần đạt được của từng nhiệm vụ cụ thể
6 Lựa chọn những mục tiêu quan trọng nhất
Bước Nội dung Ghi chú
7 Xác định các chỉ tiêu đánh giá các mục tiêu quan trọng nhất
8 Mô tả từng chi tiết chỉ tiêu Đưa ra các thông số liên quan đến chỉ tiêu: đơn vị, cách thức đo lường
9 Xây dựng khung báo cáo cho các cấp
10 Tập hợp các chỉ tiêu thành hệ thống các chỉ tiêu KPI
11 Điều chỉnh các chỉ số sao cho phù hợp với tổ chức
Bước 1: Sự cam kết của Ban Lãnh đạo cấp cao
Ban Lãnh đạo Công ty phải tận tâm xây dựng và chỉ đạo toàn bộ tổ chức sử dụng các chỉ số đánh giá hiệu quả công việc và bất kỳ một thẻ điểm cân bằng nào chứa chỉ số đánh giá hiệu quả công việc Sự cam kết tham gia của Ban Lãnh đạo sẽ tạo ra một môi trường năng động trong đó các dự án có cơ hội phát triển mạnh mẽ Ban Lãnh đạo cũng cần phải hiểu rõ khái niệm cũng như tại sao họ phải giám sát và theo dõi các chỉ số này như một nhiệm vụ phải làm hàng ngày.
Sự cam kết của Ban Lãnh đạo thể hiện ở chỗ, trong quá trình triển khai dự án, họ phải dành thời gian để đưa ra ý kiến nhận xét cho các chỉ số được đề xuất về tiến độ hàng tuần, thăm thực tế các nơi áp dụng chỉ số đánh giá hiệu quả công việc theo KPI….Việc đội ngũ Ban Lãnh đạo tham gia và cam kết sẽ theo sát dự án sẽ giúp họ hiểu hơn về công việc của mình, phát triển hơn nữa các chiến lược của tổ chức và liên kết được các hoạt động hàng ngày với những mục tiêu chiến lược.
Bước 2: Thành lập Nhóm dự án thực thi xây dựng bộ chỉ số
Một nhóm dự án gồm từ hai đến bốn người được thành lập, những thành viên được lựa chọn cho dự án được đào tạo kỹ lưỡng và họ cần tập trung cho việc xây dựng và báo cáo công việc với Giám đốc Mọi công việc sẽ được chuyển cho các bộ phận khác đảm nhiệm, còn nhóm dự án chỉ tập trung cho công việc thực thi xây dựng bộ chỉ số, do đặc thù công việc và có sự liên quan đến chức năng nhiệm vụ của Phòng hành án là chính Các Phòng ban khác cũng cử ra một nhân viên luôn theo sát nhóm dự án để có thể hỗ trợ cung cấp thông tin cho từng phòng ban.
Công việc của nhóm sẽ hoàn thành tốt khi có sự ủng hộ của Ban Lãnh đạo để họ có thể chuyên tâm cho công việc xây dựng Các phương tiện, cơ sở sẽ hỗ trợ cho nhóm tối đa để họ có thể hoàn thành tốt nhiệm vụ.
Bước 3: Xây dựng chức năng nhiệm vụ của bộ phận và cá nhân
Nhóm dự án kết hợp với Phòng Hành chính - Nhân sự và các phòng ban chức năng, tiến hành xây dựng bản mô tả công việc cụ thể hoàn chỉnh, chức năng nhiệm vụ cụ thể của từng phòng ban, cá nhân.
Công việc xây dựng bản chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban hay từng vị trí công việc cần có thời gian quan sát, phối hợp với các phòng ban chức năng để xây dựng lên cho chi tiết, hoàn chỉnh, xác thực, có thể đo lường được.
Bước 4: Giới thiệu hệ thống đánh giá hiệu quả công việc theo KPI đến toàn thể nhân viên
Nhân viên cần được chuẩn bị để thay đổi cho nên nhóm dự án và Ban Lãnh đạo cần chia sẻ thông tin cởi mở và trung thực để thuyết phục nhân viên về sự cần thiết phải thay đổi, chỉ ra vai trò đóng góp của các chỉ số đánh giá hiệu quả công việc đối với chiến lược phát triển, thu hút được sự hứng thú của nhân viên để họ mong muốn tham gia…
Nhóm dự án sẽ kết hợp với Phòng Hành chính - Nhân sự tổ chức buổi họp, chương trình định hướng vạch ra những thay đổi do áp dụng chỉ số đánh giá hiệu quả công việc vào tổ chức, để họ hiểu và cần hiệu quả để tạo ra những kết quả khác biệt hơn trước đây Việc phổ biến hệ thống chỉ số đánh giá hiệu quả công việc tới toàn bộ nhân viên sẽ thu hút được sự quan tâm chú ý của đại bộ phận nhân viên trong tổ chức, từ đó cùng tổ chức kết hợp xây dựng bộ chỉ số xác thực, chuẩn xác.
Bước 5: Xác định mục tiêu cho Công ty, bộ phận và cá nhân Đối với mỗi tổ chức, xác định mục tiêu cho tổ chức – Công ty quyết định thành công nhận diện các vấn đề xác định tình trạng sức khỏe và sự tồn tại của công ty Đối với mỗi Công ty, nên hạn chế các quyết định thành công trong khoảng từ 5 đến 8 và để làm được điều đó nhóm dự án cần nghiên cứu kỹ tài liệu về lập kế hoạch chiến lược trong Công ty và rút ra mục tiêu, yếu tố then chốt Nhờ có việc tìm ra yếu tố then chốt cho Công ty cán bộ nhân viên có thể tập trung tìm ra các chỉ số đánh giá hiệu quả công việc thực sự mang lại sự khác biệt. Đối với bộ phận và cá nhân thì xác định mục tiêu chính là đưa ra kết quả cần đạt được của từng nhiệm vụ cụ thể đối với từng bộ phận, từng vị trí công việc của cá nhân.
Bước 6: Lựa chọn những mục tiêu quan trọng nhất Đây là một trong những bước rất quan trọng, khi liệt kê các mục tiêu cần đạt được cấp Công ty, bộ phận, cá nhân thì việc tìm ra những mục tiêu quan trọng nhất rất cần thiết Bởi trong tập hợp một nhóm các mục tiêu ấy không thể thực hiện các mục tiêu cùng lúc và như nhau Việc xác định mục tiêu nào là quan trọng nhất giúp tổ chức tập trung hoàn thành mục tiêu đó trước để mang lại hiệu quả cao.
Bước 7: Xác định các chỉ tiêu đánh giá các mục tiêu quan trọng nhất
Khi lựa chọn được các mục tiêu quan trọng nhất Nhóm dự án tiến hành xác định các chỉ tiêu cho các mục tiêu quan trọng nhất Việc xác định các chỉ tiêu đánh giá sẽ giúp cho các nhóm điều chỉnh hành vi một cách nhất quán vì lợi ích, mục tiêu của toàn bộ tổ chức Cải thiện được sự hài lòng đối với công việc của nhóm, cá nhân với các mục tiêu chiến lược của tổ chức Tăng cường sự hiểu biết của nhân viên, khuyến khích các hành động kịp thời và liên kết được các hoạt động hàng ngày của nhân viên với các định hướng chiến lược của tổ chức.
Bước 8: Mô tả từng chi tiết các chỉ tiêu
Mô tả chi tiết các chỉ tiêu là đưa ra các thông số liên quan đến chỉ tiêu: đơn vị, cách thức đo lường.
Tương ứng với mỗi chỉ số KPI có một đơn vị tính đi kèm được gọi là đơn vị tính KPI Tùy thuộc vào nội dung đo lường của chỉ tiêu mà Đơn vị tính KPI rất đa dạng và phong phú, thông thường là VNĐ, %, số khách hàng… Đặc biệt có một số các KPI không có đơn vị Ví dụ Chỉ tiêu “Đạt kỳ thi sát hạch
Cách thức đo lường KPI thể hiện phương thức và cách thức đo lường hiệu quả KPI đó Mỗi KPI có một cách thức đo lường tương ứng được thống nhất giữa đối tượng nhận KPI, đối tượng giao KPI và bộ phận hiệu quả tính toán đo lường KPI đó.
Bước 9: Xây dựng khung báo cáo cho các cấp
Khung báo cáo phải đáp ứng được yêu cầu về các cấp độ khác nhau trong tổ chức và mức độ báo cáo thường xuyên để có thể đưa ra quyết định kịp thời Hầu hết các chỉ số phải được báo cáo hàng ngày, một vài chỉ số báo cáo theo tuần hoặc theo tháng Nói chung là tùy vào từng mục tiêu, chỉ tiêu mà báo cáo quy định cụ thể Việc phát triển khung báo cáo sẽ tiến hành ở tất cả các cấp: Lãnh đạo, bộ phận, cá nhân…