Daily Time Sheet QUY TRÌNH MUA HÀNG I MỤC TIÊU Tuân thủ Quy trình mua hàng các phòng ban sẽ phối hợp thực hiện công việc được trôi chảy, kiểm soát được tiến độ hàng về, đảm bảo nguồn hàng không bị trì[.]
QUY TRÌNH MUA HÀNG I MỤC TIÊU: - Tuân thủ Quy trình mua hàng phịng ban phối hợp thực cơng việc trơi chảy, kiểm sốt tiến độ hàng về, đảm bảo nguồn hàng không bị trì trệ hay tồn kho, đảm bảo hàng hố yêu cầu chung hàng hoá II PHẠM VI - Bộ phận thực hiện: Phòng mua hàng, Phòng ban liên quan: Phòng kinh doanh, Giám đốc Ngành hàng, Phòng Product, Phịng kế tốn III TÀI LIỆU THAM KHẢO - Khơng áp dụng IV NỘI DUNG Định nghĩa từ viết tắt: Sale GĐNH Product HTKD XNK BOD BG KCS KH TSKT LK HH NCC GDBP : : : : : : : : : : : : : : Nhân viên kinh doanh Giám đốc ngành hàng Nhân viên sản phẩm Nhân viên hỗ trợ kinh doanh Nhân viên xuất nhập Ban giám đốc Bảo lãnh Hồ sơ kiểm tra chất lượng Khách Hàng Thông số kỹ thuật Linh kiện Hàng hoá Nhà cung cấp Giám đốc phận Trách nhiệm vai trò Bộ phận mua hàng chịu trách nhiệm quy trình mua hàng, theo sát đốc thúc phận tham gia vào trình mua hàng bảng bên nhằm đảm bảo hàng hóa kho tiến độ thực hợp đồng Bước Kiểm tra tình trạng hàng hóa Mua hàng nội Mua hàng nước Mua hàng NK/ phân phối Phịng ban có nhu cầu mua hàng kiểm tra số lượng hàng tồn -Sales/ Product/ Dự án cung cấp thông tin chi tiết sản phẩm -Nhân viên mua hàng check tình trạng hàng hóa kho nội bộ/ kho NCC nước -Sales/ Product/ Dự án cung cấp thông tin chi tiết sản phẩm -Product check tình trạng hàng hóa kho nội / kho NCC Bước Yêu cầu đặt hàng Phòng ban có nhu cầu mua hàng làm yêu cầu đặt hàng có phê duyệt cấp Sales/ Product/ Dự án gửi yêu cầu đặt hàng có phê duyệt cấp Bước Thương thảo Bộ phận mua hàng thương thảo giá, mẫu mã chất lượng, thời gian giao hàng điều khoản toán Bộ phận mua hàng thương thảo giá, điều khoản toán, thời gian giao hàng -Product gửi yêu cầu đặt hàng có phê duyệt cấp -Product liệt kê phụ kiện, thiết bị phụ trợ cần mua chuyển yêu cầu mua hàng qua phận mua hàng nước Product thương thảo giá Nhân viên mua hàng thương thảo điều khoản toán, thời gian giao hàng Bộ phận mua hàng trình duyệt Cấp phê duyệt theo bảng phân quyền duyệt hợp đồng / PO Bước Duyệt Bước Lên PO/ hợp đồng Bộ phận mua hàng lên PO/ hợp đồng theo yêu cầu phê duyệt Bước Thanh toán Kế toán toán/ mở BG dựa đề nghị toán & hợp đồng/ PO - Bước Hàng - Lưu đồ (xem trang tiếp theo) Product kiểm tra lại cấu hình đặt hàng với hợp đồng đầu Bộ phận mua hàng lên PO/ hợp đồng theo yêu cầu phê duyệt Phịng mua hàng theo sát hàng hóa hàng nhập kho, đảm bảo tiến độ hàng hợp đồng thông báo hàng cho phận liên quan Phòng mua hàng làm thủ tục bàn giao, nghiệm thu cho NCC ngày Diễn Giải Quy Trình Bước 1: Kiểm tra tình trạng hàng hóa Mua hàng nội Mua hàng nước Mua hàng NK/ phân phối Phịng ban có nhu cầu mua hàng kiểm tra tồn hàng hóa kho Nếu hàng hóa cịn tồn khơng đủ số lượng u cầu làm yêu cầu đặt hàng để đề xuất mua - Trước tham gia chào hàng Sale/product/ dự án có trách nhiệm gửi email thơng tin chi tiết sản phẩm (model, xuất xứ, cấu hình chi tiết, số lượng, ) thông tin dự án chào hàng (Khách hàng, thời gian mua sắm, mục đích mua sắm…) cho phòng mua hàng gửi yêu cầu kiểm tra tình trạng hàng hóa (giá cả, model, xuất xứ, thời gian giao hàng tình trạng chứng từ nhập khẩu) đăng ký dự án (nếu cần) Sale/Product/ Dự án chịu trách nhiệm tính xác thơng tin cung cấp Trường hợp có thay đổi cần thông báo kịp thời cho NV phụ trách mua hàng Dựa theo yêu cầu kiểm tra mà Sale/Product/ Dự án đưa ra, Phịng mua hàng có trách nhiệm kiểm tra lại thông tin cung cấp Nếu xét thấy cịn có thơng tin chưa xác cần trao đổi lại với Sales/ Product để xác minh lại thông tin - Căn vào thông tin chi tiết sản phẩm mà Sale/Product/ Dự án cung cấp, Phòng mua hàng có trách nhiệm kiểm tra với kho nội tình trạng hàng hóa Nếu hàng hóa có sẵn, phịng mua hàng tiến hành thơng báo cho Sale/ Product/ Dự án Nếu hàng hóa khơng có sẵn, phịng mua hàng có trách nhiệm liên hệ nhà cung cấp kiểm tra tình trạng hàng hóa (giá cả, model, xuất xứ, thời gian giao hàng tình trạng chứng từ nhập khẩu) đăng ký dự án (nếu cần) - Trước tham gia chào hàng Sale/Dự án có trách nhiệm gửi thông tin chi tiết sản phẩm (model, xuất xứ, cấu hình chi tiết, số lượng, ) thông tin dự án chào hàng (Khách hàng, thời gian mua sắm, mục đích mua sắm…) cho Product gửi yêu cầu kiểm tra tình trạng hàng hóa (giá cả, model, xuất xứ, thời gian giao hàng) đăng ký dự án (nếu cần) - Căn vào thông tin chi tiết sản phẩm mà Sale/Product/ Dự án cung cấp, Phịng Product có trách nhiệm kiểm tra với kho nội tình trạng hàng hóa Nếu hàng hóa có sẵn, Phịng Product tiến hành thơng báo cho Sale/Product/ Dự án Nếu hàng hóa khơng có sẵn, phịng Product có trách nhiệm liên hệ nhà cung cấp kiểm tra tình trạng hàng hóa (giá cả, model, thời gian giao hàng) liên hệ phòng mua hàng kiểm tra tình trạng chứng từ nhập đăng ký dự án (nếu cần) - Product có trách nhiệm cung cấp thơng tin xác thời gian sớm không ngày kể từ ngày nhận yêu cầu kiểm tra Sale/ dự án sau nhận phản hồi phòng mua hàng sử dụng thông tin cung cấp báo giá cho khách hàng Mua hàng nội Bước 1: Kiểm tra tình trạng hàng hóa Phịng ban có nhu cầu mua hàng gửi yêu cầu đặt hàng (theo mẫu "Yêu cầu đặt hàng") duyệt cấp trực tiếp cho phận mua hàng Yêu cầu đặt hàng cần mô tả chi tiết thông tin sản phẩm, thời gian cần hàng hóa Nếu hàng hóa chưa mua trước đó, Phịng ban có nhu cầu mua hàng gửi đến nhà cung cấp cho phòng mua hàng tiến hành thương thảo Bước 2: Yêu cầu đặt hàng Mua hàng nước Phịng mua hàng có trách nhiệm cung cấp thơng tin xác thời gian sớm không ngày kể từ ngày nhận yêu cầu kiểm tra Sale/ Product/ Dự án sau nhận phản hồi phòng mua hàng sử dụng thông tin cung cấp báo giá cho khách hàng Nếu có yêu cầu đặc biệt (giá cả, thời gian giao hàng), Sale/Product/ Dự án cần thơng báo cho Phịng mua hàng Phịng mua hàng có trách nhiệm đàm phán với nhà cung cấp phản hồi kịp thời Khi có phê duyệt kết lựa chọn nhà thầu hợp đồng bán cho khách hàng có xét duyệt cho trường hợp đặc biệt, dự án/sale/product có trách nhiệm gửi yêu cầu đặt hàng đính kèm hợp đồng bán/ kết lựa chọn nhà thầu cho phòng mua hàng vòng ngày kể từ ngày hợp ký hợp đồng bán/ có kết lựa chọn nhà thầu Yêu cầu đặt hàng cần mô tả chi tiết thông tin sản phẩm (model, cấu hình chi tiết, danh mục phụ kiện, thiết bị phụ trợ, tài liệu kĩ thuật, thời gian cần hàng hóa, số lượng, khách hàng ) Thơng tin sản phẩm yêu cầu đặt hàng cần xác với phản hồi yêu cầu kiểm tra hàng hóa NV mua hàng bước 1.2 (sử dụng form mẫu “yêu cầu đặt hàng”) Mua hàng NK/ phân phối - Nếu có yêu cầu đặc biệt (giá cả, thời gian giao hàng), Sale/dự án cần thơng báo cho Product Product có trách nhiệm đàm phán với nhà cung cấp phản hồi kịp thời - Nếu hàng hóa chưa nhập trước cần chứng từ nhập đặc biệt phê duyệt Trưởng phận Giám đốc Tài chính, Tổng giám đốc, Bộ phận đặt hàng yêu cầu Bộ phận mua hàng tiến hành làm thủ tục nhập hàng Khi có phê duyệt kết lựa chọn nhà thầu hợp đồng bán cho khách hàng, dự án/sale có trách nhiệm gửi yêu cầu đặt hàng đính kèm hợp đồng bán/ kết lựa chọn nhà thầu cho Product vòng ngày kể từ ngày hợp ký hợp đồng bán/ có kết lựa chọn nhà thầu Yêu cầu đặt hàng cần mô tả chi tiết thơng tin sản phẩm (model, cấu hình chi tiết, số lượng, danh mục phụ kiện, thiết bị phụ trợ, tài liệu kĩ thuật, thời gian cần hàng hóa, số lượng, khách hàng ) Thông tin sản phẩm yêu cầu đặt hàng cần xác với phản hồi yêu cầu kiểm tra hàng hóa Product bước 1.2 (sử dụng form mẫu “yêu cầu đặt hàng”) Bước 3: Thương thảo Mua hàng nội Mua hàng nước Mua hàng NK/ phân phối Phòng mua hàng dựa vào yêu cầu đặt hàng tìm nhà cung cấp phù hợp (Nhà cung cấp lấy từ liệu có sẳn phịng mua hàng lấy thơng tin từ phịng ban có nhu cầu mua hàng) Phịng mua hàng có trách nhiệm liên hệ nhà cung cấp thương thảo hợp đồng (giá cả, thời gian giao hàng, điều kiện toán, phương thức toán, phương thức vận chuyển, chứng từ cung cấp) Các điều kiện thương thảo phải dựa yêu cầu đặt hàng Phòng mua hàng sau nhận yêu cầu đặt hàng Sale/Product/ Dự án có trách nhiệm liên hệ nhà cung cấp thương thảo hợp đồng (giá cả, thời gian giao hàng, điều kiện toán, phương thức toán, phương thức vận chuyển, chứng từ cung cấp, chứng từ bảo hành, bảo trì) Các điều kiện thương thảo phải dựa hợp đồng đầu (sử dụng form hợp đồng mua vào mẫu) Phịng mua hàng có trách nhiệm hồn thành việc thương thảo hợp đồng vòng ngày kể từ ngày nhận yêu cầu đặt hàng Sale/Product Trong trường hợp nhà cung cấp cập nhật lại thông tin có sai khác với phản hồi yêu cầu kiểm tra hàng hóa Phịng mua hàng bước 1.2, Phịng mua hàng có trách nhiệm thơng báo Sale/Product/ Dự án để có hướng xử lý vấn đề phát sinh Product sau nhận yêu cầu đặt hàng Sale/ Dự án có trách nhiệm liên hệ nhà cung cấp thương thảo hợp đồng (giá cả) Sau hoàn thành thương thảo giá chuyển qua phận mua hàng để trao đổi thời gian giao hàng, điều kiện toán, phương thức toán, phương thức vận chuyển, chứng từ cung cấp) Các điều kiện thương thảo phải dựa hợp đồng đầu Product & phòng mua hàng có trách nhiệm hồn thành việc thương thảo hợp đồng vòng ngày kể từ ngày nhận yêu cầu đặt hàng Sale/Product/ Dự án Mua hàng nội Mua hàng nước Phòng mua hàng có trách nhiệm trình u cầu mua hàng phê duyệt theo phân quyền duyệt mua hàng bên Bước 4: Duyệt Giá trị đơn hàng < 5tr Duyệt Level TP