3.Phân Tích Quy Trình Mua Hàng Và Thanh Toán Tại Công Ty Tnhh Samwoo Việt Nam - Long An.docx

TRƯƠNG NGUYỄN HOÀI LAM ĐỀ TÀI PHÂN TÍCH QUY TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH SAMWOO VIETJ NAM – LONG AN 1 1 Giới thiệu chung về công ty 1 1 1 Giới thiệu công ty  Tên doanh nghiệp CÔNG TY[.]

TRƯƠNG NGUYỄN HOÀI LAM

ĐỀ TÀI: PHÂN TÍCH QUY TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH SAMWOO VIETJ NAM – LONG AN

1.1 Giới thiệu chung về công ty

1.1.1 Giới thiệu công ty

 Tên doanh nghiệp: CÔNG TY TNHH SAMWOO VIỆT NAM – LONG AN

 Tên giao dịch quốc tế: SAMWOO VIETNAM – LONG AN COMPANY

LIMITED

 Tên công ty viết tắt: SAMWOO VIETNAM – LONG AN CO., LTD

 Mã số thuế:1101734672

 Ngày cấp: 01/09/2000

 Ngày hoạt động: 08/01/2014

 Vốn điều lệ theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh: 10.500.000.000 đồng

 Giám đốc (người đại diện theo pháp luật) : KO JUNG WOOK

 Địa chỉ: Ấp Tân Hội, Xã Đức Lập Thượng, Huyện Đức Hòa, Tỉnh Long An, Việt Nam

 Tel: 02723759816

 Fax: 0723759812

 Email: kojwhigh@hanmail.net

1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển

Công ty TNHH SAMWOO VIỆT NAM – LONG AN(SAMWOO VIETNAM – LONG AN CO.,LTD) được thành lập ngày 08 tháng 01 năm 2014, diện tích mặt đất :3.755 m2 thuộc Ấp Tân Hội , Xã Đức Lập Thượng, Huyện Đức Hòa, Tỉnh Long An, gia công và sản xuất hàng may mặc, hàng may sẵn, vali, túi xách các loại cho doanh nghiệp trong và ngoài nước.Quy mô dự án: 4.000.000 sản phẩm/năm

Thời hạn hoạt động của của dự án: 20 năm kể từ ngày cấp Giấy chứng nhận đầu tư lần đầu( theo Hợp đồng thuê nhà xưởng với Công ty TNHH Đầu tư Thương mại Xây dựng Phước Đức thì thời hạn thuê là 05 năm kể từ ngày 25/12/2013)

Công ty luôn có tinh thần cầu tiến, ham học hỏi và sáng tạo trong lao động với mục đích và quyết tâ mang lại những sản phẩm uy tín, chất lượng và giá cả phù hợp cho người tiêu dùng

1.1.3 Ngành nghề kinh doanh

May trang phục (trừ trang phục từ lông thú); sản xuất trang phục dệt kim, đan móc; sản xuất vải dệt kim, vải đan móc(không nhuộm); sản xuất hàng may sẵn (trừ trang phục), chi tiết: sản xuất chăn, khăn, túi ngủ, ga trải giường, mành, rèm, lều bạt; sản xuất các loại hàng dệt khác, chi tiết: sản xuất găng, bao tay vải, nhãn hiệu, băng rôn; sản xuất vali, túi xách

1.2 Tổ chức bộ máy của công ty

1.2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức

Sơ đồ 1.1 - Cơ cấu tổ chức (Nguồn: Phòng Nhân Sự)

1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ của các cấp lãnh đạo và phòng ban

 Giám đốc

 Là người điều hành hoạt động kinh doanh hằng ngày của công ty

 Ban hành quy định cho công ty

 Là người đưa ra quyết định cuối cùng

GIÁM ĐỐC

GIÁM ĐỐC SẢN XUẤT

BỘ

PHẬN

SẢN

XUẤT

PHÒNG KẾ TOÁN

PHÒNG KINH DOANH

PHÒNG NHÂN SỰ

KHO

 Chịu trách nhiệm trước pháp luật về mọi hoạt động của công ty.

 Giám đốc sản xuất

 Là vị trí nhân sự cấp cao trong bộ máy điều hành

 Thay mặt Giám đốc xử lý và quyết định các công việc khi Giám đốc vắng mặt

 Thực hiện những công việc được ủy quyền

 Quản lý và giám sát chặt chẽ mọi hoạt động của công ty

 Bộ phận sản xuất

 Tổ chức nghiên cứu, áp dụng quy trình về hệ thống đo lường chất lượng

 Kiểm tra, giám sát chặt chẽ quy trình sản xuất chế tạo tại các phân xưởng

 Theo dõi tình hình sản xuất của Công ty bảo đảm yêu cầu kỹ thuật đề ra

 Nghiên cứu cải tiến đổi mới thiết bị nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm, đề xuất sản phẩm không phù hợp

 Xây dựng và duy trì hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn chất lượng

 Phòng Kế toán

 Kiểm soát và thực hiện tất cả các hoạt động tài chính

 Thu thập, phản ánh, xử lý và tổng hợp thông tin về nguồn kinh phí được cấp, được tài trợ, được hình thành từ các nguồn khác và tình hình sử dụng các khoản kinh phí, các khoản thu tại công ty

 Tham gia công tác kiểm kê tài sản, kiểm tra kế toán, tổ chức bảo quản lưu trữ hồ

sơ, tài liệu kế toán theo quy định

 Tổng hợp, phân tích số liệu tài chính, kế toán (tháng, quý, năm ) và đề xuất các giải pháp thực hiện cho các đơn vị cấp cao trong công việc điều hành, chỉ đạo, quản lý, sử dụng các nguồn kinh phí đúng nội dung, tiến độ, quy định

 Lập và nộp báo cáo tài chính định kỳ theo đúng quy định

 Phòng Kinh doanh

 Lập báo cáo thống kê, phân tích, đánh giá, nhận xét tình hình sản xuất kinh doanh

 Tổng hợp, phân tích số liệu về tình hình sản xuất kinh doanh của các công ty

 Tìm kiếm và phát triển khách hàng mới thuộc nhóm khách hàng mục tiêu của Công ty

 Duy trì và phát triển mối quan hệ với khách hàng, chăm sóc khách hàng theo chính sách của Công ty

 Thu thập, quản lý thông tin khách hàng và hồ sơ khách hàng theo quy định

 Phòng Nhân sự

 Chịu trách nhiệm tham mưu cho Ban Giám đốc xây dựng, tổ chức bộ máy của văn phòng công ty

 Xây dựng chiến lược nhân sự, quản lý hồ sơ lý lịch và đề xuất với Ban Giám đốc giải quyết chính sách, chế độ đối với cán bộ công nhân viên

 Xây dựng phương án tổ chức bộ máy

 Tuyển dụng nhân sự cho các bộ phận phòng ban theo đề xuất

 Kho

 Giao, nhận và sắp xếp hàng hóa trong kho đảm bảo gọn gàng, dễ dàng trong việc nhập xuất hàng hóa

 Theo dõi hàng hóa, kiểm kê hàng tồn kho

1.2.3 Cơ cấu tổ chức của bộ máy kế toán

1.2.3.1 Bộ máy kế toán

Sơ đồ 1.2 - Sơ đồ bộ máy kế toán của công ty (Nguồn: Phòng Kế toán)

1.2.3.2

KẾ TOÁN TRƯỞNG

KẾ

TOÁN

THU-CHI

KẾ TOÁN THUẾ

KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG

KẾ TOÁN BÁN HÀNG

KẾ TOÁN CÔNG NỢ

KẾ TOÁN KHO, TSCĐ

KẾ TOÁN GIÁ THÀNH

1.2.3.2 Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận

 Kế toán trưởng

 Quản lý hoạt động của bộ phận kế toán

 Giám sát việc quyết toán

 Tổng hợp và lập báo cáo tài chính

 Đảm bảo tính hợp pháp trong sổ sách kế toán

 Kế toán tổng hợp

 Kiểm tra đối chiếu số liệu giữa các đơn vị nội bộ, dữ liệu chi tiết và tổng hợp

 Kiểm tra sự cân đối giữa số liệu kế toán chi tiết và tổng hợp

 Lập bảng cân đối kế toán

 In sổ chi tiết và tổng hợp khối văn phòng, tổng hợp theo công ty theo quy định

 Kế toán thu – chi

 Mọi khoản thu - chi phát sinh phải được thực hiện trong quy định công ty, quỹ tiền mặt và chứng từ đính kèm

 Kiểm tra nội dung, số tiền trên phiếu thu - chi với chứng từ gốc

 Kiểm tra ngày, tháng lập phiếu thu - phiếu chi và chữ ký của người có thẩm quyền

 Theo dõi tiền gửi ngân hàng

 Quản lý các chứng từ liên quan đến thu chi

 Lập kế hoạch thanh toán với nhà cung cấp hàng tuần, hàng tháng

 Chủ động liên hệ với nhà cung cấp trong trường hợp kế hoạch thanh toán không đảm bảo

 Thực hiện nghiệp vụ thanh toán bằng tiền mặt hay tiền gửi cho nhà cung cấp: nhận hoá đơn, xem xét phiếu đề nghị thanh toán, lập phiếu chi

 Thực hiện các nghiệp vụ chi nội bộ như lương, thanh toán mua hàng ngoài

 Kế toán thuế

 Theo dõi nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan tới thuế

 Phản ánh thuế một cách đầy đủ và chính xác

 Kiểm tra đối chiếu hóa đơn GTGT với bảng kê thuế đầu vào, đầu ra của từng cơ sở

 Cập nhật theo dõi việc giao nhận hoá đơn (mở sổ giao và ký nhận)

 Nộp thuế đầy đủ và kịp thời đúng quy định của cơ quan thuế

 Kế toán tiền lương

 Ghi chép, phản ánh kịp thời, đầy đủ tình hình hiện có và sự biến động về số lượng

và chất lượng lao động, tình hình sử dụng thời gian lao động và kết quả lao động

 Tính toán chính xác, đúng chính sách chế độ về các khoản tiền lương, tiền thưởng, các khoản trợ cấp phải trả cho người lao động

 Tính toán và phân bổ chính xác, đúng đối tượng các khoản tiền lương, khoản trích bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT) và kinh phí công đoàn (KPCĐ)

 Lập báo cáo về lao động, tiền lương , BHXH, BHYT, KPCĐ thuộc phạm vi trách nhiệm của kế toán

 Kế toán bán hàng

 Ghi chép, phản ánh kịp thời, đầy đủ và chính xác tình hình bán hàng của công ty

 Tập hợp đầy đủ, chính xác các khoản chi phí bán hàng

 Tham mưu cho lãnh đạo về các giải pháp để thúc đẩy quá trình bán hàng

 Lập báo cáo bán hàng

 Kế toán công nợ

 Đối với những khách nợ có quan hệ giao dịch mua, bán thường xuyên hoặc có dư

nợ lớn thì định kỳ hoặc cuối niên độ kế toán, kế toán cần tiến hành kiếm tra đối chiếu từng khoản nợ phát sinh, số đã thanh toán và số còn nợ Nếu cần có thể yêu cầu khách hàng xác nhận số nợ bằng văn bản

 Giám sát việc thực hiện chế độ thanh toán công nợ và tình hình chấp hành kỷ luật thanh toán

 Tổng hợp và cung cấp thông tin kịp thời về tình hình công nợ từng loại cho quản

lý để có biện pháp xử lý (nợ trong hạn, nợ quá hạn, các đối tượng có vấn đề )

 Kế toán kho, TSCĐ

 Kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn, chứng từ trước khi thực hiện nhập/xuất kho

 Kiểm tra các hóa đơn nhập hàng từ nhà sản xuất, xử lý tất cả các trường hợp thiếu hụt nguyên vật liệu, hàng hóa trong phạm vi quyền hạn hoặc báo cáo lên cấp trên

để kịp thời giải quyết

 Kiểm soát nhập xuất tồn kho

 Thường xuyên cập nhật tình hình hàng hóa trong kho, lên kế hoạch xuất - nhập hàng hóa trình Kế toán trưởng xem xét và phê duyệt

 Lập biên bản kiểm kê, biên bản đề xuất xử lý nếu phát hiện có sự chêch lệch giữa

số liệu thực tế với sổ sách, nộp về phòng Kế toán để được xử lý

 Xác nhận kết quả kiểm, đếm, giao nhận hóa đơn, chứng từ và ghi chép sổ sách theo quy định

 Lập các báo cáo tồn kho, báo cáo nhập xuất tồn và các báo cáo liên quan khác theo quy định

 Tham gia lập dự toán sửa chữa lớn tài sản cố định, giám sát việc sửa chữa tài sản

cố định

 Kế toán hướng dẫn, kiểm tra các phân xưởng, phòng, ban thực hiện đầy đủ các chứng từ ghi chép ban đầu về tài sản cố định, mở các sổ sách cần thiết và hạch toán tài sản cố định đúng chế độ, đúng phương pháp

 Nộp chứng từ và báo cáo kế toán theo quy định

 Kế toán giá thành

 Tập hợp các chi phí sản xuất chung (chi phí khấu hao tài sản cố định, công cụ dụng cụ trả trước; chi phí nguyên vật liệu; chi phí điện, nước; chi phí dịch vụ mua ngoài…)

 Xác định chính xác chi phí của sản phẩm dở dang cuối kỳ

 Thực hiện việc điều chỉnh giá thành theo biến động chi phí

 Báo cáo giá thành: giá thành theo đơn hàng, theo sản phẩm; bảng chi phí giá thành

1.3 Chính sách và chế độ kế toán áp dụng

1.3.1 Chính sách kế toán áp dụng

Công ty áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam theo thông tư

200/2014/TT-BTC ngày 22 tháng 12 năm 2014 của Bộ Tài Chính hướng dẫn Chế độ kế toán doanh nghiệp thay thế Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính và Thông tư số 244/2009/TT-BTC ngày 31 tháng 12 năm

2009 của Bộ Tài Chính, các chuẩn mực kế toán Việt Nam do Bộ Tài Chính ban hành và các văn bản sửa đổi, bổ sung, hướng dẫn thực hiện kèm theo

Công ty áp dụng hệ thống tài khoản ban hành theo thông tư 200/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài Chính

Niên độ kế toán : Bắt đầu từ ngày 01/01 hằng năm đến 31/12 hằng năm

Kỳ nộp thuế: Theo tháng

Phương pháp kế toán hàng tồn kho: Hàng tồn kho được tính theo giá gốc Giá hàng xuất kho và hàng tồn kho được tính theo phương pháp bình quân gia quyền cuối kỳ Hàng tồn kho được hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên

Phương pháp tính thuế GTGT: Áp dụng phương pháp khấu trừ thuế GTGT

Phương pháp khấu hao TSCĐ: Được tính theo phương pháp đường thẳng

Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép cũng như lập BCTC là đồng Việt Nam (VND)

1.3.2 Hình thức kế toán áp dụng tại công ty

Công ty sử dụng hình thức Nhật ký chung để ghi sổ các nghiệp vụ kinh tế PS

Sơ đồ 1.3 - Hình thức kế toán trên máy tính theo hình thức nhật ký chung

Ghi chú:

Nhập số liệu hàng ngày

In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra

Trong những năm qua, hình thức kế toán mà công ty áp dụng đem lại hiệu quả tốt nhất cho công việc hạch toán, nó hoàn toàn phù hợp với quy mô hoạt động của công ty

Ưu điểm của hình thức nhật ký chung:

 Sổ sách đơn giản; dễ ghi chép, in ấn; dễ theo dõi

 Không đòi hỏi kế toán có trình độ cao

 Thuận tiện cho việc phân công lao động cho kế toán

 Thuận tiện cho việc ứng dụng tin học và sử dụng máy vi tính trong công tác kế toán

 Có thể tiến hành kiểm tra đối chiếu mọi thời điểm trên sổ nhật ký chung, cung cấp thông tin kịp thời

Nhược điểm: Lượng ghi chép tương đối nhiều

-Báo cáo tài chính -Báo cáo quản trị

-Sổ tổng hợp: sổ cái, sổ NKC

-Sổ chi tiết

Máy vi tính

Bảng tổng hợp

chi tiết

Phần mềm Misa Chứng từ kế

toán

1.3.3 Hệ thống chứng từ

Công ty sử dụng đầy đủ các loại chứng từ bắt buộc và lựa chọn một số chứng từ mang tính hướng dẫn để phục vụ cho việc hạch toán ban đầu Quy trình luân chuyển chứng từ được thực hiện đầy đủ và chặt chẽ

Các chứng từ bắt buộc sử dụng tại công ty:

3 Hóa đơn GTGT 01GTKT-3LL

Một số chứng từ hướng dẫn đang được áp dụng tại công ty:

1 Phiếu nhập kho 01-VT

2 Phiếu xuất kho 02-VT

3 Giấy đề nghị tạm ứng 03-TT

4 Giấy đề nghị thanh toán tiền tạm ứng 04-TT

5 Giấy đề nghị thanh toán 05-TT

1.3.4 Chế độ Báo cáo tài chính

Công ty TNHH SAMWOO VIỆT NAM – LONG AN áp dụng hệ thống báo cáo tài chính theo thông tư 200/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ tài chính

Định kỳ lập báo cáo: Theo năm

Người chịu trách nhiệm lập báo cáo tài chính: Kế toán trưởng Kế toán viên cung cấp các sổ chi tiết để kế toán trưởng lập báo cáo tài chính

Hiện nay công ty lập báo cáo tài chính theo quy định cho các doanh nghiệp gồm 4 biểu mẫu báo cáo:

 Bảng cân đối kế toán Mẫu số B01-DN

 Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Mẫu số B02-DN

 Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Mẫu số B03-DN

 Thuyết minh báo cáo tài chính Mẫu số B09-DN Báo cáo tài chính của công ty được lập và gửi theo năm, cuối năm tài chính cho các cơ quan sau:

 Cục thuế tỉnh Long An

 Cục thống kê tỉnh Long An