Hoàn thiện kế toán xuất khẩu hàng hóa và xác định kết quả tiêu thụ hàng xuất khẩu tại Tổng công ty thương mại Hà Nội.DOC

Hoàn thiện kế toán xuất khẩu hàng hóa và xác định kết quả tiêu thụ hàng xuất khẩu tại Tổng công ty thương mại Hà Nội

Vì thế, em quyết định chọn đề tài chuyên đề ‘ Hoàn thiện kế toán xuất khẩu hàng hóa và xác định kết quả tiêu thụ hàng xuất khẩu tại Tổng công ty thương mại Hà Nội’ Sau quá trình thực tập tại Tổng công ty, em đã có được

sự hiểu biết cụ thể hơn về công tác kế toán nói chung và kế toán xuất khẩu nóiriêng

Bản chuyên dề này gồm có 3 nội dung chính:

Chương 1- Tổng quan về cơ sở thực tập: Tổng công ty thương mại Hà Nội

Chương 2- Thực trạng kế toán xuất khẩu hàng hóa và xác định kết quả kinh doanh hàng xuất khẩu Tổng công ty thương mại Hà Nội

Chương 3- Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện kế toán xuất khẩu hàng hóa và xác định kết quả kinh doanh hàng xuất khẩu Tổng công ty thương mại

Hà Nội

Quá trình học hỏi để đánh giá vấn đề thật bao quát và khách quan là khókhăn và cần nhiều nỗ lực Với tinh thần học hỏi, cầu tiến em mong có được sựquan tâm, góp ý từ các bạn Qua đây, em xin gửi lời cám ơn sâu sắc tới Tiến sĩNguyễn Hữu Ánh, phòng kế toán Tổng công ty thương mại Hà Nội đã tận tìnhhướng dẫn, giúp đỡ để em có thể hoàn thành chuyên đề này

Em xin chân thành cảm ơn!

CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ TỔNG CÔNG TY THƯƠNG MẠI HÀ NỘI

1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Tổng công ty thương mại Hà Nội

Theo Quyết định số129/2004/Q Đ-TTg ngày 14/07/2004 của Thủ tướngchính phủ và Quyết định số 125/2004/QĐ-UB ngày 11/08/2004 của UBND

Thành phố Hà Nội, Tổng công ty Thương mại Hà Nội đâ chính thức được thành

lập, và hoạt động theo mô hình Công ty mẹ - Công ty con

- Tên giao dịch tiếng Việt: Tổng công ty thương mại Hà Nội

- Tên giao dịch quốc tế: Hanoi trade corporation

- Tên viết tắt: HTC

- Tên giao dịch: HAPRO

- Trụ sở : Số 38 – 40 phố Lê Thái Tổ, quận Hoàn Kiếm, Hà Nội

- Website: http://www.haprogroup.vn

Quá trình thành lập của Tổng công ty thương mại Hà Nội có thể tính từmốc 1992, đánh dấu sự ra đời của Chi nhánh SX-DVvà XNK Tiểu thủ côngnghiệp Nam Hà Nội, tên giao dịch là Haprosimex Sài Gòn, tiền thân của Hapro

Cụ thể, ngày 06/04/1992, UBND Thành phố Hà Nội ban hành Quyết định số672/QĐ-UB chuyển và mở rộng Ban đại diện phía Nam của Liên hiệp sản xuất –Dịch vụ và Xuất nhập khẩu tiểu thủ công nghiệp (Haprosimex), thành chi nhánhSX-DV và XNK Tiểu thủ công nghiệp Nam Hà Nội -Haprosimex Saigon, cócon dấu riêng, có tài khoản tại Ngân hàng

Nhiệm vụ của Haprosimex Saigon là tìm kiếm thị trường, chủ yếu tổ chứcXuất nhập khẩu ở phía Nam; thự hiện giao dịch sang Campuchia, làm cầu nốicho Haprosimex trong việc giới thiệu sản phẩm, phát triển thị trường xuất nhậpkhẩu

- Sau đó, theo tiến trình phát triển kinh tế của đất nước, thực hiện chủtrương của Ban chỉ đạo sắp xếp, cổ phần hóa doanh nghiệp Nhà nước, ngày

02/01/1999, theo quyết định số 07/QĐ-UB của UBND Thành phố Hà Nội, sátnhập Haprosimex Saigon vào Xí nghiệp Phụ tùng xe đạp ,xe máy Lê Ngọc Hânthành Công ty Sản xuất – Xuất nhập khẩu Nam Hà Nội, vẫn lấy tên giao dịch làHaprosimex Saigon.

Như thế sau lần sát nhập đầu tiên và trở thành một công ty, nhiệm vụ củaHaprosimex Saigon đã mở rộng thêm nhiều lĩnh vực:

o Sản xuất kinh doanh hàng nội thất, gia công các mặt hàng phục vụcho cả tiêu dùng trong nước và xuất khẩu;

o Nhập khẩu trang thiết bị, nguyên vật liệu phục vụ cho các ngànhsản xuất chế biến

o Trực tiếp sản xuất, chế biến, thu mua và xuất khẩu các mặt hàngnông lâm, hải sản, khoáng sản,hàng công nghiệp và tiểu thủ côngnghiệp, mỹ nghệ

o Tổ chức dịch vụ giao nhận vận chuyển hàng hóa trong và nướcngoài và các dịch vụ thương mại khác

- Ngày 12/12/2000, theo đề nghị của Công ty Sản xuất – Xuất nhập khẩuNam Hà Nội (Haprosimex Saigon) và Công ty ăn uống dịch vụ Bốn Mùa,UBND Thành phố ra quyết định sát nhập Công ty ăn uống dịch vụ Bốn Mùa vàoCông ty Sản xuất – Xuất nhập khẩu Nam Hà Nội và đổi tên thành Công ty Sảnxuất – Dịch vụ và Xuất nhập khẩu Nam Hà Nội - Haprosimex Saigon (QĐ 6908/QĐ-UB)

- Ngày 20/03/2002, Xí nghiệp Giống cây trồng Toàn Thắng thuộc Công

ty Giống cây trồng Hà Nội – Sở Nông nghiệp và phát triển nông thôn đượcchuyển giao nguyên trạng về Công ty SX-DV và XNK Nam Hà Nội để thựchiện dự án xây dựng khu sản xuất, chế biến thực phẩm liên hợp theo quyết định

số 1757/QĐ-UB của UBND thành phố Hà Nội

- Haprosimex Sài Gòn đã được giao quản lý phần vốn Nhà nước tại 03Công ty cổ phần:

+ Công ty cổ phần Simex: 7,8 tỷ đồng (61.2%)

+ Công ty cổ phần Sứ Bát Tràng:1,22 tỷ đồng (64,5%)

+ Công ty cổ phần Thăng Long: 7,2 tỷ đồng (40%)

Sau ba lần hợp nhất nói trên, công ty Haprosimex Saigon đã trở thành mộttrong những doanh nghiệp sản xuất kinh doanh thương mại có quy mô lớn Kinh

tế đát nước ngày càng phát triển và hội nhập đặt ra yêu cầu bức thiết phải tổchức lại trên quy mô cả nước Ngành thương mại hiện đại Tổng công ty thươngmại Hà Nội chính thức được thành lập và đi vào hoạt động 07/2004 với công tythành viên lón nhất ban đầu la Haprosimex Sài Gòn

Tổng công ty Thương mại Hà Nội – công ty mẹ là doanh nghiệp Nhànước có tư cách pháp nhân, có tài khoản tại Ngân hàng và Kho bạc Nhà nước,

có con dấu riêng Tổng công ty trực tiếp thực hiện quyền, nghĩa vụ của chủ sởhữu đối với phần vốn đầu tư vào các Công ty con, công ty cổ phần và các Công

ty liên doanh liên kết và trực tiếp thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh theoquy định của pháp luật

+ Tổng công ty có chức năng:

* Với tư cách là Công ty mẹ, Tổng công ty Thương mại Hà Nội thực hiệnquyền đại diện chủ sở hữu vốn của Nhà nước, nhưng đồng thời cũng phải chịutrách nhiệm về việc bảo toàn và phát triển số vốn được giao trước UBND Thànhphố Hà Nội

* Đối với các công ty con và các công ty liên kết, Hapro giữ vai trò chủđạo, chi phối và liên kết hoạt động của các công ty thành viên thực hiện theochiến lược kinh doanh phát triển ngành thương mại Thủ đô Hà Nội trong từnggiai đoạn cụ thể :

- Kiểm tra giám sát việc quản lý và sử dụng vốn, tài sản, thực hiện các chế

độ, chính sách, phương thức điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của cáccông ty con theo điều lệ tổ chức hoạt động của Tổng công ty Thương mại HàNội, điều lệ của các công ty con và các đơn vị phụ thuộc đã được các cấp cóthẩm quyền phê chuẩn và theo quy định hiện hành của pháp luật

- Tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh đa ngành nghề, trong đó xuấtnhập khẩu và dịch vụ, sản xuất chế biến hàng nông, lâm, hải sản, thực phẩm làngành nghề chính Bên cạnh đó, Tổng công ty còn thực hiện chức năng sản xuấtkinh doanh và đầu tư trong các lĩnh vực xuất khẩu lao động tài chính,du lịch,công nghiệp, xây dựng phát triển nhà, khu đô thị phục vụ nhiệm vụ phát triểnthương mại và phát triển kinh tế xã hội của Thủ đô.

+ Tổng công ty có nhiệm vụ:

* Tham gia cùng các cơ quan chức năng nhằm xây dựng quy hoạch vàphát triển ngành thương mại theo hướng phát triển kinh tế - xã hội của Thànhphố và Chính phủ

* Lập, tổ chức triển khai các dự án đầu tư xây dựng và phát triển cơ sở hạtầng thương mại bằng vốn ngân sách Nhà nước, vốn huy động của Tổng công ty,vốn vay

* Trực tiếp tổ chức các hoạt động sản xuất kinh doanh và xuất nhập khẩutổng hợp các mặt hàng thủ công mỹ nghệ, nông lâm sản, khoáng sản, hóa chất…các loại vật tư, hàng hóa,thiết bị, máy móc, linh kiện, phụ kiện…, đa ngành phục

vụ cho nhu cầu sản xuất, tiêu dùng trong nước và xuất khẩu

* Hợp tác đầu tư liên doanh, liên kết với các thành phần kinh tế trongnước và các đối tác nước ngoài, tổ chức xây dựng các mạng lưới kinh doanhnhư: Các siêu thị, trung tâm thương mại và hệ thống cửa hàng lớn; quản lý vàkinh doanh một số chợ bán buôn, chợ đầu mối trọng điểm trên địa bàn thànhphố

* Tham gia đầu tư, liên doanh, liên kết, và xây dựng các nhà máy chế biếnthực phẩm và nông sản, các khu công nghiệp, tổ chức thu mua nguyên vật liệu,sản phẩm, hàng hóa để sản xuất, chế biến các sản phẩm, mặt hàng phục vụ chonhu cầu tiêu dùng trong nước và xuất khẩu góp phần bình ổn giá cả thị trường,đẩy mạnh hoạt động xuất khẩu trong nước

* Tổ chức các hoạt động sản xuất và kinh doanh thương mại và dịch vụ :các mặt hàng thực phẩm, nhà hàng, dịch vụ ăn uống, rượu, bia, nước giải khát,

chè uống, kinh doanh khách sạn du lịch, vận chuyển hàng hóa, xuất khẩu laođộng và chuyên gia.

* Tổ chức quảng cáo, hội chợ triễn lãm thương mại trong và ngoài nước,các hoạt động xúc tiến thương mại nhằm phát triển vị thế thương mại của Thủđô

* Tổ chức lập, quản lý và thực hiện các dự án đầu tư, xây dựng và pháttriển nhà, kinh doanh bất động sản

* Tham gia đầu tư kinh doanh tài chính và các dịch vụ khác

* Tổ chức đào tạo bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ cho các đối tượngtrong và ngoài nước phục vụ cho nhu cầu của xã hội cũng như các nhiệm vụ sảnxuất kinh doanh của Tổng công ty

1.2 Đặc điểm kinh doanh và tổ chức sản xuất kinh doanh có ảnh hưởng đến kế toán xuất khẩu hàng hóa và xác định kết quả kinh doanh hàng xuất khẩu của Tổng công ty thương mại Hà Nội

1.2.1 Lĩnh vực kinh doanh và sản phẩm

* Tổng công ty Thương mại Hà Nội là đơn vị chuyên hoạt động về kinhdoanh thương mại và xuất nhập khẩu, sản phẩm của Tổng công ty rất đa dạng vàđược chia thành nhiều lĩnh vực khác nhau:

- Thực phẩm chế biến : thịt, cá đóng hộp , trái câ

Nhập khẩu: Hapro hiện đang nhập khẩu Máy móc thiết bị, sắt thép,nguyên vật liệu và hàng hóa phục vụ sản xuất và tiêu dùng trong nước phục vụ

cho các doanh nghiệp ( kể cả các doanh nghiệp có vốn đầu tư của nước ngoài)

và cho kinh doanh nội địa của Công ty

- Hapro được khách hàng đánh giá là nhà nhập khẩu có uy tín, luôn đápứng đầy đủ và kịp thời mọi yêu cầu của khách hàng và nhà cung cấp

Dịch vụ:

- Kinh doanh hàng miễn thuế

Trung tâm kinh doanh hàng miễn thuế tại Giảng Võ cũng là một trongnhững hoạt động dịch vụ của Tổng Công ty phục vụ cho các Đoàn Ngoại giao,các tổ chức quốc tế và khách xuất nhập cảnh

-Nhà hàng ăn uống

Đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của người dân và sự bùng nổ về du lịch,Tổng Công ty tập trung phát triển hệ thống các nhà hàng Âu, Á và truyền thốngdân tộc tại các địa điểm trung tâm Thủ đô Hà Nội và các khu đô thị mới, như:nhà hàng Bốn Mùa, nhà hàng Thuỷ Tạ, nhà hàng Đình Làng, v.v.; và tích cựctham gia các hội chợ ẩm thực và phố ẩm thực, v.v nhằm quảng bá thương hiệu,cũng như phục vụ khách hàng trong và ngoài nước

-Du lịch lữ hành

HaproTravel là đơn vị kinh doanh lữ hành chuyên nghiệp, chuyên khaithác và tổ chức các chương trình nghỉ mát, lễ hội hàng năm cho mọi đối tượng,giúp khách có những ngày nghỉ thư giãn và cơ hội thưởng thức nhiều cảnh đẹptuyệt vời của non sông đất nước Việt Nam

Các tổ chức, cá nhân ở Việt Nam hoàn toàn tin cậy và đánh giá cao cácchương trình du lịch ra nước ngoài do HaproTravel tổ chức để mở rộng tầmnhìn, tìm hiểu thế giới; hoặc các chương trình tham gia hội chợ, hội thảo, xúctiến thương mại tại nước ngoài dành cho các doanh nhân và doanh nghiệp

Khách quốc tế khi đến với HaproTravel sẽ hài lòng với các chương trình

du lịch văn hoá, sinh thái, tham quan làng nghề truyền thống, v.v.; những doanh

nhân nước ngoài muốn tìm kiếm cơ hội đầu tư vào Việt Nam sẽ được cung cấpnhững chương trình khảo sát thị trường hiệu quả nhất.

Bên cạnh đó, Trung tâm Thông tin Du lịch (HaproTic) được mở ra nhằmcung cấp cho khách du lịch những thông tin hữu ích và dịch vụ sẵn có

Với cơ sở hạ tầng đồng bộ, dịch vụ đầy đủ, giá cả phải chăng, thủ tụcnhanh gọn, đội ngũ cán bộ nhân viên nhiệt tình, chuyên nghiệp, Xí nghiệp dịch

vụ kho hàng trực thuộc Tổng Công ty luôn là địa chỉ uy tín và chất lượng củacác doanh nghiệp Xí nghiệp chuyên cung cấp các dịch vụ tiếp vận, giao nhận,vận tải, kho bãi, cảng nội địa, v.v cho các doanh nghiệp trên địa bàn cả nước

Sản xuất

Lĩnh vực sản xuất chủ yếu của Hapro là thực phẩm, và các loại đồ uống.Cụm Công nghiệp Thực phẩm Hapro do Tổng Công ty Thương mại Hà Nội làmchủ đầu tư là một trong những cụm công nghiệp nằm trong kế hoạch ưu tiênphát triển kinh tế của Thành phố Hà Nội

Tại đây trên diện tích 64 hecta, một hệ thống gồm các công ty, xí nghiệptrực thuộc và công ty thành viên chuyên chế biến hàng nông sản, thực phẩm và

đồ uống các loại đã được hình thành theo tiêu chuẩn HACCP, cung cấp sảnphẩm cho thị trường nội địa và thị trường xuất khẩu Các mặt hàng rau quả, thựcphẩm, rượu Hapro Vodka, v.v không những phục vụ nhu cầu trong nước màcòn là mặt hàng xuất khẩu được khách hàng đánh giá cao về chất lượng mẫu mãvà

Ngoài ra, Hapro còn có các nhà máy sản xuất hàng may mặc,và gốm sứ,thủ công mỹ nghệ ở một số tỉnh thành Vì thế, đã chủ động cung cấp, đáp ứngđược thị trường trong nước và xuất khẩu sang các nước những sản phẩm chấtlượng cao, mẫu mã đẹp

Trong số những sản phẩm trên thì mặt hàng chủ lực của Công ty mẹ làmặt hàng thủ công mỹ nghệ.Đây là mặt hàng đa dạng về mẫu mã, kiểu dáng vàmang tính nghệ thuật cao, chất liệu tốt, được sự chú trọng đầu tư cao của Tổngcông ty…nên luôn được khách hàng ưa chuộng

Đầu tư:

Để thúc đẩy kinh doanh, Hapro cũng chú trọng cả lĩnh vực đầu tư, tạo thế mạnh

về cơ sở hạ tầng, góp phần đẩy nhanh việc xây dựng thương hiệu

Cụ thể , Hapro đã đầu tư xây dựng hoàn chỉnh mạng lưới các hạ tầng kỹ thuật,khu công nghiệp, nhà ở, các dây chuyền sản xuất, trung tâm thương mại, siêuthị, nhà hàng hầu khắp các tỉnh thành trong cả nước

1.2.2 Thị trường tiêu thụ

1.2.2.1 Thị trường nội địa

Tổng công ty Thương mại Hà Nội với quy mô lớn, địa bàn rộng hầu khắpđịa bàn khắp các tỉnh thành trong cả nước Mạng lưới tiêu thụ nội địa được tổchức rộng khắp và khoa học chủ yếu hướng tới các thị trường đô thị lớn như HàNội, Hải Phòng, Đà Nẵng, Cần Thơ….Ở các thị trường này, Hapro tập trungcung cấp các sản phẩm như: quần áo (Hafasco), dịch vụ ăn uống (Hapro bốnmùa), du lịch (Hapro travel, HaproTic), đặc biệt là chuỗi siêu thị mang thươnghiệu Hapro Mark – cung cấp các mặt hàng thực phẩm, đồ da dụng thiết yếu

Hiện nay hệ thống chuỗi siêu thị và cửa hàng tiện ích Hapro Mark đã pháttriển mạnh, mặt hàng ngày càng phong phú, đa dạng, chất lượng tốt…Hệ thốngchuỗi đã phát triển hơn 27 siêu thị, hơn 20 cửa hàng tiện ích, hơn 50 cửa hàngchuyên doanh tại Hà Nội và các tỉnh phía Bắc như Hưng Yên, Thái Bình…

Tổng công ty Hapro cũng đã hình thành được mối liên kết với các công tybán lẻ lớn trong nước, xây dựng và phát triển cơ chế liên kết giữa Tổng công ty

và các Vùng nguyên liệu nhằm ổn định thị trường nội địa và xuất khẩu, đặc biệt

là đảm bảo nguồn cung cấp cho chuỗi các siêu thị, cửa hàng tiện ích và cửa hàngchuyên doanh…

Tổng công ty đã tạo được mối quan hệ kinh doanh với hơn 100 làng nghềtiểu thủ công nghiệp trong nước như: Gốm sứ Bát Tràng, đồ gỗ thủ công mỹnghệ…, góp phần gìn giữ và phát triển các làng nghề truyền thống của Việt Nam

1.2.2.2 Thị trường xuất nhập khẩu

Hapro không những tạo được uy tín, thế mạnh đối với thị trường trong

nước mà còn tạo được vị thế trên thị trường thế giới

Tổng công ty đã giao dịch với hơn 70 quốc gia Trong đó, các thị trường

xuất khẩu chủ lực bao gồm: Đông Nam Á, Nhật Bản, EU, Mỹ, Nga, khu vực

Trung Đông, Ấn Độ, Singapore…Từ định hướng tập trung xây dựng thị trường

nước ngoài để XK hàng thủ công mỹ nghệ và hàng nông sản, Tổng công ty đã

luôn coi công tác xúc tiến thương mại là khâu then chốt quyết định thành công,

tích cực quảng bá thương hiệu Hapro của mình, tham gia các hội chợ, hội thảo,

trưng bày hàng hóa tại các nước: Nhật, Đức, Mỹ, Tây Ban Nha, Singapre

Trung bình mỗi năm, Hapro cử trên 20 đoàn cán bộ ra nước ngoài nghiên cứu

thị trường, đầu tư khá nhiều chi phí cho công tác xúc tiến thương mại hàng năm

Nhờ đó, đến nay, Tổng công ty đã có quan hệ giao dịch với trên 70 nước, trực

tiếp khảo sát thị trường khoảng 35 nước, giao dịch với trên 25 ngàn khách hàng

và có quan hệ kinh doanh với trên một ngàn khách hàng quốc tế Chính điều này

đã tạo thế đầu ra cho Tổng công ty ổn định vững chắc, lượng khách hàng đến

với Hapro ngày một đông

1.3 Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng Công ty

Thương Mại Hà Nội một số năm gần đây

Biểu số 1.1: Tình hình SXKD của Tổng Công ty Thương mại Hà Nội

Đơn vị: Triệu đồng

)

Nhìn chung, các chỉ tiêu đều phát triển theo chiều hướng tích cực , trước

hết thể hiện ở tỷ trọng và tốc độ tăng tài sản của công ty năm 2008 tăng so với

năm 2007 là 30% Do đặc điểm hoạt động kinh doanh chủ yếu là thương mại và

xuất nhập khẩu nên việc tăng tài sản lưu động và đầu tư ngắn hạn có thể cho là

hợp lý Đồng thời , Tổng công ty cũng đầu tư vào TSCĐ để mở rộng quy mô sản

xuất Điều đó chứng tỏ tình hình tài chính của công ty trong những năm qua rất

ổn định Bên cạnh đó, các chỉ tiêu khác bao gồm :Vốn chủ sở hữu, thu nhập

bình quân 1LĐ/tháng cũng tăng so với năm 2007 Mặc dù năm 2008 là một năm

đầy khó khăn và thách thức đối với các doanh nghiệp Việt Nam nói chung và

Tổng Công ty nói riêng nhưng với tình hình tài chính ổn định cùng với sự nỗ lực

của tập thể cán bộ công nhân viên trong công ty, Hapro vẫn đạt được mức lợi

nhuận cao và các chỉ tiêu tài chính ổn định

1.4 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Tổng công ty thương mại

Hà Nội

1.4.1.Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý tại Tổng công ty hương mại Hà

Nội

Sơ đồ 1.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức Tổng công ty Thương mại Hà Nội

1.4.2 Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận

1.4.2.1 Chức năng, nhiệm vụ của bộ máy quản lý

o Hội đồng quản trị Tổng công ty:

+ Hội đồng quản trị là cơ quan đại diện cho các cổ đông để quản trị công

ty Tại Tổng công ty thương mại Hà nội, Hội đồng quản trị đại diện trực tiếp củachủ sở hữu Nhà nước Hội đồng quản trị có toàn quyền nhân danh các cổ đôngcủa Tổng công ty để quyết định, thực hiện quyền và nghĩa vụ liên quan đến mụctiêu, nhiệm vụ, quyền lợi của Tổng công ty (trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền,trách nhiệm của đại diện chủ sở hữu Tổng công ty – UBND Thành phố Hà Nội)

+ Hội đồng quản trị chịu trách nhiệm hoàn toàn trước pháp luật và trướcđại diện chủ sở hữu về tất cả các hoạt động của Tổng công ty

+ Hội đồng quản trị bao gồm các thành viên chuyên trách và khôngchuyên trách; Thành viên chuyên trách trong Hội đồng quản trị là Chủ tịch Hộiđồng quản trị và Trưởng ban kiểm soát Chủ sở hữu Tổng công ty – UBND

HĐQT TỔNG CÔNG TY

BAN KIỂM SOÁT

Các Phòng

ban chức

năng

Các đơn vị trực thuộc Công ty mẹ - Tổng công ty

Các Công ty thành viên Tổng công ty

Các Công ty liên doanh, liên kết

TỔNG GIÁM ĐỐC

CÁC PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC

KẾ TOÁN

TRƯỞNG

Thành phố Hà Nội quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, thay thế, khen thưởng, lỷluật đối với Chủ tịch Hội đồng quản trị và các thành viên Hội đồng quản trị.

o Ban kiểm soát:

+ Ban kiểm soát do Hội đồng quản trị thành lập để giúp Hội đồng quản trịtrong việc kiểm tra, giám sát tính hợp pháp, tính chính xác và tính trung thựctrong quản lý, điều hành các hoạt động kinh doanh; kiểm tra, giám sát trong ghichép sổ kế toán, báo cáo tài chính và trong việc chấp hành điều lệ Tổng công ty,chấp hành nghị quyết, quyết định của Hội đồng quản trị, quyết định của Chủ tịchHội đồng quản trị

+ Ban kiểm soát có trách nhiệm thực hiện các nhiêm vụ do Hội đồng quảntrị giao phó, báo cáo tiến trình và kết quả công việc cho Hội đồng quản trị

+ Trưởng ban kiểm soát là thành viên Hội đồng quản trị Chủ tịch Hộiđồng quản trị, Tổng giám đốc không được kiêm Trưởng ban kiểm soát TrongBan kiểm soát, các thành viên khác do Hội đồng quản trị quyết định

+ Thành viên trong Ban kiểm soát đảm bảo có sức khỏe tốt, phẩm chấtđạo đức tốt, trung thực, liêm khiết, có ý chí chấp hành pháp luật; có trình độchuyên môn nghiệp vụ về kinh tế, tài chính – kế toán, kiểm toán

+ Tổng Giám đốc có năng lực kinh doanh và tổ chức quản lý Tổng công

ty và do UBND Thành phố Hà Nội bổ nhiệm

o Các Phó Tổng Giám đốc (có 04 Phó Tổng Giám đốc):

+ Phó Tổng Giám đốc dưới đề nghị của Hội đồng quản trị Tổng công tyđược UBND Thành phố Hà Nội bổ nhiệm và miễn nhiệm

+ Các Phó Tổng Giám đốc theo sự phân công và ủy quyền của Tổng giámđốc giúp Tổng Giám đốc điều hành Tổng công ty; chịu trách nhiệm trước phápluật, trước UBND Thành phố, Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc Tổng công ty

về việc thực hiện nhiệm vụ phân công và sự ủy quyền đó

1.4.2.2 Chức năng nhiệm vụ của bộ máy điều hành giúp việc

Tại Hapro có 06 phòng nghiệp vụ làm nhiệm vụ giúp Lãnh đạo quản lý,

điều hành các hoạt động của Tổng công ty Chức năng, nhiệm vụ cụ thể của cácphòng ban này như sau:

o Phòng Tổ chức cán bộ:

Phòng Tổ chức cán bộ có chức năng tham mưu, giúp việc cho Lãnh đạoTổng công ty về công tác tổ chức, cán bộ; công tác tiền lương, tiền thưởng; giảiquyết các chế độ chính sách cho người lao động; công tác tuyển dụng, đào tạo

và phát triển; công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật, công tác thanh tra, kiểm tra,bảo vệ chính trị nội bộ, công tác vệ sinh an toàn lao động, bảo hộ lao động

Đồng thời tham mưu ty về chiến lược quản lý nguồn nhân lực và tư vấnnội bộ: Quản lý nguồn nhân lực, công tác tuyển dụng, đào tạo xây dựng và pháttriển, tổ chức bộ máy

o Phòng Kế toán tài chính:

Phòng Kế toán tài chính thực hiện chức năng tham mưu cho Lãnh đạoTổng công ty thực hiện quản lý các lĩnh vực công tác tài chính kế toán, tín dụng,kiểm tra kiểm soát nội bộ, sử dụng và bảo toàn, phát triển vốn phục vụ tốt nhu

cầu sản xuất kinh doanh có hiệu quả tại Công ty mẹ, tổ chức hướng dẫn kiểm tracác đơn vị thành viên thực hiện chính sách chế độ tài chính, quản lý phần vốnNhà nước của Công ty mẹ đầu tư vào các Công ty con, Công ty liên kết.

o Phòng Kế hoạch và phát triển:

Phòng Kế hoạch và phát triển có chức năng tham mưu cho Lãnh đạo Tổngcông ty xây dựng kế hoạch dài hạn, kế hoạch kinh doanh hàng năm các ngànhnghề kinh doanh của Công ty mẹ, các đơn vị hạch toán phụ thuộc Công ty mẹ vàcác Công ty con, xây dựng phương án phối hợp kinh doanh của Công ty mẹ vớicác Công ty con và giữa các Công ty con với nhau theo định hướng phát triểnkinh tế xã hội của Thành phố cũng như của Chính phủ

o Phòng Đối ngoại:

Phòng Đối ngoại thực hiện chức năng tham mưu giúp Tổng Giám đốctrong việc xúc tiến, quản lý hoạt động đối ngoại trong nước và quốc tế vớinhiệm vụ cụ thể:

+ Tạo môi trường giao dịch nhằm thúc đẩy mọi hoạt động sản xuất kinhdoanh, xuất nhập khẩu của Tổng công ty

+ Đánh giá hiệu quả công tác đối ngoại theo yêu cầu đột xuất và định kỳ

o Phòng Quảng cáo tiếp thị và quản lý thương mại:

Phòng Quảng các tiếp thị và quản lý thương mại thực hiện chức năng xâydựng và tổ chức các chương trình, các sự kiện quảng cáo phục vụ công tác sảnxuất kinh doanh và chương trình xây dựng hình ảnh Tổng công ty; Xây dựng và

tổ chức thực hiện chương trình hội chợ triển lãm thương mại trong nước…

o Văn phòng Tổng công ty:

Văn phòng Tổng công ty có chức năng tham mưu trong việc thực hiệnquản lý các lĩnh vực công tác hành chính quản trị, bảo vệ trật tự an ninh, côngtác vệ sinh, phòng chống bão lụt, phòng chống chữa cháy, công tác tiết kiệmchống lãng phí trong Tổng công ty

1.5 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán.

- Hình thức tổ chức công tác kế toán: Do hoạt động kinh doanh tại Hapro

là đa ngành nghề, địa bàn kinh doanh rộng nên Tổng công ty áp dụng mô hìnhvừa tập trung vừa phân tán

1.5.1.Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán

- Tổ chức bộ máy kế toán:

Sơ đồ 1.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy

1.5.2 Chức năng, nhiệm vụ của các thành viên:

+ Trưởng phòng: Chịu trách nhiệm chung về tổ chức và điều hành cáchoạt động trong phòng kế toán, công việc chung có tính chất toàn công ty, ủyquyền cụ thể thông qua hai phó phòng Nhiệm vụ chính là xây dựng các chiếnlược, kế hoạch tài chính … của cả Công ty mẹ và Haprosimex Sài Gòn

+ Phó phòng kế toán: Có hai phó phòng kế toán Được phân công cụ thể :

KẾ TOÁN HÀNG HÓA

KẾ TOÁN CÔNG NỢ

THỦ QUỸ

 Kế toán tổng hợp : Thường xuyên có mặt ở phòng Làm công việc

về báo cáo tài chính theo đúng chế độ kế toán tài chính, báo cáoquyết toán, xây dựng kế hoạch tài chính Thay mặt trưởng phòngđiều hành, xử lý, giám sát công việc hàng ngày

 Phó phòng kế toán 2 : Chịu trách nhiệm chính về mảng giao dịchvới bên ngoài, về các chứng từ, số liệu Tham gia cùng với kế toántổng hợp về cân đới các số liệu, hoàn tất sổ sách

+ Kế toán ngân hàng: Cập nhật và xử lý các chứng từ liên quan đến giaodịch với ngân hàng

+ Kế toán thanh toán: Căn cứ vào chứng từ thanh toán đã được duyệt,phản ánh và hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào tài khoản liên quan.Theo dõi các khoản thu chi, tạm ứng cho cán bộ công nhân viên và hoàn thu tạmứng theo quy định Kê khai các khoản thuế GTGT, chi nhánh bán hàng, chi phíquản lý doanh nghiệp

+ Kế toán hàng hóa: (Hàng hóa, vật tư, công cụ dụng cụ) theo dõi tìnhhình nhập, xuất, tồn kho vật tư, hàng hóa, công cụ dụng cụ, ghi chép phản ánhđầy đủ các số liệu hiện có và tình hình luân chuyển của vật tư hàng hóa Tínhtoán trị giá vốn thực tế của vật tư, hàng hóa, công cụ nhập, xuất kho, trị giá vốnhàng tiêu thụ Theo dõi các khoản nợ phải trả, lập dự phòng giảm giá hàng tồnkho

+ Thủ quỹ: Lập thủ tục rút, gửi tiền vào tài khoản tiền gửi, tiền vay Thựchiện quản lý quỹ, thu chi tiền mặt theo chế độ kế toán hiện hành

1.5.3 Đ ặc điểm vận dụng chế độ, chính sách kế tóan

Hapro có niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 Đơn vịtiền tệ sử dụng trong kế toán là Đồng Việt Nam, tỉ giá quy đổi ngoại tệ theo tỷgiá quy đổi của VietcomBank tại các thời điểm.Các chính sách và chế độ kếtoán được áp dụng tại Tổng công ty như sau:

 Các chính sách kế toán áp dụng:

Nguyên tắc xác định các khoản tiền.

- Các khoản tương đương tiền được xác định là các khoản đầu tư có thờihạn hoặc đáo hạn không quá 3 tháng, có khả năng chuyển đổi thành tiền kể từngày mua khoản đầu tư đó tại thời điểm báo cáo.

- Nguyên tắc chuyển đổi ngoại tệ căn cứ vào tỉ giá của ngân hàng ngoạithương Việt Nam tại thời điểm có nghiệp vụ kinh tế phát sinh Cuối năm tàichính được đánh giá lại theo tỉ giá ngân hàng ngoại thương Việt Nam tại thờiđiểm cuối năm tài chính

Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho:

- Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: việc tính giá hàng tồn kho phải tuântheo chuẩn mực kế toán số 02 Theo chuẩn mực này, hàng tồn kho phải đượctính theo giá thực tế - là loại giá được hạch toán trê cơ sở các chứng từ hợp lệchứng minh các khoản chi hợp pháp của đơn vị để tạo ra hàng tồn kho

- Phương phấp tính giá xuất hàng tồn kho:

+ Đối với nguyên vật liệu: phương pháp giá thực tế đích danh

+ Đối với công cụ dụng cụ: tiến hành phân bổ 2 lần

- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: phương pháp kê khai thườngxuyên

Chính sách thuế:

- Thuế GTGT: đơn vị áp dụng tính thuế GTGT theo phương pháp khấutrừ với 2 mức thuế suất là 0% đối với các hàng hóa, dịch vụ miễn thuế và 10%đối với tất cả các hàng hóa dịch vụ khác Sau khi trừ đi khoản thuế GTGT đầuvào được khấu trừ, Hapro sẽ tiến hành nộp thuế GTGT với Cục thuế

- Thuế thu nhập doanh nghiệp: Tổng Công ty nộp thuế thu nhập doanhnghiệp theo quy định của Luật thuế Thu nhập doanh nghiệp Kể từ ngày1/1/2009 doanh nghiệp chịu mức thuế suất là 25%

 Tổ chức vận dụng chế độ kế toán:

Chế độ kế toán được áp dụng tại đơn vị là QĐ số 15/2006/QĐ-BTC do

Bộ trưởng Bộ Tài chính ký vào ngày 20/03/2006 Dụa trên những quy định về

hệ thống tài khoản, báo cáo tài chính, chứng từ và sổ kế toán của chế độ, Tổng

công ty đã vận dụng một cách linh hoạt và áp dụng phù hợp với đặc điểm kếtoán như sau:

Chế độ chứng từ

Tuân thủ nguyên tắc về lập, phản ánh nghiệp vụ trên chứng từ quy địnhtrong Luật Kế toán, chế độ về chứng từ kế toán Việt Nam hiện hành, Hapro xâydựng một hệ thống chứng từ kế toán bắt buộc và hướng dẫn đầy đủ, cụ thể vớimỗi phần hành kế toán

Chứng từ kế toán áp dụng tại Hapro được hiện theo đúng nội dung,phương pháp lập, ký chứng từ theo quy định của Luật kế toán và Nghị định số129/2004/NĐ-CP Đối với các chứng từ có tính chất hướng dẫn đơn vị tự thiết

kế và in các hóa đơn đặc thù cho phù hợp với những đặc điểm riêng theo nghịđịnh 89/2002/NĐCP

Trình tự luân chuyển chứng từ bao gồm các bước sau:

- Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ

- Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ rồi trình giám đốc

ký duyệt

- Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ

- Lưu trữ và bảo quản chứng từ

.Danh mục chứng từ kế toán áp dụng tại Tổng công ty:

(Biểu mẫu của tất cả các chứng từ này đều theo quy định của Bộ Tài Chính)

Lao động tiền

lương

1 Bảng chấm công

2 Bảng chấm công làm thêm giờ

3 Bảng thanh toán tiền lương

4 Bảng thanh toán tiền thưởng

5 Giấy đi đường

6 Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ

7 Bảng thanh toán tiền thuê ngoài

8 Bảng kê trích nộp các khoản theo lương

9 Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội v v

Hàng tồn kho 1 Phiếu nhập kho

2 Phiếu xuất kho

3 Biên bản kiểm nghiệm công cụ, hàng hóa

4 Biên bản thừa thiếu tổn thất hàng hóa

5 Biên bản kiểm kê công cụ, hàng hóa

6 Bảng kê mua hàng v v

Thanh toán 1 Phiếu thu tiền mặt

2 Phiếu chi tiền mặt

3 Giấy đề nghị tạm ứng

4 Giấy thanh toán tiền tạm ứng

5 Giấy đề nghị thanh toán

6 Biên lai thu tiền

7 Giấy báo Nợ, báo Có

8 Bảng kiểm kê quỹ

Tài sản cố

định

1 Biên bản giao nhận TSCĐ

2 Biên bản thanh lý TSCĐ

3 Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa hoàn thành lớn

4 Biên bản đánh giá lại TSCĐ

5 Biên bản kiểm kê TSCĐ

6 Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ

Bán hàng 1 Bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi

2 Đơn đặt hàng của người mua

3 Hợp đồng kinh tế

4 Biên bản thanh lý hợp đồng kinh tế

5 Biên bản giao nhận hàng hóa

Các chứng từ

khác

1 Hóa đơn GTGT

2 Phiếu nhập kho, xuất kho

3 Bảng kê thu mua hàng nông sản thực phẩm

4 Vận đơn

5 Biên bản giám định chất lượng hàng hóa

6 Tờ khai hải quan v v

Chế độ tài khoản và hệ thống tài khoản sử dụng: :

Hapro sử dụng hệ thống tài khoản theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTCngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính Trên cơ sở đó Tổng công ty đãxây dựng một hệ thống tài khoản chi tiết, cụ thể hóa để phù hợp với đặc điểm

hoạt động sản xuất kinh doanh, yêu cầu quản lý phù hợp với phần mềm kế toáncủa Tổng công ty Cụ thể Hapro xây dựng hệ thống tài khoản chi tiết đến cấp 4

để tiện theo dõi và hạch toán.( Xem chi tiết phụ lục)

Chế độ sổ và các hình thức sổ sử dụng:

Đơn vị thực hiện các quy định về sổ kế toán trong Luật kế toán, Nghị định

số 129/2004/NĐ-CP Hình thức sổ kế toán Tổng công ty sử dụng hiện nay làhình thức Kế toán phần mềm máy Hapro sử dụng phần mềm FASTACOUNTING, ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung

Sơ đồ 1.3: Sơ đồ trình tự ghi sổ

Chế độ báo cáo:

Tại Tổng công ty có 2 hệ thống báo cáo:

- Báo cáo tài chính: Tổng công ty lập đủ 4 báo cáo bắt buộc theo quy

định của kế toán Việt Nam cũng như kế toán quốc tế, gồm:

+ Bảng cân đối kế toán (Mẫu số B01 – DN): Lập định kỳ hàng quý, năm

Sổ cái tài khoản Bảng tổng hợp

chi tiết tài khoản

Báo cáo kế toán

Sổ chi tiết tài khoản Chứng từ kế toán

Bảng cân đối số phát

sinh

Sổ nhật ký chung

+ Báo cáo kết quả kinh doanh (Mẫu số B02 – DN): Lập định kỳ quý, năm + Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (Mẫu số B03 – DN): Lập định ký quý, năm + Thuyết minh báo cáo tài chính (Mẫu số B09 – DN): Lập định kỳ hàngquý, năm.

- Báo cáo quản trị: phục vụ cho việc quản trị nội bộ Tổng công ty, gồm: + Bảng phân tích các phương án kinh doanh.

+ Báo cáo chi phí và giá thành sản phẩm sản xuất

+ Các báo cáo dự toán ngân sách hoạt động kinh doanh

2.1.1 Đặc điểm hàng hóa xuất khẩu tại Tổng công ty.

Xuất nhập khẩu là hoạt động kinh doanh chính của Tổng công ty Trong

đó, xuất khẩu là lĩnh vực chủ yếu và chiếm tỷ trọng cao trong tổng kim ngạchxuất nhập khẩu của công ty Hiện nay, Hapro có 3 nhóm mặt hàng xuất khẩu :

mỹ cao Do vậy Hapro đã quan tâm đúng mức đến việc thiết kế mẫu mã kiểudáng và nâng cao chất lượng hàng thủ công mỹ nghệ Giá trị hàng thủ công mỹnghệ liên tục tăng ở mức cao Tuy kim ngạch xuất khẩu giá trị hàng thủ công mỹnggeej thấp hơn nhiều so với hàng nông sản, nhưng lợi nhuận của mạt hàng nàymang lại rất cao

- Hàng nông sản: lạc nhân, tiêu đen,gạo, tinh bột sắn, dừa sấy, cà phê, chè,gia vị Kim ngạch xuất khẩu hàng nông sản rất cao, chiếm gần 70% tổng kimngạch xuất khẩu của công ty mẹ.Tuy lợi nhuận mang lại không cao, nhưng mặthàng này lại mang lại ỹ nghĩa xã hội to lớn, mang lại công ăn việc làm cho mộtlượng lớn người lao động trong nước

- Hàng công nghiệp nhẹ : hàng dệt may thời trang, đồ nhựa, hàng tiêudùng

- Thực phẩm chế biến : thịt, cá đóng hộp , trái câ

Hai mặt hàng: Hàng công nghiệp nhẹ và thực phẩm chế biến thì vănphồng công ty mẹ không trực tiếp tham gia xuất khẩu Hai mắt hàng này hoàntoàn do các công ty thành viên và công ty con đảm nhiệm

Bảng 2.1: Bảng tổng hợp xuất khẩu của Tổng công ty trong năm 2007, 2008.

(Đơn vị tính:USD)

2.1.2 Đặc điểm thị trường xuất khẩu của Tổng công ty.

Qua hơn 50 năm xây dựng và phát triển, cho đến nay thị trường xuất khẩucủa Hapro đã mở rộng đến hơn 60 nước và khu vực trên thế giới Trong đó thịtrường xuất khẩu chủ lực bao gồm: Nhật Bản, Đông Nam Á,EU, Mỹ, Nga…

Thị trường xuất khẩu lớn nhất của Hapro là thị trường Châu Á Trong đó,thị trường chủ yếu là các nước trong khối ASEAN Mặt hàng xuất khẩu chủ yếusang khu vực này là nông sản do chất lượng đảm bảo và có khả năng cạnh trạnh

về giá cả Mặt khác, tại thị trường Châu Á, Tổng công ty có nhiều thuận lợi vềđịa lý, giao thông vận tải cũng như có nhiều nét tương đồng về phong tục tậpquán và thói quen tiêu dùng nên dễ dàng đáp ứng được nhu cầu về hàng hóa củakhách hàng Gíá trị xuất khẩu năm 2007, 2008 như sau: Singapore

(1.964.855USD, 6.392.519 USD), A rập (3.039.645 USD, 3.499.566 USD), HànQuốc (4.247.394 USD, 2.311.729 USD)… chiếm hơn 31% tổng kim ngạch xuấtkhẩu hàng năm Giá trị hàng xuất khẩu của thị trường này năm 2007 là35.121.477 USD và năm 2008 là 24.113.965 USD, chiếm 31% tổng kim ngạchxuất khẩu hàng năm.

Khu vực Châu Âu là thị trường lớn thứ 2 của Tổng công ty

Các quốc gia thuộc khu vực này là những nước có nền kinh tế ổn định,phát triển và thu nhập bình quân đầu người của mỗi người dân cao Khách hàngcủa công ty tại các nước này bao gồm:Bỉ, Nga, Đức, Hà Lan, Áo… Nhu cầu tạithị trường EU đối với các mặt hàng thủ công mỹ nghệ là rất lớn tại thị trườngnày, thói quen tiêu dùng của khách hàng rất đa dạng song họ cũng có yêu cầu rấtcao về mẫu mã cũng như chất lượng và độ tinh xảo của sản phẩm Mặt khác, ởthị trường này, hệ thống thương mại rất phát triển nên việc đưa hình ảnh của cácmặt hàng đến với khách hàng không phải là việc quá khó khăn Do đó, bên cạnhviệc không ngừng cải thiện chất lượng sản phẩm, mẫu mã thì Hapro cần đẩymạnh công tác tiếp cận thị trường Nhu vậy, Tổng công ty mới có thể tận dụngtối đa tiềm năng xuất khẩu mà thị trường này mang lại

Cụ thể, chiến lược xuất khẩu của Hapro với một số nước như sau:

Các nhóm mặt hàng được Tổng Công ty định hướng phát triển vào thitrường này gồm: nông sản thô và nông sản sơ chế, chè xanh, chè đen các loại,hạt tiêu và các loại gia vị, cơm dừa sấy v.v.

Các nước EU

Các nhóm mặt hàng được Tổng Công ty định hướng phát triển vào thitrường này gồm: nông sản thô và nông sản sơ chế, thực phẩm chế biến, gỗ chếbiến, may mặc, giầy da, thủ công mỹ nghệ v.v

2.2 Các phương thức xuất khẩu tại Tổng công ty thương mại Hà Nội

Quá trình lưu chuyển hàng hóa xuất khẩu bao gồm 2 giai đoạn: Thu muasản phẩm hàng hóa trong nước hoặc từ nguồn nhập khẩu, sau đó bán ra nướcngoài theo hợp đông thương mại ký kết giữa hai chính phủ hoặc tổ chức kinhdoanh thương mại Tại Hapro,hoạt động chủ yếu là hoạt động xuất khẩu trựctiếp và xuất khẩu ủy thác Trong xuất khẩu ủy thác,Tổng công ty thường là bênnhận ủy thác Cũng như các doanh nghiệp xuất nhập khẩu khác, Hapro xuấtkhẩu theo giá FOB

2.2.1 Phương thức xuất khẩu trực tiếp

Với hình thức này, Tổng công ty trực tiếp đàm phán, ký kết hợp đồngthương mại với các đối tác nước ngoài, tổ chức quá trình bán hàng và tự cân đốitài chính cho thương vụ đã ký kết Đây là phương thức xuất khẩu chủ yếu củaTổng công ty.

2.2.2 Phương thức xuất khẩu ủy thác

Xuất khẩu uỷ thác là hoạt động dịch vụ thương mại dưới hình thức thuê

và nhập làm dịch vụ xuất khẩu Hoạt động này được thực hiện trên cơ sở hợpđồng uỷ thác xuất khẩu giữa các doanh nghiệp, phù hợp với những quy định củaPháp lệnh Hợp đồng kinh tế

Khi tiến hành xuất khẩu ủy thác, các đơn vị xuất khẩu không trực tiếptham gia đàm phán, ký kết hợp đồng thương mại với đối tác nước ngoài mà ủyquyền cho một đơn vị xuất nhập khẩu có uy tín để thực hiện hoạt động xuấtkhẩu cho mình

Các bên tham gia xuất khẩu ủy thác gồm có:

-Chủ thể uỷ thác xuất khẩu, nhập khẩu:

Tất cả các doanh nghiệp có giấy phép kinh doanh trong nước và/hoặc giấy phép kinh doanh xuất nhập khẩu đều được uỷ thác xuất khẩu, nhập khẩu

Là bên có đủ điều kiện để bán hàng hóa sang thị trường nước ngoài

-Chủ thể nhận uỷ thác xuất khẩu, nhập khẩu:

Tất cả các doanh nghiệp có giấy phép kinh doanh xuất nhập khẩu đều được phép nhận uỷ thức xuất khẩu, nhập khẩu Là bên đứng ra thay mặt bên giao ủy thác lý kết hợp đồng kinh tế với đối tác nước ngoài

Bên nhận uỷ thác phải cung cấp cho bên uỷ thác các thông tin về thị trường, giá cả, khách hàng, có liên quan đến đơn hàng uỷ thác xuất khẩu Bên uỷ thác và

bên nhận uỷ thác thương lượng và ký hợp đồng uỷ thác Quyền lợi, nghĩa vụ và trách nhiệm của 2 bên do 2 bên thoả thuận và được ghi trong hợp đồng.

Bên uỷ thác thanh toán cho bên nhận uỷ thác phí uỷ thác và các khoản phí tổn phát sinh khi thực hiện uỷ thác

Hapro thực hiện xuất khẩu ủy thác với 2 vai trò: Bên giao ủy thác và bênnhận ủy thác nhưng chủ yếu vẫn là bên nhận ủy thác

2.2.3 Đặc điểm hoạt động xuất nhập khẩu của Tổng công ty.

Hapro luôn chủ động tìm ra thị trường và khách hàng xuất khẩu, và thực

sự đã thành công và đạt được những thành tựu nhất định trong mục tiêu này

Để đạt được kết quả đó, Tổng công ty Thương mại Hà Nội đã có nhữnggiải pháp cụ thể Bắt đầu từ việc tìm hiểu nhu cầu của người tiêu dùng nướcngoài, Hapro thường xuyên cử nhân viên đi khảo sát thi trường Đây là khâu rấtquan trọng ,từ đó có thể đáp ứng đúng nhu cầu tiêu dùng nước ngoài, mở rộngđược thị trường xuất khẩu.Hầu hết các hợp đông xuất khẩu của Hapro đều theophương thức trục tiếp

Quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu: Gồm 5 bước

- Bước 1: Nhân viên phòng xuất khẩu tống hợp giấy tờ, số liệu đã ký kếtSau đó, chuyển sang phòng Kế Toán

- Bước 2: Phòng kế toán tiếp nhận hồ sơ.Tiếp đó, kế toán tổng hợp đềnghị đối tác mở thư tín dụng, kiểm tra thư tín dụng có phù hợp với các điều kiện

đã ký kết trong hợp đồng hay không Hapro thường yêu cầu bên mua ứng trước60% giá trị của hợp đồng

- Bước 3: Trong trường hợp, hợp đồng có quy định rõ việc kiểm tra chấtlượng hàng hóa, Hapro thông qui Tổng công ty giám định hàng hóa xuất khầuVinacontrol tiến hành thực hiện các thủ tục để chứng nhận số lượng, trọnglượng, chất lượng của hàng hóa Kết thúc quá trình, Hapro lập hai bản bằngTiếng Việt và Tiếng Anh chứng nhận đã kiểm tra chất lượng lô hàng đầy đủ cácbước như hợp đồng quy định

- Bước 4: Đóng gói, vận chuyển hàng hóa tới cảng và xếp hàng đúng theoquy định trong hợp đồng Để giảm thiều những rủi ro có thể gặp trong quá trìnhvận chuyển cũng như lưu kho bãi, Hapro thường mua bảo hiểm cho hàng hóa.

- Bước 5: Tiến hành làm thủ tục hải quan để xuất khẩu hàng hóa baogồm : + Khai và nộp tờ khai hải quan: Đại diện Tổng công ty khai báo chitiết, cụ thể về hàng hóa lên tờ khai hải quan để cơ quan hải quan tiến hành kiểmtra Tờ khai phải xuất trình cùng với Hóa đơn GTGT, Hợp đồng mua bán hànghóa

+ Tiến hành xuất trình hàng hóa

+ Sau đó, nộp thuế , thực hiện các nghĩa vụ với nhà nước

Sau khi thực hiện các thủ tục hải quan, Hapro đã có đầy đủ điều kiện pháp

lý để xuất hàng hóa sang đối tác nước ngoài

2.3 Phương thức thanh toán quốc tế trong hoạt động xuất khẩu và nguyên tắc hạch toán ngoại tệ của công ty.

2.3.1 Phương thức thanh toán quốc tế trong xuất khẩu của công ty.

Hiện nay, có rất nhiều phương thức thanh toán quốc tế khác nhau Dựavào đặc thù riêng của Hapro, việc thanh toán hợp đồng xuất khẩu được thực hiệntheo hai phương thức là: Mở thư tín dụng L/C và điện chuyển tiền

2.3.1.1 Phương thức thư tín dụng L/C

Tín dụng thư (hay còn gọi là thư tín dụng) là một văn bản pháp lý được phát

hành bởi một tổ chức tài chính (thông thường là ngân hàng), nhằm cung cấp một

sự bảo đảm trả tiền cho một người thụ hưởng trên cơ sở người thụ hưởng phải đáp ứng các điều khoản trong thư tín dụng Điều này có nghĩa là: Khi một người thụ hưởng hoặc một ngân hàng xuất trình (đại diện của người thụ hưởng) thỏa mãn ngân hàng phát hành hoặc ngân hàng xác nhận trong khoảng thời gian có

hiệu lực của LC (nếu có) những điều kiện sau đây:

 Các chứng từ cần thiết thỏa mãn điều khoản và điều kiện của LC Chẳng hạn như: vận đơn (bản gốc và nhiều bản sao), hóa đơn lãnh sự, hối phiếu, hợp đồng bảo hiểm v.v

 Các thông lệ trong UCP và hoạt động ngân hàng quốc tế

 Các thông lệ của ngân hàng phát hành hoặc ngân hàng xác nhận (nếu có).Nói một cách ngắn gọn, một thư tín dụng là:

 Một loại chứng từ thanh toán

 Do bên mua (hoặc bên nhập khẩu) yêu cầu mở

 Liên lạc thông qua các kênh ngân hàng

 Được trả bởi ngân hàng phát hành hoặc ngân hàng xác nhận thông qua

ngân hàng thông báo (advising bank tại nước người thụ hưởng) trong một khoảng thời gian xác định nếu đã xuất trình các loại chứng từ hoàn toàn phù hợp với các điều kiện, điều khoản

Như vậy, thư tín dụng (L/C) là một văn bản cam kết có tính chất pháp lýdùng trong thanh toán, trong đó một ngân hàng ( ngân hàng phục vụ cho ngườinhập khẩu) theo yêu cầu của người nhập khẩu sẽ chuyển cho ngân hàng ở nướcngoài ( ngân hàng phục vụ cho người xuất khẩu) một L/C để trả cho người đượchưởng (người xuất khẩu) một số tiền nhất định, trong thời hạn quy định, với điềukiện người thụ hưởng phải xuất trình đầy đủ bộ chứng từ phù hợp với các điềukiện trong thư

Sơ đồ 2.1: Quy trình thanh toán thư tín dụng (L/C)

(4)

Bước 1: Người nhập khẩu xin mở thư tín dụng tại Ngân hàng phục vụ củamình

Bước 2: Căn cứ vào đơn xin mở L/C ngân hàng phục vụ người nhập khẩu

mở L/C ( Ngân hàng phát hành L/C) cho người nhập khẩu hưởng Chuyển bảnchính cho người xuất khẩu thông qua ngân hàng phục vụ người xuất khẩu (ngânhành thông báo)

Bước 3: Ngân hàng thông báo xác nhận L/C bằng văn bản và gửi bảnchính cho người xuất khẩu

Bước 4: Căn cứ vào các nội dung của L/C bên xuất khẩu tiến hành giaohàng

Bước 5: Sau khi giao hàng, người xuất khẩu hoàn chỉnh bộ chứng từ hànghóa, chứng từ thanh toán gửi về ngân hàng phục vụ mình (ngân hàng thông báo)yêu cầu thanh toán

Bước 6: Ngân hàng thông báo xác nhận thực hiện kiểm tra kỹ các chứng

từ nhận được phù hợp theo đúng điều kiện đã ghi trong L/C

Bước 7: Ngân hàng thông báo chuyển bộ chứng từ cho ngân hàng pháthành L/C

Bước 8: Ngân hàng phát hành tiến hành kiểm tra kỹ các chứng từ nhậnđược nếu phù hợp với các nội dung ghi trong L/C thì tiến hành chuyển tiền choNgân hàng đối tác

Bước 9: Ngân hàng phát hành báo cho người nhập khẩu biết việc trả tiềncho người xuất khẩu, đồng thời trao chứng từ cho người nhập khẩu nhận hàng

2.3.1.2 Phương thức chuyển tiền.

Với phương thức này, người trả tiền yêu cầu ngân hàng phục vụ mìnhchuyển một số tiền nhất định cho người nhận theo giấy ủy nhiệm Phương thức

chuyển tiền bao gồm: Điện báo, thư chuyển tiền Tùy vào hình thức thanh toán

có thời gian thực hiện và độ an toàn khác nhau mà chi phí cũng khác nhau

Phương thức chuyển tiền là phương thức thanh toán quốc tế đơn giản nhất

Sơ đồ 2.2: Sơ đồ phương thức chuyển tiền

3a

1

Ghi chú:

Bước 1: Hai bên thực hiện giao dịch

Bước 2: Người trả viết đơn yêu cầu chuyển tiền

Bước 3:

 3a: Chuyển tiền ra nước ngoài qua ngân hàng đại lý

 3b: Ngân hàng chuyển tiền gửi giấy báo NợBước 4: Ngân hàng đại lý chuyển tiền và giấy báo Có cho người thụhưởng

Phương thức này tuy đơn giản nhưng ngân hàng chỉ là trung gian thựchiện chuyển tiền theo ủy nhiệm của người trả tiền để hưởng hoa hồng chứkhông bị ràng buộc Quyền lợi của người thụ hưởng gắn với việc chuyển tiềnphụ thuộc vào sự chủ động và khả năng của người chuyển tiền nên không đượcđảm bảo Do vậy phương thức này được sử dụng khi hai bên đối tác có sự tintưởng cao

2.3.2 Nguyên tắc hạch toán ngoại tệ

Lĩnh vực kinh doanh chủ yếu của Hapro là xuất nhập khẩu, nghiệp vụphát sinh liên quan đến ngoại tệ chiếm tỷ trọng lớn vì thế khâu hạch toán ngoại

Ngân hàng chuyển tiền

Người thụ hưởngNgân hàng đại lý

Người trả tiền

tệ rất được Tổng công ty chú trọng Vì thế, Hapro đã xây dựng một hệ thốnghạch toán ngoại tệ hữu hiệu

 Để có cơ sở để điểu chỉnh tỷ giá ngoại tệ nhanh chóng, chínhxác.và quản lý ngoại tệ hiệu quả, kế toán mở sổ chi tiết theo dõivốn bằng tiền, các khoản phải thu, phải trả nguyên tệ

 Tài khoản sử dụng : TK 007

Chi tiết theo loại ngoại tệ và nơi quản lý ngoại tệ

 Tuân thủ theeo chế độ kế toán tài chính, khi phát sinh chênh lệch

tỷ giá trong các nghiệp vụ , kế toán kịp thời ghi nhận vào doanh thutài chính hoặc chi phí tài chính Để xử lý khoản chênh lệch và điềuchỉnh tỷ giá ngoại tệ, kế toán sử dụng TK 413 ‘Chênh lệch tỷ giá hốiđoái’ Đến cuối kỳ, kế toán cũng tiến hành điều chỉnh giá ngoại tệ đốivới các khoản phải trả, phải thu của Tổng công ty

Nguyên tắc quy đổi ngoại tệ :

- Đối với ngoại tệ được mua bằng VND, tỷ giá hối đoái nhập quỹ là tỷ giámua thực tế

- Đối với ngoại tệ thu được do bán hàng, thu nợ hoặc ghi nhận các khoảnvay, phải trả thì tỷ giá hối đoái là tỷ giá của ngân hàng Ngoại thương Việt Namtại thời điểm ghi nhận phát sinh ngoại tệ

- Còn đối với ngoại tệ tại quỹ , gửi ngân hàng, thì tỷ giá hối đoái khi xuất

ra được xác định trên cơ sở tỷ giá thực tế của ngoai tệ nhập vào theo phươngthức nhập trước, xuất trước

2.4 Kế toán xuất khẩu hàng hóa tại Tổng công ty

2.4.1 Kế toán xuất khẩu hàng hóa theo phương thức xuất khẩu trực tiếp

2.4.1.1 Kế toán giá vốn hàng xuất khẩu

Tại Hapro, kế toán phản ánh giá vốn hàng bán theo giá mua thực tế hoặcgiá thành sản xuất của hàng hóa tiêu thụ cùng vơí các chi phí có liên quan

Tại Tổng công ty thương mại Hà Nội, các mặt hàng phục vụ xuất khẩu lạichủ yếu là thu mua nhỏ lẻ chứ không phải dự trữ sẵn trong kho.Khi có hợpđồng, đơn đặt hàng, Hapro mới tiến hành thu mua Với cách làm này, Tổng công

ty sẽ tiết kiệm được chi phí kho bãi, bảo quản, công tác lập dự phòng giảm giáhàng tồn kho được giảm nhẹ Tuy nhiên cũng sẽ gặp phải một số bất cập sẽ đượctrình bày cụ thể ở phần sau

Chi phí mua hàng được tính ngay vào giá trị lô hàng nên Tổng công tykhông phải phân bổ chi phí thu mua theo từng đơn vị sản phẩm cụ thể

Trong trường hợp hàng mua đem xuât khẩu thẳng không nhập kho thì kếtoán vẫn hạch toán như qua kho, vẫn tiến hành lập phiếu nhập kho và phiếu xuấtkho

 Đối với hàng hóa sản xuất để phục vụ xuất khẩu:

Giá vốn hàng bán = Giá thành sản xuất sản phẩm + chi phí phát sinh trong quá trình xuất khẩu.

 Đối với hàng hóa thu mua để xuất khẩu:

Giá vốn hàng bán = Giá mua trên hóa đơn + Chi phí phát sinh trong quá trình

thu mua + chi phí phát sinh trong quá trình xuất khẩu

( Chủ yếu chuyên đề đề cập đến lĩnh vực xuất khâu, nên bài viết chỉ đi sâu

vào các vấn đề liên quan)

Trong đó:

Chi phí phát sinh trong quá trình xuất khẩu bao gồm;

- Chi phí bảo quản, quản lý hàng hóa

- Chi phí lưu kho, lưu bãi

- Phí giao nhận hàng hóa

- Phí giám định hàng hóa

- Phí vận tải, giao dịch hàng

- Phí bảo hiểm

- Phí kiểm dịch hàng hóa

- ………

Với từng hợp đồng, đơn đặt hàng cụ thể; các chi phí này sẽ được kế toánTổng công ty tính toán trước để tính ra giá vốn hàng bán.Khi có những chi phíphát sinh thêm trong quá trình xuất khẩu thì kế toán sẽ tiến hành điều chỉnh

 Ví dụ:

Ngày 18/02/2009, Hapro xuất khẩu 200 tấn chè Thái Nguyên sang Anhcho công ty Liz Bon Co.L.T, địa chỉ: 640, Brooklin Str , Liverpool theo hợpđồng 182-09/XK, ký kết vào ngày 13/02/2009

Giá vốn xuất khẩu của lô chè này được tính như sau:

Đơn giá mua chè tại Thái Nguyên đã bao gồm chi phí thu mua:18.500VND/1 kg

Gíá mua: 18.500 x 200.000 = 3.700.000.000 VND

Phí vận chuyển : 25.000.000 VND

Phí giao nhận : 8.000.000 VND

Phí giám định : 25.000.000 VND

Tổng cộng giá vốn hàng xuất khẩu: 3.758.000.000 VND

Dựa vào các chứng từ: Hợp đồng thương mại, hóa đơn giá trị gia tăng vàphiếu xuất kho, kế toán nhập số liệu vào máy tính phân hệ:

- Kế toán bán hàng và công nợ phải thu / cập nhật số liêu / Hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho

Khi thanh toán ngay bằng tiền mặt các chi phí phát sinh trong quá trìnhxuất khẩu, kế toán cập nhật vào phân hệ

- Kế toán tiền mặt, tiền gửi và tiền vay / cập nhật số liệu / Phiếu chi tiền mặt

Máy tính tự động kết chuyển số liệu sang Sổ cái Tk 632 ,các TK liên quan

Biểu 2.3: Phiếu xuất kho

TỔNG CÔNG TY THƯƠNG MẠI HÀ NỘI

Địa chỉ:38-40 Lê Thái Tổ, Hoàn Kiếm, Hà Nội

PHIẾU XUẤT KHO

Ngày 17 tháng 02 năm 2009

Họ tên người nhận hàng: Công ty Liz Bon

Địa chỉ: 640, Brooklin Str., Liverpool

Lý do xuất kho: Xuất khẩu

Xuất tại kho: Kho Tổng công ty

giá

Thành tiềnYêu

cầu

Thựcxuất

1 Chè Thái Nguyên kg 200.000 200.000 18.500 3.700.000.000

Tổng thành tiền bằng chữ: Hai tỷ bảy trăm triệu đồng chẵn

Xuất, ngày 17 tháng 2 năm 2009

Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người nhận Thủ kho

(Ký tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

Biểu 2.4: Hóa đơn giá trị gia tăng

TỔNG CÔNG TY THƯƠNG MẠI HÀ NỘI

Địa chỉ: 38-40, Lê Thái Tổ, Hoàn Kiếm, Hà Nội

Tel: 844.6267984

Mã số thuế: 0100201273

HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Mẫu 01-GTGT-3LL

Liên 2: Giao cho khách hàng Số HĐ:57-09

Ngày 18 tháng 02 năm 2009

Tên khách hàng: Công ty Liz Bon

Địa chỉ: 640, Brooklin, Liverpool

Điện thoại Fax

Hình thức thanh toán: TT

Thành tiền(VND)

Tổng cộng tiền thanh toán: 4.627.800.000

Số tiền bằng chữ: Bốn tỷ sáu trăm hai mươi bảy triệu tám trăm nghìn đồng chẵn

Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)

Màn hình cập nhật số liệu: Hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho:

Màn hinh cập nhât chi phí ( chi phí vận chuyển) trong quá trình xuất khẩu: