Luận văn hoàn thiện kế toán xuất khẩu hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ hàng xuất khẩu tại tổng công ty thương mại hà nội

02/01/1999, theo quyết định số 07/QĐ-UB của UBND Thành phố Hà Nội, sát nhập Haprosimex Saigon vào Xí nghiệp Phụ tùng xe đạp ,xe máy Lê Ngọc Hân thành Công ty Sản xuất – Xuất nhập khẩu Na

Vì thế, em quyết định chọn đề tài chuyên đề ‘ Hoàn thiện kế toán xuất khẩu hàng hóa và xác định kết quả tiêu thụ hàng xuất khẩu tại Tổng công ty thương mại Hà Nội’ Sau quá trình thực tập tại Tổng công ty, em đã có được

sự hiểu biết cụ thể hơn về công tác kế toán nói chung và kế toán xuất khẩu nói riêng

Bản chuyên dề này gồm có 3 nội dung chính:

Chương 1- Tổng quan về cơ sở thực tập: Tổng công ty thương mại Hà Nội

Chương 2- Thực trạng kế toán xuất khẩu hàng hóa và xác định kết quả kinh doanh hàng xuất khẩu Tổng công ty thương mại Hà Nội

Chương 3- Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện kế toán xuất khẩu hàng hóa và xác định kết quả kinh doanh hàng xuất khẩu Tổng công ty thương mại

Hà Nội

Quá trình học hỏi để đánh giá vấn đề thật bao quát và khách quan là khó khăn và cần nhiều nỗ lực Với tinh thần học hỏi, cầu tiến em mong có được sự quan tâm, góp ý từ các bạn Qua đây, em xin gửi lời cám ơn sâu sắc tới Tiến sĩ Nguyễn Hữu Ánh, phòng kế toán Tổng công ty thương mại Hà Nội đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ để em có thể hoàn thành chuyên đề này

Em xin chân thành cảm ơn!

CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ TỔNG CÔNG TY THƯƠNG MẠI HÀ NỘI

1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Tổng công ty thương mại Hà Nội

Theo Quyết định số129/2004/Q Đ-TTg ngày 14/07/2004 của Thủ tướng chính phủ và Quyết định số 125/2004/QĐ-UB ngày 11/08/2004 của UBND

Thành phố Hà Nội, Tổng công ty Thương mại Hà Nội đâ chính thức được thành

lập, và hoạt động theo mô hình Công ty mẹ - Công ty con

- Tên giao dịch tiếng Việt: Tổng công ty thương mại Hà Nội

- Tên giao dịch quốc tế: Hanoi trade corporation

- Tên viết tắt: HTC

- Tên giao dịch: HAPRO

- Trụ sở : Số 38 – 40 phố Lê Thái Tổ, quận Hoàn Kiếm, Hà Nội

- Website: http://www.haprogroup.vn

Quá trình thành lập của Tổng công ty thương mại Hà Nội có thể tính từ mốc 1992, đánh dấu sự ra đời của Chi nhánh SX-DVvà XNK Tiểu thủ công nghiệp Nam Hà Nội, tên giao dịch là Haprosimex Sài Gòn, tiền thân của Hapro

Cụ thể, ngày 06/04/1992, UBND Thành phố Hà Nội ban hành Quyết định số 672/QĐ-UB chuyển và mở rộng Ban đại diện phía Nam của Liên hiệp sản xuất – Dịch vụ và Xuất nhập khẩu tiểu thủ công nghiệp (Haprosimex), thành chi nhánh SX-DV và XNK Tiểu thủ công nghiệp Nam Hà Nội -Haprosimex Saigon, có con dấu riêng, có tài khoản tại Ngân hàng

Nhiệm vụ của Haprosimex Saigon là tìm kiếm thị trường, chủ yếu tổ chức Xuất nhập khẩu ở phía Nam; thự hiện giao dịch sang Campuchia, làm cầu nối cho Haprosimex trong việc giới thiệu sản phẩm, phát triển thị trường xuất nhập khẩu

- Sau đó, theo tiến trình phát triển kinh tế của đất nước, thực hiện chủ trương của Ban chỉ đạo sắp xếp, cổ phần hóa doanh nghiệp Nhà nước, ngày

02/01/1999, theo quyết định số 07/QĐ-UB của UBND Thành phố Hà Nội, sát nhập Haprosimex Saigon vào Xí nghiệp Phụ tùng xe đạp ,xe máy Lê Ngọc Hân thành Công ty Sản xuất – Xuất nhập khẩu Nam Hà Nội, vẫn lấy tên giao dịch là Haprosimex Saigon.

Như thế sau lần sát nhập đầu tiên và trở thành một công ty, nhiệm vụ của Haprosimex Saigon đã mở rộng thêm nhiều lĩnh vực:

o Sản xuất kinh doanh hàng nội thất, gia công các mặt hàng phục vụ cho cả tiêu dùng trong nước và xuất khẩu;

o Nhập khẩu trang thiết bị, nguyên vật liệu phục vụ cho các ngành sản xuất chế biến

o Trực tiếp sản xuất, chế biến, thu mua và xuất khẩu các mặt hàng nông lâm, hải sản, khoáng sản,hàng công nghiệp và tiểu thủ công nghiệp, mỹ nghệ

o Tổ chức dịch vụ giao nhận vận chuyển hàng hóa trong và nước ngoài và các dịch vụ thương mại khác

- Ngày 12/12/2000, theo đề nghị của Công ty Sản xuất – Xuất nhập khẩu Nam Hà Nội (Haprosimex Saigon) và Công ty ăn uống dịch vụ Bốn Mùa, UBND Thành phố ra quyết định sát nhập Công ty ăn uống dịch vụ Bốn Mùa vào Công ty Sản xuất – Xuất nhập khẩu Nam Hà Nội và đổi tên thành Công ty Sản xuất – Dịch vụ và Xuất nhập khẩu Nam Hà Nội - Haprosimex Saigon (QĐ 6908/QĐ-UB)

- Ngày 20/03/2002, Xí nghiệp Giống cây trồng Toàn Thắng thuộc Công

ty Giống cây trồng Hà Nội – Sở Nông nghiệp và phát triển nông thôn được chuyển giao nguyên trạng về Công ty SX-DV và XNK Nam Hà Nội để thực hiện dự án xây dựng khu sản xuất, chế biến thực phẩm liên hợp theo quyết định

số 1757/QĐ-UB của UBND thành phố Hà Nội

- Haprosimex Sài Gòn đã được giao quản lý phần vốn Nhà nước tại 03 Công ty cổ phần:

+ Công ty cổ phần Simex: 7,8 tỷ đồng (61.2%)

+ Công ty cổ phần Sứ Bát Tràng:1,22 tỷ đồng (64,5%)

+ Công ty cổ phần Thăng Long: 7,2 tỷ đồng (40%)

Sau ba lần hợp nhất nói trên, công ty Haprosimex Saigon đã trở thành một trong những doanh nghiệp sản xuất kinh doanh thương mại có quy mô lớn Kinh

tế đát nước ngày càng phát triển và hội nhập đặt ra yêu cầu bức thiết phải tổ chức lại trên quy mô cả nước Ngành thương mại hiện đại Tổng công ty thương mại Hà Nội chính thức được thành lập và đi vào hoạt động 07/2004 với công ty thành viên lón nhất ban đầu la Haprosimex Sài Gòn

Tổng công ty Thương mại Hà Nội – công ty mẹ là doanh nghiệp Nhà nước có tư cách pháp nhân, có tài khoản tại Ngân hàng và Kho bạc Nhà nước,

có con dấu riêng Tổng công ty trực tiếp thực hiện quyền, nghĩa vụ của chủ sở hữu đối với phần vốn đầu tư vào các Công ty con, công ty cổ phần và các Công

ty liên doanh liên kết và trực tiếp thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh theo quy định của pháp luật

+ Tổng công ty có chức năng:

* Với tư cách là Công ty mẹ, Tổng công ty Thương mại Hà Nội thực hiện quyền đại diện chủ sở hữu vốn của Nhà nước, nhưng đồng thời cũng phải chịu trách nhiệm về việc bảo toàn và phát triển số vốn được giao trước UBND Thành phố Hà Nội

* Đối với các công ty con và các công ty liên kết, Hapro giữ vai trò chủ đạo, chi phối và liên kết hoạt động của các công ty thành viên thực hiện theo chiến lược kinh doanh phát triển ngành thương mại Thủ đô Hà Nội trong từng giai đoạn cụ thể :

- Kiểm tra giám sát việc quản lý và sử dụng vốn, tài sản, thực hiện các chế

độ, chính sách, phương thức điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của các công ty con theo điều lệ tổ chức hoạt động của Tổng công ty Thương mại Hà Nội, điều lệ của các công ty con và các đơn vị phụ thuộc đã được các cấp có thẩm quyền phê chuẩn và theo quy định hiện hành của pháp luật

- Tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh đa ngành nghề, trong đó xuất

nhập khẩu và dịch vụ, sản xuất chế biến hàng nông, lâm, hải sản, thực phẩm là ngành nghề chính Bên cạnh đó, Tổng công ty còn thực hiện chức năng sản xuất kinh doanh và đầu tư trong các lĩnh vực xuất khẩu lao động tài chính,du lịch, công nghiệp, xây dựng phát triển nhà, khu đô thị phục vụ nhiệm vụ phát triển thương mại và phát triển kinh tế xã hội của Thủ đô.

+ Tổng công ty có nhiệm vụ:

* Tham gia cùng các cơ quan chức năng nhằm xây dựng quy hoạch và phát triển ngành thương mại theo hướng phát triển kinh tế - xã hội của Thành phố và Chính phủ

* Lập, tổ chức triển khai các dự án đầu tư xây dựng và phát triển cơ sở hạ tầng thương mại bằng vốn ngân sách Nhà nước, vốn huy động của Tổng công ty, vốn vay

* Trực tiếp tổ chức các hoạt động sản xuất kinh doanh và xuất nhập khẩu tổng hợp các mặt hàng thủ công mỹ nghệ, nông lâm sản, khoáng sản, hóa chất… các loại vật tư, hàng hóa,thiết bị, máy móc, linh kiện, phụ kiện…, đa ngành phục

vụ cho nhu cầu sản xuất, tiêu dùng trong nước và xuất khẩu

* Hợp tác đầu tư liên doanh, liên kết với các thành phần kinh tế trong nước và các đối tác nước ngoài, tổ chức xây dựng các mạng lưới kinh doanh như: Các siêu thị, trung tâm thương mại và hệ thống cửa hàng lớn; quản lý và kinh doanh một số chợ bán buôn, chợ đầu mối trọng điểm trên địa bàn thành phố

* Tham gia đầu tư, liên doanh, liên kết, và xây dựng các nhà máy chế biến thực phẩm và nông sản, các khu công nghiệp, tổ chức thu mua nguyên vật liệu, sản phẩm, hàng hóa để sản xuất, chế biến các sản phẩm, mặt hàng phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng trong nước và xuất khẩu góp phần bình ổn giá cả thị trường, đẩy mạnh hoạt động xuất khẩu trong nước

* Tổ chức các hoạt động sản xuất và kinh doanh thương mại và dịch vụ : các mặt hàng thực phẩm, nhà hàng, dịch vụ ăn uống, rượu, bia, nước giải khát, chè uống, kinh doanh khách sạn du lịch, vận chuyển hàng hóa, xuất khẩu lao

động và chuyên gia.

* Tổ chức quảng cáo, hội chợ triễn lãm thương mại trong và ngoài nước, các hoạt động xúc tiến thương mại nhằm phát triển vị thế thương mại của Thủ đô

* Tổ chức lập, quản lý và thực hiện các dự án đầu tư, xây dựng và phát triển nhà, kinh doanh bất động sản

* Tham gia đầu tư kinh doanh tài chính và các dịch vụ khác

* Tổ chức đào tạo bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ cho các đối tượng trong và ngoài nước phục vụ cho nhu cầu của xã hội cũng như các nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của Tổng công ty

1.2 Đặc điểm kinh doanh và tổ chức sản xuất kinh doanh có ảnh hưởng đến kế toán xuất khẩu hàng hóa và xác định kết quả kinh doanh hàng xuất khẩu của Tổng công ty thương mại Hà Nội

1.2.1 Lĩnh vực kinh doanh và sản phẩm

* Tổng công ty Thương mại Hà Nội là đơn vị chuyên hoạt động về kinh doanh thương mại và xuất nhập khẩu, sản phẩm của Tổng công ty rất đa dạng và được chia thành nhiều lĩnh vực khác nhau:

- Thực phẩm chế biến : thịt, cá đóng hộp , trái câ

•Nhập khẩu: Hapro hiện đang nhập khẩu Máy móc thiết bị, sắt thép, nguyên vật liệu và hàng hóa phục vụ sản xuất và tiêu dùng trong nước phục vụ cho các doanh nghiệp ( kể cả các doanh nghiệp có vốn đầu tư của nước ngoài)

và cho kinh doanh nội địa của Công ty.

- Hapro được khách hàng đánh giá là nhà nhập khẩu có uy tín, luôn đáp ứng đầy đủ và kịp thời mọi yêu cầu của khách hàng và nhà cung cấp

•Dịch vụ:

- Kinh doanh hàng miễn thuế

Trung tâm kinh doanh hàng miễn thuế tại Giảng Võ cũng là một trong những hoạt động dịch vụ của Tổng Công ty phục vụ cho các Đoàn Ngoại giao, các tổ chức quốc tế và khách xuất nhập cảnh

-Nhà hàng ăn uống

Đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của người dân và sự bùng nổ về du lịch, Tổng Công ty tập trung phát triển hệ thống các nhà hàng Âu, Á và truyền thống dân tộc tại các địa điểm trung tâm Thủ đô Hà Nội và các khu đô thị mới, như: nhà hàng Bốn Mùa, nhà hàng Thuỷ Tạ, nhà hàng Đình Làng, v.v.; và tích cực tham gia các hội chợ ẩm thực và phố ẩm thực, v.v nhằm quảng bá thương hiệu, cũng như phục vụ khách hàng trong và ngoài nước

-Du lịch lữ hành

HaproTravel là đơn vị kinh doanh lữ hành chuyên nghiệp, chuyên khai thác và tổ chức các chương trình nghỉ mát, lễ hội hàng năm cho mọi đối tượng, giúp khách có những ngày nghỉ thư giãn và cơ hội thưởng thức nhiều cảnh đẹp tuyệt vời của non sông đất nước Việt Nam

Các tổ chức, cá nhân ở Việt Nam hoàn toàn tin cậy và đánh giá cao các chương trình du lịch ra nước ngoài do HaproTravel tổ chức để mở rộng tầm nhìn, tìm hiểu thế giới; hoặc các chương trình tham gia hội chợ, hội thảo, xúc tiến thương mại tại nước ngoài dành cho các doanh nhân và doanh nghiệp

Khách quốc tế khi đến với HaproTravel sẽ hài lòng với các chương trình

du lịch văn hoá, sinh thái, tham quan làng nghề truyền thống, v.v.; những doanh nhân nước ngoài muốn tìm kiếm cơ hội đầu tư vào Việt Nam sẽ được cung cấp những chương trình khảo sát thị trường hiệu quả nhất

Bên cạnh đó, Trung tâm Thông tin Du lịch (HaproTic) được mở ra nhằm cung cấp cho khách du lịch những thông tin hữu ích và dịch vụ sẵn có.

Với cơ sở hạ tầng đồng bộ, dịch vụ đầy đủ, giá cả phải chăng, thủ tục nhanh gọn, đội ngũ cán bộ nhân viên nhiệt tình, chuyên nghiệp, Xí nghiệp dịch

vụ kho hàng trực thuộc Tổng Công ty luôn là địa chỉ uy tín và chất lượng của các doanh nghiệp Xí nghiệp chuyên cung cấp các dịch vụ tiếp vận, giao nhận, vận tải, kho bãi, cảng nội địa, v.v cho các doanh nghiệp trên địa bàn cả nước

•Sản xuất

Lĩnh vực sản xuất chủ yếu của Hapro là thực phẩm, và các loại đồ uống Cụm Công nghiệp Thực phẩm Hapro do Tổng Công ty Thương mại Hà Nội làm chủ đầu tư là một trong những cụm công nghiệp nằm trong kế hoạch ưu tiên phát triển kinh tế của Thành phố Hà Nội

Tại đây trên diện tích 64 hecta, một hệ thống gồm các công ty, xí nghiệp trực thuộc và công ty thành viên chuyên chế biến hàng nông sản, thực phẩm và

đồ uống các loại đã được hình thành theo tiêu chuẩn HACCP, cung cấp sản phẩm cho thị trường nội địa và thị trường xuất khẩu Các mặt hàng rau quả, thực phẩm, rượu Hapro Vodka, v.v không những phục vụ nhu cầu trong nước mà còn là mặt hàng xuất khẩu được khách hàng đánh giá cao về chất lượng mẫu mã và

Ngoài ra, Hapro còn có các nhà máy sản xuất hàng may mặc,và gốm sứ, thủ công mỹ nghệ ở một số tỉnh thành Vì thế, đã chủ động cung cấp, đáp ứng được thị trường trong nước và xuất khẩu sang các nước những sản phẩm chất lượng cao, mẫu mã đẹp

Trong số những sản phẩm trên thì mặt hàng chủ lực của Công ty mẹ là mặt hàng thủ công mỹ nghệ.Đây là mặt hàng đa dạng về mẫu mã, kiểu dáng và mang tính nghệ thuật cao, chất liệu tốt, được sự chú trọng đầu tư cao của Tổng công ty…nên luôn được khách hàng ưa chuộng

•Đầu tư:

Để thúc đẩy kinh doanh, Hapro cũng chú trọng cả lĩnh vực đầu tư, tạo thế mạnh

về cơ sở hạ tầng, góp phần đẩy nhanh việc xây dựng thương hiệu

Cụ thể , Hapro đã đầu tư xây dựng hoàn chỉnh mạng lưới các hạ tầng kỹ thuật, khu công nghiệp, nhà ở, các dây chuyền sản xuất, trung tâm thương mại, siêu thị, nhà hàng hầu khắp các tỉnh thành trong cả nước

1.2.2 Thị trường tiêu thụ

1.2.2.1 Thị trường nội địa

Tổng công ty Thương mại Hà Nội với quy mô lớn, địa bàn rộng hầu khắp địa bàn khắp các tỉnh thành trong cả nước Mạng lưới tiêu thụ nội địa được tổ chức rộng khắp và khoa học chủ yếu hướng tới các thị trường đô thị lớn như Hà Nội, Hải Phòng, Đà Nẵng, Cần Thơ….Ở các thị trường này, Hapro tập trung cung cấp các sản phẩm như: quần áo (Hafasco), dịch vụ ăn uống (Hapro bốn mùa), du lịch (Hapro travel, HaproTic), đặc biệt là chuỗi siêu thị mang thương hiệu Hapro Mark – cung cấp các mặt hàng thực phẩm, đồ da dụng thiết yếu

Hiện nay hệ thống chuỗi siêu thị và cửa hàng tiện ích Hapro Mark đã phát triển mạnh, mặt hàng ngày càng phong phú, đa dạng, chất lượng tốt…Hệ thống chuỗi đã phát triển hơn 27 siêu thị, hơn 20 cửa hàng tiện ích, hơn 50 cửa hàng chuyên doanh tại Hà Nội và các tỉnh phía Bắc như Hưng Yên, Thái Bình…

Tổng công ty Hapro cũng đã hình thành được mối liên kết với các công ty bán lẻ lớn trong nước, xây dựng và phát triển cơ chế liên kết giữa Tổng công ty

và các Vùng nguyên liệu nhằm ổn định thị trường nội địa và xuất khẩu, đặc biệt

là đảm bảo nguồn cung cấp cho chuỗi các siêu thị, cửa hàng tiện ích và cửa hàng chuyên doanh…

Tổng công ty đã tạo được mối quan hệ kinh doanh với hơn 100 làng nghề tiểu thủ công nghiệp trong nước như: Gốm sứ Bát Tràng, đồ gỗ thủ công mỹ nghệ…, góp phần gìn giữ và phát triển các làng nghề truyền thống của Việt Nam

1.2.2.2 Thị trường xuất nhập khẩu

Hapro không những tạo được uy tín, thế mạnh đối với thị trường trong nước mà còn tạo được vị thế trên thị trường thế giới

Tổng công ty đã giao dịch với hơn 70 quốc gia Trong đó, các thị trường

xuất khẩu chủ lực bao gồm: Đông Nam Á, Nhật Bản, EU, Mỹ, Nga, khu vực Trung Đông, Ấn Độ, Singapore…Từ định hướng tập trung xây dựng thị trường nước ngoài để XK hàng thủ công mỹ nghệ và hàng nông sản, Tổng công ty đã luôn coi công tác xúc tiến thương mại là khâu then chốt quyết định thành công, tích cực quảng bá thương hiệu Hapro của mình, tham gia các hội chợ, hội thảo, trưng bày hàng hóa tại các nước: Nhật, Đức, Mỹ, Tây Ban Nha, Singapre Trung bình mỗi năm, Hapro cử trên 20 đoàn cán bộ ra nước ngoài nghiên cứu thị trường, đầu tư khá nhiều chi phí cho công tác xúc tiến thương mại hàng năm Nhờ đó, đến nay, Tổng công ty đã có quan hệ giao dịch với trên 70 nước, trực tiếp khảo sát thị trường khoảng 35 nước, giao dịch với trên 25 ngàn khách hàng

và có quan hệ kinh doanh với trên một ngàn khách hàng quốc tế Chính điều này

đã tạo thế đầu ra cho Tổng công ty ổn định vững chắc, lượng khách hàng đến với Hapro ngày một đông

1.3 Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng Công ty Thương Mại Hà Nội một số năm gần đây

Biểu số 1.1: Tình hình SXKD của Tổng Công ty Thương mại Hà Nội

Đơn vị: Triệu đồng

)

Nhìn chung, các chỉ tiêu đều phát triển theo chiều hướng tích cực , trước hết thể hiện ở tỷ trọng và tốc độ tăng tài sản của công ty năm 2008 tăng so với năm 2007 là 30% Do đặc điểm hoạt động kinh doanh chủ yếu là thương mại và xuất nhập khẩu nên việc tăng tài sản lưu động và đầu tư ngắn hạn có thể cho là hợp lý Đồng thời , Tổng công ty cũng đầu tư vào TSCĐ để mở rộng quy mô sản xuất Điều đó chứng tỏ tình hình tài chính của công ty trong những năm qua rất

ổn định Bên cạnh đó, các chỉ tiêu khác bao gồm :Vốn chủ sở hữu, thu nhập bình quân 1LĐ/tháng cũng tăng so với năm 2007 Mặc dù năm 2008 là một năm đầy khó khăn và thách thức đối với các doanh nghiệp Việt Nam nói chung và Tổng Công ty nói riêng nhưng với tình hình tài chính ổn định cùng với sự nỗ lực của tập thể cán bộ công nhân viên trong công ty, Hapro vẫn đạt được mức lợi nhuận cao và các chỉ tiêu tài chính ổn định

1.4 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Tổng công ty thương mại

Hà Nội

1.4.1.Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý tại Tổng công ty hương mại Hà Nội

Sơ đồ 1.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức Tổng công ty Thương mại Hà Nội

1.4.2 Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận

1.4.2.1 Chức năng, nhiệm vụ của bộ máy quản lý

o Hội đồng quản trị Tổng công ty:

+ Hội đồng quản trị là cơ quan đại diện cho các cổ đông để quản trị công

ty Tại Tổng công ty thương mại Hà nội, Hội đồng quản trị đại diện trực tiếp của chủ sở hữu Nhà nước Hội đồng quản trị có toàn quyền nhân danh các cổ đông của Tổng công ty để quyết định, thực hiện quyền và nghĩa vụ liên quan đến mục tiêu, nhiệm vụ, quyền lợi của Tổng công ty (trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền, trách nhiệm của đại diện chủ sở hữu Tổng công ty – UBND Thành phố Hà Nội)

+ Hội đồng quản trị chịu trách nhiệm hoàn toàn trước pháp luật và trước đại diện chủ sở hữu về tất cả các hoạt động của Tổng công ty

+ Hội đồng quản trị bao gồm các thành viên chuyên trách và không

HĐQT TỔNG CÔNG TY

BAN KIỂM SOÁT

Các Phòng

ban chức

năng

Các đơn vị trực thuộc Công ty mẹ - Tổng công ty

Các Công ty thành viên Tổng công ty

Các Công ty liên doanh, liên kết

TỔNG GIÁM ĐỐC

CÁC PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC

KẾ TOÁN

TRƯỞNG

chuyên trách; Thành viên chuyên trách trong Hội đồng quản trị là Chủ tịch Hội đồng quản trị và Trưởng ban kiểm soát Chủ sở hữu Tổng công ty – UBND Thành phố Hà Nội quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, thay thế, khen thưởng, lỷ luật đối với Chủ tịch Hội đồng quản trị và các thành viên Hội đồng quản trị.

o Ban kiểm soát:

+ Ban kiểm soát do Hội đồng quản trị thành lập để giúp Hội đồng quản trị trong việc kiểm tra, giám sát tính hợp pháp, tính chính xác và tính trung thực trong quản lý, điều hành các hoạt động kinh doanh; kiểm tra, giám sát trong ghi chép sổ kế toán, báo cáo tài chính và trong việc chấp hành điều lệ Tổng công ty, chấp hành nghị quyết, quyết định của Hội đồng quản trị, quyết định của Chủ tịch Hội đồng quản trị

+ Ban kiểm soát có trách nhiệm thực hiện các nhiêm vụ do Hội đồng quản trị giao phó, báo cáo tiến trình và kết quả công việc cho Hội đồng quản trị

+ Trưởng ban kiểm soát là thành viên Hội đồng quản trị Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc không được kiêm Trưởng ban kiểm soát Trong Ban kiểm soát, các thành viên khác do Hội đồng quản trị quyết định

+ Thành viên trong Ban kiểm soát đảm bảo có sức khỏe tốt, phẩm chất đạo đức tốt, trung thực, liêm khiết, có ý chí chấp hành pháp luật; có trình độ chuyên môn nghiệp vụ về kinh tế, tài chính – kế toán, kiểm toán

+ Tổng Giám đốc có năng lực kinh doanh và tổ chức quản lý Tổng công

ty và do UBND Thành phố Hà Nội bổ nhiệm

o Các Phó Tổng Giám đốc (có 04 Phó Tổng Giám đốc):

+ Phó Tổng Giám đốc dưới đề nghị của Hội đồng quản trị Tổng công ty

được UBND Thành phố Hà Nội bổ nhiệm và miễn nhiệm.

+ Các Phó Tổng Giám đốc theo sự phân công và ủy quyền của Tổng giám đốc giúp Tổng Giám đốc điều hành Tổng công ty; chịu trách nhiệm trước pháp luật, trước UBND Thành phố, Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc Tổng công ty

về việc thực hiện nhiệm vụ phân công và sự ủy quyền đó

1.4.2.2 Chức năng nhiệm vụ của bộ máy điều hành giúp việc

Tại Hapro có 06 phòng nghiệp vụ làm nhiệm vụ giúp Lãnh đạo quản lý,

điều hành các hoạt động của Tổng công ty Chức năng, nhiệm vụ cụ thể của các phòng ban này như sau:

o Phòng Tổ chức cán bộ:

Phòng Tổ chức cán bộ có chức năng tham mưu, giúp việc cho Lãnh đạo Tổng công ty về công tác tổ chức, cán bộ; công tác tiền lương, tiền thưởng; giải quyết các chế độ chính sách cho người lao động; công tác tuyển dụng, đào tạo

và phát triển; công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật, công tác thanh tra, kiểm tra, bảo vệ chính trị nội bộ, công tác vệ sinh an toàn lao động, bảo hộ lao động

Đồng thời tham mưu ty về chiến lược quản lý nguồn nhân lực và tư vấn nội bộ: Quản lý nguồn nhân lực, công tác tuyển dụng, đào tạo xây dựng và phát triển, tổ chức bộ máy

o Phòng Kế toán tài chính:

Phòng Kế toán tài chính thực hiện chức năng tham mưu cho Lãnh đạo Tổng công ty thực hiện quản lý các lĩnh vực công tác tài chính kế toán, tín dụng,

kiểm tra kiểm soát nội bộ, sử dụng và bảo toàn, phát triển vốn phục vụ tốt nhu cầu sản xuất kinh doanh có hiệu quả tại Công ty mẹ, tổ chức hướng dẫn kiểm tra các đơn vị thành viên thực hiện chính sách chế độ tài chính, quản lý phần vốn Nhà nước của Công ty mẹ đầu tư vào các Công ty con, Công ty liên kết.

o Phòng Kế hoạch và phát triển:

Phòng Kế hoạch và phát triển có chức năng tham mưu cho Lãnh đạo Tổng công ty xây dựng kế hoạch dài hạn, kế hoạch kinh doanh hàng năm các ngành nghề kinh doanh của Công ty mẹ, các đơn vị hạch toán phụ thuộc Công ty mẹ và các Công ty con, xây dựng phương án phối hợp kinh doanh của Công ty mẹ với các Công ty con và giữa các Công ty con với nhau theo định hướng phát triển kinh tế xã hội của Thành phố cũng như của Chính phủ

o Phòng Đối ngoại:

Phòng Đối ngoại thực hiện chức năng tham mưu giúp Tổng Giám đốc trong việc xúc tiến, quản lý hoạt động đối ngoại trong nước và quốc tế với nhiệm vụ cụ thể:

+ Tạo môi trường giao dịch nhằm thúc đẩy mọi hoạt động sản xuất kinh doanh, xuất nhập khẩu của Tổng công ty

+ Đánh giá hiệu quả công tác đối ngoại theo yêu cầu đột xuất và định kỳ

o Phòng Quảng cáo tiếp thị và quản lý thương mại:

Phòng Quảng các tiếp thị và quản lý thương mại thực hiện chức năng xây dựng và tổ chức các chương trình, các sự kiện quảng cáo phục vụ công tác sản xuất kinh doanh và chương trình xây dựng hình ảnh Tổng công ty; Xây dựng và

tổ chức thực hiện chương trình hội chợ triển lãm thương mại trong nước…

o Văn phòng Tổng công ty:

Văn phòng Tổng công ty có chức năng tham mưu trong việc thực hiện quản lý các lĩnh vực công tác hành chính quản trị, bảo vệ trật tự an ninh, công tác vệ sinh, phòng chống bão lụt, phòng chống chữa cháy, công tác tiết kiệm chống lãng phí trong Tổng công ty

1.5 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán.

- Hình thức tổ chức công tác kế toán: Do hoạt động kinh doanh tại Hapro

là đa ngành nghề, địa bàn kinh doanh rộng nên Tổng công ty áp dụng mô hình vừa tập trung vừa phân tán

1.5.1.Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán

- Tổ chức bộ máy kế toán:

Sơ đồ 1.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy

1.5.2 Chức năng, nhiệm vụ của các thành viên:

+ Trưởng phòng: Chịu trách nhiệm chung về tổ chức và điều hành các hoạt động trong phòng kế toán, công việc chung có tính chất toàn công ty, ủy quyền cụ thể thông qua hai phó phòng Nhiệm vụ chính là xây dựng các chiến lược, kế hoạch tài chính … của cả Công ty mẹ và Haprosimex Sài Gòn

+ Phó phòng kế toán: Có hai phó phòng kế toán Được phân công cụ thể :

KẾ TOÁN HÀNG HÓA

KẾ TOÁN CÔNG NỢ

THỦ QUỸ

 Kế toán tổng hợp : Thường xuyên có mặt ở phòng Làm công việc

về báo cáo tài chính theo đúng chế độ kế toán tài chính, báo cáo quyết toán, xây dựng kế hoạch tài chính Thay mặt trưởng phòng điều hành, xử lý, giám sát công việc hàng ngày

 Phó phòng kế toán 2 : Chịu trách nhiệm chính về mảng giao dịch với bên ngoài, về các chứng từ, số liệu Tham gia cùng với kế toán tổng hợp về cân đới các số liệu, hoàn tất sổ sách

+ Kế toán ngân hàng: Cập nhật và xử lý các chứng từ liên quan đến giao dịch với ngân hàng

+ Kế toán thanh toán: Căn cứ vào chứng từ thanh toán đã được duyệt, phản ánh và hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào tài khoản liên quan Theo dõi các khoản thu chi, tạm ứng cho cán bộ công nhân viên và hoàn thu tạm ứng theo quy định Kê khai các khoản thuế GTGT, chi nhánh bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp

+ Kế toán hàng hóa: (Hàng hóa, vật tư, công cụ dụng cụ) theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho vật tư, hàng hóa, công cụ dụng cụ, ghi chép phản ánh đầy đủ các số liệu hiện có và tình hình luân chuyển của vật tư hàng hóa Tính toán trị giá vốn thực tế của vật tư, hàng hóa, công cụ nhập, xuất kho, trị giá vốn hàng tiêu thụ Theo dõi các khoản nợ phải trả, lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho

+ Thủ quỹ: Lập thủ tục rút, gửi tiền vào tài khoản tiền gửi, tiền vay Thực hiện quản lý quỹ, thu chi tiền mặt theo chế độ kế toán hiện hành

1.5.3 Đ ặc điểm vận dụng chế độ, chính sách kế tóan

Hapro có niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán là Đồng Việt Nam, tỉ giá quy đổi ngoại tệ theo tỷ giá quy đổi của VietcomBank tại các thời điểm.Các chính sách và chế độ kế toán được áp dụng tại Tổng công ty như sau:

 Các chính sách kế toán áp dụng:

•Nguyên tắc xác định các khoản tiền.

- Các khoản tương đương tiền được xác định là các khoản đầu tư có thời hạn hoặc đáo hạn không quá 3 tháng, có khả năng chuyển đổi thành tiền kể từ ngày mua khoản đầu tư đó tại thời điểm báo cáo.

- Nguyên tắc chuyển đổi ngoại tệ căn cứ vào tỉ giá của ngân hàng ngoại thương Việt Nam tại thời điểm có nghiệp vụ kinh tế phát sinh Cuối năm tài chính được đánh giá lại theo tỉ giá ngân hàng ngoại thương Việt Nam tại thời điểm cuối năm tài chính

•Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho:

- Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: việc tính giá hàng tồn kho phải tuân theo chuẩn mực kế toán số 02 Theo chuẩn mực này, hàng tồn kho phải được tính theo giá thực tế - là loại giá được hạch toán trê cơ sở các chứng từ hợp lệ chứng minh các khoản chi hợp pháp của đơn vị để tạo ra hàng tồn kho

- Phương phấp tính giá xuất hàng tồn kho:

+ Đối với nguyên vật liệu: phương pháp giá thực tế đích danh

+ Đối với công cụ dụng cụ: tiến hành phân bổ 2 lần

- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: phương pháp kê khai thường xuyên

•Chính sách thuế:

- Thuế GTGT: đơn vị áp dụng tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ với 2 mức thuế suất là 0% đối với các hàng hóa, dịch vụ miễn thuế và 10% đối với tất cả các hàng hóa dịch vụ khác Sau khi trừ đi khoản thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, Hapro sẽ tiến hành nộp thuế GTGT với Cục thuế

- Thuế thu nhập doanh nghiệp: Tổng Công ty nộp thuế thu nhập doanh nghiệp theo quy định của Luật thuế Thu nhập doanh nghiệp Kể từ ngày 1/1/2009 doanh nghiệp chịu mức thuế suất là 25%

 Tổ chức vận dụng chế độ kế toán:

Chế độ kế toán được áp dụng tại đơn vị là QĐ số 15/2006/QĐ-BTC do

Bộ trưởng Bộ Tài chính ký vào ngày 20/03/2006 Dụa trên những quy định về

hệ thống tài khoản, báo cáo tài chính, chứng từ và sổ kế toán của chế độ, Tổng

công ty đã vận dụng một cách linh hoạt và áp dụng phù hợp với đặc điểm kế toán như sau:

•Chế độ chứng từ

Tuân thủ nguyên tắc về lập, phản ánh nghiệp vụ trên chứng từ quy định trong Luật Kế toán, chế độ về chứng từ kế toán Việt Nam hiện hành, Hapro xây dựng một hệ thống chứng từ kế toán bắt buộc và hướng dẫn đầy đủ, cụ thể với mỗi phần hành kế toán

Chứng từ kế toán áp dụng tại Hapro được hiện theo đúng nội dung, phương pháp lập, ký chứng từ theo quy định của Luật kế toán và Nghị định số 129/2004/NĐ-CP Đối với các chứng từ có tính chất hướng dẫn đơn vị tự thiết

kế và in các hóa đơn đặc thù cho phù hợp với những đặc điểm riêng theo nghị định 89/2002/NĐCP

Trình tự luân chuyển chứng từ bao gồm các bước sau:

- Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ

- Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ rồi trình giám đốc

ký duyệt

- Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ

- Lưu trữ và bảo quản chứng từ

.Danh mục chứng từ kế toán áp dụng tại Tổng công ty:

(Biểu mẫu của tất cả các chứng từ này đều theo quy định của Bộ Tài Chính)

Lao động tiền

lương

1 Bảng chấm công

2 Bảng chấm công làm thêm giờ

3 Bảng thanh toán tiền lương

4 Bảng thanh toán tiền thưởng

5 Giấy đi đường

6 Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ

7 Bảng thanh toán tiền thuê ngoài

8 Bảng kê trích nộp các khoản theo lương

9 Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội v v

Hàng tồn kho 1 Phiếu nhập kho

2 Phiếu xuất kho

3 Biên bản kiểm nghiệm công cụ, hàng hóa

4 Biên bản thừa thiếu tổn thất hàng hóa

5 Biên bản kiểm kê công cụ, hàng hóa

6 Bảng kê mua hàng v v

Thanh toán 1 Phiếu thu tiền mặt

2 Phiếu chi tiền mặt

3 Giấy đề nghị tạm ứng

4 Giấy thanh toán tiền tạm ứng

5 Giấy đề nghị thanh toán

6 Biên lai thu tiền

7 Giấy báo Nợ, báo Có

8 Bảng kiểm kê quỹTài sản cố

định

1 Biên bản giao nhận TSCĐ

2 Biên bản thanh lý TSCĐ

3 Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa hoàn thành lớn

4 Biên bản đánh giá lại TSCĐ

5 Biên bản kiểm kê TSCĐ

6 Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ

Bán hàng 1 Bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi

2 Đơn đặt hàng của người mua

3 Hợp đồng kinh tế

4 Biên bản thanh lý hợp đồng kinh tế

5 Biên bản giao nhận hàng hóa

Các chứng từ

khác

1 Hóa đơn GTGT

2 Phiếu nhập kho, xuất kho

3 Bảng kê thu mua hàng nông sản thực phẩm

4 Vận đơn

5 Biên bản giám định chất lượng hàng hóa

6 Tờ khai hải quan v v

•Chế độ tài khoản và hệ thống tài khoản sử dụng: :

Hapro sử dụng hệ thống tài khoản theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính Trên cơ sở đó Tổng công ty đã xây dựng một hệ thống tài khoản chi tiết, cụ thể hóa để phù hợp với đặc điểm

hoạt động sản xuất kinh doanh, yêu cầu quản lý phù hợp với phần mềm kế toán của Tổng công ty Cụ thể Hapro xây dựng hệ thống tài khoản chi tiết đến cấp 4

để tiện theo dõi và hạch toán.( Xem chi tiết phụ lục)

•Chế độ sổ và các hình thức sổ sử dụng:

Đơn vị thực hiện các quy định về sổ kế toán trong Luật kế toán, Nghị định

số 129/2004/NĐ-CP Hình thức sổ kế toán Tổng công ty sử dụng hiện nay là hình thức Kế toán phần mềm máy Hapro sử dụng phần mềm FAST ACOUNTING, ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung

Sơ đồ 1.3: Sơ đồ trình tự ghi sổ

•Chế độ báo cáo:

Tại Tổng công ty có 2 hệ thống báo cáo:

- Báo cáo tài chính: Tổng công ty lập đủ 4 báo cáo bắt buộc theo quy

định của kế toán Việt Nam cũng như kế toán quốc tế, gồm:

+ Bảng cân đối kế toán (Mẫu số B01 – DN): Lập định kỳ hàng quý, năm

Sổ cái tài khoản Bảng tổng hợp

chi tiết tài khoản

Báo cáo kế toán

Sổ chi tiết tài khoản Chứng từ kế toán

Bảng cân đối số phát

sinh

Sổ nhật ký chung

+ Báo cáo kết quả kinh doanh (Mẫu số B02 – DN): Lập định kỳ quý, năm + Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (Mẫu số B03 – DN): Lập định ký quý, năm + Thuyết minh báo cáo tài chính (Mẫu số B09 – DN): Lập định kỳ hàng quý, năm.

- Báo cáo quản trị: phục vụ cho việc quản trị nội bộ Tổng công ty, gồm: + Bảng phân tích các phương án kinh doanh.

+ Báo cáo chi phí và giá thành sản phẩm sản xuất

+ Các báo cáo dự toán ngân sách hoạt động kinh doanh

2.1.1 Đặc điểm hàng hóa xuất khẩu tại Tổng công ty.

Xuất nhập khẩu là hoạt động kinh doanh chính của Tổng công ty Trong

đó, xuất khẩu là lĩnh vực chủ yếu và chiếm tỷ trọng cao trong tổng kim ngạch xuất nhập khẩu của công ty Hiện nay, Hapro có 3 nhóm mặt hàng xuất khẩu :

mỹ cao Do vậy Hapro đã quan tâm đúng mức đến việc thiết kế mẫu mã kiểu dáng và nâng cao chất lượng hàng thủ công mỹ nghệ Giá trị hàng thủ công mỹ nghệ liên tục tăng ở mức cao Tuy kim ngạch xuất khẩu giá trị hàng thủ công mỹ nggeej thấp hơn nhiều so với hàng nông sản, nhưng lợi nhuận của mạt hàng này mang lại rất cao

- Hàng nông sản: lạc nhân, tiêu đen,gạo, tinh bột sắn, dừa sấy, cà phê, chè, gia vị Kim ngạch xuất khẩu hàng nông sản rất cao, chiếm gần 70% tổng kim ngạch xuất khẩu của công ty mẹ.Tuy lợi nhuận mang lại không cao, nhưng mặt hàng này lại mang lại ỹ nghĩa xã hội to lớn, mang lại công ăn việc làm cho một lượng lớn người lao động trong nước

- Hàng công nghiệp nhẹ : hàng dệt may thời trang, đồ nhựa, hàng tiêu dùng

- Thực phẩm chế biến : thịt, cá đóng hộp , trái câ

Hai mặt hàng: Hàng công nghiệp nhẹ và thực phẩm chế biến thì văn phồng công ty mẹ không trực tiếp tham gia xuất khẩu Hai mắt hàng này hoàn toàn do các công ty thành viên và công ty con đảm nhiệm

Bảng 2.1: Bảng tổng hợp xuất khẩu của Tổng công ty trong năm 2007, 2008.

(Đơn vị tính:USD)

2.1.2 Đặc điểm thị trường xuất khẩu của Tổng công ty.

Qua hơn 50 năm xây dựng và phát triển, cho đến nay thị trường xuất khẩu của Hapro đã mở rộng đến hơn 60 nước và khu vực trên thế giới Trong đó thị trường xuất khẩu chủ lực bao gồm: Nhật Bản, Đông Nam Á,EU, Mỹ, Nga…

Thị trường xuất khẩu lớn nhất của Hapro là thị trường Châu Á Trong đó, thị trường chủ yếu là các nước trong khối ASEAN Mặt hàng xuất khẩu chủ yếu sang khu vực này là nông sản do chất lượng đảm bảo và có khả năng cạnh trạnh

về giá cả Mặt khác, tại thị trường Châu Á, Tổng công ty có nhiều thuận lợi về địa lý, giao thông vận tải cũng như có nhiều nét tương đồng về phong tục tập quán và thói quen tiêu dùng nên dễ dàng đáp ứng được nhu cầu về hàng hóa của khách hàng Gíá trị xuất khẩu năm 2007, 2008 như sau: Singapore

(1.964.855USD, 6.392.519 USD), A rập (3.039.645 USD, 3.499.566 USD), Hàn Quốc (4.247.394 USD, 2.311.729 USD)… chiếm hơn 31% tổng kim ngạch xuất khẩu hàng năm Giá trị hàng xuất khẩu của thị trường này năm 2007 là 35.121.477 USD và năm 2008 là 24.113.965 USD, chiếm 31% tổng kim ngạch xuất khẩu hàng năm.

Khu vực Châu Âu là thị trường lớn thứ 2 của Tổng công ty

Các quốc gia thuộc khu vực này là những nước có nền kinh tế ổn định, phát triển và thu nhập bình quân đầu người của mỗi người dân cao Khách hàng của công ty tại các nước này bao gồm:Bỉ, Nga, Đức, Hà Lan, Áo… Nhu cầu tại thị trường EU đối với các mặt hàng thủ công mỹ nghệ là rất lớn tại thị trường này, thói quen tiêu dùng của khách hàng rất đa dạng song họ cũng có yêu cầu rất cao về mẫu mã cũng như chất lượng và độ tinh xảo của sản phẩm Mặt khác, ở thị trường này, hệ thống thương mại rất phát triển nên việc đưa hình ảnh của các mặt hàng đến với khách hàng không phải là việc quá khó khăn Do đó, bên cạnh việc không ngừng cải thiện chất lượng sản phẩm, mẫu mã thì Hapro cần đẩy mạnh công tác tiếp cận thị trường Nhu vậy, Tổng công ty mới có thể tận dụng tối đa tiềm năng xuất khẩu mà thị trường này mang lại

Cụ thể, chiến lược xuất khẩu của Hapro với một số nước như sau:

Các nhóm mặt hàng được Tổng Công ty định hướng phát triển vào thi trường này gồm: nông sản thô và nông sản sơ chế, chè xanh, chè đen các loại, hạt tiêu và các loại gia vị, cơm dừa sấy v.v.

•Các nước EU

Các nhóm mặt hàng được Tổng Công ty định hướng phát triển vào thi trường này gồm: nông sản thô và nông sản sơ chế, thực phẩm chế biến, gỗ chế biến, may mặc, giầy da, thủ công mỹ nghệ v.v

…

Biểu đồ 2.2: Cơ cấu thị trường xuất khẩu của Tổng công ty những năm gần

đây

2.2 Các phương thức xuất khẩu tại Tổng công ty thương mại Hà Nội

Quá trình lưu chuyển hàng hóa xuất khẩu bao gồm 2 giai đoạn: Thu mua sản phẩm hàng hóa trong nước hoặc từ nguồn nhập khẩu, sau đó bán ra nước ngoài theo hợp đông thương mại ký kết giữa hai chính phủ hoặc tổ chức kinh doanh thương mại Tại Hapro,hoạt động chủ yếu là hoạt động xuất khẩu trực tiếp và xuất khẩu ủy thác Trong xuất khẩu ủy thác,Tổng công ty thường là bên nhận ủy thác Cũng như các doanh nghiệp xuất nhập khẩu khác, Hapro xuất

khẩu theo giá FOB.

2.2.1 Phương thức xuất khẩu trực tiếp

Với hình thức này, Tổng công ty trực tiếp đàm phán, ký kết hợp đồng thương mại với các đối tác nước ngoài, tổ chức quá trình bán hàng và tự cân đối tài chính cho thương vụ đã ký kết Đây là phương thức xuất khẩu chủ yếu của Tổng công ty

2.2.2 Phương thức xuất khẩu ủy thác

Xuất khẩu uỷ thác là hoạt động dịch vụ thương mại dưới hình thức thuê

và nhập làm dịch vụ xuất khẩu Hoạt động này được thực hiện trên cơ sở hợp đồng uỷ thác xuất khẩu giữa các doanh nghiệp, phù hợp với những quy định của Pháp lệnh Hợp đồng kinh tế

Khi tiến hành xuất khẩu ủy thác, các đơn vị xuất khẩu không trực tiếp tham gia đàm phán, ký kết hợp đồng thương mại với đối tác nước ngoài mà ủy quyền cho một đơn vị xuất nhập khẩu có uy tín để thực hiện hoạt động xuất khẩu cho mình

Các bên tham gia xuất khẩu ủy thác gồm có:

-Chủ thể uỷ thác xuất khẩu, nhập khẩu:

Tất cả các doanh nghiệp có giấy phép kinh doanh trong nước và/hoặc giấy phép kinh doanh xuất nhập khẩu đều được uỷ thác xuất khẩu, nhập khẩu

Là bên có đủ điều kiện để bán hàng hóa sang thị trường nước ngoài

-Chủ thể nhận uỷ thác xuất khẩu, nhập khẩu:

Tất cả các doanh nghiệp có giấy phép kinh doanh xuất nhập khẩu đều được phép nhận uỷ thức xuất khẩu, nhập khẩu Là bên đứng ra thay mặt bên giao ủy thác lý kết hợp đồng kinh tế với đối tác nước ngoài

Bên nhận uỷ thác phải cung cấp cho bên uỷ thác các thông tin về thị trường,

giá cả, khách hàng, có liên quan đến đơn hàng uỷ thác xuất khẩu Bên uỷ thác và bên nhận uỷ thác thương lượng và ký hợp đồng uỷ thác Quyền lợi, nghĩa vụ và trách nhiệm của 2 bên do 2 bên thoả thuận và được ghi trong hợp đồng.

Bên uỷ thác thanh toán cho bên nhận uỷ thác phí uỷ thác và các khoản phí tổn phát sinh khi thực hiện uỷ thác

Hapro thực hiện xuất khẩu ủy thác với 2 vai trò: Bên giao ủy thác và bên nhận ủy thác nhưng chủ yếu vẫn là bên nhận ủy thác

2.2.3 Đặc điểm hoạt động xuất nhập khẩu của Tổng công ty.

Hapro luôn chủ động tìm ra thị trường và khách hàng xuất khẩu, và thực

sự đã thành công và đạt được những thành tựu nhất định trong mục tiêu này

Để đạt được kết quả đó, Tổng công ty Thương mại Hà Nội đã có những giải pháp cụ thể Bắt đầu từ việc tìm hiểu nhu cầu của người tiêu dùng nước ngoài, Hapro thường xuyên cử nhân viên đi khảo sát thi trường Đây là khâu rất quan trọng ,từ đó có thể đáp ứng đúng nhu cầu tiêu dùng nước ngoài, mở rộng được thị trường xuất khẩu.Hầu hết các hợp đông xuất khẩu của Hapro đều theo phương thức trục tiếp

Quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu: Gồm 5 bước

- Bước 1: Nhân viên phòng xuất khẩu tống hợp giấy tờ, số liệu đã ký kết Sau đó, chuyển sang phòng Kế Toán

- Bước 2: Phòng kế toán tiếp nhận hồ sơ.Tiếp đó, kế toán tổng hợp đề nghị đối tác mở thư tín dụng, kiểm tra thư tín dụng có phù hợp với các điều kiện

đã ký kết trong hợp đồng hay không Hapro thường yêu cầu bên mua ứng trước 60% giá trị của hợp đồng

- Bước 3: Trong trường hợp, hợp đồng có quy định rõ việc kiểm tra chất lượng hàng hóa, Hapro thông qui Tổng công ty giám định hàng hóa xuất khầu Vinacontrol tiến hành thực hiện các thủ tục để chứng nhận số lượng, trọng lượng, chất lượng của hàng hóa Kết thúc quá trình, Hapro lập hai bản bằng Tiếng Việt và Tiếng Anh chứng nhận đã kiểm tra chất lượng lô hàng đầy đủ các

bước như hợp đồng quy định.

- Bước 4: Đóng gói, vận chuyển hàng hóa tới cảng và xếp hàng đúng theo quy định trong hợp đồng Để giảm thiều những rủi ro có thể gặp trong quá trình vận chuyển cũng như lưu kho bãi, Hapro thường mua bảo hiểm cho hàng hóa

- Bước 5: Tiến hành làm thủ tục hải quan để xuất khẩu hàng hóa bao gồm : + Khai và nộp tờ khai hải quan: Đại diện Tổng công ty khai báo chi tiết, cụ thể về hàng hóa lên tờ khai hải quan để cơ quan hải quan tiến hành kiểm tra Tờ khai phải xuất trình cùng với Hóa đơn GTGT, Hợp đồng mua bán hàng hóa

+ Tiến hành xuất trình hàng hóa

+ Sau đó, nộp thuế , thực hiện các nghĩa vụ với nhà nước

Sau khi thực hiện các thủ tục hải quan, Hapro đã có đầy đủ điều kiện pháp

lý để xuất hàng hóa sang đối tác nước ngoài

2.3 Phương thức thanh toán quốc tế trong hoạt động xuất khẩu và nguyên tắc hạch toán ngoại tệ của công ty.

2.3.1 Phương thức thanh toán quốc tế trong xuất khẩu của công ty.

Hiện nay, có rất nhiều phương thức thanh toán quốc tế khác nhau Dựa vào đặc thù riêng của Hapro, việc thanh toán hợp đồng xuất khẩu được thực hiện theo hai phương thức là: Mở thư tín dụng L/C và điện chuyển tiền

2.3.1.1 Phương thức thư tín dụng L/C

Tín dụng thư (hay còn gọi là thư tín dụng) là một văn bản pháp lý được phát

hành bởi một tổ chức tài chính (thông thường là ngân hàng), nhằm cung cấp một

sự bảo đảm trả tiền cho một người thụ hưởng trên cơ sở người thụ hưởng phải đáp ứng các điều khoản trong thư tín dụng Điều này có nghĩa là: Khi một người thụ hưởng hoặc một ngân hàng xuất trình (đại diện của người thụ hưởng) thỏa mãn ngân hàng phát hành hoặc ngân hàng xác nhận trong khoảng thời gian có

hiệu lực của LC (nếu có) những điều kiện sau đây:

• Các chứng từ cần thiết thỏa mãn điều khoản và điều kiện của LC Chẳng hạn như: vận đơn (bản gốc và nhiều bản sao), hóa đơn lãnh sự§, hối phiếu§, hợp đồng bảo hiểm§ v.v

• Các thông lệ trong UCP và hoạt động ngân hàng quốc tế.

• Các thông lệ của ngân hàng phát hành hoặc ngân hàng xác nhận (nếu có).

Nói một cách ngắn gọn, một thư tín dụng là:

• Một loại chứng từ thanh toán§

• Do bên mua (hoặc bên nhập khẩu) yêu cầu mở.

• Liên lạc thông qua các kênh ngân hàng.

• Được trả bởi ngân hàng phát hành hoặc ngân hàng xác nhận thông qua ngân

hàng thông báo (advising bank tại nước người thụ hưởng) trong một

khoảng thời gian xác định nếu đã xuất trình các loại chứng từ hoàn toàn phù hợp với các điều kiện, điều khoản

Như vậy, thư tín dụng (L/C) là một văn bản cam kết có tính chất pháp lý dùng trong thanh toán, trong đó một ngân hàng ( ngân hàng phục vụ cho người nhập khẩu) theo yêu cầu của người nhập khẩu sẽ chuyển cho ngân hàng ở nước ngoài ( ngân hàng phục vụ cho người xuất khẩu) một L/C để trả cho người được hưởng (người xuất khẩu) một số tiền nhất định, trong thời hạn quy định, với điều kiện người thụ hưởng phải xuất trình đầy đủ bộ chứng từ phù hợp với các điều kiện trong thư

Sơ đồ 2.1: Quy trình thanh toán thư tín dụng (L/C)

(4)

Bước 1: Người nhập khẩu xin mở thư tín dụng tại Ngân hàng phục vụ của mình

Bước 2: Căn cứ vào đơn xin mở L/C ngân hàng phục vụ người nhập khẩu

mở L/C ( Ngân hàng phát hành L/C) cho người nhập khẩu hưởng Chuyển bản chính cho người xuất khẩu thông qua ngân hàng phục vụ người xuất khẩu (ngân hành thông báo)

Bước 3: Ngân hàng thông báo xác nhận L/C bằng văn bản và gửi bản chính cho người xuất khẩu

Bước 4: Căn cứ vào các nội dung của L/C bên xuất khẩu tiến hành giao hàng

Bước 5: Sau khi giao hàng, người xuất khẩu hoàn chỉnh bộ chứng từ hàng hóa, chứng từ thanh toán gửi về ngân hàng phục vụ mình (ngân hàng thông báo) yêu cầu thanh toán

Bước 6: Ngân hàng thông báo xác nhận thực hiện kiểm tra kỹ các chứng

từ nhận được phù hợp theo đúng điều kiện đã ghi trong L/C

Bước 7: Ngân hàng thông báo chuyển bộ chứng từ cho ngân hàng phát hành L/C

Bước 8: Ngân hàng phát hành tiến hành kiểm tra kỹ các chứng từ nhận được nếu phù hợp với các nội dung ghi trong L/C thì tiến hành chuyển tiền cho Ngân hàng đối tác

Bước 9: Ngân hàng phát hành báo cho người nhập khẩu biết việc trả tiền cho người xuất khẩu, đồng thời trao chứng từ cho người nhập khẩu nhận hàng

2.3.1.2 Phương thức chuyển tiền.

Với phương thức này, người trả tiền yêu cầu ngân hàng phục vụ mình chuyển một số tiền nhất định cho người nhận theo giấy ủy nhiệm Phương thức chuyển tiền bao gồm: Điện báo, thư chuyển tiền Tùy vào hình thức thanh toán

có thời gian thực hiện và độ an toàn khác nhau mà chi phí cũng khác nhau.

Phương thức chuyển tiền là phương thức thanh toán quốc tế đơn giản nhất

Sơ đồ 2.2: Sơ đồ phương thức chuyển tiền

3a

1

Ghi chú:

Bước 1: Hai bên thực hiện giao dịch

Bước 2: Người trả viết đơn yêu cầu chuyển tiền

Bước 3:

 3a: Chuyển tiền ra nước ngoài qua ngân hàng đại lý

 3b: Ngân hàng chuyển tiền gửi giấy báo NợBước 4: Ngân hàng đại lý chuyển tiền và giấy báo Có cho người thụ hưởng

Phương thức này tuy đơn giản nhưng ngân hàng chỉ là trung gian thực hiện chuyển tiền theo ủy nhiệm của người trả tiền để hưởng hoa hồng chứ không bị ràng buộc Quyền lợi của người thụ hưởng gắn với việc chuyển tiền phụ thuộc vào sự chủ động và khả năng của người chuyển tiền nên không được đảm bảo Do vậy phương thức này được sử dụng khi hai bên đối tác có sự tin tưởng cao

2.3.2 Nguyên tắc hạch toán ngoại tệ

Lĩnh vực kinh doanh chủ yếu của Hapro là xuất nhập khẩu, nghiệp vụ phát sinh liên quan đến ngoại tệ chiếm tỷ trọng lớn vì thế khâu hạch toán ngoại

tệ rất được Tổng công ty chú trọng Vì thế, Hapro đã xây dựng một hệ thống hạch toán ngoại tệ hữu hiệu

Ngân hàng chuyển tiền

Người thụ hưởngNgân hàng đại lý

Người trả tiền

 Để có cơ sở để điểu chỉnh tỷ giá ngoại tệ nhanh chóng, chính xác.và quản lý ngoại tệ hiệu quả, kế toán mở sổ chi tiết theo dõi vốn bằng tiền, các khoản phải thu, phải trả nguyên tệ

 Tài khoản sử dụng : TK 007

Chi tiết theo loại ngoại tệ và nơi quản lý ngoại tệ

 Tuân thủ theeo chế độ kế toán tài chính, khi phát sinh chênh lệch

tỷ giá trong các nghiệp vụ , kế toán kịp thời ghi nhận vào doanh thu tài chính hoặc chi phí tài chính Để xử lý khoản chênh lệch và điều chỉnh tỷ giá ngoại tệ, kế toán sử dụng TK 413 ‘Chênh lệch tỷ giá hối đoái’ Đến cuối kỳ, kế toán cũng tiến hành điều chỉnh giá ngoại tệ đối với các khoản phải trả, phải thu của Tổng công ty

Nguyên tắc quy đổi ngoại tệ :

- Đối với ngoại tệ được mua bằng VND, tỷ giá hối đoái nhập quỹ là tỷ giá mua thực tế

- Đối với ngoại tệ thu được do bán hàng, thu nợ hoặc ghi nhận các khoản vay, phải trả thì tỷ giá hối đoái là tỷ giá của ngân hàng Ngoại thương Việt Nam tại thời điểm ghi nhận phát sinh ngoại tệ

- Còn đối với ngoại tệ tại quỹ , gửi ngân hàng, thì tỷ giá hối đoái khi xuất

ra được xác định trên cơ sở tỷ giá thực tế của ngoai tệ nhập vào theo phương thức nhập trước, xuất trước

2.4 Kế toán xuất khẩu hàng hóa tại Tổng công ty

2.4.1 Kế toán xuất khẩu hàng hóa theo phương thức xuất khẩu trực tiếp

2.4.1.1 Kế toán giá vốn hàng xuất khẩu

Tại Hapro, kế toán phản ánh giá vốn hàng bán theo giá mua thực tế hoặc giá thành sản xuất của hàng hóa tiêu thụ cùng vơí các chi phí có liên quan

Tại Tổng công ty thương mại Hà Nội, các mặt hàng phục vụ xuất khẩu lại chủ yếu là thu mua nhỏ lẻ chứ không phải dự trữ sẵn trong kho.Khi có hợp đồng, đơn đặt hàng, Hapro mới tiến hành thu mua Với cách làm này, Tổng công

ty sẽ tiết kiệm được chi phí kho bãi, bảo quản, công tác lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho được giảm nhẹ Tuy nhiên cũng sẽ gặp phải một số bất cập sẽ được trình bày cụ thể ở phần sau

Chi phí mua hàng được tính ngay vào giá trị lô hàng nên Tổng công ty không phải phân bổ chi phí thu mua theo từng đơn vị sản phẩm cụ thể

Trong trường hợp hàng mua đem xuât khẩu thẳng không nhập kho thì kế toán vẫn hạch toán như qua kho, vẫn tiến hành lập phiếu nhập kho và phiếu xuất kho

 Đối với hàng hóa sản xuất để phục vụ xuất khẩu:

Giá vốn hàng bán = Giá thành sản xuất sản phẩm + chi phí phát sinh trong quá trình xuất khẩu.

 Đối với hàng hóa thu mua để xuất khẩu:

Giá vốn hàng bán = Giá mua trên hóa đơn + Chi phí phát sinh trong quá trình

thu mua + chi phí phát sinh trong quá trình xuất khẩu

( Chủ yếu chuyên đề đề cập đến lĩnh vực xuất khâu, nên bài viết chỉ đi sâu

vào các vấn đề liên quan)

Trong đó:

Chi phí phát sinh trong quá trình xuất khẩu bao gồm;

- Chi phí bảo quản, quản lý hàng hóa

- Chi phí lưu kho, lưu bãi

Tổng công ty tính toán trước để tính ra giá vốn hàng bán.Khi có những chi phí phát sinh thêm trong quá trình xuất khẩu thì kế toán sẽ tiến hành điều chỉnh.

• Ví dụ:

Ngày 18/02/2009, Hapro xuất khẩu 200 tấn chè Thái Nguyên sang Anh cho công ty Liz Bon Co.L.T, địa chỉ: 640, Brooklin Str , Liverpool theo hợp đồng 182-09/XK, ký kết vào ngày 13/02/2009

Giá vốn xuất khẩu của lô chè này được tính như sau:

Đơn giá mua chè tại Thái Nguyên đã bao gồm chi phí thu mua: 18.500VND/1 kg

Gíá mua: 18.500 x 200.000 = 3.700.000.000 VND

Phí vận chuyển : 25.000.000 VND

Phí giao nhận : 8.000.000 VND

Phí giám định : 25.000.000 VND

Tổng cộng giá vốn hàng xuất khẩu: 3.758.000.000 VND

Dựa vào các chứng từ: Hợp đồng thương mại, hóa đơn giá trị gia tăng và phiếu xuất kho, kế toán nhập số liệu vào máy tính phân hệ:

- Kế toán bán hàng và công nợ phải thu / cập nhật số liêu / Hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho

Khi thanh toán ngay bằng tiền mặt các chi phí phát sinh trong quá trình xuất khẩu, kế toán cập nhật vào phân hệ

- Kế toán tiền mặt, tiền gửi và tiền vay / cập nhật số liệu / Phiếu chi tiền mặt

Máy tính tự động kết chuyển số liệu sang Sổ cái Tk 632 ,các TK liên quan

Biểu 2.3: Phiếu xuất kho

TỔNG CÔNG TY THƯƠNG MẠI HÀ NỘI

Địa chỉ:38-40 Lê Thái Tổ, Hoàn Kiếm, Hà Nội

PHIẾU XUẤT KHO

Ngày 17 tháng 02 năm 2009

Họ tên người nhận hàng: Công ty Liz Bon

Địa chỉ: 640, Brooklin Str., Liverpool

Lý do xuất kho: Xuất khẩu

Xuất tại kho: Kho Tổng công ty

Đơn vị tính: VND

Stt Tên, nhãn hiệu,quy

cách, phẩm chất hàng

Mã số

Đvt Số lượng

Yêu cầu

Thực xuất

0

200.000 18.500 3.700.000.000

Tổng thành tiền bằng chữ: Hai tỷ bảy trăm triệu đồng chẵn

Xuất, ngày 17 tháng 2 năm 2009

Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người nhận Thủ kho

(Ký tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

Biểu 2.4: Hóa đơn giá trị gia tăng

TỔNG CÔNG TY THƯƠNG MẠI HÀ NỘI

Địa chỉ: 38-40, Lê Thái Tổ, Hoàn Kiếm, Hà Nội

Tel: 844.6267984

Mã số thuế: 0100201273

HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Mẫu 01-GTGT-3LL

Liên 2: Giao cho khách hàng Số HĐ:57-09

Ngày 18 tháng 02 năm 2009

Tên khách hàng: Công ty Liz Bon

Địa chỉ: 640, Brooklin, Liverpool

Điện thoại Fax

Hình thức thanh toán: TT

Tỷ giá: 17.140

STT Tên hàng hóa dịch vụ Số Đvt Đơn giá Thành tiền Thành tiền

lượng (USD) (USD) (VND)

Tổng cộng tiền thanh toán: 4.627.800.000

Số tiền bằng chữ: Bốn tỷ sáu trăm hai mươi bảy triệu tám trăm nghìn đồng chẵn

Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)

Màn hình cập nhật số liệu: Hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho:

Màn hinh cập nhât chi phí ( chi phí vận chuyển) trong quá trình xuất khẩu: